Veiledning C. SAR-rutine Semi Annual Report til RI. Klubbens halvårsrapporter til RI. 1. Juli og 1. Januar

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "Veiledning C. SAR-rutine Semi Annual Report til RI. Klubbens halvårsrapporter til RI. 1. Juli og 1. Januar"

Annar Thoresen
8 år siden
Visninger:

1 Veiledning C. SAR-rutine Semi Annual Report til RI Klubbens halvårsrapporter til RI 1. Juli og 1. Januar Klubbsekretæren er ansvarlig for å fylle ut Halvårsrapportene - Semi Annual Report og sende informasjonen til Rotary International Denne veiledningen er et støttedokument til Arbeids- og milepelplan for klubbsekretærer Først utarbeidet mars 2006 av Knut Gysler, Oppegård RK og Tore H. Onstad, Kolbotn RK Revidert april 2007 av DG Morten Bjerkan D2260 og Knut Gysler Revidert mars 2009 av PDG Morten Bjerkan og Knut Gysler Siste revisjon 30. mars 2009

Denne veiledningen er et støttedokument til Arbeids- og milepelplan for klubbsekretærer Først utarbeidet mars 2006 av Knut Gysler,

2 Halvårsrapportene SAR Semi Annual Report Semi Annual Report er klubbens halvårsrapport til RI, som i norsk forkortelse går under benevnelsen SAR - rapport. Rapporten omhandler medlemsdata og danner grunnlag for beregning og betaling av halvårskontingent til RI. Rapporten gjelder for det kommende halvår; henholdsvis perioden juli desember og januar juni. SAR-skjemaet sendes fra RI i USA som papirutgave primo juli og januar til vedkommende som er registrert i RIs medlemsdatabase som klubbens sekretær per 1. juli. SAR-rapportens forside med brevhode inneholder instruks for retur, innholdsbeskrivelse og nødvendige henvisninger. Les instruksjonene nøye før du fyller ut selve SAR-rapporten. Klubbens SAR-informasjon skal alltid rapporteres til RI; se beskrivelsen om SAR i innledningen i arbeidsdokumentet Arbeids- og milepelplan for klubbsekretærer. Husk også at du som sekretær i klubben når som helst kan lese eller laste ned klubbens Balance Report på Member Access, klikk funksjonen Daily Club Balance Report, ref. Veiledning B. Medlemsoppdatering på RIs medlemsdatabase Skjemaet SEMI ANNUAL REPORT FORM - SAR ( Halvårsrapportskjema): I skjemaet henvises til Membership List og New Member Form, som begge er en del av rapporten. Kontroller den tilsendte medlemslisten og sammenlign den med klubbens egen medlemsliste pr h.h.v. 1. Juni og 1. Desember. Du skal fylle ut relevante tall i linjene og i skjemaets siste halvdel skal du beregne hvor mye klubben skal betale i halvårskontingent. Husk at både president og sekretær skal undertegne SAR-skjemaet. Informasjon: a) Klubbene er ikke pliktig til å abonnere på The Rotarian, men vår Guvernør anbefaler at klubbene abonnerer på minst ett eksemplar. b) Official Regional Magazine (ORM) er i Norge Rotary Norden, men det skal ikke bestilles via SAR-skjemaet. (Klubben betaler for Rotary Norden til Distriktet). c) Magasinet Nueva Revista Rotaria er det opp til den enkelte klubb å abonnere på. d) Pro Rata Dues gjelder avgift for nye klubbmedlemmer som ble opptatt i løpet av de tre første måneder i foregående SAR periode. Eksempel: Semi Annual Report Form January 2009 er avbildet på side 4. Blankett SEMI ANNUAL DUES INVOICE ( Halvårsfaktura): Dette er RIs faktura til klubben med betalingsinstruks for klubbens halvårskontingent til RI. Du skal kontrollere fakturaen og eventuelt korrigere det oppførte antall medlemmer og abonnement i h.h.t. det utfylte SAR-skjemaet og umiddelbart levere den korrigerte fakturaen og kopi av SAR-skjemaet til klubbens kasserer, som har egen instruks for betaling av halvårskontingenten, se guvernørens Håndbok for rotaryåret eller Arbeids- og milepelplan for klubbkasserere. Klubbsekretæren har sammen med rpesidenten et medansvar for at klubbens kontingent til RI blir betalt i rett tid. Skjemaet CURRENT CLUB MEMBERSHIP LIST ( Siste klubbmedlemsliste): Dette er en alfabetisk liste over klubbens medlemmer. Den er hentet fra RIs database pr h.h.v. 31. Mai og 30. November. Listen inneholder opplysninger om klassifikasjon, den enkeltes internasjonale Rotary ID-nummer, hjemmeadresse og hvilke språk hver enkelt behersker flytende. Dersom du foretar regelmessig (månedlig) oppdatering av klubbens medlemsdata på RIs medlemsdatabase Member Access, behøver du ikke å returnere rettet medlemsliste. Vi anbefaler at du alltid og regelmessig oppdaterer klubbens medlemsdata på RIs medlemsdatabase som beskrevet i Arbeids- og milepelplanen for klubbsekretærer. Siste revisjon 30. mars 2009 Side 2

SAR-skjemaet sendes fra RI i USA som papirutgave primo juli og januar til vedkommende som er registrert i RIs medlemsdatabase som klubbens sekretær per 1. juli. SAR-rapportens forside med brevhode inneholder instruks for retur, innholdsbeskrivelse og nødvendige henvisninger.

