YUKIGASSEN NORDISK MESTERSKAP mars 2015

Transkript

1 YUKIGASSEN NORDISK MESTERSKAP mars 2015 NOTAT FRA EVALUERINGSMØTET 16. APRIL Forberedelsen generelt om arrangementskomiteens arbeid Arrangementskomiteen ble oppnevnt/supplert av styret pr. oktober 2014 og har gjennomførte ukentlige planleggingsmøter fra januar Komiteen har bestått av. Bjørn Rune Karlsen, Aina Jespersen, Odd Erik Sandbakken, Nicklas Kofoed Malin, Geir Degerstrøm og Hans Stapnes (leder). Mannskapet ved kontoret til Stiftelsen Laboratoriet med Hans Stapnes, Odd Erik Sandbakken og prosjektmedarbeiderne Iselin Johannessen og Kjetil Sund, har utført det daglige planleggings- og koordineringsarbeidet. Planleggingsarbeidet har etter komiteens egen oppfatning gått greit uten større problemer eller utfordringer. Komiteen mener at har vært til stor nytte at en stor del av arbeidet har blitt utført vederlagsfritt av de tilsatte hos Stiftelsen Laboratoriet. Dette har medvirket til at beslutninger og arbeidsoppgaver har blitt utført raskt og effektivt. 2. Forberedelse og gjennomføring YukiCrew og Arenasjef Arbeidet med opp-/og nedrigg i YukiCrew har i hovedsak gått etter oppsatt arbeidsplan. Forsinkelser knyttet til disse arbeidsoppgavene skyldes i hovedsak dårlig vær i riggeperioden samt uforutsett fravær/sykdom av maskinførere. I tillegg til YukiCrew, bør arenasjef også suppleres med et arbeidscrew på 2 3 personer som kan assistere arenasjefen med riggeoppgaver som ikke er lagt til YukiCrew. - Litt tilfeldig med hjelp under drift/rigg av arenaområdet (BRK) - Spesifisering av oppgavene/ansvar til arenasjef (OES/TVE) - Driftsplan spesifiseres 3. Forberedelse og gjennomføring Skulpturgruppa Se egen evalueringsrapport - vedlagt. Gruppa har som vanlig jobbet svært bra, på tross av mye mildvær og generelt vanskelige arbeidsforhold. Gruppas arbeidsoppgaver og arbeidsplan bør gjennomgås før neste års arrangement slik at ikke arbeidet tar for mye tid og ressurser. Av kostnads- og arbeidsmessige årsaker, bør det vurderes om innkjøp/produksjon av is kan kuttes ut og at framtidig kunstnerisk utsmykning helt ut gjennomføres i snø. Av økonomiske, praktiske og arbeidsmessige årsaker, lages sponsorvegg på Arena i andre materialer enn is/snø i 2016.

2 - Fryse is lokalt i kar på Proden (ALK) - Snøfreser som virker behøves (ALK) - Altatur for inspirasjon vurderes, kostnader ved dette (ALK) - Etterlyste struktur i kommunikasjon/forespørsler mellom isgruppa og BRK, mangler en sjef? (BRK) - Godt arbeidsmiljø og arbeidsvilje observert, tas til eksempel (RAK) 4. Golden Glove Fungerte i hovedsak som planlagt. Mange unge som deltar, veldig bra for rekrutteringen! Fysisk plassering vurderes før Yukiquiz Fungerte etter hensikten. Fullt på Nordpol kro. Bra tradisjon. - Quiz ok (HS) - Kræsj mellom Havets festbord og Quiz (RAK) - Plassering av Mannskorkonsert til onsdag ble utypet (HS) 6. Yukidans fredag kl Viktig tiltak som involverer mange barn og unge. Er med på å bevisstgjøre Yukigassen hos de unge. Opplegget med øvinger i barnehage/skole fungerte som planlagt. - God tradisjon (HS). - Bør kirkebakken vurderes igjen (Flere) - Mulighet for formiddags dansingen i kirkebakken, uten scene (ALK) 7. Yukishow fredag kl Showet fungerte bra stort sett. Generelt ikke fornøyd med lyd-/lysleveransen fra Varanger lyd. For sent ferdig rigget til lydprøvene og for store forsinkelser under prøvene, delvis forårsaket av dårlig vær. Snøscene og utsmykning på Fr. Nansens plass vurderes som kreativ og bra under de rådende forhold med mildvær. - Kirkebakke diskusjon. Avklaring hvorfor ble utdypet (BRK/HS) - Dårlige sperringer/merking i Kaigata under showet (OES, ikke påpekt i møtet) 8. VM i Yukidans

