STYREMØTE. Helse Vest IKT AS

Transkript

1 STYREMØTE Helse Vest IKT AS

2 INNKALLING TIL STYREMØTE HELSE VEST IKT AS Stad: Møterom K2, Bikuben, Haukeland Universitetssykehus Møtetidspunkt: Onsdag , kl Går til: Styremedlemmer Herlof Nilssen Olav Klausen Inger Cathrine Bryne Anne Sissel Faugstad Jon Bolstad Eivind Gjemdal Mette Kamsvåg Bodil Lekve Agnete Sjøtun Lars-Erik Baugstø-Hartvigsen Ørjan Midttun Styremøtet er ope for publikum og presse Sakliste: Underlag: OPNE SAKER Sak 79/15 B Godkjenning av innkalling og dagsorden Vedlagt Sak 80/15 B Protokoll frå styremøte i Helse Vest IKT AS Vedlagt Sak 81/15 O Administrerande direktør si orientering Vedlagt Sak 82/15 B Rapportering frå verksemda per november 2015 Vedlagt Sak 83/15 O Prosjektportefølje for Helse Vest RHF for 2016 Vedlagt Sak 84/15 B Investering i infrastruktur for Helse Vest IKT for 2016 Vedlagt Sak 85/15 B Justering i budsjett for Helse Vest IKT for 2016 Vedlagt Sak 86/15 B Utkast til årlig melding til Helse Vest RHF for 2015 Vedlagt Sak 87/15 B Status risikostyring for Helse Vest IKT for 2015 Vedlagt Sak 88/15 B Gjennomgang av styrande dokument for Helse Vest IKT AS Vedlagt Sak 89/15 B Revidert Forretningsplan for Helse Vest IKT AS Vedlagt Sak 90/15 D Prosjekt «Vurdering av strategiar for sourcing» Vedlagt Sak 91/15 B Revisjon av møteplan for 2016 Vedlagt Presentasjonar; Kurve/legemiddelhandtering, Digitalt Media Arkiv Vedlagt LUKKA SAKER Sak 92/15 O Risiko- og sårbarheit for kjernetenester Vedlagt Sak 93/15 O Risiko- og sårbarheit for infrastruktur Vedlagt Sak 94/15 Styrets eigenevaluering og evaluering av adm. dir. Vedlagt Bergen Helse Vest IKT AS EVENTUELT Skriv og meldingar Herlof Nilssen Styreleiar

3 Protokoll frå styremøte i Helse Vest IKT AS Tid: Onsdag , kl Stad: Videokonferanse Styremøtet var ope for publikum og presse Deltakarar frå styret Herlof Nilssen Eivind Gjemdal Anne Hilde Bjøntegård Inger Cathrine Bryne Stener Kvinnsland Mette Kamsvåg Anne Kristin Kleiven Bodil Lekve Agnete Sjøtun Lars-Erik Baugstø-Hartvigsen Ørjan Midttun Leiar Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Forfall Ingen Deltakarar frå administrasjonen Erik M Hansen, administrerande direktør Leif Nordland, økonomisjef Øyvind Sjøthun Røen, kommunikasjonsansvarleg Sakliste: OPNE SAKER Sak 67/15 B Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak 68/15 B Protokoll frå styremøte i Helse Vest IKT AS Sak 69/15 O Administrerande direktør si orientering Sak 70/15 B Rapportering frå verksemda per oktober 2015 Sak 71/15 B Budsjett for Helse Vest IKT for 2016 Sak 72/15 O Status Kurve og legemiddelhåndtering (KULE) Sak 73/15 O Status Digitalt Media Arkiv (DMA) Sak 74/15 O Status brevkontroll med Felles EPJ i Helse Vest Sak 75/15 D Status for prosjekt «EPJ Optimalisering» Sak 76/15 O Status for prosjekt «Vurdering av strategiar for sourcing» Sak 77/15 B Årshjul for Helse Vest IKT for 2016 Sak 78/15 O LUKKA SAKER Krav om erstatning KULE ELK EVENTUELT Skriv og meldingar

4 OPNE SAKER Sak 67/15 B Godkjenning av innkalling og dagsorden Oppsummering: Det vart meldt to saker til eventuelt. Vedtak (samrøystes): 1. Styret godkjende innkalling og dagsorden. Sak 68/15 B Protokoll frå styremøte i Helse Vest IKT AS Oppsummering: Det var ingen merknader til protokoll frå styremøtet Vedtak (samrøystes): 1. Styret godkjende protokoll frå styremøtet Sak 069/15 O Administrerande direktør si orientering 1. Fellessamling for Helse Vest IKT Adm. dir. orienterte kort om årets fellessamling. 2. Oppfølging av datahall i Stavanger Administrerande direktør orienterte om status for forhandlingane. Administrasjonen vil inngå kontrakt innan Styret vil få ei orientering i neste styremøte. 3. Samarbeid med dei private, ideelle innanfor RUS-området Administrerande direktør orienterte om overgang frå RUSDATA til DIPS ved Haugaland A-senter. Helse Vest IKT burde sendt ut informasjon til alle HF tidlegare. Han informerte samstundes om at Rogaland A-senter er lagt om til full-driftskunde, og vil seinare gjennomføre overgang frå RUSDATA til DIPS. Bergensklinikkane har ansvaret for delar RUS i Bergensområdet. Helse Vest IKT vil ta kontakt med Bergensklinikkane for å avklare om dei og ynskjer overgang til DIPS. 4. Status produksjonssetting av DIPS Arena Administrerande direktør orienterte om status for produksjonssetting av DIPS Classic og DIPS Arena Han understreka at oppgraderinga til DIPS Arena er ein viktig milepæl for Helse Vest IKT. 5. Orientering om omfattande episodar med beredskap Administrerande direktør orienterte om omfattande episode med «målretta angrep» mot Det vert arbeid vidare med tiltak for å kunne reagere raskare ved seinare situasjonar som denne. Det vart og orientert om beredskapsøving Orientering om relevante lover, forskrifter og myndigheitskrav * ingen relevante saker 7. Oversikt over tilsyns-, kontroll- og klagesaker * ingen relevante saker 8. Oversikt over høyringar * ingen relevante saker

5 Vedtak (samrøystes): 1. Styret tok meldingane til orientering Sak 70/15 B Rapportering frå verksemda per oktober 2015 Oppsummering: Administrerande direktør informerte styret om statusen for verksemda. Helse Vest IKT har hatt stor aktivitet i november med mange system som er oppdatert/sett i produksjon. Dette har skapt stor trykk på organisasjonen og med eit høgt tal på opne episodar. Leiargruppa vil ta ein gjennomgang av erfaringane frå november månad, for å sjå på kva ein kan gjere annleis seinare for å unngå opphoping av aktivitet i siste del av semesteret. Administrasjonen orienterte om at det økonomiske resultatet mot budsjett er bra, men at det er utfordringar med dei store inntektene sett frå føretaka sin side. Det vart orientert om at Helse Vest IKT har 50 millionar høgare inntekt enn budsjettert, om lag 15 millionar av dette kjem frå meir varesal, om lag 30 millionar kjem frå auka aktivitet i porteføljen, dels pga meir kostnadsførte prosjekt enn budsjettert. Helse Vest IKT har hatt møter med sjukehusa og informert om at desse utfordringane. Det vart informert om at sjukefråværet for første gong er under 4,5 prosent og at turnover framleis ligg i grøn sone. Styret la vekt på at dialogen om økonomi mellom Helse Vest IKT og føretaka må vere tett i 2016, i lys av den utfordrande økonomiske situasjonen. Vedtak (samrøystes): 1. Styret tok rapport om verksemda per oktober 2015 til etterretning. Sak 71/15 B Budsjett for Helse Vest IKT for 2016 Oppsummering: Administrerande direktør gav uttrykk for at 2016 vil bli eit krevjande år, og at Helse Vest IKT er vel kjent med utfordringane for helseføretaka med budsjett for I lys av at møte i porteføljestyret er fyrst og endeleg budsjettvedtak i helseføretaka ikkje er gjort, vil det kunne komme mindre justeringar i budsjettet. Styret ba administrasjon følgje opp innsparinga på 22,3 millionar (ca. 2,7 %) i Administrasjonen vil fylgje dette opp mellom anna knytt til aktivitetsvekst, utan tilsvarande kostnadsvekst. Administrerande direktør orienterte styret om at budsjettet for 2016 ber preg av at Helse Vest IKT framleis får nye system, som krev meir drift og forvaltning. Særleg set KULE og DMA nye krav til Helse Vest IKT. Det framleis er eit stykke til helseføretaka i Helse Vest har full dekning av tilfredsstillande IKT-støtte til pasientar og helsepersonell. Vedtak (samrøystes): 1. Styret godkjenner budsjett for Helse Vest IKT for Eventuelle endringar i portefølje (drift og/eller investering) som følgje av vedtak i Porteføljestyret i desember 2015 vert innarbeid i budsjettet. 3. Eventuelle endringar i HF-spesifikke investeringar som følgje av vedtak i HF-styra vert innarbeid i budsjettet.

6 Sak 72/15 O Status KULE Kurve og legemiddelhandtering Oppsummering: Administrerande direktør informerte styret om status for prosjektet, og at tilbakemeldingane så langt er positive. Styret diskuterte fokuset i det vidare arbeidet og det kom to viktige innspel. Det eine gjekk på at kvar avdeling ikkje må få for frie rammer til å egendefinere sin kurve. Styret var klar på at like avdelingar bør ha like oppsett. Dermed vert regional forvaltning viktig. Det andre gjekk på at arbeidet med gevinstrealisering ikkje må utsetjast. Styret ber om at gevinstpotensialet vert verifiserast i pilotane, slik at dette kan takast med i planlegging av utrulling. Vedtak (samrøystes): 1. Styret tok saka til orientering. Sak 73/15 O Status DMA Digitalt Media Arkiv Oppsummering: Administrerande direktør informerte om at piloten kjem til å bli forlenga med seks månader grunna problem med autorisasjonstenesta (integrasjon med DIPS) og utfordring med migrering av bilete frå dagens PACS (her er det særleg problem med Carestream for Helse Stavanger HF). Forlenga pilot vil auke kostnadane i prosjektet. Det er planlagt å ta DMA inn i det «fusjonerte» programmet av DIPS Arena og KULE. Vedtak (samrøystes): 1. Styret tok saka til etterretning. Sak 74/15 O Status brevkontroll med Felles EPJ i Helse Vest Oppsummering: Administrerande direktør orienterte styret om status for dialogen med Datatilsynet. Det vart og vist til dialogen med Helse Midt-Norge RHF som har opna for tilgang på tvers frå Vedtak (samrøystes): 1. Styret tok saka til orientering. Sak 75/15 D Status prosjekt «Optimalisering EPJ forvaltning» Oppsummering: Administrerande direktør informerte styret om status for prosjektet. Administrasjonen er av det syn at Helse Vest IKT vil kunne påta seg å utføre dei oppgåvene som vert foreslått lagt til ein regional eining for forvaltning av EPJ. Styret ba adm. dir. informere ADane i helseføretaka om at dei må gjennomføre drøftingsmøter før denne saka vert handsama i AD-møtet Vedtak (samrøystes): 1. Styret tok saka til orientering.

7 Sak 76/15 O Status prosjekt «Vurdering av strategiar for sourcing» Oppsummering: Administrerande direktør informerte om at Ole Bryøen, Gartner Group er valgt som ekstern konsulent for denne utgreiinga. Styret ba administrasjonen planlegge for at tillitsvalde/vernetenesta vert inkludert i prosjektarbeidet. Vedtak (samrøystes): 1. Styret tok saka til orientering. Sak 77/15 B Årshjul for Helse Vest IKT for 2016 Oppsummering: Administrerande direktør orienterte kort om årshjulet for Inger Cathrine Bryne frå Helse Stavanger gav tilbakemelding om at dei planlagde styremøta i desember og november ville kollidere med andre møter, m.a. styremøte for Helse Stavanger HF. Vedtak (samrøystes): 1. Styret vedtok årshjul for Styret ba administrasjonen komme tilbake med ei sak om datoar for styremøta i november og desember LUKKA SAKER Sak 78/15 O Krav om erstatning KULE Elektronisk legemiddelkabinett Oppsummering: Styret ble orientert om og tok forlik med motparten til etterretning. Vedtak (samrøystes): 1. Styret tok saka til orientering. Eventuelt Administrerande direktør informerte om at styremøtet er flytta til Bikuben konferansesenter ved Haukeland Universitetssykehus. Som ein del av møtet vert det presentasjon av KULE og DMA. Ekstern konsulent frå Gartner Group vil og delta i ei av sakene i møtet. Overnatting og middag vil vere på Radisson BLU Bryggen, Helse Vest IKT ordnar transport til møtelokalet. Styreleiar informerte om at viseadm. dir. Anne Sissel Faugstad, Helse Bergen HF, vil verte nytte styremedlem etter Stener Kvinnsland. Det vert og vurdert andre endringar i styret. Dette vert fylgt opp av styreleiar. Styret vil få kopi av innkalling til ekstraordinær generalforsamlinga. Den vert gjennomført før neste styremøtet i Helse Vest IKT i desember. Styreleiar takka Stener Kvinnsland for sin viktige innsats i styret i Helse Vest IKT over ei rekkje år.

8 Ref. Øyvind Sjøthun Røen / Leif Nordland / Erik M. Hansen Herlof Nilssen Styreleiar Eivind Gjemdal Anne Hilde Bjøntegård Inger Cathrine Bryne Stener Kvinnsland Mette Kamsvåg Anne Kristin Kleven Bodil Lekve Ørjan Midttun Agnete Sjøtun Lars-Erik Baugstø-Hartvigsen

9 Open del Styresak Går til: Styremedlemmer Føretak: Helse Vest IKT AS Dato: Frå: Sakshandsamar: Saka gjeld: Administrerande direktør Erik M. Hansen Erik M. Hansen Administrerande direktør si orientering Styresak 081/15 O Styremøte Avtale om datahall i Stavanger * notat vedlagt 2. Kontroll med miljøsertifisering * notat vedlagt 3. Status prosjekt «Optimalisering Felles EPJ» * munnleg orientering i møtet 4. Investering i trådlaust nettverk * munnleg orientering i møtet 5. Orientering om omfattande episodar med beredskap * notat vedlagt 6. Orientering om relevante lover, forskrifter og myndigheitskrav * ingen relevante saker 7. Oversikt over tilsyns-, kontroll- og klagesaker * ingen relevante saker 8. Oversikt over høyringar Mottatt Avsendar Tema Frist Forslag til vedtak: 1. Styret tek meldingane til orientering

10 Notat Går til: Styret Føretak: Helse Vest IKT AS Dato: Frå: Administrerande direktør Sakshandsamar: Erik M. Hansen Saka gjeld: Avtale om datahall i Stavanger Styresak 081/15 O Administrerande direktør si orientering pkt. 1 Styremøte Avtale om datahall i Stavanger Viser til orientering frå adm. dir. i sak 054/15 i styremøtet og sak 069/15 i styremøtet Helse Vest IKT har signert avtale med Green Mountain om areal for to datahallar i fjellanlegget på Rennesøy utanfor Stavanger. Hovudelementa i avtalen er omfang av strømforbruk og storleiken på areal. Dei to areala er i to ulike «tunnellar», slik at det er god sikring mellom datahallane til Helse Vest IKT. Areala vil vere tilgjengeleg for utplassering av utstyr frå , og det er planlagt full drift frå medio Det er inngått ei avtale for ein periode på 8 år, og deretter med årleg forlenging av avtalen. Dermed har Helse Vest IKT fått ei god løysing for datahallar i Stavanger i perioden fram til nytt sjukehus er klart for bruk. Styret vil få ei kort munnleg orientering om vilkåra i avtalen.

11 Notat Går til: Styret Føretak: Helse Vest IKT AS Dato: Frå: Administrerande direktør Sakshandsamar: Erik M. Hansen Saka gjeld: Kontroll med Miljøsertifisering Styresak 081/15 O Administrerande direktør si orientering pkt. 2 Styremøte Kontroll med Miljøsertifisering (ISO 14001) for Helse Vest IKT AS Viser til vedlegg 1 til sak 023/15 om at Helse Vest IKT vart tildelt sertifikat for miljøsertifisering etter ISO frå Det Norske Veritas (DnV GL). I midten av november 2015 var Veritas på kontroll hjå Helse Vest IKT. Årets revisjon blei gjennomført etter planen. På bakgrunn av funna her, har Helse Vest IKT fått ei tilbakemelding som utgangspunkt for vidare arbeid med miljøstyring. Veritas fant to mindre avvik. Utanom dette blei styringssystemet vurdert til å vere i samsvar med standarden. Helse Vest IKT fekk mellom anna ros for arbeidet som var gjort med å innføre elektronisk arbeidsordre, i staden for å bruke papir. Helse Vest IKT fekk også ros for opplæringsplanen knytt til miljø og den årlege HMS-kartlegginga, som i 2015 inkluderte ein finkartlegging på ytre miljø. På bakgrunn av dette er sertifikatet framleis gyldig, under føresetnad om at Helse Vest IKT behandlar identifiserte avvik på tilfredsstillande måte.

12 Notat Går til: Styret Føretak: Helse Vest IKT AS Dato: Frå: Sakshandsamar: Saka gjeld: Administrerande direktør Erik M. Hansen Orientering om omfattande episodar med beredskap Styresak 081/15 O Administrerande direktør si orientering pkt. 5 Styremøte Orientering om omfattande episodar med beredskap Som ein fast del av administrerande direktør sin orientering, vil styret få orienteringar om omfattande episodar der det er utløyst beredskap i Helse Vest IKT. Helse Vest IKT har sidan sist gong styrepapir vart sendt ut, ikkje hatt omfattande episodar der beredskap er utløyst. Adm. dir. finn det likevel naturleg å melde om fylgjande ; Dato, tid Tema Norsk Helsenett ved HelseCSIRT gjennomførte i perioden ein inntrengingstest i infrastrukturen til Helse Bergen HF gjennom infrastrukturen til Helse Vest IKT. HelseCSIRT har gjennomført tilsvarande inntrengingstest i dei andre regionane. Styret vil få ein kort orientering om resultata av inntrengingstesten.

13 1 Styresak Går til: Styremedlemmer Føretak: Helse Vest IKT AS Dato: Sakshandsamar: Saka gjeld: Fredrik Eldøy, Erik M Hansen, Leif Nordland, Rolf Ruland Rapportering frå verksemda per november 2015 Arkivsak Styresak 082/15 B Styremøte Oppsummering Viser til Rapport om verksemda per november 2015 som er lagt ved i vedlegg 1. Administrasjonen har oppsummert rapport om verksemda i ein figur som viser overordna status for produksjon, bidrag til bruk av IKT (status program og prosjekt) og ressurssituasjonen. Figuren nedanfor viser målekortet for november Under figuren er dei gjeldande grenseverdiar for måltala: Forslag til vedtak: 1. Styret tek rapport om verksemda per november 2015 til etterretning.

