REGLER FOR UTLEIE AV SKOLELOKALER OG SVØMMEBASSENG VED SKOLENE

Transkript

1 REGLEMENT REGLER FOR UTLEIE AV SKOLELOKALER OG SVØMMEBASSENG VED SKOLENE Vedtatt av Ålesund formannskap , dok. 314/69, endret av Ålesund formannskap , dok 165/77 og , dok.134/79. Endret av Ålesund bystyre , dok 360/89, med justert tekst i samsvar med delegeringsfullmakt ,HU-sak 104/96. Justert i BY-sak 37/97, dok 76/97 K og i BY-sak nr. 35/2003, jnr. 2003/8805. Justert administrativt i henhold til ny organisering , korrigert i BY-sak nr. 046/2006. TILDELING AV FASTE TRENINGSTIDER I UTLEIEPERIODEN Vedtak om fast tildeling av treningstider i gymnastikksaler og svømmebasseng for utleieperioden blir gjort på virksomhetsnivå. Enhet for fag og forvaltning har tilretteleggende og samordnende funksjon. Det søkes på fastsatt skjema etter forutgående annonsering. Skolene kan normalt disponere inntil en dag pr. uke til egne aktiviteter, og sender melding til Enhet for fag og forvaltning vedrørende egendisponering. Ved tildeling av treningstider skal grupper som driver aktiviteter for barn prioriteres. Tildeling skjer etter følgende prioritering: 1. Den enkelte skole (inntil en dag pr. uke til egne aktiviteter) 2. Skolekorps 3. Barnegrupper under 18 år 4. Grupper barn/ungdom over 18 år 5. Idrettslag og lignende med aktører over 18 år 6. Lag/grupper som driver egenaktivitet for voksne (bedriftsidrettslag, private mosjonsgrupper m.v.) Administrative vedtak om tildeling regnes ikke som enkeltvedtak etter Forvaltningsloven. Utleietiden er vanlige skoledager, inkl. studie-/ planleggingsdager i tidsrommet fra kl til kl SØKNADER OM ENKELTUTLEIE Rektor/virksomhetsleder tar avgjørelse om enkeltutleie av gymnastikksaler og klasserom, og om fast utleie av klasserom. Slik utleie kan avtales for inntil ett skoleår om gangen. Den enkelte rektor/virksomhetsleder avgjør ev. begrensninger i utleie av klasserom/ undervisningsareal /spesialrom. Ingen kan utestenges fra leie av skolens lokaler av religiøse eller politiske grunner. Betalingspliktig utleie skal innkreves i henhold til de til enhver tid gjeldende rutiner for dette. 1

2 UTLÅN AV SKOLENS INVENTAR OG LÆREMIDLER Skolens inventar og læremidler kan ikke disponeres i forbindelse med utleie uten at det foreligger avtale om dette. Når rektor/virksomhetsleder finner det forsvarlig, kan han/hun låne ut skolens læremidler til bruk i skolens egne lokaler, dersom det blir betjent av kyndig person. Inventar og læremidler kan ikke lånes ut til bruk utenfor skolen uten at det foreligger spesiell tillatelse fra rektor/virksomhetsleder UTLEIE TIL SKOLEFORMÅL ELLER KOMMUNALE FORMÅL PRIORITERES Bruk av skolens lokaler utenfor skoletida må ikke føre med seg ulemper for den vanlige undervisning. Dersom skolelokaler skal brukes til skoleformål eller andre kommunale formål om ettermiddagen eller kvelden, må eventuelle leietakere vike plass. Skolens ledelse må gi melding til vedkommende leietaker i god tid. Bruk av gymnastikksaler og svømmeanlegg til aktiviteter i skolens egen regi, bør til vanlig legges til de tidspunkter lokalene disponeres av skolen i henhold til den faste utleieplan. KRAV TIL SØKNADER OM LEIEFORHOLD Forutsetning for all utleie er at leietaker etablerer forsvarlig tilsyn. Søknader om leie må være skriftlige og bl.a. gi opplysninger om formålet med leien, tidspunkt og varighet, samt navn og adresse på de ansvarshavende overfor skolens ledelse og hovedutvalget for undervisning. Et leieforhold har ikke gyldighet ut over det arrangement det er søkt om, og aldri lenger enn ut skoleåret. Det skal alltid inngås kontrakt ved utleieforhold. Kontrakten skal omfatte hvilke lokaler utleieforholdet gjelder for, tidsrom for utleie, ansvarsforhold for evt. utkvitterte nøkler, tilsyn og renhold. Ved inngåelse av leieforhold skal rektor/virksomhetsleder også gi informasjon om hvor leietakeren kan henvende seg dersom det oppstår uforutsette situasjoner som krever umiddelbare tiltak for å ivareta bygninger. Oppsigelse av inngåtte avtaler skjer skriftlig til den aktuelle skolen med 1 måneds varsel. LEIETAKERE MÅ FORHOLDE SEG TIL SKOLENS REGLEMENTER Røyking er ikke tillatt i skolens lokaler. Det er heller ikke tillatt å nyte alkohol på skolens område. Når det gjelder orden i og omkring skolen i forbindelse med de forskjellige arrangementer, vises for øvrig til skolens reglement, samt til gjeldende lovverk m/forskrifter.

