Retningslinjer for utlån av skolelokaler/offentlige lokaler - Prinsipper og avklaringer. Realisering av fase 1

Transkript

1 Byrådssak 184/16 Retningslinjer for utlån av skolelokaler/offentlige lokaler - Prinsipper og avklaringer. Realisering av fase 1 GENI ESARK Hva saken gjelder: Denne saken gjelder nye retningslinjer for utleie/utlån av offentlige lokaler, primært skolelokaler, men kan også gjelde andre hensiktsmessige lokaler i Bergen kommunes eie. Tanken er at frivillige lag og organisasjoner skal få tilgang til å benytte skolelokaler og andre offentlige lokaler der dette er praktisk mulig. En del prinsipielle avklaringer vil ligge til grunn for en utvidet ordning med utlån av skolelokaler. I neste omgang vil man foreta en kartlegging av hvilke skolelokaler som skal inngå i en slik ordning. Bergen kommunes politikk på frivillighetsfeltet er utformet i Plan for frivillighet. Her er et av satsingsområdene lokaler og møteplasser, og man ser det som viktig at frivillige aktører skal ha gode og tilrettelagte lokaler. Et konkret tiltak i planen er å legge til rette for utvidet bruk av skolelokaler og andre offentlige lokaler på ettermiddag, kveld og i helger. Et annet viktig tiltak er utarbeidelse av felles retningslinjer for utleie av lokaler til barn, unge og voksne uavhengig av type organisasjon eller lag. Disse erstatter dagens varierende praksis ved den enkelte skole. Bystyret har bedt byrådet om å utforme retningslinjer som gjør at frivillige lag og organisasjoner får mulighet til i sterkere grad enn i dag å benytte seg av skolelokaler og andre offentlige lokaler. Et utstrakt samarbeid mellom skoleledere og kommunen som byggeier vil være med å åpne for en høyere utnyttelsesgrad av disse arealene. I dag varierer praksis veldig fra skole til skole, der noen har en begrenset grad av utleie mens andre ikke har noe utleie i det hele tatt. Et overordnet regelverk som innebærer et likhetsprinsipp vil være i alles interesse. En arbeidsgruppe bestående av representanter fra Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap, Etat for bygg og eiendom, Byrådsavdeling for barnehage, skole og idrett og Byrådsavdeling for klima, kultur og næring har utarbeidet forslag til nye rutiner og retningslinjer. Arbeidsgruppens mandat har vært å finne best mulige løsninger for hvordan et nytt opplegg med utleie av skolelokaler kan fungere i praksis; forholdet mellom skolen som primærbruker og Bergen kommune som byggeier, ansvarsforhold og ansvarsfordeling i et nytt system. Arbeidet har vært ledet av Seksjon for kunst og kultur. Det er pr. i dag 65 av 89 skoler som har tilsynsvakt knyttet til utleie av skolelokaler. Byrådet anbefaler at disse lokalene kartlegges for implementering av informasjon i bookingsystemet «Aktiv By». Dette vil være et omfattende arbeid som vil forventes avsluttet ved årsskiftet Byrådet anbefaler at kostnader forbundet med dette arbeidet inndekkes av bystyrets avsetning for 2016 til realisering av Plan for frivillighet. En slik kartlegging vil utgjøre fase 1 i realisering av utleie av skolelokaler gjennom «Aktiv By». Resterende skoler vil utredes med tanke på utleie og deretter evt. implementeres i bookingsystemet i fase 2. All den tid omfanget av mulig areal for utleie ikke er kjent, vil sum kostnader for økte tilsynsvakttimer ikke kunne fastsettes på nåværende tidspunkt. Byrådet vil komme tilbake til dette evt. i forbindelse med budsjettarbeidet for