14 VEDLEGG 1 til SAK 082/15 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS per november 2015 Versjon: 1.0 Dato: Side 1 av 26

15 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Adm. dir. sin vurdering I november er det gjennomført ei rekkje store produksjonssettingar, mellom anna; oppgradering av DIPS til DIPS Classic , produksjonssetting av DIPS Arena 15.2, utrulling av Kule ved Haukeland Universitetssykehus for Mottaksklinikken, stor lansering av funksjonalitet på vestlandspasienten.no, oppgradering av Orvit, VISMA, Merida, Gat, innføring av DIPS for Haugaland A-senter, utrulling av Helse Vest IKT driftsplattform til Rogaland A-senter. Den store aktiviteten knytt til produksjonssetting i november førte til at servicegraden vart redusert til lave 71 %. For september var den 84 %, og for oktober var den 83 %. Denne reduksjonen heng og saman med at etableringa av Driftssenteret frå har gitt Kundesenteret lågare bemanning. Ein av konsekvensane av den lave servicegraden er at Løyst på timen også er redusert får 61 % i oktober til 60 % i november. Denne situasjonen må i tillegg sjåast i samanheng med sjukefråvær og eit forsøk på å avvikle ferie i Det er håp om at komande periode med endringsfrys vil gje betre tal. Talet opne saker mandag morgon har auka til over Av dette er 120 saker relatert til KULE/Meona. Ser vi bort frå KULE/Meona, er talet opne saker noko meir normalt for tidspunktet på året. Delen av dei opne sakene vert brotne er på same nivå som for oktober (42 %). Talet opne leveransar har stabilisert seg rundt 3000, og delen som vert brotne er auka frå 15 % til 16 %. Ny rapportering innan sikkerhet er ikkje innarbeid. I denne rapporten er det vist eit forenkla oppsett for tal applikasjonar. Det økonomiske resultatet per utgangen av november er betre enn ved utgangen av oktober, men viser framleis utfordringar. Administrasjonen held fast ved at situasjonen vil kunne leie til eit negativt årsresultat, men intervallet er endra til mellom 0 og 3 mill. kr. Administrasjonen vil arbeide med rekneskapstala fram til styremøtet og forsøke å gje meir informasjon i møtet. Side 2 av 26

16 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS 1 Produksjon Rapporten viser tenestekvalitet knytt til produksjonen i løpet av siste månad. 1.1 Førespurnader til Helse Vest IKT Definisjonar: Epost support: Teller all e-post til Kundesenteret med unntak av spam-mail. Epost bestilling: Teller all e-post med unntak av spam-mail som kommer inn til ikt-bestillingsadressene til Sal. Kundeweb: Mengd oppdateringar på eksisterande saker eller nye saker Telefon: Mengd telefoner svara på av Kundesenteret NB! Dette er mengd meldingar pr. e-post til bestillingsboksane og må ikkje forvekslast med mengd bestillingar. Det ligger også ein feilmargin her, ettersom noko e-post blir sletta undervegs og noko blir lagt i våre personlige boksar. Med andre ord, tall som bare gir ein peikepinn. Kommentar til utviklinga: Ein del utfordringar rundt systemoppdateringar (bl.a DIPS) førte til auke i talet telefonar til Kundesenteret. Side 3 av 26

17 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Detaljert telefonstatistikk Definisjonar: Antal telefonar: Alle telefoner via uavhengig av om svara på eller ikkje; dvs all innkomande trafikk. Teller også telefonane utanom avtalt opningstid. Besvarte telefonar: Viser tal på telefonar som er svara på. Tapte telefonar: Viser tal på telefonar som er lagt på utan å få svar. (innanfor avtalt opningstid) Telefonar Svara på etter 1 min: Viser mengd som ventar over 1 minutt og får svar. Kommentar til utviklinga: Som i fjor er november ein travel månad. Det har vore dobbelt så høg aktivitet i november med 78 registrerte endringar (omfattande og ordinære) samanlikna med månadene før. Veke 47 var den mest krevande med ein servicegrad heilt nede på 53%. I perioden har det vore DIPS oppgradering samt feil med mellom anna eresept og profilstyringssystemet RES. På Kundesenteret har det også vore 3 influensasjuke i november, noko som har redusert kapasiteten tilsvarande Servicegrad % mengd svart innan SLA-krav Servicegrad 71 Side 4 av 26

18 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Definisjonar: Telefon: Krav i SLA % av samtalene skal svarast på innan 1 minutt. E-post: Ikkje mogeleg å måle. Kundesenteret nyttar vanleg outlook og for å telje tall e-post som er svare på sk Dei telefonane som blir lagt på før 1 minutt er ikkje med i berekninga av servicegraden, berre de som blir lagt på etter 1 minutt. Kommentar til utviklinga: 71% i november er på grunn av auka tal telefonar. I tillegg, når telefonane kjem tett, er det vanskelig å få besvart alt innanfor 1 minutt. Dette er noko som inntreff når store systemer som DIPS får uventa stans, heng eller tregheit Gjennomsnittleg svartid på telefon 1,2 1 0,8 0,6 0,4 0,2 0 0,9 0,3 0,5 0,4 0,4 0,4 0,4 0,5 0,3 0,5 0,6 0,6 1 Definisjonar: Grafen viser gjennomsnittleg svartid, i minutt, på telefonar inn til Kundesenteret. 1.2 Behandling av sakene. Grunna prosessendring i Helse Vest IKT vil ein førespurnad frå kunde nå registrerast enten som ein episode eller som ein leveranse Episodar Definisjon av episode: Stans eller forseinking i arbeidsprosessar hjå kunde, der stansen eller forseinkinga er relatert til tenester levert av Helse Vest IKT, uavhengig av om den underliggjande årsak er avvik på tenestene Mengd episodar logga: Definisjonar: Viser mengd episodar logga, fordelt etter loggedato siste 13 månader Side 5 av 26

19 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Kommentar til utviklinga: Travel månad, og avvik på system som krevde individuell retting for enkelte brukarar førte til auka tal registrerte episodar Mengd opne episodar, utvikling over tid Definisjonar: Viser mengd episodar som er open måndag morgon siste 53 veker. Kommentar til utviklinga: Stor pågang på nye episodar gjorde at eldre episodar vert liggande litt lengre. Talet opne episodar grunna Kule/Meona er 120. Talet har stege gjennom hausten. Det er kapasitetsproblem hjå føretaka på å ta unna saker knytta til Læringsportalen. Dei har no 56 brutte, opne episodar Løyst på timen: Definisjonar: Viser mengd episodar logga, fordelt etter loggedato siste 13 månader, som er løyst innan en time. Helse Vest IKT har et internt mål om at 70 % av alle førespurnader blir løyst på timen. 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 60,5 % 61,9 % 58,3 % 58,6 % 58,0 % 58,8 % 63,7 % 65,1 % 67,5 % 65,6 % 60,1 % 60,6 % 59,7 % 51,9 % 53,5 % 49,5 % 50,1 % 51,0 % 51,1 % 56,1 % 55,3 % 57,8 % 54,8 % 52,3 % 53,6 % 55,0 % November Desember Januar Februar Mars April Mai Juni 2015 Juli August September Kun manuelt behandla Alle episoder Målsetjing Oktober November Side 6 av 26

20 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Kommentar til utviklinga: Store telefontoppar på Kundesenteret gjer at saker i større grad vert logga og sendt vidare. Då aukar mengden saker på 2.linje og færre episoder blir løyst på timen. Det vert arbeid med å auke graden av «løyst på timen» gjennom forbedring av kunnskapsprosedyrer Total mengd lukka episodar, fordelt etter prioritet førre måned: Definisjonar: Grafen viser totalt mengd lukka saker siste månad splitta pr. prioritet 1-9, og innanfor og utanfor SLA (dvs. raud = brot, grøn = ok) Leveransar Definisjon av Leveranse (Service Request): Ein førespurnad frå bruker om informasjon, rådgjeving, levering av ein standard leveranse eller tilgang til system. Ein leveranse er normalt ikkje relatert til en prosesstopp for kunde. Det er ein betydelig mengd leveransar som blir handsama i samlepunktet, disse kjem ikkje med i rapporten da det er assyst som dannar grunnlaget for rapporten. Definisjon av Standard leveranse: Leveranse definert i SLA Side 7 av 26

21 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Mengd leveransar logga Definisjonar: Viser mengd leveransar logga fordelt etter loggedato siste 13 månader Kommentar til utviklinga: Leveransegrafen er ikkje påvirka av det auka talet episodar denne månaden Mengd opne leveransar, utvikling over tid Definisjonar: Viser mengd opne leveransar måndag morgon siste 53 veker Side 8 av 26

22 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Total mengd lukka leveranse saker, fordelt etter prioritet førre måned: Definisjonar: Grafen viser totalt mengd lukka saker siste månad splitta pr. prioritet 1-9, og innanfor og utanfor SLA (dvs raud = brot, grøn = ok). 1.3 Applikasjonsgrupper - status mengd applikasjonar Tal applikasjon installasjonar totalt i regionen: Installasjonstatus Hovedgrupper Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sept Okt Nov Systemer i produksjon Systemforvaltning Desktop Understøttende (Interne HVIKT) Systemer - Test/Kurs/Utvikling/An net Systemforvaltning Desktop Understøttende (Interne HVIKT) Kommentar : Denne tabellen som viser totale antall applikasjoner fordelt på produksjon og kurs/test/utvikling/annet er endret noe fra forrige måned, for å gi et bedre, mer nøyaktig og mer forståelig bilde. For historiske data, sjekk januar rapporten. November 2015: Tal på småystemer har auka med 21. Endel systemer i smsys har fått produksjonstatus og dukker derfor opp i rapporten. Noen systemer er også flyttet frå sin tidligere gruppe til smsys. Side 9 av 26

23 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS 1.4 Oppetid per applikasjonstenestegruppe/driftstenester Gjeld total leveranse i regionen. Oversikt under viser alle applikasjonsspesifikke avvik som har ført til nedetid siste månad. Fargekodane i tabellen nedanfor er som fylgjer; - Rødt markerer grupper av applikasjonar der det har vore brot på avtalt oppetid. - Gult markerer grupper av applikasjonar som har oppetid innanfor avtalt tenestenivå, men der eit eller fleire applikasjonar har hatt nedetid (nedetida kan variere frå 1 minutt for ein applikasjon i gruppa til 3,5 time for mange av applikasjonane i gruppa). - Grønt markerer grupper av applikasjonar der det har vore 100% oppetid. Tal på produksjonsinstallasjonar i applikasjonstenestegruppe kan varierer frå 2-95, men i dei fleste gruppene varierer talet system mellom Applikasjonstenestegrupper som har få applikasjonsinstallasjonar er meir utsett for brot på avtalt oppetid enn applikasjonstenestegrupper som har mange applikasjonsinstallasjonar. Applikajonsteneste-gruppe Pr. månad 2015 (46 grupper, 2 uten måling) Des Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sept Okt Nov Administrativ Diverse Administrativ Dokumentasjon - ephorte Administrativ Dokumentasjon - Ytterleg Akuttmottak - RadioMedico Akuttmottak - Ytterleg Avdeling Diverse Datavarehus - Profitbase Datavarehus - Ytterleg Eiendom Finans - Oracle Financials Finans - Ytterleg Hjerte HMS - Synergi Hørsel Innkjøp og Logistikk - Merida Innkjøp og Logistikk - Visma Innkjøp og Logistikk - Ytterleg Integrasjon N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A Kurve- og legemiddelhåndtering Kvalitetsregister Laboratorie - Mikrobiologi Laboratorie - Prosang Laboratorie - Ytterleg Side 10 av 26

24 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Legemiddel Lønn og Personal - Agresso Lønn og Personal - GAT Lønn og Personal - Ytterleg Mor og Barn - Natus Mor og Barn - Ytterleg Operasjon Pas og EPJ - DIPS Pas og EPJ - Ytterleg Portør Register og Kodeverk Røntgen - Teleradiologi Røntgen - Ytterleg Skåring - Checkware Web og portaltjenester - Sharepoint Web og portaltjenester - Ytterleg Tele og Signal - Audio/Video Tele og Signal - Signal Tele og Signal - Telefoni Tele og Signal - Ytterleg Øye SMSYS - Mellomstore SMSYS - Små N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A Kommentar til utvikling: Tal på applikasjonstjenestegrupper med gult trafikklys har auke frå 9 i oktober til 15 i november. 1.5 Overvaking Denne grafen visar prosentdel episodar oppretta av overvakinga (dvs. tenesta sjølv), i forhold til det totale talet episodar som vert registrert. Grafen visar dei siste 12 månadene. Side 11 av 26

25 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Kommentar til grafen: ITIL anbefaler at, for å gje eit godt bilete av kvalitet og kvantitet i overvakinga, skal ein måle kor mange prosent av totalt oppretta episodar som kjem frå overvakinga. o Døme: Når Kundesenteret opprettar episodar og Overvakingssenteret opprettar 500 episodar så vil grafen vise 5%. Helse Vest IKT har ei målsetting om at 10% av alle episodar som vert oppretta, skal verte oppretta frå overvaking. Grunnet en liten forbedring i rutinene for import av sakene for overvåking vil tall i pkt. 1.6 fra tidligere utgaver av rapporten avvike noen promille fra tallene i denne rapporten. Side 12 av 26

26 2 Program- og prosjektstatus Program- og prosjektstatus vert oppdatert annakvar månad. Det er nedanfor vist status slik denne er rapportert per 6.november PROGRAM Klinisk IKT P-nr. P-navn Fore-tak Tid Kost Kvali-tet Risiko Personell Nytte Kommentar PROGRAM Klinisk IKT HVE God fremdrift i alle prosjektene. Risiko er gul grunnet summen av risikosituasjonen i prosjektene, stor arbeidsbelastning og at flere leveranser i prosjektene sammenfaller i tid. I DIPS Arena prosjektet er man inne i en svært viktig prosjektfase - med test/implementering av utviklingsmiljø, detalj-planlegging av de ulike piloteringene og arbeide i løsningsgruppene. Det er fortsatt press på tid og ressurser i program og i flere prosjekter. EPJ konsolidering HVE Prosjektet er avsluttet og formelt godkjent i styringsgruppe og programstyre i mai Regionalt Kliniske integrasjoner Regionalt Overgang til DIPS Arena Regionalt BRO-prosjektet Regionalt Regional innføring av Checkware Regionalt Multimonitorer i ambulansetjenesten Regionalt Brukeradministrasjon Regionalt Regional EKG Database Regionalt HVE Sentrale HVIKT/DIPS-ressurser har vært/er omdisponerte til test av oppgradering, og dette medfører en midlertidig stopp i arbeide med deler av integrasjonene. I tillegg har ressursutfordringer i hele år medført at det er liten grunn til å forvente at alle Prosang integrasjonene vil kunne ferdigstilles i inneværende år. Forslag til tiltak/organisering vil behandles på programstyremøtet den «Konfigurerbar pasientliste-visning Trygg pleie» kan starte i Stavanger. Mål om oppstart er 30.november. Tilsvarende gjøres det nødvendige forberedelser for at «Pakkeforløp kreft» kan starte pilotering i Bergen i januar 2016, mens ambisjonen er å pilotere «Mottak av pasient» for BUP i Fonna våren Delprosjekt-direktivene er ferdigstilte, og det er gjort noen justeringer i rollene i kjerteamet for å holde oppe trykket i prosjektet. Prosjektet er nå i god flyt, og risiko, HVE personellsituasjon og forankring har en postiv trend. BRO prosjektet er avviklet. Restleveranser er absorbert i programmets øvrige prosjekter/leveranser. HVE Prosjektet er nå i gjennomføringsfasen gjennom at midlertidig prosjektdirektiv ble godkjent i programstyremøtet den Ift. direktiv er prosjektet nå grønt på tid. Beslutning om og forankring. Corpuls 3 løsningen er formelt produksjonssatt. Fase 2 er i god gang, og dette dreier seg i hovedsak om gevinstarbeide, forslag til tiltak, sluttrapportering og å linke prosjektleveranser til prosjekt Regional EKG Database. Side 13 av 26 Regelsett for brukerroller er godkjent. «DIPS IDM Connector» vil installeres i testmiljø i kommende periode, og det arbeides godt i prosjektet med å få løsningen satt i produksjon tidligere enn opprinnelig planlagt. Det vil i november/desember gjennomføres en ekstern ressursallokering av prosjektleder, og det forventes at prosjektet formelt kan startes i januar Nåsituasjon og innspill til prosjekttilnærming var en orienteringssak i programstyremøtet den

27 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS P-nr. PROGRAM Støtte til samhandling P-namn Foretak Tid Kost Kvalitet Risiko Personell Nytte Kommentar PROGRAM Støtte til samhandling HVE Planlegger avslutning av programmet og prosjektene knyttet til Basismeldinger, PLOmeldinger og dialogmeldinger. IHR og Adressering vil gå videre som enkeltstående prosjekter. Programmet lager prosjektkandidater for resterende meldinger som må behandles i porteføljen Adressering Regionalt HVE Tid: Venter på leveranser fra foretaket sine leverandører - forsinket. Teste tjenestebasert adressering.koblet mot nasjonalt prosjektet i Helsedirektoratet IHR innføring HVE Forsinkelser i leveransene fra DIPS, samt EPJ leverandører. Godkjent forlengelse Q Ytterligere forlengelse hele 2016 til behandling Porteføljestyre. Regionalt Pilot Dialogmeldinger Regionalt Sluttrapport er utformet og overlevert styringsgruppen. Løsningsforslag sendes Helsedirektoratet Basismeldinger Regionalt HVE Fokuserer på arbeid med RIS løsninger. Forbereder kommuner. Utfordringer med Lab løsninger og adressering mot kommuner. Kritiske forsinkelser på RIS leveranser. Basismeldinger HBE Forbereder epikriser, poliklinisk info og labsvar i kommunen. Epikriser må besluttes. Helse Bergen Basismeldinger HST Forbereder labsvar i kommunen. Helse Stavanger Basismeldinger HFO Forbereder epikriser, poliklinisk info og labsvar i kommunen. Epikriser må besluttes. Helse Fonna Basismeldinger HFD Forbereder epikriser, poliklinisk info og labsvar i kommunen. Pilot på epikriser til kommune. Helse Førde Basismeldinger Forbereder epikriser, poliklinisk info og labsvar i kommunen. Epikriser må besluttes. Haraldsplass DS Pleie og omsorgsmeldinger HVE Fokus på psykiatri og adressering på tvers. Oppstart av DPI prosjekter. Regionalt Pleie og omsorgsmeldinger HBE Holder på med psyk sammen med DPI i Bergen. Helse Bergen Pleie og omsorgsmeldinger HST I produksjon med Somatikk og Psyk. Sluttrapport levert. Helse Stavanger Pleie og omsorgsmeldinger HFO I produksjon. Helse Fonna Pleie og omsorgsmeldinger Helse Førde HFD I produksjon den Side 14 av 26

28 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS P-nr. PROGRAM Støtte til samhandling P-namn Kommentar Foretak Tid Kost Kvalitet Risiko Personell Nytte Pleie og omsorgsmeldinger Haraldsplass Diakonale Sykehus Ferdig med PLO somatikk. Har ikke PLO psyk. P-nr. PROGRAM LIBRA P-namn Kommentar Foretak Tid Kost Kvalitet Risiko Personell Nytte Program LIBRA HVE Forventer at ressurssituasjonen vil forbedre seg og risikoen avtar framover når aktivitetsnivået på anskaffelsesprosjektet blir lavere. LIBRA - Felles registre HVE Forventer å komme i gang igjen med aktiviteter rundt prosjektet i november. Regionalt LIBRA Anskaffelse Regionalt HVE Konkurransegrunnlaget ble godkjent i Programstyremøtet 28.oktober. Det ble sendt ut til prekvalifiserte leverandører 4. november. PROGRAM Alle Møter P-nr. P-navn Kommentar Foretak Tid Kost Kvalitet Risiko Personell Nytte PROGRAM Alle Møter HVE Programmet har fokus på forprosjektaktiviteter, veikart og langtidsbudsjett. Programmet er i rute for kommende leveranser. Ringetjeneste - SMS HVE Prosjektet ønsker å aktivere ringetjeneste med funksjonalitet for å sende SMS fra Ringelisten. Noe utfordring med tilgangskontroll. Vestlandspasienten HVE Elektronisk 2-veis dialog er klar for leveranse (9). Bredding av «Vis innkallingsbrev» på vestlandspasienten.no gjennomføres i perioden uke Innkommende telefoni Helse Vest Prosjektkandidat er utarbeidet. Risiko knyttet til at oppgradering telefoni-plattformen drar ut i HVE tid. Dette kan påvirke hovedprosjekt. Side 15 av 26

