Framtida vårres del 2 - mandater

Transkript

1 Helse- og omsorgsavdelingen Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / /1963 F00 Saksnummer Utvalg Møtedato 14/10 Eldrerådet Ruspolitisk råd Råd for funksjonshemmede Organisasjonsutvalget Arbeidsmiljøutvalget HO /22 Komitè for levekår Bystyret Framtida vårres del 2 - mandater Forslag til innstilling Vedlagte mandater vedtas. Saksopplysninger I henhold til sak PS 14/59 der Bystyret ber om å få framlagt mandater for reorganisering av Rehabiliteringstjenesten, reorganisering av miljøtjenestene og innføring av aktivitetsbasert finansiering legges mandatene frem for politisk godkjenning. Vurderinger Helse og omsorgsavdelingen har gjennomført et arbeid med utarbeidelse av mandater for prosjekter. Tillitsvalgte har deltatt i utarbeidelsen av mandatene for reorganisering av miljøtjenesten og reorganisering av rehabiliteringstjenesten. I utarbeidelsen av mandatet for implementering av aktivitetsbasert finansiering er mandatet gjort kjent for tillitsvalget som en del av arbeidet. Mandatene er drøftet med arbeidstakerorganisasjonenes hovedsammenslutning den 22. mai Referat fra drøftelsene, innsigelser og mandater ligger vedlagt. Konklusjon og anbefaling Det anbefales å godkjenne mandatene for de tre prosjektene slik de foreligger. Side151

2 Saksbehandler: Nils-Are Johnsplass Rolf Kåre Jensen Rådmann Ingunn Lie Mosti Kommunaldirektør Trykte vedlegg: Vedlegg 1 Mandat - rehabilitering 2 Mandat - miljøtjenestene 3 Implementasjon aktivitetsbasert finansiering 4 Referat drøftingsmøte 5 Innsigelse NSF Side152

3 Dato Løpenr. Arkivsaksnr. Arkiv / /1963 F00 Helse- og omsorgsavdelingen Mandat for reorganisering av Rehabiliteringsomra det. Bakgrunn og hensikt Med bakgrunn i bystyrets vedtak mai 2014 sak PS 14/59 iverksettes det et prosjekt for reorganisering av Rehabiliteringstjenestene, for en bedre og mer effektiv bruk av terapeutressursene. Det skal også vurderes å knytte seniorhelsetjenesten til Rehabiliteringssenteret. ( punkt 15 i bystyresaken). Reorganisering av rehabiliteringstjenesten har som hensikt å støtte opp om avdelingens omlegging av driften for å hindre varig institusjonsplassering og økt tjenesteomfang. Hovedmål Det iverksettes et prosjekt for reorganisering av rehabiliteringstjenestene med sikte på et helhetlig tjenestetilbud, god ressursutnyttelse, effektiv drift og en god faglig praksis. Prosjektet skal inneholde en plan for implementering fra Områdene som defineres inn i arbeidet er Rehabiliteringssenteret, dag oppsøkende, hverdagsrehabilitering, Rehabiliteringsavdelingen, Tildelingskontoret, Sølvsuper helse og velferdssenter, og Seniorhelsetjenesten. Sikre at vi bruker fagressursene best og i størst mulig grad Resultatmål Organisering: Vurdere alternativ organisering for en best mulig samlet bruk av terapeutressursene. Beskrive konsekvenser for fag, ledelse og styring. Definere rehabilitering, hva kjennetegner fagområdet. Se på pasientforløp, med ulike former for rehabilitering. Hvordan få de beste og mest effektive pasientforløp. Enklere forløp til hverdagsrehabilitering, komplekse forløp til øvrige terapeuter? Trappetrinnstenkning. Institusjonsrehabilitering, dag-/oppsøkende rehab og hverdagsrehab. Definere tiltak. Identifisere flaskehalser og foreslå tiltak? Fra rehabavd/ korttidsavd. Og ut med fortsatt rehabiliterings behov. Største utfordringer er i overganger mellom tjenestene. Finne gode standardiserte kartleggingsverktøy for bedre tiltak til pasienter. For eksempel kartlegging av henvisninger i forkant er dette hverdags rehabilitering eller ikke? Vurdere Tildelingskontorets seleksjonskompetanse. Avklare organisering av rehabiliteringstjenesten rundt barn og unge, sett opp mot øvrige prosjekt i kommunen. Vurdere diagnosebaserte inntak: Herunder gruppetilbud, og lærings og mestringstilbud. Side153

