Vi skaper fotballglede

Transkript

1 PLAN FINNSNES IL FOTBALL Vi skaper fotballglede Strategiplan Vedtatt på årsmøtet Versjon 1.0

2 INNHOLDSFORTEGNELSE Innholdsfortegnelse side 2 Innledning Bakgrunn for og målsetting med strategiplanen side 3 Organisasjonsplan Finnsnes IL Fotball side 4 Visjon og visjonsfortelling side 5 Verdigrunnlag side 6 Overordnet målsetting side 6 Aktivitetsområder side 7 Fotballaktiviteter side 8 Dugnads- & foreldreaktiviteter side 13 Styre-, ledelses- og økonomiaktiviteter side 16 Anleggsaktiviteter side 19 Markedsaktiviteter side 20 Trivsels- & kommunikasjonsaktiviteter side 23 Inkludering side 25 Fotball og alkohol side 28 Kamparrangement side 29 2

3 BAKGRUNN FOR OG MÅLSETTING MED PLANEN Denne strategiplan avløser strategiplan som startet med en prosess tilbake i 2004 og var effektiv fra Strategiplanen har vært et godt arbeidsredskap både for styret, daglig leder, sportslig ledelse, trenere og frivillige som alle har kunnet finne sine arbeidsmål i strategiplanen. En gjennomgang av arbeidsmål i forbindelse med oppstarten av strategiprosessen i august 2011 viste at klubben har oppnådd mange av arbeidsmålene ved å gjennomføre anbefalte tiltak. Det viser at strategiplanen har fungert etter sin hensikt. I forbindelse med revideringen i 2011 understreket styret at dette skulle være en åpen og inkluderende prosess med sterkest mulig involvering fra klubbens medlemmer og sympatisører. Særlig ble det vektlagt at kjernevirksomhetens ulike områder samarbeidet i prosessen ved at barne- og ungdomsfotballen hadde prosessmøter sammen med seniorfotballen. I tillegg til at prosessen skulle ha som mål å etablere en overordnet målsetting for FIL Fotball og etablere mål og strategier med tilhørende tiltak for de ulike virksomhetsområder i klubben, har det vært en klar målsetting at arbeidet med ny strategi for FIL Fotball skulle bidra til: Å skape en sterkere "vi-følelse" mellom de ulike aktørene og lagene innenfor kjernevirksomheten. Å få en økt synergi for Fotballaktiviteten gjennom et tettere samspill mellom trenere, dommere, lagledere/oppmenn, tillitsapparatet og frivillige. Å skape større forståelse for at alle som jobber med og for FIL Fotball er like viktige, og at vårt felles bidrag er avgjørende for suksess. Å få en økt inkludering. Er vi inkluderende innad i organisasjonen, skaper det et sterkt fellesskap som inspirerer, skaper et godt omdømme og som igjen gir klubben goodwill hos våre samarbeidspartnere og i omverden for øvrig. Erfaringen med å starte en stor prosess tidlig på høsten viser at det er vanskelig å få engasjert så mange personer som en gjerne ønsker ettersom det kolliderer med serieavslutning og kretsmesterskapsluttspill. Det vil nok være mer praktisk å kjøre denne type prosesser i etterkant av sesongen der en kan ta med seg sesongevalueringer som en del av prosessarbeidet. Arbeidet videre er nå å koble mål og strategier gjennom en konkretisering av tiltak inn i sportsplan og andre typer aktivitetsplaner, slik at ting begynner å skje på en planmessig måte. Styret og administrasjon takker alle deltakere i prosessen for et helhjertet samarbeid. Martin Eliassen, styreleder Eilif Skogheim, nestleder Nina Murberg, medlem Elin Andersen, medlem Kjell Heitmann, medlem Aid Bente Normann, medlem Jostein Sørstrøm, medlem Jim Hansen, varamedlem Ingvald Berntsen, varamedlem Ivar Holand, daglig leder 3

4 ORGANISASJONSPLAN FIL FOTBALL Årsmøtet Revisor Kontrollkomite Ledelsesaktiviteter Styret Styre-, ledelses- og økonomiaktiviteter Spillerutvikler Daglig leder Kjerneaktiviteter Sportslig utvalg Barne- og Ungdomsfotballen Sportslig utvalg Senior Menn Sportslig utvalg Senior kvinner Støtteaktiviteter Dugnads- og foreldreaktiviteter Anleggsaktiviteter Markedsaktiviteter Trivsels- og kommunikasjons -aktiviteter 4