2 Begrunnelse for fremleggelse for bystyret: Bystyret har i sak i møte 25. mars 2015 fattet følgende vedtak: «Bystyret ber byrådet om å utforme overordnede retningslinjer og regelverk som gjør at frivillige lag og organisasjoner får mulighet til å benytte seg av skolebygg og andre offentlige bygg utenom primærtiden til disse tjenestene der dette er praktisk mulig.» Byrådet innstiller til bystyret å fatte følgende vedtak: 1. Bystyret vedtar prinsipper for retningslinjer for utleie av offentlige-/skolelokaler slik de fremkommer i saksutredningen. 2. Bergen kommune ved Etat for bygg og eiendom har overordnet eierskap til skolene. Ansvaret for primærbruk skal fortsatt ligge hos Byrådsavdeling for barnehage, skole og idrett ved den enkelte rektor. 3. Bystyret vedtar en gradvis iverksetting av utleieordningen, i første omgang i form av en kartlegging av utleieobjekter/skolene, som igangsettes straks prinsippvedtaket er fattet. 4. Kostnader forbundet med utleieordningen vil bli fremmet i forbindelse med budsjettarbeidet 2018, når kartleggingsarbeidet i fase 2 er over. Dato: 10. mai 2016 Dette dokumentet er godkjent elektronisk. Harald Schjelderup byrådsleder Julie Andersland byråd for klima, kultur og næring 2

3 Saksutredning: Dagens praksis med utleie av lokaler ved grunnskolene -- tilsynsvaktordningen: De fleste grunnskolene i Bergen kommune har egen tilsynsvakt på ettermiddagstid som innebærer at skoler kan holdes åpent etter skoletid. Største bruker er idrettslagene som bruker skolenes idrettsarealer. Idrettens bruk til trening, dager og uker skjer innenfor innenfor avtalte rammer og fordelingen blir utarbeidet av idrettsrådet i Bergen (IRB) på oppdrag fra BBSI ved Idrettsseksjonen. Fordelingen inneholder oversikt over hvilke idrettslag og tidspunkt gymnastikksaler og skolenes svømmehaller er i bruk. Oversikten blir sendt skolene som har ordinært tilsyn i tidsrommet som angitt fra IRB. Tilsynsvakten er ansatt på skolene, og det er rektor som har arbeidsgiveransvaret. Ordinært tilsyn følger normalt sett skoleåret over 29 uker. På skoler hvor det er svømmehall er det tilsyn over 38 uker. Antall uker og timer med tilsyn varierer noe mellom skolene etter aktivitetsnivå og tilgjengelige samt egnede idrettsarealer/funksjoner i skoleanlegget. I perioden når idretten benytter idrettsarealene, kan også skoleanlegget benyttes av andre brukere. Pr. i dag har 65 av 89 skoler tilsynsvakt og antall timer varierer mellom timer pr. uke. 10 skoler har utvidet bruk utover skoletid uten å ha tilsynsvakt. Byrådsavdeling for barnehage, skole og idrett ved Idrettsseksjonen (BBSI) tildeler årlig midler til ekstra tilsyn på skolene etter søknad. Det skjer gjennom overføring av midler p.t. kr til IRB som blir fakturert fra den enkelte skole for avtalt bruk. Midlene er prioritert til å dekke trening for barn og unge. Voksnes bruk utover avtalt periode betales det for. Tildeling av treningstider blir gitt i tråd med vedtatte retningslinjer og prinsipper for bruk av kommunale idrettsanlegg angitt i byrådssak 1385/11. Tildelingen av tid til andre brukere blir gitt i tråd med kriterier og føringer angitt av bystyret i b-sak 34/11: «Evaluering av nærmiljøpakke Åpen skole». Tilsynsmidlene som har vært fordelt til skolene over nærmiljøpakken er beregnet til avlønning av tilsynsvakt ved skolen slik at det kan arrangeres aktiviteter etter skoletid på ettermiddag og kveld. Bystyret har tidligere angitt en del føringer for tildeling av ekstra tilsyn til skolene. Dette skal prioriteres til skoleanlegg som ikke har ordinært tilsyn fra før. Tilsyn på skoleanlegg i områder med utfordringer mht. levekår, og/eller der det er en høy andel minoritetsspråklige skal prioriteres. I tillegg områder med lav andel av organisert aktivitet og fritidstilbud. I tillegg tildeles det midler til frivillige, lag, organisasjoner, FAU og andre i nærmiljøet til skolene over nærmiljøpakken. Dette er knyttet til ulike ettermiddagsaktiviteter på skoleanleggene. Kriteriene for tildeling av midler til ettermiddagsaktiviteter