Møteinnkalling. Kontrollutvalget. Møtested: Fylkeshuset, Sarpsborg, Møterom Kongsten Tidspunkt: kl. 10:00

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Møtested: Fylkeshuset, Sarpsborg, Møterom Kongsten Tidspunkt: kl. 10:00 Eventuelle forfall meldes til Hans-Olaf Lunder, telefon Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Rolf Sigmund Klerud LEDER FL H,FRP,V Inger-Lise Skartlien NESTL FL A,S,K,M,SV Odd Riise MEDL FL A,S,K,M,SV Anne-Kari Holm MEDL FL A,S,K,M,SV Michael Torp MEDL FL H,FRP,V Sted, 5. desember 2018 Rolf Sigmund Klerud leder

2

3 Saksliste Saksnr. Sakstittel Side Saker til behandling PS 30/2018 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 12. desember 2018 PS 31/2018 Rapport etter gjennomført selskapskontroll i Haldenvassdragets Kanalselskap AS PS 32/2018 Valg av revisjonsordning til Viken fylkeskommune PS 33/2018 Prosjektplan - Østfold fylkeskommunes rolle og ansvar overfor Østfold kunstsendter PS 34/2018 Utkast til plan for forvaltningsrevisjon 2019, Østfold fylkeskommune PS 35/2018 Eventuelt - Kontrollutvalgets møte 12. desember 2018 Godkjenning av protokoll fra møte

4 Saker til behandling PS 30/2018 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 12. desember 2018

5 Saksnr.: 2018/11 Løpenr. 117/2018 Klassering: 412 Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Møtebok - Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget /2018 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 12. desember 2018 Vedlegg 1 Internt notat fra fylkesrevisjon vedr. Punkt Ø AS Fakta 1. Oppfølging av tidligere selskapskontroll i Punkt Ø AS Internt notat fra Akershus og Østfold fylkesrevisjon ligger vedlagt. Sekretariatslederens forslag til vedtak Informasjonen tas til orientering. Sarpsborg, 3. desember 2018 Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15 Saksnr.: 2018/33 Løpenr. 122/2018 Klassering: 412 Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Møtebok - Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget /2018 Rapport etter gjennomført selskapskontroll i Haldenvassdragets Kanalselskap AS Vedlegg 1 Oversendelsesbrev fra fylkesrevisjonen datert Rapport etter gjennomført selskapskontroll i Haldenvassdragets Kanalselskap AS Bakgrunn for saken Haldenvassdragets kanalselskap AS (HKAS) er et gammelt aksjeselskap (stiftet i 1852) der fylkeskommunen er største eier med 17,78 % av aksjene. De øvrige eierne er kommunene langs kanalen, Haldenvassdragets brukseierforening og flere andre private (næringsdrivende) eiere. Formålet med selskapskapskontrollen har vært å undersøke Østfold fylkeskommunes system for eierstyring og hvordan denne utføres av eierrepresentant og formidles til eier i samsvar med fylkestingets vedtak, anbefalinger og retningslinjer for god eierstyring. Revisjonen har også undersøkt hvordan tilskuddsbetalingen til HKAS overholdes av de ulike eierne i selskapet i henhold til gjeldende avtaler. Følgende problemstillinger er valgt for undersøkelsen: Utøver fylkeskommunens sitt eierskap gjennom generalforsamlingen i tråd med selskapets vedtekter og politiske vedtak? Har fylkeskommunen etablert rutiner for eierstyring i selskapet og rapportering til politisk nivå? Er eiernes avtaler om tilskuddsbetaling til selskapet oppfylt?

16 2 Nedenfor følger et sammendrag av revisjonens undersøkelse og konklusjoner på de tre problemstilllingene. Oppfølging av administrative fullmakter og funksjoner i selskapet Revisjonens undersøkelse har avdekket mangler ved forhold knyttet til praktisering av innhold i vedtekter og instrukser, samt formalisering av fullmakter, internkontroll og rutiner for anskaffelser. Revisjonen mener at daglig leders fullmakter må være skriftlige og at internkontrollen bør forbedres med hensyn til rutiner for attestasjon og anvisning. Selskapet må legge til grunn lov og forskrift om offentlige anskaffelser ved større anskaffelser, herunder utlysning av anbud. Selskapet bør også utarbeide etiske retningslinjer i selskapet. Utøver fylkeskommunens sitt eierskap gjennom generalforsamlingen i tråd med selskapets vedtekter og politiske vedtak? Selskapets vedtekter ble sist revidert og vedtatt i ordinær generalforsamling 8. juni Selskapets strateginotat ble vedtatt på generalforsamlingen i selskapet i Østfold fylkeskommune tok selskapets strateginotat til orientering i fylkesutvalgssak 108/2018 i møte Østfold fylkeskommune har vedtatt eiermelding Fylkeskommunen har også vedtatt prinsipper for videre eierskap og tilskudd til HKAS. Østfold fylkeskommune fremsetter forslag til å bli representert med medlem og personlig varemedlem i styret. Fylkeskommunen oppnevner hvert år representant til generalforsamlingen i selskapet. Revisjonen mener at ØFK utøver sitt eierskap gjennom generalforsamlingen i tråd med selskapets vedtekter og politiske vedtak. Har fylkeskommunen etablert rutiner for eierstyring i selskapet og rapportering til politisk nivå? Østfold fylkeskommune har ikke etablert kommunikasjonsformer mellom fylkestinget og eierorganet som er forankret i eiermeldingen. Fylkestinget har ikke fastsatt bestemmelser for rapportering, herunder behandling av selskapets årsrapporter. Revisjonen mener at fylkeskommunen må sørge for at retningslinjer for saksbehandling i Østfold fylkeskommune blir fulgt med hensyn til saksinnkallinger, saksdokumenter, protokoller og årsrapporter fra styrende organer i selskaper som fylkeskommunen har eierskap i. Fylkesrådmannen bør avklare hvilket politisk organ som skal behandle årsrapporter fra ulike selskaper. Er eiernes avtaler om tilskuddsbetaling til selskapet oppfylt? Østfold fylkeskommune har i fylkesutvalgssak 92/2017 i møte vedtatt sak om prinsipper for videre eierskap og tilskudd til HKAS. Det fremgår av saken at Østfold fylkeskommune legger til grunn at dagens avtale om økonomisk spleiselag fra vertskommunene og fylkeskommunen videreføres. Revisjonen har

17 3 imidlertid ikke mottatt eller kjenner til at det foreligger en avtale om driftstilskudd til selskapet utover avtalen som gjaldt fram til Selskapet har opplyst at Østfold fylkeskommunes avtale fra 2007 om fordeling av tilskudd til selskapet praktiseres og legges til grunn for tilskuddsbetaling til selskapet. Dette gjøres etter årlig søknad fra selskapet. Revisjonen mener at Østfold fylkeskommune og de øvrige eierkommunene bør inngå en ny avtale om fordeling av driftsstøtte til selskapet. Høringsuttalelser Rapportutkastet ble sendt på høring til styreleder og daglig leder i selskapet samt fylkesrådmannen i Østfold. Fylkesrådmannens kommentarer er i sin helhet inntatt som vedlegg 2 i rapporten. Selskapet ved daglig leder/styreleder har ikke kommet med kommentarer til rapportutkast. Sekretariatslederens vurdering Denne fremlagte rapporten gir kontrollutvalget et godt grunnlag å vurdere om selskapet utøver fylkeskommunens eierinteresser, utøver myndighet i henhold til bestemmelser og lover og forskrifter, fylkestingets vedtak og forutsetninger. Sekretariatslederens forslag til innstilling Rapporten oversendes fylkestinget med slik innstilling til vedtak: 1. Fylkestinget ber fylkesrådmannen inngå en ny avtale med selskapet om fordeling av årlig driftstilskudd til selskapet. 2. Fylkestinget ber Fylkesrådmannen sørge for at fylkeskommunens retningslinjer for saksbehandling følges. Rapporten oversendes fylkestinget med slik innstilling til vedtak: Fylkestinget oversender rapporten til styret i Haldenvassdragets Kanalselskap AS og ber styret: 3. sørge for at selskapet etablerer en god internkontroll i administrasjonen/ selskapet. 4. sørge for at fullmakter blir utarbeidet i tråd med selskapets vedtekter og øvrige instrukser. Sarpsborg, 4. desember 2018 Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51 Saksnr.: 2018/10 Løpenr. 109/2018 Klassering: 412 Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Møtebok - Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget /2018 Valg av revisjonsordning til Viken fylkeskommune Vedlegg 1 Utredning valg av revisjonsordning til Viken fylkeskommune Bakgrunn for saken Fylkeskommunene Akershus, Buskerud og Østfold er vedtatt slått sammen til Viken fylkeskommune fra I den forbindelse må det velges revisjonsordning og revisor for den nye fylkeskommunen. Fylkestingene i de tre fylkene har delegert til fellesnemnda å ta stilling til revisjonsordning. Fellesnemnda fatter vedtak på bakgrunn av innstilling fra de tre kontrollutvalgene. De tre fylkeskommunene har i tråd med lovkrav ved søknad om kommunesammenslåing fattet vedtak om fellesnemnda sin sammensetning og oppgaver i møtet , sak 123/17. I den sammenheng er det vedtatt at: Fellesnemnda skal ansette revisor for Viken fylkeskommune etter innstilling fra kontrollutvalgene i de eksisterende fylkeskommunene. Kontrollutvalget i Østfold fylkeskommune har i møte vedtatt at Akershus og Østfold Kontrollutvalgssekretariat (AØKS) skal utrede valg av revisjonsordning for Viken fylkeskommune. Kontrollutvalgets vedtak : Det bestilles en utredning for valg av revisjonsordning for Viken fylkeskommune fra Akershus og Østfold Kontrollutvalgssekretariat(AØKS). Kontrollutvalget ber om at utredningen utformes slik

