Vedtekter for Cicignon Lokalsamfunnsutvalg

Transkript

1 Vedtekter for Cicignon Lokalsamfunnsutvalg 1. Formålsparagraf 1. Fredrikstad kommune ønsker gjennom opprettelse av lokalsamfunnsmodellen å fremme et bredt demokratisk engasjement hos byens innbyggere. 2. Det opprettes et lokalsamfunnsutvalg i hver av de gamle skolekretsene. Utvalget skal være bindeledd mellom lokalbefolkningen, politiske utvalg og administrasjonen i kommunen. 3. Politikerne ønsker gjennom modellen å gi befolkningen større medinnflytelse i politiske beslutningsprosesser, således at de gis uttalerett i alle overordnede plansaker og i plan- og miljøsaker som direkte angår eget nærmiljø. Saklige og velbegrunnede innspill fra lokalsamfunnsutvalgene skal veie tungt i den politiske beslutningsprosessen. 4. Lokalsamfunnsutvalget fremmer aktuelle saker overfor kommunen. De kan også ta opp og behandle saker som kommer skriftlig fra foreninger og enkeltpersoner. 5. Lokalsamfunnsutvalget er med sin lokalkunnskap en viktig høringspart i arbeidet med å utvikle et bærekraftig lokalsamfunn der livskvalitet og livsgrunnlag blir sikret i dag og for kommende generasjoner. 6. Kommunen vil årlig gi økonomisk støtte til drift av lokalsamfunnene. Beløpet beregnes ut fra antall innbyggere i det enkelte lokalsamfunn. 7. Bystyre og formannskap vil løpende vurdere saker som lokalsamfunnsutvalgene bør få myndighet til å behandle. 8. Som et ledd i partnerskapstenkningen er det ønskelig at bystyret (alternativt ordfører og gruppeledere) og utvalgsledere møtes en gang i året til et samråd. 2. Målsetting Målsettingen med opprettelsen av lokalsamfunnsutvalg er å: 1. oppnå et godt samarbeid på tvers av seksjoner og virksomheter innad i kommunen og utad mot de 21 lokalsamfunnene. 2. fremme frivillighet og deltakelse og styrke samarbeidet mellom de ulike aktører innad i lokalsamfunnene (enkeltpersoner, familier, frivillige organisasjoner og næringsliv) og utad mot offentlig virksomhet 3. igangsette et mangfold av tiltak som i sum virker positivt inn på miljø- og ressurssituasjonen og som utvikler det enkelte lokalsamfunn og Fredrikstad kommune i en bærekraftig retning. 4. bidra til økt kunnskapsnivå om sammenhengen mellom aktiviteter, miljøkvalitet og ressursbruk hos alle involverte parter. 1 S ide

