SAK 019/12 AV MIDTRE NAMDAL REHABILITERING IKS

Transkript

1 / C SAK 019/12 SELSKAPSKONTROLL AV MIDTRE NAMDAL REHABILITERING IKS Saks an Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutval et Svein-Arne M rvold 019/ Kommunest ret Kontrollutvalgets vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til revisors anbefalinger i rapporten. 2. Rapporten "Eierskapskontroll av Namdal Rehabilitering IKS" oversendes kommunestyret. Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: 1. Kommunestyret tar rapporten til orientering. 2. Kommunestyret har merket seg revisors anbefalinger og ber om disse følges opp. 3. Kommunestyret understreker at kommunens eierrepresentanter aktivt må følge opp sin rolle i de ulike selskap kommunen har eierinteresser 14

2 SAKSBEHANDLING / SAKSGANG Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til revisors anbefalinger i rapporten. 2. Rapporten "Eierskapskontroll av Namdal Rehabilitering IKS" oversendes kommunestyret. Avstemming Enstemmig Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: 1. Kommunestyret tar rapporten til orientering. 2. Kommunestyret har merket seg revisors anbefalinger og ber om disse følges opp. 3. Kommunestyret understreker at kommunens eierrepresentanter aktivt må følge opp sin rolle i de ulike selskap kommunen har eierinteresser Endelig vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til revisors anbefalinger i rapporten. 2. Rapporten "Eierskapskontroll av Namdal Rehabilitering IKS" oversendes kommunestyret. Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: 1. Kommunestyret tar rapporten til orientering. 2. Kommunestyret har merket seg revisors anbefalinger og ber om disse følges opp. 3. Kommunestyret understreker at kommunens eierrepresentanter aktivt må følge opp sin rolle i de ulike selskap kommunen har eierinteresser Vedlegg Rapport fra Telemark kommunerevisjon IKS: Eierskapskontroll av Namdal Rehabilitering IKS. Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. KS Anbefalinger for eierstyring, selskapsledelse og kontroll. 2. Plan for selskapskontroll, vedtatt av kommunestyret , sak PS 52/ KU-sak 018/09, Saksopplysninger Kontrollutvalget vedtok i møtet , sak 018/08, Plan for selskapskontroll med Namdal Rehabilitering IKS som prosjekt nr. 2. Planen ble vedtatt av kommunestyret den , sak PS 052/08. Planen ble rullert av kontrollutvalget i møtet den , sak 018/09. Det ble startet selskapskontroll i selskapet i Kontrollen som er utført av Telemark kommunerevisjon IKS ble avsluttet i 2012, og rapport etter kontrollen ble mottatt av sekretariatet den 15. juni Vedlagt rapport, oversendt fra KomRev Trøndelag IKS

3 - 2012, erstatter tidligere rapport. Ny oversendelse vedligger grunnet endringer i utformingen av rapporten. Innholdet i rapporten er ikke endret av KomRev Trøndelag IKS. Selskapet har avgitt høringssvar til rapporten den Overhalla kommune v/ ordfører og tidligere eierrepresentant har avgitt høringssvar til rapporten den og har ingen merknader innholdet eller de anbefalinger som er gitt. I alt 15 kommuner har eierandel i Namdal Rehabilitering IKS. 11 av disse er deltakere i den utførte selskapskontrollen av selskapet. Om rapporten Rapporten starter med et sammendrag av Bakgrunn for selskapskontrollen Metode Funn og vurderinger av selskapet Funn og vurderinger av eierkommunen Anbefalinger Eierskapskontrollens metode omfatter intervju og dokumentanalyse. Eierskapskontrollen tok sikte på å besvare følgende hovedproblemstillinger: Fører kommunen kontroll med sine eierinteresser? o Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? o Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? Utøves kommunenes eierinteresser i samsvar med kommunestyrenes vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Faktabeskrivelsene i rapporten omhandler de avtalemessige forhold, - forpliktelser vis a vis offentlige instanser, - juridiske forhold, - organisasjon og miljø, - selskapets økonomiske utvikling, - representantskapet, - styret, - revisor og framtidsutsikter. Viser til dettet i rapportens kapittel 2. Selskapets formål er definert i selskapsavtalen, og Namdal Rehabilitering driver interkommunalt rehabiliteringssenter i Namdalen med sikte på tilrettelegging for rehabilitering, primært av eiernes innbyggere. Revisors vurderinger av selskapet og eierkommunene kommer frem i rapportens kapittel 3. Med utgangspunkt i de hovedfunn som er gjort i eierskapskontrollen anbefaler revisor at eierne sorger for at Namdal Rehabilitering IKS får på plass rutiner som sikrer offentlighetsloven følges tar ut bestemmelsen i selskapsavtalen som begrenser de ansattes representant i styret følger selskapsavtalens bestemmelser ved opptak av lån/driftskreditt 16

4 - opplysninger i notene til årsregnskapet om at bygningene er pantsatt tas ut av notene vurderer å utarbeide styreinstruks og etiske retningslinjer endrer rutinene i forbindelse med møter i representantskapet slik at o innkalling sendes med minst fire ukers varsel o eierkommunenes kontrollutvalg varsles o kun eierkommunenes valgte representanter har stemmerett o møteleder underskriver protokollen Revisor anbefaler videre at Overhalla kommune som eierkommune utarbeider og vedtar eierskapsmeldinger har en politisk behandling i forkant av representantskapsmøte i samråd med selskapet avklarer både inold og tidspunkt for rapportering / informasjon fra selskapet som eierkommune Vurderinger Hovedinntrykket er at eierkommunene har fulgt opp sine eierinteresser i Namdal Rehabilitering IKS tilfredsstillende. Det er i midlertidig mulig å forbedre enkelte rutiner, derav utarbeidelse av eierskapsmeldinger. Kontrollutvalget kan anbefale at kommunestyret tar rapporten til orientering. Det vises for øvrig til rapporten i sin helhet. 17

5 Mon ATT 27 AUG K om Rev /%2S-4 V V- hy. Eierskapskontroll Namdal Rehabilitering IKS Bindal kommune Fosnes kommune Grong kommune Høylandet kommune Leka kommune Lierne kommune Namsskogan kommune Overhalla kommune Røyrvik kommune 2012

6 Namdal Rehabilitering IKS Innholdsfortegnelse SAMMENDRAG 3 1 INNLEDNING Bakgrunn, formål og problemstillinger Kort om metode Høring 7 2 FAKTABESKRIVELSE Innledning Nærmere om selskapet Avtalemessige forhold Forpliktelser vis a vis offentlige instanser Juridiske forhold Organisasjon og miljø Selskapets økonomiske utvikling Representantskapet Styret Revisor Framtidsutsikter Nærmere om eierkommunene Generelt Overhalla kommune Snåsa kommune 18 3 VURDERINGER Vurderinger av selskapet Vurderinger av eierkommunene 20 4 ANBEFALINGER 23 Namsos, 13/ Vedlegg 23 2

