Protokoll fra styremøte i Nasjonal IKT HF

Transkript

1 Protokoll fra styremøte i Nasjonal IKT HF Tid: kl Møtested: Radisson Blu, Gardermoen Deltakere fra styret Herlof Nilssen Thomas Bagley Meetali Kakad Torbjørg Vanvik Jan Eirik Thoresen Bjørn Nilsen Lasse B. Sølvberg Styreleder Nestleder Forfall fra styret Erik M. Hansen, Helse Vest, Trine Magnus, Helse Nord, Lise K. Strømme, tillitsvalgtrepresentant, og Toril Østvold, tillitsvalgtrepresentant (varamedlem) hadde meldt forfall til møtet. Deltakere fra administrasjonen Gisle Fauskanger, adm. dir. Fredrik C. Birkenfeldt Observatører Christine Bergland, Helsedirektoratets observatør Håkon Grimstad, Norsk Helsenett SF sin observatør Øistein Winje, representant for brukerutvalgene 1

2 Sakliste ÅPNE SAKER 18/15 B Godkjenning av innkalling 19/15 B Godkjenning av protokoll fra styremøte 11. februar /15 O Orientering fra administrerende direktør 21/15 O Status portefølje for Nasjonal IKT HF 22/15 B Årsregnskap og årsberetning /15 O IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten 24/15 B Status H-resept 25/15 B Prognose /15 D Prinsipper for budsjett /15 O Status IKT-anskaffelse Helse Midt 28/15 O 29/15 O 30/15 O 31/15 B 32/15 B Juridisk vurdering av samordning av spesialisthelsetjenestens aktiviteter ovenfor DIPS Robust mobilt helsenett Automatisk tildeling av fødselsnummer Tiltaksmatrise oppdragsdokument Forprosjekt DIS - sluttrapport 33/15 B Etablering av permanent sekretariat knyttet til «NIKT Tiltak 37.1 Implementering av FDV-system for MTU og BHM» 34/14 B Tentativ agenda, Styremøte 17. juni 2015 Eventuelt 1. Felles satsning rundt kodeverk, terminologi og informasjonsstruktur 2

3 Sak 18/15 B Godkjenning av innkalling Det var meldt en sak til eventuelt: Felles satsing rundt kodeverk, terminologi og informasjonsstruktur 1. Det var ingen merknader til innkalling og dagsorden. Sak 19/15 B Godkjenning av protokoll fra styremøte 11. februar 2014 Oppsummering Styret ba om en presisering på sak 05/15 IKT- strategi for spesialisthelsetjenesten. På samme sak opplyste styreleder om at prosjektdirektivet er behandlet av RHF AD- møtet. Direktivet, med endringssporing, sendes til styret sammen med protokollutkastet for styremøtet. Styret anser med dette å ha godkjent prosjektdirektivet. 1. Styret tok sakene til orientering. Sak 20/15 O Orientering fra administrerende direktør Adm. dir. orienterte om følgende saker; (1) Status rekrutteringsprosess, (2) Deltakelse i styringsgrupper, (3) Status lokaler, (4) Utredning «IKT-drift i den medisinske nødmeldetjenesten». Styret ba adm. dir. informere foretakets ansatte om adgangen til ansatterepresentasjon i styret. 1. Styret tok sakene til orientering. Sak 21/15 O Status portefølje for Nasjonal IKT HF Fredrik C. Birkenfeldt, administrasjonen, orienterte. Styret hadde ikke kommentarer til porteføljestatusen. 1. Styret tok saken til orientering. 3