2 3. Organisering 1. Lokalsamfunnsutvalget skal bestå av 6 medlemmer og minimum 2 varamedlemmer, og disse velges av beboerne på årsmøtet. 2. Utvalget skal være et bindeledd mellom lokalsamfunnet og politisk og administrativt nivå i kommunen. 3. Lokalsamfunnsutvalget skal søke å fremme trivsel, gode levekår og en bærekraftig samfunnsutvikling. Virkemidlene skal være mobilisering til frivillighet og medvirkning som grunnlag for kommunale beslutningsprosesser, samt bruk av disponible ressurser til å fremme intensjonene i lokalsamfunnsarbeidet. 4. En viktig målsetting for lokalsamfunnsutviklingen er å bedre levekårene. Sosiale nettverk skal styrkes, folk skal føle seg trygge og omgivelsene skal være gode for lek, opphold og andre aktiviteter. 5. De frivillige organisasjonene (velforeninger, idrettslag, speiderforeninger, pensjonistforeninger m.fl.) forutsettes å være drivkraften i lokalsamfunnsarbeidet sammen med bl.a. skolen, næringslivet og kreative enkeltpersoner (ildsjeler). 6. Nedre grense for å delta i forumet er satt til 8. klasse på ungdomsskoletrinnet, og at en bor i området (innenfor skolegrensen). 7. Antall «åpne» møter og utvalgsmøter vil bestemmes av aktivitetsnivået. Erfaringsmessig avholder utvalgene fra 3 til 5 møter i halvåret (et åpent møte medregnet). 8. Det er opprettet et nettverk for de 21 utvalgslederne som benevnes «Forum for utvalgsledere». 9. Lokalsamfunnsarbeidet har Planutvalget i kommunen som politisk fagmyndighet. 10. Administrativt er arbeidet plassert i Seksjon for Miljø og samfunnsutvikling (SMS) og med Faggruppe Lokalsamfunn som det koordinerende ledd. 4. Valg 1. En valgkomité skal velges på fritt grunnlag på årsmøtet etter innstilling fra utvalget, og har som oppdrag å legge frem innstilling på kandidater til alle øvrige tillitsverv som skal velges på årsmøtet. 2. Valgkomitéen skal bestå av 3 medlemmer, hvorav en er leder. 3. Å sitte i valgkomitéen skal ikke diskvalifisere vedkommende fra å bli valgt inn i lokalsamfunnsutvalget. 4. Lokalsamfunnsutvalgene bør bestå av minst 40% av hvert kjønn. Valgkomitéen bør ved sammensetning av lokalsamfunnsutvalget, så langt det lar seg gjøre, ta hensyn til geografisk dekning, alder/livsfase, fremmedkulturell bakgrunn og interesser (velforening, idrettslag, pensjonistforening, næringsliv, skole/barnehage/fritidsklubb m.m.). 5. Valget skal gjennomføres på et åpent møte (årsmøte) der alle stemmeberettigede kan delta. Møtet skal kunngjøres på en tilfredsstillende måte (avisannonse/ flyveblad/oppslagstavle/ eller lignende) og senest en uke før valget skal finne sted. 6. Valget er et personvalg, hvilket betyr at både medlemmer og varamedlemmer velges for hele valgperioden. 7. Det forutsettes at de som sitter i utvalget bor i angjeldende lokalsamfunn. 2 S ide

3 8. Unntaket er medlemmer som velges inn i egenskap av en funksjon (rektor på skolen). Dette må være klarlagt på forhånd. 9. Utvalget skal bestå av 6 medlemmer med verv som leder, nestleder, sekretær, kasserer og utvalgsmedlemmer. Samtlige utvalgsmedlemmer velges for 2 år. 10. Det skal velges minimum 2 varamedlemmer, og disse skal velges som 1. og 2. varamedlem. Om ønskelig kan forumet velge flere. Varamedlemmer velges alle for 1 år av gangen. 11. For å skape kontinuitet i utvalget er det ønskelig at leder, kasserer og to av utvalgsmedlemmene velges samtidig, mens nestleder, sekretær og et utvalgsmedlem er på valg det påfølgende år. 12. Det skal velges 2 revisorer. Disse velges for 1 år av gangen. 13. Er det flere kandidater til et verv, skal valget skje ved skriftlig avstemming. 5. Årsmøtet skal ha følgende dagsorden 1. Åpning av leder 2. Konstituering a. godkjenning av innkalling b. erklære møtet for lovlig satt c. valg av dirigent d. valg av referent e. valg av to personer til å underskrive årsmøteprotokollen 3. Årsberetning 4. Regnskap med revisjonsrapport. 5. Valg i henhold til vedtektenes paragraf Årsmøtet velger to revisorer for 1 år. 7. Årsmøtet velger valgkomité bestående av minimum tre personer for neste årsmøte. 8. Årsmøtet kan ikke treffe beslutninger om andre saker enn de som er meldt inn på forhånd og være angitt i innkallingen. 9. Årsmøte er beslutningsdyktig med det antall stemmeberettiget som er tilstede på årsmøtet. 10. Forslag som fremkommer av dagsorden krever alminnelig flertall for å bli vedtatt. 11. Avstemning foregår ved håndsopprekning med mindre ¼ av de fremmøte forlanger skriftlig avstemming. 6. Funksjoner 1. Utvalgets leder skal lede utvalgets møter i samsvar med alminnelig god møteledelse. Utvalgets leder har dobbeltstemme ved stemmelikhet. Utvalgets leder skal holde god kontakt med koordinatoren som er oppnevnt for utvalget, for å sikre at aktuelle saker som arealplaner, miljøsaker og lignende kommer med på dagsorden. 2. Er et av styremedlemmene fraværende rykker 1. varamedlem inn som stemmeberettiget. Dersom et medlem av en eller annen grunn går ut av utvalget (dødsfall/flyttet/fritatt), vil 1. varamedlem tre inn som fast medlem. 3. Vararepresentantene har møte-, tale- og forslagsrett på utvalgsmøtene. 3 S ide