4 Forebygging og helsefremming seniorhelsetjenesten. Hva skal denne delen av tjenesten ivareta? Herunder også Frisklivssenteralen. Kompetanse. Hva ligger av potensiale i egen organisasjon og hos egne medarbeidere? Hvordan sikre godt tverrfaglig samarbeid etter utskrivelse. Se til andre land f.eks. Danmark og Sverige Vurdere eksisterende bygningsmasse, og hensiktsmessighet i forhold til et helhetlig tilbud i tjenesten. Styring av prosjektgruppen. Økonomisk ramme Må ses i sammenheng med styringen av de øvrige tiltakene i Framtida vårres 2 Rapportering Være forberedt på orientering i Formannskap og Komite for levekår. Oppdraget innebærer Prosjektarbeid Møter Rapporter Presentasjoner Implementasjonsarbeid Kunnskapsinnhenting og systematisering Milepæler i prosjektet Juni 2014: Vedtak i bystyret Juni 2014: Oppstart Juni 2014: Utarbeidelse av detaljert aktivitetsplan for November 2014: Plan for iverksetting ferdig og forelegges bystyret. Sted, Dato: Kommunaldirektør Ingunn Lie Mosti 2 av 2 Side154

5 Dato Løpenr. Arkivsaksnr. Arkiv / /1963 F00 Helse- og omsorgsavdelingen Mandat reorganisering miljøtjenestene Utredning og implementering av ny organisering av miljøtjenesten i Helse og omsorgsavdelingen i Bodø Kommune. Bakgrunn og hensikt Med bakgrunn i bystyrets vedtak desember 2013 sak PS14/59 iverksettes det et prosjekt for utredning og implementering av ny organisering av miljøtjenestene i Helse og omsorgsavdelingen. Hovedmål Det iverksettes et prosjekt for reorganisering av miljøtjenestene med sikte på et helhetlig tjenestetilbud, god ressursutnyttelse, effektiv drift og en god faglig praksis. Prosjektet skal inneholde en plan for implementering ila Praksis vedrørende Individuell plan, helhetlig koordinering av tjenester og mer fleksible tjenester både individuelt og i grupper skal vurderes. Tjenesten bør ledes av en virksomhetsleder. Prosjektgruppen må være forberedt på å yte bistand til prosjektet som implementerer Aktivitetsbasert finansiering. Hensikten med prosjektet er å skape en tjeneste som gir en større grad av helhetlig tilnærming og forutsigbarhet med utgangspunkt i brukernes behov. Prosjektet skal implementere tiltak som reduserer det samlede utgiftsnivået med 5 millioner kroner Prosjektet må etablere samarbeidsrelasjoner og koordinering til implementeringen av tiltak knyttet til Barn med særlige behov i Oppvekst og kulturavdelingen. Aktivitetsmål Utvikle en miljøtjeneste ledet av en virksomhetsleder. Virksomhetsleder vil få et særlig ansvar for å utvikle grensesnitt og samhandling med andre avdelinger i Bodø kommune og eksterne samarbeidspartnere. Utvikle en robust kjernevirksomhet innenfor HO avdelingens ansvarsområde med insentiver som fremmer ansvarlighet i hele kommunen. Beskrive krav til kompetanse, kapasitet og organisering av tjenesten. Tjenesten skal organiseres med fokus på: o Tverrfaglig samarbeid o Prosessorientert brukerorientering o Muliggjøre et sterkere bruk av individuell plan, herunder å sørge for utvikling og oppfølging av disse på en enhetlig måte Utvikle kriterier og standarder for miljøtjenester herunder også forebygging og økt hverdagsmestring. Målgrupper for denne tjenesten skal beskrives. Styring av prosjektgruppen. Side155

