Møteinnkalling Formannskapet

Transkript

1 Møteinnkalling Formannskapet Møtested: Tidspunkt: Gamlebyen (formannskapssalen) - ekstraordinært møte kl NB! mrk.tiden Eventuelle forfall meldes til møtesekretær Magnus Fjeld, telefon e-post manfje@fredrikstad.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Fredrikstad, Jon-Ivar Nygård ordfører 1

2 Sakliste PS 120/19 Kjønnsnøytral rådmannstittel 3 side PS 121/19 PS 122/19 Politisk organisering og delegeringsreglement for Fredrikstad kommune oppfølging av ny kommunelov Reglement for godtgjøring til partiene og de folkevalgte i Fredrikstad kommune for bystyreperioden

3 Saksnr.: 2019/9824 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: /2019 Klassering: Saksbehandler: Martine Bjar Manskow Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Formannskapet /19 Bystyret Kjønnsnøytral rådmannstittel Ordførers innstilling Ordfører anbefaler formannskapet å gi følgende innstilling til bystyret: 1. Fredrikstad kommune tar i bruk tittelen kommunedirektør for kommunens øverste administrative leder (tidligere rådmann). 2. Stillingstittelen endres fra og med Fredrikstad, Kort begrunnelse for eventuelt endret innstilling fra ordfører Ingen endring. Rådmannens kommentar Ingen kommentar. Rådmannens forslag til innstilling 1. Fredrikstad kommune tar i bruk tittelen kommunedirektør for kommunens øverste administrative leder (tidligere rådmann). 2. Stillingstittelen endres fra og med Sammendrag Bystyret vedtok den , i sak 126/18 konstituering av rådmann, pkt. 6, følgende: Bystyret ber rådmann om at det utredes en mer kjønnsnøytral tittel på «rådmann». I ny kommunelov er det foreslått at lederen av kommunens administrasjon skal kalles kommunedirektør. Det vil fortsatt være opp til den enkelte kommune å velge tittel på administrasjonens øverste leder. Rådmannen mener at tiden er inne for å innføre en kjønnsnøytral stillingsbetegnelse for kommunens øverste administrative leder. Det anbefales at Fredrikstad kommune tar i bruk tittelen kommunedirektør, med virkning fra og med 1. desember Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Bystyret vedtok den , i sak 126/18 konstituering av rådmann, pkt. 6, følgende: Bystyret ber rådmann om at det utredes en mer kjønnsnøytral tittel på «rådmann». 3

4 Formannskapet besluttet i mars 2019 at en arbeidsgruppe bestående av ordfører, varaordfører, gruppeledere for alle partier i bystyret og rådmannen skulle følge opp denne bestillingen. Arbeidsgruppa har hatt fire møter, samt gjennomført behandling i egne partigrupper. Oppstartmøte fant sted og siste møte var Ny kommunelov ble vedtatt i Stortinget i juni 2018 og iverksettes delvis fra I loven er det blant annet foreslått at lederen av kommunens administrasjon skal kalles kommunedirektør. Det vil fortsatt være opp til den enkelte kommune å velge tittel på administrasjonens øverste leder. Flere kommuner har allerede innført tittelen kommunedirektør, deriblant Sarpsborg kommune. Økonomiske konsekvenser Ikke aktuelt. Konsekvenser levekår/folkehelse Ikke aktuelt. Ansattes medbestemmelse Ikke aktuelt. Vurdering Rådmannstittelen er en innarbeidet tittel i mange norske kommuner, også i Fredrikstad. Ny kommunelov ble vedtatt i Stortinget i juni 2018 og iverksettes delvis fra I loven er det blant annet foreslått at lederen av kommunens administrasjon skal kalles kommunedirektør. Rådmannen foreslår at Fredrikstad kommune følger denne anbefalingen. Rådmannen er enig i Stortingets konklusjon om at tiden er inne for å ta i bruk en kjønnsnøytral tittel på kommunens øverste administrative leder. Rådmannens anbefaling er presentert for arbeidsgruppa, som uttrykte støtte til forslaget. Dersom Fredrikstad kommune tar i bruk tittelen kommunedirektør for øverste administrative leder, ønsker rådmannen å følge opp med en justering av de nåværende kommunaldirektørenes titler, ved at ordet «kommunal» utgår fra titlene. Det betyr eksempelvis at tittelen kommunaldirektør for utdanning og oppvekst kan justeres til direktør for utdanning og oppvekst og/eller utdannings- og oppvekstdirektør. Fredrikstad kommune har en rådmann i permisjon til og med 30. november Fra og med 1. desember 2019 kan det tilsettes ny rådmann i fast stilling. Rådmannen ser på denne bakgrunn at kan være en hensiktsmessig dato for ibruktakelse av ny stillingstittel kommunedirektør i Fredrikstad kommune. 4

5 Saksnr.: 2019/9025 Dokumentnr.: 3 Løpenr.: /2019 Klassering: 033 Saksbehandler: Martine Bjar Manskow Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Formannskapet /19 Bystyret Politisk organisering og delegeringsreglement for Fredrikstad kommune oppfølging av ny kommunelov Ordførers innstilling Ordfører anbefaler formannskapet å gi følgende innstilling til bystyret: 1. Delegeringsreglement for Fredrikstad kommune legges fram til politisk vurdering, slik det framgår av vedlegg Reglement for saksbehandling i politiske organer i Fredrikstad kommune vedtas, slik det framgår av vedlegg Rådmannen gis fullmakt til å foreta løpende ajourhold i dokumentene, som ikke er av prinsipiell art og som ikke reelt berører forholdet mellom politikk og administrasjon. Fredrikstad, Kort begrunnelse for eventuelt endret innstilling fra ordfører Rådmannen har foreslått visse endringer i myndighets- og utvalgsstruktur som ikke nødvendigvis har politisk tilslutning. Det gjelder endringer i myndighet til å gi skjenkebevillinger, spørsmålet om primærnæringsutvalget skal nedlegges og om folkevalgte representanter skal tre ut av arbeidsmiljøutvalget. Ordfører vil derfor ikke foreslå at helheten vedtas slik rådmannen har innstilt. For øvrig stiller ordfører seg bak rådmannens innstilling. Rådmannens kommentar Ingen kommentar. Rådmannens forslag til innstilling 1. Delegeringsreglement for Fredrikstad kommune vedtas, slik det framgår av vedlegg Reglement for saksbehandling i politiske organer i Fredrikstad kommune vedtas, slik det framgår av vedlegg Rådmannen gis fullmakt til å foreta løpende ajourhold i dokumentene, som ikke er av prinsipiell art og som ikke reelt berører forholdet mellom politikk og administrasjon. Sammendrag Sittende bystyre skal gjennomgå gjeldende delegeringsreglement, og foreslå endringer og oppdateringer på bakgrunn av hvordan reglementet har fungert. Formannskapet besluttet å opprette en arbeidsgruppe for dette, bestående av ordfører, varaordfører, gruppeledere for alle partier i bystyret og rådmannen. Arbeidsgruppa har hatt fire møter, samt gjennomført behandling i egne partigrupper. Selve saken tar utgangspunkt i rådmannens forslag til innstilling. Nytt bystyre skal vedta endelig delegeringsreglement og reglement for saksbehandling i folkevalgte organer etter konstituering høsten 2019, jf. ny kommunelov 5-14 og