29 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Prosjekt ikkje tilknytt program P-nr. P-nr. Kommentar Tid Kost Kvali-tet Risiko Personell Nytte Digitalt mediaarkiv (DMA)og RIS/PACS konsolidering) HVE Kvalitet og tid: Prosjektet har funnet feil i DIPS-integrasjon som forlengelse av pilot med 2 måneder. Utrulling er planlagt i februar Kost: På grunn av forsinkelse skyves kostnader fra 2015 til Personell har blitt gul da to sentrale personer trer ut på svært kort varsel, noe som er krevende. Follow me print HVI Voss er siste lokasjon som er i gang med løsningen. To måneder på rad med over en million utskrifter gjennom løsningen. Prosjektleder jobber med plan for ferdigstilling av prosjektet. Test og innføring i Helse Vest (TINN) Teststrategi vedtas ferdig i 1.0 versjon i november. Produksjonssettingspolicy og strategi på høring. Budsjettering og planlegging av 2016 i gang. Tid: Operative prosjekter prioriteres fremfor TINN. Kost: Ekstraordinær kostnad relatert til testverktøylisenser for prosjektporteføljen. Endringsmelding kommer. (BKM) Utfasing av POLK fase 2 Nytt laboratoriekodeverk fase 3. Fase 2 BKM: HVE Fase 3 Nytt laboratoriekodeverk: HVE Felles bruk innkjøpssystem/leverandørregister HVE Fase 2 BKM: Beslutning i STG møte den , «Legge dette arbeidet ned inntil det foreligger en regional løsning for RIS» Status pr august: Prosjekt for konsolidering av RIS løsninger i HV er startet opp. Prekvalifisering er gjennomført og tilbudsdokumenter er i ferd med å bli utarbeidet. Fase 3 Nytt laboratoriekodeverk: Tid: Prosjektet når ikke tentative frister grunnet sviktende forutsetninger i tentativ plan for innføring i av laboratoriekodeverket i Helse Vest. Tekniske løsninger begynner å komme på plass i test. Prosjektet strekker seg ut i Kvalitet: Test må avdekke om visning i mottakende løsning er faglig akseptabelt. Risiko: Omfang av endringer på legekontorløsningen kan forsinke fremdrift. Personell: Lokale arbeidsgrupper jobber godt med lokal mapping. Forventet å bli grønn. I ferd med å gå gjennom alle nødvendige integrasjoner. Helseforetakene vil bli berørt når ny arbeidsflyt settes i drift 29. november PoPP HVE På plan. Risiko og personell gul på grunn av ressursmangel hos Evry Anskaffelse nytt LMS HVE Prosjektet gikk live 15 september 2015 med den oppgraderte versjonen av læringsportalen Transportadministrasjon Regionalt HVE Implementering er i gang. Tid: Aksjoner i prosjektet har tatt uforholdsmessig lang tid å få gjennomført hos HVIKT. Det oppleves at det mangler fokus og at oppgaver ikke får nødvendig prioritet Anskaffelse av sporing og LIS-system patologi Lite prosjektressurser tiden rundt oppstart og etter oppstart SEBRA Mister viktig ressurs i prosjektet. Dette går ut over tid og kvalitet. Prosjektet pauses. Se endringsmelding Anskaffelse / innføring sporingssystem biobank Prosjektet går etter planen. Godkjent endringsmelding i porteføljestyret for utvidet investeringsbudsjett i Helse Vest Side 16 av 26

30 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Prosjekt ikkje tilknytt program P-nr. P-nr. Kommentar Tid Kost Kvali-tet Risiko Personell Nytte Samhandling AMK i Helse Vest Fremdriften i prosjektet er forsinket. Oppstått behov for en fornyet gjennomgang av de overordnede ledelsesmessige forhold knyttet til VAMK. Tid: Prosjektet når ikke frist for endelig rapport til SG den Kost: Dersom prosjektet løper ut over fastsatt dato kan prosjektet overskride budsjettet. Risiko: Prosjektet foretar risikoreduserende tiltak KULE Innføring HVE Status per : Prosjektet er i rute til oppstart pilotering ved Mottaksklinikken Har til nå hatt utfordringer med leveranse/testløp til tett opptil start pilot. Usikkerhet knyttet til tidspunkt for oppstart pilot av legemiddel logistikkløsning grunnet sen leveranse. Kvalitet: Behov for noen tilpasninger/forbedringer i løsning i pilotperioden Helhetlig logistikk og sporing Status per : Rapporten ble leverert til SIKT-møte Innføringsprosjekt for nytt felles FDVU-system i Helse Vest KAPP Forprosjekt RIS Anskaffelse HVE Tid: Grunnet kapasitetsutfordringer hos seksjon for Integrasjon og Utvikling i Helse Vest IKT er oppstart i arbeidet med design av systemintegrasjoner ca. 6 måneder forsinket. Påvirker pilot. Økonomirapport for prosjektet foreligger ikke enda. Statusrapport oppdateres når økonomirapporten er klar. Sluttrapport levert Konkurransegrunnlag klart for godkjenning i styringsgruppen Optimalisering EPJ Forvaltning Styringsgruppemøte for beslutning om prosjektets anbefaling lagt til 26.nov. Det legges opp til en fase 2 for innføring Ny ekstern meldingsplattform Utvikling følger planen, men testløpet er utfordrende, noe som kan skape problemer for å nå ønsket dato for start av pilot. Personell: Prosjektet arbeider med å hente inn ekstern kompetanse for å støtte oppunder smidig metodikk og tavlebruk i prosjektet. Intervjuer i uke Regional innovasjonsløsning Lansering for alle foretak 10. november. Program/prosjekt Program Klinisk IKT Program Støtte til Samhandling Andre medisinsk-faglege system Administrative system (HR/økon/komm.) IKT/ teknisk/ infrastruktur Side 17 av 26

31 3 Økonomisk resultat per utgangen av november 3.1 Oversikt Rapporten syner eit drifts- og månadsresultat over budsjett, dette skuldast i hovudsak inntektsføring av tilskot til dekning av «meirpensjon», tidlegare ført som «Korrigering pensjonskostnadar» til korrigert resultat. Resultat hittil i år er under budsjett. Fakturerte inntekter hittil i år er over budsjett, det skuldast i hovudsak varesal, prosjektinntekter, auke i lisensar og tilskot til dekning av «meirpensjon». Prognose på eit overskot på 1 mill for 2015 er endra til prognose på 0. Usikkerhet er i hovudsak knytta til årsoppgjørspostar som overført ferie/avspasering og eventuelle korreksjoner i prosjekt/program. Usikkerheten er no i størrelsesorden 0 3 mill. 3.2 Resultat Resultatrapport per Resultatrapport per november 2015 Denne perioden Hittil Hele året Faktisk Budsjett Avvik Avvik Faktisk Budsjett budsjett budsjett Prognose Budsjett Salsinntekter - Tenester HF Salsinntekter - Tenester Øvrige Salsinntekter - Varer Salsinntekter - Anna Sum Salsinntekter Driftskostnader - Varer Driftskostnader - Personal Driftskostnader - Avskrivingar Driftskostnader - Eksterne tenester Driftskostnader - Lisensar Driftskostnader - Reise Driftskostnader - Linjeleie Driftskostnader - Anna Sum Driftskostnader Driftsresultat Inntekt - Finans Kostnad - Finans Sum Finans Resultat Korrigering pensjonskostnader Korrigert resultat Salsinntekter tenester helseføretak (HF) ligg 45,1 mill. over budsjett så langt i år. Avviket skuldast i hovudsak høgare prosjektinntekter, meldingsflyt, lisensar for Microsoft e-cal og auke i lisenskostnad i fleire tenestegrupper, og er jamt fordelt mellom føretaka. Eingongspostar knytta til programledelse (Klinisk IKT, Alle møter og Støtte til samhandling) i oktober er i samråd med Porteføljekontoret korrigert tilbake til investering i november. Prosjektaktiviteten var høg også i november, spesielt i DIPS Arena, DMA og Libra. Føretak (tal i 1 000) Rekneskap Budsjett Avvik Varesal Prosjekt Tele/signal Øvrig Periodisering Sum avvik Helse Stavanger Helse Fonna Helse Bergen Helse Førde Sjukehusapoteka Helse Vest RHF Sum kunder Helse Vest Salsinntekter tenester øvrige ligg over budsjett så langt i år, skuldast i hovudsak etablering av drift for nye kunder (Medisinske sentre og Rus). Side 18 av 26

32 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Salsinntekter Anna er tilskot til drift og utvikling av medisinke kvalitetsregistre og inntektsført andel av tilskot til raskare innføring av elektroniske tilvisingar frå revidert nasjonalbudsjett 2013 og statsbudsjett I tillegg kjem tilskot til dekning av «merpensjon». Personalkostnader ligg 35,5 mill over budsjett, dette til tross for at vi vil ha færre årsverk ved utgangen av året enn budsjettert (423 mot 429 i budsjett). Avviket ligg i all hovudsak på «meirkostnad» pensjon med 5,3 mill, nedtrekk leveranse prosjekttimar til prosjekt med 20,4 mill (her er timar til meldingsteneste inkludert), og overforbruk fast og midlertidig løn med 9,8 mill (underbudsjettert tal på nytilsatte haust 2014, auka ressursbruk forberedelse driftssenter og tilsetting for å erstatte eksterne konsulentar). Avskrivingar ligg 9,2 mill under budsjett. Verdi på overtatte anlegg frå føretaka på Tele/signal og delaktivering av konsolidert EPJ for det som gjelder Fonna vart noko høgare enn venta, mens lengre nedskrivingstid på RIS/PACS-løysingar gir lågare avskrivinger enn venta. Investeringsnivået har så langt i år vore noko lågare enn budsjett. Vi har i prognosen lagt til grunn at vi noko lågare avvik i desember. Eksterne tenester ligg 0,3 mill under budsjett. Budsjettet må sjåast i samanheng med posten Anna, kor avsetning på fakturaer i flyt er bokført. Bruken av eksterne har i haust vore langt høgare enn venta, og prognosen er no satt lik budsjett. Lisenskostnadar ligg 14,5 mill over budsjett. Budsjettet må sjåast i samanheng med posten Anna, kor avsetning på fakturaer i flyt er bokført. Vi har i prognosen lagt til grunn ei auke på 9,5 mill som følgje av ny avtale med Microsoft og 7,0 mill som følgje av auke i andre tenestegrupper (t.d. kurveløysning og idebank). Linjeleige ligg 2,1 mill under budsjett. Linjeleige inngår i variabel del av nettverkskostnadar som blir viderefakturert HF. Vi har i prognosen lagt til grunn ei innsparing på 2,0 mill. Andre kostnader er i hovudsak avsetning for fakturaer som er under behandling, og som skal fordelast på øvrige grupper. Her ligger også nedtrekk prosjekttimar andel driftskostnadar med eit avvik på 3,0 mill. Vi har i prognosen lagt inn eit avvik på 17,0 mill, men det vil ved årsslutt fordelast på øvrige grupper. Netto finanskostnad ligg 1,7 mill under budsjett. Vi har i prognosen lagt til grunn at lånerenta vil halde seg låg. 3.3 Tiltak for å halde budsjettet For å kunne halde budsjettet i desember må Helse Vest IKT fortsatt ha fokus på moglege områder for innsparinger. Vi vil i tillegg til dei tradisjonelle virkemidlane som innsparing på kjøp av utstyr, redusert reisevirksomhet, redusert overtidsbruk og utsetting av nytilsettingar fokusere spesielt på uttak av ferie og opptent avspasering for å redusere tal på overførte dagar/timar. Verdien på overført ferie/avspasering frå var 5,5 mill, og vi har som målsetting å minst halvere dette for Dette inneber at alle tilsette er oppfordra til å planlegge ferie/avspasering i forbindelse med jula, og alle leiarar skal vurdere eventuelle Side 19 av 26

33 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS pålegg om ferie/avspasering. Konsekvensen av desse tiltaka vil i perioder gi noko lågare kapasitet i organisasjonen, og kan gi lenger ventetid og lenger leveringstid. I tillegg er det starta et arbeid med å avinstallere lisensar på MS Office som ikkje er nytta dei siste 2 månadene. 3.4 Balanse November 2015 Hittil i år Balanse (2014) Immatrielle eiendeler Varige driftsmidler Finansielle anleggsmidler Sum anleggsmidler Varer Forskuddsbetaling til leverandører - - Kundefordringer Andre fordringer mv Sum fordringer Investeringer - - Bankinnskudd, kontanter og lignende Sum omløpsmidler Sum eiendeler Aksjekapital Innskutt egenkapital Opptjent egenkapital Sum egenkapital Avsetning for forpliktelser Annen langsiktig gjeld Kortsiktig gjeld Sum gjeld Sum egenkapital og gjeld Note 1 tilgang anleggsmidlar 207,5 mill, fordelt på prosjekt. Side 20 av 26

34 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Prosjekt Prosjektnavn Beløp Anskaffelse av infrastruktur (nettverk, server, lagring) Anskaffelse av PC DFU - HR - Ressurs fase 2 - AML DFU - HR - Agresso - flere kildedata DFU - HR - Kompetanseportal DFU - VØA - Virksomhetsrapportering DFU - VØA - Kapasitet Belegg DFU - KVAL - Kreftforløp 20 d DFU - KVAL - Sjekkliste trygg kirurgi DFU - KVAL - Slag Anskaffelse av infrastruktur (nettverk, server, lagring) DFU - KVAL - Trygg pleie DFU - IR - Publisere KPI'er i styringsportalen DFU - IR - Regionale innkjøpsrapporter DFU - VA - Felles datakilder for selvbetjening DFU - VA - Nytt brukergrensesnitt styringsinformasjon DFU - VØA - Samhandlingsbarometeret Førde og Bergen DFU - IR - Spend Analyse DFU - VA - Veikart styringsinformasjon DFU - Analyse - Alle møter - Publisering av batteri og dashboard DFU -Analyse - Alle møter - Nye analysegrunnlag DFU - KVAL - Kvalitetsindikator Trygge fødsler DFU - KVAL - Pakkeforløp Kreft DFU - KVAL - Kvalitetsindikator Legemiddelsamstemming/-sikkerhet Anskaffelse av infrastruktur (nettverk, server, lagring) Anskaffelse av infrastruktur (nettverk, server, lagring) Anskaffelse av infrastruktur (nettverk, server, lagring) Anskaffelse av infrastruktur (nettverk, server, lagring) Anskaffelse av infrastruktur (nettverk, server, lagring) Anskaffelse av infrastruktur (nettverk, server, lagring) Anskaffelse av infrastruktur (nettverk, server, lagring) Anskaffelse av infrastruktur (nettverk, server, lagring) Anskaffelse av infrastruktur (nettverk, server, lagring) Teleradiologi - sømløs informasjonsutveksling Innføring og anskaffelse av sporing- og dokumentasjonssystem for celleterapi Oppgradering Carestream PACS/RIS HST Program Klinisk IKT Kliniske integrasjoner Støtte til Samhandling Programledelse Adressering Basismeldinger - regionalt prosjekt Felles EKG - database Digitalt media-arkiv Nytt IVF Fagsystem Follow-me Kvalitet og test i Helse Vest EPJ konsolidering BKM - Fase Felles leverandørregister IHR innføring Alle møter GAT/Dips GAT/Sharepoint GAT/Operasjonsplanleggingssystem Ringetjeneste Vestlandspasienten Anskaffelse nytt LMS Transportadministrasjon i Helse Vest EDAG Agresso Overgang til DIPS Arena Anskaffelse av sporing og LIS-system for Patologi SEBRA BRO-prosjektet KULE innføring Standardtekst og fraser Innføringsprosjekt for nytt felles FDVU-system i Helse Vest POPP Innføring Brukeradministrasjon Ny ekstern meldingsplatform A00310 Oppgradering og utvidelser av datahaller Helse Vest A00357 Anskaffelse av infrastruktur (nettverk, server, lagring) A00377 Anskaffelse av infrastruktur (nettverk, server, lagring) IKT068 Nasjonalt arkitekturarbeid IT0017 Datakom Utbygging WLAN Helse Fonna IT0025 Nytt klinisk genetisk datasystem IT0029 Datakom - WLAN utbyggingsplan HBE IT0039 Datakom Sengebygg Sør Haukeland IT0043 Datakom WLAN Stavanger IT faktor autentisering for Helse Vest IT0053 Nytt nettverk Haraldsplass IT0055 Nytt Statistikkprogram Flexlab IT0062 Datakom Mottaksklinikken, HBE IT0063 Ny ekstern meldingsplatform IT0065 Castor vare- og logistikksystem IT0066 SAV Virksomhetsstyring IT0067 Datakom - Utrulling av trådløse nett i Helse Vest IT0070 Datakom Systerheiemen WLAN IT0071 Datakom Driftsovertagelse Rogaland A-senter IT0072 Datakom Legevakt Solheimsgaten IT0073 Kvalitetsdatabase laboratorieanalyser IT0075 Datakom HBE BUSP etappe IT0076 Datakom Tele HBE 6 nye LAR kontor H IT0077 Datakom HBE Medisinsk Ferdighetssenter IT0078 Oppgradering Avaya telefonsentral SUS (versjon 7.6) IT0079 Datakom HBE Bikuben Kurs og konferansesenter IT0080 Tele og Signal-Sykesignal Gamle Hovedbygg HBE IT0081 Datakom Tele Sig. HFD Nybygg aust IT0083 Datakom Tele HST nytt LAR kontor Lagårdsveien IT0084 Datakom WLAN utbygging HFD IT0085 Oppgradering CMG telefonistøttesystem v/sus, FSH og FSS IT0086 Datakom HBE Sjukepleier Høyskolen IT0087 Nye alarmsendere poliklinikk Valen Sjukehus IT0092 Datakom HST MOBA Sengepost 1. etasje Totalsum Side 21 av 26

35 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS 4 Personellressursar Viser perioden frå desember 2014 til og med november Starten av året viser noko høgt fråvær, betring i mars og april, greie tal i sommar. Litt tidleg med november tal Snitt siste 12 mnd. Sjukefråværs prosent 5,39 6,55 5,09 4,37 3,79 4,17 2,57 3,44 4,81 3,98 3,77 4,91 4,40 6,0 5,5 5,6 Snitt fravær 5,9 5,0 4,9 4,8 4,8 5,0 4,7 4,5 4, Side 22 av 26

36 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Rapporterer sykefraværsdagsverk og brutto/netto månadsverk frå gammel kube. Side 23 av 26

37 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Brutto og netto månadsverk frå gammel kube Side 24 av 26

38 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Tar med en tabell som viser antall tilsette i selskapet, tal frå gammel kube. Tabellen har med tilsette med status slutta i perioden og ikke slutta i perioden. Tall medarbeidere kan difor fremstå som litt for høge i måneder der medarbeidere slutter. Side 25 av 26

39 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Turnover siste 12 mnd, datagrunnlag henta fra ny kube. Kun fast tilsette. Reel turnover for organisasjon: Alle avdelinger, stillingsgruppe: Alle yrkesgrupper, alder: alle aldre, ansattype: fast Snitt siste 12 mnd Antall sluttet i perioden Tal medarbeidarar Turnover i prosent 0,00 % 0,58 % 0,57 % 0,56 % 0,00 % 0,54 % 0,26 % 0,00 % 0,00 % 1,03 % 0,00 % 0,58 % 4,57 % 4 medarbeidere sluttmeldt i oktober. To gikk til nytt innkjøpsselskap, en ble pensjonist og en valgte å ikke komme tilbake etter ulønna permisjon. Ingen sluttmeldt i november. Side 26 av 26

40 Styresak Går til: Styremedlemmer Føretak: Helse Vest IKT AS Dato: Sakshandsamar: Erik M. Hansen, Johnny Heggestad og Leif Nordland Saka gjeld: Prosjektportefølje for Helse Vest RHF 2016 Arkivsak Styresak 083/15 O Styremøte Forslag til vedtak: 1. Styret tek saka til orientering. 1