5 VISJON OG VISJONSFORTELLING VISJON Vi skaper fotballglede -Jaså, du tegne. Ka det ska forestille? Eirik svarte ikke med en gang. For det første var han opptatt av å skape kunst, og for det andre måtte vel faren se hva han tegnet, det var vel helt tydelig. På det store arket foran sønnen var det et stort grønt teppe, et gressteppe, med streker. En fotballbane. Med mange folk på. Banen var inndelt i små baner, akkurat som når det er barnefotballkamper. Men det var noe mer ved tegningen. To spillere stod på linja og så på, og den ene hadde armen på skuldra til den andre. De var kompiser, helt tydelig. På tre av banene var spillerne tegnet med små kuler på brystkassen - jenter. Rundt alle banene stod blide foreldre, med snakkebobler: Heia FIL, heia FIL. Faren begynte å skjønne tegninga. På en annen bane var det en stor dommer, og på ryggen stod det a-laget. Han var tegnet med digre lårmuskler og et bredt glis om munnen. Ved siden av banen hadde han tegnet inn klubbhuset, med åpent kjøkkenvindu. På trappa var det tegnet en hel del mennesker, alle med hatt. Faren smilte godt. Han la fingeren nedpå arket, og pekte på noen spillere som stod på ei lang rekke. -Koffør står dem sånn? -Dem står ikkje, dem spring. Dem varme jo opp, sa den lille, litt irritert. -Jammen, det ser jo så... seriøst ut, sa faren. -Ka betyr seriøst? Eirik så opp. -Alvorlig, så profft, på en måte, forklarte faren. -Jammen, det skal jo være profft. Trenarn vårres har alltid skikkelig oppvarming med oss, sånn som A-laget, og det e kjempeartig. Andre lag bære spring rundt og tøve før kamp, og sparke ballen inn på andre bana. Eg like ikkje det, sa Eirik. Så ga han seg til å tegne mange nye folk langs sidelinjene. -Ka gjør du no? Faren ville ikke gå, dette måtte han få med seg. -Tegne inn publikum. Dem skal og være grønn, førr eg leke at dem e andre FIL-spællera som står og ser på og heie. Det e unga på banen næstn heile tida, og alle e heilt med, sa Eirik fornøyd. Faren bet seg merke i noen flere detaljer på den innholdsrike tegninga. Han så noe krøll langs sidelinja. -Ka e de der krøllan på utsida av banen, Eirik? -Sykkelstativ. Trenarn vårres sa at han ville at så mange som mulig sku sykle tell træning, og da må vi jo ha sykkelstativ. Dessuten e det litt minder plass te bila, her borte, førr eg har laga en liten bane med krøllgræss her, og en sandfotballbane, førr det e så kult, og den kan dessuten brukes te både fotballtennis og volleyball, sa Eirik og så ivrig opp på faren, som bare stod og koste seg. Selv om han var voksen og uten barnefantasi kunne han godt se for seg varme sommerdager på stadion, med et yrende liv i alle hjørner av anlegget. Høy musikk og annet digg. -Detta e ei skikkelig tøff tægning, Eirik. Men du, ka e den streken som går rundt heile banen? -Å, det bære vise at vi har en sånn der hall som gjør at vi kan være inne om vintern. Eg leke at vi bruke banen heile tida, tel jul og. Sa gutten. Faren skulle på møte i FIL den kvelden. Han ville presentere tanker. Tanker om hva som skaper fotballglede, tanker om FIL som den viktigste sosiale arena i sentrum, der fotballen, den artige men "proffe" fotballen, står i sentrum for alt. Eirik skjønte lite da faren spurte om han kunne få låne tegninga med seg - hva i all verden skulle de med ei tegning til en 8-åring på et så viktig møte? 5

6 VERDIGRUNNLAG Folkelighet Det betyr: at vi skal opptre imøtekommende og positivt, samt behandle alle på en likeverdig måte både på og utenfor banen Innsatsvilje Det betyr: at vi skal opptre med glød og entusiasme i alt vi foretar oss uten å bli selvopptatt - både på og utenfor banen Lagspill Det betyr: at vi skal samarbeide for å nå våre mål, - både på og utenfor banen OVERORDNET MÅLSETTING FIL Fotball skal være en inkluderende klubb med behovstilpassede anlegg, høye sportslige ambisjoner med fokus på utvikling av enkeltspillere og lag. Klubbens drift skal være tuftet på sunn økonomi og sterk dugnadsånd. 6

7 AKTIVITETSOMRÅDER PLAN Fotballaktiviteter Dugnads- & foreldreaktiviteter Styre-, ledelses- og økonomiaktiviteter Anleggsaktiviteter Markedsaktiviteter Trivsels- & kommunikasjonsaktiviteter 7

