Konkurranse med forhandlinger etter forskriftens del I.

Transkript

1 Konkurranse med forhandlinger etter forskriftens del I. 1. Oppdraget 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Bergen kommune (BK), Byrådsavdeling for finans, konkurranse og omstilling. 1.2 Anskaffelsen gjelder Evalueringsrapport vedr. 6 timers arbeidsdag i Bergen Hjemmetjenester KF 2-årig forsøk. Utfyllende beskrivelse av anskaffelsen fremgår av pkt Avtalens varighet Avtalen skal gjelde fra kontraktsinngåelse og frem til avtalt leveringstid for rapporten. 1.4 Konkurransegrunnlagets innhold Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet og følgende vedlegg: Vedlegg 1: Bergen kommunes alminnelige kontraktsvilkår Vedlegg 2: HMS-erklæring Vedlegg 3: Tilbudsforside 1.5 Kunngjøring/annonsering Konkurransen er utlyst i DOFFIN den Anskaffelsesprosedyre og regler for konkurransen Regelverk Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr.69 (loa) og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (foa), alminnelige bestemmelser del I. Lov og forskrift er tilgjengelig under lenken regelverk på internettadressen: For anskaffelser til BK gjelder Bergen kommunes alminnelige kontraktsvilkår, se vedlegg 1. Konkurranseform Konkurranse med forhandlinger etter forskriftens del I. 1.7 Spesielle vilkår Opphavs- og eiendomsrett Offentliggjøring av resultatene skjer i samråd med oppdragsgiver etter at oppdragsgiver har godkjent rapporten. Oppdragsgiver står fritt til å bruke opplysningene fra prosjektet i sitt arbeid, herunder også utadrettet informasjonsarbeid. Oppdragsgiver skal også selv kunne mangfoldiggjøre rapporten til eget bruk. Side 1 av 6

2 Leverandør har opphavsrett til rapporten og kan utgi denne. Etter gjennomført prosjekt kan leverandør kan bruke underlagsmateriell og resultater fra prosjektet i annet forsknings- eller utredningsarbeid. Oppdragsgiver har rett til det samme. Taushetsplikt Forvaltningslovens taushetspliktsbestemmelser kommer til anvendelse for leverandørens personale. Leverandøren skal følge de samme regler som gjelder for oppdragsgivers personale i forbindelse med sikring av konfidensiell informasjon. 2. Krav til leverandørenes kvalifikasjoner 2.1 Generelt om kravene Noen av kravene (skatteattest og HMS erklæring) er lovpålagte gjennom forskrift om offentlige anskaffelser, andre krav er fastsatt etter oppdragsgivers eget ønske for å sikre at kontrakten kan gjennomføres. Alle krav må oppfylles for at en leverandør skal bli kvalifisert. 2.2 Lovpålagte krav Krav til skatteattest for skatt og mva. Dokumentasjon: Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for skatt og mva, utstedt av henholdsvis kemner/kommunekasserer og skattefogden der leverandøren har sitt hovedkontor. Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Krav til oppfyllelse av HMS Dokumentasjon: Leverandører som skal utføre arbeid i Norge må oppfylle de krav til helse, miljø og sikkerhet som norske myndigheter fastsetter til enhver tid. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. HMS erklæring, se vedlegg Krav fastsatt av oppdragsgiver Det kreves at leverandøren har erfaring fra lignende oppdrag. Dokumentasjon Liste over de viktigste leveranser de siste 3 år, inkludert deres kontraktsverdi, tidspunkt og mottaker. Det bes også opplyst om referanser som kan kontaktes når det gjelder utførte arbeider. Tilbudet skal inneholde en beskrivelse av hvilken erfaring tilbyder har med denne type konsulentoppdrag, samt bransjekunnskap for øvrig. Det skal også beskrives hvilken kompetanse og referanser de personer som skal håndtere oppdraget har. I tilbudet skal det beskrives hvordan man vil bli betjent som kunde. Det skal også beskrives hvilke aktiviteter det vil være aktuelt å ha i forbindelse med oppfølging av oppdraget. 3 Leveransebeskrivelse Til toppen 3.1 Krav til tjenesten Bergen bystyre fattet i møte , sak 94-07, bl.a. følgende vedtak: Side 2 av 6

