SKARPSNO BAATFORENING GENERALFORSAMLING MANDAG 26. JANUAR 2015 KL. 1900

Transkript

1 SKARPSNO BAATFORENING GENERALFORSAMLING MANDAG 26. JANUAR 2015 KL Den 97. ordinære generalforsamling holdes mandag 26. januar 2015 kl i Oslo Motorbåtforenings lokaler, Drammensv. 160 (Karenslyst/Sjølyst), Oslo. Gyldig medlemsbevis må fremvises. (Husk bombrikke.) DAGSORDEN 1. Valg av møteleder 2. Valg av 2 desisorer 3. Styrets årsberetning - herunder fremvisning av bilder av Klubbhuset før og etter renoveringen 4. Regnskap pr. 31. oktober 2014 og revisjonsberetning 5. Budsjett 2014/ 2015 A). Forslag til vedtak: Årskontingenten økes fra kr. 300 til kr. 350 fra og med 1. januar 2015 B). Forslag til oppsamlingsvedtak: Budsjettet vedtas 6. Forslag til endring av hhv reglement og vedtekter A). Forslag fra medlem om endring av pkt. 3 i Reglement for Skarpsno Baatforenings havn om at maksimum båtstørrelse i havnen endres fra 40 fot til for eksempel 45 fot; prinsipalt ved dispensasjon - subsidiært ved en permanent heving av grensen. Styrets tilrådning: Forslaget [.] tas ikke til følge ettersom konsekvensene bør utredes ytterligere. B). Forslag fra styret om å tilpasse vedtektene - i tråd med anbefaling av 22. januar 2014 fra KNBF til regelverket for merverdiavgiftskompensasjon. Det tilrås å gi en tilføyelse til vedtektenes 14 pkt ved et nytt tredje punktum: Etter at alle innskudd er innløst og alle kreditorer har fått sitt, skal resterende midler gå til et allmennyttig formål eller til annen liknende ideell /frivillig virksomhet. 7. Valg av styre valgkomiteens forslag av 24. november

2 Ad. pkt 1. Valg av møteleder Styrets forslag: Arild Hansen Ad pkt. 2. Valg av desisorer Ad pkt. 3. Årsberetning Skarpsno Baatforenings styre har i 2014 vært sammensatt av følgende medlemmer: Formann : Signe B. Moe Viseformann : Stein Roger Borge Havnesjef : Tore Kløvstad Styremedlem : Bjørn- Tore Lorentzen Varamedlem : Jarl E. Grønsveen Varamedlem : Odrun G. Sarong Sekretær : Rune Mora 1 ::::::::::::::::::: Revisor Vararevisor Valgkomité : Per Arnt Nilssen Hakon Blandehoel : Erik Larsen Kvakkestad : Hans- Olaf Mathisen Kjetil Stien Arne Nord Driftssjef/forretningsfører: Vakt og vedlikeholdsservice Lagesen Ståle Lagesen Redaktør for Skarpsnoposten : Representant for Skarpsno Baatforening i styret for Karenslyst Båtopplag: Jarl E. Grønsveen Signe B. Moe Representant for Frognerkilen båtforeninger i Småbåtutvalget- i regi av Oslo Kommune for perioden : Ole- Jørgen Løchen Helge Kristiansen (vara) 1 Mora trakk seg fra styret i mars av personlige grunner. Sekretærfunksjonen har vært ivaretatt ved samarbeid i styret. 2

