Hva er depotkunnskap og hvilken betydning har dette for rettssikkerheten?

Transkript

1 Hva er depotkunnskap og hvilken betydning har dette for rettssikkerheten? Som det antydes i tittelen for dette foredraget, knyttes begrepet depotkunnskap til rettssikkerhet. På hvilket grunnlag kan vi framføre en slik påstand? Hvilken kunnskap må arkivdepotets ansatte ha med hensyn på å ivareta rettssikkerhet? I arkivlovens formålsparagraf heter det " Formålet med denne loven er å trygge arkiv som har forventet kulturell eller forskningsmessig verdi eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at disse kan bli tatt vare på og gjort tilgjengelige for ettertida." 1 Vi skal bevare rettslig og forvaltningsmessig dokumentasjon og vi skal gjøre den tilgjengelig. Gjennom dette foredraget vil vi drøfte hvilken kunnskap som kreves og illustrere dette gjennom eksempler fra vår erfaring som depotinstitusjon. Før vi går videre; første del av foredraget vil være sterkt knyttet til de erfaringer vi i IKAT har gjort som depotinstitusjon - det vil si at jeg vil hovedsakelig forholde meg til papirbasert arkivmateriale. Elektronisk arkiv vil bli tatt opp mot slutten av foredraget, og med fokus på problemstillinger knyttet til fremskaffelse av dokumentasjon. De senere år er det blitt lagt stadig større fokus på arkiv som rettighetsdokumentasjon, det vil si dokumentasjon av lovfestede politiske, sosiale eller økonomiske rettigheter. Dette er i og for seg ikke et nytt fenomen; eiendomstvister har eksistert like lenge som mennesket har vandret på jorden, men saker hvor dokumentasjon benyttes som bevis på saksbehandling og vedtak er økende. Bevisfunksjonen er en av arkivets grunnleggende funksjoner Uttrykket forvaltningsmessig og rettslig dokumentasjon i arkivloven peker på primærfunksjonen til arkivet, det som gjør at arkiv oppstår. 2 1 Lov av 4. desember 1992, forskrift av 11. desember Arkivlov med forskrifter. 1 Føremål 2 St.meld.nr.22: "Kjelder til kunnskap og oppleving" , s.26 1

2 Denne utviklingen kan sees på bakgrunn av en demokratiseringsbølge som har røtter tilbake på 1970-tallet, og er en utvikling vi ser i flere land. 3 Hos IKAT ser vi blant annet en eksplosiv økning i antall forespørsler om innsyn i personregistre. Enkeltmennesker ønsker innsyn for å dokumentere hvilke tiltak som ble satt i verk / eventuelt hva som ikke ble iverksatt av det offentlige. Årsaken kan være et ønske om å få innsikt i og kunnskap om egen fortid, men for mange er dokumentasjon avgjørende hvis målet er å kunne søke staten om billighetserstatning, eksempelvis for tapt skolegang. I St.mld.nr.22 "Kjelder til kunnskap og oppleving" heter det - "Visse typer arkivopplysninger har forvaltningsmessig og rettslig dokumentasjonsverdi over lang tid. Det kan gjelde materiale som dokumenterer eiendomsforhold og lignende, og ikke minst materiale som inneholder opplysninger om enkeltpersoner." 4 Både dokumentasjon av saksbehandling og vedtak i nær fortid (10 år for personregistre) og dokumentasjon som går lengre tilbake tid skal kunne fremskaffes i et arkivdepot. For at et arkivdepot skal kunne finne dokumentasjon, til enkeltpersoner, kommuneadministrasjon eller til forskning, må depotets ansatte ha kunnskaper innen alle felt og funksjoner som inngår i et arkivdepot. Denne kunnskapen kan sammenfattes i begrepet depotkunnskap. Normalt skal arkivmateriale avleveres til depot når det er ca år. 5 Når det gjelder personregistre avleveres disse hovedsakelig 10 år etter siste innføring i mappe eller journal. I arkivdepotet skal arkivene oppbevares i uoverskuelig framtid. Men vi bevarer ikke arkiv kun for bevaringens skyld - et klart mål er å tilgjengeliggjøre arkivene for ny og fremtidig bruk. 3 Tom Christensen og Martin Egeberg (red.): Forvaltningskunnskap, TANO 1992, kap 9 Ivar Bleiklie, Knut Dahl Jacobsen, Jan Thorsvik: Forvaltningen og den enkelte 4 St.meld. nr. 22, s.26 5 Arkivforskriften 5-2 2