52 2 at den kan tjene som grunnlag for tilsvarende prosess også i kontrollutvalget i Akershus og Buskerud. Utredningen ferdigstilles slik at den kan legges fram for behandling i Utredning av revisjonsordning til Viken fylkeskommune utarbeidet av Akershus og Østfold kontrollutvalgssekretariat ligger som vedlegg til saken. Utredningen er et beslutningsgrunnlag for valg av en fremtidig revisjonsordning for Viken fylkeskommune. Dokumentet er skrevet slik at det skal gi faktagrunnlag på hvilke revisjonsordninger fylkeskommunene har i dag, hvilke valg av revisjonsordninger fellesnemda har mulighet til å velge, rammebetingelser for kontroll og tilsynsoppgaver. Til slutt har kontrollutvalget fått noen betraktninger/ vurderinger på sekretariatsleders utredning. I vurderingene er det også lagt vekt på at: Akershus og Østfold fylkesrevisjon har revidert både Akershus og Østfold fylkeskommuner i 18 år, og har dermed gode faglige forutsetninger for revisjon av Viken fylkeskommune. Omstillingsdokumentets fokus på å beholde viktig kompetanse når Viken fylkeskommune etableres er også særs viktig. Etableringen av Viken fylkeskommune er ifølge omstillingsdokumentet å regne som en virksomhetsoverdragelse etter arbeidsmiljølovens regler. Det er ikke intensjonen i omstillingsdokumentet at ansatte skal flyttes fra sine stillinger. Kontrollutvalget har ved flere anledninger uttalt at kostnadene til revisjon først og fremst avhenger av omfang og bestillinger, og ikke av hvem som er revisor. Det er positivt at ansatte revisorer på sikt kan revidere Viken Fylkeskommune med en budsjettramme tilnærmet den som Akershus og Østfold disponerer nå. Det legges også vekt på at landets største kommune, Oslo kommune, har parlamentarisk styreform og har valgt å ha egne ansatte revisorer. En eventuell synergieffekt av revisjon utført i et interkommunalt selskap, synes for Viken fylkeskommunes del å bli liten siden Viken fylkeskommune i størrelse og kompleksitet ikke kan sammenlignes med noen andre aktuelle deltagere i et IKS. Det presiseres at utredningen kun er et beslutningsgrunnlag for valg av revisjonsordning. Sekretariatslederens forslag til innstilling Utredning av revisjonsordning i Viken fylkeskommune datert oversendes fellesnemda med slik innstilling til vedtak: 1. Fellesnemda slutter seg til en revisjonsordning med ansatte revisorer. 2. Fellesnemda anmoder Viken prosjektkontoret om å si opp gjeldende avtaler om revisjonsordning med Akershus og Østfold fylkesrevisjon og Buskerud kommunerevisjon IKS med virkning fra

53 3 3. Fellesnemda ber om at det tas initiativ til at dagens ansatte i Akershus og Østfold fylkesrevisjon videreføres inn i Viken fylkeskommune. Sarpsborg, Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder

54 Utredning av revisjonsordning i Viken fylkeskommune Utført av Akershus og Østfold kontrollutvalgssekretariat Oslo, SIDE 1

55 Innhold 1. Bakgrunn Lovens rammer for valg av revisor... 3 Revisjonsordninger i Akershus, Buskerud og Østfold fylkeskommune Om revisjon i fylkeskommuner, begreper og rolle... 5 Om revisjon... 5 Kvalitet i revisjon... 5 Revisors Uavhengighet Alternativer for organisering av revisjon... 8 Ansatt revisor... 8 Interkommunalt samarbeid samarbeid Kjøp av revisjonstjenester i markedet Organisering av dagens revisjonsordning Akershus og Østfold fylkesrevisjon (AØF) Buskerud kommunerevisjon IKS (BKR) Viken fylkeskommunes forpliktelser overfor ansatte i AØF og BKR ved virksomhetsoverdragelsen Rammebetingelser for kontroll- og tilsynsoppgaver Fremtidig organisering av revisjonsvirksomheten for Viken fylkeskommune Vurderinger SIDE 2

56 1. Bakgrunn Fylkeskommunene Akershus, Buskerud og Østfold er vedtatt slått sammen til Viken fylkeskommune fra I den forbindelse må det velges revisjonsordning og revisor for den nye fylkeskommunen. Fylkestingene i de tre fylkene har delegert til fellesnemnda å ta stilling til revisjonsordning. Fellesnemnda fatter vedtak på bakgrunn av innstilling fra de tre kontrollutvalgene. Kontrollutvalget i Akershus fylkeskommune har i møte vedtatt at Akershus og Østfold Kontrollutvalgssekretariat (AØKS) skal utrede valg av revisjonsordning for Viken fylkeskommune. Vedtak sak 25/18, dato : Det bestilles en utredning for valg av revisjonsordning for Viken fylkeskommune fra Akershus og Østfold Kontrollutvalgssekretariat(AØKS). Kontrollutvalget ber om at utredningen utformes slik at den kan tjene som grunnlag for tilsvarende prosess også i kontrollutvalget i Østfold og Buskerud. Utredningen ferdigstilles slik at den kan legges fram for behandling i møte 25.september Lovens rammer for valg av revisor Kommuneloven 78, 3. og 4. ledd legger til grunn at det er kommunestyret/fylkestinget som avgjør hvilken revisjonsordning kommunen/fylkeskommune skal ha og som velger hvem som skal være kommunens revisor. Fylkestingets valg av revisjonsordning og revisor skjer på grunnlag av innstilling fra kontrollutvalget. Kommuneloven ledd Kommunestyret eller fylkestinget avgjør selv om kommunen eller fylkeskommunen skal ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid om revisjon, eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra kontrollutvalget. 4. ledd Kommunestyret eller fylkestinget velger selv revisor. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra kontrollutvalget. I forbindelse med sammenslåingen av Akershus, Buskerud og Østfold fylkeskommuner er det i tråd med Inndelingsloven 26 opprettet en fellesnemnd for å samordne og ta seg av forberedelse av sammenslåingen. SIDE 3

57 Etter 26 femte ledd kan fellesnemnda få fullmakt til å ansette revisor, videreføre deltagelse i interkommunalt samarbeid om revisjon eller videreføre avtale med annen revisor. Inndelingslova 26, 5. ledd: Nemnda kan få fullmakt til å tilsetje personale i den nye eininga. Dette omfattar også tilsetjing av administrasjonssjef og revisor. Tilsetjing av revisor skjer på bakgrunn av innstilling frå kontrollutvala. Nemnda kan òg få fullmakt til å vidareføre deltaking i interkommunalt samarbeid om revisjon eller vidareføre avtale med annan revisor. Tilsvarande gjeld for sekretariatet for kontrollutvalet. Slikt vedtak skjer etter innstilling frå kontrollutvala. De tre fylkeskommunene har i tråd med lovkrav ved søknad om kommunesammenslåing fattet vedtak om fellesnemnda sin sammensetning og oppgaver i møtet , sak 123/17. I den sammenheng er det vedtatt at: Fellesnemnda skal ansette revisor for Viken fylkeskommune etter innstilling fra kontrollutvalgene i de eksisterende fylkeskommunene. Kommuneloven 78 slik den er formulert gir kontrollutvalget to innstillingsoppgaver i logisk rekkefølge: 1. innstilling på valg av revisjonsordning 2. innstilling på valg av revisor Med utgangspunkt i ovennevnte legges det til grunn at kontrollutvalgene i de tre fylkeskommunen skal avgi hver sin innstilling til fellesnemnda om valg av revisjonsordning. Valg av revisor vil komme i neste omgang. Revisjonsordninger i Akershus, Buskerud og Østfold fylkeskommune Selskap AKERSHUS OG ØSTFOLD FYLKESREVISJON Fylke AKERSHUS FYLKESKOMMUNE BUSKERUD KOMMUNEREVISJON IKS AKERSHUS OG ØSTFOLD FYLKESREVISJON BUSKERUD FYLKESKOMMUNE ØSTFOLD FYLKESKOMMUNE SIDE 4