3 Fire lag påmeldt i år. Morsomme innslag, men vanskelig å se for publikum. Dersom denne tradisjonen skal videreføres, bør form, innhold, sted/arena og tidspunkt vurderes. 9. Yukinatt fredag og lørdag Vurderes i hovedsak som tilfredsstillende. Forbedringspunkter fra 2014 rettet opp og gjennomført i år. Selv om publikumsoppslutningen er gjennomgående bra, vurderes nettoinntjeningen på arrangementene som for lav. Før 2016 før følgende vurderes: Skal de være 2 Yukinetter? Hva er det beste lokalet/stedet for gjennomføring? Hvordan kan netto resultat økes? - Fredag: Ivrig og oppgiret publikum som musikken ikke traff. Club Vega OK. (TMA) - Lørdag: Funket helt topp (TMA) 10. Lagene påmelding, informasjon og innkvartering Påmelding, informasjon og øvrig kontakt med de 35 (opprinnelig 37, to lag måtte trekke seg før start pga for få på laget) vurderes som tilfredsstillende. Uten Vardø skole vil det ikke være mulig å ta i mot særlig mange flere tilreisende lag enn nå. Innkvartering/bussing fra Vadsø, Kiberg, Røde Kors-hytta, Votteskarhytta bør vurderes som framtidige innkvarteringssteder. Følgende lokaler ble brukt til overnatting i 2015: Vardøhallen Vardø videregående skole Arbeidsbrakker/leiligheter, Finnmark Entreprenør Musikkhuset Husegården Vardø hotel 3 Utleieleiligheter i byen - Åpne egne hjem? (ALK) - Tidligere erfaringer mht til Vadsø ble utdypet: Grei erfaring (BRK). 11. Yukiparaden lørdag morgen kl /09.45 Utgangspunkt for Yukiparaden med foregående utdeling av infomapper til lagene ble i år flyttet til hovedinngang ved Valhall. Form og innhold på vurderes som ok gjennomført. - Paraden ble diskutert. Se punkt 12 også. - Mangel på publikum ble påpekt (AHSJ)

4 12. Åpningsseremoni lørdag kl Åpningsseremonien vurderes som greit gjennomført ihht plan. Det bør samlet sett vurderes om man i framtiden skal fortsette med å lage en egen arena på Fr. Nansens plass eller om man bør «rasjonalisere» dette ved å legge alle arrangementene til samme arena på festningen. Dette vil kunne gi en betydelig økonomisk og arbeidsmessig gevinst. - Etterlyste for eksempel overraskelse (ALK) - Kulturpris overekking ble utdypet (BRK) - Ha en scene på festningen der alt av sceneshow foregår (AHSJ) felles enighet(?) 13. Baner/arena Vardøhus festning Utforming og opparbeiding av arena/baner på festningsområdet vurderes i hovedsak som vellykket i forhold til de planer som ble lagt og de forbedringspunkter som ble påpekt i Avtaler med innleid mannskap og skoleklasser fungerte som forutsatt, men avtalen med 8. klasse om løpende vedlikehold av banene kan forbedres slik at vi sikrer oss at det er voksne foreldre/foresatte som utfører dette arbeidet raskt og effektivt. Tillatelse til 8. klassen om å drive kafe i nærhet til- og i konkurranse med damekoret bør unngås. Som nevnt under pkt. 2, har Arenasjef en rekke større og mindre arbeidsoppgaver som ikke naturlig kan legges til YukiCrew. Det blir erfaringsmessig for sårbart dersom disse arbeidsoppgavene utelukkende skal legges på èn person. Arenasjef før derfor tilføres et arbeidscrew på 2 3 personer som kan assistere arenasjefen med riggeoppgaver som ikke er lagt til YukiCrew. - Ugunstig med publikum imellom banene av sikkerhetsmessige grunner, samt for nært mellom publikum og dommere (TVE/AJ) - Kanten mellom banene et problem (TVE) - Avtalt med maskinkjører større avstand mellom banenplan til neste år (BRK) - Kommunikasjon innad i foreldregruppa til 8.klasse sviktet (TMA/BNL) 14. Kamp-avvikling lørdag Vurderes som tilfredsstillende, men forsinkelser på over 1 time på noen baner skyldtes i hovedsak «kø» i snøballteltet og ikke planlagte dommerpauser. Kampene ble likevel gjennomført innenfor den planlagte rammen kl I år var det satt av 15 min til hver kamp, neste år bør det vurderes å legge inn 20 min til hver kamp slik at forsinkelser i forhold til oppsatt tidsplan reduseres til et minimum. - Det ble utdypet fra snøballteltsjef, sekretariat, dommere i forhold til forsinkelser (AOA/MP/TV) - Snøball laging av uerfarne tar ekstra tid i telt (RAK)