3 Tilgjengelighet er for det første avhengig av systemer som sikrer fremfinning. Det må finnes en oppdatert depotoversikt som viser arkivbestand (det vil si hvilke arkiver som finnes i depotet), hvordan de er ordnet og hvor disse er plassert (reol, fag, hylle). 6 Uten kart over selve arkivlokalet og arkivenes plassering vil fremfinningsmulighetene være lik null. En klar forutsetning for at arkiv skal være tilgjengelige er at de er ordnet og katalogisert. 7 Dette kommer jeg tilbake til. For det andre må man ha og kunnskap om rutiner som gjelder for utlån og eksedisjon på lesesal samt utlån av arkivmapper fra personregistre. Man må ha kjennskap til hvilke regler som gjelder, hvordan man behandler henvendelser via telefon eller e-post, opplyse om hvor lang behandlingstid som kan påregnes osv. Det forutsettes at personalet har gode kunnskaper om innsynsrett, taushetsplikt og gradering. 8 Det vil si kunnskap om offentlighetslov, forvaltningslov, personopplysningslov og arkivlov med forskrifter. Jeg vil ikke her gå detaljert inn på kravene som stilles til selve arkivlokalet, men et arkivdepot skal selvfølgelig påse at arkivmaterialet ikke tar skade av oppbevaringsforholdene. Det går klart fram av arkivforskriften hvilke krav som gjelder. 9 Et viktig moment er i tillegg å hindre uhjemlet tilgang til sensitivt og taushetsbelagt materiale. Bare arkivdepotets ansatte skal ha slik tilgang. Måten et arkivdepot er organisert på har betydning for rettssikkerheten - depotoversikter, rutinebeskrivelser, utlånsregler, kunnskaper om innsynsrett, en 6 Arkivforskriften Arkivforskriften 5-4 og Arkivforskriften Arkivforskriften 4-3 til 4-9 3

4 profesjonell publikumstjeneste sikrer arkivene i alle faser fra mottak til arkivene er tilgjengelige. Kunnskapsgrunnlaget slik det er skissert overfor utgjør det vi kan kalle formelle krav til det å arbeide i et arkivdepot. Men begrepet depotkunnskap strekker seg utover det som er nedfelt i rutinebeskrivelser, lover og regler. Depotkunnskap kan defineres som erfaringer og ferdigheter som tilegnes gjennom det daglige arbeid med eldre og avsluttet arkiv. Sagt på en annen måte - erfaringer og ferdigheter som øker muligheten til å finne fram i arkivene og som dermed også øker rettssikkerheten til brukerne. I tillegg kan det knyttes til hvordan vi forstår og tolker arkivmateriale og hvordan vi formidler denne informasjonen videre til brukere. I tillegg til erfaring og ferdigheter bør også holdninger vektlegges. Det skal vi komme tilbake til om litt. Som nevnt innledningsvis, har noe arkivmateriale lang dokumentasjonsverdi. Dokumentasjon av eiendomsforhold kan gå langt tilbake i tid. For å finne fram til og kunne framskaffe slik dokumentasjon må man ha ferdigheter i gotisk skrift. Gotisk skrift var i bruk opp til siste halvdel av 1800-tallet. Utover tallet var flere blitt skrivekyndige, og den individuelle skrivestilen viser stor variasjon da som nå. Dette er tidkrevende. Men å kunne lese gotisk skrift er en treningssak, man må rett og slett kunne knekke koden. Det finnes gode nettsteder for kurs i gotisk på internett - bl.a. via et samarbeid mellom Digitalarkivet og Universitetet i Bergen. Utover den gotiske skriften må vi ha kjennskap til den tids rettskrivingsregler og grammatiske regler, kunne forstå hva forkortelser i teksten betyr etc. for å kunne tilegne seg meningsinnholdet. Rettssikkerhet og framskaffelse av dokumentasjon er avhengig av at vi har redskaper eller ferdigheter som gjør oss i stand til å finne fram i arkivene. Men å 4

5 finne dokumentasjon kan være en komplisert oppgave. For å forstå hvilken historisk kontekst et arkiv er oppstått i, er kunnskap om administrasjonshistorie nødvendig - nødvendig fordi arkivet skal kunne plasseres inn i en sammenheng, en kontekst. Hvordan var kommunene organisert på 1920-tallet, i 50-årene, på 70-tallet osv., Administrasjonshistorie gir oss en ramme vi vet for eksempel at nemndsystemet var dominerende til rundt 1970-tallet, at systemet med hovedutvalg etter hvert overtok, og at mange kommuner i dag er organisert i en to-nivå modell (administrasjon og drift). På overordnet nivå kan vi se den administrative utviklingen gjennom nærmere 160 år, dernest kan vi se hvilke oppgaver kommunene har hatt over tid og hvilket ansvarsområde de ulike enheter/kontor har hatt - virksomheten til det enkelte kontor skal da ideelt sett være dokumentert i kontorets arkiv. Administrasjonshistorien gir oss en referanseramme, og denne bør arkivpersonalet i ethvert depot kunne gjøre seg kjent med. For det første øker man forståelsen for arkivene som sådan. Administrasjonshistorisk kunnskap øker muligheten for fremfinning av dokumentasjon, og bidrar til at rettssikkerheten bedre kan ivaretas. Dette kan illustreres gjennom et eksempel. Barnevernet får forespørsel fra en tidligere klient om innsyn i barnevernsmappe. Forholdene vedkommende ønsker dokumentert går tilbake til ca Hvor starter søket? I dette tilfellet må man gå inn i vergerådets arkiv. Vergerådet var forløperen til barnevernsnemnda, og barnevernsloven av 1953 avløste vergerådsloven av Neste spørsmål blir hvilke oppgaver disse instansene skulle løse, og hva man kan forvente å finne i arkivene? Etter vergeråd og barnevernsnemnd finnes som regel bevart forhandlingsprotokoller, kopibøker, journaler, korrespondanse /journalvedlegg og register over barn i rådets eller nemndas varetekt. Dessuten kan man finne 5