er sammenfallende med kriterier knyttet til tildeling av ekstra tilsyn. På bakgrunn av at det er ulik praksis på ulike skoler vil byrådet innføre nye, felles retningslinjer som legger et likhetsprinsipp til grunn. Muligheten for leie av egnede skolelokaler skal gjelde alle, uavhengig av type lag og organisasjon eller om deltakerne er barn, ungdom eller voksne. Byrådet vil også legge vekt på bedre utnyttelse av skolelokaler på ettermiddagstid, kvelder og helger der dette er praktisk mulig. For å få dette til vil det være nødvendig med et godt samarbeid mellom skolene som primærbrukere, den enkelte rektor, og Bergen kommune som byggeier. Eierskapet og forvaltningsansvaret til skolebyggene ligger hos Bergen kommune v/etat for bygg og eiendom. I første omgang vil det være nødvendig med en del prinsipielle avklaringer som beskrives i denne saken. I neste omgang vil man foreta en kartlegging av alle skolene/skolelokaler for å se hvilke som er egnet for 3

4 utleie. Disse vil da bli lagt inn som utleieobjekter i Bergen kommunes system «Aktiv By». Bergen kommune har allerede et velfungerende system for utleie av lokaler gjennom nettportalen, og vil søke å bruke disse erfaringene i implementering av utvidet utleie av skolelokaler. Man vil skille mellom utleie i perioder der skolene er primærbruker, og øvrig tid som kan disponeres til frivillige lag og organisasjoner. Tanken er at rektor i størst mulig grad skal frigjøres fra ansvaret med utleie av lokaler ved den enkelte skole. Disponering av skolebygning må til enhver tid være slik at primærvirksomheten ikke blir skadelidende. Ved spørsmål om overnatting i helger og ferier vil de nødvendige ROS- analyser og sikkerhetsprosedyrer foretas i regi av byggeier Etat for bygg og eiendom. Byrådet vil legge til rette for en utleiepraksis som imøtekommer frivillig sektors behov for rimelige lokaler, og samtidig ivaretar primærbrukernes trygghet. Byens skoler bør i større grad enn i dag tas i bruk av frivilligheten, som trenger prisgunstige lokaler. Det forutsettes at slik bruk enkelt og greit kan kombineres med skolens primæroppgave å være gode undervisningsarenaer. Utleie av offentlige- /skolelokaler til frivillige lag og organisasjoner prinsipielle avklaringer 1. Målgruppe: Frivillige organisasjoner og andre ikke-kommersielle aktører Målgruppen for tilbudet (brukere, leietakere) skal være frivillige organisasjoner og andre ikke-kommersielle aktører. Utleie av skolelokaler er et virkemiddel i kommunens tilrettelegging for frivillig sektor. Brukervennlighet og tilrettelegging for mangfoldet av aktører er viktige hensyn ved utformingen av utleieordningen. Utleie til kommersielle aktører faller utenfor ordningen. 2. Bruksformål: Ikke-kommersielle aktiviteter Bruksformålet begrenses til ikke-kommersielle aktiviteter. Med ikke-kommersielle aktiviteter menes for eksempel møter, fritidsaktiviteter, medlemsaktiviteter av ulikt slag, aktiviteter tilrettelagt for (grupper av) innbyggere i lokalsamfunnet. Salg av forfriskninger, utlodning eller andre former for pengeinnsamling til organisasjonens virksomhet eller andre ideelle formål regnes ikke som kommersiell aktivitet. Tjenesteyting av faglig profesjonell karakter faller utenfor ordningen, selv om tjenesteytingen skjer i regi av en non-profitorganisasjon. Leieforhold må være i tråd med norsk lov og Bergen kommunes overordnede verdier. 3. Leieobjekter: Skolelokaler med utearealer som normalt benyttes til undervisning og administrasjon Utleieordningen omfatter lokaler med utearealer som normalt benyttes til undervisning. Eksempler: Møterom / klasserom / grupperom med teknisk utstyr, aulaer / scener / allrom med utstyr, foajeer / fellesarealer, kantiner / skolekjøkken med utstyr, spesialrom (sløyd, håndarbeid, musikk, gym) med utstyr. 