6 Ny kommunelov ble vedtatt i juni De ulike reglene trer i kraft på ulike tidspunkter. Den politiske organisasjonen og reglement for folkevalgte organer må være på plass til konstituerende bystyremøte i oktober. Delegeringsreglementet må være klart til 1. januar Rådmannen har vurdert konsekvenser av ny kommunelov, og foreslår noen justeringer for å tilpasse Fredrikstad kommunes delegeringsreglement til den nye loven. Rådmannen foreslår også noen justeringer utover de som er nødvendige på grunn av ny lov. Vedlegg 1 Delegeringsreglement for Fredrikstad kommune - med forslag til endringer 2 Reglement for saksbehandling i politiske organer i Fredrikstad kommune - med forslag til endringer 3 Delegeringsreglement for Fredrikstad kommune - gjeldende reglement Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) 4 Kommuneloven av 2018 Saksopplysninger Det har vært tradisjon i Fredrikstad kommune for at sittende bystyre i det siste året av valgperioden foretar en gjennomgang av gjeldende delegeringsreglement, den politiske utvalgs- og rådsstrukturen og reglement for godtgjørelser til partiene og de folkevalgte, som grunnlag for å foreslå eventuelle oppdateringer og endringer. Delegeringsreglementet klargjør den politiske arbeidsfordelingen mellom bystyret og øvrige politiske utvalg og råd, og arbeids- og fullmaktsfordelingen mellom politikk og administrasjon. Reglement for godtgjøringer til partiene og de folkevalgte klargjør arbeidsvilkårene for partiene og de folkevalgte for valgperioden. Formannskapets vedtak : 1. For å forberede bystyrets gjennomgang av delegeringsreglementet, reglementet for godtgjørelser til partier og folkevalgte og utvalgs- og rådsstrukturen for Fredrikstad kommune oppnevnes en politisk arbeidsgruppe. 2. Arbeidsgruppa gis følgende sammensetning: Ordfører (leder), varaordfører og gruppelederne i bystyret. Rådmannen tiltrer arbeidsgruppa. 3. Arbeidsgruppa gis i mandat å foreta en gjennomgang av gjeldende delegeringsreglement og regelverk for godtgjørelser til partiene og de folkevalgte i Fredrikstad kommune, samt av kommunens utvalgs- og rådsstruktur, som grunnlag for å foreslå oppdateringer og eventuelle endringer, herunder også behov for endringer som følge av ikrafttredelse av ny kommunelov. Arbeidsgruppa følger i tillegg opp bystyrets vedtak i sak 126/18 pkt. 6, om utredning av en mer kjønnsnøytral tittel for rådmannen. 4. Arbeidsgruppa ferdigstiller sitt arbeid slik at forslag til justeringer kan behandles av bystyret i møte Arbeidsgruppa har hatt fire møter, samt gjennomført behandling i egne partigrupper. Oppstartmøte fant sted og siste møte var Selve saken tar utgangspunkt i rådmannens forslag til innstilling. Nytt bystyre skal vedta endelig delegeringsreglement og reglement for saksbehandling i folkevalgte organer etter konstituering høsten 2019, jf. ny kommunelov 5-14 og Ny kommunelov ble vedtatt i juni De ulike reglene trer i kraft på ulike tidspunkter. Den politiske organisasjonen og reglement for folkevalgte organer må være på plass til 6

7 konstituerende bystyremøte i oktober. Delegeringsreglementet må være klart til 1. januar Det er i tillegg hensiktsmessig at det sittende bystyret gjør en vurdering av hvordan det gjeldende reglementet har fungert, og oppdaterer reglementet i tråd med erfaringene. Hovedpunkter i kommuneloven med betydning for råd- og utvalgsstruktur Den nye kommuneloven har nye og strengere regler når det kommer til kontrollutvalgets rolle, kommunedirektørens (rådmannens) internkontroll, håndtering av kommunens eierskap, deltakelse i interkommunale og privat/offentlige samarbeider, ungdomsmedvirkning og økonomirapportering. Reglene blir tydeligere og forenklet. Kommunene kan bare opprette folkevalgte organer som er omtalt i loven. Prinsipielle saker kan bare behandles av folkevalgte organer. Lederen for administrasjonen kalles i ny lov for kommunedirektør. Ny lov tydeliggjør ansvaret og myndigheten som kommunedirektøren har. Det løpende arbeidsgiveransvaret for den enkelte flyttes fra bystyret til kommunedirektøren. Kommunen må ha rådgivende medvirkningsorganer: Partssammensatt utvalg (administrasjonsutvalg) Eldreråd (flertallet skal være over 60 år) Råd for personer med funksjonsnedsettelse Ungdomsråd. Medlemmene skal være under 19 år på valgtidspunktet Rådmannen foreslår følgende endringer i delegeringsreglementet, basert på arbeidsgruppas diskusjoner og signaler, samt egne erfaringer og vurderinger: Kontrollutvalget for alkohol Kontrollutvalget for alkohol foreslås nedlagt, og myndigheten delegert til rådmannen/kommunedirektøren. Utvalget består av fem politikere, med avgjørelsesmyndighet til å inndra salgs- og skjenkebevillinger midlertidig i inntil én måned, samt tildele prikker etter brudd på alkohollovgivingen. Myndighetene innførte prikkildelingssystem gjennom alkoholforskriften fra Prikktildelingssystemet er veldig detaljregulert og gir lite rom for skjønn. Det enkelte regelbrudd er tydelig beskrevet, og forskriften angir hvor mange prikker det enkelte brudd skal gi. Dersom en bevillingshaver oppnår 12 prikker, skal bevillingen inndras i én uke. Skjenkebevillinger Tildeling av alminnelig skjenkebevilling foreslås delegert til rådmannen/kommunedirektøren, i saker som ikke er av prinsipiell art og hvor det ikke foreligger merknader eller innsigelser som kan få betydning for bevillingsspørsmålet. I saker hvor det kan oppstå tvil, behandles saken i formannskapet. Rådmannen/kommunedirektøren pålegges å rapportere løpende til formannskapet om tildelte salgs- og skjenkebevillinger gitt på delegert myndighet. De fleste bevillingssøknader er kurante og uten merknader fra høringsinstansene, og passerer formannskapet uten kommentarer. Søknader om salgs- og skjenkebevillinger har ofte tidsbegrensning for bevillingssøker. Slike søknader skal til ulike høringsinstanser for uttalelse før de kan behandles. Normalt tar det ca. fire uker før kommunen mottar uttalelser. Behandling i formannskapet betyr ytterligere tidsbruk og merarbeid, og en forenkling vil kunne øke servicegraden for søkerne. 7