41 Oppsummering Porteføljestyret i Helse Vest RHF hadde møte Viser her sak P22/15 i dette porteføljestyremøtet, jfr. vedlegg 1. Det er i denne saka kort orientert om vedtatt portefølje for Fakta Porteføljestyret drøfta i møtet inngåande utfordringane knytt til investeringsnivået for Fylgjande er henta frå utkas til referat frå møtet i porteføljestyret; «Sak P37-15 B Prosjektportefølje 2016 Det er flytta i storleik 17 MNOK over frå 2015 til Ein betydeleg del av dette gjeld DMA og KULE, der forming av nytt felles program skjer fram mot årsskiftet. Endeleg godkjenning av nytt programdirektiv vil derfor først skje i programstyret på nyåret. Endringa med at all programleiing skal vere drift (og ikkje kan vere investering) påverkar også profilen for 2016 ytterlegare. Trykket på driftskostnaden i porteføljen forsterkar seg ytterlegare. Porteføljestyret blei orientert om at i tabellen som viser budsjett for 2016 er prosjektet «BMK fase 2 rest 2016» med ein kostnad på 1,7 MNOK teke med to gonger. Sluttsummen kan difor reduserast med 1,7 MNOK. Etter siste porteføljestyremøte er dei prosjekta som er i gang og som fortset i 2016 tekne inn i porteføljen Før dei nye prosjekta vert tekne inn har vi no eit handlingsrom på 15 MNOK for investeringsdelen, medan det alt er ei underdekning på omlag 12 MNOK på driftsdelen før nye prosjekt er tekne med. Porteføljestyret ønskja framleis å avvente med prioriteringa av dei nye kandidatane for Forminga av eit samla klinisk program for DIPS, KULE og DMA vil trenge mykje av tida fram til jul. Budsjettpostane for Klinisk IKT, KULE og DMA blir sett på samla i arbeidet med samanslåinga til eit felles program. Klinisk IKT har fått styrka programleiing for å halde tempo i arbeidet med DIPS Arena, samtidig som det er planlagt utrulling av felles EKG databasen og psykometriske testar. Sak om forminga av det nye kliniske programmet og avklaring av samansettinga til programstyret kjem til porteføljestyret for behandling på epost før jul. Programdirektiv for programmet blir behandla i porteføljestyret 1. februar Porteføljestyret slutta seg til vurderingane i saka, som inneber; Vurderingar 1. Godkjenning av budsjett for eksisterande portefølje. 2. Avvente nye prioriteringar til etter nyttår.» Administrasjonen legg kjent investeringsnivå for porteføljen til grunn for planlegging av dimensjonering for 2016, jfr. sak 071/15 og sak 085/15. Fordelinga av investeringsramma mellom kostnader til ressursar frå Helse Vest IKT og kostnader knytt til leverandører (lisensar og konsulentar som har kompetanse på levert løysing) er ikkje tydelig. Basert på erfaring frå tidlegare år, og vurdering av antatt langsiktig ressursbehov, vurderer administrasjonen budsjettert bemanning til å være tilstrekkeleg for ei forsvarleg gjennomføring av prosjektporteføljen. Det 2

42 vert aktivt arbeidd med å redusere konsulentbruk, men det er sannsynlig at det i periodar vil vere naudsynt med innleie av ekstern kapasitet, særleg på prosjektleiing og innanfor integrasjonsarbeid. Konklusjon Helse Vest IKT har i utkast til budsjett for 2016, jfr. sak 082/14, lagt vekt på å sikre ei bemanning som vil kunne bidra til gjennomføring av den prioriterte porteføljen innanfor den vedtekne investeringsramma. Administrasjonen i Helse Vest IKT har gitt sin støtte til den framlagde porteføljen for Administrasjonen er av det syn at 2016 vert nok eit krevjande år. Ut frå status per desember 2016 er det grunn til å tru at særleg Integrasjonssenteret vil kunne få utfordringar med kapasitet for å sikre gjennomføring av portefølje

43 Vedlegg 1 til sak 083/15 Prosjektportefølje 2016 Til: Porteføljestyret Frå: Johnny Heggestad Dato: Vedrørande: Prosjektportefølje 2016 Sak: P37-15 B Likelydande sak blir lagt fram for SIKT og Porteføljestyret Bakgrunn Porteføljestyret gjorde slikt vedtak i sak P32-15 B i sitt møte 2.november: «Porteføljestyret peika på at igangsetting av nye prosjekt ikkje bør gjennomførast før vi veit at vi er på budsjett. Arbeidet med KAPP kan startast, men kostnadsnivå og framdrift bør vurderast. Porteføljestyret var uroa over at det er liten buffer i prosjektporteføljen for behov som dukkar opp undervegs i året, samt at budsjetta generelt for 2016 blir strame. Porteføljestyret ba derfor porteføljekontoret vurdere om det er prosjekt/program der det er mogleg å redusere kostnadane ev. forseinke framdrift. Endeleg vedtak om porteføljen for 2016 blir i desember. 1. Porteføljestyret sluttar seg til dei føreslåtte endringane og føresetnadene for prioritering Igangsetting av nye prosjekt skal avventast fram til det er avklart at vi er på budsjett og har trygghet for ein økonomi innafor budsjett.» I status ved siste månad er det flytta i storleik 17 MNOK over frå 2015 til Ein betydeleg del av dette gjeld DMA og KULE, der forming av nytt felles program skjer fram mot årsskiftet. Endeleg godkjenning av nytt programdirektiv vil derfor først skje i programstyret på nyåret. Endringa med at all programleiing skal vere drift (og ikkje kan vere investering) påverkar også profilen for 2016 ytterlegare. Vi har alt sett eit auka trykk på driftskostnaden i porteføljen og dette forsterkar seg no ytterlegare. Vurdering Etter siste porteføljestyremøte er dei prosjekta som er i gang og som fortset i 2016 tekne inn i porteføljen Før dei nye prosjekta vert tekne inn har vi no eit handlingsrom på 15 MNOK for investeringsdelen, medan det alt er ei underdekning på omlag 12 MNOK på driftsdelen før nye prosjekt er tekne med. Gitt den statusen vi no har er det difor gode grunnar for å legge porteføljestyret si haldning til grunn også i denne runden, og framleis avvente med prioriteringa av dei nye kandidatane for Vi vil ha eit meir presist bilete av 2016 når det samla kliniske programmet legg fram plan og budsjett ved årsskiftet. Side 1

44 Vedlegg 1 til sak 083/15 Vi legg også til grunn at det for kvart av prosjekta KULE, DIPS Arena og DMA alt ligg planar og forventningar i organisasjonen. Det er derfor viktig å skaffe ein samla kontroll over dette før vi gir dei nye prosjektkandidatane prioritet og klarsignal til å sette i gang. Porteføljestyret vedtok dette porteføljebudsjettet i sitt møte 22. juni 2015: INVESTERING (MNOK) DRIFT (MNOK) Estimert Estimert IKT-investeringar SUM SUM ein gang årleg Langtidsbudsjett gevinst gevinst (MNOK) (MNOK) Estimerte behov i porteføljen INVESTERING (MNOK) DRIFT (MNOK) (Etter Program/prosjekt SUM SUM Innføring) Klinisk IKT - program Kurve og legemiddel (KULE) Støtte til samhandling - program Digitalt MediaArkiv (DMA) Konsolodering RIS/PACS Virtuell-AMK Nasj tekn anskaffing Prehospital EPJ Alle møter Økonomi, innkjøp, logistikk (LIBRA) Nødnett Eigedom - Forvalt, drift, vedl.h. (FDVU) Porteføljestyring - innføring Meldingsplattform - oppgradering LAB-løysingar 0 0 Nye/mindre prioriteringar Overheng frå IKT Infrastruktur inkl PC-leige SUM: Akkumulert overheng til året etter: Budsjettpostane for Klinisk IKT, KULE og DMA blir sett på samla i arbeidet med samanslåinga til eit felles program. Så langt i arbeidet ser vi at det kan vere eit lite overskot på investeringssida, medan det er ei større underdekning i direkte kost, inkludert samla programleiing. Klinisk IKT har fått styrka programleiing for å halde tempo i arbeidet med DIPS Arena, samtidig som det er planlagt utrulling av felles EKG databasen og psykometriske testar. Støtte til Samhandling blir planlagt avvikla, men vil trenge vidareført finansieringa for IHR samt noko programadministrasjon i sluttfasen. DMA flytter i stort 10 MNOK over frå 2015 til 2016 i tillegg til at programmet melder om risiko for auka kostnader til spesielt migreringa frå dei eksisterande PACS-løysingane. Alle Møter flytter omlag 5 MNOK frå 2015 til Her har programstyret bede om at følgande aktivitetar blir sett i verk, i tillegg til pågåande arbeid med forprosjekt for innkommande telefoni: Innsjekk og betaling (DIPS-kiosk), Sjølv-booking (DIS nasjonalt) og mobilapplikasjon for Vestlandspasienten. Kandidat med kost/nytte vil bli meld inn for desse. På kommunikasjonssida er det i gang arbeid med felles nasjonale nettsider for føretaka. Arbeidet regionalt med dette er kostnadsrekna til ca 1,5 MNOK, som blir dekka av RHF-et. Vi tek likevel med prosjeket her, då det bil utløyse behov for personellressursar i perioden både frå føretaka og frå IKT-selskapet. Side 2

45 Vedlegg 1 til sak 083/15 Dette medfører at budsjett 2016 ser slik ut før det er prioritert nye prosjekt inn i porteføljen: INVESTERING (MNOK) DRIFT (MNOK) Estimert Estimert IKT-investeringar SUM SUM ein gang årleg Langtidsbudsjett gevinst gevinst (MNOK) (MNOK) Estimerte behov i porteføljen INVESTERING (MNOK) DRIFT (MNOK) (Etter Program/prosjekt SUM SUM Innføring) Klinisk IKT - program 0,5 1 30, Kurve og legemiddel (KULE) 36, , Støtte til samhandling - program 10,2 10 6, Digitalt MediaArkiv (DMA) 32,6 33 2, Konsolodering RIS/PACS 25, , Virtuell-AMK Nasj tekn anskaffing 0, , Prehospital EPJ Alle møter 16, , Økonomi, innkjøp, logistikk (LIBRA) 10, , BKM fase 2 rest ,7 Nødnett 0,0 0 0,0 0 Eigedom - Forvalt, drift, vedl.h. (FDVU) 8, , Porteføljestyring - innføring 5,7 6 0, Meldingsplattform - oppgradering 4,3 4 0 LAB-løysingar 0 0 Biobank sporingssystem 4,7 5 0,2 0 Test og innføring (TINN) 0,5 1 2,1 2 BKM fase 2 rest2016 1,7 2 0 Samlepunktet - SEBRA 0,5 0,3 1 0 Kost og aktivitet pr pasient (KAPP) 0 6,0 6 Reserve - nye prioriteringar 17, , Underdekning/overheng frå IKT Infrastruktur inkl PC-leige 85, SUM: , Budsjetter viser ein reserve på 17 MNOK i investeringar, men ei stor underdekning på heile 17,5 MNOK for direktekostnaden i porteføljen. Tilsvarande gjekk vi for eit år sidan inn i 2015 med eit godkjent porteføljebudsjett som viste 42,5 MNOK i underdekning på investeringar og 20 MNOK i underdekning for driftsdelen. Vi trur bilete framleis kan endra seg noko fram mot årsskiftet, og tilrår og avvente situasjonen til då med både å gjere ytterlegare prioriteringar samt å eventuelt sette i verk tiltak for å redusere/forskyve direktekostnad. Gevinstarbeid Arbeidet med gevinstrealisering pågår for fullt, både når det gjeld kompetanse, etablering av metode og praksis, samt tydelegare definering av rollar i linja, i program og i prosjekt. Porteføljekontoret har planlagt å legge fram eit drøftingsnotat om endrings- og gevinstarbeidet til første porteføljestyremøte etter jul, der vi også vil adressere det vi meiner er nokre manglande roller både regionalt og lokalt når det gjeld gevinstplanlegging og realisering. Nye prosjektktkandidatar for 2016 Nedanfor er vist samla oppsummering av vurdering, scoring og rangering av nye kandidatar, prosjekt og forprosjekt. Merk at to av prosjektkandidatane er tilrådd flytta til forprosjekt. Side 3

46 Vedlegg 1 til sak 083/15 INVESTERING (MNOK) DRIFT (MNOK) SUM SUM Estimert tilgjengeleg ramme 17,0 17,0-17,5-17,5 Nye kandidatar: PK16HBE02 - LIMS - Lab Info Managm Syst 2,0 3,2 PK16HBE08 - Kjøkkensystem 0,6 0,7 PK16HFD01- Logist.syst. for sterilsentral 0,0 0,0 0,0 AlleMøter: Innkommende telefoni 10,8 0,6 AlleMøter: Innsjekk og betaling 7,6 0,2 AlleMøter: Selvbooking 7,5 3,3 AlleMøter: Vestlandspas. MobilApp 2,5 1,2 Sum nye: 31,0 9,2 Til disp. reserve: -14,0-14,0-26,7-26,7 Forprosjekt 2016 Følgande er kandidatar til forprosjekt for 2016: SIKT vil ta stilling til desse på nyåret når ressurs- og budsjettsituasjonen er meir avklart: Forprosjektkandidat Vektet score Strategisk forankring Risiko og gjennomføringsevne (5 lav, 1 høy) PK: Økon. budsj.messige PK: gevinster Kvalitativ FK: Nytte nytte 1 FK16HBE03 - Digitale patologitjenester i Helse Vest 4,73 5,00 3,63 5, FK16HBE05 - Elektronisk steds- og orienteringsveiledning og venteareal 4,33 4,38 4,13 4, FK16HBE04 - Elektronisk ressursstyrings- bookings- og styringssystem 4,00 4,13 3,50 4, FK16SAV01 - System for produksjonsstøtte 4,00 4,25 3,50 4,00 4, FK16HBE06 - Elektronisk melding om fødsel og automatisk tildeling av fødselsnummer 3,58 3,75 3,13 3, FK16HBE01 - Integrasjon av kliniske system 3,45 3,25 2,75 4,00 4, FK16HBE07 - emeistring vidareutvikling 3,33 3,50 2,88 3,38 3, *) Flytta frå prosjekt til forprosjekt på grunn av behov for meir avklaring Estimat KNOK Forprosjekt kost Antatt Nytteverdi KNOK Forprosjekt-kandidatane 2 og 3 (FK16HBE 04/05) er allereie tilrådd lagt inn i Alle møter sin prosjektkandidat «Innsjekk og betaling». Tilråding Porteføljestyret sluttar seg til vurderingane i saka, som inneber 1. Godkjenning av budsjett for eksisterande portefølje 2. Avvente nye prioriteringar til etter nyttår Side 4

47 1 Styresak Går til: Styremedlemmer Føretak: Helse Vest IKT AS Dato: Sakshandsamar: Harald Flaten og Erik M. Hansen Saka gjeld: Investering i infrastruktur for 2016 Arkivsak Styresak 084/15 B Styremøte Forslag til vedtak: 1. Styret godkjenner forslag til investering i infrastruktur for 2016.

48 2 Oppsummering Administrasjonen har i denne saka lagt fram forslag til disponering av investeringsramme for infrastruktur for Fakta Helse Vest IKT la inn forslag om å auke investeringsramma for infrastruktur med bakgrunn i at Helse Vest IKT har overtatt ansvar for tele og signal frå 2014, og får 2 nye datahallar i Stavanger og 1 ny datahall i Bergen i løpet av I tillegg til dette har dollar kursen auka kraftig, slik at vi får mindre utstyr for investeringsmidlane. Investeringsbudsjettet for 2016 er ei vidareføring av ramma frå 2015 på 50 MNOK. Konsekvensen av auke omfang av infrastrukturen og endringa i valutakursar, gjer at gjennomsnittsalderen på utstyret vil auka, og at Helse Vest IKT vil måtte utsette ein del investeringar til I investeringsbudsjettet for 2016 har administrasjonen lagt inn behov for utskifting av gamalt utstyr, utstyr til nye datahaller i Stavanger og Bergen, samt ein del tiltak for å betre kvaliteten på tenestene Helse Vest IKT leverer. Det er og lagt inn investeringar for å møte ein forventa vekst på lagring for basistenestene. Det er ikkje tatt med kostnader til infrastruktur til nye prosjekt. Slik infrastruktur skal budsjetterast av kvart enkelt prosjekt og kjem i tillegg til dei investeringane som er vist nedanfor. Server og lagring har behov for å utvide serverkapasiteten slik at Helse Vest IKT kan levere fleire virtuelle serverar. For nettverk har administrasjonen lagt opp til å skifte ein del av utstyret som er over 5 år. Utbygging av trådlaust nettverk er ikkje med i dette budsjettet. Det er kvart enkelt HF som lagar utbyggingsplaner og stiller med investeringsramme for utbygging av trådlaust nett, jfr. og budsjett for Helse Vest IKT for 2016 (sak 071/15). Utskifting av dei eldste basestasjonane er tatt med i dette budsjettet. Ved overdraging av verksemd knytt til tele- og signal per september 2014, vart det ikkje avklart korleis investeringar innanfor dette området skal handterast. Dette punktet må det kome ei betre avklaring av til 2017 budsjettet. Administrasjonen vil og peike på prosjektkandidat innanfor dette området utvikla av program Alle møter. Dersom den prosjektkandidaten vert gjennomført, vil det gje eit løft for telefoniteknologi i Helse Vest. I tillegg til investeringar i infrastruktur, vert det og nytta 35 mill. kr. for reinvestering i utstyr innanfor den etablerte leigeordninga for PC, skrivarar, etc, jfr. sak 071/15 om budsjett for Helse Vest IKT for 2016.

49 3 Investeringsbudsjett infrastruktur 2016 Server og lagring Datahall, nettverk og strømforsyning Backup kapasitets utvidelse Datahall Barne- og Ungdomssenteret Helse Bergen Server kapasitets utvidelse Lagring, kapasitets utvidelse Nettverk WAN/Internett Datahaller, MPLS funksjonalitet Trådløst nett, utskifting av baser Fordeler oppgradering, alle HF Oppgradering kjernenett Datahall Barne- og Ungdomssenteret Helse Bergen Investeringsramme for dei private ideelle Klientdrift Terminal servere Tele og signal Pasientvarslingsanlegg Haukeland Universitetssykehus, Helse Bergen Oppgradering antenne anlegg Pasientvarslingsanlegg Bjørgvin DPS, Helse Bergen Oppgardering telefoni eksterne lokasjonar Helse Stavanger Alarmsentral, Sandnes DPS, Helse Stavanger Pasientvarslingsanlegg Stavanger Universitetssykehus, Helse Stavanger Uforutsette utgifter for alle grupper Sum

50 1 Styresak Går til: Styremedlemmer Føretak: Helse Vest IKT AS Dato: Sakshandsamar: Leif Nordland og Erik M. Hansen Saka gjeld: Justering budsjett for Helse Vest IKT for 2016 Arkivsak Styresak 085/15 B Styremøte Forslag til vedtak: 1. Styret godkjenner justeringer i budsjett for Helse Vest IKT for Viser til sak 071/15 om budsjett for 2016 for Helse Vest IKT der styret vedtok fylgjande; «Vedtak (samrøystes): 1. Styret godkjenner budsjett for Helse Vest IKT for Eventuelle endringar i portefølje (drift og/eller investering) som følgje av vedtak i Porteføljestyret i desember 2015 vert innarbeid i budsjettet. 3. Eventuelle endringar i HF-spesifikke investeringar som følgje av vedtak i HF-styra vert innarbeid i budsjettet.» Viser til sak 084/15 om portefølje for Vedtak i porteføljestyret endrar ikkje føresetnadane for Helse Vest IKT sitt budsjett for Det har heller ikkje kome til endringa i HF-spesifikke investeringar. I budsjett vedtatt var pensjonskostnad budsjettert med 41,0 mill. Aktuarberekna pensjonskostnad viser 48,4 mill, og auke er dekka i statsbudsjettet gjennom auke i basistilskot til Helse Vest. I budsjett vedtatt var tilskot til dekning av auke i pensjonskostnad lagt inn med 5,0 mill. I justert budsjett er pensjonskostnad auka med 7,4 mill, og tilskot frå Helse Vest auka med 7,4 mill, resultat effekt 0.