3 Medlemmer Skarpsno Baatforening har pr. 31. oktober 2014, 1200 medlemmer - (til sammenligning var det i fjor 1191 medlemmer.) Foreningen har totalt 420 bryggeplasser. Antall aktive medlemmer er 514 (fast brygge, boblehavn og vinterhavn.) Havnesjefen fordelte 31 plasser for sommeren Styremøter Fram til utsendelsen av denne innkalling har det vært avholdt 9 styremøter. Kontrakten med driftssjefen Foreningens kontrakt med firmaet Vakt og vedlikeholdsservice Lagesen v/ driftssjef Ståle Lagesen gjelder fram til 15. oktober Kontrakten skal fornyes første halvdel Styret setter stor pris på det arbeidet Lagesen utfører gjennom hele året. I tilknytning til ombyggingen av Klubbhuset - som varte ca. 3 måneder - stilte Lagesen sin båt til disposisjon til bruk ved styremøter, som oppholdssted for nattevakter osv. Hans tilrettelegging - for å kunne opprettholde tilnærmet ordinær drift i havnen fra 18. august til medio november - har vært ganske avgjørende for en effektiv og fin gjennomføringen av ombyggingsprosjektet vedrørende Klubbhuset. Kontrakten med regnskapsfører Styret er fornøyd med regnskapsfirmaet Parsimoney. Arbeidet utføres i samsvar med inngått kontrakt. Fornyet kontrakt om leie av areal på Oustøya Den første kontrakten om leie av areal på Oustøya ble inngått 20. juni 2006 med en varighet på 10 år. I sommer ble det inngått en ny kontrakt før utløpet av den gamle kontrakten - på bakgrunn av den oppgraderingen som utleier nå foretar og som han ville ha økt kompensasjon for. Oustøya er blitt relativt mye brukt denne sommeren, og styret har fått positive tilbakemeldinger. Medlemmene er henstilt om å benytte foreningens vimpel ved besøk på Oustøya, jf. anmodningen som fremkom på siste generalforsamling om dette. Havna drift og vedlikehold Driften av havna har også dette driftsåret vært avviklet på god måte. Fellesbrygga (Brygge F) ble utvidet med 8 plasser i samarbeid med Skarpsno Bøyehavn. Utbyggingen har tatt tid på grunn av omfattende høring med mer på bakgrunn av vedtak truffet av Plan- og bygningsetaten. Småbåtutvalget har tidligere formidlet tilsagn om et lån til foreningen i tilknytning til bryggeutvidelse ol. Men på grunn av den tid det har tatt å fullføre arbeidet med F- brygga som følge av myndighetskrav, kunne foreningen først denne høsten fremlegge for Småbåtutvalget full dokumentasjon for alle utgiftene knyttet til bryggeutvidelsen. Styret avventer nærmere informasjon fra Småbåtutvalget om status for lånesøknaden. 3

4 Særlig om ny avfalls- og beredskapsplan Det er stadig nye myndighetskrav knyttet til havnedriften. I god tid før fristutløp den 1. juli 2014, sendte foreningen et utkast til Avfalls- og beredskapsplan for Skarpsno Baatforening for godkjennelse av Fylkesmannen. Formålet med planen er å sikre miljøet. Videre inneholder den informasjon om hvordan medlemmene og besøkende skal opptre i en akuttsituasjon i havneområdet. Når godkjennelse foreligger, kreves det derfor at medlemmene gjør seg kjent med planen. Det vil bli laget oppslag i havna og planen vil bli å finne på foreningens hjemmeside. Klubbhuset oppgradering med mer På de to forutgående generalforsamlingene har saken om behovet for oppgradering av Klubbhuset vært gjenstand for drøftinger mm. Dette må særlig sees på bakgrunn av at styremedlem Bjørn - Tore Lorentzen i mange år har vært en ildsjel og talsperson for å renovere Klubbhuset. Etter at dette prosjektet fikk gjennomslag på generalforsamlingen 27. januar 2014, har han representert styret i den videre oppfølgningen. Som nevnt har driftssjefen også hatt en sentral rolle med hensyn til den praktiske gjennomføringen. Arkitekt Finn Utengen har bidratt med tegningene som ligger til grunn for fasadeendringen med mer og alt det omfattende arbeidet knyttet til prosesser som følger av plan- og bygningsloven med bakgrunn i vedtak fra Plan- og bygningsetaten. Styret er meget fornøyd med det arbeidet som er gjort av de involverte. Bilder av Klubbhuset før og nå viser at tiden var mer enn overmoden for oppgradering av bygningen. Dugnader Det har vært utført 2 dugnader i havna, før sesongåpning og etter endt sommersesong - hhv. april og oktober. Det var bra oppmøte i vår, men heller et beskjedent oppmøte i høst. Pølser med div. tilbehør ble godt mottatt. I tillegg ble det avholdt dugnad på Oustøya de samme dagene, og dugnadsgjengen utførte diverse vedlikeholdsarbeid. Foreningens hjemmeside Foreningens hjemmeside www. skarpsnobaatforening.no er oppgradert, og det vil bli vurdert ytterligere oppgraderinger. I og med Skarpsnoposten fortsatt gis ut, er det en del informasjon som gjentas på hjemmesiden. Det kan virke noe unødvendig og tilfeldig. Styret har imidlertid ennå ikke funnet tiden moden for å fremme et forslag for generalforsamlingen om å begrave Skarpsnoposten. Diverse oppfølgningspunkter fra generalforsamlingen 27. januar 2014 som gjelder anmodning om: - - synliggjøring i regnskapet av avsetning til 100 årsjubileet. Se note 7 i regnskapet. - - synliggjøring at momskompensasjon kommer via KNBF. Se tekst i til regnskapet å ta initiativ for å få bedre harmonisering i tid mellom avgivelse av regnskapet til Karenslyst Båtopplag og Skarpsno Båtforening m.fl. I styrets henvendelse av 17. mars 2014 til styret i Karenslyst Båtopplag og Fellesstyret 4