58 2. Om revisjon i fylkeskommuner, begreper og rolle Det er fylkestinget som har det overordnede kontrollansvaret for den fylkes - kommunale virksomheten. Kontrollutvalget fører det løpende tilsynet med fylkesforvaltningen på fylkestingets vegne, dette følger av kommuneloven 76 og 77. Av kommuneloven 78 nr. 2 følger det at det i alle kommuner skal utføres regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. En slik todeling av revisjon foreslås videreført i forslaget til ny kommunelov 1.I tillegg skal det følges opp eierskapet etter kommuneloven 77 nr 5. Om revisjon Kommunelovens regler om revisjon bygger på en todeling av revisjonsarbeidet som består av regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Innholdet i regnskapsrevisjonen og regnskapsrevisors oppgaver er lovbestemt. Kontroll med økonomiforvaltningen utover det som er nødvendig for at regnskapsrevisor skal kunne uttale seg om årsregnskapet, må i hovedsak bestilles av kontrollutvalget som en tilleggsoppgave til regnskapsrevisjonen, eller som forvaltningsrevisjon. Regnskapsrevisjonens formål er å vurdere om regnskapet er avlagt i tråd med lov og forskrift, samt å påse at fylkeskommunen har overholdt de vedtatte budsjettrammene. Det følger av kontrollutvalgsforskriften at kontrollutvalget skal påse at regnskapsrevisjonen skjer på en betryggende måte. Innholdet i regnskapsrevisjon er rammene definert i regnskapsforskriften. Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er blant de pålagte oppgavene til kontrollutvalget. I forvaltningsrevisjon gjennomføres det systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Gjennom selskapskontroll undersøker man at selskapene er underlagt folkevalgt styring og kontroll. Kontrollutvalget har en bestillerrolle i forbindelse med selskapskontroll og forvaltningsrevisjon. For å sikre at kommunestyret velger ut de mest relevante prosjektene, skal kontrollutvalget utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon og en plan for selskapskontroll som skal legges frem for kommunestyret. Som grunnlag for planene, skal det utarbeides overordnet analyse. Kvalitet i revisjon Kvalitet på revisjonstjenester kan måles ut fra: Teknisk kvalitet kvalitet som kan måles ut fra objektive kriterier og definerte krav (objektive data), og Opplevd kvalitet kvalitet som kan måles ut fra den enkelte brukers opplevelse. Dette går ut på i hvilken grad brukeren føler den får en 1 Kilde Prop. 46 L ( ) Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) SIDE 5

59 rapport som er tilpasset nivået til leseren, enkel å navigere i, rapporterer om relevant informasjon osv. I regnskapsrevisjon er det mindre aktuelt å snakke om brukerdefinert kvalitet fordi sluttproduktet er en standard revisjonsberetning som ikke skal variere i særlig grad mellom revisjonsordningene. Kvalitet i regnskapsrevisjon må forstås som at revisjonen følger krav fra lov, normer og regler for god kommunal revisjonsskikk. Når det gjelder forvaltningsrevisjon, er det aktuelt å se både på teknisk kvalitet og opplevd kvalitet. Standarden RSK angir hvordan forvaltningsrevisjoner skal gjennomføres, og etablerer kriterier for hvordan gjennomføring av forvaltningsrevisjoner kan vurderes ut fra tekniske kvalitet. En vurdering av forvaltningsrevisjonen etter opplevd kvalitet forutsetter at det samles inn subjektive data, gjerne gjennom brukerundersøkelser og lignende. Hvordan kontrollutvalget opplever kvalitet på leverte forvaltningsrevisjonsrapporter er relevant i denne sammenheng. NKRF gjennomfører kvalitetskontroll av regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjoner hos sine medlemmer. Ved å kontrollere forvaltningsrevisjoner opp mot definerte krav i vedtatt standard, vil kontrollen fra NKRFs side baseres på objektive data. Slik kontroll forutsetter kompetanse innenfor regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Rapportering fra kvalitetskontrollene skjer ved at det gis én av tre bemerkninger; (i) ingen merknad, (ii) godkjent med merknader og (iii) fornyet kontroll. «Godkjent med merknader» gis like ofte som «ingen merknader». Det oppfattes ikke nødvendigvis negativt at det gis godkjenning med merknader. Private revisjonsfirmaer er underlagt Finanstilsynets kontroll. DnR har i tillegg eget kvalitetssikringssystem og gjør kvalitetskontroller av sine medlemmer. Revisors Uavhengighet I henhold til kommuneloven er kravene til revisors uavhengighet de samme uansett hvordan kommunen organiserer sin revisjon. Dette innebærer at både en revisor som er ansatt i kommunen, i et interkommunalt selskap eller privat revisjon vil være underlagt kommunelovens uavhengighetsregler. En kommunalt ansatt revisor vil i tillegg være underlagt forvaltningslovens habilitetsregler. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. I henhold til 14 i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kan den som foretar revisjon for en kommune eller fylkeskommune ikke utføre rådgivnings- eller andre tjenester for kommunen eller fylkeskommunen, dersom dette er egnet til å påvirke eller reise tvil om revisors uavhengighet og objektivitet. Revisor kan ikke opptre som rådgiver og deretter revidere 2 RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon SIDE 6

60 resultatet av egne råd eller sitt eget arbeid. Den som foretar revisjon kan heller ikke yte tjenester som hører inn under den revisjonspliktiges egne ledelses- og kontrolloppgaver, eller opptre som fullmektig for den revisjonspliktige. Kravet om uavhengighet gjelder ikke bare revisors faktiske uavhengighet, men også forhold som kan svekke omverdenens tillitt til yrkesutøvelsen, det vil si tilsynelatende uavhengighet. Det er revisors ansvar å vurdere egen uavhengighet både når oppdraget påbegynnes og underveis. Kravet om uavhengighet gjelder også revisors medarbeidere. I følge koml. er en revisor ansatt i kommune/fylkeskommune uavhengig, på samme måte som interkommunal revisjon og privat revisjon, dette illustreres i figuren nedenfor. Figuren viser at det fra kommunestyret/fylkestinget går to linjer- en styringslinje og en kontroll linje. Styringslinjen går fra fylkestinget til administrasjonssjefen som har ansvaret for gjennomføringen av fylkets tjenesteproduksjon. Den andre linjen representere en uavhengig og ekstern kontroll som går gjennom kontrollutvalget. Kontrollutvalgets oppgave er å forestå det løpende tilsynet med den fylkeskommunale forvaltningen på fylkestingets vegne. Begge de to styringslinjene inngår i fylkestingets totalansvar for den fylkeskommunale virksomhet. Det fremgår av figuren at kontrollinjen er totalt uavhengig av fylkeskommunale administrasjon, og at den kun er underlagt fylkestinget selv. SIDE 7

61 Koml.s system sikrer revisor uavhengighet, enten revisor er ansatt av fylkestinget, er et interkommunalt samarbeid eller en annen, privat revisor. Siden fylkes/kommunens revisor alltid får bestilling fra et folkevalgt organ kommunestyret/ og eller kontrollutvalget og skal rapportere resultatet av sitt arbeid til disse, vil revisor være uavhengige av den reviderte uansett om revisor får godtgjort sitt arbeid direkte fra fylket, gjennom overføringer til et interkommunalt samarbeid eller som betaling gjennom revisjonshonorar. Det er ulike argumenter for at revisjonsordningene kan være mer eller mindre uavhengige av oppdragsgiver. I NKRFs veileder (kap. 2.1 Om uavhengighet) vises det til at det i revisjonslitteraturen er en erkjent problemstilling at en revisors interesse i å bevare klientforholdet kan være en trussel mot uavhengigheten. Det at revisor står på utsiden av den som revideres, kan imidlertid medføre informasjonsavhengighet. En revisor som er tettere på, kan ha lettere og mer selvstendig tilgang på relevant informasjon, noe som kan øke sannsynligheten for at revisor oppdager feil og mangler. Viken fylkeskommune vil bli et stort revisjonsoppdrag. For et interkommunalt selskap hvor Viken fylkeskommune vil bli den største eieren, kan det oppstå et avhengighetsforhold, ikke minst økonomisk, mellom selskapet og den største eieren som kan påvirke uavhengigheten. Det samme forholdet kan gjøre seg gjeldende dersom et privat revisjonsfirma skal stå for revisjonen av Viken fylkeskommune. 3. Alternativer for organisering av revisjon Fylkeskommunen kan velge enten å ha ansatt revisor, revisjon i samarbeid med andre kommuner/fylker eller å kjøpe revisjonstjenester fra et privat selskap. Kontrollutvalget innstiller til fylkestinget/fellesnemda om valg av revisjonsordning og revisor. Fylkestinget kan velge å tildele all revisjon til én revisor, eller dele revisjonsoppdraget mellom flere. For eksempel kan en revisor velges til å revidere fylkeskommunens årsregnskap, mens en annen revisor får ansvar for forvaltningsrevisjon. Ansatt revisor Ordningen med ansatt revisorer finner vi i dag i Oslo og Trondheim, foruten Bærum og Akershus og Østfold fylkeskommuner. Revisorene er ansatt i kommunen/fylkestinget og leder skal velges av kommunestyret/fylkestinget. Rådmannen har ingen instruksjonsmyndighet overfor ansatte revisorer. Revisjonen kan ikke instrueres om revisjonsfaglige forhold og er slik sett uavhengige. SIDE 8