6 tilsynsprotokoller som gir opplysninger om barn som var under vergerådets tilsyn, og protokoller over barn anbrakt i pleie- eller barnehjem. 10 I tilfeller hvor nye lover har trådt i kraft, nemnder eller kontor har fått endret både navn og ansvarsområde gjør kunnskap om administrasjonshistorie søket etter dokumentasjon både mindre komplisert og mindre tidkrevende, og det øker sjansen for et positivt utfall. Hvis det ikke finnes materiale etter verken vergeråd eller barnevernsnemnd for den aktuelle perioden? Hva finnes i formannskapets saksarkiv? Hvis vi tar Norsk herredsforbunds arkivnøkkel som eksempel. Nøkkelen ble tatt i bruk i flere kommuner i løpet av 1950-tallet. Under hovedgruppe 3 Sosiale tiltak finner vi undergruppe 36 Barnevern og under spesialgruppe 361 Barn under omsorg (mappe for hvert barn). Her kan det finnes dokumentasjon. Et annet poeng i denne sammenheng er forventningen om at denne typen dokumentasjon finnes i et personregister med mappe for hver person. I tiden før personregisterloven trådte i kraft i 1978, vil dokumentasjon ofte finnes i arkivet til det enkelte kontor eller enhet. Faren er at søk etter dokumentasjon stopper der man ikke finner en mappe eller for den saks skyld at mappen er borte. Vi får til tider forespørsler om innsyn i personregister hvor det søkes etter dokumentasjon av forhold på og 1960-tallet, for eksempel i elevmapper. Dette viser til to viktige forhold; det illustrerer viktigheten av en depotoversikt som viser hvilke arkiver som er i depot og hva de inneholder, samt at det understreker nødvendigheten av å søke gjennom andre deler av kommunens arkiv. Ta gjerne kontakt med IKAT. 10 Liv Mykland/Kjell Olav Masdalen: Administrasjonshistorie og arkivkunnskap, Universitetsforlaget, Oslo 1987, s

7 Ordning og katalogisering Ordning av eldre og avsluttet arkiv er en kontinuerlig oppgave i et arkivdepot. Og det er gjennom ordning vi får første hånds kjennskap til arkivmaterialet i depot. Under ordningsprosessen ser vi hvor dokumenter er blitt arkivlagt, hvilke oppgaver arkivene dokumenterer, hvordan det har formet seg en praksis som kan være forskjellig fra kommune til kommune uavhengig av om det er et saksarkiv ordnet etter arkivnøkkel eller spesialserier ordnet etter objekt - som for eksempel eiendomsarkiv etter gårds- og bruksnummer. Hva gjør vi når vi ordner eldre og avsluttet arkiv? Vi forsøker så langt mulig å rekonstruere opphavelig ordning, det vil si ordne arkivet slik det ble skapt etter proveniens. Arkivet etter en arkivskaper skal holdes samlet, vi skal ta vare på den opprinnelige ordning og indre sammenheng i et enkeltarkiv. At vi ivaretar proveniensprinsippet har betydning med tanke på rettslig dokumentasjon. Men for at et dokument skal være rettsgyldig må det være autentisk/ekte og uforandret over tid. 11 Hvordan sikres dokumentenes ekthet? For å sitere G.Valderhaug; " Et arkivdokument er sammensatt av tre elementer: innhold (tekst), struktur (utforming) og kontekst (relasjoner til andre dokument i arkivet). Når et arkiv blir skapt, blir det etablert bestemte relasjoner mellom de ulike dokumentene. Dersom et inngående brev har ført til saksbehandling, vedtak og svar, vil både dokumentene og relasjonene mellom dem vanligvis være registrert i en postjournal eller et annet register. Arkivet vil på sin side ha en administrativ forankring i en gitt organisasjon - for eksempel en kommune." 12 Dokumentenes ekthet kan altså kontrolleres gjennom registrering og relasjoner 11 Gudmund Valderhaug: "Arkiv - ein garanti for rettferd?", Artikkel publisert på ABM-u sine hjemmesider, s.3 12 Samme 7