3 NB! Dersom du mot formodning ikke foretar oppdatering av klubbens medlemsdata på RIs medlemdatabase Member Access, ber vi deg redegjøre for dette til Distriktssekretæren eller Distriktsguvernøren og følge denne rutinen: Du skal da rette den tilsendte medlemslisten for hånd og følge anvisningen som står på baksiden av New Member Form : a) Medlemslisten korrigeres ved å stryke over gale opplysninger og skrive de riktige ved siden av. b) Språkkunnskaper anføres i følge definisjon og koder i rapportens liste LANGUAGES og klassifikasjon angis i følge rapportens liste OCCUPATIONS. Denne listen samsvarer ikke helt med hva vi er vant til i Norge. c) Angi ett abonnement på The Rotarian ytterst til høyre i navnefeltet for den/de som skal ha magasinet tilsendt slik: TR 1 d) Når det står Pro-Rata Billing i datalinjen for et klubbmedlem, viser dette at medlemmet var oppført i New Member Form i forrige SAR rapport. Den korrigerte medlemslisten skal returneres til RI sammen med SAR-skjemaet. Skjemaet NEW MEMBER FORM ( Skjema vedrørende nye medlemmer) Skjemaet brukes for å melde inn til RI nye medlemmer opptatt i forrige SAR periode inntil henholdsvis 30. november og 31. mai dersom slik rapportering ikke er foretatt elektronisk til RIs database, samt medlemmer opptatt henholdsvis i desember og juni. Kopier skjemaet New Member Form og fyll dem ut dersom klubben har tatt opp flere enn to nye medlemmer. Informasjon om utfylling står på baksiden av skjemaet i punktene NEW MEMBERS og HONORARY MEMBERS AND SPECIAL SUBSCRIPTIONS. På linjen Admission Date/ Subscription markerer vi i Norge ORM og Yes. Punkt 3 6 på siden INSTRUCTIONS angir hvilke deler av rapporten som skal sendes hvor og hvem som skal ha kopi av hva. Ta i tillegg relevant kopi til klubbens kasserer. Legg merke til at det i returinstruksen på rapportens forside står at det også skal vedlegges bevis på at halvårskontingenten er betalt. Dersom Halvårsrapporten ikke fylles ut korrekt, får klubben tilsendt et skjema fra RI for oppklaring av avvik, discrepancy form se eksempel på side 5. Opphør terminering av klubbens medlemskap i RI : Den 1. juli og 1. januar avsluttes medlemskapet i RI for de klubbene som ikke har betalt sin kontingent for forrige halvår ( SAR periode). Medlemskapet i RI opphører for de klubbene som i løpet av 180 dager eller mer fra forfallsdato ikke har betalt inn utestående kontingent som overstiger 250 USD. NB!! Dersom du foretar regelmessig oppdatering av medlemsdatabasen på RIs medlemsweb, skal du enten rapportere til RI pr e-post eller kun sende SAR-rapporten til RI s kontor i Zürich. Korrigert medlemsliste og blankett for nye medlemmer skal da ikke sendes inn. SAR-rapporten tjener kun som bekreftelse til RI om det antall medlemmer klubben skal betale kontingent for i kommende halvår. Siste revisjon 30. mars 2009 Side 3

opplysninger og skrive de riktige ved siden av. b) Språkkunnskaper anføres i følge definisjon og koder i rapportens liste LANGUAGES og klassifikasjon angis i følge rapportens liste OCCUPATIONS.

4 Siste revisjon 30. mars 2009 Side 4

5 Semi-Annual-Report Inquiry (Rotary Club of Lørenskog, Club #12881, D-2260) to The Rotarian (in English) ) new members ) terminated members ) Honorary/Special subscriptions Confirm active membership for member(s) entered by Web User (name and admission date.) Confirm number of members in your club (our records have ( ) members list is attached X SAR Worksheet indicates 0 subscription to The Rotarian (in English). However, our records show 1 subscription for Morten Bjerkan Number of members is adjusted to ( ) because the following honorary members ( ) do not pay membership dues. Please provide the above requested information in the space provided below: (Use additional paper if extra space is needed.) New Member(s) Name: Address: Admission Date: Terminated Member(s) Name: Termination Reason : Honorary/Special Subscription(s): Name: Address: Siste revisjon 30. mars 2009 Side 5

) Confirm number of members in your club (our records have ( ) members list is attached X SAR Worksheet indicates 0 subscription to The Rotarian (in English).

Like dokumenter

Veiledning B. Medlemsoppdatering på RIs medlemsdatabase. www.rotary.org

Veiledning B. Medlemsoppdatering på RIs medlemsdatabase www.rotary.org Klubbsekretæren skal holde klubbens medlemsregister på RIs medlemsdatabase oppdatert til enhver tid. Denne veiledningen er et støttedokument