51 Styresak Går til: Styremedlemmer Føretak: Helse Vest IKT AS Dato: Sakshandsamar: Øyvind Sjøtun Røen, Fredrik Eldøy, Harald Flaten, Ørjan Andersen, Gjertrud Fagerli, Saka gjeld: Geir Granerud, Leif Nordland og Erik M. Hansen Utkast til Årlig melding til Helse Vest RHF for Helse Vest IKT for 2015 Arkivsak Styresak 086/15 B Styremøte Forslag til vedtak: 1. Styret godkjenner utkast Årleg melding til Helse Vest RHF for Helse Vest IKT for 2015 med dei merknadane som kom fram under handsaming av saka. 2. Administrasjonen innarbeider innspel, oppdaterer talgrunnlag og oversender endeleg versjon av Årleg melding til Helse Vest RHF for Helse Vest IKT for 2015 innan fristen 15. januar

52 Oppsummering Administrasjonen har utarbeida eit utkast til Årleg melding til Helse Vest RHF for Helse Vest IKT for 2015, jfr. vedlegg 1. Administrasjonen ber styret om innspel til utkastet. Administrasjonen vil innarbeid innspel frå styret i endeleg versjon av dokumentet. Fakta I styringsdokumentet for Helse Vest IKT for 2015 er det i punkt 5 Rapportering teke med fylgjande om årleg melding: Årleg melding I medhald av 34 helseføretakslova skal Helse Vest RHF sende ei årleg melding til Helse- og omsorgsdepartementet innan 15. mars Helse Vest IKT skal sende ei tilsvarande årleg melding til Helse Vest RHF. Fristen for årlig melding er 15. januar Denne meldinga skal inngå som underlag for Helse Vest RHF si melding til departementet. Det skal rapporterast på alle krav i styringsdokumentet. Det vil i løpet av 2013 bli sendt ut mal for årleg melding som Helse Vest IKT skal halde seg til. I lys av at frist for oversending til Helse Vest RHF er , har administrasjonen valt å utarbeide ein førebels versjon. I den grad det kjem til relevant informasjon i siste del av desember 2015, vil dette også bli innarbeid i den endelige versjonen. Administrasjonen har avklart med Helse Vest RHF at det ikkje er laga ein eigen mal for årleg melding frå Helse Vest IKT for Dokumentet er dermed basert på same mal som for tidlegare år. Styret gav innspel til årleg melding for 2012 om at det var ynskjeleg å korte ned dokumentet. Dette er, i tråd med føring gitt frå styret, gjort ved at oppdragsformuleringane ikkje er kopiert inn i den årlege meldinga, og ved at oppsummeringane er gitt på eit heilt overordna nivå. Styret har tidlegare og gitt innspel om at den generelle delen av årleg melding i mindre grad bør fokusere på korleis Helse Vest IKT er organisert og kva oppgåver som i detalj er utført, og i større grad fokusere på kva effektar Helse Vest IKT bidrar med overfor helseføretaksgruppa Helse Vest RHF. Administrasjonen har lagt begge desse føringane til grunn for utkast til årleg melding. 2

53 1 Vedlegg 1 til sak 086/15 Årleg melding til Helse Vest RHF 2015 Helse Vest IKT AS Versjon

54 2 ÅRLEG MELDING TIL HELSE VEST RHF FOR HELSE VEST IKT AS FOR 2015 Om Helse Vest IKT AS Helse Vest IKT AS vart etablert som eige aksjeselskap Helse Vest IKT AS er eit resultat av samanslåing av IKT-avdelingane ved helseføretaka i Helse Vest. Selskapet er eit heileigd dotterselskap av Helse Vest RHF. Selskapet er etablert med hovudkontor i Bergen, og kontor i Stavanger, Haugesund og Førde. Helse Vest IKT AS har fylgjande forretningsidé; Helse Vest IKT AS skal være leverandør av IKT-produkter og IKT-tjenester til spesialisthelsetjenesten i Helse Vest, med særlig fokus på foretaksgruppen Helse Vest RHF. Helse Vest IKT AS skal være den foretrukne IKT-leverandør basert på kosteffektivitet, kvalitet, nærhet, bransjekunnskap og bred erfaring. Helse Vest IKT AS skal bidra til å forbedre helsetjenesten ved innovativ bruk av IKT. Helse Vest IKT AS skal bidra til at løsninger blir anskaffet, innført og forvaltet i tråd med brukernes behov og foretaksgruppens strategiske mål. Helse Vest IKT AS skal levere IKT-tjenester som alltid er tilgjengelig for kundene ved behov. Helse Vest IKT AS har som formål å levere IKT-tenester til alle helseføretaka som inngår i føretaksgruppa Helse Vest RHF. I tillegg kan Helse Vest IKT AS levere IKT-tenester til ein avgrensa ekstern marknad innan helsesektoren der dette er naturlig. Helse Vest IKT skal bidra til at IKT vert nytta av helseføretaka slik at desse kan nå sine målsetjingar om å yte gode og effektive spesialisthelse-tenester til brukarane. Helse Vest IKT er organisert slik det framgår av figuren organisasjonskartet. Den årlege meldinga for 2015 er to-delt, fyrst ein gjennomgang av nokre av Helse Vest IKT sine bidrag til «forenkling av pasientbehandlinga» i 2015 og deretter ein gjennomgang av korleis Helse Vest IKT har levert i høve oppdragsdokumentet for 2015.

55 3 Del I. Bidrag frå Helse Vest IKT til «forenkling av pasientbehandlinga» KULE rullar vidare Helse Vest IKT sitt system for Kurve- og legemiddelhandtering har i 2015 blitt rulla ut i fleire avdelingar på Haukeland sjukehus. I 2015 har Helse Vest IKT begynt arbeidet med å leggje til rette, pilotere og innføre heilskapleg kurve- og legemiddellogistikkløysingar. Helse Vest tek i bruk tyske Meona si elektroniske kurveløysing som er velprøvd og i drift på ei rekkje sjukehus i Tyskland. Løysinga skal erstatte dagens papirkurver, og omfattar også lagerhold for legemiddel på sjukehuspostane og bestilling av legemiddel frå sjukehuspostane til sjukehusapotek. Innovatør, Eva Backer frå Helse Vest IKT snakkar med ein sjukepleiar på Mottaksklinikken for å høyre korleis KULE-systemet har blitt mottatt. Foto: Øyvind Sjøthun Røen Pilotering handlar om å teste ut alle deler ved løysinga, som generell funksjonalitet, nye arbeidsprosessar, integrasjonar med medisinsk utstyr og andre deler av pasientjournalen og sjå til at overføringa mellom avdelingar går som planlagd. Ut med papiret For å få til ein pilot som dekkjer alle desse områda, held vert det gjennomført ei omfattande pilotering. Først ut var Lungeavdelinga, som begynte i mai I september starta Medisinsk avdeling og i november Mottaksklinikken. Alle avdelingane er i Helse Bergen HF. Totalt har om lag 800 medarbeidarar blitt involvert i piloteringa. Erfaringane med systemet har så langt vore positive. Skal spare millionar Målet med KULE er at ein skal kunne spare tid på å digitalisere arbeidsprosessane til helsearbeidarane. I Helse Bergen har dei no tru på at prosjektet vil kunne bidra til innsparing.

56 4 Anita Bildøy (th.) får instruksjonar på korleis ho skal bruke nettbrett i KULE-prosjektet. Foto: Øyvind Sjøthun Røen Alle bileta på ein plass I mai starta piloten på Digitalt Medie Arkiv (DMA) ved Hudavdelinga. Innan 2016 skal alle bileta inn i den store databasen. Tidlegare har viktige bilete av pasientar vore lagra på lokale datamaskinar, i hyllar og skap, på minnebrikkar og på eksterne harddiskar. Dette har ikkje vore bra og ulempa er at bileta ofte ikkje er tilgjengelege for andre og kan vere vanskelege å finne attende til. Med DMAprosjektet ønskjer ein å få ein slutt på dette. Ved å gjere bileta tilgjengeleg i ein stor database vil vi skape større tryggleik og sørgje for at den relevante informasjonen er lett tilgjengeleg. Eit viktig skritt er å kople billeddatabasen saman med pasientjournalane. Bilete visar ein skjermdump frå DMA-programmet, der legane enkelt kan spele av video og sjå nærmare på bilete som ligg lagra.

57 5 Gode erfaringar frå Gastrokirurgisk avdeling I mai 2015 starta den første piloten på Hudavdelinga og Gastrokirurgisk avd. på Haukeland sjukehus, Helse Bergen HF. Avdelingane er så langt godt fornøgd med systemet. Bruk av multidisiplinære team for å vurdere pasientar med kreft og andre alvorlege diagnosar blir stadig meir vanleg, og prosjekt pakkeforløp kreft legg opp til stor bruk av slike møter i regionen. Prosjekt pakkeforløp kreft legg opp til at DMA skal sikre at relevante bilete finst frå ei kjelde, og ikkje opptil kjelder som det har vore tidlegere. Dette skal gjere møta meir effektive både med tanke på planlegging og gjennomføring. Målet er alle bilete skal inn i DMA innan utgangen av Positiv framgang når Alle Møter Alle Møter-prosjektet kan allereie vise til svært gode tal. Sjukehusa i Helse Vest behandlar fleire pasientar enn nokon gong og ventetida er korta ned. Alle møter starta opp som eit prosjekt i 2013, og er eit av dei prosjekta i Helse Vest som det blir satsa mest på dei siste åra. Målet er at ventetida blir kortare, planlegginga betre og at fleire møter til timane sine. Med dei ulike løysningane vil Helse Vest IKT gjere det enklare å halde ein god dialog mellom sjukehus og pasient. Pasienten kan få oversikt over timar, og få endra avtalen om den ikkje skulle passe har så langt vist at løysingane frå Alle Møter-prosjektet fungerer godt. Sjukehusa i Helse Vest behandlar fleire pasientar enn nokon gong og ventetidene er korta ned. I tillegg ser vi færre fristbrot og talet på korridorpasientar er det lågaste som er registrert sidan Ei av årsaka til dei reduserte ventetidene er tiltaka gjennomført i forbindelse med prosjektet «Alle Møter», med langsiktig oppgåveplanlegging, auka utnytting av poliklinisk kapasitet, færre tapte timar p.g.a. manglande oppmøte og frigjering av tidsbruk til endring av timar. Når fristbrota er vekke, vil ein starte eit målretta arbeid med å redusere ventetidene ytterligare, særleg ved dei poliklinikkane og avdelingane med lengst ventetid Opna for tovegskommunikasjon Det har lenge vore mogleg å sende melding til sjukehuset elektronisk via vestlandspasienten.no, men frå november i 2015 vart det og opna for at pasienten kan få svar elektronisk. Meldingane frå pasienten og svara frå sjukehuset blir journalført. Sidan det er snakk om personopplysingar, er sikkerheitsnivået høgt, dvs. pasienten loggar seg på gjennom den nasjonale ID-porten ved BankID eller BankID på mobil. Lanserar app i januar Med vestlandspasienten.no kan pasientane sjå sine timeavtalar og status på tilvisingane sine på nett. Dei kan kommunisere med sjukehuset om dei har spørsmål eller ønskjer å endre timen. No gjer vi det enda enklare for pasientane og lanserer i januar den nye mobilappen «Helsa mi». Alt for å få fleire pasientar til å møte til avtalt time.

58 6 Foto: Helse Vest RHF Elektronisk tilgang i 2016 I løpet av 2016 skal pasientar i Helse Vest, over 16 år, få tilgang til journalen sin på nett via vestlandspasienten.no. Foreldre og føresette kan sjå journalen til barn under 12 år. Det er den såkalla Helse Nord-løysinga som skal brukast. Denne har blitt testa på pasientar frå Universitetssjukehuset Nord-Norge (UNN), og vert om kort tid gjort tilgjengeleg for alle pasientar i Helse Nord. Eit snautt halvår seinare satsar Helse Vest på å kunne tilby det same gjennom vestlandspasienten.no. Siste innspurt for Støtte til samhandling Programmet, Støtte til samhandling har hatt høg aktivitet i 2015, der det særleg har vore fem fokusområde. Støtte til Samhandling er gjennomført over fleire år, men er no i ferd med å bli avvikla har i den samanheng vore eit viktig og innhaldsrikt år for programmet, som det siste året i hovudsak har bestått av fem delprosjekt. Basismeldingar Føretaka i Helse Vest samhandlar no elektronisk med legekontora i sitt område på ein sikker måte, som gjer det mogleg å bytte ut papiret med elektronisk samhandling. Helse Vest IKT har også bygga opp eit forvaltingsapparat som overvaker alle meldingar som vert sendt. Her blir det sikra at Helse Vest tek imot applikasjonskvitteringar på alle meldingar som vert sendt ut. Pleie og Omsorgsmeldingar (PLO) I Helse Vest har ein lagt til rette for elektronisk kommunikasjon av pleie- og omsorgsmeldingar (PLO) til kommunane. Det vert arbeid vidare med tilrettelegging, slik at alle føretaka kan samhandle med alle kommunane på Vestlandet, ikkje berre innanfor deira eiga samhandlingsområdet. Prosjektet har vidare hatt fokus på å etablere opplæringsmateriell, rutinar og løysing for bruk av PLO-meldingar til kommunar innan psykisk helse. Helse Stavanger, Helse Fonna og

59 7 Helse Førde brukar no denne løysinga og det er planlagt at Helse Bergen tek den i bruk i løpet av desember. Frittståande dialogmeldingar På vegne av Nasjonal IKT HF har Helse Vest i 2015 også gjennomført ein nasjonal pilot for dialogmeldingar mellom legar i føretak og fastlegar. Meldingane vert lagra i pasienten sin journal og er med på å sikre pasientbehandlinga. Piloten har blitt godt teke imot av både legar i føretaka og fastlegar. To avdelingar i Helse Bergen, alle avdelingane på Haraldplass Diakonale Sykehus, samt 16 fastlegar har vore med i piloten. Adressering Prosjektet har, saman med Helsedirektoratet, satt fokus på bruk av tenestebasert adressering i meldingar. Det er blitt klargjort for slik adressering i Norsk Helsenett sitt adresseregister. I samarbeid med leverandørar av legekontorløysingar har legekontor blitt oppgradert til bruk av tenestebasert adressering. Interaktiv tilvising og rekvisisjon (IHR) Helse Vest si løysing for interaktiv tilvising og rekvisisjon (IHR), DIPS Interactor, er no installert og tatt i bruk i meir enn 160 legekontor i primærhelsetenesta. Løysinga gjev legar i primærhelsetenesta eit enklare og betre verktøy til å rekvirere laboratorietenester og til å sende bildediagnostiske og kliniske tilvisingar til helseføretaka i Helse Vest. Løysinga for interaktiv tilvising og rekvisisjon (IHR) får gode tilbakemeldingar frå legekontora. Laboratoria i helseføretaka er klare på at IHR er ei kritisk løysing for deira elektroniske samhandling med legekontora. Ny seksjon, betre overvaking I september 2015 opna Helse Vest IKT Driftssenteret. Dei skal vere ope 24 timar i døgnet saman med Kundesenteret. Det døgnbemanna Driftssenteret skal overvake dei sentrale tenestene, også om natta og på heilagdagar. Dersom det vert oppdaga alvorlege feil, vil desse bli forsøkt retta før brukarane blir ramma. I tillegg vil Kundesenteret sørgje for at telefonlinja alltid er open for kundane. Foto: Helse Vest IKT

60 8 Del II. Oppfølging av styringsdokumentet for Helse Vest IKT for 2015 Det er i nedanfor gitt ei kort oppsummering av resultat i høve dei krav som er gitt i styringsdokumentet for Helse Vest IKT for 2015, jfr. sak 011/15. Leveransar (4.1) Helse Vest IKT har gjennom heile 2015 arbeid med å levere på dei overordna målsetjingane som det er peikt på i oppdragsdokumentet. Resultata har vore framlagt både for styret og for helseføretaka gjennom rapport om verksemda til styret og månadleg servicerapport til helseføretaka. Helse Vest IKT har gjennom samarbeid med Helse Vest RHF og helseføretaka medverka til utvikling av dei område som er nemnt under punktet leveransar i styringsdokumentet. Vi vil her særleg gje fylgjande merknader; Helse Vest IKT opna frå eit døgnbemanna Driftssenter som og er bemanna med kompetanse frå Kundesenteret. Dermed er Helse Vest IKT alltid opent! Helse Vest IKT har teke aktivt del i arbeidet med å realisere gevinstar av konsolidering av Felles EPJ. Dette har vore eit krevjande arbeid der det har vore naudsynt å ta ei rekkje omsyn. Kompetanse og kapasitet i Integrasjonssenter har utvikla seg positivt. Samtidig har etterspørselen etter integrasjonar auka. Dermed er kapasitet for Integrasjonssenter framleis eit krevjande tema. Helse Vest IKT AS har delteke i arbeidet med å vidareutvikle styringsstrukturen for IKT i Helse Vest. Dette er prioritert med nødvendige ressursar og kompetanse for å sikre at program og prosjekt når sine mål i tråd med dei rammene som blir vedtekne for investeringar og volum i prosjektporteføljen. Informasjonsteknologi og digitale tenester (4.2) I styringsdokumentet for 2015 er Helse Vest IKT beden om bidra til å nå måla i «Meld. St. 9 ( ) Én innbygger én journal». Helse Vest IKT har delteke i nasjonale prosjekt, primært gjennom Nasjonal IKT HF og i samarbeid med Helsedirektoratet. Særleg har Helse Vest IKT gitt innspel til i arbeidet med utgreiing av konsept for «En innbygger en journal». Gjennom «Alle møter» og arbeidet med Vestlandspasienten.no, har Helse Vest IKT aktivt tatt del i vidareutvikling av tenestene innanfor Helse Vest IKT deltar aktivt i den nasjonale anskaffinga i regi av Nasjonal IKT HF knytt til løysingar for AMK og implementering av løysing for H-resepter. Gjennom 2015 er det arbeid med overføring av aktivitetar frå programmet Støtte til samhandling til ulike seksjonar i Helse Vest IKT for forvaltning av meldingsutvekslinga. Programmet vert avslutta ved utgangen av 2015, deretter vert forvaltninga fylgt opp av har Helse Vest IKT. Helse Vest IKT har godt samarbeid med Norsk Helsenett SF sine prosjekt for meldingsutveksling, bruk av adresseregister (OSEAN). Helse Vest IKT samarbeid og med Helsedirektoratet sitt program Felles Infrastruktur (FIA).

61 9 Adm. dir. i Helse Vest IKT er styremedlem i Nasjonal IKT HF og sit som bisittar (for Herlof Nilssen) i Helse- og omsorgs-departementet si ehelse-gruppe. Adm. dir. representerer Helse Vest RHF i Nasjonalt utval for IT-prioritering i helse- og omsorgssektoren (NUIT). Helse Vest IKT har, i samarbeid med dei andre regionane og Nasjonal IKT HF bidratt til systematisk arbeid for å førebyggje, forhindre og avdekke svikt/avvik i dei pasientadministrative systema. Eit særleg tema i 2015 har vore oppfylgjing av Riksrevisjonen sin kontroll med tilgang til EPJ. Helse Vest har saman med helseføretaka presentert ein oversikt over avvik, og ein plan for lukking av avvik. Dette vert fylgt opp av Regionalt EPJ fagforum i Helse Vest. Eit element her er statistisk logganalyse der Nasjonal IKT har fullført eit forprosjekt lagt til Oslo Universitetssykehus og basert på resultat frå dette prosjektet, tilrådd etablering av ei nasjonal teneste lagt til Norsk Helsenett SF. Samordning på tvers av regionane (4.3) Helse Vest IKT har tett samarbeid med Nasjonal IKT HF og HINAS AS. Helse Vest IKT har avtale med Helsetjenestens Driftsorgansasjon for Nødnett (HDO) om å levere tenester som «feltapparat» for teknologi knytt til nødnett plassert i Helse Vest. Kvalitet og utvikling (4.4) I styringsdokumentet for 2015 er Helse Vest IKT AS bedt om å arbeide kontinuerleg med kunnskapsutvikling og kvalitet, og at nasjonale og regionale tiltak som understøttar dette blir følgt opp. Helse Vest IKT har etablert eit eige overvakingssenter. Senteret skal samarbeid tett med IKTfagsenter og avdeling Tenesteproduksjon for å sørge for at feil vert avdekka før brukarane merkar effekten av feilen. Helse Vest IKT leverer månadleg servicerapport til alle kundar og til kvart styremøte ein verksemdsrapport som inneheld kvalitetsindikatorar for IKTproduksjonen, oppetid for system, status for prosjektportefølje, økonomi og personellressursar/fråvær/ turn over. Helse Vest IKT har gjennom 2015 delteke i arbeidet med vidareutvikling av «Portefølje, program og prosess» (PoPP). Helse Vest IKT er deltek i arbeid med å innføre CA PPM som verktøy for porteføljestyring. Helse Vest IKT har i 2015 utvida det månadlege målekortet med informasjon om gjennomføring av prosjektportefølje og status for leveransar av integrasjonar. Miljø- og klimaarbeid (4.5) I styringsdokumentet for 2015 er Helse Vest IKT AS beden om å ha høg merksemd kring miljø og klimaspørsmål. Helse Vest IKT har følgt dette opp gjennom Helse Vest IKT vart i november 2014 sertifisert av Det norske Veritas etter ISO I november 2015 har DnV gjennomført, med godt resultat, ein årleg revisjon av miljøsertifikatet. I revisjonen inngikk gjennomgang av miljøkrav ved innkjøp, og dokumentasjon av omfang der det er stilt miljøkrav. Beredskap (4.6) Helseføretaka er svært avhengige av IKT. Bruk av IKT er kritisk i drifta av helseføretaka og stiller difor krav om forsvarlige løysingar for beredskap knytt til IKT. Liv og helse for pasientar ved ei rekkje avdelingar kan verte utfordra ved bortfall av IKT. Helse Vest IKT har deltek aktivt i arbeidet med revisjon av den regionale beredskapsplanen for Helse Vest.