6 Økonomisk ramme Må ses i sammenheng med styringen av de øvrige tiltakene i Framtida vårres 2 Rapportering Være forberedt på orientering i Formannskap og Komite for levekår. Oppdraget innebærer Prosjektarbeid Møter Rapporter Presentasjoner Implementasjonsarbeid Kunnskapsinnhenting og systematisering Milepæler i prosjektet Juni 2014: Vedtak i bystyret Juni 2014: Oppstart Juni 2014: Utarbeidelse av detaljert aktivitetsplan for November 2014: Plan for iverksetting ferdig og forelegges bystyret. Sted, Dato: Kommunaldirektør Ingunn Lie Mosti 2 av 2 Side156

7 Dato Løpenr. Arkivsaksnr. Arkiv / /1963 F00 Helse- og omsorgsavdelingen Implementering av aktivitetsbasert finansiering i Helse og omsorgsavdelingen i Bodø kommune. Mandat Bakgrunn og hensikt Bystyret vedtok i sak PS14/59 å etablere aktivitetsbasert finansiering av HO-området. I samband med innføring av ny styringsmodell skal en ny organisering av forvaltnings-, stabs- og støtteressurser som støtter opp om dette tiltaket implementeres. Implementeringen organiseres som et prosjekt med innkjøp av ekstern prosjekt-, analyse- og utredningskompetanse. HO-avdelingen og sentrale staber bidrar med nødvendige ressurser og personell inn i prosjektgruppen. Hovedmål Når det gjelder utviklingen av en aktivitetsbasert finansieringsmodell skal det gjennomføres en analyse- og modellutvikling som ferdigstilles ila september Det er et helt klart mål om å kunne bruke finansieringsmodellen i budsjett og økonomiplanarbeidet høsten 2014 slik at en kan få en fullskala implementasjon i styringen av driften i Helse og omsorgsavdelingen fra 1.januar Det må påregnes et tunings-, optimaliserings- og effektiviseringsarbeid i første tertial Ny organisering av forvaltnings-, stabs- og støtteressurser skal være klar til implementasjon 1.januar I dette ligger det en klar forventning om utarbeidelse av tydelige krav til kapasitet og kompetanse i denne delen av organisasjonen. Prosjektet skal iverksette en analyse, utredning og prosess som skal danne grunnlag for beslutning om organisering ila Drøftinger med arbeidstakerorganisasjonene skal være gjennomført før endelig beslutning i bystyret. Det stilles krav til involvering av berørte grupper ut over Hovedavtalens krav til slike prosesser. Resultatmål Ferdigstilling av finansieringsmodellen for aktivitetsbasert finansiering av all virksomhet innenfor HOavdelingens ansvarsområde. I dette ligger følgende deloppgaver: o Utvikle kalkyler og økonomiske modeller for prissetting av tjenester. o Utvikle grensesnitt mot fagsystemer for uthenting av aktivitetsdata. o Utvikle finansieringsmodellen for virksomhetene med tilhørende resultatrapportering o Utarbeide budsjett for virksomhetene o Beskrive modellen, herunder prinsipper og virkemåte o Opplæring Side157

8 Finner prosjektgruppen virksomhetsområder som bør unndras denne styringsmodellen må det særskilt begrunnes og foreslås alternative styringsmodeller som tydeliggjør ansvarsdelingen mellom driftsorganisasjonen og forvaltningen. Fremskaffe organisasjonsmessige krav til kompetanse, kapasitet og arbeidsprosesser, herunder systemstøtte, som grunnlag for en god implementering av aktivitetsbasert finansiering. Klarggjøre for gjennomføring av dimensjonering og bemanning av støttefunksjoner lokalt og sentralt Utarbeide/nødvendig oppdatering av rutinebeskrivelser i forvaltningen, og i grensesnittet mellom forvaltningen og virksomhetene. Rollebeskrivelser innenfor støtte og stabsfunksjoner skal tydeliggjøres spesielt med henblikk på de ulike funksjonene til de ulike rollene. Sikre en utviklingsprosess med høy grad av deltakelse og involvering av berørte grupper. Framskaffe et beslutnings- og prosessgrunnlag for kommunens ledelse slik at drøftinger og politisk saksbehandling kan gjennomføres med en høy grad av kvalitet. Styring av prosjektet Styringsgruppe Ressursstyring, prioritering og beslutninger. Prosjektgruppe(r) Overordnet koordinering og fremdriftskontroll. Dokumentasjon for prosjektet. Arbeidsgruppe(r) Utarbeide løsninger, rutiner, mv. Økonomisk ramme Rapportering Oppdraget innebærer Prosjektarbeid Kunnskapsinnhenting og reisevirksomhet Rapportskriving Implementering av foreslåtte tiltak, herunder modellutvikling Kjøp av konsulenttjenester Rapportering Informasjonsarbeid Involvering Overordnede milepæler Hva Hvem Når/tidsrom Etablere prosjektorganisasjon SLM/HO Mai-juni Analysefase PG Juni-august Utvikle finansieringsmodell PG og August- 2 av 3 Side158

