KRISTIANSAND KOMMUNE KONKURRANSEGRUNNLAG FOR KJØP AV EKSTERNE AVLASTNINGSTJENESTER TIL FUNKSJONHEMMEDE

Transkript

1 Kristiansand kommune 1 KRISTIANSAND KOMMUNE KONKURRANSEGRUNNLAG FOR KJØP AV EKSTERNE AVLASTNINGSTJENESTER TIL FUNKSJONHEMMEDE Oktober 2012 Saksnr

2 Kristiansand kommune 2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INFORMASJON OM KONKURRANSEN Oppdragsgiver Kontaktperson Konkurransen gjelder Omfang og eventuell deling av kontrakten Avtalens varighet Anskaffelsesprosedyre Avtaletype Kunngjøring Innlevering av tilbud Tilbudsfrist Krav til tilbudets utforming Informasjon om tilbyder Spørsmål og svar knyttet til konkurransen Saksbehandling og innsynsrett Saksbehandling Offentlig innsyn i konkurransedokumenter Tilbudsåpning Avvisning Vedståelsesfrist Avvik fra konkurransegrunnlaget Presentasjon / demonstrasjon Avlysning/forkastelse Kvalifikasjonskrav Kriterier for valg av tilbud (tildelingskriterier) NÆRMERE OM TJENESTEN Beskrivelse av behovet Minstekrav Utdyping av tildelingskriteriene Priser Referanse erfaring fra tilsvarende oppdrag Gjennomføringsevne og oppfølging inkl. kapasitet/tidsplan SJEKKLISTE OVERSIKT OVER VEDLEGG... 12

3 Kristiansand kommune 3 1. INFORMASJON OM KONKURRANSEN 1.1.Oppdragsgiver Oppdragsgiver for konkurransen er Kristiansand kommune, Helse- og sosialsektoren ved Enhet for Bolig og Tjenestetildeling (EBT), heretter kalt oppdragsgiver. 1.2.Kontaktperson All korrespondanse og spørsmål i konkurransen, skal rettes til denne kontaktpersonen. Navn: Ida Hodnemyr Telefon: e- Post : Ida.hodnemyr@kristiansand.kommune.no 1.3.Konkurransen gjelder Oppdragsgiver ber om tilbud på levering av aktivitetsweekender/turer for barn, unge og yngre voksne personer med ulike funksjonshemminger som psykisk utviklingshemming, ADHD problematikk eller fysisk funksjonshemming. Oppdragsgiver har behov for tre ulike type turer: 1. Turer for anslagsvis 20 til 25 personer med lettere hjelpe-/tilsynsbehov som eksempelvis ikke har behov for praktisk oppfølging når det gjelder hygiene. 2. Turer for anslagsvis 6-10 personer, de fleste med psykisk utviklingshemming, som har noe mer hjelpebehov enn de under pkt. 1. som blant annet har behov for hjelp til personlig hygiene 3. Turer for anslagsvis ca. 5 personer med fysisk funksjonshemming. Personene kan være avhengig av rullestol og eventuelt andre tekniske hjelpemidler som eksempelvis personløfter. Se nærmere beskrivelse av tjenesten i del 2. Se del 2 for nærmere informasjon om tjenesten. Avtalen tenkes å starte opp etter nærmere avtale med valgt tilbyder. 1.4.Omfang og eventuell deling av kontrakten Antatt verdi er årlig ca.kr. 1,2 mill. Ovennevnte beløp medfører ingen forpliktelser for oppdragsgiver eller rettigheter for leverandøren. Leverandør må legge til grunn at ovennevnte beløp for årlig avrop er beheftet med betydelig usikkerhet. De er ment som en indikasjon på avtalens størrelse og omfang. Bruk av underleverandører er akseptert, men dersom dette benyttes er det leverandøren selv som står ansvarlig, og skal være avtalepart overfor oppdragsgiver.

