Veiledning B. Medlemsoppdatering på RIs medlemsdatabase.

Transkript

1 Veiledning B. Medlemsoppdatering på RIs medlemsdatabase Klubbsekretæren skal holde klubbens medlemsregister på RIs medlemsdatabase oppdatert til enhver tid. Denne veiledningen er et støttedokument til Arbeids- og milepelplan for klubbsekretærer Utarbeidet april 2007 av Knut Gysler Oppegård RK (tekst) og Eugen Landeide Lillestrøm RK (illustrasjoner og layout) Revidert mars 2009 av Eugen Landeide og Morten Bjerkan Siste revisjon 14. april 2009

2 Oppdatering av klubbens medlemsdata på RIs medlemsdatabase Member Access. Via Member Access på Rotarys hjemmesider får klubbsekretær og klubbpresident adgang til klubbens medlemsregister. Det er klubbsekretærens ansvar å sørge for at klubbens medlemsregister på RI s database til enhver tid inneholder korrekt informasjon. Klubbsekretæren må være registrert med korrekt e- postadresse i databasen. Det er foregående rotaryårs klubbsekretær som er ansvarlig for at e- postadressene for neste års sekretær, president og f.o.m også kasserer er korrekt registrert. RI har innført ny adgangsprosedyre for tilgang til Member Access. Den nye adgangsprosedyren er beskrevet i PP-presentasjonen Veiledning A. Adgangsregistrering på RIs medlemsdatabase. Den gjelder alle rotarianere. Hvis du ikke allerede er registrert bruker på Member Access, skal du snarest mulig etter at du er valgt til neste års klubbsekretær, registrere din adgang. Bruk Veiledning A. og følg instruksjonene som kommer opp på skjermen. Du må passe på å registrere deg med samme brukernavn (epostadresse) som fungerende sekretær legger inn som neste sekretærs e-postadresse. Den 1. Juli i ditt funksjonsår som klubbsekretær får du automatisk adgang til klubbsekretærens sider for din klubb. Her utfører du oppdatering av medlemsdata og kontrollerer at alle medlemsdata er korrekt. Det er ditt ansvar å holde klubbens medlemsdatabase oppdatert til enhver tid. Du får adgang til Member Access på Rotary Internationals hjemmeside hvor RIs engelskspråklige sider kommer opp, se Fig 1. Ønsker du å arbeide med de svenskspråklige sidene, velg svenska nederst til høyre på nettsiden. Fig 1 (Av plasshensyn er mange skjermbilder beskåret til i hovedsak å illustrere teksten i manus) Klikk Member Access øverst til høyre på den blå menylinjen i Fig. 1. Du får opp et nytt skjermbilde, se Fig. 2. Siste revisjon 14. april 2009 Side 2

3 I dette bilde skal du da skrive inn ditt brukernavn og passord, deretter klikker du på Login : Fig 2. Når du har klikket Login åpnes bilde i Fig 3. (neste side). Noen tips før du blar om: Via den nederste linjen i Fig. 2 med hjelpemenyen Read Freqently asked questions, har du tilgang til masse nyttig informasjon om bruk av RIs medlemsdatabase. Det anbefales at du bruker litt tid på å gjøre deg kjent med denne muligheten. Direkte tilgang til hjelpemenyen finnes for øvrig i de fleste skjermbildene som omtales nedenfor. Funksjonen Reset Password i skjermbilde Fig 2 fylles i prinsippet ut på samme måte som for Register Now, ref. Veiledning A. Vi gjentar: For at du som ny sekretær skal få tilgang til din klubbs data må forrige sekretær ha registrert deg i databasen som sekretær for ditt Rotaryår med din personlige e-postadresse. Dette skal fungerende sekretær gjøre senest 30. November i det rotaryåret du blir valgt til neste rotaryårs klubbsekretær. Etter at du er valgt til neste års sekretær på valgmøte som holdes senest 15. Oktober, skal du fungerer som assisterende klubbsekretær inntil du selv tiltrer som fungerende klubbsekretær den 1. Juli. Denne perioden blir din læreperiode i samarbeid med fungerende sekretær. Vi anbefaler at du følger spesielt nøye med når fungerende sekretær registrere deg som neste rotaryårs sekretær. Se dokumentet Arbeids- og milepelplan for klubbsekretærer. Siste revisjon 14. april 2009 Side 3