62 Norges Kommunerevisorforbunds (NKRF) veileder om «Utredning om og valg av revisjonsordning m.m. 3» har i kapittel 3 omtale av de alternative revisjonsordningene. Om egen kommunal revisjon er følgende skrevet i kapittel 3.1: «Kommunen kan tilsette egne revisorer, det vil si at revisorene får et vanlig tilsettingsforhold i kommunen. Revisorene kan ikke instrueres om revisjonsfaglige forhold, men er i andre sammenhenger underlagt samme regelverk som øvrige tilsatte i kommunen. Velger kommunestyret denne ordningen, skal kommunestyret også velge revisor, jf. 78 nr. 4. Det er ikke nærmere angitt hva som menes med revisor i denne sammenhengen. Vi legger til grunn at det er revisjonens daglige leder det her er tenkt på. Daglig leder benevnes ofte revisjonssjef eller revisjonsdirektør, men tittelen er ikke lovbestemt. Det er revisor selv som rapporterer resultatet av revisjonsarbeidet til folkevalgte organ, dvs. kontrollutvalget og kommunestyret. Daglig leder har det øverste ansvaret for revisjonsenheten, men behøver ikke nødvendigvis ha oppdragsansvar verken for regnskapsrevisjon eller forvaltningsrevisjon. Koml. har ikke bestemmelser om hvem som har tilsettingsmyndighet for eventuelle øvrige revisorer og annet personale i revisjonsenheten, men dette er regulert i forskrift om kontrollutvalg der det framgår i 17 andre ledd, at når kommunen har en egen ansatt revisjon, er det kontrollutvalget som foretar ansettelse av revisjonens øvrige personale. Slik myndighet kan også delegeres til revisor. Bestemmelser om tilsettingsmyndighet anbefales nedfelt i et eget reglement for kontrollutvalget. Reglementet fastsettes av kommunestyret.» En egen ansatt revisjon kan organiseres som en egen avdeling i fylkeskommunen eller som et fylkeskommunalt foretak. Om revisjonen organiseres i et foretak, vil det bli valgt et styre for virksomheten. Styret blir da et ledd mellom fylkesrådmannen (fylkesrådet) og revisjonen. Fordeler med egne ansatte revisorer er at disse har kontinuerlig fokus på kommunen og er lett tilgjengelig for politikere og administrasjon. Dessuten vil en revisjonsenhet som kun har oppdrag i et fylke legge dette fylkes risiko og vesentlighet til grunn for forslag om valg av prosjekter, og ikke ta hensyn til mulig effektivitet på revisors hånd ved å tilby samme forvaltningsrevisjon i mange kommuner/fylkeskommuner. Oppgaven som revisor for bare en fylkeskommune gir videre meget god kunnskap om den reviderte enheten og den etablerte organisasjonskulturen. Tilgjengeligheten kan bidra til at revisor i større grad kan tjene som rådgiver for fylkeskommune, men dette må skje innenfor rammene av de krav som stilles til revisors uavhengighet. 3 Fastsatt av NKRFs styre 5. februar 2013 SIDE 9

63 Interkommunalt samarbeid De aller fleste kommuner har valgt å samarbeide om revisjon med andre kommuner i en interkommunal ordning. Disse er enten organisert etter 27 i kommuneloven, eller som interkommunale selskaper (IKS) etter Lov om interkommunale selskaper. 27-Samarbeid Interkommunale samarbeid etter kommunelovens 27 krever eget styre. Styret er øverste organ for samarbeidet. Kommunenes adgang til å delegere beslutningsmyndighet til et styre i et 27-samarbeid er i loven begrenset til det som dreier seg om drift og organisering. Det enkelte kommunestyre kan ikke instruere styret i slike spørsmål. 27-samarbeid er en form for organisering som er lite regulert gjennom selve lovbestemmelsen. Dette gjør det viktig å tenke nøye gjennom hvordan vedtektene utformes. Det kan i den sammenheng være naturlig å se til andre lover ved utformingen av vedtektene, som for eksempel IKS-loven og aksjeloven. Det må avklares i vedtektene om 27-samarbeidet skal ha status som eget juridisk rettssubjekt. I tillegg bør virksomheten blant annet gis eget budsjettog regnskapsansvar, og styret bør være tillagt ansettelsesmyndighet og ha myndighet til å inngå avtaler med leverandører. Eget rettssubjekt skal være registrert i offentlige registre med eget organisasjonsnummer og fremstå med eget navn. Virksomheten vil være prinsipalt ansvarlig for sine økonomiske forpliktelser, mens kommunene vil være subsidiært ansvarlige, - det vil si at de kan saksøkes hvis virksomheten ikke kan dekke forpliktelsene. 27 er foreslått endret til interkommunalt interessefellesskap i ny kommunelov. Interkommunalt selskap (IKS) Interkommunalt selskap er regulert i Lov om interkommunale selskaper (IKSloven), etter mønster av de forvaltningsmessige prinsippene i aksjeloven. Selskapsformen er særlig tilpasset kommunale eiere og harmonisert med kommunelovens bestemmelser. Loven har bestemmelser om krav til budsjett, regnskap, økonomiforvaltning, eierskifte, oppløsning og avvikling. Selskapet er et eget rettssubjekt og har arbeidsgiveransvar for sine ansatte. Selskapet opprettes ved at det inngås en selskapsavtale mellom deltakerne. Selskapsavtalen angir hvem som er selskapets deltakere og dets formål, eierandeler, representasjon i representantskapet, innskuddsplikt og antall styremedlemmer. Det kan være hensiktsmessig at det i tillegg inngås et punkt om levering av revisjonstjenester til den enkelte kommune med angivelse av den perioden kommunen forplikter seg til å delta i samarbeidet samt oppsigelsesfrist. Det enkelte fylkesting utøver sin myndighet gjennom representantskapet, og har instruksjonsmyndighet over sin representant. Representantskapet velger selskapets styre. Selskapsavtalen kan bare endres ved at kommunestyrene/ SIDE 10

64 fylkestinget i alle de deltakende kommunene og fylkeskommunene fatter likelydende vedtak. Når et interkommunalt selskap er opprettet for å tilgodese eiernes behov, anses dette å falle inn under begrepet egenregi. Med egenregi menes at hoveddelen av selskapets omsetning må være mot eierne. Annen kommersiell aktivitet skal være begrenset. Grensen for dette ligger rundt 20 % av omsetningen. Søke seg inn i et eksisterende interkommunalt samarbeid/selskap Kommunen kan søke om deltagelse i et allerede etablert selskap som drives i egenregi. Dette vil i så fall måtte godkjennes av de øvrige eier- /deltagerkommunene i det gitte selskap. Det må også fastsettes på hvilke vilkår inntreden skal skje, og om kommunen eventuelt skal betale innskudd ved inntreden. Dersom man velger en revisjonsordning organisert som interkommunalt selskap i tråd med IKS-loven, vil i teorien ethvert interkommunalt revisjonsselskap være en mulighet. Fordeler ved interkommunale selskaper/samarbeid er at de er underlagt vanlige forvaltningsmessige lover og forskrifter og er åpne for politisk innsyn og kontroll. Revisjonsselskaper kjenner godt det kommunale systemet både administrativt og politisk. Interkommunale selskaper er vanligvis robuste og bør ha kapasitet til å betjene eierne. Det vil være en tidkrevende prosess å tre inn i et eksisterende IKS all den tid dette vil kreve behandling og likelydende vedtak i alle eierkommunene etter at forhandlingene er avsluttet. Kjøp av revisjonstjenester i markedet Kommuneloven gir fylkeskommunen anledning til å velge om den vil konkurranseutsette hele eller deler av revisjonstjenesten i markedet. I denne sammenheng innebærer det å kjøpe revisjonstjenester fra private revisjonsselskaper. Man kan velge å kjøpe hele eller deler av de revisjonstjenestene som kommunen har behov for i markedet. Det betyr at man for eksempel kan velge kun å kjøpe forvaltningsrevisjon eksternt og beholde regnskapsrevisjon, eller motsatt, eller man kan velge å kjøpe alle revisjonstjenestene i markedet. Ved konkurranseutsetting velges kommunens revisor for en bestemt periode, gjerne 2 til 4 år. Deretter lyses oppdraget ut på anbud igjen. Det kan bety regelmessig skifte av revisjon med de fordeler og ulemper det kan ha. God kunnskap og erfaring om revidert part er alltid fordelaktig i revisjon og er noe som opparbeides over tid. Dette må ses i forhold til skifte av aktører som kan ha annen erfaringsbakgrunn og se ting med «nye øyne». Dersom kjøp av revisjonstjenester i markedet velges, må det avklares hvor lang periode revisjonsoppdraget skal konkurranseutsettes for. Reglene for offentlige anskaffelser gjelder for kjøp av revisjonstjenester. Regelverket skal bidra til at alle offentlige anskaffelser skjer på en måte som SIDE 11