8 Formannskapets arbeidsbelastning er til tider svært høy. Delegering av ikke-prinsipielle saker til rådmannen/kommunedirektøren vil kunne lette saksmengden. Klageutvalgets mandat Klageutvalgets mandat foreslås presisert til følgende: Klageutvalget er opprettet etter forvaltningsloven 28, annet ledd, for på vegne av bystyret å behandle klager på enkeltvedtak. Formannskapets ansvar for eierskapsforvaltning Ny kommunelov stiller strengere krav til regler for styring og kontroll. Bystyret må vedta en eierskapsmelding. Eierskapsmeldingen skal gi oversikt over de kommunale selskapene kommunen selv eier, kommunens prinsipper for eierstyring og kommunens formål med eierskapet. Dette foreslås omtalt i delegeringsreglementet. Opprettelse av næringsråd Dialog med næringslivet og fokus på næringspolitikk foreslås styrket gjennom opprettelse av et næringsråd. Rådmannen vil utarbeide egen sak med forslag til mandat og sammensetning av næringsrådet i forkant av at nytt bystyre skal behandle delegeringsreglementet. Viltforvaltning Ordningen med politisk utnevning av viltsekretærer foreslås endret. Det politiske ansvaret for overordnede strategier og prinsipielle spørsmål i tilknytning til viltforvaltningen foreslås tillagt kultur- og miljøutvalget. Kommunens operative viltforvaltning er delegert til virksomhet miljø og landbruk, som gjennomfører kontroll i forbindelse med jaktutøvelse. Rådmannen anbefaler at kommunens viltforvaltning gis fullmakt til å inngå avtale med ettersøksring om praktisk gjennomføring av fallviltordning, gjeldende fra Rådmannen vil komme tilbake med egen sak til politisk behandling, som redegjør for videre håndtering av kommunens fallviltordning. Primærnæringsutvalget Primærnæringsutvalget foreslås nedlagt. Kultur- og miljøutvalget gis myndighet innen overordnede strategier og prinsipielle spørsmål, knyttet til konsesjonsloven, odelsloven, jordloven, skogbruksloven, forpaktningsloven og viltloven med tilhørende forskrifter, hvor avgjørelsesmyndigheten ikke er lagt til andre organer. Videre gis utvalget myndighet innen strategisk plan for miljøtiltak i landbruket (rullering), og landbruksnæring, (jordbruk, skogbruk, hagebruk og husdyrbruk) med vekt på arealforvaltning, miljø og fiskerinæring. Øvrig ikke-prinsipiell saksbehandling delegeres til rådmannen/kommunedirektøren. Administrasjonsutvalget Det foreslås at administrasjonsutvalget gis innstillingsrett til formannskapet, i saker innenfor utvalgets ansvarsområde. Forhandlingsutvalget Forhandlingsutvalget foreslås nedlagt. Det er bystyret som i dag er arbeidsgiver og har hjemmel til å treffe avgjørelser i personalsaker, jf. kommunelovens 24. Det er delegeringsadgang etter gjeldende lovs 24, og bystyret har benyttet denne adgangen til å delegere myndighet til administrasjonsutvalget. Den nye kommuneloven innfører en ny fordeling av arbeidsgiveransvaret, og fraviker her prinsippet om at øverste myndighet ligger til kommunestyret. Bystyret skal fremdeles ha det overordnede arbeidsgiveransvaret, og styrer gjennom å vedta budsjett, strategier og overordnede reglement, samt å etterspørre rapporter fra kommunedirektør. Kommunedirektøren utøver det løpende personalansvaret innenfor disse rammene. Den nye kommuneloven flytter det løpende arbeidsgiveransvaret for den enkelte, fra bystyret til 8

9 kommunedirektøren ( 13-1 siste ledd). Kommunedirektøren skal ha det løpende personalansvaret for den enkelte, inkludert ansettelse, oppsigelse, suspensjon, avskjed og andre tjenstlige reaksjoner, hvis ikke annet er fastsatt i lov, jf. nye lovs 13-1 siste ledd. Bestemmelsen er ikke uttømmende, slik at også annen utøvelse av løpende personalansvar vil ligge til kommunedirektøren. Det er verdt å merke seg at også på dette området har kommunestyret mulighet til å delegere ansvar i hht. ny lovs ledd. Fredrikstad studentråd Det foreslås å invitere Høgskolen i Østfold til å være representert i Fredrikstad studentråd. Fredrikstad studentråd består nå av elleve medlemmer; fem representanter for studentene ved Høgskolen i Østfold, fem representanter fra Fredrikstad kommune og en representant fra Fredrikstad Næringsforening. Studentene i rådet skiftes hyppig ut, av naturlige årsaker, noe som er en utfordring for kontinuiteten i rådet. Rådmannen mener at deltakelse fra Høgskolen i Østfold i seg selv er naturlig og hensiktsmessig, i tillegg til at det vil bidra til bedre kontinuitet i rådet. Rådmannen kommer tilbake med konkret forslag til justert sammensetning av Fredrikstad studentråd ifm. høstens behandling av delegeringsreglementet. Fredrikstad ungdomsråd Rådmannen ønsker å vurdere ny sammensetning av Fredrikstad ungdomsråd for å sikre bedre representasjon. Dette på bakgrunn av at det er kommet til nye private skoler i kommunen. Rådmannen kommer tilbake med konkret forslag til justert sammensetning av Fredrikstad ungdomsråd ifm. høstens behandling av delegeringsreglementet. Arbeidsmiljøutvalget Arbeidsmiljøutvalget foreslås tatt ut av delegeringsreglementet, og i sin helhet overført til rådmannens/kommunedirektørens myndighetsområde, jf. ny kommunelov kapittel 13. Reglement for godtgjøring til partiene og de folkevalgte Reglement for frikjøp av politiske ressurser samt godtgjørelser behandles i egen sak. Kjønnsnøytral rådmannstittel Bystyrets bestilling om utredning av kjønnsnøytral rådmannstittel behandles i egen sak. Skattetakstnemnda Skattetakstnemnda endrer navn til skattetakstutvalget, jf. ny kommunelov 5-1. Endringen har ingen materiell betydning utover at navnet endres. Klagenemnda for eiendomsskatt Klagenemnda for eiendomsskatt endes til Klageutvalg for eiendomsskatt, jf. ny kommunelov 5-1. Endringen har ingen materiell betydning utover at navnet endres. Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne ender navn til råd for personer med funksjonsnedsettelse, jf. ny kommunelov 5-2. Endringen har ingen materiell betydning utover at navnet endres. Mangfold og integreringsråd Dagens rådsnavn, Mangfold og integreringsråd, foreslås endret til Mangfolds- og inkluderingsrådet. Dette gjøres for å signalisere en større bredde i arbeidet med å inkludere mennesker i Fredrikstadsamfunnet. Rådmannen kommer tilbake med forslag til endringer i mandat, arbeidsoppgaver og arbeidsform for rådet i forbindelse med at nytt bystyre skal behandle delegeringsreglementet. Gamlebyutvalget 9

