Rundskriv EØ 2/2009: Økonomisk og teknisk rapportering til NVE og SSB for Elektronisk rapportering for 2008 og forhåndsvarsel om enkeltvedtak

Transkript

1 Omsetningskonsesjonærene Vår dato: Vår ref.: NVE eø/ger Arkiv: 622 Saksbehandler: Deres dato: Geir Røsand / Pål Melvær Deres ref.: / Rundskriv EØ 2/2009: Økonomisk og teknisk rapportering til NVE og SSB for Elektronisk rapportering for 2008 og forhåndsvarsel om enkeltvedtak Innledning I henhold til energilovens forskrift av 7. desember 1990 nr. 959, sist endret 13. desember 2006, 4-4 skal omsetningskonsesjonærene sende inn regnskap til Norges vassdrags- og energidirektorat (NVE) etter bestemmelsene i lov av 17. juli 1998 nr. 56 om årsregnskap m.v. (regnskapsloven) og underliggende prinsipper. Dette fremkommer også av underliggende forskrift av 11. mars 1999 nr. 302 om økonomisk og teknisk rapportering, inntektsramme for nettvirksomheten og tariffer, sist endret 15. desember 2008, 2-2 med ytterligere presisering. Alle omsetningskonsesjonærer skal innrapportere sin virksomhet relatert til aktiviteter vedrørende kraftomsetning, kraftproduksjon, kraftoverføring, teleog øvrig virksomhet. Statistikkloven av 16. juni 1989 nr. 54, 3-2 og 3-3, og forskrift fastsatt av Finansdepartementet gir bestemmelser om administrative datasystemer og samordning av offisiell statistikk slik at utforming og detaljeringsgrad også skal tilfredsstille Statistisk sentralbyrås (SSB) behov. Statistikklovens 2-2 gir i tillegg SSB hjemmel for å hente inn statistiske opplysninger. Innrapporteringen/bruk av verktøyet Det vises til tidligere rundskriv. Selskapets "ID" og "Passord" vil ikke bli endret av NVE for årets innrapportering. Konsesjonærer som ønsker å få endret passord bes ta kontakt med NVE. Krav som må dekkes før innrapportering Før man går inn i valget om innrapportering av økonomiske og tekniske data på NVE sine hjemmesider, må nettleseren og krypteringsverktøyet være på plass. Tilgangen til innrapporteringen krever Internet Explorer 5.5 eller bedre og 128 bits kryptering. Begge disse kravene kan dekkes ved å

2 Side 2 gå til følgende webside for oppdatering: Ved installasjon kan NVE yte hjelp via e-post adresse erapp@nve.no. All hjelp utover den NVE kan yte må dekkes av selskapene selv. For å komme inn på internettsidene som omhandler innrapporteringen på NVE sin hovedside benyttes følgende sti: - På venstre meny på hovedsiden velger man..rapportere eller søke til NVE. Deretter velger man Økonomisk og teknisk rapportering" fra meny til venstre. På denne siden er det mulighet for pålogging for registrering av data. Siden har også noen filer som kan lastes ned: brukerveiledning, dokumentasjon skjermbilder, systemdokumentasjon for import av fil, samt revisors rapport (SBT 4400 Avtalte kontrollhandlinger) og følgeskriv for skjemasignaturer m.m. som skal underskrives av foretaket og revisor, og sendes inn til både NVE og SSB. Rapporteringen for 2008 Vesentlige endringer og presiseringer som er foretatt i rapporteringsprogrammet og brukerveiledningen fremkommer som vedlegg til dette rundskrivet. Hovedtall for regnskapet må sjekkes i skjermbildet "Oversikt selskapsdata" før innsending. Skjermbildet nås fra hovedmenyen i programmet. Vi gjør spesielt oppmerksom på at kolonnen for Sum selskap i resultatskjema, balanseskjema og i "Oversikt selskapsdata" skal stemme overens med selskapets offisielle regnskap slik dette framkommer i selskapets årsberetning. Avstemmingskolonnen benyttes til justering slik at Sum selskap stemmer overens med offisielt regnskap. Kommentarer til rapporteringen fra konsesjonær eller revisor føres i eget kommentarfelt, med tilgang fra programmets hovedmeny. Kommentarfeltet skal alltid benyttes ved avvik mellom erapp og selskapets årsregnskap! Kommentarfeltet for NVE/SSB sine kommentarer skal ikke benyttes av konsesjonær. Mer-/ mindreinntekt pr skal stemme overens med mer-/ mindreinntekt pr i henhold til NVEs vedtak. Rapportering for konsesjonærer som har fusjonert/fisjonert i løpet av regnskapsåret For konsesjonærer som har fisjonert i løpet av regnskapsåret, skal det sendes inn en regnskapsrapportering for selskapet som helhet slik det bestod pr. 1. januar For konsesjonærer som har fusjonert i løpet av regnskapsåret skal det sendes inn en regnskapsrapportering for det nye selskapet som helhet. Hvilke selskap som skal rapportere etter fisjon/fusjon og omorganiseringer er avhengig av om konsesjon er gitt til de(t) nye selskap(ene). Dersom NVE ikke har godkjent selskapsendringen, eller saken er til behandling hos NVE skal de(t) tidligere selskap rapportere inntil ny(e) konsesjon(er) er gitt av NVE. Tilsvarende gjelder at det er de(t) nettselskap som har fått tillatt inntekt fra NVE som skal rapportere. Segmentinformasjon I henhold til energilovens forskrift 4-4, jfr. forskrift av 11. mars 1999 nr , skal konsesjonæren i sin årsberetning gi separat regnskapsinformasjon om virksomhetsområdene innen