5 står m.a. : Hva angår anmodningen om tilgang til regnskapene på hjemmesiden til Karenslyst Båtopplag, samt oppfordringen om sammenfallende regnskapsår, bes også dette vurdert av styrene i hhv Karenslyst Båtopplag og Sjølyst/Karenslyst Båtopplagsforening. Det kan bemerkes at Karenslyst Båtopplag først denne høsten fikk på plass et nytt datasystem. Det antas at ovennevnte forhold om harmonisering er en sak som bør følges opp neste år. Ad. pkt. 4 Regnskap pr. 31. oktober 2014 og revisjonsberetning Se Bilag 1 Årsrapport 2014 m/noter Ad. pkt. 5 Budsjett A). Forslag til vedtak: Årskontingenten økes fra kr. 300 til kr. 350 fra og med 1. januar 2015 B). Forslag til oppsamlingsvedtak: Budsjettet vedtas Ad pkt. 6 Forslag til endring av hhv reglement og vedtekter Pkt. A). Forslag fra medlem om endring av pkt. 3 om maksimumsstørrelse for båt i havnen i Reglement for Skarpsno Baatforenings havn (i) Ved e- mail av 31. oktober 2014 til styret har medlem Martin Røstvold Thorsen fremmet følgende forslag om: endring av regel om maks fotstørrelse på 40 fot (12,20 meter) i reglement for skarpsno baatforenings havn. I 3. punkt i reglementet står fø[l]gende: 3. Båter i havnen kan være maksimalt 40 fot (12,20 meter), inkl. faste installasjoner og eventuell jolle. [Uthevet her] Forslaget går ut på å endre denne regelen, som ble fastsatt i en tid da gjennomsnittsstørrelsen på nye fritidsbåter var langt mindre enn i dag. Enten ved at det kan søkes om dispensasjon for større båter, som behandles ved årsmøtet, eller at regelen permanent oppjusteres til for eksempel 45 fot. (I Skarpsno Bøyehavn ligger det i dag båter større enn 40 fot, og det ser ikke ut til at bryggene eller avstanden mellom de er dimensjonert annerledes der, enn bryggene i Skarpsno båtforening.).. (ii) Styret vil i den forbindelse minne om at etter at den formelle delen av generalforsamlingen var avsluttet den 27. januar 2014, fremkom ulike synspunkter fra medlemmer om behovet for endring av reglementet for å ivareta hensynet til båter større enn 40 fot i havna. Det vises her til Skarpsnoposten nr. 1/2014 hvor følgende oppsummering av kommentarer fra medlemmene, er inntatt: Vi bør ha noen plasser til større båter enn 40 fot. Store båter vil være på bekostning av antall plasser. Vi er 5