8 FOTBALLAKTIVITETER SENIOR MENN Aktivitetsmål: FIL Fotball skal etablere seg på nivå tre i allnorsk fotball i løpet av to år, og så rykke opp og etablere seg på nivå to i allnorsk fotball innen For å nå dette aktivitetsmålet vil FIL Fotball jobbe etter følgende strategier: ER Kontinuerlig øke kvaliteten i treninger og kamper Høy kvalitet i planlegging, organisering, gjennomføring og evaluering av trenings- og kampaktiviteten KONKRETE Årlig rullering av sportsplan innen 15. november hvert år Evaluere foregående sesong, med påfølgende planlegging og gjennomføring av trenings- og kampopplegg for kommende sesong. Praktisere krav til minimum trenerutdannelse o inkludering av yngres og damer o utvikling av trenere o sikring av kontinuitet på trenersiden og i forhold til spillestil Planmessig og gjensidig evaluering av SUSM, trenerteam, oppmenn og spillere tre ganger hvert år - innen 1. juli, èn måned før serieslutt og èn måned før seriestart Utvikle et belønningssystem for spillere slik at klubben har et helhetlig og gjennomtenkt system for økonomiske godtgjørelser. Sørge for et treningsopplegg for treningsgruppa på Finnsnes slik at dette blir i samsvar med klubbens kvalitetsmål - både for A-spillere og juniorspillere. Utvikle og rekruttere gode holdninger Ha en bevisst og systematisk satsing på spillere som har gode holdninger som underbygger klubbens verdigrunnlag Folkelighet Innsatsvilje Lagspill o Høye ambisjoner o Vesentlig talent o Gode sosiale og holdningsmessige egenskaper Gjennomføre konkrete handlinger med tanke på å rekruttere og utvikle gode holdninger som følger: Utvikle og rekruttere spillere med gode holdninger: o Sterk satsing på aldersbestemt fotball o Forsterke med spillere utenfra med svært gode holdninger o Deltakelse på dugnadsoppdrag for klubben o Samarbeid med andre klubber: Lokalt i Tromsø Bruk av klubbens antrekk og klubbens effekter Rekruttere/utdanne dommere med gode holdninger 8

9 Satse på internt samspill og åpenhet Etablere et nært samarbeid med klubbens øvrige aktivitetsområder, spesielt de andre sportslige utvalgene, administrasjon/styret og Markedsutvalget. Gjennomføre konkrete tiltak for å gjøre klubben og SUSM mer åpen og samarbeidende: Minst ett medlem i SUSM skal være styremedlem. Sørge for tett kommunikasjon via invitasjoner til møter i SUSM fra medlemmer i alle de andre aktivitetsutvalgene i FIL Fotball ved behov Utarbeide og vedta møteplan for SUSM med angivelse av dato og hovedtemaer for de enkelte møtene. Dele informasjon/referat fra møtene i SUSM med lederne i de andre utvalgene, samt administrasjon og styret. Legge en informasjonsstrategi-/plan for informasjonsflyt til eksterne brukere om alt som har med Senioravdelingens sportslige aktiviteter å gjøre. o Hvem uttaler seg på vegne av FIL Fotball Senior? o Hvilke holdninger og saker er det viktigst å få frem i media? Utarbeide og bruke en powerpoint-presentasjon med vital informasjon om klubben som oppsummerer mål og strategier til bruk i forbindelse med rekruttering til nye medlemmer i SUSM, trenere, oppmenn og spillere. 9

10 FOTBALLAKTIVITETER SENIOR DAMER Aktivitetsmål: FIL Fotball skal rykke opp og etablere seg i 2. divisjon innen For å nå dette aktivitetsmålet vil FIL Fotball jobbe etter følgende strategier: ER Sikre en stabil spillergruppe med gode holdninger KONKRETE Etablere et godt støtteapparat (trener, oppmann, materialforvalter) rundt laget som følger opp spillerne mye tettere. Gjennom et godt samspill med sportslig utvalg senior menn høste erfaringer for å få på plass et solid støtteapparat også for damelaget. Bidra til å oppgradere statusen på treneryrket for damelaget, derigjennom å se på trenerkompensasjonen/ utgiftsdekningen. ER Gjennomføre gode rekrutteringstiltak slik at FIL Fotball blir det naturlige valget for damespillere med ambisjoner i regionen Vi må inn i barnehagene for å rekruttere enda flere jentespillere. KONKRETE A: Tilrettelegge enda bedre for klubbens egne småjentelag og jentelag for derigjennom å få flere spillere til å ta overgangen til 11 er-fotball og damefotball. Kvalitetssikre tilbudet, både sportslig og sosialt, i ungdomsfotballen innenfor jentesiden slik at vi blir flere og kan stille 11 er-lag i jenteklassen innen strategiplanens utløpsdato. Dette rekrutteringsarbeidet må starte allerede i barnefotballen. B: Ha en god dialog med klubbene i nærområdet Ha jevnlig dialog med klubbene i vårt primære nedslagsområde slik at vi på sikt kan få èn satsingsklubb i Ytre Midt-Troms. 10