62 10 Informasjonssikkerheit (4.7) Helse Vest IKT har godt samarbeid med Norsk Helsenett SF sine prosjekt for meldingsutveksling, bruk av adresseregister (OSEAN) og arbeidet med å utvikle HelseCSIRT (Computer Security Response Team). Helse Vest IKT arbeider kontinuerleg med tiltak knytt til risiko- og sårbarheita for infrastrukturen. Risiko- og sårbarheitsvurdering og status for gjennomføring av tiltaksplan vert lagt fram for styret i Helse Vest IKT minst ein gong årleg. Helse Vest IKT har i 2015 arbeid med risiko- og sårbarheit i tråd med det regionale retningslinjene for risikostyring. Innovasjon (4.8) I styringsdokumentet for 2014 er det gitt mål om at Helse Vest IKT skal vidareføre satsinga på innovasjon i tråd med gjeldande tiltaksplanar og føringar». Helse Vest IKT etablerte i juni 2011 ein eigen seksjon for arkitektur og innovasjon. Frå april 2015 vart denne seksjonen endra til ei eiga avdeling i Helse Vest IKT. Dette for å auke fokus på både arkitektur og innovasjon. Etablering av Helse Vest Innkjøp HF (4.9) Helse Vest IKT har bidratt til etableringa av Helse Vest Innkjøp HF. Per var to medarbeidarar innan innkjøp verksemdsoverdratt frå Helse Vest IKT AS til Helse Vest Innkjøp HF. Helse Vest IKT har levert relevante tenester innanfor IKT til Helse Vest Innkjøp. Helse Vest IKT fekk gode tilbakemelding for desse leveransane. Forventningar til gevinstrealisering og organisasjonsutvikling (4.10) Helse Vest IKT bidrar til det regionale arbeidet med gevinstrealisering som fylgje av investeringar og utvikling innanfor IKT-området. Helse Vest IKT bidrar med metodikk knytt til gevinstrealisering og med bruk av denne metodikken innanfor fleire program og prosjekt. Helse Vest IKT har sett dette tema på dagsorden i styret for Helse Vest IKT, i regional leiarsamling, i dialogen med helseføretaka og innanfor de ulike program og prosjekt. Økonomisk resultat, miljø og likestilling (Dette vert først ferdigstilt ved godkjenning av årsrekneskap og styret sin årsberetning). Om miljø Helse Vest IKT AS er ein ny organisasjon samansett av ulike IT-avdelingar med ulik bakgrunn, kultur og identitet. Organisasjonsutvikling mot felles verdiar, god lagånd og omstilling frå forvaltningskultur til ein kundeorientert kultur er viktige utfordringar for selskapet. Ein opplever å ha komen langt i arbeidet med ein god og felles kultur på tvers av lokasjonar og avdelingar, internt i selskapet og med føretaka i Helse Vest. Om likestilling 43% av dei eigarvalde styrerepresentantane er kvinner. 46 % kvinner i styret samla sett. 30 % av leiinga (inkl. stabsleiarar) er kvinner, 20 % av avdelingsleiarane er kvinner, 35 % av seksjonsleiarane er kvinner. Helse Vest IKT AS tilset den best kvalifiserte søkjaren til stillingar uavhengig av kjønn. Selskapet vurderer det som viktig å ha bredde i arbeidsstyrken og vil føretrekke kvinner i stillingar innanfor mannsdominerte seksjonar og menn innanfor kvinnedominerte seksjonar, når andre kvalifikasjonar elles er like.

63 Styresak Går til: Styremedlemmer Føretak: Helse Vest IKT AS Dato: Sakshandsamar: Saka gjeld: Fredrik Eldøy, Harald Flaten, Ørjan Andersen, Gjertrud Fagerli, Geir Granerud og Erik M. Hansen Rapportering av risiko per 3. tertial 2015 Arkivsak Styresak 087/15 B Styremøte Forslag til vedtak: 1. Styret tar rapportering av risiko for Helse Vest IKT per 3. tertial 2015 til etterretning. 2. Styret ber administrasjonen fylgje opp risikobiletet i Helse Vest IKT. Oppsummering Viser til «Retningslinjer for risikostyring i Helse Vest» versjon 4.0 for 2012 som blei behandla og godkjent Helse Vest RHF styresak 033/12 «Gjennomføring av risikostyring i føretaksgruppa i helse Vest, revidering av retningslinjer». Etter 2013 skal ikkje risikovurderinga rapporterast til Helse Vest RHF, men som tidlegare år følgjast opp av styra. Rapportering på risiko i Helse Vest IKT fylgjer vedtekne retningslinjer. Fakta Administrasjonen har utarbeid ei vurdering av status på risiko per utgangen av 3. tertial Det er berre det overordna risikobiletet som er presentert i vedlegg 1 til denne saka. Detaljane er ikkje lagt fram for styret, jfr. tidlegare avklaringar med styret. Risiko 2.2D er endra frå gult til raudt pga. at det er i perioden har vore stort behov for prosjekt- og testleiarar. Helse Vest IKT har ikkje hatt tilsvarande med kapasitet og kompetanse tilgjengelig. Konklusjon Administrasjonen er av det syn at risikovurderinga viser ein handterleg situasjon for Helse Vest IKT per utgangen av 3. tertial

64 Vedlegg 1 til Sak 087/15 Rapportering av risiko for Helse Vest IKT AS per 3. tertial 2015 Matrise for rapportering av risiko: Risikomatrise 1. tertial 2015: Konsekvens Sannsynligheit Svært stor Stor Moderat Liten Svært liten Risikomatrise 2. tertial 2015: Konsekvens Sannsynligheit Svært stor Stor Moderat Liten Ubetydeleg Lav Moderat Alvorleg Svært alv./kritisk 1.1C,1.1D, 1.1E, 1.1F, 2.2D, 2.1A, 2.1E, 2.2E, 2.3A 1.1A, 1.1B, 1.1G, 2.1C, 2.1D, 2.2A 2.1B Ubetydeleg Lav Moderat Alvorleg Svært alv./kritisk 1.1C, 2.2D, 2.1A, 2.3A 1.1E, 1.1F, 2.1C, 2.1D, 2.1E, 2.2E, 2.2A Svært liten 1.1A, 1.1B, 1.1D Risikomatrise 3. tertial 2015: Konsekvens Sannsynligheit 2.1B Ubetydeleg Lav Moderat Alvorleg Svært alv./kritisk Svært stor 2.2D Stor Moderat 2.3A 2.1B Liten 1.1E, 1.1F, 2.1C, 2.2A Svært liten 1.1A, 1.1B, 1.1C 1.1D, 2.1A, 2.1D, 2.1E, 2.2E Grønt: Tiltak er ikkje naudsynt Gult: Tiltak må vurderast Rødt: Snarlege tiltak er naudsynt 1

65 Vedlegg 1 til Sak 087/15 Oppsummering Styringsmål 1: Helse Vest IKT skal sørgje for stabil drift med god kosteffektivitet, høg brukartilfredshet og god informasjonstryggleik. Delmål 1A: Gjennomføre etablering av 24/7 driftssenter. Dette vil føre til større fokus på proaktiv drift og raskare handtering av feilsituasjonar som oppstår. Risikoelement Tertial 1 Tertial 2 Tertial 3 1.1A : Forseinkingar i gjennomføringa på grunn av uføresette forhold. Rekruttering og turnusarbeid. Delmål 1B: Auka krav til oppfølging av meldingsflyt. Risikoelement Tertial 1 Tertial 2 Tertial 3 1.1B: Det er mange årsakar til at ein melding ikkje kjem fram. Feil adresse, ingen mottakar, mottakar har flytta, mottakar kvitterar ikkje ut etc. Ansvarsforhold mellom HF, mottakar og meldingsbringar Helse Vest IKT må klargjerast meir. Delmål 1C: Sikre og vidareutvikle god bruk av Felles EPJ for Helse Vest. Risikoelement Tertial 1 Tertial 2 Tertial 3 1.1C: Den samla kompleksiteten mellom system og organisasjon gjer at samhandlinga lokalt, regionalt og nasjonalt om bruk og utvikling av DIPS ikkje er godt nok innretta for å sikre at feil ikkje oppstår. Delmål 1D: Handtere eventuelle driftsproblem med konsolidert DIPS. Risikoelement Tertial 1 Tertial 2 Tertial 3 1.1D: Kundesenteret kan maksimalt handtere 100 telefonar pr time, DIPS nede vil generere telefonar pr time. Telefonmelding kan maksimalt spille av talemelding til 16 om gangen. Delmål 1E: Etablere «SLA» avtale med helseføretaka om tekniske leveranse til datahallar. Risikoelement Tertial 1 Tertial 2 Tertial 3 1.1E: Etablere «SLA» avtale med helseføretaka om tekniske leveranse til datahallar. Manglande dialog og dermed manglande resultat. Delmål 1F: Betre samhandling og handtering av medisinsk-teknisk utstyr. Risikoelement Tertial 1 Tertial 2 Tertial 3 1.1F: Manglande samarbeid, manglande felles forståing, prioritering, manglande fokus i dialogen rundt medisinsk-teknisk utstyr (MTU). 2

66 Vedlegg 1 til Sak 087/15 Styringsmål 2: Helse Vest IKT skal bidra til å gjere pasientbehandlinga enklare ved utvikling av tenester i nær dialog med føretak og brukarar og ved bidrag til innovativ bruk av IKT. Delmål 2A: Bidra til kontinuerlig utvikling av IKT-løysingar gjennom å legge til rette for eit tett samarbeid med helseføretaka og med dei ulike leverandørane av teknologi og løysingar. Risikoelement Tertial 1 Tertial 2 Tertial 3 2.1A: Samarbeid om prosjekt med helseføretaka. Manglande kompetanse frå linjeorganisasjonen som bidreg i utviklingsprosjekta og forbereder ein komande driftssetting av løysingane. 2.2A: Drifts- og utviklingsmøter. Lite formålstenleg form og deltaking på møta. 2.3A: Leverandørmøter. Lite formålstenleg form og deltaking på dialogmøta. Delmål 2B: Medverke til auka fokus på verksemdsarkitektur slik at den støtter opp under innovasjon og føretaksgruppa sine strategiske målsettingar. Risikoelement Tertial 1 Tertial 2 Tertial 3 2.1B: Regionalt arkitekturkontor (RAK). Manglande kapasitet og kompetanse, samt manglande koordinering mellom prosjekt/satsingar. Delmål 2C: Medverke til auka satsing på innovasjon der teknologi spelar ei vesentleg rolle. Risikoelement Tertial 1 Tertial 2 Tertial 3 2.1C: Innovasjonsarbeidet. Manglande kompetanse og/eller kapasitet til å kunne gje gode bidrag. Delmål 2D: Levere program-, prosjekt- og testleiing til gjennomføring av viktige prosjekt i føretaksgruppa, primært med interne ressursar. Risikoelement Tertial 1 Tertial 2 Tertial 3 2.1D: Utfordrande å rekruttere slik kompetanse, i tråd med budsjetterte tal stillingar. 2.2D: Behovet for prosjekt- og testleiing samsvarar ikkje med budsjettert tal stillingar, slik at talet på innleigde må oppretthaldast eller aukast. Delmål 2E: Levere integrasjoner iht. prioriteringer i Prioriteringsforum og avtalt tid, kost og kvalitet. Risikoelement Tertial 1 Tertial 2 Tertial 3 2.1E: Ekstern meldingsplattform. Naudsynt oppgradering av plattforma er komplekst, tid- og ressurskrevjande arbeid. 2.2E: Integrasjonar. Krevjande å bygge opp kompetanse og ha nok kapasitet i integrasjonssenteret, andre seksjonar i Helse Vest IKT, i helseføretaka og hjå leverandørane til å levere integrasjonar effektivt. Fylgjande skalaer for sannsynlegheit og konsekvens er brukt. Dette er i samsvar med retningslinjer for risikostyring i Helse Vest. Sannsynligheit Konsekvens Svært liten Skjer tilnærma ikkje/er ikkje tilfelle Ubetydeleg Ingen betydning for måloppnåinga Liten Vil skje sjeldan/er sjeldan tilfelle Lav Liten betydning for måloppnåinga Moderat Kan skje/vere tilfelle Moderat Vil ha innverknad på måloppnåinga Stor Vil med stor sannsynligheit skje/vere tilfelle Alvorleg Betydeleg innverknad på måloppnåinga Svært stor Vil skje/er tilfelle Svært alvorleg/kritisk Svært stor innverknad på måloppnåinga 3

67 Styresak Går til: Styremedlemmer Føretak: Helse Vest IKT AS Dato: Sakshandsamar: Erik M. Hansen Saka gjeld: Gjennomgang av styrande dokument for Helse Vest IKT Arkivsak Styresak 088/15 B Styremøte Forslag til vedtak: 1. Styret er kjend med og tek til etteretning følgjande dokument: a. Styreinstruks for Helse Vest IKT AS b. Vedtekter for Helse Vest IKT AS c. Instruks for adm. dir. i Helse Vest IKT AS d. Etiske retningslinjer for føretaksgruppa Helse Vest 1

68 Oppsummering Viser til sak 025/14 i styremøtet vedr. «Gjennomgang av styrande dokument for Helse Vest IKT AS». Fakta Fylgjande er henta frå protokollen for sak 025/14; «25/14 Gjennomgang av styrande dokument for Helse Vest IKT Oppsummering: Administrasjonen har tidlegare avventa ein gjennomgang av styrande dokument i Helse Vest RHF i påvente av slik gjennomgang for Helse Vest RHF, jfr. tidlegare orienteringar frå adm. dir. Helse Vest RHF hadde i sak 035/14 i styremøtet ein samla gjennomgang av sine styrande dokument. Administrasjonen har, basert på desse dokumenta, og i dialog med eigardirektør i Helse Vest RHF, i denne saka lagt fram styrande dokument for Helse Vest IKT. Vedtektene har blitt endra ved dei tidspunkt der det er gjort endringar i talet styremedlemmer. Utover slike endringar, er det ikkje gjort endringar i vedtektene. Styreinstruksen vart fyrste gong godkjent Framlagde versjon er ein revidert versjon. Styret gav fylgjande merknader til styreinstruksen; o Punkt 2.1, andre avsnitt vert endra til: "Styret i Helse Vest RHF vedtar hvem som skal møte i generalforsamling på vegne av aksjeeier". o Punkt 4.4, fjerde avsnitt: Stryk ordet "foreløpig". o Punkt 4.6, andre avsnitt vert reformulert til; "De som har stemt for et forslag som innebærer en endring i den etablerte tilstanden i selskapet, " Adm. dir. avklarar endringane med eigardirektør og informerer styret om resultatet. Adm. dir. avklarar og med eigardirektør om godkjenning av styreinstruks er lagt til styret, eller om den skal godkjennast av generalforsamlinga. Instruks for AD har ikkje vore godkjent årleg. Den versjonen som er lagt fram for godkjenning er utarbeid basert på instruks for adm. dir. i Helse Vest RHF. Instruksen er omarbeid ifht. krav gitt i Aksjelova og tilpassa den funksjonen Helse Vest IKT har i føretaksgruppa. Retningslinjer for styrearbeid er veldig retta mot helseføretaka, og ikke for Helse Vest IKT. Den kan sendast til styremedlemmar som ynskjer kopi. Styret ba administrasjonen sørgje for at dei Etiske retningslinjene er gjort kjent for tilsette via Intranett. Vedtak (samrøystes): 1. Styret godkjente revidert styreinstruks og revidert instruks for adm. dir. i Helse Vest IKT AS. 2. Styret er kjend med og tok til etteretning følgjande dokument etter dei endringar som har kome fram i diskusjonen: a. Vedtekter for Helse Vest IKT AS b. Etiske retningslinjer for føretaksgruppa Helse Vest» Alle merknader frå handsaming av sak 25/14 vart gjennomgått med eigardirektør Ivar Eriksen, Helse Vest RHF, i 2014 og vart bekrefta OK. Fylgjande styrande dokument vert ved denne saka lagt fram for styret; Vedtekter for Helse Vest IKT AS (uendra) Styreinstruks for Helse Vest IKT AS (revidert versjon, jfr. over) Instruks for adm. dir. i Helse Vest IKT AS (uendra) Etiske retningslinjer for føretaksgruppa Helse Vest (Tilsvarande dei som vart lagt fram for styret i Helse Vest RHF i møte ) 2

69 VEDTEKTER HELSE VEST IKT AS

70 1 Foretaksnavn Selskapets foretaksnavn er Helse Vest IKT AS. Selskapet er et aksjeselskap. 2 Forretningskontor Selskapets forretningskontor er i Bergen kommune. 3 Formål Selskapet er en integrert del av Helse Vest sin samlede organisasjon, og skal bidra til at helseforetakenes målsetting om å yte gode og effektive spesialisthelsetjenester til brukerne realiseres. Selskapets formål er å levere IKT-tjenester til alle virksomheter som inngår i foretaksgruppen Helse Vest og tilknyttet virksomhet. Tjenestene skal leveres til en kvalitet og til priser som av bestiller oppfattes som konkurransedyktige. I tillegg kan selskapet levere IKT-tjenester til et eksternt marked innen helsesektoren der dette er naturlig. Selskapet har ikke erverv til formål. 4 Aksjekapital Selskapets aksjekapital er NOK ,-, fordelt på 1000 aksjer hver pålydende NOK 500,-. Selskapets aksjer skal ikke registreres i Verdipapirsentralen. 5 Styre Selskapets styre skal bestå av 11 medlemmer. Sju styremedlemmer velges av selskapets generalforsamling. Generalforsamlingen fastsetter hvem som skal være styrets leder. Fire styremedlemmer med varamedlemmer velges av og blant de ansatte. 6 Signatur og prokura Selskapets firma tegnes av styrets leder. 7 Daglig leder Selskapet skal ha en daglig leder som tilsettes av styret. 8 Ordinær generalforsamling Ordinær generalforsamling skal avholdes innen 6 måneder etter utgangen av hvert regnskapsår. Generalforsamling kan avholdes det sted Helse Vest RHF måtte bestemme.