10 Gamlebyutvalget foreslås avviklet i sin nåværende form. Rådmannen vil komme tilbake med egen sak om hvordan gamlebyens interesser skal ivaretas framover. Ordførers fullmakter Det foreslås at ordfører gis myndighet til å treffe vedtak i hastesaker, jf. ny kommunelov 6-5 og Reglement for saksbehandling i politiske organer i Fredrikstad kommune Det foreslås å føre inn reglene for interpellasjoner i reglementet for formannskapet, slik de er for andre utvalg. «Saken tas opp til avstemning» (side 6), forslag til ny formulering: Ordføreren kan fremme forslag om strek når en sak synes tilstrekkelig belyst. «Strek» betyr at det settes sluttstrek på talerlisten, og flere kan ikke inntegnes på talerlisten. Et forslag om strek skal straks settes under votering og klubbes. Resten av talerlisten avgjøres straks etter at strek er vedtatt, f.eks. «De som ønsker ordet før strek settes, tegner seg nå før neste taler får ordet» eller «De som ønsker ordet før strek settes, tegner seg mens neste taler har ordet», hvoretter de som ønsker ordet, blir skrevet på talerlisten. Denne refereres, og strek settes. Dette klubbes. Fremsettes det forslag etter at strek er satt kan ordfører åpne for videre debatt av det nye forslaget. Ordfører markerer når ordskiftet avsluttes ved å si «debatten er avsluttet». Dette klubbes. Det er nå ikke adgang til å ta ordet i saken, eller fremme forslag. Redaksjonelle og språklige justeringer Ut over nevnte substansielle endringer, er det også gjort enkelte redaksjonelle og språklige justeringer i dokumentene. Økonomiske konsekvenser De foreslåtte endringene anses ikke å ha betydelige økonomiske konsekvenser. Konsekvenser levekår/folkehelse Ikke relevant i saken. Ansattes medbestemmelse Ikke relevant i saken. Vurdering Formannskapet besluttet i mars 2019 at en arbeidsgruppe, bestående av ordfører, varaordfører, gruppeledere for alle partier i bystyret og rådmannen, skulle vurdere den overordnede råd- og utvalgsstrukturen og delegeringsreglementet. Arbeidsgruppa skulle også vurdere behov for endringer som følge av ny kommunelov. På bakgrunn av diskusjoner i arbeidsgruppa, og rådmannens erfaringer og vurderinger gjennom inneværende bystyreperiode, foreslås det i denne saken en del konkrete endringer/justeringer i delegeringsreglementet, samt to endringer i reglement for saksbehandling i politiske organer. I tillegg enkelte redaksjonelle og språklige justeringer. Noen av endringsforslagene vil kreve grundigere utredning og medvirkning, og vil derfor utdypes nærmere i egne saker og/eller tas opp igjen i forbindelse med det nye bystyrets behandling av delegeringsreglementet høsten

11 DELEGERINGSREGLEMENT FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 1 av 21 11

12 Innhold 1 Generelle prinsipper Delegeringslinjen Politisk organisering Bystyret Bystyrets delegering til kommunedirektøren Ordføreren Formannskapet Kontrollutvalget Planutvalget Oppvekstutvalget Helse- og velferdsutvalget Kultur- og miljøutvalget Teknisk utvalg Administrasjonsutvalget (partssammensatt utvalg) Skattetakstutvalget Klageutvalg for eiendomsskattesaker Eldrerådet Råd for personer med funksjonsnedsettelse Fredrikstad ungdomsråd Fredrikstad studentråd Mangfolds- og inkluderingsrådet Klageutvalget Valgkomite Valgstyret...20 Side 2 av 21 12

13 1 Generelle prinsipper 1.1 Delegeringslinjen Dette reglementet er bygd opp slik at oppgaver og myndighet delegeres i linje, det vil si fra bystyret til formannskapet, eller til ordfører og/eller andre politiske utvalg valgt av bystyret. Konkretiseringer av oppgaver og myndighet vil derfor som hovedregel først framkomme i enden av delegeringslenken. Delegeringslenken går bare unntaksvis utenom formannskapet. Hvert ledd i delegeringslenken har ansvar for å kontrollere at underordnede ledd utøver sin myndighet i henhold til gjeldende lover og forskrifter, og i samsvar med vedtatte planer, budsjetter og retningslinjer utarbeidet av overordnet myndighetsorgan. Hvem som er ankeinstans følger av delegeringslenken Delegeringsreglementets omfang Dette reglementet omfatter alle fullmakter til: politiske utvalg valgt av bystyret ordfører kommunedirektør Retningslinjer for utøving av fullmakt All delegering av myndighet skal være skriftlig. All delegert myndighet må brukes i samsvar med lover og forskrifter, i henhold til mål og retningslinjer som er gitt av overordnet organ, og innenfor budsjettets rammer og forutsetninger Tilbakekalling av fullmakt i enkeltsaker Et overordnet organ kan kreve å få lagt fram for seg en sak som et underordnet politisk organ eller kommunedirektøren har til behandling etter delegert fullmakt Rett til å la være å gjøre bruk av delegert myndighet i spesielle saker Den som har fått delegert myndighet kan be om at overordnet organ tar avgjørelse i spesielle saker Avgjørelser som krever samordning Delegert myndighet skal ikke brukes slik at avgjørelsene får innvirkning ut over eget oppgave- og myndighetsområde. I saker som krever samordning mellom flere politiske eller administrative organ kreves enighet mellom partene. Oppnås ikke enighet, skal saken bringes inn for felles overordnet organ til avgjørelse Omgjøringsrett Et overordnet organ kan selv, av eget tiltak, gjøre om et underordnet organs vedtak. Dersom lederen av det overordnede organet har bestemt at det underordnede organets vedtak skal legges fram til behandling i det overordnede organet, kan lederen av det overordnede organet bestemme at iverksettingen av vedtaket skal stanses, inntil endelig vedtak er fattet Mindretallsanke I saker der et politisk organ har fått delegert avgjørelsesmyndighet kan minst 1/3 av medlemmene, ordføreren, kommunedirektøren eller den som møter på dennes vegne, før Side 3 av 21 13