4 Sak 22/15 B Årsregnskap og årsberetning 2014 Revisor Tommy Lothe, EY, orienterte om revisjonen av Nasjonal IKT HF for Styret ga sine innspill til årsregnskap og årsberetning, og ba administrasjonen innarbeide disse. 1. Styret godkjenner årsberetning og årsregnskap med de innspillene som fremkom i møtet. Årets overskudd i Nasjonal IKT HF, ,31 kroner, blir ført mot annen egenkapital. 2. Styret innstiller for foretaksmøtet at det gis tilslutning til styrets retningslinjer for lederlønnsfastsettelse. 3. Styret legger vedlagte årsregnskap, med kontantstrømsanalyse og noter, frem for foretaksmøtet til godkjenning. Sak 23/15 O IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten Styret ba om det legges frem utfyllende notat for styret når prosjektarbeidet passerer viktige milepæler. 1. Styret i Nasjonal IKT HF tok gjennomgangen av status for prosjektet til orientering. Sak 24/15 B Status H-resept Prosjektleder Ole- Morten Holmøy, PwC, orienterte. Prosjektet har pågått over lang tid. En fremtidig ny elektronisk løsning vil bestå av to deler: forskriving og oppgjørsløsning. Den opprinnelige løsningen skulle i utgangspunktet bare håndtere oppgjørsløsningen. Prosjektet har hatt dialog med samtlige aktører. Det er mange aktører involvert, og det er en komplisert oppgave å få samkjørt aktivitetene. Samtlige aktører har gitt uttrykk for støtte til en helhetlig løsning. Det er imidlertid krevende å få samtlige aktører til å forplikte seg til å bidra med leveranser. Prosjektets vurdering er at den mest aktuelle tilnærmingen vil være å gjennomføre prosjektet i to trinn, og først prioritere å få på plass en oppgjørsordning. Dette er Apotekforeningen sterkt i mot, da de ønsker en totalleveranse, med en helhetlig løsning. Styret uttrykte at dette prosjektet illustrerer sektorens utfordringer, og hvor komplekst bildet er, med mange aktører. Det er behov for å få et mer samlet bilde av sakskomplekset før styret har godt nok grunnlag til å kunne gi sin tilslutning til hva som vil være riktig strategi. Prosjektet må i første omgang få samlet aktørene, og få dem til å forplikte seg på leveranser og finansiering. Ideelt sett ville et helhetlig prosjekt vært et betydelig løft, men en oppdeling bør vurderes for å sikre fremdrift i prosjektet. 1. Styret ber om at HOD blir orientert gjennom et brev med styresaken vedlagt. 2. Styret ber om at det blir forsøkt samlet alle aktører i et felles prosjekt, gjerne under styring av Nasjonal IKT. 3. Styret ber om at de involverte partene avklarer finansiering. 4. Styret ber om at prosjektet kommer tilbake med justert direktiv der risiko, fremdrift og finansiering er oppdatert. 4

5 Sak 25/15 O Prognose 2015 Styret vurderer det som positivt at prognose presenteres jevnlig for styret. 1. Styret tok saken til orientering. Sak 26/15 D Prinsipper for budsjett 2016 Styret uttrykte at saksfremlegget kunne feiltolkes vedrørende bemanning, og presiserte at det forventes at en økning i antallet ansatte ikke reduserer prosjektaktiviteten. Styret var av den oppfatning at det vil være krevende å få tildelt mer midler til Nasjonal IKT HF i 2016 enn i opprettholdelse av nivået er imidlertid realistisk og administrasjonen bes om å legge dette til grunn i det videre arbeidet med budsjettet. Det er foreløpig ikke avklart hvordan nasjonale prosjekter skal finansieres, og det arbeides med endringer på dette feltet, blant annet av Helsedirektoratet. Størrelsen på Nasjonal IKT HFs foretaksbudsjett for prosjektaktiviteter er ikke det viktigste, men at man i sum har finansiell kapasitet til å få gjennomført flere gode fellesprosjekter. Vedtak 1. Styret legger til grunn at økonomisk ramme for 2016 blir samme som for Prosjekter i regi av Nasjonal IKT og nasjonale prosjekter avklares i takt med strategiarbeidet. 3. Styret avventer med å ta stilling til finansieringsmodeller frem til prinsipper for finansiering av nasjonale prosjekter er avklart. 4. Styret ber adm. dir. optimalisere antallet ansatte opp mot prosjektaktiviteten innenfor budsjettramme. Sak 27/15 O Status IKT-anskaffelse Helse Midt Torbjørg Vanvik, Helse Midt- Norge, orienterte. Helse Midt- Norge er nå i ferd med å etablere anskaffelsesprosjektet. Helse Midt- Norge vil enten gå ut på anskaffelsen alene, eller sammen med et utvalg av kommuner. Det er allerede signert intensjonsavtaler med enkelte kommuner. Det arbeides, sammen med kommunene, med å få på plass en styringsmodell. Finansieringsspørsmålet for samarbeidsperioden er krevende. Gitt Helse Midt- Norges utfordringer med dagens løsninger uttrykte styret forståelse for prosjektet. Styret oppfordret imidlertid Helse Midt- Norge til i større grad å involvere andre regioner, og øvrige aktører i sektoren, i det videre arbeidet. Det er viktig at dette prosjektet sees inn i en kontekst med et felles nasjonalt målbilde under «En innbygger, en journal». 1. Styret i Nasjonal IKT HF tok saken til orientering. 5