71 På den ordinære generalsforsamling skal følgende saker behandles og avgjøres: 1. Godkjennelse av årsregnskapet og årsberetningen. 2. Andre saker som etter loven eller vedtektene hører under generalforsamlingen. 9 Utbytte og omsetning Det kan ikke deles ut utbytte til aksjeeier, verken etter reglene for utbytte eller innløsning av enkeltaksjer, med unntak for tilbakebetaling av innskutt aksjekapital og overkurs. Ved en eventuell oppløsning av selskapet, skal selskapets eventuelle midler etter at all gjeld er dekket og etter at aksjeeier har fått tilbake den innskutte kapital, anvendes i samsvar med de formål som er nevnt under punkt 3. * * *

72 Styreinstruks for Helse Vest IKT AS Side 1 av 8 STYREINSTRUKS FOR HELSE VEST IKT AS

73 Styreinstruks for Helse Vest IKT AS Side 2 av 8 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Selskapets organer Selskapets generalforsamling Selskapets styre Daglig leder Styrets oppgaver Formålet med styrets arbeid Styrets hovedoppgaver Årsplan for styrearbeidet Saksbehandlingsregler Forberedelse av saker Innkalling til styremøte Møteform Rett og plikt til å delta på styremøte Møteleder Beslutningsdyktighet Protokollførsel Informasjon fra styremøte Styrets sammensetning Styrets medlemmer Habilitet Taushetsplikt og etikk Lojalitet Styrets plikter i forhold til generalforsamlingen Innkalling til generalforsamling Møteplikt Selskapets representasjon Daglig leder Daglig leders oppgaver og plikter overfor styret Endring av styreinstruksen Varighet.... 8

74 Styreinstruks for Helse Vest IKT AS Side 3 av 8 1 Innledning Styreinstruksen beskriver i henhold til aksjeloven (AL) 6-23 rammer for styrets arbeid. Den omhandler styrets ansvar, strategiske funksjon, saksbehandling og oppgaver i tilknytning til oppfølging av daglig drift. I samsvar med AL inneholder styreinstruksen også regler om hvilke saker som skal styrebehandles, samt daglig leders arbeidsoppgaver og plikter overfor styret. I tillegg til styreinstruksen er styret bundet av de regler som følger av lov, vedtekter eller instruks fra selskapets generalforsamling. Styreinstruksen ble første gang vedtatt av selskapets styre den 10. desember Selskapets organer 2.1 Selskapets generalforsamling Gjennom generalforsamlingen utøver aksjeeier Helse Vest RHF den øverste myndighet i selskapet. Styret i Helse Vest RHF vedtar hvem som skal møte i generalforsamling på vegne av aksjeeier. Dersom oppgaven tildeles en person(er) som ikke har signaturrett for Helse Vest RHF, skal vedkommende utstyres med en skriftlig og datert fullmakt. Styreleder og daglig leder i selskapet skal være til stede på generalforsamlingen. De har rett til å uttale seg, men har ikke stemmerett. 2.2 Selskapets styre Forvaltningen av selskapet hører under styret som har ansvaret for en tilfredsstillende organisering av selskapets samlede virksomhet. Styret må forholde seg til de instrukser og krav som Helse Vest RHF stiller gjennom vedtak i generalforsamlingen. Styret utgjør sammen med daglig leder foretakets ledelse. 2.3 Daglig leder Den daglige driften av selskapet utøves av daglig leder som ansettes av styret. Styret skal føre tilsyn med daglig leder og fastsette instruks for denne. Styret fastsetter daglig leders lønn og kan treffe vedtak om å si opp eller avskjedige daglig leder. 3 Styrets oppgaver 3.1 Formålet med styrets arbeid Styret er ansvarlig for ledelsen av selskapets virksomhet. Selskapets virksomhet skal følge det som er omtalt som formålet med virksomheten i vedtektens 3 og rammebetingelser gitt av eierne gjennom uttalelser på generalforsamlinger. Selskapets vedtekter 3 har følgende ordlyd:

75 Styreinstruks for Helse Vest IKT AS Side 4 av 8 Selskapet er en integrert del av Helse Vest sin samlede organisasjon, og skal bidra til at helseforetakenes målsetting om å yte gode og effektive spesialisthelsetjenester til brukerne realiseres. Selskapets formål er å levere IKT-tjenester til alle virksomheter som inngår i foretaksgruppen Helse Vest og tilknyttet virksomhet. Tjenestene skal leveres til en kvalitet og til priser som av bestiller oppfattes som konkurransedyktige. I tillegg kan selskapet levere IKT-tjenester til et eksternt marked innen helsesektoren der dette er naturlig. Selskapet har ikke erverv til formål. Styrearbeidet skal i ethvert henseende ivareta de interesser som tjener selskapet best. 3.2 Styrets hovedoppgaver Styrets skal iht. AL 6-12, 6-13 sørge for forsvarlig forvaltning av selskapet, og ivareta sitt tilsynsansvar for at så skjer. Til dette hører styrets ansvar for å sikre at selskapet arbeider etter fastsatte planer og budsjetter, og er forsvarlig organisert. Videre plikter styret å holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling, påse at selskapets virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er under betryggende kontroll, og for øvrig føre tilsyn med den daglige ledelse og selskapets virksomhet for øvrig. Styrets hovedoppgaver vil i så måte kunne konkretiseres og oppsummeres til følgende 4 områder: Strategioppgaver Fastsetting av mål for virksomheten Strategiske planer for å realisere målene Hovedrammer for operative planer Virksomhetsplan Budsjett Kontroll-/tilsynsoppgaver Fastsetting av risikoprofil, og ivaretakelse av betryggende risikostyring Sikring av forsvarlig intern kontroll og god formuesforvaltning Økonomirapporter. Regnskapsrapporter. Analyse. Budsjettstyring. Rapporter fra revisor Kundetilfredshet Arbeidsmiljø Formelle krav. Lover, regler, retningslinjer o.l. Organiseringsoppgaver Overordnet organisering av virksomheten. Egenoppgaver Styrets egenvurdering (evaluering) Evaluering av daglig leder Styret er ansvarlig for rapportering til Helse Vest RHF i henhold til de til enhver tid gjeldende retningslinjer.

76 Styreinstruks for Helse Vest IKT AS Side 5 av Årsplan for styrearbeidet Første styremøte etter ordinær generalforsamling skal sette opp en årsplan for styrearbeidet for perioden frem til ordinær generalforsamling året etter. Årsplanen skal ha en møteplan som tilfredsstiller lovens krav og ivaretar selskapets interesser. Følgende saker behandles årlig og settes inn i årsplanen: 1. Utarbeidelse av markeds- og strategiplan på års- og langsiktig 3 års basis. 2. Organisasjonsplan. 3. Budsjett for drift, investeringer, likviditet og finansiering. 4. Internkontrollrapport, herunder helse, miljø og sikkerhet (HMS) fortrinnsvis om høsten. 5. Årsregnskap og årsberetning. (innen 30. april hvert år). 6. Forslag til valg av nytt styre (for diskusjon av ønske om ny kompetanse). 7. Protokollgjennomgang. 4 Saksbehandlingsregler 4.1 Forberedelse av saker Daglig leder forbereder i samråd med styreleder de saker som skal forelegges for styret. 4.2 Innkalling til styremøte Styrelederen innkaller til styremøtene. Styremedlemmer og daglig leder kan dog anmode styrelederen om å innkalle til styremøte. Det skal gis skriftlig innkallelse til styremøte, gjennom e-post/post/telefax, med minst 1 -enukes varsel fra innkallingsbrevets dato hvis ikke styreleder finner at det av presserende grunner må gis kortere varsel. Alle styremedlemmer skal så vidt mulig gis anledning til å delta i styremøtene. I innkallelsen skal dagsorden fremkomme. Styreleder skal konferere med daglig leder før innkallelsen sendes ut. Som bilag til innkallelsen skal vedlegges nødvendig dokumentasjon i forbindelse med de enkeltsaker som skal behandles. Det skal også fremgå hvem som skal redegjøre for saken på styremøtet. Dokumentasjonen skal være så konkret og kortfattet som mulig. I saker som krever vedtak fra styret, skal forslag til vedtak fremlegges. Innkallelsen med saksdokumenter skal også sendes styrets varamedlemmer. 4.3 Møteform Ordinær styrebehandling skal gjennomføres i møte. Styremøtene er åpne. Det gis dog anledning til å lukke møtene under behandling av saker som på grunn av sakens karakter kan unntas offentlighet. Dersom tungtveiende grunner gjør det nødvendig og styrelederen finner det forsvarlig, kan styremøte gjennomføres ved at saken(e) forelegges styremedlemmene skriftlig eller behandles på annen betryggende måte. Dersom et styremedlem eller daglig leder krever møtebehandling, skal likevel behandlingen skje i møte. Selskapets årsberetning, årsregnskap, strategisk plan og budsjett skal alltid behandles i møte.

77 Styreinstruks for Helse Vest IKT AS Side 6 av Rett og plikt til å delta på styremøte Alle styremedlemmer skal, om mulig, gis anledning til å møte. Hvis ett eller flere styremedlemmer ikke er gitt anledning til å møte, kan beslutninger tatt på møtet underkjennes. At varamedlem møter som stedfortreder, endrer ikke gyldigheten av beslutningen i et slikt tilfelle. Daglig leder har rett og plikt til å delta på styremøte, samt rett til å uttale seg. Styret kan unntaksvis utelukke daglig leder fra behandlingen av en enkelt sak, hvis sakens karakter tilsier dette. Andre fra ledelsen kan møte ved behandling av enkeltsaker dersom daglig leder ønsker det. Revisor møter i styret en gang i året, under behandling av årsregnskapet om våren. 4.5 Møteleder Styremøtene ledes av styreleder. Er ikke styreleder til stede, velger styret selv en møteleder. 4.6 Beslutningsdyktighet Styret kan treffe beslutning når mer enn halvparten av samtlige styremedlemmer (evt. varamedlemmer) deltar i møtet. En beslutning krever at flertallet av de styremedlemmer som deltar i behandlingen av en sak har stemt for. Ved stemmelikhet gjelder det styrelederen har stemt for (styreleders dobbeltstemme). De som har stemt for et forslag som innebærer en endring i den etablerte tilstanden i selskapet, må likevel alltid utgjøre mer enn en tredel av samtlige styremedlemmer. 4.7 Protokollførsel Styret plikter å dokumentere sin saksbehandling gjennom formell protokollførsel. Det vises til AL 6-29 for nærmere presisering av formkravene til protokollen. Protokoll skal underskrives av samtlige styremedlemmer. 4.8 Informasjon fra styremøte Styrets leder uttaler seg på vegne av styret om ikke annet er spesielt avtalt. De ansatte skal informeres om styrevedtak av betydning eller interesse for de ansatte på hensiktsmessig måte så snart som mulig etter at styremøtet er avholdt. Ansvaret for dette påhviler styrets leder, som kan delegere denne oppgaven til daglig leder. 5 Styrets sammensetning 5.1 Styrets medlemmer Selskapets styre skal bestå av 11 styremedlemmer inklusiv styrets leder. 7 styremedlemmer velges av selskapets generalforsamling som også fastsetter hvem som skal være styrets leder. 4 styremedlemmer med varamedlemmer velges av og blant de ansatte.

78 Styreinstruks for Helse Vest IKT AS Side 7 av Habilitet Et styremedlem må ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av spørsmål som har betydning for personlige eller økonomiske interesser for egen eller for noen nærståendes del, eller som på annen måte er egnet til å svekke tilliten til medlemmets upartiskhet. 5.3 Taushetsplikt og etikk Styret har taushetsplikt når det gjelder kunnskap det får om selskapet og selskapets virksomhet. Taushetsplikten gjelder ikke opplysninger som noen krever med hjemmel i lov. I en slik situasjon skal styrets leder informeres. Det er styrets ansvar å sørge for at ansatte og andre personer som får kunnskap om selskapet og selskapets virksomhet, er gjort kjent med at de er undergitt taushetsplikt. Styret skal sørge for at det blir etablert etiske normer knyttet til minst følgende eksterne forhold: - Leverandørrelasjoner og innkjøp - Helse, miljø og sikkerhet - Håndtering av interessekonflikter - Konfidensialitet 5.4 Lojalitet Styremedlemmene skal til enhver tid opptre i tråd med de retningslinjer som er gjort gjeldende av styret og generalforsamlingen og som ellers følger av god styringsskikk. Styrearbeidet skal være en prioritert oppgave for styremedlemmene, og skal utføres under behørig iakttakelse av nødvendigheten av å sette selskapet og dets interesser i sentrum. 6 Styrets plikter i forhold til generalforsamlingen 6.1 Innkalling til generalforsamling Styret innkaller generalforsamlingen til dens møter. 6.2 Møteplikt Styreformannen og daglig leder plikter å møte i generalforsamlingen hvor de har uttalerett. 7 Selskapets representasjon Det er fastsatt i selskapets vedtekter 6 at selskapets firma tegnes av styreleder. I tillegg har daglig leder fullmakt til å tegne firma i saker innenfor daglig ledelse. For øvrig kan styret tildele prokura. 8 Daglig leder. 8.1 Daglig leders oppgaver og plikter overfor styret. Daglig leder står for den daglige ledelse av selskapets virksomhet og skal følge de retningslinjer og pålegg styret har gitt. Den daglige ledelse omfatter ikke saker som etter

79 Styreinstruks for Helse Vest IKT AS Side 8 av 8 selskapets forhold er av uvanlig art eller stor betydning. Slike saker skal forelegges styret, og eventuelt selskapets generalforsamling. Daglig leder kan ellers avgjøre en sak etter fullmakt fra styret i det enkelte tilfellet eller når styrets beslutning ikke kan avventes uten vesentlig ulempe for selskapet. Styret skal snarest underrettes om avgjørelsen. Daglig leder skal sørge for at selskapets regnskap er i samsvar med lov og forskrifter, og at formuesforvaltningen er ordnet på en betryggende måte. Daglig leder skal, etter de frister styret måtte fastsette, dog minst hver tredje måned, gi styret en skriftlig redegjørelse med underretning om selskapets virksomhet, stilling og resultatutvikling. Redegjørelsen skal vedlegges tilstrekkelig regnskapsmessig dokumentasjon o.a. til å gi styret en tilfredsstillende orientering i så måte. Daglig leder skal ved avgivelse av hver slik redegjørelse vurdere om egenkapitalen tilfredsstiller lovens krav, aksjeloven 3-4 og 3-5. Styret skal etablere instruks for daglig leder. 9 Endring av styreinstruksen Styreinstruksen kan endres av styret ved vanlig flertallsbeslutning. 10 Varighet. Denne styreinstruks trer i kraft fra og med dato for styrets vedtakelse, jfr. ovenfor.

80 Instruks for adm. dir. i Helse Vest IKT AS Side 1 av 5 INSTRUKS FOR FOR ADM. DIR. i HELSE VEST IKT AS Godkjent av styret i styremøte

81 Instruks for adm. dir. i Helse Vest IKT AS Side 2 av 5 Innholdsfortegnelse 1 Formål med instruksen Overordna rolleavklaring Administrerande direktør si myndigheit Administrerande direktør sine oppgåver Overordna føringar Hovudoppgåver Strategisk planlegging, samordning av oppgåver og budsjettering Rekneskap Rapportering Saksførebuing Styremøter Generalforsamling Samarbeid med andre Kommunikasjon og openheit Personal og organisasjon Samfunnsansvar og etikk Resultatkrav og evaluering av administrerande direktør... 5

82 Instruks for adm. dir. i Helse Vest IKT AS Side 3 av 5 INSTRUKS FOR ADMINISTRERANDE DIREKTØR I HELSE VEST IKT AS 1 Formål med instruksen Denne instruksen omhandlar rammene for administrerande direktør sitt arbeid og definerer ansvar, oppgåver, plikter og rettigheiter. Instruksen byggjer på aksjelova og vedtektene for Helse Vest IKT AS. 2 Overordna rolleavklaring Styret fastset strategiar og rammer for Helse Vest IKT AS. Administrerande direktør si rolle er å utvikle og iverksetje strategiar og handlingsplanar på lang og kort sikt i samsvar med styret sine beslutningar og instruksar, samt å følgje desse opp. Styret tilset administrerande direktør og fastset lønn og andre tilsetjingsvilkår. Styret skal føre tilsyn med administrerande direktør sitt arbeid og kan fastsetje instruks for denne. Styret gjer vedtak om å seie opp eller avskjedige administrerande direktør. Administrerande direktør deltek på styremøta med mindre særlege grunnar tilseier noko anna. Administrerande direktør har tale- og forslagsrett i styremøta og kan krevje at styret vert samankalla i møte. 3 Administrerande direktør si myndigheit Administrerande direktør utøver den daglege leiinga av Helse Vest IKT AS og skal følgje dei retningslinjer og pålegg som styret har gitt. Den daglege leiinga omfattar ikkje saker som etter forholda i selskapet er av uvanleg art eller av stor betydning. Administrerande direktør pliktar å føreleggja slike saker for styret. Dersom det vil medføre vesentleg ulempe for selskapet si verksemd å avvente vedtak i styret, kan dagleg leiar avgjere slike saker. Styret må i slike tilfelle bli underretta om saka snarast råd. Den nærmare avgrensinga av myndigheita til administrerande direktør i forhold til styret, kan styret, om det er ønskeleg, fastsetje i eigen fullmaktsmatrise. Administrerande direktør representerer selskapet utad i saker som fell inn under hans myndigheit. Dette inneber at administrerande direktør representerer selskapet utad i saker som høyrer inn under den daglege leiinga i selskapet. 4 Administrerande direktør sine oppgåver 4.1 Overordna føringar Administrerande direktør skal arbeide for at Helse Vest IKT AS utfører sine hovudoppgåver i samsvar med vedtektene 3 og oppdragsdokument frå Helse Vest RHF. Administrerande direktør skal vidare, i samsvar med måla nedfelt i overordna styregodkjent forretningsplan for selskapet, aktivt bidra til å sikre vidareutvikling av selskapet. 4.2 Hovudoppgåver Administrerande direktør sine hovudoppgåver følgjer naturleg av rolla som dagleg leiar av Helse Vest IKT AS, jfr. aksjelova 6-2. Nedanfor er ei oversikt over hovudoppgåver som inngår i ansvaret til administrerande direktør:

83 Instruks for adm. dir. i Helse Vest IKT AS Side 4 av Strategisk planlegging, samordning av oppgåver og budsjettering Administrerande direktør skal innan rammene fastsett av styret, sørgje for at det for selskapet vert gjennomført felles langsiktig strategisk planlegging, samordning av oppgåver og budsjettering Rekneskap Administrerande direktør skal sørgje for at selskapet si registrering og dokumentasjon av rekneskapsopplysningar er i samsvar med lov og forskrifter og at formuesforvaltninga er ordna på betryggande måte, jf. aksjelova 6-14, siste ledd Rapportering. a) Informasjon til styret: Administrerande direktør har plikt til å informere styret om selskapet si verksemd, stilling og resultatutvikling. Minst kvar 4. månad (tertial) skal administrerande direktør gi styret skriftleg rapport om situasjonen i Helse Vest IKT AS, jfr. aksjelova Rapporten skal innehalda både økonomiske og ikkje-økonomiske forhold. På kvart styremøte skal det orienterast om selskapet sin økonomiske og driftsmessige situasjon. Styret har til eikvar tid rett til å krevje at administrerande direktør gir styret informasjon både av generell art og i saker av særskilt interesse. Tilsvarande har administrerande direktør ansvar for å halde styret informert om vesentlege forhold så vel internt som eksternt, jf. punkt 3. b) Årleg melding til eigar Administrerande direktør skal utarbeide forslag til årleg melding til eigar (Helse Vest RHF), som styret i Helse Vest RHF pliktar å levere til departementet i samsvar med helseføretakslova 34 og vedtektene for Helse Vest RHF 15. c) Årsmelding og årsrekneskap Administrerande direktør skal utarbeide forslag til årsmelding og årsrekneskap til styret. Administrerande direktør har ansvar for at årsmelding og årsrekneskap blir sendt føretaksregisteret. 4.3 Saksførebuing Styremøter Styreleiar har det formelle ansvaret for styrebehandlinga av sakene. Saksliste vert sett opp av styreleiar i samråd med administrerande direktør. Administrerande direktør førebur sakene til styremøtet i samråd med styreleiar. Administrerande direktør føretek innkalling til styremøta i samråd med styreleiar. Styreprotokollen skal førast i tråd med offentlegheitslova og krava til meiroffentlegheit. 4.4 Generalforsamling Administrerande direktør pliktar å møte i generalforsamling i Helse Vest IKT og har rett til å uttale seg i møtet. Ved lovleg forfall møter stedfortredar. 4.5 Samarbeid med andre Administrerande direktør skal aktivt tilrettelegge for samarbeid i regionen, slik at ein totalt sett oppnår ein føremålstenleg og rasjonell ressursutnyttelse. Administrerande direktør skal

84 Instruks for adm. dir. i Helse Vest IKT AS Side 5 av 5 også bidra til samarbeid med andre regionale helseføretak og andre regionale IKT-einigar eigd av desse, når dette er eigna til å fremje formålet til Helse Vest RHF, helseføretak i Helse Vest eller Helse Vest IKT AS og å nå nasjonale helsepolitiske målsettingar. 4.6 Kommunikasjon og openheit Administrerande direktør har ansvar for at det vert utvikla system, rutinar og haldningar som tilrettelegg for openheit og innsyn og som er eigna til å byggje tillit til og styrke omdømmet til verksemda. I dette arbeidet skal lova om offentlegheit og krava til meiroffentlegheit leggjast til grunn. 4.7 Personal og organisasjon Administrerande direktør har ansvaret for at Helse Vest IKT til eikvar tid er organisert i forhold til dei samla oppgåvene og har ein samla kompetanse som sikrar at oppgåvene vert ivaretekne på ein god måte. Administrerande direktør har ansvar for at det vert utvikla system, rutinar og haldningar som sikrar at krava til helse, miljø og sikkerheit vert ivaretekne og at det blir tilrettelagt for eit godt arbeidsmiljø. Dette omfattar også samfunnsansvaret nevnt under pkt Administrerande direktør har ansvaret for at det vert etablert organisasjonskart som klargjer rolle og ansvar til den enkelte medarbeidar, og fullmaktsstrukturar som sikrar at det er klarheit omkring fullmaktsforhold. 4.8 Samfunnsansvar og etikk. I staten sin eigarskapspolitikk er det formulert forventningar om samfunnsansvar innafor 4 hovudområde knytt til menneskerettigheiter, arbeidstakarrettigheiter, førebygging mot korrupsjon samt klima og miljø. Administrerande direktør har ansvar for korleis den samla verksemda påverkar desse områda både gjennom kjøp av varer og tenester og som direkte effekt av eiga verksemd, og må difor sørgje for at det er etablert gode rutinar og retningslinjer for å ivareta dette ansvaret. Det er uttrykt klar forventning til at statleg eigde verksemder har etablert etiske retningslinjer som del av samfunnsansvaret sitt. Administrerande direktør har ansvar for at verksemda har etablert etiske retningslinjer som er kjende og som alle tilsette føreheld seg til. 5 Resultatkrav og evaluering av administrerande direktør Styret skal ein gong årleg gjennomføre evaluering av administrerande direktør. Styret kan etablere årlege resultatkrav til administrerande direktør. Styreleiar skal årleg ha ein leiarsamtale med administrerande direktør.