9 Utvikle organisasjonsmodell Arbeidsgr. september Verifisere, teste og utprøving ABF budsjettering Drøftinger og politisk behandling av organisasjonsmodell PG/HO/ØK Oktobernovember. Klargjøring for implementering og idriftsetting PG/HO/ØK desember Etablering av ny organisasjonsmodell stab/støtte Overføring drift HO Idriftsetting ABF oppfølging og støtte PG/HO/ØK Januar 2015 Tuning, optimalisering og effektivisering PG/HO/ØK Februar-april av 3 Side159

10 Møtested HR-kontoret HR-sjefen sitt kontor Dato Deltakere Mona Eilertsen, Delta/YS kommune Klokken 13:00 14:30 Joachim Andreas Bjørndal, Fagforbundet/LO kommune Tor Erlend Nordhus, Sykepleierforbundet/UNIO Rune Braseth, Fagleder personalforvaltning Per Gunnar Pedersen, HR-sjef Nils-Are Johnsplass, leder HO Ingunn Mosti, kommunaldirektør HO Forfall Tom Solli, Akademikerne Referent Rune Braseth Observatører Anders Eivik, FO-klubben Saksliste - Drøftingsgrunnlag Prosjekt «Framtida vårres del 2» og videre mandat Referat Det var ingen merknader til innkallingen. Akademikerne har meldt forfall til møtet og ingen vara kunne stille. Fagforbundet: Har i styringsgruppa understreket behovet for drøfting før politisk behandling. Delta: Kort frist for tilbakemeldinger før bystyrebehandlingen den 7. mai Delta ga skriftlig tilbakemelding innen fristen, men denne ble stoppet i den videre prosess tilknyttet politisk behandling i formannskapet og bystyret Administrasjonen tar selvkritikk for at sluttrapporten med de 20 vedtakspunktene ikke ble formelt drøftet før politisk behandling. 1 Side160

11 Mandat for reorganisering av rehabiliteringsområdet. Mandat reorganisering miljøtjenestene Nils-Are gikk grundig igjennom dette mandatet som har følgende hoved overskrifter; Bakgrunn og hensikt, Hovedmål, Resultatmål, Styring av prosjektgruppen, Økonomisk ramme, Rapportering, Oppdraget innebærer og Milepæler i prosjektet.. Det har vært nedsatt arbeidsgrupper. Mandatet ble utarbeidet av arbeidsgruppen med representasjon fra tillitsvalgt Bård Ottar Brekkan fra Fysioterapiforbundet. Kulepunkt 2 i hovedmål i mandatet flyttes opp til bakgrunn og hensikt. Siste setning i bakgrunn og hensikt slettes. Det ble foretatt noen mindre justeringer i punktet resultatmål uten at dette hadde noen stor betydning for det materielle innhold i mandatet. Omdisponering og prioritering av ressurser til rehabiliteringsområdet er et klart uttalt mål for denne reorganiseringen. Konklusjon: Ingen innvendinger for øvrig fra de tillitsvalgte når det gjelder administrasjonen sitt forslag til prosjektmandat Nils-Are gikk i gjennom mandatet for Utredning og implementering av ny organisering av miljøtjenesten i Helse og omsorgsavdelingen i Bodø Kommune. Forslag til språklige justeringer fra Sykepleierforbundet/UNIO, men ble ikke tatt til følge siden mandatet er et kompromiss mellom arbeidstakerorganisasjoner representert i arbeidsgruppen og fagpersonell. Konklusjon: Ingen innvendinger for øvrig fra de tillitsvalgte når det gjelder administrasjonen sitt forslag til prosjektmandat. Mandat for Implementering av aktivitetsbasert finansiering i Helse og omsorgsavdelingen i Bodø kommune. For ordens skyld gjengis bakgrunn og hensikt i sin helhet i referatet; Bakgrunn og hensikt Bystyret vedtok i sak PS14/59 å etablere aktivitetsbasert finansiering av HO-området. I samband med innføring av ny styringsmodell skal en ny organisering av forvaltnings-, stabsog støtteressurser som støtter opp om dette tiltaket implementeres. Implementeringen organiseres som et prosjekt med innkjøp av ekstern prosjekt, analyse og utredningskompetanse. HO avdelingen og sentrale staber bidrar med nødvendige ressurser og personell inn i prosjektgruppen. Det ble foretatt en justering av layout på hovedmål i mandatet i form av 3 kulepunkter. Fagforbundet stilte spørsmål til resultatmål og nærmere bestemt; Utvikle kalkyler og økonomiske modeller for prissetting av tjenester Utvikle grensesnitt mot fagsystemer for uthenting av aktivitetsdata 2 Side161