3 Side 3 monopolaktiviteten. Minimumskravene er informasjon om årlig inntektsramme, driftsresultat, avkastningsgrunnlag, avkastning og mer-/mindreinntekt for sum nettvirksomhet. Konsesjonærer som ikke oppfyller disse minimumskravene, vil kunne bli pålagt å informere sine kunder særskilt. NVE vil eventuelt benytte seg av overtredelsesgebyr/tvangsmulkt for å få gjennomført dette, jfr. forskrift av 11. mars 1999 nr a., jfr. 2-2, og lov av 29. juni 1990 nr. 50 (energiloven) 7-3 tilsvarende. Rapportering iht. NVEs vedtak Dersom det foreligger vedtak fra NVE vedrørende forhold som har betydning for den økonomiske og tekniske rapporteringen til NVE og SSB, skal dette tas til følge ved innrapporteringen. Dersom vedtaket er klaget inn for Olje- og energidepartementet (OED) skal NVEs vedtak legges til grunn inntil OEDs endelige vedtak foreligger. I tilfeller hvor vedtaket er påklaget, pålegger ikke NVE konsesjonæren å avlegge årsregnskap iht. NVEs vedtak. Det vil imidlertid være vanskelig for konsesjonæren å vurdere sannsynligheten av at vedtaket omgjøres, og dermed hvilke verdier som skal legges til grunn i årsregnskapet. NVE anbefaler derfor at NVEs vedtak tas til følge også i årsregnskapet. For kontroll, oppfølging og analyseformål er det viktig at NVEs regnskapsdatabase inneholder korrekte data for det enkelte regnskapsår iht. NVEs vedtak. NVE pålegger derfor konsesjonæren å rette opp den økonomiske og tekniske rapporteringen til NVE selv om årsregnskapet allerede er avlagt og det dermed oppstår et manglende samsvar mellom årsregnskapet og den økonomiske og tekniske rapporteringen til NVE og SSB. Avvik skal forklares i rapporteringen og ved avstemming benyttes kolonnen for Avstemming/ Eliminering. Revisors rolle Revisor skal kontrollere og underskrive rapporteringen til NVE. Revisor skal utføre arbeidet i henhold til Den norske Revisorforenings forslag til standard vedrørende avtalte kontrollhandlinger (se innledningen til veiledningen til økonomisk og teknisk rapportering og inngangssiden på nettet for rapportering). Det presiseres at det skal være samsvar mellom konsesjonærens finansregnskap og rapporteringen til NVE og SSB. Ved avvik benyttes kolonnen for avstemming for å oppnå samsvar. Bruk av avstemmingskolonnen skal alltid forklares i kommentarfunksjonen i hovedmenyen. Bruk av dataene De innsendte regnskapsdata som knytter seg til den konkurranseutsatte virksomheten vil bli behandlet konfidensielt av NVE. NVE vil benytte regnskapsdata for nettvirksomheten blant annet direkte i reguleringen av monopolvirksomheten og til utarbeiding av nøkkeltall for hvert enkelt selskap. Data vedrørende nettvirksomheten vil bli lagt ut på hjemmesiden til NVE på internett. De innsendte oppgavene til SSB er undergitt taushetsplikt. Innsending av økonomiske og tekniske data Det er to mulige måter for innsendelse av data. Den ene er ved bruk av fil og den andre er som tidligere ved innregistrering av data i skjermbilder. Ved bruk av fil-import vil konsesjonæren til en hver tid ha en egen back-up. Hvis systemet faller ned for en kort periode kan data som er registret i denne perioden bli borte. Dette vil nødvendiggjøre en tilleggsregistrering.