11 FOTBALLAKTIVITETER BARNE- OG UNGDOMSFOTBALLEN Aktivitetsmål: FIL Fotball skal være en klubb der barne- og ungdomsfotballen skal driftes på en slik måte at spillerne stimuleres til å utvikle gode holdninger og fotballferdigheter. For å nå dette aktivitetsmålet vil FIL Fotball jobbe etter følgende strategier: ER Følge opp og videreutvikle klubbens sportsplan Det er viktig at sportsplanen gjøres til et levende dokument i klubben. Klubben må ha et bevisst og systematisk opplegg slik at sportsplanen blir brukt og fulgt. KONKRETE Årlig rullering av sportsplan senior menn innen 15. oktober hvert år I den årlige rulleringen er det viktig at trenene inviteres til å være med i evalueringsprosessen. Sportsplanen skal være tema på klubbens trenerfora for barne- og ungdomsfotballen. Nye trenere i klubben skal gis innføring i planen. Spillere i ungdomsfotball skal gjøres kjent med klubbens sportsplan i forbindelse med spillermøter ved oppstart av treningene for ny sesong. Sportsplanen skal videre være et fast innslag på første foreldremøte i forbindelse med oppstart av ny sesong. Utvikle og rekruttere gode trenere Bevisst og systematisk satsing på å stimulere klubbens trenere til å delta på kurs-/utviklingstiltak. Utrede muligheten for å ansette/ engasjere faste trenere for de ulike klassene i ungdomsfotballen. Gjennomføre konkrete handlinger med tanke på å rekruttere og utvikle gode holdninger som følger: Barnefotballen: Klubben må tilby gratis trenerkurs Det bør være et krav med minimum Barnefotballkurset helst NFF C-lisenskurs for trenere i barnefotball Ungdomsfotballen: Minimumskrav NFF C-lisenskurset eller tilsvarende erfaring Klubben må tilby gratis kurs mot pliktår Skaffe status over klubbens trenere Klubben må avsette lønns-/prosjektmidler Klubben må utrede muligheten til å engasjere/lønne faste trenere i stedet for foreldretrenere som ikke har nok kompetanse/kunnskap Legge til rette for at klubbens trenere gis mulighet til å delta på treningsutviklingstiltak, lokalt, nasjonalt (cupfinaleseminaret) og internasjonalt. De to sistnevnte mot pliktår. 11

12 Prioritering av læringsmål Ungdomsfotballen Fotballferdigheten skal ha desidert høyeste prioritet. Den sosiale-/holdningsmessige påvirkning skal være gjennomgående på alle nivå i klubben, og skal således påvirkes kontinuerlig. Gjennomføre konkrete tiltak for å kunne følge opp de prioriterte læringsmålene. I klubbens sportsplan er det satt opp prioriterte lister over påvirkning av fotballferdigheter. Trenerne skal med utgangspunkt i denne utarbeide sin sesongplan - helst med bakgrunn i klubbens egenutarbeidede Sesongplanmal. Trenerne - i samarbeid med foreldrene og spillerne skal utarbeide en plan for sosiale tiltak for sitt lag. Som et minimum bør det gjennomføres to slike tiltak i løpet av sesongen. Ved deltagelse i turnering(er) er det viktig at det sosiale vektlegges. Det er videre viktig at spillerne er med i utarbeidelse av enkle retningslinjer for hvordan de ønsker at de skal ha det innad i eget lag, samt følge opp klubbens punkter vedrørende grensesetting/konsekvenser ihht sportsplan. 12