5 - Ny snø (freses?) inn hver dag for å gi god snø (RAK). Utdypet noe av BRK. (Diskusjon i pausen mellom RAK og BRK om snø kvalitet etc.) - Ha en fadder ordning i forhold til de nye lagene som aldri har laget snøballer i snøballteltet (AJ) (TVE) 15. Dommerne Dommercrewet fungerte i hovedsak som forutsatt. Avtalen med SK Gløgg fungerte som forutsatt med unntak av at de ikke klarte å levere det avtalte antall dommere. Dette forholdet tas opp med SK Gløgg i eget møte. De 6 linjedommerne fra Murmansk og de 13 dommerne fra rødrussen ved Vadsø vg skole, gjorde en flott innsats. - Ikke nok hoveddommere (TVE) - Gløgg er ikke aktiv i forhold til dommergjerningen, det er i Geir sin regi hoveddommerne stiller (TVE) - Felles skolering av hoveddommere til høsten i samarb. med Finland/Ari (HS) - Felles pause til dommere etterlyses (TVE) - Ble ikke kjøpt inn mat til dommerene (IKJ, ikke sagt på møtet) 16. Speakertjeneste og sekretariat lørdag og søndag Forberedelse og gjennomføring av sekretariat-tjenesten (honnør til Merethe, Sindre, Odd Erik, Arnt Helge og Kjetil!) som planlagt. Årets resultatservice var kraftig forbedret med ny nettside, løpende oppdateringer og «Live Score» tilgjengelig på PC, nettbrett og mobil. Forbedringspunkter neste år vil være å sette opp 1-2 strategisk plasserte score-tavler der publikum og spillere kan få samme løpende informasjon. Opplegg med radio-/vhf-kommunikasjon mellom banedommere, sekretariat, snøballtelt og speaker vurderes som tilfredsstillende. Det vises for øvrig til vedlagte evalueringsrapport fra sekretariatet. - Savner spilte kamper på livescoren (OES) - For høy musikk fra PA, dommerfløyta ble overdøvet (AJ+fl) 17. Snøballteltet lørdag og søndag Snøballteltet ble dyktig administrert og ledet (honnør til Are). Med fire baner i spill, blir det fra tid til annen forsinkelser i teltet. Plan for å unngå dette utarbeides. - Mindre snø i teltet foreslått (RAK) - Bedre plass, mer plattinger for å unngå tråkking i snødungene

6 18. Serveringsteltet lørdag Fungerte som planlagt og var godt besøkt. God ledelse ved Paul Sund og bra utført jobb av mannskoret med grei dugnadsavtale. God økonomikontroll og ok avtale med Rema om innkjøp/retur. Skjenkekontrollen på besøk, ingen anmerkninger. - Kontantsalg ikke til å unngå, Paul Sund brukte eget kort for å imøtekomme kunder (PS) - Generell enighet om at kortsalg er veien å gå fremover 19. Serveringstilbudet generelt i arenaområdet Avtalene med damekoret og andre bodselgere vurderes som tilfredsstillende, men det er behov for en totalgjennomgang av serveringstilbudet før neste års arrangement slik at tilbudet blir så bra og gjennomtenkt som mulig Trekning sluttspill lørdag kveld Trekningen ble gjennomført i tråd med de endringsforslag som ble gitt i Fungerte tilfredsstillende. - Tendenstrekning suksess. 21. Kåring Yukikonge/dronning lørdag kveld Flott tradisjon som bør videreføres og som blir satt pris på, både av de utnevnte og av publikum. - La publikum komme med forslag på disse? (BRK) 22. Kamp-avvikling søndag Fungerte i hovedsak som planlagt., ingen særlige utfordringer Premieutdeling søndag Fungerte i hovedsak som planlagt. Litt lite publikum til stede. Det bør derfor vurderes om seremonien kan gjøres mere interessant slik at den trekker mer folk. Daglig leder anbefaler at Yukigassen Norway vurderer om dagens 1.-premie til de nordiske