7 Namdal RehabIlitering IKS Bakgrunn for eierskapskontrollen Bakgrunnen for eierskapskontrollen er plan for selskapskontroll vedtatt av kommunestyrene i eierkommunene Bindal, Fosnes, Grong, Høylandet, Leka, Lierne, Namsskogan, Overhalla og Røyrvik. Mandat for gjennomføring av kontrollen er vedtatt av kontrollutvalgene nevnte kommuner. Fem eierkommuner har ikke deltatt i kontrollen. Denne eierskapskontrollen av Narndal Rehabilitering IKS (heretter forkortet til NR) er generell, med hovedformål å vurdere eiernes oppfølging av eierskapet. Metode Denne eierskapskontrollen er gjort i overensstemmelse med kommunelovens regler om gjennomføring av selskapskontroll i 77 og 80, samt forskrift om kontrollutvalg 13 og 14. Eierskapskontrollen er en vurdering av om virksomheten styres etter eiernes formål og er i utgangspunktet ikke en kontroll av innholdet i selskapets drift. Rapporten bygger på informasjon fra eiere, styret, administrasjonen og åpne kilder. To av eierkommunene har ikke svart på våre henvendelser og vi kan derfor ikke uttale oss om disse. Rapporten er utarbeidet av Telemark kommunerevisjon IKS på oppdrag av KomRev Trøndelag IKS. Funn og vurderinger selskapet Selskapets formål er spesifikt definert i selskapsavtalen. Vårt hovedinntrykk er at selskapet i all hovedsak styres og drives etter selskapsavtalen og aktuelle lover, og at forutsetningene for fortsatt drift er til stede. Styret har de undersøkte årene hatt jevnlige møter, og har behandlet saker som ligger innenfor styrets forvaltning. Ut fra mottatte protokoller og informasjon ser det ut til at styret all hovedsak har sørget for god og forsvarlig forvaltning og tilsyn. Styret er blitt holdt løpende orientert om virksomheten og den økonomiske utviklingen. Styret ikke har styreinstruks. Selv om dette ikke er pålagt bør styret vurdere å utarbeide slike retningslinjer som angir rammene for styrets arbeid. Ved opptak av driftskreditt kan vi ikke se at bestemmelsene i selskapsavtalen er fulgt om at lån ikke kan tas opp uten at dette er særskilt vedtatt i representantskapet. I notene til årsregnskapet står det at selskapets gjeld er sikret med pant i eiendommene, men dette stemmer ikke. Det er styret I fellesskap som har signatur, men i ett tilfelle har vi sett at styreleder alene har underskrevet en avtale uten at vi kan se at han er gitt fullmakt til dette. Selskapet har vedtatt verdigrunnlag, men mangler etiske retningslinjer. Det er mye som tyder på at selskapet følger reglene om offentlige anskaffelser, mens det motsatte kan sies om offentleglova. Daglig leder har erkjent at det ikke er tilfredsstillende rutiner for å følge offentleglova. 3

8 Namdal Rehabililering IKS Selskapsavtalen har i 12 en bestemmelse om begrensning for de ansattes representanter i styret. Denne begrensningen er ikke hjemlet i IKS-loven. Det formelle rundt sammenslåingen av selskapene fra , oppløsningen av driftsselskapet og Snåsa kommunes uttreden av NR har etter vår vurdering tatt for lang tid å få i orden. Fortsatt er ikke driftsselskapet formelt slettet, og Snåsa kommune står ennå registrert som NR sin eierkommune. Inntil driftsselskapet er avviklet og slettet Enhetsregisteret, plikter det blant annet å ha et styre/avviklingsstyre og sende inn godkjente årsregnskap m.m. Årsregnskapet og årsmeldingen for 2010 er godkjent av Regnskapsregisteret, men er ikke behandlet av noe organ, og er kun underskrevet av styreleder i det sammenslåtte selskapet. Vi har også kommentert noen forhold rundt innkalling og gjennomføringen av møter i representantskapet, blant annet at innkallingene er sent ut for sent, at kontrollutvalgene ikke er varslet, at møteleder ikke har underskrevet protokollene og at det i ett par tilfeller er godkjent fremmøtte deltagere selv om de ikke er kommunens valgte representanter. Funn og vurderinger eierkommunene Vårt hovedinntrykk er at eierkommunene har fulgt opp sine eierinteresser i NR tilfredsstillende. Det er imidlertid mulig å forbedre enkelte rutiner og alle kommunene bør utarbeide eierskapsmeldinger. To av eierkommunene har ikke svart på våre henvendelser. Av den grunn har vi ikke grunnlag for å uttale oss om disse. Kommunene har oppnevnt politisk ledelse som eierrepresentanter til representantskapet. Dette er positivt, og i tråd med KS anbefalinger. I anbefalingene står det også at det er sentralt at det opprettes en forutsigbar og klar kommunikasjon mellom eierorgan og kommunestyret I forkant av representantskapsmøte. Det er bare i Overhalla kommune at formannskapet blir orientert før møter i NR sitt representantskap. NR sitt årsregnskap og årsmelding blir lagt fram for kommunestyret/formannskapet. De fleste elerrepresentantene mener at kommunestyret/formannskapet får god og tilstrekkelig informasjon om NR. Selskapet sender ut nyhetsbrev flere ganger i året, men kommunene etterspør mer informasjon. Hvorvidt dette handler om virksomhetens drift eller tjenestetilbud er uklart. Av de undersøkte kommunene er det to kommuner som ikke har utarbeidet og vedtatt eiermeldinger. Av elerkommunene er det to kommuner som har gitt høringssvar på NR sin rapport unamdal Rehabilitering IKS, veien videre". Rådmann i Namsskogan kommune har deltatt aktivt i utarbeidelse av rapporten. NR ba om at kommunene behandlet rapporten og de forslag til strategivalg som rapporten munnet ut i, slik at de beslutninger som representantskapet tar, har en tydelig forankring hos eierne. Det er betenkelig at eierkommunene ikke er mer bevisste sitt eierskap, og aktivt svarer på slike høringer. 4