3 1. Bystyret slutter seg til at det fra igangsettes et 2-årig forsøksprosjekt med sekstimers arbeidsdag for hjemmehjelperne i Bergen Hjemmetjenester KF. 3. Bystyret slutter seg til at det engasjeres et eksternt forskermiljø til å evaluere forsøket. Endelig evalueringsrapport vil foreligge innen Bergen bystyre satte for øvrig opp følgende fire mål i forbindelse med forsøksordningen: En reduksjon i sykefraværet generelt. Selv om en del forsøk med kortere arbeidstid ikke gir signifikante data på lavere sykefravær, er det grunn til å anta at en betydelig lette i arbeidsbyrden i fysisk anstrengende jobber, må virke inn på sykefraværet til hjemmehjelpere som i stor grad er plaget av slitasjeskader i armer og rygg. 6-timersdagen bør være et godt virkemiddel både som seniortiltak og i et likestillingsperspektiv. KFet er i all hovedsak en kvinnearbeidsplass. Arbeidet er fysisk slitsomt og gjør det vanskelig for kvinner generelt å være i full stilling og spesielt ser vi at eldre kvinner har et skremmende høyt sykefravær. Arbeidsmiljøundersøkelser i KFet viser at arbeidsbelastningen virker negativt inn på arbeidsmiljøet. 6-timersdagen bør derfor bli et positivt miljøtiltak. 6-timersdagen bør styrke tjenestetilbudet til brukerne. Lavere sykefravær og et forbedret arbeidsmiljø må kunne gi bedre tjenester som resultat. Selv om brukerundersøkelser i all hovedsak viser positive resultater, kan produktet forbedres, jf. Agendaevalueringen av fritt brukervalg. En evaluering av 6-timers dagen må prøve å måle effekter på alle disse fire områdene. Særlig er det viktig å styrke innsikten i sykefraværsproblematikken generelt, og kanskje spesielt i forhold til hvordan kortere arbeidstid vil spille inn. Evalueringen må så langt det er mulig gi svar på om bystyrets målsetninger er innfridd. I forbindelse med undersøkelsen skal også følgende underpunkter hensyntas: Vurdere hvordan 6-timersdagen har påvirket produktiviteten i virksomheten. Vurdere hvordan 6-timersdagen har påvirket flyten i arbeidsprosessene og fleksibiliteten ut mot brukerne. Sykefraværet må aldersdifferensieres, og fravær fra måned til måned må komme frem for å få frem svingninger/tendenser i forsøksperioden. Turnover må måles. Det bør undersøkes om personer har tilleggsjobb utenom 6 timers-dagen. Når det gjelder arbeidsmiljøet bør dette måles kvalitativt, helst i samtaleform for å få frem subjektive følelser rundt både arbeidssituasjon og solidaritet til hverandre og systemet i forhold til holdning til eget og andre sitt sykefravær. Vurdere alternative målinger til KS når det gjelder brukerundersøking i forhold til bruker/pårørende. Side 3 av 6

4 Vurdere kostnad vs. lønnsomhet ved en evt. fortsettelse med 6 timers arbeidsdag. Administrasjon og arbeidsledere må få uttale seg i forhold til sin arbeidssituasjon rundt oppstart og gjennomføring av 6 timers arbeidsdag. Det bør undersøkes hvordan 6 timers-dagen har påvirket rekruttering, de ansattes arbeidslyst og lojalitet til arbeidsplassen m.m. Ved eventuelt bruk av spørreskjema i evalueringsarbeidet bør det avsettes noen åpne kategorier slik at de ansatte kan komme med innspill som evaluator ikke har kommet på å spørre om. Selve forsøksprosjektet skal være avsluttet innen 30. april Leverandørens frist for levering av endelig evalueringsrapport settes til 15. mars Rapport Leverandørens arbeid skal dokumenteres i en rapport som leveres oppdragsgiver ved avslutning av oppdraget. Rapporten skal leveres i original papirversjon, samt i elektronisk format. I tillegg skal følgende leveres elektronisk og i papirversjon: Sammendrag av rapporten der det informeres om de viktigste resultatene. 4-6 foiler/lysark i A4-format som på en oversiktlig måte viser de viktigste resultatene fra prosjektet. Oppdragsgiver skal kostnadsfritt ha tilsendt minimum 15 eksemplarer av rapporten når den foreligger. 3.3 Betalingsbetingelser Se Bergen kommunes alminnelige kontraktsvilkår pkt. 5, vedlegg Fakturering Faktura til Bergen kommune: Fakturaer sendes på papir, merket med ressursnummer til felles fakturaadresse: Bergen kommune, LRS Serviceboks Bergen Krav som må oppfylles ved utstedelse av papirfaktura: Sort skrift på hvit bakgrunn Fast oppsett på fakturaen Faktura skal merkes med bestillers navn og ressursnr. (5 siffre). Det vises for øvrig til kommunens alminnelige kontraktsvilkår pkt. 3, se vedlegg 1. Side 4 av 6