4 Side 4 Først ved å velge "Overføring til NVE " i hovedmenyen vil data bli overført til NVE og SSB. Dersom de automatiske systemkontrollene ikke finner differanser/feil i registrering av data, vil rapporteringen være låst for videre registrering. Ved differanser/feil i registreringen vil systemet gi en liste over disse. Differanser/feil må rettes eller der det er mulig godtas av konsesjonæren før rapporteringen låses for videre registrering. Først når rapporteringen er låst for videre registrering anser NVE/SSB den elektroniske rapporteringen som sluttført. Når data er blitt overført til NVE vil NVE distribuere dataene til SSB. Ved bruk av fil-import, se egen informasjon under innrapportering på NVE sine hjemmesider. Dokumentet følgeskriv for skjemasignaturer som inneholder informasjon om foretakets navn, adresse, kontaktpersoner (både foretaket og revisor), dato og underskrift, samt revisors rapportering av avtalte kontrollhandlinger, skal sendes til både NVE og SSB. Se NVE sine hjemmesider der filene kan lastes ned (se side 2 ovenfor for sti). Videre skal årsregnskap for 2008 sendes til både NVE og SSB, samt til Olje- og energidepartementet v/ Kraftmarkedsseksjonen, Pb Dep, 0033 Oslo. Dersom selskapets årsberetning ikke foreligger ved frist for innsendelse av rapportering, skal denne ettersendes så snart den er ferdig. Brukerveiledning vil bli lagt ut på NVEs web-sider, men aktiveres også ved bruk av innrapporteringsverktøyet erapp ved å taste F1. En del informasjon følger også av statuslinjen ved bruk av erapp. Frist for innsending Frist for innsendelse er den samme som for innsendelse til Regnskapsregisteret, det vil si senest en måned etter at årsregnskapet er fastsatt (regnskapsloven 8-2). Årsregnskapet skal fastsettes senest seks måneder etter regnskapsårets slutt (regnskapsloven 3-1). Det skal opplyses om når årsregnskapet er fastsatt. Dette følger av forskrift om økonomisk og teknisk rapportering, inntektsramme for nettvirksomheten og tariffer av 11. mars 1999 nr. 302, 2-2, som viser til de samme krav som er stilt i regnskapslovgivningen. Dersom det av spesielle årsaker blir problemer med å overholde fristen, kan det søkes om utsettelse i inntil 4 uker. Utsatt frist kan ikke settes senere enn 1. august, jfr. forskrift om økonomisk og teknisk rapportering, inntektsramme for nettvirksomheten og tariffer av 11. mars 1999 nr. 302, 2-2. Søknad skal sendes NVE innen en uke etter at selskapets årsregnskap er godkjent av generalforsamlingen eller tilsvarende selskapsorgan. NVE minner om at forsinket innrapportering kan medføre overtredelsesgebyr/ tvangsmulkt. Det gjøres oppmerksom på at de innsendte regnskapene vil bli gjennomgått og ferdig behandlet fortløpende fra de kommer inn. Varsel om pålegg om å rapportere inn dato for godkjenning av årsregnskap i erapp Fristen for innsending av økonomisk og teknisk rapportering til NVE er en måned etter dato for godkjenning av årsregnskap. Her menes dato for godkjennelse av generalforsamling, årsmøte eller tilsvarende, ikke dato for styrebehandling. Dette følger av forskrift 11. mars 1999 nr 302 om økonomisk og teknisk rapportering, inntekstramme for nettvirksomheten og tariffer (kontrollforskriften) 2-2. For NVE er det av stor betydning å kjenne til dato for godkjenning av årsregnskap så tidlig som mulig, for å ha mulighet til å følge opp at rapporteringen skjer i henhold til fristen.

