Møteinnkalling. FROSTA KOMMUNE Kontrollutvalget Kl. 09:00 NB.møtetidspunkt Frosta rådhus, B-rommet 2.etasje

Transkript

1 Møteinnkalling TID: STED: Kl. 09:00 NB.møtetidspunkt Frosta rådhus, B-rommet 2.etasje Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste med saksdokumenter sendes også ordfører og rådmann. Saksliste: 022/05 Orientering fra administrasjonen 023/05 Statusrapport fra revisjonen 024/05 Virksomhetsplan for /05 Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon 026/05 Plan for selskapskontroll 027/05 KU-saker på KomSek sin hjemmeside 028/05 Referatsaker Rådmannen vil gi en orientering om kommunens økonomi under sak 022/05. Levanger, Ola Aursand leder Cand.jur møtesekretær Dir.tlf E-post: ase.brenden@komsek.no 1

2 Sak 022/05 Sakstittel: Orientering fra administrasjonen Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: kontrollutvalg /05 KomSek sitt forslag til vedtak: 1. tar rådmannens redegjørelse til orientering Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: Rådmannen vil redegjøre for økonomisituasjonen i kommunen så langt i inneværende år samt om arbeidet med budsjettet og utsiktene for Levanger

3 Sak 023/05 Sakstittel: Statusrapport fra revisjonen Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Kontrollutvalg /05 KomSek sitt forslag til vedtak: tar den gitte informasjonen til orientering. Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: Revisor vil legge fram en statusrapport om revisjonsarbeidet så langt i inneværende år. Levanger

4 Sak 024/05 Sakstittel: Møte og virksomhetsplan for 2006 Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Kontrollutvalg /05 KomSek sitt forslag til vedtak: 1. Forslag til møte og virksomhetsplan vedtas som kontrollutvalgets møte og virksomhetsplan for 2006 Vedlegg: 1. Forslag til møte og virksomhetsplan Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Saksopplysninger: Etter endringene i kommuneloven og forskrift for kontrollutvalg er kontrollutvalgets rolle nå endret. Det er innført et klarere skille mellom bestiller og utfører av revisjonstjenestene, der kontrollutvalget er bestiller og aktuelt revisjonsselskap er utfører. skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Det skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. skal rapportere resultatene av sitt arbeid til kommunestyret. Før en sak rapporteres til kommunestyret skal den ha vært forelagt administrasjonssjefen til uttalelse. 4

5 Vurdering: Det er i en foreslåtte virksomhetsplan foreslått seks møter for Ved behov vil dette antall møter kunne økes. s viktigste oppgave vil være å påse at det føres kontroll med forvaltningen og følge med i den økonomiske utviklingen i kommunen. Det er derfor lagt opp til orienteringer fra administrasjonen og revisor på hvert møte. Levanger

6 Kontollutvalgets møteplan/virksomhetsplan halvår 2. halvår Møtedato NR Saker til behandling Referatsaker x x x x x x 2 s årsrapport 2005 x 3 Uttalelse til kommunens årsregnskap 2005 x 4 Årsrapport skatteoppkreverfunksjonen 2005 x 5 Revisjonsplan 2006 x 6 Status revisjonsarbeidet x x 7 s årsplan/møteplan x 8 Budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet x 9 Status for selskapskontroll x x 10 Oppfølging av tidligere saker x x x x x x 11 Gjennomgang forvaltningsrevisjonsprosjekter x x 12 Gjennomgang møteprotokoller x x 13 Orientering fra administrasjonen x x x x x x 14 Orientering fra revisjonen x x x x x x 6

7 SAK 025/05 OVERORDNET ANALYSE OG PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: i Frosta /05 KomSek sitt forslag til vedtak: 1. vedtar følgende prioriterte rekkefølge på prosjekter i planen: Nr Prosjekt Gjennomføres år 2. innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak: Kommunestyret i Frosta vedtar plan for forvaltningsrevisjon med prioriteringer fra pkt 1. Det delegeres til kontrollutvalget å foreta eventuelle rulleringer og endringer av planen innenfor planperioden Vedlegg: 1. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekter Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Overordnet analyse Frosta kommune. Unntatt offentlighet jfr off.lov 6 2. s sak 10/05 3. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Saksutredning Krav om utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon framkommer i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 10, hvor det heter: skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med 7