6 best tjent med at vi har en øvre grense på 40 fot siden vi er en ideell forening. Selv om bryggeanlegget er oppgradert, vil større båter kreve mer av bryggene (lenger utriggere osv.) Styret bør ha en opplisting av positive og negative konsekvenser av en slik utvidelse. (iii) Styret har i første omgang prioritert å vurdere muligheten for rent teknisk sett - å ha båter inntil 48 fot i havnen. F- brygga som ble oppgradert og forlenger i år, har nå 8 plasser med utriggere/gangbaner med en lengde 10 meter. Det er 25 meters avstand mellom ytterpunktene til utriggere på F- brygga og brygge 1 - (dvs. målt der det nå er lagt ut 10 meters utriggere.) Anbefalt lengde på utrigger/båt - ifølge kontakt tatt underhånden med Småbåthavner er minimum 2/3 av båtens lengde. (I værutsatte havner (pga bølger/vind) legges det til grunn at det benyttes utriggere med 80% av båtens lengde.) Foreningens havn ansees å ha en gunstig beliggenhet i forhold til bølger/vind. Ved å plassere båter - som er fot innerst på brygge F - burde det rent teknisk la seg gjøre med en slik ordning. Det samme gjelder i prinsippet også indre halvdel av brygge 1. Men, i første omgang ville det bare være aktuelt med brygge F, ettersom denne bryggen er moret ekstra opp på basis av krav fra bryggeleverandøren i Det anses imidlertid ikke aktuelt å skulle bytte utriggere for dette formål. Derimot - ved vesentlige defekter på 6-8 meters utriggere, kan det fremstå som en mulighet å bytte til 10 meters utrigger. Oppsummering: Ut i fra ovennevnte vil det altså la seg gjøre - rent teknisk - å ha noen båter opp til 48 fot i havnen. (iv) Styret vil innledningsvis presisere at det for tiden ikke er noen ledige bryggeplasser egnet til dette formål. Spørsmålet er om det ved ledighet bør tilrettelegges for båter over 40 fot. Utgangspunktet er at foreningen drives på ideell basis. Det utføres mange hundre gratistimer av medlemmer i løpet av et driftsår. Havnen er kommunal og det betales leie til Oslo kommune. Kontingentene som medlemmene betaler er lave sammenlignet med dem som driver kommersielt. (Bør man for eksempel ha egne kontingentsatser for båter over 40 fot?) Foreningen mottar momskompensasjon - via KNBF - pga sin idelle karakter. Videre har foreningen muligheter til å søke lån via Småbåtutvalget. Det er begrenset hvor mange plasser som kan benyttes til 5 meters/48- fot plasser uten at det går på bekostning av antall båtplasser- (nå totalt 420 stk.) Generelt sett bør man være meget varsom med å redusere antall båtplasser. Når foreningen har utvidet havnen de senere år med nye båtplasser, har det vært for å kunne tilby flere personer en bryggeplass. Foreningen har en form for sosial profil og medlemmene bør tenke seg nøye om før den endres. Styret har etter dette behov for å se nærmere på konsekvensene av ovennevnte art hvis det skulle bli aktuelt å heve maksimumsgrenen som foreslått. (v) Styrets tilrådning: Forslaget fra Martin Røstvold Thorsen om endring av Reglementets pkt. 3 tas ikke til følge ettersom konsekvensene bør utredes ytterligere. 6