13 DUGNADS- OG FORELDREAKTIVITETER Aktivitetsmål Gjennomføre de aktivitetene som er listet opp nedenunder, samt oppdukkende dugnadsaktiviteter underveis, i henhold til de til enhver tid vedtatte budsjetter. For å nå dette aktivitetsmålet vil FIL Fotball jobbe etter følgende strategier: Planlegging og organisering Planlegge og organisere aktivitetene slik at den enkeltes bidrag blir forutsigbar og forstått på en positiv måte. Ha en klar rollefordeling internt i styret i yngres innenfor følgende roller; Arrangementsansvarlig, materialforvalter, kafe-/ kamparrangementsansvarlig, foreldrekontaktansvarlig, sekretær, ungdomsrepresentant Rollebeskrivelse for alle disse rollene er utarbeidet og skal etterleves. Dette bygd opp på følgende måte; o Ansvarsområder o Hovedarbeidsoppgaver Dugnadslisten Styret i yngres vil i etterkant av hver sesong evaluere og revidere dugnadslisten som viser hva de ulike lagene skal være med på av dugnader, samt hvordan disse skal gjennomføres. Klubben skal være kritisk til hvilke dugnader vi skal ta på oss. Det er mye bedre med få og store dugnadsoppdrag, enn mange og små dugnadsoppdrag. Retningsgivende dugnadspris er kr. 200,- pr. time pr. dugnadsarbeider. Dette ihht NIFs norm. A: Varepakking (påske + jul) Klubben skal stille ressurser til rådighet slik at varepakkingen gjennomføres på en meget tilfredsstillende måte både for oppdragsgiverne og disses kunder. Jente- og guttelaget skal pakke varer på REMA % av inntektene fordeles på de to lagene ut fra hvor mange timer hvert lag arbeider, mens 25 % av inntekten går til klubben. Varepakking til påske er inneværende sesongs lag som skal utføre, mens varepakkingen til jul er det kommende sesongs lag som skal utføre. B: 17. mai-arrangement i Finnsneshallen Klubben skal legge til rette for at flest mulig skal besøke Finnsneshallen 17. mai. Klubben skal legge til rette på en best mulig måte slik at foreldrene på lagene som har ansvar for arrangementet skal kunne gjennomføre dette på en god måte med god omsetning og inntjening. Jenteog guttelaget har det hele og fulle ansvar for planlegging, gjennomføring, etterarbeid/opprydding og evaluering av 17. mai-arrangementet. Dette er det eneste dugnadsoppdraget hvor 100 % av overskuddet går tilbake til lagene. 13

14 Dugnadslisten forts. Dugnadslisten skal offentliggjøres i høstutgaven av Grønn Genser for kommende sesong, samt i vårutgaven inneværende sesong. Den skal også legges ut på klubbens hjemmeside så snart den er vedtatt. Det presiseres at ingen dugnader eller arrangement er avsluttet før ALT er ryddet og eventuelt kjørt bort/levert tilbake. Dette senest innen klokken dagen etter avsluttet arrangement. C: Ishavskraft-serien/Tide-serien (vinterserien i Midt-Tromshallen) Klubben skal legge til rette på en best mulig måte slik at foreldrekontaktene på de ulike lagene som har arrangementet de ulike dagene skal kunne gjennomføre dette på en god måte med god omsetning og inntjening. Dette gjennom å planlegge, gjennomføre og evaluere gruppespillet og sluttspillet i Ishavskraft-/Tide-serien. Dette arrangementet skal gjennomføres av de ulike lagene i Ungdomsfotballen, samt eventuelt lillegutter og lillejenter 12 år hvis det er tilbud for disse klassene. Juniormenn/junior kvinner har det hele og fulle ansvar for sluttspillet i Ishavskraft-/Tide-serien dette sammen med arrangementsansvarlig i Yngres utvalg. D: TINE-kiosken/kamparrangement På kampene i barne- og ungdomsfotballen får alle lagene fordelt èn-to kvelder hver i løpet av sesongen hvor de skal bemanne TINE-kiosken. På herrekampene skal to og to lag sammen stå for billettsalg, kiosksalg, vakthold og ballhentere. Dette etter eget oppsett. E: Bendit Cup Klubben skal gjennomføre Bendit Cup siste helgen i mai/første helgen i juni hvert år, forutsatt tildeling fra NFF/Bama. Dette er klubbens desidert største fellesdugnad hvor alle lagene på en eller annen måte er involvert. F: TINE Fotballskole Klubben skal gjennomføre TINE Fotballskole første uken etter skoleslutt. Det skal oppnevnes et eget utvalg som planlegger, gjennomfører og evaluerer tiltaket. G: Oppdukkende tiltak Vakthold ifm UKM Varetelling Minimarked Russetreff Rocktober Andre dugnader Forventningsavtale Hver enkelt spiller/forelder i ungdomsfotballen skal underskrive en forventningsavtale hvor det fremkommer hva som forventes fra både klubben og spillerne/foreldrene. Klubben skal revidere eksisterende forventningsavtale som skal benyttes av alle spillerne/foreldrene i ungdomsfotballen. Det er foreldrekontaktene på de ulike lagene som må få disse signert av spillerne/foreldrene på sitt lag. 14