4 Kristiansand kommune Avtalens varighet Avtalen skal gjelde i to år fra kontraktsinngåelse, med opsjon på år. Oppdragsgiver står fritt til å velge om opsjonen skal utløses. Dersom oppdragsgiver ønsker å utløse opsjonen, gis det beskjed 3 måneder før opsjonen skal tre i kraft. 1.6.Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen omfatter en uprioritert tjeneste, og gjennomføres som en konkurranse med forhandling, etter forskriftens del I og II iht. Regelverket for offentlige anskaffelser. For å kunne delta i konkurransen må leverandørene oppfylle de krav som er satt i konkurransegrunnlagets punkt 1.18 Kvalifikasjonskrav. Etter tilbudene er mottatt, vil de tilbyderne som blir kvalifisert, få vurdert sine tilbud etter tildelingskriteriene. Ved eventuelle forhandlinger vil oppdragsgiver benytte følgende retningslinjer: Det er adgang til å forhandle om alle sider ved tilbudet, for eksempel endringer og suppleringer som: forretningsmessige vilkår pris og tekniske spesifikasjoner/løsninger. Forhandlingsmøter ledes av en representant fra oppdragsgiver. De som møter fra leverandøren skal ha de nødvendige fullmakter, eller disse må kunne skaffes på kort varsel. Det vil bli gjennomført tilstrekkelig antall forhandlingsmøter etter oppdragsgivers behov. Tilbyderne tillates bare å fremsette revidert tilbud på oppdragsgivers oppfordring. Oppdragsgiver utarbeider referat/forhandlingsprotokoll fra hvert forhandlingsmøte. Oppdragsgiver skal sørge for at hver tilbyder er sikret konfidensialitet og likebehandling. I forhandlingsperioden kan tilbyderne kun kontakte Kristiansand kommune v/oppgitt kontaktperson. For øvrig skal forhandlingene gjennomføres i samsvar med Forskrift om offentlige anskaffelser og god forretningsskikk. Oppdragsgiveren vil kun føre forhandlinger med leverandører som etter vår vurdering, har reell mulighet til å få tildelt kontrakt. 1.7.Avtaletype Obligatorisk rammeavtale. 1.8.Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN - database for offentlige anskaffelser, Fædrelandsvennen og Agderposten.

5 Kristiansand kommune Innlevering av tilbud Tilbudet skal utarbeides og sendes/leveres i 1original og 3 komplette kopier i lukket forsendelse merket: Tilbud avlastning funksjonshemmede til følgende adresse: Kristiansand kommune, Helse- og sosialsektoren, EBT v/ Ida Hodnemyr Kirkegaten 11B, 4611 Kristiansand Postadresse: Postboks 417 Lund, 4604 Kristiansand Tilbudsfrist Frist for innlevering av tilbud er satt til fredag , kl Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på oppgitt leveringsadresse, før utløpet av fristen. Tilbudet kan sendes i posten, men tilbyder er ansvarlig for å sende det tidsnok og at det rekker frem. Tilbud levert på e-post aksepteres ikke. For sent innkomne tilbud vil bli avvist, jf. Prinsippet om likebehandling. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma etc.) Krav til tilbudets utforming Tilbudet skal inneholde et signert tilbudsbrev undertegnet av person med fullmakt til å binde tilbyder. Tilbudet skal være utformet etter samme mal som konkurransegrunnlaget er bygget på. Tilbyder skal henvise til disse punktene i sin besvarelse. Det er viktig at alle vedlegg, tegninger osv. merkes tydelig. Tilbudet skal foreligge på papir i 1 original og 3 kopier. I tillegg skal tilbudet foreligge som 1 kopi i e-format, CD / minnepenn. Hoveddokumenter skal lagres i PDF-format, prismatrise skal lagres i excel-format, brosjyrer/kataloger skal lagres som bilder i PDF. Hvert vedlegg skal navngis med unike og logiske navn. CD/minnepenn skal merkes med tilbyders navn, for CD både på CD og cover. Papirformatet bes levert i ringperm, eller innbundet. Dersom det er misforhold mellom versjonene, så er det papirversjonen som gjelder. Tilbudet skal leveres på norsk. Tilbud utformet på andre språk vil bli forkastet. All korrespondanse vedrørende tilbudet skal være på norsk. Alle kostnader forbundet med anskaffelsesprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere Informasjon om tilbyder Følgende informasjon skal følge tilbudet:

6 Kristiansand kommune 6 Tilbyderens navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, telefaks, kontaktperson, e-postadresse og eventuell Internett-adresse. Vedlagte skjema, vedlegg 2 Tilbyderopplysningsskjema, for opplysninger om tilbyder skal leveres i utfylt stand sammen med tilbudet Spørsmål og svar knyttet til konkurransen Alle henvendelser i forbindelse med konkurransegrunnlaget skal fremsettes skriftlig til kontaktperson, punkt 1.2. Vesentlige spørsmål vil bli anonymisert, og svar vil bli meddelt samtlige som har bedt om konkurransegrunnlaget. Eventuelle tilleggsopplysninger etter forespørsel, sendes ut senest 5 virkedager før tilbudsfristen. Spørsmål som kommer senere enn dette vil ikke bli besvart Saksbehandling og innsynsrett Saksbehandling Det er kun beslutningstakere i anskaffelsesprosessen som i utgangspunktet vil få tilgang til mottatte tilbud. Informasjon om priser og øvrige konkurranseelementer vil ikke bli distribuert utover det som er nødvendig for evalueringen i anskaffelsesprosessen Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til ny offentlighetslov som gjelder fra vil anskaffelsesprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlige innsyn frem til avtaleleverandør er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak for offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt Tilbudsåpning Det vil ikke bli avholdt offentlig åpning av de innkomne tilbud Avvisning Tilbud som mottas etter tilbudsfristen vil bli avvist. For øvrig gjelder reglene om avvisning i Forskrift om offentlige anskaffelser Vedståelsesfrist Tilbudet må vedståes i 3 måneder fra tilbudsfristen Avvik fra konkurransegrunnlaget. Tilbyderen skal i eget vedlegg liste (vedlegg 3) alle eventuelle avvik fra konkurransegrunnlaget. Avvik som ikke er listet under dette vedlegget vil ikke bli akseptert. Tilbyderen skal henvise til de eventuelle punkter i tilbudet som det enkelte avvik refererer seg til, og skal for hvert avvik oppgi priskonsekvens dersom disse ikke tas til følge. Beskrivelsene skal være presise og entydige, og skal være slik at det er mulig å vurdere avvikene uten å kontakte tilbyder. Generelle kommentarer vil ikke bli akseptert. Det kan ikke tas vesentlige forbehold mot de generelle avtalevilkårene for kjøp av tjenester, viser til vedlegg 1.

7 Kristiansand kommune Presentasjon / demonstrasjon Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å kalle inn leverandører til presentasjon, demonstrasjon og eventuelle avklaringer i forbindelse med konkurransen. Oppdragsgiveren har ingen plikt til å gjennomføre slike møter Avlysning/forkastelse Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen på et hvilket som helst tidspunkt i anskaffelsesprosessen, og helt eller delvis forkaste tilbudene, dersom det foreligger saklig grunn for dette Kvalifikasjonskrav Tilbyder må tilfredsstille kvalifikasjonskravene opplistet nedenfor, for å få sitt tilbud vurdert. For å kunne vurdere om tilbyder tilfredsstiller kvalifikasjonskravene skal tilbyder fremskaffe de etterspurte dokumentene og levere disse til oppdragsgiver sammen med tilbudet, ref. kunngjøring i DOFFIN: Obligatoriske og ufravikelige kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kreves: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Tilbyder og eventuelle underleverandører skal ikke ha restanser på skatter og avgifter som tilbyder ikke har fått fastsatt en nedbetalingsavtale for med skatte- og avgiftsmyndighetene Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Krav til å fremlegge skatteattest for merverdiavgift (Mva-attest). (Skatteattest for merverdiavgift skrives ut av Skatteetaten i den region der leverandøren har sitt hovedkontor) Krav til å fremlegge skatteattest for skatt (Skatteattest). (Skatteattest skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor) Tilbyder og eventuelle underleverandører skal ha et system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet i henhold til internkontrollforskriften Felles for begge attester: Attester, ikke eldre enn 6 måneder. Krav til å fremlegge egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller vil oppfylle ved eventuell tildeling av kontrakt, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS), viser til vedlegg 4 HMS - egenerklæring