65 sikrer konkurranse, god forretningsskikk, forholdsmessighet, likebehandling av leverandører, forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet. Ved kjøp i markedet påløper utgifter knyttet til selve anskaffelsen og kvalitetssikring, kontraktstyring og oppfølging. Erfaring viser at kjøp av revisjonstjenester i markedet er en tidkrevende prosess fra det besluttes å gjennomføre konkurranse til anskaffelsen er avsluttet og revisor er engasjert. Prosessen kan ta fra ½ år til 1 år med forberedelse av konkurransegrunnlag, forankring i kontrollutvalg, offentlig utlysning på Doffin med de frister som gjelder, gjennomgang og valg av tilbyder, innstilling fra kontrollutvalg, behandling i kommunestyre, tildeling av oppdrag, klagefrist og kontraktskriving. Store private revisjonsselskaper har ressurser og en organisasjon å spille på som dekker mange fagområder. Dette gjør dem robuste med tanke på leveranser og mindre sårbare enn små organisasjoner. Ca. 12% av kommunene har konkurranseutsatt revisjon og kjøper disse tjenestene i markedet. Mulige ulemper ved privat revisjon kan være noe mindre erfaring med offentlig forvaltning og politiske kulturer. Dette vil imidlertid dels kunne ivaretas gjennom sekretariatets tilrettelegging og saksforberedelser. Sekretariatets erfaring er at private selskaper kan ha en høyere timepris enn kommunal revisjon, men på den andre side kan de bruke færre timer på oppdraget. Det kan være variasjon mellom privat- og offentlig revisjon, men det kan også være forskjell mellom private aktører som det kan være mellom selskaper organisert som interkommunalt samarbeid. Sekretariatet har registrert at privat revisjon kan ha andre forventninger til hva kommunen skal tilrettelegge for revisjon, slik at det vil kunne bli en utgift på kommunens hånd at materialet som leveres må ha en viss standard. 4. Organisering av dagens revisjonsordning Akershus og Østfold fylkesrevisjon (AØF) Akershus og Østfold fylkesrevisjon (AØF) er et revisjonssamarbeid etablert med hjemmel i kommunelovens kap. 12 "Internt tilsyn og kontroll. Revisjon". Samarbeidet ble opprettet etter vedtak i fylkestingene i Akershus og Østfold. Det er opprettet i henhold til kommunelovens 27 og er en del av Akershus og Østfold fylkeskommuners virksomhet. Samarbeidet er ikke et eget rettssubjekt. Formålet med AØF er å sørge for å løse revisjonsoppgaver pålagt i kommuneloven, forskrift om revisjon og andre bestemmelser på vegne av fylkestingene i Akershus og Østfold. SIDE 12

66 AØF blir drevet i egenregi, og utgiftene blir fordelt forholdsmessig mellom fylkeskommunene. Det er i henhold til vedtektene bevilget like store budsjettrammer fra begge fylkeskommunene til driften av fylkesrevisjonen. Fordelingen ble fastsatt ved etableringen av samarbeidet. Den økonomiske rammen bestemmer omfanget av den revisjonen som blir utført i den enkelte fylkeskommune, og de tjenestene som blir levert. AØF har en rammebevilgning å forholde seg til og skal levere i samsvar med avtaler osv. innenfor denne rammen. Ubenyttede midler ved årets avslutning tilbakeføres eierne. I henhold til vedtektene for samarbeidet har styret på vegne av fylkestingene myndighet til å treffe avgjørelser som angår revisjonsvirksomhetens drift og organisering. Styret har ikke arbeidsgiveransvaret for de ansatte i AØF. De ansatte har ansettelsesforhold enten i Akershus fylkeskommune eller Østfold fylkeskommune, og arbeidsgiveransvaret tilligger disse fylkeskommunene. AØF har 10,5 stillingshjemler, herav 5 regnskapsrevisorer, 4 forvaltningsrevisorer, revisjonsdirektør og ½ stilling som sekretær. Buskerud kommunerevisjon IKS (BKR) Buskerud kommunerevisjon IKS (BKR) er et interkommunalt revisjonsselskap i henhold til lov om interkommunale selskaper (IKS-loven). Selskapet er et eget rettssubjekt. BKR har 15 eiere, herav 14 kommuner og Buskerud fylkeskommune. Buskerud fylkeskommune eier 27 % av selskapet og er den største eieren. Representantskapet er selskapets øverste myndighet og har 15 medlemmer. Hver eier er representert med ett medlem. Selskapet blir drevet i egenregi, og selskapets formål er å dekke eiernes behov for revisjonstjenester. Buskerud fylkeskommunes forpliktelser overfor selskapet gjelder kjøp av revisjonstjenester i samsvar med selskapsavtalen. Buskerud fylkeskommunes andel av omsetningen for BKR utgjorde i 2017 ca. 12,7 % og i ,3 %, dvs. et gjennomsnitt de to siste årene på 11,5 % 4. Selskapet har arbeidsgiveransvar for de ansatte. BKR har ifølge sin hjemmeside 21 ansatte, herav 13 regnskapsrevisorer, 6 forvaltningsrevisorer, 1 sekretær og daglig leder. Det er 2 3 stillinger som arbeider med oppdraget Buskerud fylkeskommune i BKR. 4 Beregningen er foretatt med bakgrunn i driftsinntekter opplyst i Buskerud Kommunerevisjon IKS Åpenhetsrapport for regnskapsåret 2017 og opplysninger om revisjonskostnad oppgitt i «Utredning om revisjonsordning i Viken fylkeskommune» avgitt til kontrollutvalget i Buskerud fylkeskommune fra Kontrollutvalgssekretariatet i Buskerud i september SIDE 13

67 Viken fylkeskommunes forpliktelser overfor ansatte i AØF og BKR ved virksomhetsoverdragelsen De ansatte i AØF har ansettelsesforhold enten i Akershus eller Østfold fylkeskommune og er omfattet av det vedtatte omstillingsdokumentet som gjelder for alle berørte ansatte i Akershus, Buskerud og Østfold fylkeskommuner ved opprettelsen av Viken fylkeskommune. I følge omstillingsdokumentet er etableringen av Viken fylkeskommune å regne som en virksomhetsoverdragelse etter arbeidsmiljølovens regler, jf. arbeidsmiljøloven kapittel 16. Kapittel 16 omhandler arbeidstakernes rettigheter ved virksomhetsoverdragelser. Arbeidsforholdene til de ansatte i AØF vil automatisk bli overført til Viken fylkeskommune. Arbeidstakernes rettigheter og plikter følger med. Dette betyr at samtlige stillinger i Akershus og Østfold fylkesrevisjon skal sikres ansettelse og relevante arbeidsoppgaver i Viken fylkeskommune i tråd med de overordnede bestemmelsene som gjelder ved dannelsen av denne fylkeskommunen. Det vedtatte omstillingsdokumentet, arbeidsmiljøloven, hovedavtalen og øvrige bestemmelser skal være styrende for ivaretakelsen av samtlige ansatte i forbindelse med virksomhetsoverdragelsen som skal skje. Ved dannelsen av Viken fylkeskommune må AØF oppløses. Vedtektene for samarbeidet har bestemmelser om at oppløsning må vedtas av styret, og vedtaket om oppløsning må godkjennes av begge fylkesting. Oppsigelsen får virkning fra og oppsigelsen må være levert til styret senest med ett års varsel. Dette har liten praktisk betydning da samtlige ansatte skal ha ansettelsesforhold i den nye fylkeskommunen. Når det gjelder de ansatte i BKR, har ikke disse de samme rettigheter som de ansatte i AØF inn i den nye fylkeskommunen. Det er kun de ansatte revisorene i AØF som er en del av virksomhetsoverdragelsen. Alle ansatte i BKR er ansatt i dette selskapet (rettssubjektet), og det er BKR som har arbeidsgiveransvaret for de ansatte. Selskapet vil kunne få overtallighet i sin organisasjon. Dersom Viken fylkeskommune ønsker det, kan den likevel ta ansvar for ansatte fra BKR som har vært benyttet til revisjon av Buskerud fylkeskommune. En slik praksis har vært benyttet i ulike andre sammenhenger. Buskerud fylkeskommune må si opp selskapsavtalen med BKR. I henhold til selskapsavtalen må fylkeskommunen gi ett års skriftlig varsel, på grunnlag av vedtak i fylkestinget, om oppsigelse av sitt deltakerforhold i selskapet med virkning fra 1. juli det enkelte år. Buskerud fylkeskommune er fra 1. januar 2020 ikke lenger en egen juridisk enhet som kan ha eierskap i BKR. SIDE 14

68 5. Rammebetingelser for kontroll- og tilsynsoppgaver Budsjettrammen et kontroll- og tilsynsorgan har til disposisjon, avgjør hvilken mulighet et kontrollutvalg har til å føre tilsyn med om fylkeskommunens midler og ressurser blir forvaltet på en forsvarlig måte, i tråd med fellesskapets forventninger og krav. Kontrollutvalg som har tilfredsstillende økonomiske rammevilkår, gis anledning til å være engasjerte kontrollutvalg. De kan påvirke innholdet i kontroll- og tilsynsarbeidet i fylkeskommunen, kan være aktive i utvalgsrollen og kan uten ekstrabevilgninger gjøre nødvendige bestillinger på områder hvor det er påkrevet. Akershus fylkeskommune og Østfold fylkeskommune brukte ca. 4,9 mill. kroner hver på revisjonstjenester i Dette beløpet inkluderer flere forvaltningsrevisjonsprosjekter, revisjonsrapporter, selskapskontroller, uttalelser og utredninger som er gjennomført på bestilling, anmodning eller etter avtale med kontrollutvalgene. Av forannevnte beløp utgjorde forvaltningsrevisjonen ca. 2,3 mill. kroner. Resterende gjelder de øvrige oppgavene som er utført på oppdrag for kontrollutvalgene inkludert den forskriftspålagte regnskapsrevisjonen. Buskerud fylkeskommune brukte ca. 2,6 mill. kroner på revisjonstjenester i Utgiftene til regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon er oppført med små beløp, henholdsvis kr ,- og kr ,-. Andre oppgaver, herunder annet, innsyn, attestasjoner og selskapskontroll, utgjorde nærmere 1,4 mill. kroner av ovennevnte utgift. Tjenestene AØF og BKR utfører for kontrollutvalgene/fylkestingene er svært ulike i innhold og omfang. Det gjelder innenfor alle revisjonsfeltene. Innholdet og omfanget i de avtalene og bestillingene som revisjonen mottar fra kontrollutvalgene er avgjørende for revisjonskostnaden, og det gjør at fylkeskommunenes utgifter til revisjon blir forskjellige. AØF har ikke behov for å definere kostnadene til enkeltoppgaver på samme måte som et eget selskap. Årsaken til det er at AØFs ressurser fullt og helt blir benyttet hos to eiere som bidrar med like store summer, og ressursene skal brukes likt mellom disse. Utover dette er hovedfokuset at leveransene skjer i henhold til bestillinger/avtaler. Buskerud fylkeskommune har valgt å bruke mindre midler til revisjon enn mange av de øvrige fylkeskommunene, noe som gjenspeiler seg i færre bestillinger/leveranser fra revisjonen til kontrollutvalget. Akershus og Østfold fylkeskommuner har benyttet like mye til revisjon, der begge kostnadsmessig ligger høyere enn Buskerud fylkeskommune. Akershus, som er landets største fylkeskommune når man vurderer ut i fra antall innbyggere og omsetning, kommer pr. i dag lavest ut av de tre om man ser revisjonskostnaden i forhold til innbyggertall, mens Østfold har den høyeste kostnaden. Om man ser på revisjonskostnaden i forhold til den totale omsetningen innenfor drifts- og investeringsregnskapet til disse fylkeskommunene for året 2017, gir det et SIDE 15