15 Foreldremøter Det skal gjennomføres minimum to foreldremøter pr. lag pr. sesong. Ett oppstartsmøte og et evalueringsmøte. Det skal være to foreldrekontakter pr. lag. Det skal tilstrebes at foreldrekontaktene velges for to år slik at den avtroppende foreldrekontakten kan lære opp den påtroppende foreldrekontakten. A: Utarbeide mal for gjennomføring av foreldremøte Klubben skal revidere eksisterende mal for gjennomføring av foreldremøtene hvor alt som klubben ønsker skal tas opp med foreldregruppene skal fremkomme. B: Styremedlemmers deltakelse på foreldremøtene På alle foreldremøtene i barne- og ungdomsfotballen skal det være en representant fra styret i yngres utvalg. Dette skal gå på rundgang etter at alle styremedlemmene har fått innføring i hvordan et foreldremøte skal gjennomføres. Andre viktige punkter ifht dugnads- og foreldreaktiviteter Klubben må ha en backup -ordning for de lagene som overhodet ikke er i stand til å fremskaffe trenere fra foreldregruppene i barne- og ungdomsfotballen. Alle som er hovedtrenere i Barnefotballen får halv pris på treningsavgiften for sin sønn/datter som spiller på laget. Hvis det er en trener som ikke har barn på det laget vedkommende trener får treneren halv pris i treningsavgiften for sin yngste sønn/datter som spiller i klubben. Dette i tillegg til det utstyret trenerne får fra klubben jfr. sportsplanen. Hovedtrenerne i Ungdomsfotballen får ikke dette godet da de har utgiftsdekning for å trene laget. Klubben MÅ bli flinkere til å informere i foreldregruppene om klubbens økonomiske drift. Spesielt med tanke på de fellesutgifter klubben har. Dette gjennom FIL-good - seminarene. Dugnadsfritaket gjelder kun for hovedtrener der lagene har flere trenere. 15

16 STYRE,- LEDELSES- OG ØKONOMIAKTIVITETER Aktivitetsmål Videreutvikle klubbens verktøy og systemer for styring og ledelse for å gi styret og hele organisasjonen et mer presist verktøy for økonomistyring, rapportering og prosjektoppfølging. Klubbens vedtekter og den til enhver tid gjeldende strategiplan, som skal rulleres hvert tredje år, gir retningen for utviklingen av dette aktivitetsområdet. For å nå dette aktivitetsmålet vil FIL Fotball jobbe etter følgende strategier: Organisasjonsplan Klubbens organisasjonsplan skal til enhver tid vise klubbens organisering med styre, administrasjon, kjernevirksomhet og støttefunksjoner. Organisasjonsplanen skal minimum angi leder av de ulike aktivitetsområdene og være tilgjengelig på klubbens webside til informasjon for klubbens medlemmer og som orientering for eksterne aktører. Oppdatere organisasjonsplanen Oppdatere organisasjonsplan med ansvarlige personer og gjøre denne informasjonen tilgjengelig via klubbens webside. Utdanning Klubben skal til enhver tid søke å rekruttere og utdanne personer på de ulike fotball-lederkursene som TFK og NFF gjennomfører. Klubbens sportslige utvalg skal, sammen med daglig leder og spillerutvikler, tilrettelegge for slik gjennomføring. Klubben skal også sørge for at daglig leder til enhver tid har mulighet til å oppdatere seg innenfor de fagfelt som er relevante ifht arbeidsinstruks og arbeidsoppgaver. A. Styret De styremedlemmene som ikke har Fotball-lederkurs I, og heller ikke tilsvarende praksis, bør gjennomføre Fotball-lederkurs I innen utgangen av sin styreperiode. De styremedlemmene som skal inn i sin andre periode i styret, og ikke har tilsvarende praksis, bør også gjennomføre Fotball-lederkurs II og III. B. Daglig leder Daglig leder pålegges å oppdatere seg på idrettens generelle kurs, spesielt innenfor idrettens regnskapsbestemmelser. Klubben forventer videre at daglig leder holder seg orientert om programvare som klubbens administrasjon til enhver tid benytter seg av. 16