9 Narndal Rehabilitering IKS Det er ulike oppfatninger blant eierrepresentantene om det gis styreopplæring og om styret blir evaluert. Det er eiers ansvar at styret er kompetent, og at det gis de nødvendige styringsrammene. Eierne bør sørge for at det foretas evaluering av styret både når det gjelder kompetanse og arbeid. De fleste kommunene har obligatorisk opplæring av folkevalgte, men mange gir ikke opplæring i de ulike aspekter knyttet til eierstyring av utskilt virksomhet. Obligatoriske kurs og/eller eierskapsseminarer for samtlige folkevalgte bør være en del av opplæringen. Anbefalinger Med utgangspunkt i de hovedfunn som er gjort i denne selskapskontrollen anbefaler vi > at eierne sør er for at Namdal Rehabiliterin IKS a. får på plass rutiner som sikrer at offentlighetsloven følges b. tar ut bestemmelsen i selskapsavtalen som begrenser de ansattes representant i styret c. følger selskapsavtalens bestemmelser ved opptak av lån/driftskreditt d. opplysninger i notene til årsregnskapet om at bygningene er pantsatt tas ut av notene e. vurderer å utarbeide styreinstruks og etiske retningslinjer f. endrer rutinene i forbindelse med møter i representantskapet slik at i. innkallingen sendes ut med minst fire ukers varsel eierkommunenes kontrollutvalg varsles kun eierkommunenes valgte representanter har stemmerett iv. møteleder underskriver protokollen. > at Overhalla kommune som eierkommunene g. i samråd med selskapet avklarer både innhold og tidspunkt for rapportering/informasjon fra selskapet til eierkommunene 5

10 Namdal Rehabilitering IKS L.) Bakgrunnen for eierskapskontrollen er plan for selskapskontroll vedtatt av kontrollutvalgene og kommunestyrene i eierkommunene. Kontrollutvalgene i Bindal, Fosnes, Grong, Høylandet, Leka, Lierne, Namsskogan, Overhaila og Røyrvik har besluttet å delta i eierskapskontrollen av Namdal Rehabilitering IKS (heretter forkortet til NR). I denne eierskapskontrollen er hovedformålet å vurdere de nevnte eiernes oppfølging av eierskapet i NR etter de rammer kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften foreskriver. Kontrollen tar sikte på å besvare følgende hovedproblemstillinger: Fører kommunene kontroll med sine eierinteresser? o Har kommunene etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? o Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? Utøves kommunenes eierinteresser i samsvar med kommunestyrenes vedtak og forutsetninger, aktueile lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Mandat for gjennomføring av eierskapskontrollen er vedtatt av kontrollutvalgene i alle eierkommunene. Kontrollen omfatter hovedsakelig årene 2010 og Denne eierskapskontrollen er gjort i overensstemmelse med kommunelovens regler om gjennomføring av selskapskontroll i 77 og 80, samt forskrift om kontrollutvalg 13 og 14. Prosjektet er gjennomført av Telemark kommunerevisjon IKS på vegne av KomRev Trøndelag IKS. KomRev Trøndelag IKS har på bakgrunn av utarbeidet rapport tilpasset dokumentet til den enkelte kommune. Eierskapskontrollen har i utgangspunktet en bred tilnærming og søker å fange opp flest mulige problemstillinger relatert til eierskapsoppfølgingen. Utover dette vil kontrollen ikke gå i dybden, men heller identifisere problemstillinger som senere kan bli gjenstand for ytterligere undersøkelser. Det presiseres at eierskapskontrollen er en vurdering av om virksomheten styres etter eiernes formål. Dette innebærer at kontrollen begrenser seg til en vurdering av om eierne har etablert tilfredsstillende rammer for styring og at virksomheten faktisk opererer i tråd med formålet. En materiell vurdering av selskapets organisering, drift og funksjon faller således utenfor denne kontrollen. Forholdet rundt sammenslåingen av selskapene i 2010 (inklusiv avvikling av det ene selskapet) og utmeldingen av Snåsa kommune fra er omtalt i rapporten. En grundigere gjennomgang av disse sakene er ikke omfattet av denne undersøkelsen. 6

11 Namdal Rehabilitering 1KS Rapporten bygger på informasjon fra eierne, styret og administrasjonen samt åpne kilder, herunder Foretaksregisteret, www. urehel.no, mv. Bruken av kilder utover informasjon fra eierne er gjort for å undersøke at eierstyringen også er omsatt i praksis. Informasjonsinnhentingen og vurderingen i denne kontrollen er i hovedsak gjort med utgangspunkt i følgende kilder: Lov om interkommunale selskaper (IKS-loven) og andre aktuelle lover og forskrifter Selskapsavtalenel Protokoller fra styremøter og møter i representantskapet Årsberetninger, årsregnskap og revisjonsberetninger for selskapet Samtale med daglig leder Egenerklæring fra selskapets styre Egenerklæringer fra kommunenes eierrepresentanter i representantskapet2 Eiermeldinger og andre aktuelle vedtak i kommunestyrene3 KS anbefalinger for eierstyring4 Som det fremgår av rapporten vil det enkelte steder presenteres informasjon om selskapet, styret og administrasjon med detaijeringsnivå som går utover informasjonom den rene eierstyringen. Når dette allikevel presenteres er det som bidrag til helhetsbilde som igjen er av sentral verdi for vurdering av eierstyringen i selskapet og om denne fungerer i praksis. Hovedfokus i rapporten vil være på negative funn. Det vil si at det som i utgangspunktet er i orden, ikke vil være gjenstand for nærmere omtale eller vurdering. I en rapport med få negative funn vil det likevel bli oppgitt nødvendig nøkkelinformasjon om selskapet og eierne, og kommentert positive funn. To av eierkommunene som deltar i denne kontrollen har ikke svart på våre henvendelser, og ikke sendt inn noen dokumenter til kontrollen. Fra en eierkommune har vi kun mottatt egenerklæring fra nyvalgt eierrepresentant. To eierkommuner har ikke sendt oss kommunestyrets vedtak om etablering av selskapet. I tillegg mangler vi flere sentrale dokumenter med kommunenes vedtak, men noen av vedtakene er bekreftet av NR. Vår samlede vurdering er at kildetilfang i denne selskapskontrollen ikke har gitt et tilstrekkeng grunnlag til å gjennomføre kontrollen for alle eierkommunene i tråd med de problemstillinger kontrollutvalgene har vedtatt. Rapporten er utarbeidet på grunnlag av de opplysninger som er gitt og de dokumenter vi har hatt tilgang og kjennskap til. Utkast til rapporten er sendt på høring til selskapets styre og daglige ledelse, til representantene I representantskapet i den undersøkte perioden, ordførerne og med kopi til rådmenn i eierkommunene Bindal, Fosnes, Grong, Høylandet, Leka, Lierne, Namsskogan, Selskapsavtalene for begge selskapene før samrnenslåing og selskapsavtalen vedtatt og Mangler egenerklæringer fra eierrepresentantene i to kommuner 3 I oppstartsbrevet til eierkommunene ba vi om å få alle aktuelle kommunestyrevedtak som vedrører NR Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak, utgitt av KS, februar 2011, Tidligere utgitt av KS Eierforum. 7