8 Det er nå gjennomført overordna analyse i Frosta kommune. På bakgrunn av analysen utarbeidet forslag til plan for forvaltningsrevisjon. Dette arbeidet blitt gjennomført av KomRev Trøndelag IKS, og har basert seg på Telemarksmodellen for overordet analyse. Analysen er gjennomført ved sammenligning av KOSTRA- tall, intervju av hovedrevisor for kommunen. Avvik i KOSTRA-tall er vektet i forhold til sannsynlighet, konsekvens og vesentlighet. Det er i Frosta kommune funnet avvik ved sammenligning av KOSTRA-tallene i de øvrige kommunene i kommunegruppa og opp mot Nord-Trøndelag. Det kan nevnes at netto driftsutgifter per innbygger til barnevern er høyt i forhold til sammenlignbare kommuner og i gjennomsnitt for fylket. Det er lang saksbehandlingstid for undersøkelser i barnevernet. Videre viser tallene at det er god standard på institusjonsplassene innen pleie og omsorg sammenlignet med andre kommuner og fylkesgjennomsnittet. Forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekter som er framkommet på bakgrunn av den overordnede analysen er vist i tabell 5.4. Her er de prosjekter som fikk høyest skor i forhold til vesentlighet og risiko opplistet. Det er oppgitt omtrentlig tidsforbruk for det enkelte prosjekt. Den tid KomRev Trøndelag IKS har avsatt som disponibel til forvaltningsrevisjon i Frosta kommune er på ca 215 timer per år. I dette tallet ligger også gjennomgang av møteprotokoller. Dette er et fast oppdrag og kommer ikke frem i den overordnede analysen. I tillegg til plan for forvaltningsrevisjon vil også plan for selskapskontroll ha innvirkning på den totale tildelte tidsressurs. De foreslåtte prosjektene er ikke prioritert i rekkefølge. Det er det opp til kommunestyret å foreta prioriteringen etter innstilling fra kontrollutvalget. foretar prioritering av prosjektene gjennom sitt innstillingsvedtak til kommunestyret. Konklusjon: Overordet analyse og plan for forvaltningsrevisjon er utarbeidet i tråd med tidligere fattede vedtak i kontrollutvalget, samt de bestemmelser som følger av forskrift. Analysen har pekt ut flere områder/prosjekter som særlig aktuelle for forvaltningsrevisjon i perioden. har gjennom forslag til plan et grunnlag for å foreslå aktuelle prosjekter og rekkefølge for disse overfor kommunestyret. Levanger

9 Sak 026/05 Sakstittel: Plan for selskapskontroll Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: kontrollutvalg /05 kommunestyret Saksbehandlerens forslag til vedtak: 1. slutter seg til den fremlagte plan for selskapskontroll i Frosta kommune for samt de generelle retningslinjer for selskapskontroll, og sender saken over til kommunestyret for videre behandling. 2. Eierskapskontroll utføres av. 3. Eventuell forvaltningsrevisjon i tilknytning selskapskontrollen utføres av KomRev Trøndelag IKS. Saksbehandlerens forslag til innstilling: 1. Kommunestyret slutter seg til plan for selskapskontroll i Frosta kommune for , slik den er presentert. 2. De fremlagte generelle retningslinjer vedtas som generelle retningslinjer for selskapskontroll 3. gis myndighet til å foreta endringer i planen i planperioden Vedlegg: 1. Plan for selskapskontroll i Frosta kommune for Generelle retningslinjer for selskapskontroll Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Kommuneloven 2. Forskrift for kontrollutvalg 3. Forskrift for revisjon Saksopplysninger: I tillegg til andre virkemidler benytter Frosta kommune også eierskap og deltagelse i ulike selskaper og innretninger for å nå sine mål. har på vegne av kommunestyret det overordnede ansvar for egenkontrollen og tilsynet med forvaltningen. skal derfor også påse at det føres kontroll med 9