4 Fig. 3 Når du har klikket Login vil du nå se tekst og bilde i Fig. 3. Merk linjen for Club Secretary i Fig 3. og klikk deretter pilen etter Continue. Du får nå opp skjermbilde Fig 4. Fig 4 Du ønskes personlig velkommen, og fra menyen til venstre kan du åpne tilgang til oppdatering av klubbens medlemsregister og flere andre viktige funksjoner. NB! Når du setter musepekeren på en menylinje men uten å klikke, vil du i tekstfeltet til høyre (hvor det står Conduct Rotary Business ) kunne lese informasjon om hva du kan gjøre når du klikker på funksjonen. Gjør denne øvelsen. Den er lærerik og du ser straks hvilke muligheter du har til å registere og hente ut viktig informasjon for ditt arbeide som sekretær i klubben. Siste revisjon 14. april 2009 Side 4

5 REGISTRERING AV MEDLEMSDATA Sett musepekeren på den øverste funksjonen Update Membership Data i Fig 4, men uten å klikke med musen. I hovedfeltet til høyre vil du nå kunne lese hvilke oppgaver du kan utføre når du åpner funksjonen samt meddelelse om at elektronisk oppdatering for klubbens SARrapporter må gjøres før 1. juni og 1. Desember. Teksten angir også et viktig rapporteringsalternativ for opplysninger i SAR-rapporten. Vi gjengir derfor teksten nedenfor: Edit membership information, including adding or terminating members. Download club membership data to import into mail merge, spreadsheet or label-printing software. Although membership edits may be made anytime, only changes made before 1 June and 1 December will effect semi-annual dues calculations. Please note: Even if your club updates membership online, a copy of the filled out and signed Semi- Annual-Report Worksheet/Form must be submitted to R.I. Data Services via fax at or send an to data@rotary.org indicating your club name, club number, officers name and the number of members and subscribers for the particular S.A.R. period. This information is needed in order for R.I. to adjust your club s S.A.R. billing and also to satisfy the S.A.R. submission requirement. Redigering av eksisterende medlemsdata Klikk på funksjonen Update Membership Data. Du får opp skjermbildet i Fig. 5 Fig 5 Skjermbildet viser en database med navneliste over klubbens aktive medlemmer merket member type Active eller Honorary for æresmedlem. Øverst i hovedfeltet er anført henvisning til andre funksjoner (blå, understreket skrift). Fordi du nå befinner deg i databasen Members, står denne funksjonen med sort, mindre skrift. NB! Medlemstallet for Record(s) Listed gjelder kun Active members, altså bare fullt betalende medlemmer. Æresmedlemmer inkluderes altså ikke i medlemstallet. Til venstre for navnet på hvert klubbmedlem står det 3 alternativer: View Terminate og Edit. Klikk på View ut for et navn. Du får opp skjermbildet i Fig 6 med all informasjon om medlemmet. (Noe av informasjonen er gjort uleselig i figuren av personvernhensyn). Siste revisjon 14. april 2009 Side 5

6 Fig 6 Her vises et skjema med persondata som klubbsekretæren har registrert i RI database om vedkommende. Opplysningene i skjemaet er ikke overskrivbare. På menylinjen øverst i hovedfeltet finner du funksjoner som bl.a.gir historisk informasjon om vedkommende. Siste revisjon 14. april 2009 Side 6