12 Narndal Rehabilitering IKS Overhalla og Røyrvik. Høringssvaret fra Overhalla kommune og fra selskapet er i sin helhet gjengitt i vedlegg 2. Noen av kommentarene fra høringsrunden har resultert i endringer i rapporten og i en anbefaling. 2, 7(7 Selskapet ble etablert i 2003 som to selskaper; IKS Namdal Rehabilitering Høylandet/drift og 1KS Namdal Rehabilitering Høylandet/eiendom. Begge selskapene hadde opprinnelig de samme 15 eierkommunene, og med samme eierandel, jf. vedlegg 1. Snåsa kommune gikk ut som eierkommune i 2010, men kjøper fortsatt tjenester av selskapet. Selskapet har sitt senter på Høylandet. Fra bie IKS Namdal Rehabilitering Høylandet/drift og -/eiendom siått sammen til ett selskap. Det nye selskapsnavnet er Namdal Rehabilitering IKS (NR), og er en videreføring av eiendomsselskapet. Eierkommunene har godkjent sammenslåingen, jf. punkt Hver eierandel per var på kr ,-, og total selskapskapital var kr Senteret driver med opptrening og rehabilitering, og ble bygget med plass til 26 brukere. Formålet er "å drive interkommunalt rehabiliteringssenter i Namdalen med sikte på til rettelegging for rehabilitering, primært av eiernes innbyggere. Selskapet kan også drive annen interkommunal rehabilitering etter representantskapets bestemmelse. Definisjonen av formål og ansvarsområde er uttømmende. Styret og representantskapet har ikke myndighet til å fatte vedtak på områder som ikke er nevnt ovenfor. Oppgave tillagt eierne i følge særlov, vil betinge hjemmel i særloy som vilkår for at oppgaven kan overføres til et interkommunalt selskap."5 2,2,1 Avtalemessice forhold Det er ifølge daglig leder ikke forhold som tilsier at selskapet bryter sine avtalemessige eller øvrige regulatoriske forpliktelser. NR eier lokalene hvor virksomheten drives, men tomten er leiet. Bygningen og andre varige driftsmidler har en bokført verdi per på nesten 45 mill. kr. Selskapet har utleieavtale for lokaler til to rysioterapeuter. Selskapet har gjeld til kredittinstitusjoner på vel 45 mill, kr. Ifølge note 5 i siste årsregnskap står det at pantsatte eiendeler utgjør kr 46,6 mill. kr. Daglig leder opplyser at "så vidt vi kan finne ut er det ikke pant i eiendom hva angår lån." Revisor bekrefter dette. Selskapet har hatt driftskreditt, sist tatt opp for 2011 på 4,5 mill. kr. Daglig leder opplyser at denne ikke har vært 5 henhold til 4 i selskapsavtalen vedtatt i representantskapet

13 Namdal Rehabilitering IKS benyttet. Det er fremlagt godkjenning av låneopptak-driftskreditt fra Fylkesmannen i Nord- Trøndelag for de to siste årene.6øvre låneramme er ifølge selskapsavtalen på 76 mill. kr. Selskapsavtalen sier samtldig i 11 at styret kan "kun ta opp lån eller påføre elerne forpliktelser i den utstrekning det foreligger særskilt vedtak om dette i representantskapet." Vi har ikke funnet at representantskapet de undersøkte årene har behandlet sakene om å ta opp driftskreditt. Daglig leder i NR oppgir at virksomheten følger lov om offentlige anskaffelser, og at de har hatt flere kunngjøringer av konkurranser. Også styret bekrefter at disse reglene følges. Søkeresultater på databasen for offentlige innkjøp ( bekrefter at det har vært utlyst anbud på blant annet vaskeritjenester (2010) og matservering (2005). Sistnevnte avtale gjelder ut året, og NR skal lyse ut ny konkurranse i år. Selskapet får innkjøpsbistand fra innkjøpsavdelingen i Nord-Trøndelag fylkeskommune. Balanseregnskapene for de undersøkte årene viser at det har vært anskaffet og aktivert lite varige driftsmidler, og at dette er under kr per år. I note til det siste årsregnskapet står det at det ikke er laget investeringsbudsjett for 2011, da tilgang av driftsmidler er reinvesteringer/utskiftninger av eksisterende utstyr. NR har fra oppstart hatt avtale med Helse Midt-Norge om spesialisert rehabilitering. Nåværende avtale varer ut Ellers har selskapet avtale med en av eierkommunene om kjøp av vaktmestertjenester og legetjeneste.7 NR benytter ekstern regnskapsfører, og vedkommende benyttes også som rådgiver i økonomisaker. I tillegg opplyser daglig leder at NR i aktuelle saker benytter seg av kompetansen som er i eierkommunene og i KS bedrift, Selskapets forsikringer blir årlig gjennomgått, og er av ledelsen vurdert å være tilstrekkelig. De oppgis å være å jour og betalt. Det er ikke tegnet egen styreansvarsforsikring. Selskapet er medlem av Kommunenes Sentralforbund (KS).8 2,2.2 For liktelser vis a vis offentli e instanser NR har ifølge daglig leder ikke uoppgjorte krav til offentlige instanser, herunder skatte- eller merverdiavgiftskrav. I revlsjonsberetningene for begge selskapene for 2009 har revisor presisert at det hersker usikkerhet omkring mornskompensasjonsordningen for selskapet, if. punkt Dette forholdet er ifølge daglig leder avklart og i orden etter at selskapene slo seg sammen i Dette bekreftes ved at revisor ikke har presiseringen med i sin beretning for Årsregnskapene viser at selskapet har beregnet skatt, og det er per bokført utsatt skattefordel på kr Selskapets skatteplikt oppgis å være vurdert av Skatt Midt-Norge. Daglig leder bekrefter at virksomheten overholder offentlige pålegg, og at tidligere pålegg er lukket. Seiskapet har ingen konsesjoner i forhold til drift, men har hatt tilsyn Fra Mattilsynet for 2 år siden. 6 Låneopptak skal godkjennes av departementet, jf. 1K5-loven 22 første og fjerde ledd 7 Vi har ikke undersøkt hvorvidt disse to anskaffelsene har vært vurdert iht. reg{ene om offentlige anskaffelser- Selskapsavtalens 18 sier at selskapet skal være medlem av Kommunenes Sentralforbund. 9