5 Side 5 NVE varsler med dette at alle konsesjonærer vil bli pålagt, med hjemmel i energiloven 7-1, tredje ledd, første punktum og kontrollforskriften 18-1 å rapportere dato for godkjenning av årsregnskapet i erapp (vedlegg 0). Dette skal skje innen en uke etter at selskapets årsregnskap er godkjent. Varsel om pålegg om innlevering av økonomisk og teknisk rapportering i web-skjema NVE har utarbeidet et nytt web-skjema til bruk for den årlige innrapportering av økonomiske og tekniske data. Ved innføring av et nye web-skjema ønsker NVE å gjøre det enklere for konsesjonærene å levere inn årsregnskap inklusive styrets årsberetning og revisors beretning, revisors rapport med avtalte kontrollhandlinger og følgeskriv for skjemasignaturer ved at man nå kan levere dokumentene elektronisk. Dette innebærer samtidig at dokumentene blir lettere tilgjengelig for våre saksbehandlere. Web-skjemaet er tilgjengelig på Fristen for innlevering av årsregnskap inklusive styrets årsberetning og revisors beretning, revisors rapport med avtalte kontrollhandlinger og følgeskriv for skjemasignaturer er den samme som for innrapportering til NVE - en måned etter godkjenning av årsregnskapet, jf kontrollforskriften 2-5. Revisors rapport med avtalte kontrollhandlinger skal være i tråd med SBT 4400 Avtalte kontrollhandlinger. NVE varsler med dette at alle konsesjonærer vil bli pålagt å levere årsregnskap inklusive styrets årsberetning og revisors beretning, revisors rapport med avtalte kontrollhandlinger og følgeskriv for skjemasignaturer elektronisk i det nye web-skjemaet, innen fristen som følger av 2-2 i kontrollforskriften, jf samme forskrift 2-5 og Frist for tilbakemelding på varsel Dette er et forhåndsvarsel om enkeltvedtak. Frist for tilbakemelding på varselet er 20. april Med hilsen Tore Langset seksjonssjef Geir Røsand seniorrådgiver Vedlegg: Endringer og presiseringer i økonomisk og teknisk rapportering 2008

6 Side 6 Vedlegg til NVE Rundskriv EØ 2/2009 Endringer og presiseringer i økonomisk og teknisk rapportering 2008 Gjennomførte endringer og presiseringer vedrørende rapporteringsprogrammet erapp og Brukerveiledningen til innrapporteringen av 2008-data: Note 1.1: I rapporteringen for regnskapsåret 2008 er det gjennomført endringer i kundegruppeinndelingen for opplysninger om leveranser av kraft i note 1.1 i erapp. Det vises til Rundskriv EMØ 3/2008 av (ref. NVE ) for ytterligere detaljer. Note 11: Det er opprettet en ny linje for rapportering av nettap i sentralnettet. Nettselskap som leier ut anlegg til sentralnettet mottar årlig en avregning fra Statnett på sin andel av resultatet fra overføringstap i sentralnettet. Nettselskapets beløpsmessige andel av oppgjøret fra Statnett skal rapporteres i feltet Periodisert kostnad. Notene 4/11/12 og ny Energioversikt : Det er laget en ny oversikt, Energioversikt, som er en automatisk avstemming mellom energimengder i notene 4 (uttak), 11 (nettap) og 12 (innmating). Ved eventuelle avvik skal avvikene kommenteres i eget kommentarfelt i Energioversikt før overføring av erapp-rapporteringen. Tilgang til Energioversikt finnes i notene, 4, 11 og 12. Note 13.1: Det er opprettet en egen kolonne for rapportering av lønns-/personal- /pensjonskostnader vedrørende vedlikeholdsarbeid i tabell nr. 1 i note Kolonnen skal vise kostnader ved vedlikeholdsarbeid på egne driftsmidler på nett utført av egne ansatte. Rapporteringen berører virksomhetsområdene for nett og eventuelt felles virksomhet. Note 14: Fra og med 2008 skal alle driftskostnader som rapporteres i note 14 fordeles både på kostnadsarter og alle virksomhetsområdene. Videre er det også krav om rapportering av alle kostnader til vedlikehold for utvalgte kostnadsarter. Kostnader til vedlikehold skal rapporteres for kostnadsartene 1) verktøy/materiell/inventar/utstyr, 2) reparasjoner utført av fremmede, 3) andre fremmedtjenester og 4) andre driftskostnader. Vedlikeholdskostnader er kostnader for å opprettholde opprinnelig standard og planlagt levetid for et driftsmiddel. Se innhold i note 14 og brukerveiledningen for ytterligere informasjon. Notene 32 og 33: Faktiske lånekostnader det enkelte år skal oppgis i prosent for selskapenes langsiktige låneavtaler. Saldo for lånene oppgis pr og mens faktiske lånekostnader skal oppgis kvartalsvis gjennom året. Se notene 32 og 33 for detaljert informasjon. Vedlegg J: Operatør av fellesnett skal fylle ut og rapportere vedlegg J. Endringene i vedlegg J følger av endringer i kontrollforskriften kapittel 12 gjeldende fra Operatør skal rapportere detaljert informasjon om økonomiske og tekniske forhold fordelt på hver deltaker. Se vedlegg J med kommentarer og brukerveiledningen for detaljert informasjon.

