Sveio, 3.januar INNKALLING TIL STYREMØTE nr 1 /18 i 4H Hordaland. Klokka: Kl Hordaland bondelag sitt møterom

Transkript

1 Sveio, 3.januar 2018 INNKALLING TIL STYREMØTE nr 1 /18 i 4H Hordaland Dato: 9. januar Klokka: Kl Sted: Hordaland bondelag sitt møterom Desse blir kalla inn til styremøte: Ingrid Otnes, Janniche Bergås, Mona Feste, Ingrid Marie Helland, Andreas Ølvestveit, Torstein Lunde, Linda Langva og Turid S. Herland REFERAT FRÅ FYLKESSTYREMØTE nr 1/18 i 4H Hordaland Tilstades: Åshild Irene Lie, Ingrid Otnes, Mona Feste, Andreas Ølvestveit, Torstein Lunde, Turid S. Herland og Synnøve Jørgensen (via skype) Møtestart: Sakliste SAK 1/18 Godkjenning av innkalling og sakliste SAK 2/18 Godkjenning av referat frå siste møte, SAK 3/18 Orienteringsaker/Referatsaker SAK 4/18 Invitasjonar/representasjonar SAK 5/18 Økonomistatus SAK 6/18 Årsmøtepapir SAK 7/18 Årets klubb SAK 8/18 Juniorsprell - budsjett SAK 9/18 H.A.N.S.A. -rapport SAK 10/18 Superhelga klubbrådgjevarsamling og superkurs SAK 11/18 Leirjakker/gensrar SAK 12/18 Valkomiteen SAK 13/18 Lynkurs SAK 14/18 Eventuelt SAK 15/18 Saker til neste møte Forslag til vedtak: Innkalling og sakliste godkjent Vedtak: Godkjent SAK 2/18 Godkjenning av referat frå sist styremøte Forslag til vedtak: Godkjent med eventuelle endringar. Vedtak: Godkjent, med at H.A.N.S:A.- oppdatering vert lagt inn i referatet. 1

2 2 SAK 3/18 Orienteringssaker /Referatsaker Referatsak Orientering Ansvarleg Rådsmøte i Oslo Åshild Irene Åshild og Ingrid reiser på rådsmøte. Møte mellom leiarane i fylkesstyra, landsstyret og 4Hgardane. Åshild og Ingrid sett seg inn i sakspapira og høyrer med resten av styret om det er noko dei er usikre på. Sakspapira vert sendt ut til alle, og resten les gjennom og kjem med kommentarar. SAK 4/18 Invitasjonar og Representasjon Invitasjon til Dato Kven frå styret deltar/deltok? Ung Vest - årsmøte 19. jan. 18 Maren Karoline og Torstein Torstein reiser frå styret. SAK 5/18 Økonomistatus Styret har sett gjennom budsjettet, og er fornøgde emd slik det ser ut. Litt vanskeleg å vite om alt er like realistisk, då vi ikkje har ferdig rekneskap frå Styret har tenkt gjennom eventuelle spørsmål som kan komme til budsjettet, og funnet ut korleis vi vil svar på desse. Spørsmål til budsjettet Er ikkje fylkesleir 2019/2020 med i budsjetta 2019/2020? Storkurs har gått i pluss dei fleste år før, derfor vil vi at den posten skal førast i 0, ikkje 2000 underskot. Vi ser på det som realistisk at fylkesleiren kan gå med 3000 i pluss til fylkesstyret, noko som vil føre til at resultatet for budsjett 2019 blir positivt. Bør ha rekneskap for 2014, 2015 og 2016 tilgjengeleg på årsmøtet, så vi er førebudd på eventuelle spørsmål og kan komme med gode svar. Forslag til vedtak: Godkjenne slik det føreligg med eventuelle endringar gjort på møte. Vedtak: Godkjent, med endringane - Budsjett 2019: Få storkurs i 0, og 3000 i inntekt på fylkesleir. - Budsjett 2020: Same som 2019 SAK 6/18 Årsmøtepapir/Årskavalkade i bilete Janniche manglar bilete frå: Superhelg på Stord, 1. og 2. trivselagentsamling (om me sendte nokon), 4H-dagen, Gøy på landet Stord, Jub.festane me besøkte. Kor lang skal den være? Ingrid kan sende frå 4H-dagen til H.A.N.S.A. og sjå kva ho har frå superhelga. Andreas sender bilete frå Gøy på landet. Sjå på klubbrådgjevarsidå på facebook etter bilete frå jubileumsfestane. Hugs å spørje før dei blir brukt.