69 forholdstall på 0,61 promille for Akershus fylkeskommune, 0,65 promille for Buskerud fylkeskommune og 1,22 for Østfold fylkeskommune 5. Østfold fylkeskommune har i tråd med vedtektene bevisst valgt å bruke like mye midler til revisjon som Akershus fylkeskommune. Revisjonskostnaden vil ikke være helt forholdsmessig i forhold til oppdragets størrelse. Selv for små kommuner/fylkeskommuner skal det utføres regnskapsrevisjon av et visst omfang for at revisjonen skal være i tråd med kravene til revisjon. Det antas imidlertid at revisjonskostnaden pr. innbygger, eller sett i forhold til omsetningens størrelse, til en viss grad vil være synkende med økende innbyggertall og omsetningsstørrelse i kommunen/fylkeskommunen. Når det gjelder utgifter til forvaltningsrevisjon, vil disse være knyttet til antall bestillinger av forvaltningsrevisjoner og kompleksiteten i forvaltningsrevisjonene. Det er nok likevel slik at større kommuner/fylkeskommuner bestiller flere forvaltningsrevisjoner årlig enn mindre kommuner/fylkeskommuner. 6. Fremtidig organisering av revisjonsvirksomheten for Viken fylkeskommune Viken fylkeskommune blir landets største fylkeskommune sett i forhold til antall innbyggere, antall ansatte 6 og årsbudsjett. Kontroll- og tilsynvirksomheten i fylkeskommunen har en viktig oppgave med å påse at felleskapets verdier blir forvaltet og brukt som forutsatt. Kontrollorganene er den ressursen fylkeskommunens politiske ledelse har til disposisjon i arbeidet med å påse og sikre at de midlene fylkeskommunen har til rådighet blir forvaltet på en forsvarlig og god måte. Revisjonen er i denne sammenheng det utøvende kontrollorganet for politisk nivå. Viken fylkeskommune ved fellesnemnda skal ta stilling til om den skal ha revisjonsvirksomheten innenfor egen fylkeskommune ved egne ansatte revisorer (i praksis slik som ordningen er i Akershus og Østfold), om den ønsker å være deleier i et interkommunalt selskap og bli en betydelig eier blant mange andre mindre eiere, eller om den ønsker å kjøpe revisjonstjenestene i det private markedet. 5 Beregnet ut i fra følgende ca. beløp: Akershus Buskerud Østfold Revisjonsutgift ,9 mill. 2,6 mill. 4,9 mill. Ca. total omsetning drifts- og investeringsregnskap mrd. 4 mrd. 4 mrd. Revisjonsutgift i promille i forhold til total omsetning 0,61 0,65 1,22 6 Ca ansatte SIDE 16

70 Sør-Trøndelag og Nord-Trøndelag er de fylkeskommunene som har vært først ute med sammenslåing, der Trøndelag fylkeskommune var i drift fra Ved vurdering av revisjonsordning for den nye fylkeskommunen var det der to sentrale problemstillinger som ble stilt: - Hvilket omfang av revisjon er det behov for i den nye fylkeskommunen? - Hvilken holdning har den nye fylkeskommunen som eier til selskapsstruktur for revisjonen? Disse problemstillingene synes sentrale også ved etableringen av Viken fylkeskommune. Når det gjelder etableringen av Viken fylkeskommune er det tre forhold som skiller den fra andre etableringer av nye fylkeskommuner: - Viken blir i særklasse landets største fylkeskommune med 1,2 mill. innbyggere. - I Viken er det sammenslåing av tre fylkeskommuner (øvrige sammenslåinger omfatter to fylkeskommuner). - Styresettet skal endres fra formannskapsmodellen i alle de tre nåværende fylkeskommunene til parlamentarisme i Viken. Disse spesifikke forholdene er viktige for hva slags revisjonsordning og hvilket omfang Viken fylkeskommune bør ha på sitt tilsyns- og kontrollarbeid. Det er fylkestinget som beslutter omfanget eller nivået på revisjonen ved å stille ressurser til disposisjon og vedtar kontrollutvalgets planer. Budsjettet til kontroll- og tilsyn avgjør også hvilket spillerom kontrollutvalget i den nye fylkeskommunen kan få og hvor aktivt utvalget kan være. Ved fremtidig organisering av revisjonsvirksomheten for Viken fylkeskommune, er det naturlig å sammenligne med hvordan landets største kommune har organisert revisjonen. Oslo kommune er landets største kommune, og Viken fylkeskommune vil bli landets største fylkeskommune. Oslo kommune har parlamentarisk styreform, slik det er bestemt at også Viken fylkeskommune skal ha. Oslo kommune har egne ansatte revisorer, etablert i en egen etat underlagt bystyret og kontrollutvalget. Oslo kommunerevisjons utgifter var i 2016 ca. 43,5 mill. kroner, og kommunerevisjonen hadde ca. 50 ansatte. Drifts- og investeringsregnskapet i Oslo kommune var ca. 61 milliarder kroner i For nye Trøndelag fylkeskommunes del, valgte man å videreføre nivået på revisjonshonorarene de to tidligere fylkeskommunene hadde inn i den nye fylkeskommunen. Et tilsvarende utgangspunkt, når det skal fastsettes utgifter til revisjon av Viken fylkeskommune, kan være de utgiftene som har vært benyttet til revisjon i Akershus, Buskerud og Østfold fylkeskommuner. Disse utgjør ca. 12 mill. kroner. Innenfor en slik ramme bør Viken fylkeskommune få gjennomført regnskapsrevisjon i tråd med god kommunal revisjonsskikk, og få bestilt forvaltningsrevisjoner og andre revisjonsgjennomganger innenfor et forsvarlig omfang. Revisjonsutgiftene til Viken fylkeskommune vil ved en slik beregning forholdsmessig koste noe mindre enn hva Oslo kommune bevilger til sin kommunerevisjon. SIDE 17

71 I arbeidet med regionreformen er det foreløpig ikke helt avklart hvilke nye oppgaver som overføres til fylkeskommunene. Det er derfor vanskelig å si hvor omfattende fylkeskommunens oppgaver blir, og det vil også ha betydning for revisjonsoppdraget. I tillegg er det i Viken fylkeskommune tre organisasjoner som skal bli til én. Den nye fylkeskommunen vil de første årene ha en krevende oppgave med hensyn til å etablere en ny organisasjon, nye internkontrollsystemer og felles IT-systemer innenfor regnskap, økonomi og HR. Dette vil kreve særskilt fokus fra revisjonen. Alle disse forholdene må det tas hensyn til når nivået på kontroll- og tilsyn i den nye fylkeskommunen skal vedtas. Den andre problemstillingen om framtidig revisjonsordning for Viken fylkeskommune er hvilken holdning den nye fylkeskommunen har som eier og/eller bestiller av revisjonstjenester. Ved å ha en egen fylkesrevisjon der revisorene er ansatt i fylkeskommunen, eventuelt i et fylkeskommunalt foretak, dersom det er ønskelig å ha et eget styre for revisjonsvirksomheten, vil fylkeskommunen være revisjonens eneste oppdragsgiver. Fylkestinget har på den måten full tilgang til kontrollorganets ressurser, og det er ingen medeiere å ta hensyn til i forhold til bruken og ivaretakelsen av kontroll- og tilsynsoppgavene. Dette gir økt effektivitet i kontrollarbeidet. Om fylkeskommunen velger å organisere revisjonsvirksomheten i et interkommunalt selskap (IKS), vil fylkeskommunen være en av flere/mange eiere og må forholde seg til at selskapsavtalen må behandles i kommunestyre/fylkesting hos alle eierne ved eventuelle endringer i selskapet. Et forhold som skiller seg ut ved denne ordningen for Viken fylkeskommunes del, vil være at Viken fylkeskommune vil bli en veldig stor eier som må forholde seg til flere/mange mindre eiere. Dersom ordningen med IKS velges, må man vurdere å opprette et nytt IKS som alle kommunene i Viken kan gis mulighet til å knytte seg til. Den tredje muligheten er å kjøpe revisjonstjenester fra et privat revisjonsfirma, der fylkeskommunen/fylkestinget kun blir bestiller av revisjonstjenestene. I dette tilfellet må fylkeskommunen inneha bestillerkompetanse på dette området, for å sikre at alle tjenester som ønskes utført ligger i avtalen som inngås med revisjonsfirmaet. Fylkeskommunen må bestille og betale ekstra for tjenester som ligger utenfor avtalen. Under gis en vurdering av omfang og organisering av revisjonen for Viken fylkeskommune. SIDE 18

