Protokoll fra styremøte nr 6/2015 i Landbruk Nordvest SA. Sted: Styrerommet FK, Molde. Tid , kl

Transkript

1 Landbruk Nordvest SA Boks 2023, 6402 Molde E-post rådgiving: Org.nr:NO MVA E-post tjenester: Telefax Bankgiro nr: Protokoll fra styremøte nr 6/2015 i Landbruk Nordvest SA. Sted: Styrerommet FK, Molde. Tid , kl Navn Postnr Adresse Tlf E-post Til stede Leder Ivar Aae 6530 Averøy ivar.aae@gmail.com X Nestleder Wenche Ytterli 6360 Rauma wenche@overboen.no X Grete Misfjord 6390 Vestnes misfjordgarden@gmail.com X Hegelin Waldal 6210 Valldal hegelin@storstova.no Forfall Odd Harald Solheim 6670 Smøla odd-harald@outlook.com X Ingvild Skjørsæter 6440 Elnesvågen Ingvild.Skjorsater@nlr.no X Bjørn Steinar Skarbø 6402 Molde bjorn.skarbo@nlr.no X 1. vara Liv Signe Kvamme 6120 Folkestad ott-bjo@online.no X 2. vara Ivar Grødal 6612 Grøa ivar.grodal@gmail.com 3. vara Bjørn Helge Rønneberg 6215 Eidsdal bh-ronne@online.no 4. vara Randi Varhol 6440 Elnesvågen ravarh@online.no Administrativ ledelse Avd. leder Selma Cowan 6460 Eidsvåg Selma.Cowan@nlr.no X Avd. leder Jon Geirmund Lied 6210 Valldal Jon.Geirmund.Lied@nlr.no X Øk.ansv Marit Bjerkeset 6415 Molde Marit.bjerkeset@nlr.no X Dagl. leder Rune Sjåholm 6415 Molde rune.sjaholm@nlr.no X Forfall meldes til daglig leder I. Orienteringssaker Styrelederforum o Første møte Daglig leder forum o Månedlige møter, sist Dyregod o Helga o Stor oppslutning, godt innhold, mange mennesker SO implementering o Fase en: utvalgte medarbeidere o Fase to: hele kollegiet Høstsamling NLT o o LNV godt representert Kursuka og Midtnorsk landbrukskonferanse Kontoradresse: Avd. Sunndalsæra Avd Elnesvågen Avd. Valldal Avd. Ørsta Fannestrandvn 63 Felleskjøpet Felleskjøpet Boks 123 Dalevegen Molde 6600 Sunndalsøra 6440 Elnesvågen 6211 Valldal 6153 Ørsta

2 o Sammenfallende med ekstraordinært årsmøte o Kursuka o Midtnorsk 12. og her har vi ansvar som del av Midtnorsk Samarbeidsråd både ift program og mobilisering av deltakere Ekstraordinært årsmøte o Delegasjon på tre + daglig leder o Hovedavtale; kontingent; vedtekter o Hva med alternativ organisering / regioninndeling? Valgkomitearbeid o Ønsker å komme i gang før nyttår Samhandling i Møre og Romsdal og ut over Møre og Romsdal o Samhandlingsarenaer formelle og uformelle o FMLA halvårsmøte++ o Samarbeidsrådet midt og Samarbeidsforum midt Årsplan 2016 o Plan og rapport o Rapportering iht plan Budsjett 2016 o Samsvar med plan o Kumulativt nedenfra og opp o DL har utfordret avdelingene på ambisiøse mål o Spille ball rundt rådgiving økonomi og sammenhenger med øvrig rådgiving Husleie(r) o Oversikt Molde, Elnesvågen, Ørsta, Valldal, Sunndal, Tingvoll, Aure, Surnadal o Reforhandlinger Matnorge o Syn-Rg, Ålesund, sender oss kvartalsvise regninger a kr 3071,25, som i hovudsak er webutgifter o Dette må LNV få avviklet vi har nok å holde på med o Kan løftes opp som vedtakssak Driftsorientering fra tjenesteavdelingen: o Tilsyn fra arbeidstilsynet o Kurs i haust o Klauvskjæring o Ringerunde NLR skolen o To deltakere 2