14 møtets slutt kreve saken lagt fram for nærmeste overordnede politiske organ, jf. delegeringslinjen. Saken kan ankes videre til den ender i bystyret. I saker hvor kommunedirektøren mener at avgjørelsen har betydning for økonomi og budsjett, har kommunedirektøren også rett til å bringe vedtaket inn for overordnet organ innen en kort frist etter at møtevedtaket er gjort Rapportering av vedtak truffet etter delegert myndighet Alle vedtak gjort ut fra delegert myndighet skal rapporteres til overordnet organ innen de tidsfrister og i den form som det overordnede organ fastsetter. 2 Politisk organisering 2.1 Bystyret Valg og sammensetning Bystyret er Fredrikstad kommunes øverste organ, og består av 53 medlemmer. Bystyret velges for fire år, av kommunens stemmeberettigede innbyggere etter regler fastsatt av valgloven Myndighet og ansvarsområde Bystyret treffer vedtak på vegne av kommunen, så langt ikke annet følger av lov eller delegasjonsvedtak, jf. kommuneloven 5-3. Bystyret står fritt til å delegere avgjørelsesmyndighet, dog slik at enkelte begrensninger (delegeringssperrer) følger av kommuneloven og særlov. Bystyret har det øverste tilsyn med den kommunale forvaltningen, og kan forlange enhver sak lagt fram for seg til orientering eller avgjørelse. Bystyret kan omgjøre vedtak truffet av andre folkevalgte organer eller av administrasjonen, i samme utstrekning som disse selv kunne ha omgjort vedtaket. Bystyret vedtar selv følgende saker: Alle saker som, etter lov eller forskrift, er tillagt bystyret å avgjøre. Kommuneplan, handlingsplan, årsbudsjett, skattevedtak og årsrapport for kommunen. I handlingsplanen inngår kommuneplanens kortsiktige del etter plan- og bygningsloven, og økonomiplanen etter kommuneloven. Saker av særlig viktighet, innenfor de grenser gjeldende lovgiving setter. Uttalelser på vegne av Fredrikstad kommune om høringer av utredninger, lovforslag, forskrifter og ulike planer skal gis av bystyret, med mindre høringsforslaget i sin helhet faller inn under et politisk utvalgs oppgaver og myndighetsområde i dette reglementet. Administrasjonen kan avgi slike uttalelser på vegne av kommunen hvis sakene ikke har prinsipielle eller politiske dimensjoner. Bystyrets egen saksbehandling. Overordnet administrativ organisasjonsstruktur (kommuneområder/seksjoner). Finansiering av kommunens drift og investeringer, herunder vedtak om låneopptak. Side 4 av 21 14

15 2.1.3 Innstillingsrett Ordfører og utvalgsledere gis rett til å utforme egne innstillinger, i tillegg til kommunedirektørens forslag til innstilling. Kommunedirektørens forslag til innstilling blir stående i saken, mens ordførerens eller utvalgslederens innstilling blir gjeldende innstilling som legges fram til behandling Lovhjemler Delegering av oppgaver og myndighet etter dette reglement gjelder både etter lov om kommuner og fylkeskommuner av , etter særlov, og etter forskrifter utgått fra lov. 2.2 Bystyrets delegering til kommunedirektøren Myndighet og ansvarsområde Kommunedirektøren har myndighet fastsatt i kommuneloven og gjennom delegeringsreglementet vedtatt av bystyret. Med hjemmel i kommunelovens 13-1 og bestemmelser i dette dokument, følger at alt som ikke er eksplisitt angitt som politisk anliggende, eller av prinsipiell betydning, er delegert til kommunedirektøren. Kommunedirektøren representerer kommunen og undertegner på vegne av denne i alle operative forhold som følger av delegert myndighet i dette reglementet og vedtak i politiske utvalg knyttet til slike forhold. Kommunedirektøren gis myndighet etter alminnelig borgerlig straffelov av 22. mai 1902 nr. 10 (straffeloven) 79, 5.ledd, eller særlovgivingen, til å begjære påtale i alle saker som gjelder innbrudd, hærverk eller annen ulovlig rådighetsforføyelse over/på kommunal eiendom, og ellers i alle tilfelle der hensynet til hurtig etterforskning krever rask påtale. Myndigheten kan delegeres. Kommunedirektør, i samråd med ordfører, har fullmakt til å disponere inntil 10 millioner kroner til det nødvendige arbeidet som måtte oppstå under og etter en uønsket hendelse. Forutsetningen for å kunne disponere den økonomiske fullmakten fra bystyret er at kommunal kriseledelse og/eller krisestab er satt. Alle oppgaver og all myndighet som ikke er tillagt politiske organer og/eller ordfører, og som ikke er av prinsipiell art, er delegert til kommunedirektøren med følgende begrensninger: Kommunedirektøren har ikke rett til å frafalle kommunens rett til motregning i enkeltsaker når fordringen mot kommunen overstiger kr ,-. Endringer i virksomhets- og etatsstruktur, som det tillegger bystyret eller andre utvalg å vedta Kommunedirektørens myndighet i personalsaker Bystyret har det overordnede arbeidsgiveransvaret og styrer gjennom å vedta budsjett, strategier og overordnede reglementer, samt å etterspørre rapporter fra kommunedirektør. Kommunedirektøren gis myndighet etter kommuneloven 13-1 (2) til å ha det løpende personalansvaret for den enkelte, inkludert ansettelse, oppsigelse, suspensjon, avskjed og andre tjenstlige reaksjoner. Side 5 av 21 15

16 Kommunedirektøren oppretter arbeidsmiljøutvalg etter arbeidsmiljølovens kap. 7, Retningslinjer for videredelegering Delegering fra kommunedirektøren går gjennom kommunaldirektør og evt. etatssjef til den enkelte virksomhetsleder. Dette skal framgå av eget reglement. Myndighet som er delegert fra politiske organ til kommunedirektøren, skal, så langt det er hensiktsmessig, delegeres via kommunaldirektørene til virksomhetslederne. Med mindre annet er uttrykkelig bestemt av overordnet organ, har virksomhetsleder rett til å delegere egen myndighet videre innenfor sin virksomhet. Slik delegering skal gjøres skriftlig. Hvert ledd i delegeringslinjen har ansvaret for å kontrollere at de underordnede enheter utøver sin myndighet i henhold til gjeldende lover og forskrifter, og ellers i samsvar med vedtatte planer, budsjetter og retningslinjer utarbeidet av overordnet myndighet Kommunedirektørens innstillingsplikt Kommunedirektøren skal fremme forslag til handlingsplan og budsjett til formannskapet, og innstille i alle øvrige saker som behandles i politiske utvalg eller av ordfører, med mindre annet følger av dette reglementet, jf. myndighet til ordfører og kontrollutvalg Lovhjemler Kommuneloven 13-1 Straffeprosessloven 81 A 2.3 Ordføreren Myndighet og ansvarsområde Ordføreren representerer kommunen slik det framgår av kommuneloven og underskriver på kommunens vegne, så lenge ikke annet framgår av dette reglementet eller enkeltvedtak i bystyret. Ordfører gis rett til å utforme egne innstillinger i tillegg til kommunedirektørens forslag til innstilling i saker som skal direkte til formannskapet og bystyret. Kommunedirektørens forslag til innstilling blir stående i saken, mens ordførerens innstilling blir gjeldende innstilling som legges fram til behandling. Ordføreren fremmer innstilling til formannskapet/bystyret, uten kommunedirektørens forslag til innstilling, i følgende saker: forslag til møteplan forslag til feriefullmakter meldingssaker Ordføreren fastsetter sakslista for bystyrets og formannskapets møter, i hht. bystyrets forretningsorden. Dersom ordføreren bestemmer at et vedtak fattet i et underordnet organ skal legges fram til behandling i bystyret, kan ordføreren bestemme at iverksettingen av vedtaket skal stanses inntil endelig vedtak er fattet, jf. reglementets punkt 1.1.6, omgjøringsrett. Side 6 av 21 16