7 Pkt. 6 B). Forslag om en tilføyelse til vedtektenes 14 pkt. 2 nytt 3. punktum (i) Bakgrunnen for forslaget er KNBFs e- mail av 23. januar 2014 om vilkår for å nyte godt av merverdiavgiftskompensasjon for 2014, vedlagt et skriv datert 22. januar til KNBFs medlemsbedrifter der det bl.a. er anbefalinger om tilpasning av vedtekter for å kunne søke om slik kompensasjon for 2014: KNBF forvalter momskompensasjonsordningen for våre medlemsforeninger. Kulturdepartementet har gitt Lotteri- og Stiftelsestilsynet (LOTTSTIFT) ansvar for å administrere ordningen, som er blitt svært viktig for frivilligheten i Norge. KNBF anfører bl.a. at foreningene bør endre oppløsningsbestemmelsen i sine vedtekter slik: Det må stå at ved oppløsning skal resterende midler, etter at alle innskudd er innløst og alle kreditorer har fått sitt, gå til et allmennyttig formål eller til annen liknende frivillig virksomhet. Det må ikke stå at årsmøtet som besluttet oppløsningen skal bestemme hvordan overskytende skal benyttes, slik at det åpner for deling blant medlemmene. (ii) På Lotteri- og stiftelsestilsynets hjemmeside er en henvisning til: "Forskrift om merverdiavgiftskompensasjon for frivillige organisasjoner - fastsatt av Kulturdepartementet i medhold av Stortingets budsjettvedtak." (Oppdatert 29.september d.å.) Forskriftens 7 angir generelle vilkår for å få utbetalt kompensasjon for kostnader til merverdiavgift - se 7 sjette ledd annet punktum om oppløsning av en forening med mer: Eventuelt årlig økonomisk overskudd eller eventuelt likvidasjonsoverskudd ved oppløsning hos søker, underledd og aksjeselskap skal anvendes til formål som tilfredsstiller kravene i denne forskriften. (iii) I SBFs vedtekter 14 fremgår: Oppløsning av S.B.F. kan kun skje ved vedtak på ordinær generalforsamling etter at saken har vært utsendt til medlemmene sammen med innkallingen Vedtak om oppløsning må ha 4/5 av de fremmøtte stemmer. Vedtak angående foreningens eiendeler og midler fattes ved simpelt flertall etter innstilling fra styret. Styret sendte den 17. mars 2014 en e- post til Lotteri- og stiftelsestilsynet med spørsmål om det var et vilkår - for å oppfylle kravene i forskriften om merverdiavgiftskompensasjon - at SBFs vedtekter reflekterte siterte 7 sjette ledd. Styret har ikke mottatt noe svar. For 2013 har foreningen oppfylt alle vilkår. (iv) For å sikre at foreningen anses som kvalifisert til å motta denne type økonomisk kompensasjon, når vilkårene ellers er oppfylt, tilrås følgene tilføyelse til 14, pkt nytt 3 punktum: Etter at alle innskudd er innløst og alle kreditorer har fått sitt, skal resterende midler gå til et allmennyttig formål eller til annen liknende ideell /frivillig virksomhet. 7

8 Ad. pkt. 7 Valg Valgkomiteens forslag av 24. november 2014 til nytt styre er som følger: Formann : Signe B. Moe (gjenvalg, velges for 1 år) Viseformann : Stein Roger Borge (gjenvalg, velges for 2 år) Sekretær : Lars Nummedal (ny velges for 2 år) Havnesjef : Tore Kløvstad (ikke på valg ) Styremedlem : Bjørn- Tore Lorentzen (gjenvalg, velges for 2 år) Varamedlem : Jarl E. Grønsveen (gjenvalg - velges for 1 år) Varamedlem : Odrun G. Sarong (gjenvalg velges for 1 år) Revisor : Per Arnt Nilssen (gjenvalg, velges for 2 år) Hakon Blandehoel (ikke på valg ) Vararevisor : Erik Larsen Kvakkestad (gjenvalg, velges for 1 år) Valgkomiteen har bestått av Hans- Olaf Mathisen, Kjetil Stien og Arne Nord. Ny valgkommité velges på generalforsamlingen. Oslo, 21. desember