72 7. Vurderinger I henhold til kommuneloven 76 er det fylkestingets ansvar å påse at de fylkeskommunale regnskaper revideres på betryggende måte. Kravene som stilles til revisors uavhengighet er de samme uansett hvordan kommunen organiserer sin revisjon. Kommuneloven 79 sier at «Ansettelse som revisor i kommunen eller fylkeskommunen, eller i en interkommunal samarbeidsordning, medfører ikke i seg selv at revisoren mangler nødvendig uavhengighet og objektivitet.» Også kvalifikasjonskravene som fremkommer i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. kap. 5 er de samme uavhengig av organiseringen av revisjonsvirksomheten. Revisors uavhengighet er drøftet tidligere i utredningen (under punkt 2), og det vises til omtalen av temaet der. Det er ulike forhold som gjør at hver av ordningene (egen revisjon, interkommunalt selskap, privat revisjon) kan oppfattes som mer eller mindre uavhengige. Det synes imidlertid ikke som at det er noen av ordningene som skiller seg klart ut ved vurderingen av uavhengighet, noe også kommuneloven stadfester ved at den likestiller de tre ordningene. Når det gjelder kvalifikasjonskrav, er det en selvfølge at den revisjonsordningen som blir valgt for Viken fylkeskommune oppfyller de kvalifikasjonskravene som loven krever, slik begge dagens revisjonsordninger for henholdsvis Akershus, Buskerud og Østfold fylkeskommuner er oppfylt. Uavhengighet og kvalifikasjonskrav inngår derfor ikke i den videre vurderingen, da det forutsettes at disse forholdene må være oppfylt uansett hvilken revisjonsordning som velges. Den kunnskapen og kompetansen som dagens revisjoner besitter om fylkeskommunenes arbeid og organisasjoner vil imidlertid være svært verdifull ved fylkessammenslåingen. Som revisor for to av fylkeskommunene besitter AØF betydelig kompetanse og erfaring om fylkeskommunal forvaltning og revisjon av fylkeskommuner. AØF benytter 10,5 stilinger til revisjon av Akerhus og Østfold fylkeskommuner, mens BKR har benyttet 2-3 stillinger til revisjon av Buskerud fylkeskommune. Det vil bli mange utfordringer med etablering av nye felles systemer der tre organisasjoner skal tilpasses til en ny og felles kultur. Slike ting tar tid og er krevende for hele organisasjonen. I en slik situasjon synes det viktig å kunne benytte den revisjonskompetansen som allerede er tilgjengelig og som har opparbeidet stor kunnskap om fylkeskommunene etter lang erfaring fra revisjon i de tidligere fylkeskommunene. Det kan være en større risiko for at feil ikke avdekkes, dersom man velger en revisor som er ukjent med fylkeskommunene og fylkeskommunal drift, spesielt i en omstillingssituasjon slik etableringen av Viken vil være. AØFs ansatte har gjennom revisjon i mange år kunnskap om to av de tre fylkeskommunene, noe som utgjør en betydelig andel av den nye fylkeskommunen. SIDE 19

73 Når det gjelder utførelse av regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, er det mulig å skille ut oppgavene til forskjellige aktører, slik at en aktør gjennomfører regnskapsrevisjon, en annen forvaltningsrevisjon og eventuelt en tredje utfører selskapskontroll. Gjennomføring av regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon kan imidlertid ha en gjensidig nytteeffekt når samme aktør utfører begge typer revisjon. Regnskapsrevisorer kan bidra inn i forvaltningsrevisjoner, og regnskapsrevisjonen kan bruke forvaltningsrevisjonsrapporter inn i sin regnskapsrevisjon. Forvaltningsrevisorer kan også bidra til å utarbeide ulike revisjonsrapporter i samarbeid med regnskapsrevisorer. Ved at regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon utføres av én aktør, vil det kunne gi kontrollutvalget og fylkestinget et mer helhetlig bilde av fylkeskommunens utfordringer. Det anbefales derfor at all revisjon utføres av samme aktør. En fylkeskommune er en folkestyrt virksomhet som forvalter felleskapets midler. For å sikre en forsvarlig og god bruk av de midlene en fylkeskommune har til rådighet, bør kontroll- og tilsynsmyndigheten ha tilstrekkelige ressurser til å gjennomføre nødvendig kontroll og tilsyn med forvaltningen. Et kontrollutvalg med tilstrekkelige økonomiske rammer gis dessuten mulighet til å være et aktivt utvalg. Det har mulighet til å få bestillt kontroller på vesentlige virksomhetsområder og områder hvor det er vurdert å være risiko. Et slikt kontrollutvalg vil ha mulighet til et sterkere engasjement, være mer synlig i sin rolle og kan gjøre nødvendige bestillinger på områder hvor det er påkrevet. I en så stor omstilling som etableringen av Viken fylkeskommune er, er det viktig at det stilles nok ressurser til rådighet til kontroll- og tilsyn. Som tidligere skrevet, vil det være mange utfordringer knyttet til å slå sammen tre fylkeskommuner til én stor fylkeskommune med nye felles rutiner og systemer på ulike områder. Hittil har ressursene som har vært gitt til kontroll- og tilsynsordningen i Akershus og Østfold fylkeskommuner, bidratt til at denne oppgaven har blitt ivaretatt på en god og aktiv måte frem til nå i de to fylkeskommunene. Inntil videre synes det naturlig at de økonomiske ressursene som nå er stilt til disposisjon fra Akershus, Buskerud og Østfold fylkeskommuner til kontroll- og tilsyn, bør videreføres i Viken fylkeskommune. Slik ble det også gjort ved etableringen av Trøndelag fylkeskommune. Når det blir avklart hvor omfattende tjenester den nye fylkeskommunen skal yte, kan bevilgningene til revisjonen tilpasses det endelige omfanget av oppgaver fylkeskommunen skal ha ansvaret for. Hvordan fylkeskommunen organiserer sin virksomhet og hvordan administrasjonen iverksetter egne internkontrollsystemer og kontrollordninger er også forhold som kan påvirke revisjonsutgiftene i Viken. Etter en overgangsperiode bør den samlede revisjonen av Viken fylkeskommune kunne gjennomføres innenfor en noe mindre økonomisk ramme enn de tre revisjonene har til disposisjon nå. En slik ramme vil gjøre det mulig å utføre en forskriftsmessig og forsvarlig SIDE 20

74 regnskapsrevisjon og gjennomføre et nødvendig antall forvaltningsrevisjonsoppgaver og selskapskontroller, samt andre bestillinger og pålagte oppgaver for kontrollutvalget og fylkestinget. Om det ikke blir tilført nye oppgaver av større omfang til de nye fylkeskommunene, bør det etter en tid være mulig å utføre en forsvarlig og tillitsvekkende revisjon av Viken fylkeskommune med en budsjettramme tilnærmet den som Akershus og Østfold fylkesrevisjon har til disposisjon nå. Revisjonen i Viken fylkeskommune kan utføres av egen revisjon (ansatt/foretak), et interkommunalt selskap eller privat revisjon. Dersom fylkeskommunen ønsker å kjøpe revisjonstjenester hos et privat revisjonsselskap, må fylkeskommunen som bestiller være oppmerksom på at alle tjenestene som ønskes utført ligger i bestillingen. Alle øvrige tjenester vil komme som ekstra tillegg i pris. Situasjonen med etablering av Viken fylkeskommune vil være sårbar i forhold til å få inn en eventuell privat revisjon som ikke vil ha noen «bakgrunnshistorie» med kjennskap til noen av fylkeskommunene som skal danne Viken fylkeskommune fra tidligere. Det er dessuten usikkerhet knyttet til omfanget av oppgaver den nye fylkeskommunen vil få. I en slik situasjon vil det være svært vanskelig å kunne gi en eksakt bestilling av revisjonstjenester. Det vil dessuten være stor sannsynlighet for behov for å kjøpe tilleggstjenester i innkjøringsfasen i den nye fylkeskommunen. Det kan ta tid før nye felles rutiner, herunder internkontroll, er etablert i den nye organisasjonen, og det kan medføre større behov for kontroller fra revisors side. Det anbefales derfor ikke å kjøpe revisjonstjenester fra privat revisjon i forbindelse med etableringen av Viken fylkeskommune. Det er få kommuner og fylkeskommuner som har egne ansatte revisorer. Det er hovedsakelig de største kommunene, slik som Oslo og Trondheim, og noen fylkeskommuner som er etablert med egne revisjonsavdelinger. Begrunnelsen for å ha egne ansatte revisorer antas å være ønsket om å ha et utøvende kontrollorgan med nærhet til kontrollutvalg, politisk ledelse og den reviderte. Ansatte revisorer gir politisk ledelse og kontrollutvalget en utstrakt mulighet til å utnytte revisjonens kompetanse og ressurser til de oppgavene som er mest påkrevet. Siden Viken vil være eneoppdragsgiver, vil ressursene til enhver tid kunne benyttes og prioriteres på oppdraget Viken fylkeskommune. Det gir forutsigbarhet for fylkeskommunen og for revisor, samtidig som det er enkelt og raskt å omdisponere ressursene ved behov. En egen ansatt revisjon med tilstrekkelige ressurser vil være fleksibel til å kunne påta seg uforutsette saker på bestilling fra kontrollutvalget ved behov. En egen ansatt revisjon kan også få lett tilgang til informasjon og informanter i fylkeskommunen, og revisjonen får en tydelig tilstedeværelse med sin kontrollaktivitet. Revisjonen er tilgjengelig når administrasjonen trenger bistand i forbindelse med ulike attestasjoner og bekreftelser. I tillegg kan revisjonen være en tilgjengelig og effektiv rådgiver for administrasjonen, særlig innen regnskaps- og økonomiområdet, under forutsetning av at det ikke påvirker revisors integritet SIDE 21