5 4 Tildeling av kontrakt Til toppen 4.1 Oppdragsgiver vil legge vekt på følgende forhold ved tildeling av kontrakt. I denne konkurransen vil det økonomisk mest fordelaktige tilbudet for oppdragsgiver være hovedkriterium for valg av leverandør: I tillegg til pris vil Bergen kommune legge vekt på andre forhold som kvalitet, oppgaveforståelse, erfaring, bransjekunnskap, ansattes kompetanse, oppfølging, leveringssikkerhet og fleksibilitet. Pris En ønsker et pristilbud i henhold til leveransebeskrivelse i pkt. 3. Økonomiske betingelser skal være faste og gjelde i hele avtaleperioden. Prisen skal oppgis ekskl. mva. og være inklusive alle relevante kostnader, som leverandørens reisekostnader, arbeidskostnader, etc. Tilbudet skal synliggjøre timepris, tidsforbruk og evt. andre kostnader. Tilbyder må selv bære alle kostnader i forbindelse med utarbeiding av tilbudet. Det må fremgå hvordan betaling skal finne sted. Kvalitet Det forutsettes at de personer som skal arbeide med oppdraget har relevant og egnet kompetanse, samt tilstrekkelig erfaring fra denne type oppdrag. Annet Dersom det foreligger saklig grunn til det, kan kommunen velge å ikke inngå avtale med noen av tilbyderne. 5 Innlevering av tilbud Til toppen 5.1 Tilbudets form Tilbudet kan leveres på følgende måter: Papirform. En elektronisk utgave i form av CD-rom eller lignende skal legges ved papirutgaven. Via eller lignende, forutsatt at tilbudet er låst med passord inntil tilbudsfristen. Passord må sendes umiddelbart etter tilbudsfristen. Tilbudet må være datert og undertegnet av person med fullmakt til å binde tilbyder. I tillegg må det framlegges dokumentasjon i henhold til kravene i pkt. 2. Eventuelle forbehold i forhold til konkurransegrunnlaget må beskrives i tilbudet. 5.2 Tilbudsfrist Frist for innlevering av tilbud er satt til , kl Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på oppgitt leveringsadresse, før utløpet av fristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist, jf. prinsippet om likebehandling. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma etc). 5.3 Innleveringssted for tilbud Tilbudet, inklusiv alle opplysninger og vedlegg bes sendt i lukket konvolutt, merket Konsulentbistand unntatt offentlighet (5 eksemplarer) til: Side 5 av 6

6 Bergen kommune, Byrådsavdeling for finans, konkurranse og omstilling, v/ingvild Kvilekval, Postboks 7700, 5020 Bergen. 5.4 Tilbudets vedståelse Tilbudet må være bindende for leverandør frem til og med (24:00). 5.5 Tidsplan for konkurransen Utlyst på DOFFIN: Tilbudsfrist: Forhandlinger: Forventes gjennomført i uke Kontaktperson vedrørende produktet/tjenesten Oppdragsgivers kontaktpersoner kan kontaktes for praktiske avklaringer vedr. konkurransegrunnlaget og innlevering av tilbud, samt dersom tilbyder mener at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning for innlevering av tilbud. Det anmodes om at henvendelsene fortrinnsvis sendes per e-post. Ved spørsmål av betydning for forståelsen av konkurransegrunnlaget, vil svar/avklaring bli kunngjort i DOFFIN. Kontaktpersoner: Ingvild Kvilekval E-postadresse: ingvild.kvilekval@bergen.kommune.no Telefon: Telefaks: Monica Dalland Holsen E-postadresse: monica.holsen@bergen.kommune.no Telefon: Telefaks: Vedlegg Vedlegg 1: Bergen kommunes alminnelige kontraktsvilkår Vedlegg 2: HMS-erklæring Vedlegg 3: Tilbudsforside Bergen, Eli Glambek HR-direktør Side 6 av 6