4 4. Det skal føres referat/valgprotokoll fra årsmøtet og to representanter velges til å underskrive protokollen. 5. Nestleder er stedfortreder for lederen. 6. Sekretæren har ansvaret for å innkalle og skrive referater i forbindelse med utvalgets møter. Videre skal sekretæren ta seg av intern tilrettelegging. Å utarbeide årsrapport er også en oppgave som ligger til sekretærfunksjonen. 7. Kassereren har ansvaret for driftsmidlene som kommunen overfører til utvalgets egen bankkonto, dessuten budsjett og regnskap. 8. Medlemmenes oppgaver vil bli avklart i det enkelte utvalg. (Fordelingen av oppgaver mellom medlemmer og varamedlemmer er utvalgets ansvar). 9. Gode kommunikasjonslinjer mellom lokalsamfunnsutvalg, faggruppen/administrasjon i kommunen og politikere krever at utvalgsmedlemmene har tilgang på internett og egen epostadresse. 7. Utvalgets oppgaver 1. Lokalsamfunnsutvalgene har ansvaret for egen årsrapport. Årsrapporten skal oversendes lokalsamfunnskoordinatoren i kommunen i forkant av årsmøtet. 2. Lokalsamfunnsutvalget er ansvarlig for egen tiltaksplan/handlingsark. Denne skal ta utgangspunkt i foreliggende lokalsamfunnsrapport og tiltaksdel. Utvalgene skal årlig revidere tiltaksdelen - som bør inndeles i tiltak på kort, mellomlang og lang sikt. Tiltakene skal være konkrete, realistiske og bærekraftige. 3. Alle typer tiltak som er initiert av lokalsamfunnsutvalget tilligger det også utvalget å gjennomføre - enten i egen regi eller i samarbeid med andre interesse-organisasjoner i området. 4. Halvårlige møteplaner skal utarbeides. Det blir viktig å involvere lokalsamfunnskoordinatoren i dette arbeid - slik at møtekollisjoner forhindres. 5. Leder (og sekretær) skal i samarbeid med lokalsamfunnskoordinator avklare hvilke saker som skal opp på utvalgsmøtene. 8. Utvalgets hjemmeside 1. Utvalget velger et medlem som har ansvaret for å oppdatere hjemmesiden med relevant informasjon og referater fra avholdte møter. 2. Samtlige 21 lokalsamfunn er med i Fredrikstads kommune nettsamfunn for foreninger, som går under betegnelsen «ByPå». Adressen er: 9. Signatur og prokura 1. Foreningen tegnes av styrets leder og et styremedlem i fellesskap. 2. Kasserer foretar utbetaling i henhold til vedtak i utvalget. 3. Styrets leder alene har prokura. 4 S ide

5 10. Oppløsning 1. Oppløsning av Cicignon lokalsamfunnsutvalg kan bare behandles på ordinært årsmøte. Blir oppløsning vedtatt med minst 2/3 flertall, innkalles det til ekstraordinært årsmøte 3 måneder senere. For at oppløsning skal skje må vedtaket her gjentas med 2/3 flertall. 2. Sammenslåing med annet lokalsamfunn anses ikke som oppløsning av utvalget. 3. Nødvendige endringer av vedtekter i forbindelse med sammenslåing av flere lokalsamfunn behandles på det påfølgende konstituerende årsmøtet. 4. I tilfelle oppløsning eller annet opphør av Cicignon lokalsamfunnsutvalg tilfaller utvalgets eiendeler Fredrikstad kommune eller et formål godkjent av Planutvalget. 5. Ved konkurs gjelder reglene i konkursloven og dekningsloven. 5 S ide