4. Skolene som aktivitetssentre for bydelene: Idrett og andre aktører / aktiviteter likestilles Skolenes gymsaler, idretts- og svømmehaller er primært til bruk for lokale idrettslag i tråd med vedtatte retningslinjer. I dag har idrettslag / idrettsaktiviteter fortrinnsrett på hverdager. Skolearealer for øvrig åpnes for flere brukere og bruksformål. Skolens arealer kan brukes til en rekke andre aktiviteter som bidrar til å etablere skolene som aktivitetssentra i nærmiljøene. For eksempel har korps stort behov for egnede lokaler til øvelser og lagring av utstyr. Når det gjelder idrettsarealene åpnes disse for flere brukere og bruksformål på tider tider/dager når idretten ikke bruker disse. 4

5 5. Leietider og leieperioder: Kvelder og helger, fast og leilighetsvis Det åpnes for utleie når det aktuelle lokalet / arealet ikke er i bruk til undervisning. Frivillig arbeid og andre ikke-kommersielle aktiviteter foregår i folks fritid. Behovet for lokaler er derfor størst på ettermiddags- og kveldstid på hverdager, og på dagtid i helgene. Det bør gis anledning til både fast leie (helt / halvt år) og leilighetsvis leie. Ved større arrangementer i Bergen kan det etter søknad tilrettelegges for overnatting i kommunale bygg. Det vil i forkant bli foretatt risikoanalyser utarbeidet av byggeier. 6. Leiepriser: Gratis leie, både for voksne og barn Kommunale lokaler med utearealer skal som hovedregel leies ut vederlagsfritt, og dette gjelder både barn/unge og voksne. Tilrettelegging i form av gratis leie vil være et godt uttrykk for kommunens anerkjennelse av det frivillige arbeidet som nedlegges. Gratis leie innebærer administrativ forenkling og vil gi maksimal forutsigbarhet til både brukere og kommune. 7. Informasjon: God informasjon som når fram til målgruppen Utleieordningen må utformes slik at potensielle leietakere får utfyllende og effektiv informasjon om utleietilbudet. For potensielle leietakere er nettbasert informasjon viktigst, men også andre kanaler må brukes aktivt. Informasjonen må være vinklet mot de aktuelle aktører / aktiviteter. 8. Bestilling og beslutning: Rask og enkel søknadsbehandling gjennom «Aktiv By» Bergen kommunes system «Aktiv By» er allerede i bruk for utleie av kulturlokaler med mer, og vil være mer enn egnet til også å inkludere skolelokaler. Digitale løsninger gir best brukervennlighet og størst effektivitet. Bookingsystemet som ligger i kommunens nettportal har allerede et velfungerende system med oversikt over leieobjekter, brukervennlig søknadssystem og ansvarliggjøring av leietager. 9. Orden og renhold: Tillit til leietaker, forbud mot alkohol Leietaker skal stå ansvarlig for orden, rydding og renhold. Dersom leietaker ikke viser seg tilliten verdig, kan leieforholdet avsluttes, og brukeren belastes for eventuelle ekstrautgifter. Anledning til å nyte medbrakt mat og drikke er viktig for mange leietakere i målgruppen for dette tilbudet. Forbud mot røyking og bruk av alkohol er en selvfølge i skolelokaler og andre kommunale lokaler. Ved utleie står sikkerhet sentralt, og da særlig brannsikkerhet. Eier av lokalet det vil si Bergen kommune ved Etat for Bygg og eiendom og primærbruker ved skolens rektor, har ansvar for alle funksjoner knyttet til forebygging av brann. Frivillige organisasjoner som leier lokalene har ansvar for brannsikkerhet knyttet til sine aktiviteter, og for evakuering ved brann. Informasjon om dette skal være tydelig fremhevet i bookingsystemets retningslinjer. Hensynet til primærvirksomheten prinsipielle avklaringer 10. Elever, foreldre og brukere: Elevenes og brukernes trygghet har førsteprioritet 5