14 Namdal Rehabilitering IKS Brønnøysundregistrene er å jour med innlevering av årsregnskapene. I april 2012 er fortsatt ikke driftsselskapet slettet i Foretaksregisteret og Snåsa kommune står ennå oppført som eier i det sammenslåtte selskapet, jf, omtale i punkt Daglig leder opplyser at "det har vært mye arbeid og vanskelig å få til avviklingen av driftsselskapet, og at de dessverre ikke leste godt nok den skriftlige rådgivningen de fikk fra revisor, og derfor har tatt noen snarveier." Det jobbes for tiden med å få disse forholdene i orden uridiske forhold Selskapets vedtekter har ingen særlige bestemmelser om signatur. Firma tegnes ifølge firmaattesten av styret i fellesskap. Styret i NR vedtok i november 2011 et delegasjonsreglement, hvor styrets delegering til daglig leder fremgår. Daglig leder og styret bekrefter at de på tidspunkt for gjennomføringen av kontrollen ikke er kjent med at selskapet har tvister for domstolene, at det er pågående konflikter med samarbeidspartnere/ansatte eller at det er begått straffbare forhold relatert til virksomheten. På spørsmål til styret om "Følges reglene i offentleglova og hvis ja, hvilke rutiner er etablert?" skriver styret i sin egenerklæring at "Lovverket er sikra via kvalitetssystemet vårt. Ingen rutiner er etablert".1 Daglig leder medgir at NR ikke har et godt nok opplegg for å følge offentleglova, men at de arbeider med dette. Selskapet har et system hvor inngående post blir registrert, men det er ikke etablert postjournal og rutiner rundt dette. Selskapsavtalen har i 15 en bestemmelse om personvern og offentlighetsloven. Her står det blant annet at selskapet skal ha rutiner for å ivareta personvernet til privatpersoner og at NR sine "saksdokumenter er offentlige med mindre offentlighetsloven hjemler adgang til unntak fra offentlighet." Selskapsavtalen har i 12 "Styrets møter" en bestemmelse om at "De ansattes representanter har Ikke stemmerett i saker som gjelder forholdet mellom styret som arbeidsgiver og de ansatte. Vedkommende har heller ikke rett til å delta i behandlingen av saker som gjelder arbeidsgivers forberedelse til forhandlinger med arbeidstakerne, arbeidskonflikter, rettstvister med arbeidstakerorganisasjoner eller arbeidsgiverorganisasjoner eller oppsigelser av tariffavtale." Sammenslåin av selska ene o o løsnin av dri tsselska et Begge representantskapene i NR besluttet i april 2009 å slå sammen selskapene til ett selskap med virkning fra Representantskapet i driftsselskapet vedtok i april 2010 å oppløse driftsselskapet, men det ble ikke valgt avviklingsstyre. Dette var det siste formelle representantskapsmøte i driftsselskapet. Sammenslåingssaken ble sendt eierkommunene til behandling. Ifølge daglig leder forelå det i mars enstemmige kommunestyrevedtak om sammenslåing og videreføring, jf. punkt Opplysninger i Foretaksregisteret finnes på lo Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) av

15 Namdal Rehabilitering INS Departementet godkjente i oktober 2011 oppløsning av driftsselskapet,11 Driftsselskapet er per april 2012 fortsatt formelt ikke oppløst, og er fremdeles registrert i Brønnøysundregistrene med det samme styre som var per 31.12,2009, jf. vedlegg 1. I representantskapet i april 2012 ble det det sittende styret i NR valgt som avviklingsstyret i driftsselskapet. Ifølge saksframlegget til dette møtet skal avviklingsstyret sørge for at driftsselskapet formelt blir slettet i løpet av året. Snåsa kammune sin uttreden Representantskapet i det sammenslåtte selskapet vedtok at endret selskapsavtale, etter Snåsa kommune sin uttreden, skal gjelde fra basert på 26 eierandeler. Styret ble delegert oppgaven med å fremlegge ny selskapsavtale. Det ble inngått avtale mellom NR og Snåsa kommune i forbindelse med kommunens uttreden av NR. Av avtalen fremgår det blant annet utløsningssum og eventuelle fremtidige forpliktelser. Avtalen er signert av styreleder og kommunens ordfører. Vi kan ikke finne styrevedtak på at styret har gitt styreleder fullmakt til å signere alene. Snåsa kommunestyre godkjente avtalen en måned senere. Ny selskapsavtale ble godkjent av representantskapet I oktober Endring av eierandel i selskapsavtalen krever behandling i samtlige kommunestyrer. Daglig leder sendte i mars i år brev til eierkommunene og ba om at saken blir behandlet Or Yanisas'on o mil. Organisasjonskart finnes i vedlegg 1. Selskapet sysselsatte i 2010 og i 2011 henholdsvis 27 og 24 ansatte. Det er ingen uavklarte ansettelsesforhold. Det er utarbeidet en enkel kompetanseplan og kompetanseregistrering. Sykefraværet var i 2010 på 7,0 % og i 2011 på 6,71 %. Selskapet har ikke hatt skader eller ulykker disse to årene. Selskapet er IA-bedrift, og er medlem av bedriftshelsetjeneste. Det ble i 2011 foretatt arbeidsmiljøundersøkelse. Denne viste at de ansatte var fornøyd, men det ble pekt på forbedringsområder. Styret bekrefter i de to siste årsberetningene at de anser arbeidsmiljøet som tilfredsstillende, og at de ikke har iverksatt spesielle tiltak på dette området i Selskapet har verneombud. NR har fokus på internkontroll og har etablert et kvalitetssystem. Selskapet har engasjert en person i tre år for å videreutvikle kvalitetssystemet Styret har vedtatt å sertifisere kvalitetssystemet etter ISO 9001-standarden. Det er etablert og innarbeidet et forbedringssystem med avviksregistreringer og med oppfølging av NR sitt eget kvalitetsutvalg.12 Kvalitetsutvalget hadde fire møter i Det ble i 2010 opprettet eget brukerutvalg, som også har hatt fire møter i Selskapets styre har vedtatt verdigrunnlag, hvor det blant annet står "Institusjonens ansatte skal samarbeide seg i mellom og med personer og instanser utenfor institusjonen til IKS-loven bestemmer i 32, 4. ledd at oppløsning av selskap må godkjennes av departementet. 12 Organisasionskartet i vedlegg 1. viser hvem som sitter i kvalitetsutvalget og i brukerutvalget 13 I henhold til avtalen med Helse Midt-Norge RHF skal det være etablert et brukerutvalg ved NR. Brukerutvalget skal være et rådgivende organ for rehabiliteringssenteret. 11