6 Sak 28/15 O Juridisk vurdering av samordning av spesialisthelsetjenestens aktiviteter ovenfor DIPS Styret uttrykte at den juridiske vurderingen gir en god avklaring med tanke på en regions eierskap i Nasjonal IKT, dersom Nasjonal IKT driver med samordningsaktiviteter mot konkrete leverandører. Helse Midt-Norge vil imidlertid i denne konkrete saken være «føre var», og dermed avstå fra deltakelse i DIPSrelaterte problemstillinger. De vil på eget initiativ utrede problemstillingen juridisk, og oversende denne utredningen til Nasjonal IKT. Det ble også opplyst om at Spekter har gjort en vurdering av beslektede tema. Det vil være gunstig å få utviklet metodikk for bedre samhandling med leverandører, og å få opp gode vurderinger av når det er hensiktsmessig med leverandørkontakt. 1. Styret tar saken til orientering og ber administrasjonen om legge frem sak om samordning av spesialisthelsetjenestens aktiviteter ovenfor DIPS på nytt i styremøtet juni Sak 29/15 O Robust mobilt helsenett Styret oppfordret til at man i utredningen av Robust mobilt helsenett ser på løsninger som allerede finnes i markedet. Helsetjenestens driftsorganisasjon for Nødnett (HDO) bør involveres i arbeidet. Norsk Helsenetts observatør i styret, Håkon Grimstad, opplyste om at Norsk Helsenett ser positivt på å ta ansvar for denne utredningen. 1. Styret i Nasjonal HF ber Norsk Helsenett vurdere å utrede Robust mobilt helsenett med tilhørende problemstillinger. Norsk Helsenett involverer HDO. Sak 30/15 O Automatisk tildeling av fødselsnummer Styret hadde ikke kommentarer til saksunderlaget. 1. Styret tok orienteringen til orientering. Sak 31/15 B Tiltaksmatrise oppdragsdokument Styret ba administrasjonen vurdere om malen for årlig melding kan gi hensiktsmessige innspill til tiltaksmatrisen, samt å ta en kvalitetssikring på de respektive ansvarlige på de ulike oppdragsområdene. 1. Styret i Nasjonal IKT HF gir sin tilslutning til forslaget og at tiltaksmatrisen brukes som en basis for rapportering på oppdragsdokumentet. 6