12 Utvikle finansieringsmodellen for virksomhetene med tilhørende resultatrapportering Utarbeide budsjett for virksomhetene Nils-Are: Vil bruke eksisterende modeller tilpasset vårt behov/lokale forhold. Fagforbundet uttrykte en viss skepsis til dette basert på tidligere erfaringer. Etterlyste i hvert fall et bevisst forhold fra administrasjonen til bruk av eksisterende modeller i den videre prosess. Hovedtillitsvalgt presiserte viktigheten av ikke å kopiere modeller brukt andre steder, men utvikle modeller som fanger opp lokale variabler». Sykepleierforbundet/UNIO: Dersom det avdekkes et behov for kompetanseheving av ansatte i Bodø kommune i forbindelse med innføring av aktivitetsbasert finansiering, så må dette særskilt og individuelt vurderes ut i fra hensynet til arbeidstakers og arbeidsgivers forhold. Det må klargjøres planer og beslutningsgrunnlag for politisk behandling den 11. desember Konklusjon: Ingen innvendinger for øvrig fra de tillitsvalgte når det gjelder administrasjonen sitt forslag til prosjektmandat. 3 Side162

13 Dato Løpenr. Arkivsaksnr. Arkiv / /1963 F00 Helse- og omsorgsavdelingen Innspill fra NSF i drøftingsmøte ift mandat «aktivitetsbasert finansiering» BDO rapport foreligger som et utgangspunkt, ikke fasit. Dokument er utformet uten ansattemedivirkning og tillitsvalgte. Leder for støtte/stab samt kom.dir HO er intervjuet. Dette må ivaretaes i det videre forløp jmf prosess/involvering/drøftinger. Aktivitetsbasert finansiering møtes med skepsis fra NSF, men skal alikevel utredes. Denne skepsis underbygges av professor Terje P. Hagen, ved institutt for helseledelse og helseøkonomi.han hevder en slik modell som nevnt ikke vil være stabil over tid. En ikke usannsynlig utvikling er at modellen vil skape ansvarsuklarheter mellom kommune og stat. Det legges opp til bestiller/utfører i hjemmesykepleie etc. Stavanger har hatt en lignende modell, ikke ABF, men ABI (Aktivitetsbasert inntekt) der de ansatte har slått alarm om skjemaveldet som stjeler tid. Dette er i korthet New Public management. Det etterlyses et overslag/estimat på kostnader, transaksjonskostnader, prosessarbeid, kjøp av konsulentarbeid, nye stillinger iforhold til «aktivitetsbasert finansiering» Bystyret krever at man skal ta hensyn til ufrivillig deltid i mandatene. Deltakeres plass i prosjektarbeidet knyttet til rolle må avklares/synliggjøres Har Tildelingskontorets ansatte vært involvert i prosjektarbeidet? Vedlegger mandat med utfyllende kommentarer som jeg tok opp i drøftingsmøtet, ønsker at de kommer med så godt som mulig spesiellt 5 punkt om «alternativt resultatmål» i akt.basert finansiering. mvh Tor Erlend Nordhuus HTV, NSF Side163