8 til andre dokument i arkivet. For at dette skal være mulig må arkivet være bevart i sin opphavelige orden. Under ordning rekonstrueres opprinnelig ordning så langt dette er mulig. Dette er en møysommelig prosess. Eksemplene på at sammenhengen i et enkeltarkiv ikke lenger finnes, er mange. Mange kommuner har opp gjennom årene skiftet arkivnøkler uten å sette skille i arkivet - det vil si starte med tomt arkiv og blanke ark. Resultatet er at dokumentene ikke ligger der de skal, og relasjonen mellom postjournal og dokument er brutt. Dette betyr ikke at dokumentene ikke kan finnes, men det gjør det ikke lett. På overflaten kan kommunene se tilsynelatende like ut. Lovpålagte oppgaver overfor innbyggerne er de samme landet over. Men ingen kommuner er like og det er heller ikke arkiveringspraksisen - hva som er arkivert hvor og etter hvilke prinsipper avslører stor ulikhet. Fra midten av 1930-tallet tok kommunene i bruk arkivnøkler. Emnene i arkivnøkkelen ble etter hvert felles for flere kommuner, men innholdet i saksmappene viser likevel stor variasjon. Det kom blant annet an på hvordan nøkkelen ble forstått og tolket og hvilke arkivdanningsrutiner som gjaldt. Selv om dagens k-koder er bedre egnet som et felles klassifikasjonssystem, hvor det går tydeligere fram hvordan enkelte typer saker/dokumenter skal arkiveres, vil det alltid være ulike oppfatninger om hvordan nøkkelen skal forstås. Det som oppdages under ordning av arkiv må videreformidles gjennom arkivkatalogen. Det kan være et enkeltdokument som bør trekkes frem eller det kan være innholdet i en hel arkivserie som trenger nærmere forklaring. Arkivet etter et skolestyre kan tjene som eksempel. Her var dokumenter med opplysninger om særskilte hjelpetiltak i skolen arkivert under overskriften 8

9 klassedeling, og omfattet en periode på 1960-tallet. Hvis man i et tenkt tilfelle fikk forespørsel om innsyn i dokumentasjon av hvilke hjelpetiltak som var satt i gang, er det da gitt at man også i ettertiden forstår at man skal lete under "klassedeling"? For noen er det kanskje det, men dette ville lett blitt oversett av mange. I dette og lignende tilfeller er beskrivelsen av innholdet i en gitt arkivserie særskilt viktig. Mappen "klassedeling" inneholdt dokumentasjon som angikk en rekke enkeltpersoner, men navnene er naturlig nok ikke søkbare i en arkivkatalog. Vi må rett og slett vite hvor vi skal lete - og uten nærmere beskrivelse vil dette gjøre fremfinningsarbeidet både komplisert og veldig tidkrevende. Ordning av arkiv avslører mer enn rustne binders og gule post-it lapper. Et særdeles viktig biprodukt er kunnskap om hva som har vært gjeldende arkiveringspraksis. Etter dagens normer for arkivering ville vi ha en forventning om å finne denne typen dokumentasjon i rett mappe etter arkivnøkkel eller helst i et personregister hvor dokumentene er samlet i en mappe for hver person. En forutsetning for å videreformidle informasjon under ordning, må arkivansatte som arbeider med depot ha kunnskap om hva som bør noteres, trekkes fram. Dette er selvfølgelig noe som vil variere over tid forespørsler om dokumentasjon angående enkeltmenneskers rettigheter er sentralt nå. Men uavhengig av nåtid eller framtid, om det er forskere eller privatpersoner som benytter arkivmaterialet, kan informasjon fra ordningsprosessen øke forståelsen av hvordan arkivet er skapt, og dermed øke fremfinnbarheten og søket etter dokumentasjon har større sjanse for et positivt utfall. Arkivmateriale på tvers av kommunegrensene Gjennom ordning av arkivene fra flere kommuner, ser vi på bakgrunn av erfaring, hva som er spesielt for den enkelte kommune, men det framgår også 9

10 hva som er felles for flere kommuner. Et klart eksempel på arkivmateriale som belyser en hel region, er gjenreisningsarkivene for Nord-Troms kommunene. Bare Skjervøy gjenstår for å gjøre bildet komplett. Hva inneholder så disse arkivene? For de langt fleste finnes det register over alle eiendommer med tilhørende mappe registrert enten på nummer eller eier. I hver mappe framgår det hvor stor erstatning vedkommende fikk, hva som ble skadet og skadens omfang, hustegninger for gjenreisningshuset, materiallister, lånedokumenter osv. Registrene og mappene inngår som en del av det kommunale gjenreisningskontorets arkiv. Det finnes også eksempler på oversikter over alle eiendommer i et område, med opplysninger om typehus som ble valgt og hvilken bygningsmasse som sto på eiendommen før nedbrenningen. Dette eksempelet har jeg tatt med av flere grunner; den viser at depotet har kunnskap om hva arkiv inneholder og at dette må formidles ut for at brukere skal kunne nyttiggjøre seg opplysningene. Mappene for hver eiendom kan tenkes å inneholde dokumentasjon som har stor verdi for enkeltpersoner. Dokumentasjon av eiendomsforhold kan være viktig i mange sammenhenger. Eksempelet viser at gjennom å ordne samme type materiale fra flere kommuner øker kunnskapen i arkivdepotet. Det kom for eksempel fram at eiendomsmappene for Kåfjord har vært oppbevart i Lyngen kommune. Arkivdepotet sitter i dette tilfellet med kunnskap som de færreste er klar over, og en oppgave for et arkivdepot er å gjøre denne typen materiale kjent og tilgjengelig for brukere. Et annet eksempel på at arkiver fra flere kommuner i depot kan øke tilgangen, er personregistrene. Hos IKAT blir avleveringene, og hver mappe i avlevingen blir lagt inn i en database. Ved forespørsler om innsyn kan det da søkes på navn og/eller fødselsdato- og nummer. Vi får da informasjon om hvor hver person er registrert - det vil si kommune og arkivskaper samt hvilken boks mappen/journalen er lagt i. Hvis en person har mappe hos flere arkivskapere vil dette komme opp. Fordi at alle avleveringer registreres i en database kan vi finne 10