3 ANSVARSFORHOLD VED SKADE PÅ BYGNINGER ELLER INVENTAR Leietakerne må behandle skolens eiendom på en forsvarlig måte. All skade (unntatt brannskade på lokaler og utstyr) som oppstår i forbindelse med bruk av lokalene, erstattes av leietakerne. Når det haster, skal det straks sørges for å få utført nødvendige reparasjoner. Disse blir utført for vedkommende leietakers regning dersom skaden skyldes forhold som leietaker kan lastes for. Bruk av skotøy som kan ødelegge golvene (blant annet sko med stiletthæler, og sko som setter merker i gulvbelegget på andre måter) er ikke tillatt i skolens lokaler. I gymnastikksaler tillates ikke former for ballspill som kan medføre skader på bygninger og inventar. Nærmere bestemmelser om dette kan inntas i den enkelte skoles ordensreglement. ADGANG TIL SKOLENS LOKALER Ingen skal gis adgang til lokalene uten at ansvarshavende for leietakerne eller vedkommende instruktør/lærer er til stede. Barnepartier (under 18 år) skal alltid ha voksne ledere. Ved bruk av svømmeanleggene skal det være to voksne ledere. Minst en av disse bør kunne livredning. Rektor kan la en leietaker, på betryggende vilkår, få disponere nøkkel til skolen. Nøkkelen må eventuelt innleveres straks leieforholdet er avsluttet. Utlevering av nøkler skal alltid skje mot kvittering på fastsatt kontraktsskjema. KRAV TIL ANSVARSHAVENDE I UTLEIEFORHOLD Leietakerne er forpliktet til å rette seg etter de hygieniske forskrifter og spesielle reglement som er satt opp for vedkommende skole. For gymnastikksaler og svømmehaller gjelder dessuten følgende bestemmelser: a) Lagenes ansvarshavende har ansvar for at treningen foregår i ro og orden b) Ansvarshavende skal sørge for at eventuelle skader på utstyr m.v. straks blir meldt i henhold til de rutiner som er avtalt for dette c) Ansvarshavende skal påse at gymnastikksal / svømmehall er ryddig når treningen er avsluttet, og at golvet er forsvarlig svabret For øvrige rom gjelder: a) Ansvarlig leder skal alltid være tilstede når lokalene er i bruk. Bøker og annet materiell som tilhører elevene skal ikke røres b) Ansvarshavende skal sørge for at det blir tatt hånd om skolens eiendeler på en forsvarlig måte, og at eventuelle skader straks blir meldt i henhold til de rutiner som er avtalt for dette c) Leietaker har ansvar for at rommet er ryddig og pent når samværet er slutt