7 Gå tilbake til databasen Members (Fig. 5) ved å klikke på funksjonen Members øverst i skjermbildet. Klikk på Edit til venstre for et klubbmedlem. Du får opp skjermbildet i Fig. 7. Fig 7 (avkortet skjermbilde). Her kan du endre tidligere opplysninger om vedkommende. Husk å klikke på Save Changes i øverste del av skjemaet etter at du har registrert nye opplysninger. Funksjonen Terminate brukes når et medlem skal strykes fra klubben. Bruk de to Drop down boksene i skjermbildet til å registrere datoen medlemskapet opphøret og årsaken til at medlemmet sluttet. Registrering av nytt medlem Gå tilbake til databasen Members (Fig 5). Når du skal registrere et nytt medlem i RI-databasen går du inn på funksjonen Add Members i øverste lyseblå linje i hovedfeltet, og du får opp skjermbildet i Fig 8. Siste revisjon 14. april 2009 Side 7

8 Fig 8 Før du trykker på funksjonen Continue for å registrere nytt medlem, anbefales at du vha funksjonen Search for an existing member undersøker om vedkommende allerede befinner seg i RI database. Du får opp skjermbildet i Fig 9. Fig 9 Som du ser, kan du bruke forskjellige søkekriterier. For medlemmer som har meldt seg ut av Rotary og som melder seg inn på nytt, enten i samme klubb eller i en annen, er det viktig å identifisere dem i databasen, om nødvendig ved deres tidligere medlemsnummer fremskaffes. Hvis dette lykkes beholder det tidligere medlem sitt medlemsnummer og oppføring av eventuelle tidligere tillitsverv. Tilbake i skjermbilde i Fig. 8 klikker du på funksjonen Continue. Du får opp skjermbildet i Fig. 10 Siste revisjon 14. april 2009 Side 8

9 Fig 10 NB! Fyll ut skjemaet og klikk Save eller Save and Add Another dersom du skal registrere flere personer samtidig. Under avsnittet Updating Club and Membership Data i hjelpemenyen Frequently Asked Questions finner du svar på hva du gjør hvis du skal registrere et nytt medlem som har vært rotarianer før, og hva du gjør hvis du ved en feiltakelse har dobbeltregistrert et medlem. I skjermbildet Members (Fig. 5) ser du funksjonen Terminated Members. Dette er en liste over tidligere medlemmer av klubben. Via View får du tilgang til deres persondata. I kolonnen Member Status i listen angis hvorfor den enkelte har sluttet. Databasen Terminated Members redigeres av RI ut fra opplysninger som du gir elektronisk til RI database eller skriftlig i SAR-rapporten. Siste revisjon 14. april 2009 Side 9

10 Klubbdata Klikk funksjonen Club Data øverst i hovedfeltet i skjermbilde Fig. 5. Du får opp skjermbildet i Fig. 11. Fig 11 Opplysningene om klubben er ikke overskrivbare. Opplysningene kommer fra skjemaet Official Club Data Form (Fig. 12) som du henter via linken Club Data Form i skjermbilde Fig. 11 eller fra menypunktet Update Club Data i skjermbilde Fig. 4. OFFICIAL DIRECTORY Official Directory er en katalog som fungerer som guide til Rotarys verdensomspennende fellesskap. Den inneholder opplysning om møtested, møtetid og kontakttelefonnummer til alle Rotaryklubber samt navn og adresse på klubbenes president og sekretær. Den inneholder også informasjon om Rotarys internasjonale struktur, tillitspersoner, komitéer, ressursgrupper og regionale medlemsblad. Katalogen brukes til å planlegge besøk i andre klubber og for klubbene til å oppnå kontakt med hverandre over landegrenser. Hver klubb mottar fritt ett eksemplar som bok eller CD-ROM etter valg. Official Directory sendes klubbsekretæren i juli. For å søke på nettet etter opplysninger fra Official Directory, klikk Search Club and District Data til venstre i Fig. 4. Registrering av relevante klubbdata til kommende års utgave gjøres i funksjonen Official Club Data Form (Fig 12). Siste revisjon 14. april 2009 Side 10