10 forvaltningen av eierinteressene i selskaper mv. Jf. kommuneloven 77 nr 5 og forskrift om kontrollutvalg Kommunelovens 80 gir kontrollutvalget rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd i interkommunale selskaper etter lov 29. januar gis den samme rett til å kreve opplysninger i aksjeselskaper der kommunen alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjer og i heleide datterselskaper. kan også i den grad det finnes nødvendig velge å foreta undersøkelser selv. og kommunens revisor skal videre varsles og har rett til å være tilstede på det enkelte selskaps generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende organ. Organisering som eget rettssubjekt legger imidlertid rammer for kommunestyrets styringsmuligheter. Eierstyringens form og innhold er formelt regulert i de forskjellige selskapslovene. Styret og den daglige ledelse i selskaper som er organisert etter lov om aksjeselskaper har relativt stor handlefrihet i de forretningsmessige disposisjoner. Men også i interkommunale selskaper har styret og den daglige ledelse større handlefrihet enn de tradisjonelle etatsledere mv. Det skal her også tilføyes at den daglige ledelse og medlemmer av de styrende organer kan bli gjort erstatningsmessig ansvarlig for tap og skade som forsettelig eller uaktsomt er påført selskapet. Det må derfor legges til grunn at kontrollen ikke må få slike former at den forretningsmessige siden av driften vanskeliggjøres. Aksjeselskap eiet sammen med andre (ikke-offentlige) eiere kan også bli gjort gjenstand for selskapskontroll. Men med mindre bestemmelser om å utlevere opplysninger m.v. er nedfelt i selskapets egne vedtekter, vil informasjonsgrunnlaget for selskapskontroll her være mer begrenset. I tillegg til disse kontrollene, kan selskapskontroll også omfatte kontroll med selskaper der kommunen gir tilskudd eller annen form for støtte. Denne kontrollmuligheten er ikke hjemlet i kommuneloven eller annet lovverk, men kan være en forutsetning for å gi tilskudd. I så fall må rett til innsyn i selskapet vedtas i forbindelse med at en gir tilskudd/kjøper aksjer. Forskriftens 13 pålegger kontrollutvalget å utarbeide en plan for gjennomføringen av selskapskontrollen. Planen skal vedtas av fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å revidere planen i planperioden. Ved gjennomføringen av selskapskontrollen vil innsamlet informasjon bli systematisert og sammenholdt. For å føre kontroll med om kommunens eierinteresser blir forvaltet økonomisk forsvarlig, kan det være aktuelt å vurdere selskapets status, økonomi og driftsmessige forhold som organisering, ledelse, omstillingsevne og oppnådde resultat sett i forhold til sammenlignbare virksomheter. Selskapskontrollen omfatter imidlertid ikke en regelmessig kontroll med forretningsmessige disposisjoner. Slik kontroll faller innenfor styrets ansvarsområde. I den utstrekning det finnes nødvendig vil det videre kunne være aktuelt å gjennomføre forvaltningsrevisjon i enkelt selskaper. 10

11 Vurdering: I den grad kommunale virksomheter er blitt fristilt har det tradisjonelt vært mest vanlig å fristille selvfinansierende virksomheter og/eller virksomheter av mer forretningsmessig karakter. Det faktum at en oppgave som tidligere lå innenfor forvaltningen blir organisert inn i et utenforliggende selskap, bør ikke i seg selv føre til mindre tilsyn og oppfølging fra kontrollog tilsynsorganene. Tvert om kan det være nødvendig med økt oppfølging og koordinering når tradisjonelle kommunale virksomheter legges utenfor forvaltningen. Der fristillingen også omfatter sentrale kommunale oppgaver, er det særlig viktig å sikre en viss grad av fortsatt demokratisk kontroll med virksomheten. Behovet for å gjennomføre selskapskontroll vil normalt også være større i forhold til selskaper som er tillagt et samfunnsmessig ansvar istedenfor eller utover et forretningsmessig formål. Det vil her, i tillegg til de økonomiske, også kunne være riktig å vurdere andre faktorer. Til å utføre selskapskontrollen kan benyttes ved eierskapskontroll og KomRev Trøndelag IKS kan benyttes ved forvaltningsrevisjon. Samlet omfang av selskapskontrollen vil måtte prioriteres opp mot andre kontrolloppgaver innenfor de til enhver tid gjeldende rammer og tilgjengelige ressurser. Dersom det skal gjennomføres selskapskontroll i disse to selskapene må kontrollutvalget sikre at leverandøren er habil. Ved eventuell forvaltningsrevisjon i de to selskaper vil en derfor måtte innhente bistand fra konkurrerende revisjonsselskap. Tilsvarende vil gjelde ved en eventuell eierskapskontroll i. Levanger 9. november

12 Sak 027/05 Sakstittel: KU-saker på KomSek sin hjemmeside Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: kontrollutvalg /05 Saksbehandlers forslag til vedtak: s sakliste og vedtak legges ut på KomSek sin hjemmeside etter hvert møte. Vedlegg: Ingen Saksfremstilling: jobber i disse dager med egen hjemmeside. Vi anser dette som viktig for å gi almen informasjon om det selskapet driver med. da en av selskapets hovedoppgaver er sekretariats-funksjon for kontrollutvalgene i Nord-Trøndelag, kan det også være i allmenn-hetens interesse å vite litt om hvilke saker som behandles i kontrollutvalgene. Selv om møtene holdes for lukkede dører, er KU s saklister og de fleste vedtak offentlige, og da er det ikke noe til hinder for at denne informasjonen legges ut på nettet. Det vil bli gjort unntak for saker som unntas offentlighet etter offentlighetsloven. Levanger

13 Sak 028/05 Sakstittel: Referatsaker Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: kontrollutvalg /05 KomSek sitt forslag til vedtak: Referatsaken tas til orientering. Dokumenter til referering: 1. Tilsynsmøte med revisjonen KomSek har gjennomført tilsynsmøte med revisjonen. På møtet har det blitt gitt gjensidig informasjonsutveksling, orientering om framdriften i revisjonsarbeidet mv. Sekretariatet vil referere fra møtet. Levanger