6 Ved utleie av lokaler i skoler må hensynet til barnas trygghet ha førsteprioritet. Foreldre må være sikre på at bilder, eiendeler og personlig utstyr ikke faller i uvedkommendes hender eller kan bli misbrukt. 11. Teknisk tilpasning for utleie: Primærvirksomhetens behov har førsteprioritet Utleieordningen kommer i tillegg til den daglige virksomheten i de aktuelle lokalene / arealene. Lokaler med utearealer innrettes først og fremst etter primærvirksomhetens behov. Der det er mulig bør det likevel gis mulighet for oppbevaring av utstyr for faste leietakere. Akustisk tilrettelegging for musikkutøvelse vil bli vurdert i forbindelse med nybygg / rehabilitering. Etablering av utleieordningen innebærer ikke at kommunen forplikter seg til å skaffe lokaler til målgruppen, og ikke forplikter seg til særskilt teknisk tilrettelegging for målgruppen. 12. Fortrinnsrett ved utleie: Aktører og aktiviteter knyttet til primærvirksomheten Aktører og aktiviteter som har direkte tilknytning til primærvirksomheten i det aktuelle lokalet får fortrinnsrett til leie. Slik utvidet bruk skal også legges inn i bookingsystemet. Økonomiske og administrative konsekvenser prinsipielle avklaringer 13. Administrativt ansvar Tilrettelegging for frivillighet er en sektorovergripende funksjon. Et viktig prinsipp vil være samordning av informasjon, booking og søknadsbehandling, og legge egnede lokalene inn i «Aktiv By». Skoler som pr. i dag har tilsynsvaktordning vil i første omgang bli gjenstand for en kartlegging i forhold til hvilke lokaler som er egnet for utleie (fase 1). Byrådsavdeling for klima, kultur og næring vil være ansvarlig for en slik kartlegging i samarbeid med den enkelte skole. Tilsynsvaktene vil få et utvidet ansvar for tilrettelegging innenfor dagens gjeldende timeantall. 14. Virksomhetene: Utleieordningen skal ikke gå ut over undervisningstilbudet Økt utleievolum kan medføre økt arbeidsbelastning for virksomhetenes ledelse og administrasjon. Overføring av ansvaret for informasjon og booking til et digitalt system vil på den annen side redusere virksomhetenes arbeidsbelastning. Byrådet legger til grunn at utleieordningen ikke skal gå ut over tjenesteytingen. Dette prinsippet gjelder også for dagens utleie av skolelokaler, gymsaler og haller ved skolene. 15. Samarbeid med rektor/rektors rolle En utvidet bruk av off. lokaler/skolelokaler fordrer et godt samarbeid med rektor. Eierskapet og forvaltningsansvaret til skolebyggene ligger hos Bergen kommune v/etat for bygg og eiendom. Rektor fritas derfor i hovedsak for utleieansvar. Rektor har arbeidsgiveransvar for tilsynsvaktene og deres stillingsbeskrivelse. I tilfeller der bruk av skolelokalene fører til uønskede konsekvenser skal rektor ha melding om dette. 16. Kostnader For frivillig sektor vil tilbudet gi bedre tilgang til møte- og aktivitetslokaler, økonomisk besparing, administrativ forenkling og høy grad av forutsigbarhet. Det er ikke foretatt omfattende selvkostberegninger med sikte på fastsetting av verdien av tilbudet. Framtidig utleievolum, frekvens, type lokaler, aktiviteter og leietakere kan ikke anslås med tilstrekkelig grad av sikkerhet før ordningen er etablert. Det samme gjelder effekten av digitalisering. 6

7 17. Iverksetting og kostnadsdekning Byrådet legger opp til at utleieordningen iverksettes gradvis. Først vil man foreta en kartlegging av utleieobjekter/skolene, og deretter starte arbeidet med å legge aktuelle lokaler inn i «Aktiv By». Dette arbeidet påregnes å ta ca. 6 måneder og vil igangsettes straks prinsippvedtaket er fattet. All den tid omfanget av mulig areal for utleie ikke er kjent, vil sum kostnader for evt. økte tilsynsvakttimer ikke kunne fastsettes på nåværende tidspunkt. Byrådet vil komme tilbake til dette evt. i forbindelse med budsjettarbeidet for