11 dokumentasjon som går på tvers av kommunegrenser. Databasen gjør det mulig å finne dokumentasjon i tilfeller der en person har vært bosatt i flere kommuner. Arkivkatalogen - et hjelpemiddel til fremfinning? Arkivkatalogen er en fortegnelse over arkivmateriale i depot. Den er en ferdig utarbeidet liste som viser hvordan materialet er ordnet og oppstilt i magasinet. Arkivkatalogen inneholder for det første en del generelle opplysninger bl.a. om hvilken periode materialet omfatter, når kommunen ble en administrativ enhet, hvor arkivmaterialet oppbevares, hvilke regler som gjelder for innsyn og tilgjengelighet samt praktiske opplysninger som hvilke symboler som er benyttet. Arkivskapere og oversikt over arkivmateriale framgår av innholdsfortegnelsen. Gjennom katalogen vil man finne korte beskrivelser av de ulike arkivskaperes ansvarsområde og en del utdypende forklaringer knyttet til enkelte arkivserier. I tillegg finnes det opplysninger om administrasjonshistorie - når et kontor ble opprettet og hvorfor/ hvilke(n) samfunnsoppgave kontoret hadde ansvar for. Arkivkatalogen kan sies å være selve inngangen til arkivet. Den er ment å skulle fungere som et oppslagsverk både for arkivansatte og publikum. Men er arkivkatalogen et godt utgangspunkt for brukeren? Går det fram av katalogen hvor det er naturlig å starte leteprosessen? En arkivkatalog er et godt hjelpemiddel dersom man er en trent arkivbruker. For en nybegynner må det veiledning til for å forstå hvordan den er bygd opp og hvor man kan forvente å finne dokumentasjonen man er ute etter. De fleste av oss arbeider med arkiv daglig, og etter hvert tar vi forståelsen og innholdet i ulike begreper for gitt. For de som har sitt første møte med arkiv i et arkivdepot må sammenhengene forklares - postjournal, kopibok, saksarkiv, arkivnøkkel, hva betyr de tre strekene over hvert løpenummer?, hva er protokollvedlegg? etc. Relasjonene mellom arkivstykkene i et enkeltarkiv er ikke selvforklarende - det må 11

12 veiledning til, og arkivdepotets ansatte må være et bindeledd mellom arkivet og publikum for å sikre at de faktisk får tilstrekkelig informasjon. Hvor finnes det kommunale materiale? I tillegg til en magasinoversikt / oversikt over hva kommunen har i eget depot (eller hva IKAT har i sitt depot), må vi ha oversikt over kommunalt materiale som oppbevares i statsarkivet. Deler av det kommunale arkivmaterialet er avlevert til statsarkivet forliksarkiv, kommisjonsarkiv, distriktslege/helseråd, lensmann osv. Vi skal ikke her gå inn på bakgrunnen for denne ansvarsfordelingen det sentrale er å kunne veilede en person til riktig arkivinstitusjon. Når det gjelder trygdearkiv er disse til dels oppbevart i statsarkivet, dels i IKATs depot og dels i kommunene. Forespørsler om innsyn i trygdearkiv kan derfor kreve en del samkjøring og undersøkelser om hvor arkivmaterialet oppbevares. I tillegg har en rekke offentlige etater vært kommunale for så å bli overtatt av staten eller omvendt. I noen tilfeller er materiale fra private arkivskapere avlevert til kommunen. Hvis arkivmateriale er avlevert til kommunen må det finnes oversikter over hva dette materialet inneholder og hvilken periode det omfatter. Hva når arkivmateriale er borte? Det kan være mange årsaker til at arkivmateriale er borte. I Finnmark og Nord- Troms mangler mye materiale som følge av nedbrenningen under den tyske tilbaketrekkingen i 1944/45. Vi har også eksempler i nær fortid hvor det har vært brann i kommunale bygninger, men hvor arkivmaterialet overlevde. Men av og til ser vi at arkivmateriale har synlige vannskader. I en kommune kunne de 12