16 Narndal Rehabilitering 1KS brukerens beste."14 NR har ikke etiske retningslinjer. Ledelsen opplyser at lovverket følges ved praktisering i forholdet til mulige nærstående og inhabilitet. Ifølge årsberetningene for 2010 og 2011 bekrefter styret at NR ikke forurenser det ytre miljøet Selska ets konomiske utviklin Nøkkeltalli5 Selskapets årsregnskap etter fusjonen viser negative årsresultat, og øking av underskuddet siste år. Dette til tross for at det har vært en økning i driftsinntekter fra 2010 til Likviditetsgrad 1 har økt litt, men er fortsatt en del lavere enn anbefalt størrelse på 1,5, jf. vedlegg 1. Egenkapitalandelen er redusert fra 2010 til knapt 2 % og er lav, mens gjeldsgraden har økt mye fra året før. Regnskapet føres etter regnskapslovens prinsipper.i6 De fremlagte resultatregnskapene for mangler kolonne for budsjett.17 I saken til representantskapet for 2011 er det vedlagt et driftsregnskap for desember som viser totalbudsjettet for Det ble budsjettert med et underskudd på kr Oppnådd resultat for 2011 er dermed bedre enn budsjettert. Styret bekrefter i årsberetningen for 2010 og 2011 at årsregnskapet er gjort opp i forhold til forutsetningen om fortsatt drift. Sitat fra verdigrunnlaget som finnes på hjemmesiden til NR, 15 Formler benyttet ved beregning av nøkkeltall, se vedlegg Selskapsavtalens 24 sier at regnskapet skal føres etter regnskapsloven. Ifølge selskapets revisor er budsjettkolonne ikke tatt med på grunn av at det ikke er teknisk mulig å få til i det regnskapssystemet som regnskapsfører benytter. 12

17 Namdal Rehabilitering IKS Godtgjørelse til daglig leder for 2010 og 2011 utgjorde henholdsvis totalt kr og kr Re resentants a et Representantskapet består i 2010 og 2011 av representanter valgt av 14 eierkommuner (etter at Snåsa kommune trakk seg ut), jf. vedlegg 1. Representantene velges for to år ad gangen. Ved votering i representantskapet skal representantenes stemme telle i forhold til eiernes eierandel. Protokollen fra undersøkte periode viser at samtlige vedtak i representantskapet har vært enstemmig, med unntak av noen få saker der stemmegivningen ikke fremgår. De to årlige ordinære representantskapsmøtene har vært avholdt innenfor de frister som er satt i loven og i selskapsavtalen. Innkallingene med sakspapirer er datert fra dager før møtet, men er i ett tilfelle ikke datert. I protokollen for møtet står det i saken om godkjenning av innkalling og saksliste følgende merknad "Papirene ble sendt ut dagen før møte. Dette er for kort varsel." Innkallingen til dette møtet er datert I alle møtene i den undersøkte perioden har det vært tilstrekkelig med representanter til stede slik at møtene har vært beslutningsdyktige. Hvem som har møtt fra eierkommunene fremgår i punkt I møtet ble det godkjent en representant fra Namdalseid kommune som ikke er kommunens valgte representant eller vararepresentant. Protokollen for møtet for NR Høylandet/drift viser at nestlederen i styret har representert Høylandet kommune i møtet. Han er ikke kommunens valgte representant. Samme dag har også valgt representant møtt som representant for Høylandet kommune i møtet for NR Høylandet/eiendom. Daglig leder har vært til stede på alle møter, mens styreleder ikke var på møtet Protokollene er underskrevet av de to personene som ble valgt på møtet til å underskrive. Møteleder har ikke underskrevet. Representantskapet har i all hovedsak behandlet de sakene som skal behandles iht. loven, selskapsavtalen og innkallingene. I tillegg til de pliktige sakene har representantskapet også vedtatt sammenslåing av selskapene, avvikling av ett av selskapene, uttredelse av eierkommunen Snåsa, strategiplan og endring av selskapsavtalen. I protokollen fra møtet fremgår ikke behandling av sak 10 valg av revisor, som var satt opp som sak på innkallingen. Årsregnskapet og årsberetningen for driftsselskapet for 2010 er ikke behandlet av representantskapet, mens tilsvarende dokumenter for 2011 ble behandlet av årets representantskap. Det er kun styreleder som har underskrevet disse to årsregnskapene, men Regnskapsregisteret i Brønnøysund har godkjent 2010 regnskapet. Det samme har revisor. Det er oppnevnt egen valgkomite for selskapet, og valgkomiteen har lagt frem forslag ved valg av nytt styre. Vi har ikke fått kjennskap til om det er fastsatt kriterier for valgkomiteen. Daglig leder bekrefter at representantskapets henhold til selskapsavtalens 14. møtebøker fortløpende er sendt til eierne i I g IKS-loven 9, sjette ledd sier at styrets og daglig leder har plikt til å være til stede med mindre det er åpenbart unødvendig eller det foreligger gyldig forfall. I sistnevnte tilfelle skal det utpekes en stedfortreder. 13

18 Namdal Rehabilitering IKS Det har ikke vært sendt ut varsel om møtene til kommunenes kontrollutvalg. Selskapets revisor, som er fra samme selskap som reviderer alle de undersøkte eierkommunene, har møtt på noen av møtene i representantskapet, jf. punkt Styret Styret i NR Høylandet/drift bestod av syv medlemmer i 2009 og frem til sammenslåingen. Tre av disse utgjorde også styret i NR Høylandet/eiendom, jf. oversikt i vedlegg 1. Det var felles styreleder og nestleder i begge selskapene. Selskapet har fungert som et selskap fra og med 2010, og styret i driftsselskapet har fungert som styre I det sarnmenslåtte selskapet frem til nytt styre formelt ble valgt Styret velges for to år, og hvert styremedlem har personlig varamedlem. Som følge av endringer i habilitetsreglene, ble det endringer i styret i oktober Styrets sammensetning oppfyller kravet om representasjon av begge kjønn.19 Styret i NR Høylandet/drift hadde 6 møter i 2009, mens styret i NR Høylandet/elendom hadde 3 møter samme år. Både i 2010 og i 2011 hadde NR 6 møter, med henholdsvis 37 og 47 saker. Styret setter opp årlige møteplaner. Innkallingene er ikke alltid daterte, men de som er det viser at innkallingene er sendt ut med en til fire ukers varsel. I protokollen fra møtet , er det merknad om at "møteinnkalling må komme i god tid før møtet". Innkallingen til dette møtet var ikke datert. Styrets møter skal i henhold til selskapsavtalen være åpne møter. Det blir ført protokoll fra hvert møte. Protokollene viser dato, sted, hvem som har vært til stede og hvem som har forfall, sakene som er behandlet og hvilke vedtak som er gjort. Stemmegivning fremgår ikke av protokollene, noe som gir grunn til å anta at vedtakene har vært enstemmige. Protokollene er underskrevet av de som har vært til stede. På hvert styremøte har styret hatt sak om økonomirapport og orientering fra daglig leder om aktuelle hendelser og saker for virksomheten. På møtene har styret behandlet saker som de er pliktige til å behandle, som budsjett, årsregnskap og årsberetning, økonomiplan, clriftskreditt, lønn til daglig leder og investeringer. I tillegg har styret også behandlet blant annet strategiske pian, delegasjonsregiement, avtaler, anbud, sammenslaing av seiskapene, utrnelding fra Snåsa kommune, evaluering av NR, kvalitetsarbeid, energivurdering og enøk og prosjekt. Styret er i tillegg blitt orientert om blant annet arbeidsmiljøundersøkelser i NR og status på energimerking. Styret har ikke styreinstruks, men det er utarbeidet instruks for daglig leder. Styrets delegering til daglig leder fremgår av det nylig vedtatte delegasjonsreglementet, blant annet omfatter det ansvaret for ansettelser. Styret og styreleder følger opp daglig leder ved løpende evaluering. Styret samlet fikk i 2009, 2010 og 2011 henholdsvis kr , kr OR kr i godtgjørelse. Styrevervene er ikke registrert i Styrevervregistret ( o ). 19Jf. IKS-lovens 10, 1. ledd er det krav om 40 % kjønnsrepresentasjon i styrene. 14