17 Styret Styret er klubbens høyeste organ mellom årsmøtene og har ansvar for at klubben drives i henhold til selskapets vedtekter og idrettens lov- og regelverk. Med erkjennelsen av at klubbens kjernevirksomhet drives gjennom frivillighet og at en betydelig del av klubbens inntekter må skaffes via dugnadsinnsats, er det avgjørende viktig for styring og effektiv drift av klubben at alle aktivitetsområdene er representert i styret. Styret skal styre og beslutte og administrasjonen skal lede, utrede og utføre. Dette er hovedarbeidsfordelingen mellom styret og administrasjonen. FIL Fotball kan kalles en semiprofesjonell organisasjon. Klubben har ett administrativt årsverk (daglig leder) og for øvrig drives klubben av frivillige. Det er derfor ikke mulig å drive med en streng arbeidsfordeling mellom daglig leder og styret. Styremedlemmene må også ta sine tak i forbindelse med gjennomføring av oppgaver og prosjekter. Dog bør det ikke være slik at styret er mest opptatt med daglig drift i sine styremøter. Derfor bør heller ikke møtene være for mange og for lange, og gjerne ikke flere enn ett møte pr. måned. Godt forberedte møter med gode beslutningsgrunnlag skaper effektive møter og gode beslutninger, noe som tar organisasjonen fremover. A: Beskrivelse av ansvarsområder og hovedarbeidsoppgaver innenfor aktivitetsområdene Det utarbeides stillingsbeskrivelser med klargjøring av ansvarsområder for de ulike aktivitetsområdene, samt stillingsbeskrivelse med angivelse av ansvarsområde og hovedarbeidsoppgaver for alle nøkkelposisjoner i organisasjonen. Det gjelder minimum for følgende områder og posisjoner/stillinger: Administrasjonen Daglig leder Kjerneaktiviteten SUSM: Leder, trenere, oppmenn SUSD: Leder, trenere, oppmenn SUBF: Ledere, trenere, oppmenn, foreldrekontakter. Støttefunksjoner Anleggsutvalg: Leder Markedsutvalg: Leder Arrangementsutvalg: Leder Dugnads- og foreldreutvalg: Leder Trivsels- og kommunikasjonsutvalg: Leder. Det kan være aktuelt å se på en sammenslåing av utvalgene for dugnads- og foreldreaktiviteter og trivselsog kommunikasjonsaktiviteter. Det kan være naturlig på grunn av den nære sammenhengen mellom aktivitetene. Trivsel- og kommunikasjon er en forutsetning for å få til en god og sterk dugnadsånd blant foreldrene. B: Oppsett av møteplan og innhold i styrets møter Styret vedtar en møteplan med i snitt ett møte pr. måned. Juli måned er vanligvis møtefri på grunn av ferieavvikling. Møteplanen settes opp for hele det kommende arbeidsåret i forbindelse med siste årets siste styremøte. Faste poster på møteplanen er som følger: Godkjenning av innkalling Gjennomgang, oppfølging av saker og godkjenning av protokoll fra forrige møte Prosjektoppfølging med avviksrapportering og tiltak Regnskapsrapportering mot budsjett denne måned og hittil i år, samt balanse med fokus på utestående aldersfordelte fordringer med aldersfordeling. 17

18 Daglig leder Daglig leder forbereder saker for styret og gjennomfører de vedtak styret fatter. A: Utarbeidelse av periodebudsjett (12 perioder) Budsjettet skal i tillegg bygges opp knyttet til aktiviteter, som summeres opp til et klubbudsjett. B: Utarbeidelse av regnskapsrapporter med følgende inndeling Regnskap denne måned Budsjett denne måned Avvik regnskap/budsjett Regnskap hittil i år Budsjett hittil i år Avvik regnskap budsjett Regnskap hittil i fjor Rapportene skal i hovedsak leveres på klubbnivå, men på de viktigste aktiviteter skal det rapporteres på aktivitetsnivå til styret og aktuelle utvalg med en frekvens som er fornuftig i forhold til aktivitetsnivået. Daglig leder skal i sin saksforberedelse til styret angi årsak til avvik og ved negativ avvik angi relevante tiltak for å dekke avviket. Daglig leder skal hvert kvartal foreta en gjennomgang av reskontro i forbindelse med regnskapsgjennomgang og foreslå nødvendige tiltak for å ha god kontroll med utestående fordringer. C: I prosjektkalenderen, som skal ha periodeinndeling, skal alle viktige prosjekter legges inn. I prosjekter som krever planlegging over tid, skal planleggingsaktivitetene legges inn på perioder i tillegg til gjennomføringsaktiviteten. Daglig leder skal legge inn egne markeds- og andre aktiviteter på samme måte. Rapportene skal vise budsjetterte inntekter, budsjetterte kostnader og resultat og regnskap i forhold til disse parametere. Rapportene skal i tillegg til styret distribueres til styrer/utvalg som er involvert. Daglig leder skal i forbindelse med rapporteringen forklare årsak til avvik og ved negative avvik skal daglig leder, i kommunikasjon med ansvarlig leder, angi relevante tiltak for å dekke avviket. D: Utarbeide prosedyrer og kontrollrutiner knyttet til større arrangement. Prosedyren skal omfatte så vel krav til tilfredsstillende håndtering av inntekter og kontroll av vareforbruk. 18