13 fortelle at om arkivmateriale som ble helt ødelagt av oversvømmelse. Dette er opplysninger som kan forklare hvorfor enkelte arkivstykker mangler. Men hva gjør vi når arkiv mangler. Kan vi finne materiale andre steder? En person ønsket å dokumentere sin skolegang. Hun ble evakuert i 1944 som følge av den tyske tilbaketrekkingen fra Finnmark og Nord-Toms. Skolegangen var så vidt påbegynt da krigen brøt ut. Som evakuert fikk tok hun opp igjen sin skolegang, men ble flyttet til ny skole to ganger som følge av tyske krigshandlinger. Deretter dro familien til Sverige. Først i 1946 kunne hun for alvor starte sin skolegang 5 år for sent. Kan dette dokumenteres? Formålet med dokumentasjonen var å kunne søke staten om billighetserstatning for tapt skolegang. Noe dokumentasjon fant vi i skoleprotokoller i kommunen familien ble evakuert til. I Finnmark er det vanskeligere mye arkivmateriale gikk tapt i den tyske tilbaketrekkingen. Mange skoler ble brent. (Eks. her er Kvænangen hvor så å si alt ble brent, bare kirka på Skorpa ble spart) Hvor kan det være tenkelig å finne informasjon som dokumenterer historien vi har fått gjengitt? Et søk i skoleprotokoller er et naturlig utgangspunkt. I tillegg finnes det i mange kommuner registre og fortegnelser over evakuerte. Opplysninger i disse registrene vil kunne underbygge en persons historie. Men hva når arkivet tier? Eller dokumentasjon er gått tapt? Historien er jo like troverdig ut fra den kjennskap vi har til de historiske hendelser i Finnmark og Nord-Troms i 1944/45. Arkivmateriale kan være ødelagt fordi man ikke har sett verdien i de gamle papirene. Her kan vi for øvrig vise til et eksempel fra sosialdepartementet i hyllemeter av sosialdepartementets arkiv ble kastet - statsråd Oftedal bestemte dette. Han ville slå to fluer i et smekk - hjelpe sultende barn i Europa samtidig som det ville øke tilgangen på råpapirmasse, som det var stor mangel 13

14 på. Papirmassen ble solgt for 6 øre kiloen, og pengene skulle gå til nødstilte barn i det krigsherjede Europa. Så hvorfor ikke bruk gamle nedstøvete arkiver til dette? Riksarkivaren klarte til slutt å få gehør for at dette ikke kunne fortsette. På denne tiden måtte Riksarkivaren ha departementets tillatelse til kassasjon, men det hadde likevel utarbeidet seg en praksis hvor riksarkivaren ble spurt om råd. Departementet hadde ikke oversikt over hva de hadde sendt til resirkulasjon, men mente at det helt sikkert ikke noe av betydning - dette resonnementet baserte seg på tre forhold: a) arkivmaterialet var gammelt b) det var belagt med støv c) materialet var i et rom personalet ikke ville gå Hvis vi legger disse punktene til grunn ville store deler av de kommunale arkivene lidt samme skjebne. I 1948 kom for øvrig bestemmelsen om at riksarkivaren skulle konsulteres før kassasjon ble utført. 13 Det har også hendt at materiale er blitt kassert ut fra en intensjon om å verne enkeltmennesker og deres pårørende. Ute av syne ute av sinn - mentalitet. Men, uten dokumentasjon er veien for å få klarhet i egen historie eller for å søke billighetserstatning langt mer komplisert. Det skrevne dokument står klart sterkere som bevis på at en person snakker sant. I følge Valderhaug er trolig en del av årsaken at det har manglet organisatoriske strukturer for å bevare arkiv på en sikker og profesjonell måte. Etableringen av 13 14

15 kommunale arkivinstitusjoner med faglig kompetanse og system for mottak og behandling av avsluttet arkiv, har endret situasjonen i de fleste kommunene. 14 Et sentralt felt for en depotinstitusjon er å ha kunnskap om hva som skal bevares og hva som kan kasseres og hvilke regler og bestemmelser som er gjeldende for ulike arkivserier. Det arbeides for tiden med nye bestemmelser for kommunalt materiale, og IKAT har vektlagt at ingenting kasseres dersom det hersker noen form for tvil. Veiledning - videreformidling av kunnskap til publikum For å ivareta rettssikkerheten til brukere er måten vi som ansatte i arkivdepot møter henvendelser på viktig. Ikke alle som henvender seg til arkivet har samme forutsetninger for å ta seg fram i arkivene. Her kan vi vise til uttallige eksempler. Og det kan være en stor barriere for enkelte har man vært utsatt for overgrep i en offentlig institusjon, kan det være vanskelig å ta kontakt med en offentlig etat for å få vite hva som er dokumentert og vi, kommunene og IKAT, står som representanter for det offentlige, byråkratiet. Det blir et skille mellom de innenfor og de utenfor systemet de som har kompetanse og de som ikke har det. Innenfor forskningen kalles dette for tilgangskompetanse 15. Spørsmål om den offentlige forvaltningens forhold til den enkelte klienten, brukeren, forbrukeren eller konsumenten av offentlige tjenester, vært gjenstand for økende interesse i de senere tiårene. Det blir stilt krav om økt likhet, bedre service og større rettssikkerhet. Teorien er egnet til å forklare hvordan enkelte får tilgang til goder og hvem som faller utenfor. Det er kjent innen forskning at de som kjenner forvaltningens språk, regler og virkemåte lettere når fram. 14 G.Valderhaug, Arkiv - ein garanti for rettferd, foredrag 2004, s.7 15 Notater fra foredrag av Karin Gjelsten, seminar "Arkiv - demokrati - rettferd", februar 2006 Christensen/Egeberg: Forvaltningskunnskap, kap 9 Forvaltningen og den enkelte 15