17 Ordføreren gis myndighet til å avgjøre om høringsuttalelser kommunen er bedt om å uttale seg om, i forhold til utredninger, lovforslag, forskrifter og liknende, er av en slik karakter at de skal underlegges politisk behandling. Ordføreren gis myndighet til å oppnevne kommunens representanter i heleide eller deleide aksjeselskaper. Dette skal skje etter å ha konferert med partienes gruppeledere, og skal ha som mål at selskapenes styrer totalt sett får en mest mulig relevant sammensetning. Ordføreren representerer kommunen utad, også i vennskapsarbeidet, og kan avgjøre at andre skal representere kommunen på ordførerens vegne. Ordføreren bestemmer selv omfanget og innholdet av oppdraget. Ordfører har fullmakt til å pålegge ledere av kommunale utvalg å ta oppdrag på vegne av kommunen innen deres arbeidsområde. Ordføreren disponerer den bevilgningen i budsjettet som er satt til ordførerens disposisjon. Ordføreren har fullmakt til å avgjøre søknader fra politikere om deltakelse på kurs mv. Ordføreren gis fullmakt til å avgjøre saker av ikke-prinsipiell karakter i sommerferien, og som ikke kan vente til første møte i formannskapet etter ferien. Fullmakten skal utøves etter rådføring med kommunedirektøren. Eventuelle vedtak i medhold av denne fullmakten forelegges formannskapet i første møte etter ferien, som referatsak. Ordfører gis myndighet til å fatte vedtak i hastesaker jf. kommunelovens 11-8 første ledd Lovhjemler Kommuneloven Formannskapet Valg og sammensetning Formannskapet består av 13 medlemmer med varamedlemmer, som velges etter bestemmelsene i kommuneloven 5-6 nr. 1 og 2. Medlemmene og varamedlemmene velges blant medlemmene i bystyret. Valget skal skje i bystyrets konstituerende møte (kommuneloven 7.1) som forholdsvalg, jf. kommuneloven 7-5. Ordføreren og varaordføreren er faste medlemmer i formannskapet, ordføreren er leder og varaordføreren er nestleder (kommuneloven 6.1 og 2) Myndighet og ansvarsområde Formannskapet er bystyrets arbeidsutvalg, med særlig ansvar for: økonomi alkoholpolitikk overordnet by- og samfunnsutvikling internasjonalt arbeid næringsutvikling eiendomsforvaltning eierskapsforvaltning Side 7 av 21 17

18 Formannskapet har også et særlig ansvar for driften av, og saksfeltene for øvrig i, Seksjon for økonomi og organisasjonsutvikling og Seksjon for innovasjon og styring Avgjørelsesmyndighet Innenfor sine arbeidsoppgaver, og innenfor de mål, rammer og retningslinjer som bystyret vedtar, har formannskapet myndighet til å: Foreta nødvendige justeringer i investeringsbudsjettet til det enkelte tjenesteområde innenfor de vedtatte investeringsrammene på de aktuelle tjenesteområdene. Godkjenne investeringer mellom 0,5 og 1,0 millioner kroner, som finansieres innenfor vedtatte driftsrammer. Godkjenne investeringer mellom 0,3 og 0,5 millioner kroner for Seksjon for økonomi og organisasjonsutvikling og Seksjon for innovasjon og styring. Avgi innstilling i alle saker til bystyret, med mindre annet følger av lov, forskrift eller dette reglementet. Disponere bevilgningen til formannskapets disposisjon. Inndra skjenkebevilling permanent eller midlertidig, ut over en måneds varighet, ved alvorlige brudd på alkoholbestemmelsene. Treffe vedtak som skulle vært avgjort av annet organ når det er nødvendig at vedtak treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle dette. Opprette komiteer for å løse tidsbegrensede oppgaver. Innstille ved tilsetting av kommunedirektør. Vedta handlingsplan og årsbudsjett for Seksjon for økonomi og organisasjonsutvikling og Seksjon for innovasjon og styring. Behandle årsrapport og andre rapporter for Seksjon for økonomi og organisasjonsutvikling og Seksjon for innovasjon og styring. Vedta retningslinjer for saksbehandling og tjenesteyting i Seksjon for økonomi og organisasjonsutvikling og Seksjon for innovasjon og styring. Vedta andre saker av prinsipiell betydning for Seksjon for økonomi og organisasjonsutvikling og Seksjon for innovasjon og styring. Vedta salg eller bortfeste av næringseiendommer som er utlagt til dette formål i stadfestet reguleringsplan. Opprette eller nedlegge virksomheter i Seksjon for økonomi og organisasjonsutvikling og Seksjon for innovasjon og styring, herunder å foreta justeringer i virksomhetens ansvars- og arbeidsoppgaver når disse endringene er av en slik art at virksomhetens karakter endres vesentlig Lovhjemler Kommuneloven 5-6 nr. 1 og 2 Kommuneloven 7.1 Kommuneloven 7-5 Kommuneloven 6.1 og Kontrollutvalget Valg og sammensetning Kontrollutvalget består av 5 medlemmer med varamedlemmer, som velges av bystyret på det konstituerende møtet etter bestemmelsene i kommuneloven Side 8 av 21 18