8 Kristiansand kommune 8 Dokumentasjonskrav og dokumentasjon knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Det kreves at tilbyder har god soliditet Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Fremleggelse av foretakets årsregnskap eller utdrag fra dette Eventuelt stiftelsesdokument med åpningsbalanse for nystartet selskap Kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kreves knyttet til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Det kreves at tilbyder har god gjennomføringsevne/eller og kapasitet Det kreves at tilbyder har tilstrekkelig kompetanse Det kreves plettfri vandel Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Oversikt over foretakets totale bemanning Bemanning for dette oppdraget (organisasjonsplan) med navn og CV for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget Politiattest Øvrige kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kreves: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Det kreves at tilbyder etterlever kravet om lønns- og arbeidsvilkår som er fastsatt i forskrift om lønnsog arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Gjelder også underleverandører Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Dokumentasjon som bekrefter at arbeidstakere er sikret lovpålagte lønns- og arbeidsvilkår, se eget dokument, viser til vedlegg x 1.19.Kriterier for valg av tilbud (tildelingskriterier) Kriterier for tildeling av kontrakt vil være det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på følgende kriterier i ikke prioritert rekkefølge: Pris Referanser - Erfaring fra tilsvarende oppdrag Gjennomføringsevne og oppfølging inkl. kapasitet/tidsplan Nærmere opplysninger om hva oppdragsgiveren legger til grunn i vurderingen av de ulike tildelingskriteriene fremgår av beskrivelse i del 2.

9 Kristiansand kommune 9 2. NÆRMERE OM TJENESTEN 2.1.Beskrivelse av behovet Oppdraget innebærer å levere aktivitetsweekender/turer til brukere som er barn, unge og yngre voksne personer med ulike typer funksjonshemminger som psykisk utviklingshemming, ADHD problematikk eller fysisk funksjonshemming. Oppdragsgiver har behov for tre ulike type turer: 1. Turer for anslagsvis 20 til 25 personer med lettere hjelpe-/tilsynsbehov, som eksempelvis ikke har behov for praktisk oppfølging når det gjelder hygiene. 2. Turer for anslagsvis 6-10 personer, de fleste med psykisk utviklingshemming, som har noe mer hjelpebehov enn de under pkt. 1. som blant annet har behov for hjelp til personlig hygiene. 3. Turer for anslagsvis ca. 5 personer med fysisk funksjonshemming. Personene kan være avhengig av rullestol og eventuelt andre tekniske hjelpemidler som eksempelvis personløfter. Turene skal avholdes en helg over en periode på 11 måneder pr. år fra fredag ca. kl til søndag ettermiddag ca. kl I tillegg skal det avholdes en ukestur/ 6 døgns tur i løpet av sommeren. Eksempler på turbeskrivelser vedlegges. Brukerne er bosatt i Kristiansand, og turene bør finne sted i Kristiansands nærhet. Turene skal ivareta både foreldrenes behov for avlastning samt brukernes behov for sosialt samvær og aktivitet. Deltakerne skal tilbys frokost, lunsj, middag og kveldsmat. I tillegg skal deltakerne gis nødvendig praktisk og personlige bistand Minstekrav Foretaket må ha forsikring mot skade som brukerne kan forårsake på andres eiendeler under turene. 2.2.Utdyping av tildelingskriteriene Priser De ulike kostnadselementene må spesifiseres pr. bruker pr. tur/ døgn i vedlagte prismatrise (vedlegg 6). Enhetsprisen skal inkludere hjemmebesøk, møter med kommunen 2 ganger årlig, møter om behov i forhold til brukerne i forkant av en tur, kontorhold samt forsikring. I prisen ligger også utgifter til transport, evt. leie av innkvarteringssted, lønn til ledsagere. Eventuelle egenandeler på aktiviteter må oppgis i prismatrise. Sett inn ekstralinjer i matrisen etter behov. Priser justeres årlig av oppdragsgiver iht. konsumprisindeks.