16 Vår oppgave ved forespørsler til arkivdepot, enten det dreier seg om innsyn i kommunens eldre arkivmateriale eller i personregistre, vil være å informere om hvordan enkeltpersoner skal gå fram. Hva som skal til for å få innsyn, og hvor det kan være sannsynlig å finne opplysninger vedkommende har behov for. Som ansatte i et arkivdepot eller en arkivinstitusjon må vi være bevisst hvilke holdninger og normer vi arbeider ut i fra. Når enkeltmennesker ringer for å få vite hva som finnes i mappa, bør holdningen være at vi skal hjelpe så langt som overhodet mulig. I enkelte tilfeller har det kostet mye å ta den telefonen, og hvis personer føler seg avvist kan det bli med det ene forsøket. Både offentlighetslov, forvaltningslov, personopplysningslov, kommunelov og arkivlov understreker at tilgang til arkiv er en demokratisk rettighet - arkivene er for alle. Det er i tillegg viktig å være klar over at forvaltningslovens bestemmelser om partsinnsyn ikke er begrenset i tid. Forespørsel om innsyn kan derfor skje lenge etter at saken er avsluttet. Måten vi møter publikum på har betydning. Men for å finne fram til dokumentasjon krever situasjoner ofte at vi går utover det vi oppfatter som vårt ansvarsområde. Det vil for eksempel være forespørsler hvor både kommunalt, statlig og privat arkivmateriale vil inneholde de opplysninger det søkes etter. Kunnskap om hva som finnes i andre arkivinstitusjoner er derfor mange ganger nødvendig. Hvis vi går tilbake til eksempelet hvor særskilte hjelpetiltak for elever var arkivert under "klassedeling". Sett at vi ikke fant disse dokumentene - hvor skulle man da gå videre? Man skal selvsagt gå gjennom skoleprotokoller, finnes det en elevmappe?. - men i dette tilfellet ville det være naturlig å undersøke om det finnes materiale ved statsarkivet. Arkivet etter skoledirektøren inneholder søknader/bevilgninger om midler til særskilte hjelpetiltak. Vi kan selvfølgelig ikke ha detaljkunnskap om alle arkiver og deres innhold, men et hovedpoeng er at vi kan gjøre undersøkelser. I mange tilfeller er en kort 16

17 telefonsamtale nok. Arkivpersonalet vil møte alle kategorier mennesker, og det må legges vekt på likebehandling. (og likebehandling fordrer at noen faktisk får mer hjelp!) Kommunene kan selvsagt vise folk videre til IKAT. Kommunene og IKAT skal vite hvor kommunalt materiale finnes, og eventuelt veilede publikum videre hvis dette er nødvendig. Elektroniske arkiver, arkivdepot og rettssikkerhet IKAT har som mål å kunne tilby sine medlemskommuner depot også for elektronisk materiale. Dette krever kompetanse og det krever teknologi. Jeg skal ikke her gå inn på alle sider ved elektronisk arkiv, men se på noen problemstillinger knyttet til bevaring og fremfinning. I likhet med papirarkiv må også elektroniske arkiver framstå som autentiske og uforanderlige over tid. Men sammenlignet med papirarkiv har elektronisk arkiv kort levetid. For at vi skal bevare og sikre elektroniske arkiver for ettertiden må finnes rutiner for kopiering av materialet over til nye lagringsenheter og rutiner for konvertering av data til nye lagringsformater. For at arkiv produsert i et elektronisk system skal være tilgjengelig over tid må det være systemuavhengig. Teknologiske endringer skjer fort, og programvare og tilhørende systemer endrer seg hele tiden. Det vil si at for å bevare arkiv må innholdet løsrives fra programvaren - hvis ikke vil vi være nødt til å ta vare på programvaren, og arkivdepotet ville til forveksling minne om et teknisk museum. Noark-4, som er en standard for elektroniske sak/arkivsystemer skal sikre at offentlige organer bruker systemer som oppfyller bestemte krav til 17