19 Bystyret velger leder og nestleder blant medlemmene. Valgene gjelder for valgperioden. Kontrollutvalget skal som prinsipp ha en fordeling 3-2 i favør av den/de grupperinger som ikke utgjør flertall ved valg av formannskap, ordfører og varaordfører Myndighet og ansvarsområde Det vises til kommuneloven 23-1, og forskrift om kontrollutvalg, fastsatt av Kommunaldepartementet 15. juni Henvendelser til kontrollutvalget 1. Bystyret kan pålegge kontrollutvalget å iverksette gransking i samsvar med kontrollutvalgets oppgaver i henhold til lov og forskrifter. 2. Faste utvalg eller kommunedirektøren selv kan be kontrollutvalget iverksette gransking som nevnt i pkt 1. Kontrollutvalget bør imøtekomme anmodningen, med mindre sakens art tilsier at gransking er unødvendig. 3. Minst tre medlemmer av faste utvalg kan også be kontrollutvalget iverksette slik gransking, men kontrollutvalget avgjør på fritt grunnlag om anmodningen skal imøtekommes Lovhjemmel Kommuneloven 23 nr, 1-3, og forskrift om kontrollutvalg, fastsatt av Kommunaldepartementet 15. juni 2004, med hjemmel i kommuneloven 77 nr Planutvalget Valg og sammensetning Planutvalget består av 11 medlemmer med varamedlemmer. Bystyret velger medlemmer og varamedlemmer, og blant medlemmene leder og nestleder, jf. kommuneloven 5-7. Medlemmer og varamedlemmer velges fortrinnsvis blant bystyrets medlemmer, men uten at det er et absolutt krav. Valgene skal gjelde for valgperioden Myndighet og ansvarsområde Arbeidsoppgaver Utvalget skal lede kommunens arbeid på følgende områder: Bygnings- og reguleringsmyndigheten. Være planutvalg etter bestemmelsene i plan- og bygningslov av 27. juni 2008 nr. 71 (heretter pbl.) 3-3 annet ledd 3. setning, samt ha de oppgavene som bystyret legger til utvalget. Være høringsinstans for overordnede arealplaner, kommunedelplaner, kommuneplanens arealdel og områdereguleringsplan med oversiktsplan. Avgi uttalelser i saker der planutvalget ikke har avgjørelsesmyndighet, men som har vesentlig betydning for planutvalgets hovedarbeidsområder. Avgjørelsesmyndighet Innenfor sine arbeidsoppgaver, bestemmelsene i gjeldende lover og forskrifter, og innenfor de mål, rammer og retningslinjer som bystyret vedtar, har planutvalget myndighet til å: I bygge- og fradelingsaker: Avgjøre alle større byggesaker etter pbl. 20-1, så som større blokkbebyggelse, industri, kontor og forretningsbygg, skolebygg, kaianlegg m.m. Side 9 av 21 19

20 Avgjøre byggesaker av mindre kurant art eller av prinsipiell betydning. Behandle klager på vedtak fattet av planutvalget selv, og klager i bygge- og fradelingsaker som omhandler dispensasjon, (pbl. kapittel 19) fra kommuneplaner, kommunedelplaner og reguleringsplaner, og klager i bygge- og fradelingsaker av mindre kurant art eller av prinsipiell betydning. Ilegge tvangsmulkt, vedta forelegg og tvangsfullbyrdelse og ilegge overtredelsesgebyr med over kr , jf. pbl. kapittel 32. I plansaker: Vedta mindre endringer i reguleringsplaner. Vedta midlertidig forbud mot oppretting/endring av eiendom, eller mot byggearbeid i et område som utvalget mener bør reguleres eller omreguleres, jf. pbl. kapittel 13. Behandle klager på vedtak fattet av planutvalget selv. Opprette komiteer for å løse tidsbegrensede oppgaver. I saker av overordnet arealpolitisk betydning skal uttalelse legges fram for formannskapet. Innstille direkte til bystyret i saker etter plan- og bygningsloven som ikke er av overordnet arealpolitisk betydning, for eksempel områdereguleringer med detaljplankarakter uten vesentlig arealpolitisk betydning. Se for øvrig reglement for bruk av delegert myndighet Utvalgets leder Utvalgets leder gis rett til å utforme egne innstillinger i tillegg til kommunedirektørens forslag til innstilling. Utvalgets leder fastsetter sakslisten for utvalgets møter. 2.7 Oppvekstutvalget Valg og sammensetning Oppvekstutvalget består av 9 medlemmer med varamedlemmer. Bystyret velger medlemmer og varamedlemmer, og blant medlemmene leder og nestleder, jf. kommuneloven 5-7. Medlemmer og varamedlemmer velges fortrinnsvis blant bystyrets medlemmer, men uten at det er et absolutt krav. Valgene gjelder for valgperioden Myndighet og ansvarsområde Styrer, råd og utvalg Oppvekstutvalget skal oppnevne kommunens representanter i lovpålagte styrer, råd og utvalg i virksomheter som ligger under utvalget. Utvalget skal herunder blant annet: Velge representanter til 17. mai komiteen. Arbeidsoppgaver Utvalget er politisk organ for Seksjon for utdanning og oppveks. Innen disse tjenesteområdene har utvalget følgende arbeidsoppgaver: Føre tilsyn og kontroll med Seksjon for utdanning og oppvekst, gjennom behandling av rapporter. Påse at man får et mest mulig rasjonelt, effektivt og likeverdig tjenestetilbud i hele kommunen. Bevirke til samarbeid med organisasjoner, lag, foreninger, enkeltpersoner og bedrifter om løsningen av oppgavene, og fungere som ombud for innbyggerne i saker som ligger til utvalgets myndighetsområde. Side 10 av 21 20

21 Avgi uttalelser i kommunale saker der utvalget ikke har avgjørelsesmyndighet, men som har vesentlig betydning for utvalgets arbeidsområder. Uttalelser til reguleringsplaner som berører utvalgets arbeidsområde gis innen ordinær høringsfrist. Gi uttalelse til valg av alternativ i forbindelse med investeringsprosjekter som ligger til utvalgets fagområde. I tilknytning til sine oppgaver innen utdanning og oppvekst, skal utvalget stimulere utviklingen av kommunens miljøengasjement, det lokale kulturliv og gode nærmiljøer. Avgjørelsesmyndighet Innenfor sine arbeidsoppgaver, bestemmelser i gjeldende lover og forskrifter, og de planer, budsjetter og retningslinjer som bystyret vedtar, har utvalget myndighet til å: Godkjenne investeringer mellom 0,3 og 0,5 millioner kroner som finansieres innenfor seksjonens vedtatt driftsramme. Vedta handlingsplan og årsbudsjett innenfor sitt ansvarsområde. Behandle årsrapport og andre rapporter. Vedta retningslinjer for saksbehandling og tjenesteyting i etatene og i seksjonen for øvrig. Vedta andre saker av prinsipiell betydning. Opprette underutvalg med funksjonstid begrenset til valgperioden. Opprette komiteer for å løse tidsbegrensede oppgaver. Opprette eller nedlegge etater og virksomheter innenfor utvalgets ansvarsområde, herunder foreta justeringer i etatens eller virksomhetens ansvars- og arbeidsoppgaver når disse endringene er av en slik art at etaten eller virksomhetens karakter endres vesentlig. Avgi høringsuttalelse på vegne av Fredrikstad kommune, der høringsforslaget i sin helhet faller inn under utvalgets myndighetsområde etter dette reglement. Utvalget gis innstillingsrett til formannskapet Utvalgets leder Utvalgets leder gis rett til å utforme egne innstillinger i tillegg til kommunedirektørens forslag til innstilling. Utvalgets leder fastsetter saksliste for utvalgets møter. 2.8 Helse- og velferdsutvalget Valg og sammensetning Helse- og velferdsutvalget består av 9 medlemmer med varamedlemmer. Bystyret velger medlemmer og varamedlemmer, og blant medlemmene leder og nestleder, jf. kommuneloven 5-7. Medlemmer og varamedlemmer velges fortrinnsvis blant bystyrets medlemmer, men uten at det er et absolutt krav. Valgene gjelder for valgperioden Myndighet og ansvarsområde Styrer råd og utvalg Utvalget skal oppnevne kommunens representanter i lovpålagte styrer, råd og utvalg i virksomheter som ligger under utvalget. Arbeidsoppgaver Utvalget er politisk organ for Seksjon for helse og velferd. Innen disse tjenesteområdene har utvalget følgende arbeidsoppgaver: Føre tilsyn og kontroll med seksjonen gjennom behandling av rapporter. Side 11 av 21 21