11 Fig 12 Siste revisjon 14. april 2009 Side 11

12 Det øverste blå feltet inneholder klubbdata. I det nederste brune feltet finner du navn på årets (current) president og sekretær. NB! Du skal i dette skjemaet senest 30. november hente opp navnet på innkommende president og sekretær, og nytt f.o.m. rotaryåret ( ), er at du også skal hente opp navnet på klubbens innkommende kasserer og klubbens Rotary Foundation-ansvarlig. Feltet Executive Secretary gjelder ikke for norske klubber og skal ikke fylles ut. Kontakt-telefonnummer for klubben er til det medlem klubben selv finner mest relevant, for eksempel presidenten eller sekretæren. NB! Husk å klikke Submit Changes - knappen etter å ha fylt ut skjemaet. Ovenfor nevnte tillitsvalgtes adresse, telefon og e-postadresser skal legges inn i RI databasen v.hj.a. funksjonen Contact Information, som du finner i skjermbildet View Member Fig. 6. Du får opp skjermbildet i Fig. 13. Fig 13 Det er helt nødvendig at kontaktinformasjonen for disse tillitsvalgte registreres i databasen fordi RI i løpet av rotaryåret har behov for å holde president, sekretær, kasserer og RFansvarlig informert. Alle tillitsvalgte må være i stand til å bruke PC og Internet. Når du registrerer dataene elektronisk, skal du ignorere tilsvarende skjema for skriftlig utfylling som kommer i posten i månedsskiftet oktober/november. Alternativ melding til RI: Dersom klubbsekretæren, mot formodning, ønsker å meddele RI relevante opplysninger per post i stedet for elektronisk, skal det tilsendte skjemaet returneres innen 31 desember til RI i Zürich. Dersom noe av den trykte informasjonen er feil, strykes dette over og korrekt informasjon skrives ved siden av. Se for øvrig veiledning som følger skjemaet. Kopi av utfylt skjema skal du i så fall sende både til Guvernør og innkommende Guvernør. Under funksjonen Search Club and District Data i skjermbilde Fig. 4 kan du søke elektronisk etter data i Official Directory. Siste revisjon 14. april 2009 Side 12

13 RAPPORTER Membership I skjermbildet Fig. 5 ser du øverst i hovedfeltet Report: Membership CRS MCR Klikk på Membership og du får opp et nytt skjermbilde som sier: Your report has been generated. Click here to view report. Klikk, og du får opp dette skjermbildet: Fig 14 Rapporten er en medlemsliste med adresse til hvert klubbmedlem. Listen genereres av RI ut fra opplysninger klubbsekretæren til en hver tid gir til RI database. Du kan anvende listen for eksempel ved utforming av regnearkprogrammer. CRS Klikk på CRS og du får opp et skjermbilde som først sier: Report generation is in progress. Do not try to run another report during this time. Deretter: Your report has been generated. Click here to view report Klikk, og du får opp rapporten The Rotary Foundation Club Recognition Summary. Den viser en liste over alle personer klubben har utnevnt til PHF, hvor mye penger klubben totalt har gitt til RF og status for antall PHF klubben har til gode knyttet til tidligere bidrag klubben har gitt til RF. MCR Rapporten MCR åpner du enklest fra funksjonen View Monthly Contribution Report (MCR) i skjermbilde Fig 5. Dette er årsrapport for Distriktet og Distriktets klubber vedrørende månedlig økonomisk bidrag til RF. Daily Club Balance Report Rapporten viser om klubben skylder kontingent til RI og i tilfelle hvor mye. Støtte fra distriktsadministrasjonen. Har du spørsmål av datateknisk natur så send en til DICO (District Internet Communication Officer). Har du spørsmål av en administrativ natur, eller spørsmål om statistikk så er distriktssekretæren rette adressat. Du finner kontaktinformasjon på distriktets hjemmesider (startsiden), Dersom du finner mangler eller feil eller dersom du har forslag til endringer i dette dokumentet, vennligst kontakt distriktets opplæringsleder eller distriktsguvernøren. Siste revisjon 14. april 2009 Side 13