10 Kristiansand kommune Referanse erfaring fra tilsvarende oppdrag Beskriv tilsvarende oppdrag og oppgi verdi og varighet på oppdragene. Komplett kontaktinformasjon for innhenting av referanse fra brukerne må også vedlegges. Legg med skriftlig referanse fra oppdragsgivere Gjennomføringsevne og oppfølging inkl. kapasitet/tidsplan Lederne på turene bør ha pedagogisk eller helse- og sosialfaglig utdannelse samt kunne vise til erfaring i arbeid blant barn og unge. Det må være minst 2 ledere med på turene til brukere med lettere hjelpebehov (gruppe 1 og 2) og minst 3 ledere når det gjelder turer for brukere med fysisk funksjonshemming (gruppe 3), jfr. pkt Oppdragsgiver skal innen desember og juni ha halvårlig oversikt over hvilke turer som er planlagt for de neste 6 månedene. Det skal leveres inn oversikt etter hver tur på hvem som deltar, og begrunnelse på dem som eventuelt ikke deltar. Spesielle hendelser/ observasjoner knyttet til enkeltbrukere skal også rapporteres til oppdragsgiver. Rapportene skal leveres inn etter hver tur og senest ved månedens slutt. Rapporten danner grunnlag for utbetaling fra oppdragsgiver. Ledige plasser meldes umiddelbart til oppdragsgiver. Når oppdragsgiver melder inn ny bruker, skal leverandøren i løpet av 6 uker gi beskjed tilbake til oppdragsgiver om hvilken gruppe brukeren plasseres i. Videre skal det leveres årlige evalueringsrapport på hver enkelt deltaker. Dersom spesielle hendelser tilsier at tilbudet bør endres, skal dette rapporteres til oppdragsgiver. Det kreves at tilbyder deltar på samarbeidsmøte 2 ganger årlig med oppdragsgiver. Dersom oppdragsgiver sier opp en plass, betaler oppdragsgiver for plassen oppsigelsesmåneden + neste måned. Dersom det er ledig plass forfall/oppsigelse samtidig med at en ny bruker har «prøvetur» skal ikke utgifter til prøveturen faktureres oppdragsgiver, men dekkes av betalingen for den ubrukte plassen. Leverandøren må spesifisere eventuell bruk av underleverandør. Det stilles samme krav til underleverandør som til hovedleverandør, jfr. pkt og pkt. 3 i konkurransegrunnlaget. Ved valg av leverandør forutsettes det at leverandøren har kapasitet til å dekke oppdragsgivers behov på en tilfredsstillende måte, og at oppdragsgiver blir en prioritert kunde for leverandøren.

11 Kristiansand kommune 11 SJEKKLISTE Skjemaet nedenfor er ment som en sjekkliste for leverandør, og for å gjøre tilbudet mer oversiktlig både for leverandør og oppdragsgiver. Skjemaet nedenfor skal følge tilbudet ferdig utfylt. Dokumentasjon Vedlagt: ja/nei? Vedlegg nr. 4 eksemplarer av tilbudet (1 original og 3 kopier) Skjema for opplysninger om tilbyder Avviksskjema Kvalifikasjonskrav jfr Skatteattest MVA-attest Årsregnskap Oversikt bemanning Bemanning oppdrag med CV Politiattest Lønns- og arbeidsvilkår Tildelingskriterier jfr Pris Referanser erfaring fra tilsvarende oppdrag Gjennomføringsevne og oppfølging inkl. kapasitet/tidsplan Det er svært viktig at tilbyder leverer den etterspurte dokumentasjonen og svarer på alle forhold som er bedt om i konkurransegrunnlaget slik at vi kan vurdere tilbudene på en best mulig måte. Dersom obligatorisk eller annen vesentlig informasjon mangler, kan tilbudene blir avvist.

12 Kristiansand kommune OVERSIKT OVER VEDLEGG Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Vedlegg 5 Vedlegg 6 Generelle avtalevilkår for kjøp av tjenester Tilbyderopplysningsskjema Avviksskjema Egenerklæring for helse, miljø og sikkerhet Egenerklæring vedrørende sosial dumping Prismatrise