22 Påse at man får et mest mulig rasjonelt, effektivt og likeverdig tjenestetilbud i hele kommunen. Bevirke til å samarbeide med organisasjoner, lag, foreninger, enkeltpersoner og bedrifter om løsningen av oppgavene og fungere som ombud for innbyggerne i saker som ligger til utvalgenes myndighetsområde. Avgi uttalelser i saker der utvalget ikke har avgjørelsesmyndighet, men som har vesentlig betydning for utvalgets hovedarbeidsområder. Uttalelser til reguleringsplaner som berører utvalgets myndighetsområde gis innen ordinær høringsfrist. Gi uttalelse til valg av alternativ i forbindelse med investeringsprosjekter som ligger til utvalgets fagområde. I tilknytning til sine oppgaver innen helse og velferd, skal utvalget stimulere utviklingen av kommunens miljøengasjement, det lokale kulturliv og gode nærmiljøer. Avgjørelsesmyndighet Innenfor sine arbeidsoppgaver, innenfor bestemmelsene i gjeldende lover og forskrifter og innenfor de planer, budsjetter og retningslinjer som bystyret vedtar, har utvalget myndighet til å: Godkjenne investeringer mellom 0,3 og 0,5 millioner kroner, som finansieres innenfor seksjonens vedtatt driftsramme. Vedta handlingsplan og årsbudsjett innenfor sitt arbeidsområde. Behandle årsrapport og andre rapporter. Vedta andre saker av prinsipiell betydning. Opprette underutvalg med funksjonstid begrenset til valgperioden. Opprette komiteer for å løse tidsbegrensede oppgaver. Opprette eller nedlegge etater eller virksomheter innenfor utvalgets ansvarsområde, herunder å foreta justeringer i etatens eller virksomhetens ansvars- og arbeidsoppgaver når disse endringene er av en slik art at etaten eller virksomhetens karakter endres vesentlig. Avgi høringsuttalelse på vegne av Fredrikstad kommune, der høringsforslaget i sin helhet faller inn under utvalgets myndighetsområde etter dette reglement. Utvalget gis innstillingsrett til formannskapet Utvalgets leder Utvalgets leder gis rett til å utforme egne innstillinger i tillegg til kommunedirektørens forslag til innstilling. Utvalgets leder fastsetter saksliste for utvalgets møter. 2.9 Kultur- og miljøutvalget Valg og sammensetning Utvalget består av 9 medlemmer med varamedlemmer. Bystyret velger medlemmer og varamedlemmer, og blant medlemmene leder og nestleder, jf. kommuneloven 5-7. Medlemmer og varamedlemmer velges fortrinnsvis blant bystyrets medlemmer, men uten at det er et absolutt krav. Valgene gjelder for valgperioden Myndighet og ansvarsområde Styrer, råd og utvalg Utvalget oppnevner kommunens representanter i styrer, råd og utvalg innen utvalgets arbeidsområde der bystyret ikke har lagt denne myndigheten til andre organer. Utvalget skal herunder blant annet: Side 12 av 21 22

23 Velge representant m/vara til styret for Østfold kunstnersenter. Velge representant m/vara til komité for Kong Frederiks hederspris. Velge representant m/vara til Fredrikstad kommunes kunstnerstipends jury. Velge representant m/vara til utsmykkingskomiteer. Arbeidsoppgaver Utvalget er politisk organ for Seksjon for kultur, miljø og byutvikling, og skal lede kommunens arbeid på følgende områder: Bibliotekene Kinodrift Andre institusjoner innen kunst og kultur Arrangementer innen kunst og kultur Støtteordninger til organisasjoner, lag og foreninger Forvaltningsansvar for idrettsanlegg Aktivitetstilbudet for barn og unge (ungdomsklubber/fritidsklubber) Miljø- og klimaspørsmål Overordnede strategier, og prinsipielle spørsmål knyttet til konsesjonsloven, odelsloven, jordloven og skogbruksloven, forpaktningsloven, og viltloven, hvor avgjørelsesmyndigheten ikke er lagt til andre organer. Strategisk plan for miljøtiltak i landbruket (rullering). Landbruksnæring, (jordbruk, skogbruk, hagebruk og husdyrbruk), med vekt på arealforvaltning og miljø. Fiskerinæring. Innen disse områdene har kultur- og miljøutvalget følgende arbeidsoppgaver: Føre tilsyn og kontroll med seksjonene gjennom behandling av rapporter. Påse at man får et mest mulig rasjonelt, effektivt og likeverdig tjenestetilbud i hele kommunen. Bevirke til å samarbeide med organisasjoner, lag og foreninger og enkeltpersoner om løsningen av oppgavene. Gi uttalelser i saker der utvalget ikke har avgjørelsesmyndighet, men som har vesentlig betydning for utvalgets hovedarbeidsområde. Gi uttalelse til valg av alternativ i forbindelse med investeringsprosjekter som ligger til utvalgets fagområde. Avgjørelsesmyndighet Innenfor sine arbeidsoppgaver, innenfor bestemmelsene i gjeldende lover og forskrifter og innenfor de planer, budsjetter og retningslinjer som bystyret vedtar, har utvalget myndighet til å: Godkjenne investeringer mellom 0,3 og 0,5 millioner kroner, som finansieres innenfor utvalgets vedtatt driftsramme. Tildele tilskudd etter søknad fra Fredrikstad kommunes lokalsamfunnsfond. Tildeling kan kun gjøres til tiltak som er innenfor formålet og kriterier fastsatt i retningslinjer for tildeling fra fondet. Retningslinjer for lokalsamfunnsfondet vedtas av kultur- og miljøutvalget. Tildele tilskudd etter søknad fra Fredrikstad kommunes klimafond. Tildeling kan kun gjøres til tiltak som er innenfor formålet og kriterier fastsatt i retningslinjer for tildeling fra fondet. Retningslinjer for klimafondet vedtas av kultur- og miljøutvalget. Tildele tilskudd fra Fredrikstad kommunes kulturminnefond. Vedta handlingsplan og årsbudsjett for Seksjon for kultur, miljø og byutvikling. Behandle årsrapport og andre rapporter for Seksjon for kultur, miljø og byutvikling. Vedta retningslinjer for saksbehandling og tjenesteyting for Seksjon for kultur, miljø og byutvikling. Side 13 av 21 23