85 Etiske retningslinjer for føretaksgruppa Helse Vest 0 Generelt Vi i føretaksgruppa Helse Vest (heretter kalla Helse Vest) 1 har ansvar for å yte spesialisthelsetenester til befolkninga på Vestlandet. Dei etiske retningslinjene tek utgangspunkt i verdiane våre og i gjeldande lov- og regelverk. Verksemda vår skal vere kjenneteikna av høg etisk standard. Dei etiske retningslinjene skal vere til hjelp i vanskelege situasjonar som vi kan møte i arbeidet vårt i Helse Vest. Det kan vere i situasjonar som gjeld oss som fagperson, kollega eller leiar. Dersom vi er i tvil, skal vi ta opp spørsmål om etiske dilemma med leiaren eller kollegaer. Vi vil ofte ha nytte av å bruke tid på vanskelege avgjerder. Dei etiske retningslinjene gjeld for alle medarbeidarar i Helse Vest. Dette omfattar mellombels tilsette og personar som utfører oppdrag på vegner av helseføretaka eller Helse Vest IKT AS. 1 Vi som arbeider i Helse Vest Vi skal kjenne verdiane til Helse Vest og leggje dei til grunn for arbeidet vårt. Vi opptrer profesjonelt og med respekt, og vi er høflege og opne. Vi avstår frå handlingar som klart kan svekkje tilliten til helsetenestene. Vi er bevisste på etiske problemstillingar i helsetenestene generelt og pasientbehandlinga spesielt, både faglege problemstillingar og problemstillingar som gjeld menneskerettar, arbeidslivsstandard, miljø og korrupsjon. Det er vårt ansvar som leiar, medarbeidar og kollega å medverke til å halde ein høg etisk standard, òg i høve til samarbeidspartnarar. Som medarbeidarar i Helse Vest har vi lovpålagd teieplikt og skal signere teielovnaden til føretaka. Lovnaden gjeld òg ved all bruk av IKT-systema. Vi behandlar sensitiv informasjon med aktsemd og lojalitet, òg i situasjonar der vi ikkje har teieplikt. Vi følgjer IKT-sikkerheitsinstruksen for Helse Vest. I Helse Vest melder vi frå om uønskte hendingar og avvik til leiaren og registrerer dei i datasystemet Synergi. Teieplikta er ikkje eit hinder for å melde frå om forsømingar og andre uhaldbare eller lovstridige forhold. 1 Føretaksgruppa Helse Vest består av Helse Førde HF, Helse Bergen HF, Helse Fonna HF, Helse Stavanger HF, Sjukehusapoteka Vest HF, Helse Vest IKT og Helse Vest RHF

86 1.1 Møtet med kollegaer og leiarar Som medarbeidarar i føretaksgruppa Helse Vest skal vi bidra til eit godt arbeidsmiljø og behandle kollegaene våre med respekt og omtanke. 1.2 Lojalitet Lojalitet betyr at vi opptrer etisk, lovleg og i tråd med verdiane våre. Vi skal opptre slik at vi bidreg til å ivareta føretaket sine interesser og omdømme. I lojaliteten ligg òg at vi melder frå om kritikkverdige forhold til rette instansar. 1.3 Rapporterings- og varslingsplikt Vi pliktar å melde frå til arbeidsgivaren om forhold vi blir kjende med som kan påføre pasientar, arbeidsgivar, medarbeidarar eller omgivnadene tap eller skade, slik at det kan setjast i verk tiltak for å unngå eller avgrense tapet eller skaden. Dersom vi oppdagar svikt i tenestene eller i behandlinga og pleia av pasientar, pliktar vi å ta det opp med den nærmaste overordna og elles følgje dei etablerte rutinane som gjeld for verksemda. Vi skal følgje reglane om plikt til fråhald. Bruk av alkohol eller andre rusmiddel er ein trussel for kvaliteten på arbeidet som skal utførast, for pasientbehandlinga og tryggleiken mellom kollegaer. Vi skal varsle nærmaste overordna dersom vi oppdagar at ein kollega er påverka av alkohol eller andre rusmiddel i arbeidstida. Mobbing eller trakassering av kollegaer skal ikkje skje. Vi pliktar å melde frå til leiar eller verneombod om kollegaer blir utsette for trakassering eller diskriminering. 1.4 Bierverv Vi pliktar å informere den nærmaste overordna dersom vi har lønna eller ulønna arbeid utanfor helseføretaket, har styreverv eller eigarskap i ei anna verksemd eller har oppdrag for andre / ei anna verksemd. Vi treng ikkje å registrere bierverv som er utan betyding for forsvarleg tenesteutøving i helseføretaket, og der det ikkje er tvil om habiliteten vår. Vi pliktar å halde opplysningar om rollene vi har utanfor helseføretaket, oppdaterte i føretaket sitt system for registrering av bierverv. Leiaren skal godkjenne eventuelle bierverv innanfor rammene av dei regionale retningslinjene og tilhøyrande rettleiing. 1.5 Opplæring og etterutdanning Spesialisthelsetenestelova 3-10 seier at opplæring, etterutdanning og vidareutdanning for helsepersonell er arbeidsgivaren sitt ansvar. Vi skal ikkje ta imot støtte frå leverandørar eller andre

87 kommersielle aktørar som kan påverke vår habilitet i forbindelse med kurs, konferansar og kongressar. 2. Møtet med pasienten Som medarbeidarar i Helse Vest skal vi utføre arbeidet vårt i samsvar med dei krava til fagleg forsvarlegheit og omsorgsfull hjelp som vi kan vente ut frå kvalifikasjonane våre, arbeidet sin karakter og situasjonen elles. Vi skal behandle alle pasientane våre med medmenneskelegheit og respekt. Vi skal opptre profesjonelt og ikkje involvere oss personleg med pasientane, og vi skal heller ikkje ta imot gåver eller andre fordelar for oss sjølve eller andre som er eigna til å påverke handlingane våre. Vi kan i vanskelege etiske problemstillingar knytt til pasientbehandlinga kontakte den kliniske etikkomiteen for å få råd. 2.1 Rettane til pasienten Pasienten har rett til å få informasjon om si eiga helse, og han eller ho skal kunne vere trygg på at vi held teieplikta vår. Pasienten har rett til å medverke ved si eiga behandling og skal samtykkje til denne, jf. reglane i pasient- og brukarrettslova. Vi har alle ansvar for å leggje forholda til rette for ei verdig avslutning på livet for pasientar i livets sluttfase. Det inneber at behandling og pleie skal leggjast opp slik at pasienten unngår unødig smerte, og at dei psykiske og åndelege behova kan bli dekte på ein best mogleg måte. 2.2 Prioritering Dei daglege prioriteringane er ein del av etikken. Retningslinjer, rettleiarar og refleksjon skal sikre at vi bruker ressursane rett på alle områder slik at det verkeleg er dei sjukaste pasientane og dei som vil ha mest nytte av helsehjelpa som blir prioriterte (jf. Prioriteringsforskrifta). Korleis prioriterer vi når nye og spennande behandlingsmetodar eller medikament står klare til å bli tekne i bruk i staden for andre tiltak? I Helse Vest skal vi sikre ein etisk forsvarleg bruk av dei ressursane samfunnet har sett oss til å forvalte på best mogleg måte for pasientane. 3. Forsking Som forskarar i føretaksgruppa Helse Vest har vi plikt til å verne om livet, helsa, privatlivet og verdigheita til personar som deltek i forskingsprosjekt. Vi må vurdere risikoen i prosjekta på ein realistisk måte

88 Ingen skal starte medisinsk eller helsefagleg forsking utan godkjenning frå Den regionale komiteen for medisinsk og helsefaglig forskingsetikk vest (REK vest), og vi skal følgje retningslinjene REK fastset. Velferda til dyr som blir brukte i forsking, skal òg respekterast. Retningslinjene til dei nasjonale forskingsetiske komiteane gjeld for all forsking i Helse Vest. 4 Tillit til helsetenestene Som medarbeidar i Helse Vest er vi bundne av habilitetsreglane i forvaltingslova (forvaltingslova kapittel II, 6 f.). Vi skal ikkje ta imot gåver, tenester eller økonomiske fordelar som kan påverke forholdet til leverandørane. Mindre gåver som blomar, og andre mindre gåver, for eksempel i samband med høgtider, kan aksepterast så lenge dei ikkje er knytte til direkte innkjøpsavtalar. Vi viser til samarbeidsavtalen mellom Helse Vest RHF og Leverandørforeningen for Helsesektoren (LFH) og til samarbeidsavtalen mellom Helse Vest RHF og Legemiddelindustriforeningen (LMI). 4.1 Innkjøp Det er etablert etiske retningslinjer for innkjøp som gjeld alt arbeid med innkjøp innanfor Helse Vest. Retningslinjene for innkjøpsarbeidet skal skape tillit og tryggje omdømmet til verksemda. 4.2 Initiativ for etisk handel Føretaksgruppa Helse Vest er medlem av IEH (Initiativ for etisk handel) og har plikt til å følgje prinsipperklæringa og retningslinjene til IEH. Formålet til IEH er samarbeid for handel som sikrar menneskerettar, arbeidstakarrettar, utvikling og miljø. 4.3 Miljø og klima Helse Vest har eit spesielt ansvar innanfor miljøsatsing i kraft av å vere blant dei største verksemdene på Vestlandet. Vi arbeider for å oppfylle dei nasjonale miljø- og klimamåla. Vi skal vere bevisste på kva konsekvensar åtferd og avgjerder kan få for miljøet. Miljøvurderingar og miljøkostnader skal inkluderast i alle avgjerder. 4.4 Etisk rekruttering Føretaksgruppa Helse Vest følgjer dei globale retningslinjene til WHO for internasjonal rekruttering av helsepersonell. WHO tilrår ikkje å rekruttere helsepersonell frå utviklingsland som har kritisk mangel på helsepersonell. Helse Vest ventar at alle samarbeidspartnarar og leverandørar legg tilsvarande etiske standardar til grunn

89 Styresak Går til: Styremedlemmer Føretak: Helse Vest IKT AS Dato: Sakshandsamar: Erik M. Hansen Saka gjeld: Godkjenning av revidert Forretningsplan for Helse Vest IKT Arkivsak Styresak 089/15 B Styremøte Forslag til vedtak: 1. Styret godkjenner revidert Forretningsplan for Helse Vest IKT. 1

90 Oppsummering Strategien for Helse Vest IKT AS vert uttrykt gjennom selskapet si Forretningsplan. Forretningsplan for Helse Vest IKT blei første gong etablert for perioden I blei det gjennomført ein omfattande revisjon av forretningsplanen, noko som førte til ein gjennomgang av organisasjonen. I 2013 vart Forretningsplanen sist revidert, den gong med ein tiltaksplan for Ved denne styresaka er forretningsplanen revidert, og nye tiltak for er tekne inn i kap. 12. Fakta Gjeldande Forretningsplan for Helse Vest IKT AS vart vedteken i sak 055/13 i styremøtet Gjeldande Forretningsplan har ein tiltaksplan for perioden Administrasjonen har gjennom hausten 2015 arbeid med ein revisjon av Forretningsplanen. I den reviderte versjonen av Forretningsplanen er det teke inn eit forslag til tiltaksplan for perioden I denne saka er framlegg til revidert plan lagt fram. Revisjonen av Forretningsplanen er gjennomført hausten 2015 i ein prosess knytt til leiarsamlingar (både leiargruppa og utvida leiargruppe) internt i Helse Vest IKT. Temaet rundt «Strategiar for sourcing» er teke opp med fagforeiningane og vernetenesta gjennom AMU. Utkastet til revidert Forretningsplan er presentert for Strategisk IKT-forum i Helse Vest. Tilbakemeldingane frå SIKT var positive. Utkastet er og tatt opp med fagforeiningar og vernetenesta i drøftingsmøte før styremøtet. Utkastet vil bli gjennomgått med utvida leiargruppe i ei leiarsamling 14. og 15. desember. Administrasjonen vil bringe vidare eventuelle justeringar som kjem ut frå denne handsaminga. Drøfting Det er nedanfor gitt ein summarisk gjennomgang av status for kvart tiltak i perioden Deretter er det gitt ei kort orientering om gjennomført omorganisering per april Resultatet av denne er teken inn i Forretningsplanen, slik at «kart og terreng» stemmer. Deretter er det i saksførelegget drøfta kva tiltak administrasjonen tilrår vert lagt inn i den reviderte Forretningsplanen for perioden I den utkastet til Forretningsplan er desse tiltaka tekne inn med korte omtaler. Status tiltak frå perioden Tabellen nedanfor viser tiltak i gjeldande versjon av Forretningsplanen og administrasjonen sin «avsjekk» for kvart tiltak. Hake ( ) viser at tiltaket er gjennomført, spørsmålsteikn (?) viser at arbeid med tiltaket er initiert, men at administrasjonen er av det syn at tiltaket ikkje er fullført. Tiltak for Profesjonell leverandørstyring Helse Vest IKT vil fokusere på betre leverandørstyring overfor dei største leverandørane våre. Målet er formålstenlege og kosteffektive avtalar og gode relasjonar til leverandørane. Status Frå overvaking til 24/7 driftssenter Helse Vest IKT vil gjennomføre eit utgreiingsprosjekt som ser nærmare på om og eventuelt når det bør gjerast ei omlegging frå dagens overvakingssenter til eit 24/7 driftssenter. Betre koordinering av arbeid med IKT og medisinsk-teknisk utstyr (MTU) Aktørane i Helse Vest må oppmuntrast til auka samarbeid og dialog mellom IKT og dei som arbeider med medisinsk-teknisk utstyr (MTU). Dette for å lære meir om kvarandre og dei ulike fagområda, om ulike arbeidsmåtar og samarbeidsformer. 2

91 Samordning av tele, audio og video Det blir gjennomført ei utgreiing av ei mogleg overdraging av verksemd innanfor tele, audio og video. Helse Vest IKT vil, dersom konklusjonen blir overdraging, etablere ein eigen organisasjon for dette området og integrere denne med eksisterande prosessar i selskapet. Konsolidering av Felles EPJ og strukturert EPJ (DIPS Arena) Konsolidering av Felles EPJ frå fire databasar til éin database er eit strategisk viktig prosjekt for heile Helse Vest. Prosjektet skal fullførast i første kvartal Som del av prosjektet inngår leveranse av første versjon av DIPS Arena med rammeverk for strukturert journal. Helse Vest IKT vil særleg peike på behovet for å arbeide med oppgåve- og arbeidsdeling med og mellom EPJ-fagsentera i helseføretaka og Helse Vest IKT. Dette for å få til eit godt regionalt og nasjonalt samarbeid på området. Små og mellomstore kundar Helse Vest IKT leverer i dag tenester til fleire små og mellomstore kundar (kundane er små og mellomstore dersom vi samanliknar dei med helseføretaka). Helse Vest IKT vil leggje følgjande til grunn for vidareutvikling av forholdet til kundane våre: 1. Vidareføre og auke fokuset på heleigde helseføretak i Helse Vest RHF. 2. Standardisere meir overfor private ideelle aktørar innanfor somatikk og psykiatri, og overfor private ideelle aktørar innanfor rusomsorga. 3. Greie ut alternative strategiar for forholdet til private kommersielle aktørar som har avtalar med Helse Vest RHF (avtalespesialistane), og helse- og omsorgssektoren utanfor spesialisthelsetenesta (kommunal helse og omsorg og fastlegar). Kort om omorganisering Endringane i organiseringa av Helse Vest IKT våren 2015 vart gjennomført med den hensikt å sørge for god samanheng mellom dei ulike avdelingane og seksjonane, god balanse mellom talet tilsette og leiarar i seksjonane, godt samarbeid mellom linje og prosessar (ITIL) i organisasjonen og god samhandling mellom linje og program/prosjekt. Helse Vest IKT auka fokus på innovasjon og arkitektur ved å etablere dette som ei ny avdeling i organisasjonen. Det vart vedteke å styrke arbeidet med prosessar. Det var ein ambisjon å tilsette ein eigen Prosessleiar. Dette er seinare endra til å opprette ei ny rolle som Leiar av Prosess-styrarforum og tildele denne rolla til ein av seksjonsleiarane. Det vart i tillegg gjort ei rekkje endringar innanfor både avdelingar og seksjonar. Revidert organisasjonskart, og revidert omtale av avdelingar og seksjonar er teke inn i den reviderte Forretningsplanen. Nye tiltak for perioden Administrasjonen vil tilrå fylgjande nye tiltak for perioden ; Profesjonell leverandørstyring Dette tiltaket vert vidareført frå gjeldande versjon av Forretningsplanen. Helse Vest IKT vil innføre beste praksis-metodikk for leverandørstyring, jf. ITIL-rammeverket. Etablering og vidareutvikling av samarbeidet med Helse Vest Innkjøp HF vil inngå i dette arbeidet. Dette tiltak må også sjåast i samanheng med tiltak knytt til initiativ for «kostnadskutt», jfr. nedanfor. Strukturert EPJ (DIPS Arena) Dette tiltaket vert vidareført frå førre revisjon av Forretningsplanen. Overgangen til DIPS Arena og dermed innføring av strukturert journal har tatt lenger tid enn tidlegare planlagt. Det er og ei erkjenning at dette er eit omfattande arbeid der Helse Vest IKT si oppgåve vil vere tilrettelegging og forvaltning av ei regional løysing. Arbeidet med strukturert journal føreset standardisering av strukturar og termar i journalen. Dette må vere forankra i nasjonalt samarbeid i regi av Nasjonal IKT HF. 3