4 RENGJØRING AV LOKALER ETTER UTLEIE Renhold og utlufting av lokaler som blir brukt etter vanlig skoletid, skal foregå på en tilfredsstillende måte i samsvar med gjeldende rutiner / forskrifter, og så vidt mulig besørges av skolens faste rengjøringspersonale. For gymnastikksalers / svømmehallers vedkommende er det forutsetningen at leietaker i tillegg mopper (svabrer) golvene etter hver økt. Dersom det viser seg at ekstra rengjøring i forbindelse med leieforhold ikke kan besørges av det faste rengjøringspersonale, kan skolens ledelse skaffe renholdere. Utgifter til ekstra renhold bekostes av vedkommende leietaker. VEDERLAGSFRI LEIE Utenom rene skoleformål kan skolelokaler på utleiedager nyttes vederlagsfritt til: Opplæringstiltak som faller inn under Lov om voksenopplæring. Aktiviteter for skolens elever drevet av skolene eller skolens organer som et ledd i et fritidstilbud for elevene. Aktiviteter som drives for funksjonshemmede (BY-sak 101/93) Skolekorps med tilhørighet i Ålesund kommune har fri leie. Også ved vederlagsfri leie skal leietaker betale for kostnader knyttet til tilsyn og renhold. Dette gjøres på bakgrunn av innsendt dokumentasjon og kommunal fakturering. TILDELING AV FAST BRUKSTID I ROM UTENOM GYMNASTIKKSALER Rektor/virksomhetsleder kan tildele skolekorps, skolekor, lag og organisasjoner som har nærtilknytning til skolen, fast brukstid i rom utenom gymnastikksaler. Disse tiltakene kan som unntak også gis øvingstid i gymnastikksaler når der ikke er andre egnede rom. Denne tiden fordeles sammen med treningstidene og i henhold til rutiner for fast tildeling av treningstider i utleieperioden. Lag og organisasjoner som ikke kommer inn under punktet vederlagsfri leie, betaler leie i samsvar med gjeldende betalingsregulativ. FASTSETTELSE AV BETALINGSREGULATIV I de tilfeller lokaler ikke blir stilt til fri disposisjon, skal det betales årsavgift eller leie etter satser og retningslinjer som vedtas av Ålesund bystyre. UTBETALING AV LØNN FOR RENHOLD OG TILSYN Godtgjøring til arbeidstakere for tilsyn og renhold skje i henhold til gjeldende lønnsoverenskomster og arbeidsavtaler - i henhold til utfylte timelister.

5 INNBETALING AV ÅRSAVGIFT OG LEIE Utfakturering av fast utleie skjer ved enhet for fag og forvaltning via virksomhet for regnskap og finans. Årsavgifter utfaktureres to ganger pr. leiesesong høst og vår. Tilfeldig utleie innrapporteres fortløpende fra den enkelte virksomhet på skjema Fakturering og grunnlagsregistrering / Skjema for kommunal fakturering direkte til virksomhet for regnskap og finans. MISLIGHOLD AV UTLEIEREGLENE OG ANDRE BESTEMMELSER Leietaker som ikke overholder gjeldende regler og bestemmelser, kan omgående fratas retten til å bruke skolelokalene. Avgjørelsen tas av rådmannen eller den han bemyndiger, etter at vedkommende lag har hatt anledning til å uttale seg. UTLEIETAKSTER - GRUPPER LEIETAKERE Gruppe 1. Grupper med fritidsaktiviteter som drives av skolens rådsorganer. Skolekorps, - i hovedsak i rom utenom kroppsøvingsrommene. Foreldremøter, personalmøter, elevsammenkomster, trening for skolens ansatte. Barnegrupper. Gruppe 2. Grupper av barn under 18 år som driver idrett, ballett eller andre fritidsaktiviteter. Når 50 % eller flere av deltakerne i en gruppe er over 18 år, skal det betales etter satser for gruppe 3. Gruppe 3. Idrettsgrupper som har deltakere over 18 år og som er tilsluttet Norges idrettsforbund med både barne- og voksengrupper. Humanitære lag og organisasjoner som driver aktiviteter både for barn og voksne, - også idrettslignende aktiviteter. Gruppe 4. Lag som driver egenaktivitet for voksne. Dette gjelder bedriftsidrettslag, private mosjonsgrupper og lignende. Herunder kommer også inntektsgivende arrangement som foreninger/ lag i gruppe 2, 3 og 4 står for - med følgende unntak: Der forholdene ligger til rette for det, kan lag og organisasjoner som driver aktiviteter for barn og unge i nærmiljøet, få adgang til å bruke skolen til ett større arrangement pr.år fritt. De sørger sjøl for tilsyn, men betaler for kostnader knyttet til renhold og dekker eventuelt andre utgifter etter avtale med skolen.