19 Namdal Rehabilitering IKS Revisor Selskapets revisor, jf. vedlegg 1, har avgitt normale revisjonsberetninger for NR for 2010 og I revisjonsberetningene for begge selskapene for 2009 har revisor presisert at "det hersker usikkerhet omkring momskompensasjonsordningen for selskapet", og det ble vist til nærmere omtale i note 6 i årsregnskapet. Dette forholdet er omtalt tidligere i punkt Revisor har ikke sendt nummererte brev til selskapet de siste tre årene. Revisor har deltatt på representantskapets møte våren 2010 og 2011 når årsregnskapet og årsberetningen har blitt behandlet. Noter til årsregnskapet for 2010 og 2011 viser at det er betalt godtgjørelse til revisor på henholdsvis kr og kr (eksklusiv merverdiavgift) Framtidsutsikter Ifølge daglig leder er det utvilsomt et konstant behov for rehabilitering. Det er knyttet spenning til hvilken betydning og plass NR får i forhold til samhandlingsreformen, og nye samarbeidsarenaer, Det er viktig at NR har endringsvilje, og at de finner deres plass i forholdet mellom kommunal- og spesial helsetjeneste, samt at det er god samhandling mellom disse. Virksomheten har for tiden stor fokus på dette. Styret har de siste årene arbeidet med en strategisk plan, og bestilte en vurdering fra ekstern konsulent. Rapporten: "Namdal Rehabilitering, veien videre. En vurdering av mulige strategivalg for framtidig drift", forelå i september Målet med rapporten var å gi innspill til styrets og ledelsens valg av strategi for å gi eierkommunene best mulig rehabiliteringstjeneste. Daglig leder mener det er viktig at eierne vil drive rehabilitering i fremtiden, og at de er aktive eiere som fremsnakker NR. Virksomheten er også avhengig av at det inngås en ny avtale med Helse Midt-Norge når nåværende avtale går ut Generelt Vedtak ved etablerin av selska et o senere vedtak i kommunest rene I kommunestyrenes like vedtak ved stiftelsen av selskapene i 2003 var det en rekke forutsetninger. Mange av forutsetningene knyttet seg til de første driftsårene, og at det ble oppnådd rammeavtale med Helse Midt-Norge. To av forutsetningene er tatt inn som bestemmelser i selskapsavtalene; voteringsregler for representantskapet og at KS skal være arbeidsgiverorganisasjon. Senere har kommunestyrene gjort flere likelydende vedtak som omfatter selskapene. I 2005 ble det vedtatt flere endringer i selskapsavtalene for begge selskapene. Dette ble begrunnet i forenkling av prosessen ved endringer i mindre viktige områder i selskapsavtalen, antall styremedlemmer, pålegg fra Fylkesmannen om låneramme, behovet for å sikre drift av senteret i oppstartfasen og helhetlig valg av regnskaps- og budsjettprinsipper. 15

20 Namdal Rehabilitering IKS I 2006 ble saken om driftstilskudd på kr per eierandel behandlet. For å sikre lik informasjon i alle eierkommunene ble det lagt fram likelydende saksframlegg. I punkt 4 i sakens vedtak står det blant annet at "Kommunestyret forutsetter at styret for IKS Namdal Rehabilitering gir eierkommunene fortløpende informasjon om utviklingen av driften av senteret." I perioden ble saken om sammenslåing av selskapene vedtatt i alle kommunestyrene, jf. omtale i punkt Det ble gjort følgende like kommunestyrevedtak i alle de undersøkte eierkommunene: 1. "Kommunestyret vedtar at IKS Namdal Rehabilitering drift slås sammen med IKS Namdal Rehabilitering eiendom. 2. IKS Namdal Rehabilitering Eiendom blir overtakende selskap. Nytt navn på det sammenslåtte selskapet blir Namdal Rehabilitering IKS 3. Kommunestyret vedtar vedlagte vedtekter for det sammenslåtte selskapet 4. Sammenslåing av selskapene gjøres fra Styret for IKS Namdal Rehabilitering Drift utgjør styret i nytt sammenslått selskap 5. Kommunestyrets vedtak fattes underforutsetning av at det fattes likelydende vedtak i samtlige 15 eierkommuner." in ormas'on o kommunikas'on mellom selska et o eierne Av eiernes representanter, som er kommunens politiske ledelse, deltar nesten alle på representantskapets to møter i året. I tillegg mottar eierne årlig årsregnskapet og årsmelding for selskapet. Ledelsen i NR sender to til tre ganger årlig ut nyhetsbrev med informasjon. Sistnevnte blir sendt eierkommunene; medlemmene i representantskapet, ordførerne, varaordførerne, rådmenn, helse- og sosialledere, rehabiliteringskoordinatorene. Nyhetsbrevet sendes også til Helse Nord-Trøndelag, Helse Midt-Norge og lokale medier. Ifølge daglig leder etterlyser kommunene mer informasjon. Kommunene blir, ifølge flere eierrepresentanter, også holdt orientert om selskapet via referater fra styrets møter og protokoller fra møter i representantskapet Det er nylig etablert et helseledernettverk, hvor administrativt nivå møtes to ganger i året. Det er også koordinatortreff to ganger årlig, samt at brukerutvalget og kvalitetsutvaiget har faste årlige møter Høsten 2009 ble det fremlagt rapport om "Gnisten" - Samordna plan for rehabilitering i Namdalen. Representantskapet behandlet rapporten , og anbefalte ovenfor kommunene at planen "bakes inn7implementeres i kommunale planer for rehabilitering. i Planen skal rulleres annet hvert år første i gang i Rullering skal initieres av NR. I mai 2011 sendte NR rapporten "Namdal Rehabilitering IKS, veien videre" ut på høring til eierkommunene. Rapporten var ei vurdering av fremtidige strategivalg for drift ved institusjonen. NR ba kommunene behandle rapporten og dens forslag til strategivalg, slik at de beslutninger som representantskapet skal ta har en tydelig forankring hos eierne. Vi har mottatt dokumenter fra to eierkommuner som viser at de har behandlet og svart på høringen. Assisterende rådmann i Namsskogan opplyser i sitt høringssvar at han har deltatt aktivt i 16