7 Side 7 Vedlegg L: Deltaker i fellesnett skal fylle ut og rapportere vedlegg L. Vedlegg J skal inneholde opplysninger om faktiske kostnader og eventuelle inntekter som inngår i deltakernes egne nettregnskaper og rapportering i erapp. Se vedlegg L med kommentarer og brukerveiledningen for detaljert informasjon. Vedlegg M: I nytt vedlegg M skal berørte selskaper rapportere merkostnader knyttet til henholdsvis 1) utredningsansvar i sentral- og regionalnettet og 2) oppgaven som Kraftforsyningens distriktssjefer (KDS). Se vedlegg M med kommentarer til rapporteringen og brukerveiledningen for detaljert informasjon. Brukerveiledningen til erapp aktiveres også ved å trykke på knappen F1 når man står i det aktuelle skjermbildet for noter, vedlegg osv. i erapp. Import/Eksport av fra/til fil: Funksjonene Import/Eksport av fra/til fil gir tilgang til en funksjonsmulighet for: - direkte innlasting av regnskapsdata fra konsesjonærens regnskapssystem via et standard dataformat (XML). Se ytterligere informasjon i dokumentasjon av filimport. Ved å benytte seg av dette alternativet vil også konsesjonæren ha en kopi av de innsendte dataene ved et eventuelt avbrudd i hovedsystemet under innleggelse av data. - direkte utlasting av regnskapsdata fra erapps sentrale database til Excel lokalt på brukerens PC. Etter eksport av dataene til Excel, kan brukeren selv formattere/lagre dataene i Excel etter eget behov. Ytterligere informasjon om eksporterte data finnes i erapps skjermbildedokumentasjon. Det vises for øvrig til Brukerveiledningen på NVE sine internettsider. Annen viktig informasjon ved utfylling: Justert tillatt inntekt i eget nett Justert tillatt inntekt i eget nett for de enkelte konsesjonærer med nettvirksomhet er lagt inn i rapporteringsprogrammet i henhold til NVEs vedtak. Ved endring i justert tillatt inntekt gjennom nytt vedtak ber vi om at den nye tillatte inntekten fordeles i note 5.1. Det vil da oppstå ett avvik mellom innlagt tillatt inntekt og fordelt tillatt inntekt. Dette vil imidlertid bli riktig i NVEs database hvor vi vil ha den korrekte tillatte inntekten. Se nærmere informasjon i veiledningen under post 340,5/349. Oversikt selskapsdata Vi ber om at dette skjermbildet blir sjekket nøye før dataene oversendes. I bildet beregnes hovedstørrelser fra ulike deler av rapporteringen, blant annet sum eiendeler, sum gjeld og egenkapital, driftsresultat, interne transaksjoner, avkastning m.m. Note 5.1 og Mer-/mindreinntekt og renter på mer-/mindreinntekt: Konsesjonærens justerte tillatte inntekt i eget nett for 2008 fremkommer automatisk i note 5.1. Faktisk inntekt i regnskapsåret overføres direkte fra resultatregnskapet til note 5.1. Tilbakeført mer-/ mindreinntekt og tilbakeførte renter av mer-/mindreinntekt i regnskapsåret registreres i note 5.1 og overføres automatisk til note 5.2. Kostnader ved overliggende nett overføres fra note 12.3 for regionalnett og 12.4 for distribusjonsnett. Eiendomsskatt overføres fra resultatbildet. Mer- /mindreinntekt beregnes automatisk og overføres til note 5.2. Det er tillatt å redusere, men ikke øke,

8 Side 8 beregnet mindreinntekt. Beregnet merinntekt kan økes, men ikke reduseres. For å redusere mindreinntekt /øke merinntekt benyttes linjene for justering i note 5.2. Det gjøres oppmerksom på at beregningen av renter på mer- og mindreinntekt for året skal beregnes på grunnlag av gjennomsnittet av IB og UB saldo mer- og mindreinntekt hver for seg. Det gjøres videre oppmerksom på at tilbakeføring av renter mindreinntekt kun skal foretas i rapporteringen dersom saldo for mindreinntekt pr i regnskapsåret er tilbakeført i sin helhet. Tilbakeførte renter av mindreinntekt i regnskapsåret kan maksimalt være identisk med påløpte renter for mindreinntekt pr i regnskapsåret. Beløpet fremkommer i note 5.2. Det er viktig at note 5.1 og 5.2 fylles ut etter at øvrige data er registrert.