7 Sak 32/15 B Forprosjekt DIS sluttrapport Prosjektleder Nina Ulstein, Helsedirektoratet, orienterte. Styret gav prosjektet anerkjennelse for arbeidet som er utført så langt. Dette er et område som er åpenbart fornuftig at regionene samarbeider om. Det er viktig å opprettholde satsingen, og ta konsekvensen av dette ved bevilgninger og prioriteringer. Arbeidet med å utvikle de teknologiske løsningene er viktig, men det er også viktig å være innforstått med at de nødvendige organisatoriske grepene som må tas for å lykkes med denne satsingen, er betydelige. Det er viktig at infrastruktur og arkitektur blir godt nok fundert, og at løsningen er sikker og skalerbar. Styret ba om at det i styremøtet i juni 2015 blir presentert hva som skal leveres til brukerne av tjenestene. 1. Styret bifaller sluttrapporten for NIKT Tiltak 2001: Forprosjekt Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten (DIS) 2. Styret i Nasjonal IKT delegerer fullmakt for løpende avklaringer i DIS 2015 til adm. dir i Nasjonal IKT innenfor rammene av beslutninger gjort i styret. Sak 33/15 B Etablering av permanent sekretariat knyttet til «NIKT Tiltak 37.1 Implementering av FDV-system for MTU og BHM» Styret uttrykte at det ligger utenfor styret i Nasjonal IKT HFs mandat å uttale seg om hvordan de regionale helseforetakene setter opp systematikken knyttet til interregionale sekretariater og lignende. Løsningen som er skissert i saksunderlaget er derfor ikke aktuell. Saken reiser imidlertid prinsipielle problemstillinger; dersom slike sekretariater er nødvendige hvordan skal de i tilfelle settes opp? Det er flere aktører som kan ta ansvaret for slike oppgaver. Styret ba administrasjonen, i samarbeid med Norsk Helsenett, utrede alternative modeller for organisering av denne typen oppgaver. Det ble også opplyst om at vurderingen av denne typen tjenester, herunder felles informasjonsforvaltning, blir en del av diskusjonene i den pågående strategiprosessen. 1. Styret ber administrasjonen om at alternative modeller for organisering av denne typen oppgaver utredes, i samarbeid med Norsk Helsenett. 2. Styret ber om at det utarbeides et kort notat, som drøfter problemstillingen, til RHF AD- møtet. Sak 34/15 B Tentativ agenda, Styremøte 17. juni 2015 Det var ikke innspill til den tentative agendaen til styremøtet 17. juni

8 1. Styret i Nasjonal IKT HF tok saken til orientering. Eventuelt 1. Felles satsing rundt kodeverk, terminologi og informasjonsstruktur Christine Bergland, Helsedirektoratet orienterte. Helsedirektoratet vil gå i gang med en strukturert satsing på dette området, samt arbeidet med standardisering. Prosjektet er tilført fagpersoner, samt en dyktig prosjektleder. Det fremlagte forslaget vil være oppstarten til et program. Helsedirektoratet foreslår å bruke samme styringsgruppe som for NSI (Nasjonal sikkerhetsinfrastruktur) til dette programmet. Styret uttrykte at det er positivt at dette arbeidet startes. Dette vil adressere viktige grunnkomponenter. Styret oppfordret til at pasientsikkerhetsperspektivet også trekkes frem. Det ble presisert at styret må få forelagt en konkret sak, inkludert prosjektdirektiv, som gir grunnlag for å ta en beslutning vedrørende Nasjonal IKT HFs finansiering av prosjektet. Helsedirektoratet vil legge frem direktiv for godkjenning for prosjektets styringsgruppe, og deretter for styret i Nasjonal IKT. Evaluering av møtet Styrets vurdering var at møtet var bra, med god møteledelse og fruktbare diskusjoner. Styret oppfordret adm. dir. til også å inkludere sin vurdering av de respektive sakene i saksunderlagene 8

9 Ref. Fredrik C. Birkenfeldt Herlof Nilssen Styreleder Thomas Bagley Nestleder Erik M. Hansen (sett) Meetali Kakad Torbjørg Vanvik Jan Eirik Thoresen Trine Magnus (sett) Bjørn Nilsen Lise K. Strømme (sett) Lasse B. Sølvberg 9