3 o Fire samlinger o Første samling i slutten av oktober O-saker kan løftes opp og gis status som vedtakssak II. Vedtakssaker Sak 32/15: Godkjenning av protokoll fra styremøtene nr 4/2015 og 5/2015 Utsendt og Styreprotokoll nr 4/2015 og 5/2015 godkjennes. Sak 33/15: Regnskapsrapport pr Jamfør vedlegg i word, excel og ppt. Regnskapsrapporten er selvstendig sak, men fungerer også som oppfølging av sakene 23/2015 og 28/2015, se også O-sak «budsjett 2016» 1. Regnskapsrapport pr tas til etterretning 2. Styrets drøftinger av handlingsrom og prioriteringer i påbegynt arbeid med budsjett 2016 og årsplan 2016 følges opp fram mot styremøte nr 7/2016 Sak 34/15: Forslag til hovedavtale andre gangs behandling Første gangs behandling var skype/tlf møte fredag Avtaleforslaget ble oversendt fra arbeidsgruppen til styret i NLR for behandling på styremøte i uke 38. Høringsdokumentet ble sendt ut i uke 39 (tirsdag 22.09). Avtaleforslaget styrebehandles i form av Skype / telefonmøte, i og med at høringsfristen er Avtalen skal så behandles på ekstraordinært årsmøte 9. november 2015, hvilket innebærer endelig vedtak fram mot neste formelle årsmøte. Hovedavtalen skal utfylle vedtektene og avklare roller og beskrive fornuftige beslutningsprosesser i NLR. Målet er å finne gode systemer for kommunikasjon og samhandling. Det foreslås tre typer forum: Styreleder Alle styreledere i landet og NLR-styret skal møtes tre ganger årlig for diskusjon rundt utfordringer, mål, strategier og prioritering av ressurser. Forumet skal gi innspill til strategi- og handlingsplan samt budsjettprosesser Daglig leder Daglig leder-forum møtes sammen med direktør/adm. i NLR sentralt fire-fem 3

4 ganger pr. år. Forumet skal avdekke behov, utvikle løsninger og gi råd til NLR-styret om prioritering. De skal evaluere tiltak i organisasjonen, utvikle samarbeidsløsninger og forberede saker til andre fora. Informasjonsbehov bør løses mellom møtene, f.eks. med jevnlige skype-møter. Det er viktig at forumene finner sin arbeidsform for å føre organisasjonen fremover Fagforum Fagforum opprettes av NLR-styret, etter innspill fra daglig leder-gruppen. Fagforum er sammensatt av en fagperson oppnevnt fra hver region og fagkoordinator, og skal erstatte nåværende Fagutvalg. Det er ønske om å få involvering fra flest mulig regioner. Fagkoordinator kan ha lederrollen i forumet. Fokuset skal være faglig og bidra til utvikling av rådgivningstilbudet viktig at medlemmet rapporterer tilbake til sin region. Forumet rapporterer til daglig leder-forum og styret i NLR Sentralt NLR-styret er ansvarlig for at fagforumet fungerer etter hensikten og å sikre økonomien. De ulike forumene skal delta aktivt i utvikling og gi råd til NLR sitt styre og årsmøte om valg av tiltak, tidsplan for gjennomføring og finansiering: En levende, dynamisk og utviklingsorientert organisasjon Forslaget er grundig, veloverveid og strukturert utan at det bindes opp i for mange detaljer, i tråd med intensjoner: Regulering av beslutningsprosesser og skape gode systemer for kommunikasjon og samhandling Utfylle vedtektene Avklare roller Etablere nødvendige fora jamfør første punkt Protokollen frå styremøte nr 5/2015, sak 31/2015, sitat: Styrets drøftinger konkluderte med tilslutning til forslag frå Bjørn Steinar Skarbø om større flesibilitet til sammensetning av fagfora, jamfør hovedkapittel II, pkt 3 i vedlagte forslag til hovedavtale. Fleksibilitet innebærer at regioner kan gå sammen om oppnevning av kandidater, gitt at situasjonen innen ulike fagområder er ulik: noen fagområder består av mange rådgivere, andre færre. 1. Styret i Landbruk Nordvest SA slutter seg til foreliggende forslag til hovedavtale, med de tilføyelser som kom fram i møtet 2. Hovedavtale og forslag til normalvedtekter behandles samlet under styremøte nr 6/2015 4