7 mestrene fortsatt skal være en tur til EM i Kemijärvi med reise og opphold dekket, eller om det i stedet skal innføres pengepremier til de tre første lagene der disse selv avgjør hvordan pengene skal benyttes. Nåværende utgift knyttet til reisen til det seirende laget er i underkant av kr og daglig leder er i tvil om det isolert sett er riktig at Yukigassen Norway bør bruke så vidt mye penger av eget budsjett som premie til det seirende laget. - Førstepremiens kostnad ble diskutert og utdypet (HS/BRK) - Få kommunen på banen med å pleie vennskapskommunen Kemijärvi, og kanskje ta noe utgifter her som før (for eksempel busskost?) (BRK) 24. VIP-lavvo - sponsorpleie Innleid VIP-lavvo ble ikke brukt pga mye vind og problemer med oppsett av lavvo. Tilbudet ble dermed trukket inn i lager/leilighet/sekretariat. Dette fungerte ikke tilfredsstillende og ble for lite benyttet. Tilbudet er totalt sett svært kostnadskrevende for Yukigassen og daglig leder tilråd at det vurderes å kutte ut dette tilbudet. Etter daglig leders oppfatning er det lite rasjonelt å bruke så vidt mye penger på sponsorer som med få unntak legger svært lite igjen av kroner. Det forslås at Yukigassen heller bygger inn særskilte avtaler med større enkeltsponsorer der dette er ønskelig og praktisk mulig. - Sponsorbeverting/pleie ble diskutert/utdypet (HS) 25. Leir for lagstelt kommunens område nedenfor Per Larsens gate Også i år, fikk lagene tilbud om vederlagsfri bruk av kommunens område til plassering av lagstelt og rekke lag benyttet seg av dette tilbudet. På tross av at Yukigassens ledelse hadde informert lagene om at det ihht politivedtektene skulle være generell ro etter kl og at oppsatt toalett ved enden av snøballteltet skulle benyttes, fikk Yukigassens ledelse mye kritikk fra naboer i området og fra politiet om støy, fyll og urinering på offentlig sted. Daglig leder foreslår at Yukigassen Norway vurderer følgende: Dersom tilbudet om plassering av lagstelt i leir skal videreføres, må leiren plasseres i et område som ligger lenger borte fra boligområder. Plassering i leiren bør forutsette at lagene undertegner en avtale om hvilke ordensregler som skal følges og det bør vurderes å innføre en betalingsavgift til dekning av opparbeiding, tilgang til strøm, toaletter og avfallshåndtering samt døgnvakthold av innleid vaktselskap. Dersom dette ikke lar seg gjøre, avvikles tilbud om lagstelt/teltleir. - Felles enighet på dette (?)

8 26. Nedrigg/rydding/lager Nedrigg og rydding ble i hovedsak gjennomført ihht plan. Pt. Ingen særlige utfordringer. Vårt lager/sekretariat i leilighet på festningen trenger løpende rydding/vedlikehold og oppfølging. Yukigassen Norway bør snarest oppnevne/ansette en materialforvalter med klare instrukser for hva som skal gjøres i løpet av året (f.eks. med hensyn til utleie/klargjøring av utstyr, salg av effekter mm). - Søppel og rydding av tomta fra teltleir ok (OES) 27. Sluttord fra daglig leder Det fastsatte prosjektsamarbeidet mellom Yukigassen Norway og Stiftelsen laboratoriet for kunst, kultur og stedsutvikling i Vardø går mot slutten i og med det konstituerende årsmøtet i Yukigassen Norway den 23. april Samarbeidet har i prosjektperioden fra høsten 2013 til våren 2015 bestått i følgende: Styret i Stiftelsen Laboratoriet har vært valgt som styre for Yukigassen Norway med sikte på å reorganisere vedtekter, komiteer og arrangementer slik at Yukigassen igjen kan stå på egne, selvstendige bein fra og med april I samme periode har Stiftelsen Laboratoriet stilt sine medarbeidere vederlagsfritt til disposisjon for Yukigassen Norway og med daglig leder i stiftelsen som leder av arrangementskomiteen for Yukigassen Nordisk mesterskap 2014 og I tillegg til løpende ledelse og drift av Yukigassen Norway, er det også gjennomført et betydelig arbeid med Innovasjon Norge med sikte på å utvikle organisasjonen kommersielt og organisatorisk med sikte på skape nye arbeidsplasser i Vardø i tilknytning til Yukigassens drift. Første trinn i dette arbeidet er gjennomført med Organisasjons- og Næringsworkshop i oktober Her støttet næringsfondet i Vardø kommune og Innovasjon Norge tiltaket med kr hver. Neste trinn i dette arbeidet vil være å utarbeide en skisse til forretningsplan. Dette arbeidet støtter Innovasjon Norge med inntil kr i Trinn tre vil være å få utarbeidet en forretningsplan med tilhørende søknad til Innovasjon Norge og ev. andre finansieringsparter om støtte til etablering av selskap/stillinger for å jobbe