18 langtidslagring av elektronisk materiale. Det som kjennetegner arkivformater i Noark-standarden er nettopp at de er systemuavhengige. Vi kan ikke bevare det originale systemet, bare data fra det. Data må skilles ut fra systemet som ble brukt til å håndtere dem. Data trekkes fra systemet som "flate filer". En beskrivelse av struktur og innhold (dvs. metadata) må følge med datafilene som dokumentasjon." 16 Dokumentinnholdet er i elektroniske arkiv lagret som metadata i systemet. Metadata oversetter de digitale dataene som er lagret til lesbar tekst på dataskjermen, de holder orden på strukturen i dokumentene (for eksempel avsnitt, innrykk, uthevelser og understrekinger) og metadata tar vare på den arkivmessige konteksten mellom dokumentene. 17 Dette er sentralt med tanke på dokumentasjon og rettssikkerhet. I følge Valderhaug vil et elektronisk dokument uten kontekstinformasjon være uten rettskraft, uten ekthet. Metadata gir en foremell beskrivelse av et dokument, og hensikten med å produsere meetadata er å gi grunnlag for gjenfinning og gjenkjenning av et dokument. (Nasjonalbibl. nettside) Både kommunen og arkivdepotet skal i prinsippet drive vedlikehold av elektronisk arkivmateriale og ta vare på dokumentasjon. I arkivforskriften 3-17 heter det "en elektronisk kopi av basen for en avsluttet periode skal klargjøres for deponering i arkivdepot". Og i normalinstruksen pkt går det fram at det arkivskapende organ beholder ansvaret for materialet og skal vedlikeholde og betjene det inntil avlevering finner sted Rapport om felles kommunalt arkivdepot og ABM-samarbeid i Troms. IKAT G. Valderhaug: Arkiv - ein garanti for rettferd, foredrag 2004, s.3 18 Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner. Gitt med hjemmel i arkivforskriften Riksarkivaren 2002, pkt s.5 18

19 Kommunen er altså ansvarlig for vedlikehold av elektronisk arkivmateriale. Hvilke systemer finnes ute i kommuneforvaltningen, og er fremdeles innholdet i alle systemer som har vært i bruk lesbart - blir systemene vedlikeholdt? Hva med fagsystemer som har vært i bruk? Blir back-up bevart, tas det papirutskrifter for å sikre opplysningene? I overskuelig framtid vil arkivene være fullelektroniske. Hvilke konsekvenser får dette for framfinning av dokumentasjon? I den fullelektroniske hverdagen blir skillet mellom arkivdanning og arkivdepot mindre/visket ut - det som journalføres og skannes inn blir søkbart i historisk database. Det vil forenklet si at det vi legger inn i et system er også det vi får ut. Dette setter høye krav til at rutinene for arkivdanning blir fulgt, at alle er opplært i og kjenner rutinene. Og det krever tydelige saksbehandlingsrutiner og kvalitetssikring av arkiveringsprosessen. Det skal for eksempel ikke være mulig å drive saksbehandling på utsiden av systemet. Et problembarn i så måte er e- post. Hvis saksforberedelser skjer via e-post, må dette registreres i journalen. Man kan risikere at verdifull dokumentasjon aldri blir registrert og arkivert i systemet. Skillet mellom arkivar og saksbehandler blir også mindre - saksbehandlere må ha arkivkunnskap og bevisstgjøres om dette. Hvilken kunnskap må da arkivdepotet ha for å gjenfinne dokumentasjon? Vi må ha kunnskaper om selve arkivdanningen. Hvordan skal forespørsler om innsyn håndteres når dokumentasjonen kun foreligger i en database? Hvordan skal forespørsler om partsinnsyn håndteres? Dette fordrer at alt er korrekt utført i utgangspunktet, nemlig under arkivdanningen. Det finnes en rekke søkemuligheter i en database - vi kan søke 19

20 på navn, fødselsdato eller personnummer eller gjøre søk i fritekst. Men hva om en person har skiftet navn, at vi har skrevet navnet feil eller personnummeret feil? Eller at opplysninger om flere personer finnes i en mappe? Blir dette notert i felt for merknader? Elektronisk arkiv setter høye krav til arkivdanningen, til nøyaktighet og kvalitetssikring av opplysninger. Uansett problemområder - elektronisk arkiv har gode søkemuligheter forutsatt at alle dokumenter er arkivert og er fremfinnbar. Hvis vi går tilbake til utgangspunktet for depotkunnskap ser vi at den kunnskap som trengs for å bevare og gjenfinne dokumentasjon ikke er statisk - bevaring og framfinning i elektronisk arkiv krever for ny kunnskap og kompetanse. Kunnskap om arkivdanningen blir vesentlig. Ved framfinning av papirarkiv har vi bred kunnskap og erfaring som sikrer framfinning av dokumentasjon, men det er selvsagt rom for forbedringer. Gjennom å gi kommunene tilbud om depot for elektronisk materiale vil IKAT som depotinstitusjon øke kompetansen og vinne erfaringer på dette området også. Takk for oppmerksomheten! 20