9 ÅRSRAPPORT SKARPSNO BAATFORENING Konto Navn Note Budsjett 2015 Kapital 1100 Klubbhus Bryggeanlegg Fordring Opptjente ikke mottatte renter Bank Fokus Bank SEB arb kto Annen egenkapital Bryggeinnskudd Leverandørgjeld Påløpt regnskap Påløpt kostand renovasjon Jubileumsfest Depositum bryggenøkler Mellomværende Karenslyst Driftsinntekter Budsjett Årskontingent Havnekontingent Midlertidig bryggeplass Jolleplasskontingent Vinterhavnkontingent Vaktkontingent Ekstragebyr Strøm vinterhavn Salg klubbeffekter Bombrikke Issalg Innmeldingskontingent Gjestehavnekontingent Kontantsalg nøkler Kontantsalg midlertidig plass Kontantsalg klubbeffeker andre innt./mva refusjon KNBF Sum driftsinntekter Varekostnad Innkjøp for salg Sum varekostnad Annen driftskostnad 6000 Avskrivning på brygge Avskrivning klubbhus Jubiluemsfest Vannavgift Renovasjon Strøm Bryggemeteravgift Opplag styrebåter Byggemelding Vedlikehold havn Nøkkelsystem Vedlikehold boblehavn Vedlikehold klubbhus Arkitekt utvidelse av Brygge Arktitekt klubbhus Byggesøknad Drift klubbhus Drift Oustøya Admin/vedlikehold Redningsselskapet Medlemssystem Regnskap Kontorrekvista/porto Møter/tilstelninger Gave Telefon/pc/internett Kontingent KNBF KNBF Båtting Gjensidige forsikring Gebyrer Sum annen driftskostnad Finansinntekt-/kostnad 8050 Andre renteinntekter Renter Andre finanskostnader Sum finansinntekt-/kostnad Årsresultat (- overskudd/ + underskudd)

10 NOTE 1 - REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapsloven og god regnskapsskikk for små foretak. Inntektsføring / Kostnadsføring Opptjeningstidspunktet, vanligvis tidspunktet for varelevering, er lagt til grunn ved inntektsføring. Utgifter resultatføres i samme periode som tilhørende inntekter. Hovedregel for vurdering og klassifisering av eiendeler og gjeld Eiendeler bestemt til varig eie eller bruk er klassifisert som anleggsmiddel. Andre eiendeler er omløpsmidler. For gjeld er analoge kriterier lagt til grunn. Omløpsmidler vurderes til laveste av anskaffelseskost og virkelig verdi. Kortsiktig gjeld vurderes analogt. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi når verdifallet forventes ikke å være forbigående. Anleggsmidler med begrenset økonomisk levetid avskrives planmessig. Langsiktig gjeld er vurdert til pålydende verdi. Varige driftsmidler Varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over forventet økonomisk levetid dersom levetid er over tre år og kostpris overstiger kr Varer Varelageret er vurdert til kostpris hensyntatt ukurans Fordringer Fordringen er oppført til pålydene. Det er ikke foretatt avsetning til tap NOTE 2 - ANLEGGSMIDLER Anslag Klubbhus Bokført verdi 01/ Årets avskrivning Utbedring /tilgang Bokført verdi 31/ Bryggeanlegg Bokført verdi 01/ Årets avskrivning Utbedring /tilgang Bokført verdi 31/ NOTE 3 - BANKINNSKUDD År , arb konto Fokus Bank SEB Bank Sum bank NOTE 4 - EGENKAPITAL År Egenkapital 01/ Ek korreksjon Årets resultat Egenkapital 31/ NOTE 5 - BRYGGEINNSKUDD Det er 471 medlemmer. Totalt er det innbetalt kr i bryggeinnskudd NOTE 6 - ÅRSKONTINGENT Det er budsjettert med en økning på kr 50 pr andel ca andeler, kr NOTE 7 - JUBILEUMSFEST Totalt avsatt ,- ( i 2013 og i 2014)