19 ANLEGGSAKTIVITETER Aktivitetsmål Utvikle et behovstilpasset anlegg for trenings- og kampavvikling. Videre utrede og iverksette tiltak for å utnytte potensialet som ligger i eiendommen. For å nå dette aktivitetsmålet vil FIL Fotball jobbe etter følgende strategier: Trenings- og kampanlegg - generelt Ha behovstilpassede anlegg for trenings- og kampavvikling. Utarbeide en plan for anleggsaktiviteter og oppdatere disse til et behovstilpasset anlegg Leder i anleggsutvalget, sammen med anleggsutvalget, må utarbeide en detaljert plan over anleggsaktiviteter og holde disse oppdatert. Trenings- og kampanlegg - til helårsbruk Ha egne behovstilpassede anlegg for trenings- og kampavvikling - også vinterstid. Nedsette en prosjektgruppe Styret må sette ned en prosjektgruppe tidlig i 2013 for å utrede muligheten til å realisere overbygging av eksisterende 7-èr bane ala Senjahallen Anleggsutvikling -garderober, møterom, kjøkken lager og tribunefasiliteter Klubben skal i samarbeid med FIL Allianse og FIL Turn utrede konkrete behov for anleggsfasiliteter i forhold til dagens og ikke minst - fremtidige behov. FIL Fotball skal være pådriver til å komme i gang med nedsettelse av en hurtigarbeidende arbeidsgruppe. Nedsette en hurtigarbeidende arbeidsgruppe bestående av personer fra FIL Allianse, FIL Fotball og FIL Turn for å kartlegge fremtidige behov for garderober, møterom, kjøkken, lager og tribunefasiliteter. Eiendomsutvikling -prospekt på utnyttelse av tomteiendommen til klubben Det bør utredes hvorvidt det er mulig å realisere noe av tomten til eiendomsutvikling. Sette ned et eget utvalg for å sjekke ut mulighetene for å realisere klubbens tomteeiendom. FIL Fotball må være pådriver overfor FIL Allianse - for å nedsette en arbeidsgruppe, sammen med FIL Allianse, for å utrede denne muligheten. Første skritt er å få innpass i reguleringsplanen til kommunen. 19

20 MARKEDSAKTIVITETER Aktivitetsmål Være med å legge til rette for at FIL Fotball har et stabilt inntektsgrunnlag som gjør at klubben klarer å konkurrere i allnorsk fotball og ha som langsiktig mål å etablere seg på Adeccoliganivå markedsmessig. Klubben skal utarbeide en markedsplan som oppsummerer tiltak, ansvarshavende og tidspunkt for gjennomføring. For å nå dette aktivitetsmålet vil FIL Fotball jobbe etter følgende strategier: Kommunikasjon og samarbeid A: Gjennomføre gutteturer Styrke kommunikasjonen og samarbeidet med dagens kjernesamarbeidspartnere de som har et hjerte som banker hardt for FIL Fotball. Men også styrke kommunikasjonen og samarbeidet til de som til enhver tid er i FIL-lauget og har Fast Følge-avtaler. Dette til kamper i Champions League, Premier League, La Liga, Serie A eller landskamper/sluttspill. Dette som en årlig foreteelse hvor klubben fungerer som et reisebyrå og ordner alt ifm tiltaket. Bruke nettverket og FILlauget-bedriftene mer bevisst Bruke nettverket og leverandørene til dagens FIL-lauget-bedrifter for å utvide FIL Fotball sitt geografiske nedslagsfelt med hensyn til nye samarbeidspartnere. Dette i tillegg til strategien for Tromsømarkedet. A: Gjennomgang av FIL-lauget-bedriftenes leverandører Be FIL-lauget-bedriftene gå gjennom sine leverandørlister og plukke ut to-tre leverandører som kan være aktuelle å kontakte med tanke på et samarbeid med FIL Fotball. Internt samspill Ha et tett og nært samarbeid med klubbens øvrige aktivitetsområder, spesielt sportslig utvalg senior menn (SUSM). A: Gjennomgående representasjon Et medlem av SUSM skal alltid innkalles til møtene i MU. 20