Retningslinjer for identifisering og håndtering av interessekonflikter i Sbanken ASA

Transkript

1 Intern 1/ 5 Retningslinjer for identifisering og håndtering av i Sbanken ASA Besluttet av Daglig leder Dato for beslutning Frekvens beslutning Årlig Erstatter Dokument Dokumenteier Chief Compliance Officer Kontaktperson Chief Compliance Officer Rettslig hjemmel LOV Lov om finansforetak og finanskonsern (Finansforetaksloven) LOV Lov om allmennaksjeselskaper (allmennaksjeloven) Relaterte dokumenter: Policy for etikk og forretningsadferd Retningslinjer for ansattes egenhandel Styreinstruks for Sbanken ASA Arbeidsreglementet for ansatte i Sbanken ASA Policy for godtgjørelse til ansatte i Sbanken ASA Retningslinjer for identifisering og håndtering av i Verdipapirforetaket i Sbanken ASA

2 Intern 2/ 5 Endringslogg for Retningslinjer for identifisering og håndtering av Dato Versjon Dok.nr Dokument tittel Endring Godkjenning (navn og tittel) Retningslinjer for identifisering og håndtering av Retningslinjer for identifisering og håndtering av Nytt dokument. Området er «skilt ut» fra Policy om etikk og forretningsadferd Endret navn på banken, oppdatert dokumentet i forhold til EBA Guidelines on Internal Governance Daglig leder 1. Formål Dette dokumentet beskriver de organisatoriske og administrative rammene for korrekt behandling av i Sbanken ASA (banken). Hensikten er at kundenes og bankens interesser ivaretas på en rettferdig måte. Reglene som omhandler gjelder for alle ansatte, midlertidig ansatte og styremedlemmer («omfattet person»). Regler om inhabilitet og for styremedlemmer er omfattet av styreinstruks for Sbanken ASA.

3 Intern 3/ 5 Daglig leder er ansvarlig for at identifisering og håndtering av skjer i henhold til retningslinjene, og at behandling er dokumentert. 2. Interessekonflikt mellom banken og omfattet person En interessekonflikt oppstår når en omfattet persons individuelle interesse står i motsetning til, eller risikerer å stå i motsetning til bankens interesse. Interessekonflikten kan for eksempel oppstå i en situasjon hvor det inngås en avtale, eller noen på annen måte kommer i en posisjon hvor personens lojalitet til banken utfordres. Interessekonflikten kan for eksempel oppstå ved: et eksternt tilbud eller oppdrag fra en konkurrent, leverandør, kunde, eller annen utenforstående kilde. En interessekonflikt kan også oppstå når en omfattet person, dennes nærstående, herunder selskap hvor den ene eller begge har bestemmende innflytelse, oppnår vinning som et resultat av personens rolle i banken. Følgende opplisting utgjør kun eksempler på situasjoner som skal unngås, slik at det ikke oppstår. Listen er ikke uttømmende: 1. når en omfattet person eller dennes nærstående har en vesentlig finansiell interesse, bestemmende innflytelse, kontraktsforhold eller annen profesjonell eller personlig relasjon til en konkurrent, leverandør eller kunde i banken 2. når en omfattet person har en profesjonell eller personlig relasjon til en eier av kvalifisert eierandel i banken 3. når en omfattet person eller dennes nærstående mottar gaver med en verdi som overstiger en symbolsk verdi fra en nåværende eller potensiell konkurrent, leverandør, eller kunde 4. når en omfattet person med personlig vinnings hensikt, eller til skade for banken, anvender fortrolig forretningsinformasjon som er tilgjengelig for berørt person innenfor rammen av ansettelsesforholdet eller oppdraget 5. når en berørt person benytter bankens aktiva, infrastruktur, kunder, eller arbeidskraft for personlig vinning, eller annet upassende formål, (for eksempel etablering av egen virksomhet) 6. når en omfattet person erverver interesse i eiendom eller andre aktiva, med hensikt å selge eller leie videre til banken 7. når en omfattet person for egen vinning utnytter en forretningsmulighet som berører bankens virksomhet, og forretningsmuligheten skulle tilfalt banken 8. når en ansatt i banken har, eller i løpet av de siste fem år har hatt, biarbeid (andre ansettelsesforhold, oppdrag eller tillitsverv for øvrig) som risikerer å negativt påvirke den ansattes forutsettinger for å oppfylle sine plikter som ansatt 9. når en omfattet person har, eller har relasjon til noen som har politisk innflytelse som kan påvirke banken

4 Intern 4/ 5 2 Interessekonflikt i relasjon til kunden Interessekonflikter kan oppstå når bankens eller berørt persons individuelle interesse står i motsetning til kunders interesser. Banken skal iverksette alle rimelige tiltak for å identifisere og håndtere de som kan oppstå i forhold til bankens kunder, og forhindre at kunders berettigede interesser påvirkes negativt Ved endring eller innføring av nye godtgjørelsesordninger skal banken identifisere, håndtere og dokumentere eventuelle. Eksempler på i relasjon til kunden: 1. når banken sannsynligvis kan oppnå økonomisk gevinst til ulempe for kunden, eller unngå en økonomisk gevinst for kunden 2. når banken har en annen interesse enn kunden, av resultatet av den tjenesten som ytes kunden, eller av transaksjonen som gjennomføres for kundens regning 3. når banken gir en fordelaktig behandling av en kunde eller kundegruppe, fremfor en annen 4. når banken mottar eller kommer til å motta incitament av en annen person enn kunden ved ytelse av tjenester til kunden, utover det som er tillat etter verdipapirforskriften Rapportering og kontroller 3.1 Rapportering og prosesser Daglig leder er ansvarlig for å utarbeide retningslinjer som beskriver prosess for identifisering, rapportering, og vurdering av. Alle ansatte i banken har plikt til å melde fra om forhold som kan resultere, eller allerede har resultert i en interessekonflikt, til nærmeste leder eller til compliancefunksjonen. En interessekonflikt kan godkjennes om den er minimal i sin art, og det ikke finnes noen risiko for at banken bryter gjeldende lover og regler, at bankens omdømme skades, eller at den forårsaker ulempe for kunde(r). Godkjenning foretas av daglig leder, eller av nærmeste leder i samråd med compliancefunksjonen. Dersom en interessekonflikt ikke kan godkjennes, må tiltak iverksettes. Dersom interessekonflikten er av vedvarende art, må den møtes med permanente tiltak. Engangstilfeller som oppstår for eksempel i forbindelse med en transaksjon eller valg av leverandør, kan løses gjennom enkeltstående tiltak.

5 Intern 5/ 5 Eksempler på tiltak for å redusere : Sørge for arbeidsdeling i tilfeller med aktiviteter eller transaksjoner som kan innebære Hindre personer som er involvert i aktiviteter utenfor banken i å ha innflytelse på bankens eventuelle engasjement relatert til de samme aktivitetene Ha tilstrekkelige rutiner for transaksjoner med nærstående parter 3.2 Kontroller Compliancefunksjonen skal utføre risikobaserte kontroller for å dokumentere for styret og daglig leder at reglene om behandling av etterleves. Kontrollene gjennomføres ad hoc, eller med utgangspunkt i complianceplan vedtatt av styret. 4 Konsekvenser Forsettlig brudd på reglene i dette kapitelet eller bankens retningslinjer for identifisering, rapportering, og vurdering av, kan medføre skriftlig advarsel, oppsigelse eller avskjedigelse. Alvorlige brudd vil alltid medføre avskjedigelse.