3 3 Vi ser for oss at årskavalkaden skal vare i 5-10 min. Resten av årsmøtepapira er ok. SAK 7/18 Årets klubb Søkje H. bondelag om 5000 kr til krus og gåver på årsmøte Vedtak: Årets klubb einstemmig vedteke. SAK 8/18 H.A.N.S.A. - rapport Desember: Det nye styret hald fyrste styremøte 15.desember. Vi sende oppdatert kontaktinformasjon til fylkesstyret og oppdaterte vedtekter til fylkesstyret sitt styremøte 12.desember. Alumnstyret har elles vore svært nøgd med jule- og nyttårsferie i ulike kantar i landet, og klare for å gjere 2018 til eit innhaldsrikt 4H-år. Januar: Vi gler oss til superhelg og fylkesårsmøte og ynskjer fylkesstyret lukke til med forberedingane. Samstundes som vi bidreg som instruktørar, planlegg vi eigne arrangement som skjer i løpet av året. Klubbinfo og Facebook er blant media vi nyttar for å nå ut med det glade bod. Alumnklubben nyttar anledinga til å takke fylkesstyret for samarbeidet i år, og ser fram til godt og produktivt samarbeid til det beste for 4H-arane med det kommande fylkesstyret. Godt nytt år! Hjarteleg helsing styret SAK 9/18 Juniorsprell -budsjett Styret har sett på budsjett satt opp av arrangør, og samanlikna med det vi har i vårt budsjett. Kanskje søker om RULL-midlar, søke friluftslivsmidlar frå fylkeskommunen. Turid jobbar vidare ilag med Rune med å søke midlar. Styret vel å redusere budsjettet til arrangør, så det gjeld for 30 medlemmar, og vere flinke til å promotere og søke midlar. SAK 10/18 SUPERHELGA Klubbrådgjevarsamling: Torstein og Janniche Torstein og Janniche skal snakkast straks, og planlegge. Ragna og Synnøve skal ha div. innlegg. Turid sender mail til Janniche for å oppdatere ho på det som er bestemt til no. Årsmøte: Andreas Sette av tid til Rune, så han kan snakke om juniorsprellet. Må ha eit eller anna visuelt Promotering av nattvolleyball og storkurs. Promotere trivselsagentsamling om det er tid. Hugs å sette av tid til årets solsikke.

4 Lage nytt sett med stemmesedlar, og hugs binders å samle dei med. Hugse å spørje om det er lov å ete inne i salen. Kaker ok. Høyr når dei sett opp borda og når nøkkel skal hentast. Køyreplana er ikkje heilt klar, så den vert utsendt litt før årsmøtet. Høyr med ordførar om han hugsar at han skal vere ordførar. Knut kan styre lyd/lys. Send alt av dokument i word-format (.doc/.docx) Ha eit bord på sida med penn og papir til dei som vil skrive, og for dei som kjem med forslag. Innmarsjen til fylkesstyret: Med leirbukser, klipp frå Alllsang på grensen? Torstein tar med padder til styret. 4 Superkurs: Ingrid OK Høyre om anlegg SAK 11/18 Torstein: Leirjakker/genser Saken vert formidla vidare til neste styre. Pris kjem mest sannsynleg på om lag kr per stk. SAK 12/18 Valkomiteen Styret bistår valkomiteen om dei har spørsmål, og hjelper med å vidareformidle forslag til kandidatar. Ingrid lagar eit oversiktsskriv med kva verv som er på val og ikkje og sender til leiar. SAK 13/18 Lynkurs Har mangel på instruktørar, treng to til. Men Ragna har ein bit om det på klubbrådgjevarsamlinga. Ragna er innstilt på å halde 2 kurs. Lystig skal ta opp om dei kan halde eit på Voss. Høyre med Jens Arne Sollien, Ingrid Hovstad og Sunniva Kambestad om dei vil vere instruktørar. SAK 14/18 Eventuelt 14.1 Sak frå 4H-gard i vekst Vår representant i styringsgruppa er erklært inhabil i ein sak, og vi har fått spørsmål om vi vil sende ein annan representant i dei sakane eller få tilsendt referat og orientering i sakane. Vedtak: Styret går for at referat og orientering vert sendt til styreleiar.

5 Trivselsagentsamling Samling nummer 2 er same helga som storkurset, vil vi at Sogn og Fjordane skal flytte helga til helga etter Vedtak: Styret vil gjerne at helga vert flytta til helga etter, då vi gjerne vil ha med trivselsagentane våre på storkurs Styrevervsopplæring i Masfjorden. Vert tatt opp på neste møte. 14.4: Kandidat til verv som styremedlem i UngVest Vedtak: Torstein lagar innstilling til valkomiteen på Maren Karoline Skuteud innan 16. januar. SAK 15/18 Saker til neste møte Det kan vere ein idè å samlast ei helg, og bruke god tid på å gå gjennom alt det nye, og diskutere godt i det nye styret korleis vi vil gjere ting. Det er mykje som skal fordelast og planleggast det første møtet, og det bør i alle fall bli satt av godt med tid. Konstituering av nytt styre Saker frå førre styre Alumnløfte møtedato, samt gå gjennom dei ulike punkta som vi ser for oss at det kan bli diskusjon rundt. Vedtektsendringar frå H.A.N.S.A. Arbeidsplan Fordele årsplan mellom styret Rapport frå rådsmøte Styrevervsopplæring i Masfjorden ein representant Møteslutt: 19.05