21 IVamdal Rehabililering IKS utredningsarbeidet i forbindelse med rapporten, og at han også sitter i videreføringsprosjektet som følge av rapporten. Generelt blir NR sitt vedtatte årsregnskap og årsmelding lagt fram for kommunestyret/formannskapet, enten som referatsak/orientering eller som vedlegg til kommunens egen årsmelding. Eierrepresentanten fra Overhalla opplyser at formannskapet orienteres før møter i NR sitt representantskap. Av de undersøkte kommunene er det to kommuner som ikke har utarbeidet eiermeldinger, mens en kommune har årlig orienteringssak om kommunalt eierskap. Ifølge en eierrepresentant har daglig leder deltatt på ordførermøter i Region Namdal for å orientere om virksomheten. Selskapet har også egen hjemmeside på Internett som presenterer virksomheten." Kriterier or val o sammensetnin av st ret o o øl in av st ret Det finnes valgkomite, men det er ikke definert kriterier for valg og sammensetning av styret. Ifølge egenerklæringen fra flere av eierrepresentantene, skal styret være bredt sammensatt med egnet kompetanse. Videre at styret skal bestå av ansattes representant, brukernes representant, fagpersoner og tidligere politikere. Styret opplyser at deres arbeid ikke blir evaluert. Noen av eierrepresentantene oppgir at styret blir evaluert av representantskapet, mens andre opplyser at de ikke kjenner til at slik evaluering har vært gjort. Hvordan representantskapet eventuelt evaluerer styret er uklart. 0 lærin av st remedlemmer Eierrepresentantene i flere kommuner, herunder Overhalla, svarer at en er usikker på, eller at kommunen ikke har iverksatt opplæring til styrernedlemmer i kommunens selskaper. En eierrepresentant skriver at "Noen sendes på kurs. Noen har gjennomført styrelederkurs." o lærin o in ormas'on om eierst rin til olkeval te Fra fem eierrepresentanter, herunder Overhalla, opplyses det at det gis generell folkevalgtopplæring, men ikke spesielt om eierstyring. En eierrepresentant opplyser at opplæring om eierstyring er en del av folkevalgtopplæringen og at det er egne temamøter. 2,3.2 Overhalla kommune Tidligere ordfører Jostein Hildrum var kommunens valgte medlem i representantskapet i 8 år fram til valget i 2011, og han har møtt på alle møter de siste to årene. Fra 2012 er det ordfører Per Olav Tyldum som er kommunens representant, og som møtte på møtet i april. Vi har mottatt egenerklæring fra Hildrum. Hildrum opplyser at Overhalla kommune i september 2011 vedtok eierskapsmelding for kommunalt eierskap i selskaper. Denne har vi ikke mottatt. Ifølge Hildrum skjer eieroppfølgingen gjennom styrerepresentantene. Formannskapet blir orientert før møter i representantskapet, og har da mulighet for å komme med innspill. Det 17

22 1\larndal Rehabilitering IKS blir orientert i formannskapet/kommunestyret om NR hvis det er spesielle saker, eller saker som har betydning for budsjettet. Hvorvidt disse kommunale organene gis god og tilstrekkelig informasjon om NR svarer ikke Hildrum direkte på Snåsa kommune Snåsa kommune har i vedtak av besluttet å si opp sitt eierskap i Namdal Rehabilitering IKS fra Varsel om uttreden er et år i forvegen iht. 26 i selskapsavtalen og 30 i lov om interkommunale selskaper. Nedenstående vurderinger følger den samme inndelingen som under punktet om "Faktabeskrivelse". Vurderingene har som hovedformål å behandle eierstyringen i forhold de kriterier som er nevnt under punktet "Kort om metode". Vurderingene bygger på den informasjon som er presentert under rapportens "Faktabeskrivelse". 3 d e e Selskapets formål er spesifikt definert i selskapsavtalen. Mottatte dokumenter og opplysninger tyder på at selskapets virksomhet er innenfor formålet. Det vil si at selskapet driver rehabiliteringssenter med sikte på tilrettelegging for rehabilitering primært av eiernes innbyggere. NR sin selskapsavtale inneholder en rekke krav til virksomheten. Siden NR er organisert som et interkommunalt selskap, skal IKS-loven følges. Styret har de undersøkte årene hatt jevnlige møter, og har behandlet saker som ligger innenfor styrets forvaltning. Ut fra mottatte protokoller og informasjon ser det ut til at styret i all hovedsak har sørget for god og forsvarlig forvaltning og tilsyn. Styret er blitt holdt løpende orientert om virksomheten og den økonomiske utviklingen. Vårt hovedinntrykk er at selskapet i all hovedsak styres og drives etter selskapsavtalen og aktuelle lover, og at forutsetningene for fortsatt drift er til stede. Vi har likevel noen kommentarer nedenfor til enkelte forhold. Styret har ikke styreinstruks, og dette er heller ikke pålagtlinterkommunale selskaper slik som det er i et aksjeselskap med ansattvalgte. Selv om det ikke er pålagt å ha styreinstruks, bør styret vurdere å utarbeide slike retningslinjer som angir rammene for styrets arbeid. Dette for å gi en oversikt over styrets ansvar, oppgaver og arbeidsform i selskapet, og rammene for styrets handlingsrom i henhold til selskapsavtalen. Seiskapets lån og driftskreditt er en del lavere enn øvre låneramme, og siste års driftskreditt er godkjent av departement. Ved opptak av driftskreditt kan vi ikke se at selskapsavtalens bestemmelser er fulgt. Selskapsavtalen sier at lån ikke kan tas opp uten at dette er særskilt vedtatt i representantskapet. Det ville være naturlig at dette ble vedtatt i forbindelse med den årlige budsjettsaken, eventuelt som egen sak. Selskapets gjeld er ikke sikret med pant i eiendommene, så opplysningene i noter til årsregnskapet er feil. Dette bør endres i årets noter til årsregnskapet. 18