9 videre med de forretningsområder som er fastsatt i planen. Dette er et svært viktig arbeid som det nye styret vil måtte ta tak i raskt. I tillegg til å oppnevne ny arrangementskomite for det 20. Nordisk mesterskap i 2016, bør det nye styret også raskt ta beslutning om når Yukigassen Nordisk Mesterskap 2016 skal gjennomføres samt innlede et nært samarbeid med Yukigassen Europa i Kemijärvi, Finland om hvilke framtidige mesterskap/konkurranser som skal arrangeres i Europa inkl. Russland, lage en kalender for disse samt lage en opplæringsplan for framtidige dommere i de deltakende land. Det bør også vurderes om det skal etableres en «Tour» med inntil 4 konkurranser der de beste lagene gis brukbare pengepremier, gjerne i samarbeid med en større, europeisk sponsor. Avslutningsvis; noen ord fra avtroppende leder av arrangementskomiteen for Yukigassen Nordisk Mesterskap i 2014 og 2015: o Yukigassen Nordisk mesterskap i Vardø har gjennom 19 år funnet sin form og blitt etablert som tradisjon i bybildet. Mye kan sies som arrangementet, men det framstår i dag som noe langt mer enn et liten snøballkonkurranse; arrangementet har blitt en 5 dagers Vinterfestival med en rekke tilbud til deltaker og publikum. Samtidig har denne utviklingen vist hvor arrangementets «såre punkt» ligger; vi tjener for lite og bruker for mye penger. Sagt på en annen måte: en festival som ikke endrer seg 10 prosent hvert år, vil måtte endre seg 100 prosent hver tiende år. Yukigassen Nordisk mesterskap har etter daglig leders oppfatning endret seg alt for lite de siste årene. Dersom arrangementet skal kunne overleve, må organisering og innhold vurderes inngående med sikte på å finne løsninger som er langt rimeligere og langt mindre ressurskrevende mht antall frivillige, betalte dugnadsgjenger og innleide ansatte. Dersom en tar utgangspunkt i at arrangementet gjennom de siste år har hatt en gjennomsnittlig inntekts/utgiftsside på om lag kr , vil utgiftene fordele seg omtrent slik på mesterskapets hovedarrangementer: Festningsområdet/konkurransearena kr Yukinetter/hotellet inkl. overn gjester kr Utescene, Fr. Nansens plass kr Festivaltelt kr Golden Glove kr Parade kr

10 o Det er åpenbart for alle at man ikke kan gjennomføre arrangementet med underskudd flere år på rad som til slutt tærer opp hele egenkapitalen. Etter daglig leders oppfatning er det vanskelig å se at det på kort sikt vil være mulig å hente inn særlig mye mer enn ca. kr på hvert arrangement med nåværende organisering og innhold. Utgiftene er dessverre på om lag samme nivå. En gjennomgripende drøfting av veien videre er derfor nødvendig, selv om det vil måtte føre til at kjente og kanskje kjære tradisjoner vil måtte vike for økonomiens tyngdelover. - Yuki og samarbeid med VAKE ble presentert som mulig scenario i fremtiden (HS) Vardø, 9. april 2015 Yukigassen Norway Arrangementskomiteen Hans Stapnes Vedlegg: Evalueringsrapport 2015 fra skulpturgruppa (ettersendes) Evalueringsrapport 2015 fra sekretariatet (vedlagt)