5 Ingen nye momenter har kommet fram siden styremøte nr 5/2015. Ekstraordinært årsmøte er fortsatt beslutningsarena, kl 12.30, på Scandic Hell. 1. Vedtak i sak 31/2015 videreføres Sak 35/15: Vedtekter og organisasjonsform Advokatene Svein Aalling og Orwall Andersen, tilhørende advokatfirmaet Orwall & co, har utarbeidd et notat vedrørende anbefalt organisasjonsform i forbindelse med de organisatoriske endringene vi er i ferd med å gjennomføre. Forutsetninger for å kunne unngå skatt på egenkapital, samt hvordan vedtektene må utformes for å kunne oppnå dette, inngår (jamfør e-poster datert og 25.09). Utkast til regionale vedtekter er utarbeidet og fremlagt i to omganger, senest Advokatene framhever de punktene i vedtektene som er lagt inn som må følges for å kunne overføre foreningens formue til et samvirkeforetak uten at det skal få skattemessige konsekvenser. Foreninger som omdannes til SA kan bli ilagt 27 % skatt på sin egenkapital (foreslått ned til 25 % i statsbudsjettet for 2016). Man kan be om bindende forhåndsuttalelse fra Skattedirektoratet for en enhet eller alle enheter (gebyr pr. enhet). En slik henvendelse har en svarfrist på 3 mnd. fra direktoratets side. Man kan også be om en fortolkningsuttalelse fra Finansdepartementet, men her er det ikke regulert svarfrist utover «innen rimelig tid» som kan trekke ut uforholdsmessig. Med rett utforming av vedtektene tror ikke advokatene at det vil bli skatt på egenkapital i form av bankinnskudd og kontanter. Dette utgjør det aller meste av egenkapitalen innen NLR systemet. Når det gjelder andre eiendeler (eiendommer, maskiner) er det skatteplikt på gevinst. Her kan det søkes om skattefritak. Tilbakemelding fra enhetene er nødvendig for å kunne rette en felles henvendelse til Skattedirektoratet. Før en slik henvendelse kan gjøres, er det behov for å vite hvor store latente aktiva den enkelte forening har, dvs.anslå virkelig verdi av eiendeler og eventuell eiendom. Samtlige NLR enheter skal ha overlevert dette materialet ila september 2015 i form av signert, revidert årsregnskap med noter. Det som har vært viktigst, er å innhente oversikt over verdier som ikke kan leses ut av balansen, og som kan komme til beskatning: aktiva 5

6 utenom kontanter og bankinnskudd. I Landbruk Nordvest anses dette som en ikkesak vi har ikke verdier som har markedsverdi ut over det som er fastsatt i balansen. Fordelene med å være et samvirkeforetak, er at dette er regulert i samvirkeloven, mens foreninger er ulovfestet. Det innebærer større handlingsrom og også økt forutsigbarhet med tanke på utvikling av organisasjonen, jamfør vedtekter og strategiplan som bygger opp under en slik robusthet, forutsigbarhet og handlingsrom. Vedlegg i saken er forslag til hovedavtale (sendes ikke på nytt, jamfør styremøte nr 5/2015, vedtakssak 31); forslag til normalvedtekter to versjoner, der den ene er tilpasset region «NLR Møre og Romsdal» Den viktigste forskjellen mellom gjeldende vedtekter i LNV og disse nye normalvedtektene, er at andelsbegrepet er tatt ut: det enkelte medlem plikter kun å betale en kontingent ( 3). Likedan presiseres at eventuelle overskudd skal tilføres egenkapitalen, ikke deles ut som utbytte ( 5). Sammenslutningsprosessen i LNV SA er ikke sluttført. Med tanke på avklaringene som nå er gjort, er det på tide å ta tak i dette. Hvorvidt det kommer til å bli nødvendig med separate årsmøter i de tre foreningene som står som kreditorer (rente- og avdragsfrie lån), eller om dette kan gjøres samlet, er spilt inn som spørsmål til NLR sentralt. Ballen er nå hos advokatene (Aalling og Andersen), svar er ikke mottatt i skrivende stund avklaring forventes å komme i god tid før styremøtet. 1. Vedlagt forslag til nye normalvedtekter tas til etterretning 2. Om fullføring av sammenslutningsprosess i Landbruk Nordvest SA forutsetter ekstraordinært årsmøte / ekstraordinære årsmøter, vurderes og avklares 3. Prosess fullføring av sammenslutning igangsettes så snart juridiske og organisatoriske forhold er avklart 4. Målet om å samle landbruksrådgivinga i Møre og Romsdal står fast 6

7 Molde, Rune Sjåholm, daglig leder Ivar Aae Wenche Ytterli Grete Misfjord Ingvild Skjørsæter Odd Harald Solheim Liv Signe Kvamme Bjørn Steinar Skarbø 7