75 og uavhengighet. En slik organisering gir revisjonen inngående kunnskap om den organisasjonen som omfattes av kontrollen. I etablerings- og innkjøringsfasen i den nye fylkeskommunen vil det være en fordel å ha en revisjon som kan være fleksibel og bistå ved «akutte hendelser». Med tilstrekkelige ressurser har en egen revisjon reell fleksibilitet som gjør det mulig for revisjonen raskt å kunne «snu seg rundt» om det oppstår spesielle ting. I et interkommunalt revisjonsselskap vil Viken fylkeskommune bli en dominerende stor eier blant andre mindre eiere. Hvilke andre eiere og hvor mange det eventuelt vil være, er avhengig av hvem som inngår som eiere i selskapet. I dag revideres Buskerud fylkeskommune av Buskerud kommunerevisjon IKS. Dette interkommunale selskapet har i tillegg til fylkeskommunen 12 kommuner i Buskerud og to kommuner i Vestfold som eiere, der den minste kommunen har i overkant av innbyggere. Dersom et interkommunalt selskap er den ordningen som blir valgt for Viken fylkeskommune, bør det vurderes å opprette et nytt selskap. Det synes unaturlig at fylkeskommunen har en revisjonsordning der øvrige eiere hovedsakelig er kommuner i Buskerud, mens kommuner i Akershus og Østfold er deltakere i andre interkommunale selskaper. Et annet forhold ved IKSordningen er at det ved endringer i deltakere eller endringer i selskapsavtalen må gjennom en behandling hos alle deltakernes kommunestyre/fylkesting. Det kan gjøre behandlingen tungrodd og tidkrevende. Har Viken fylkeskommune fordeler av å delta i et interkommunalt revisjonsselskap? Et argument for å etablere større interkommunale revisjonsenheter er at det blir et mer robust og større/bredere fagmiljø, samt muligheten til stordriftsfordeler. Når det gjelder Viken fylkeskommune, vil øvrige eiere i et eventuelt interkommunalt selskap mest sannsynlig være kommuner og ikke andre fylkeskommuner. Kommunene vil være ulike i størrelse, der flere trolig vil være forholdsvis små. Kommunene har andre oppgaver enn det fylkeskommunene har. Revisjon av landets største fylkeskommune vil være ganske ulik fra revisjon av små kommuner, slik at synergieffekten og stordriftsfordeler med en felles revisjon for flere/mange kommuner er begrenset for Viken fylkeskommunes del. Hvor lett det vil være å omdisponere ressurser eller påta seg tilleggsbestillinger i et interkommunalt revisjonsselskap vil avhenge av at revisjonsselskapet har tilstrekkelige ressurser til disposisjon til oppdragene. Selskapets ressurser kan være bundet opp gjennom avtaler med eierne fra årets begynnelse, noe som vil påvirke fleksibiliteten. Små budsjettrammer vil også begrense revisors fleksibilitet, da det gir lite rom for omprioriteringer innenfor revisjonsoppdraget. Revisjonsstandardene som skal benyttes er de samme for revisjon av kommuner og fylkeskommuner, men kommuner har flere og andre 7 Rollag kommune: innbyggere pr jf. SSB. SIDE 22

76 tjenesteområder enn fylkeskommuner, mens fylkeskommuner gjerne har større omfang på sine tjenesteområder. Den nye fylkeskommunen vil ha ca. 60 videregående skoler samt en stor vegsektor. Forskjellene i størrelse og oppgaver gjør at revisjonsarbeidet for den nye fylkeskommunen må organiseres og gjennomføres svært ulikt fra revisjon i mindre kommuner. I store organisasjoner får blant annet utarbeidelse og etterlevelse av rutiner et mye større fokus enn i mindre organisasjoner der det er kortere styringslinjer og enklere forhold. Det vil alltid være en avveining mellom å ha kompetanse i egen revisjonsenhet eller å kjøpe spesialkompetanse i de tilfellene det er behov for det. Det er naturlig at revisjonsenheten innehar nødvendig revisjonskompetanse til å gjennomføre løpende revisjonsprosjekter, og til å stille krav/kritiske spørsmål for oppfølging i de tilfellene det innhentes bistand fra eksterne tjenesteleverandører. Ved å kjøpe spesialkompetanse (eks. juridisk kompetanse, IT-kompetanse, ingeniørkompetanse) ved behov er man sikret å få tilgang til oppdatert kompetanse på akkurat det området man har behov for. Valget av revisjonsordning faller ned på hvilken tilgjengelighet og «råderett» den nye fylkeskommunen ønsker å ha for sin revisjon, og hvor store ressurser Viken fylkeskommune ønsker å bruke til kontroll- og tilsynsvirksomheten. Dersom man sammenligner utgiftene til revisjon hos kommuner og fylkeskommuner som er deleier i et interkommunalt revisjonsselskap (IKS), med utgiftene hos kommuner/fylkeskommuner med egne ansatte revisorer, har IKSene gjennomgående en lavere utgift til revisjon. Årsaken til det er særlig fokuset på at revisjonstjenestene skal koste lite, og dette gjenspeiles i avgrensningen av tjenestene revisjonen leverer innenfor regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Kostnadsbildet er imidlertid ikke entydig. For eksempel har Akershus fylkeskommune med sin egenregiløsning sammen med Østfold en rimelig revisjon, størrelsen på fylket tatt i betraktning. Det er vanskelig å sammenligne revisjonskostnadene siden omfanget av leverte revisjonstjenester kan variere mye. Det er ikke grunnlag for å hevde at den ene revisjonsvirksomheten utnytter ressursene bedre enn den andre, men de har svært forskjellige forutsetninger for sin drift, og som også avgjør hvilke tjenester og omfanget av tjenestene revisjonen yter til kontrollutvalgene. Ved vurderingen av kostnad til revisjon, må det tas hensyn til at den nye fylkeskommunen uansett vil ha arbeidsgiveransvaret for de ansatte i Akershus og Østfold fylkesrevisjon i samsvar med vedtatt omstillingsdokument. Disse ansatte er omfattet av omstillingsdokumentet og har automatisk krav på en stilling i Viken fylkeskommune. Dersom Viken fylkeskommune velger en revisjonsløsning hvor de ansatte i Akershus og Østfold fylkesrevisjon ikke blir revisorer, skal de ansatte i Akershus og Østfold fylkesrevisjon ivaretas og tilbys relevante oppgaver i Viken fylkeskommune, i tråd med vedtatt SIDE 23

77 omstillingsdokument og lovverk som gjelder ved slike omstillinger. Dette betyr at det er en økonomisk fordelaktig løsning at de fast ansatte revisorene i Akershus og Østfold beholder sine stillinger og arbeidsoppgaver. Skal man vurdere organisering i en egen fylkesrevisjon eller som deltaker i et interkommunalt revisjonsselskap opp mot hverandre, synes fordelene ved en egen revisjonsordning å være klart størst for Viken fylkeskommune. Det begrunnes med at Viken fylkeskommune blir en veldig stor organisasjon i forhold til kommuner den eventuelt skal være deleier sammen med i et selskap. Fylkeskommunen vil også ha andre oppgaver enn kommunene. Med en egen revisjon vil Viken fylkeskommune kunne benytte alle ressurser selv, uten å måtte ta hensyn til andre ved behov for endringer osv. Dette sikrer fleksibilitet og bidrar til effektivitet. En eventuell synergieffekt av revisjon utført i et interkommunalt selskap, synes for Viken fylkeskommunes del å bli liten siden Viken i størrelse og kompleksitet ikke kan sammenlignes med noen andre aktuelle deltagere i et IKS. Det synes heller naturlig å se til Oslo kommune og velge den samme løsningen som Oslo kommune har. Oslo kommune og Viken fylkeskommune vil være henholdsvis landets største kommune og landets største fylkeskommune, og de vil ha samme styringsstruktur. En egen revisjonsordning gir nærhet til revisjonen og en forutsigbarhet med stabilitet og mulighet for fleksibel bruk av ressurser innenfor den økonomiske rammen som er til disposisjon. Fylkestingene i Akershus og Østfold har bidratt til etablering av et sterkt kontroll- og tilsynsorgan (kontrollutvalg, sekretariat og revisjon). Dette har gjort det mulig for organet å føre en god kontroll med fylkeskommunenes forvaltning på vegne av fylkestingene. Akershus og Østfold fylkesrevisjon har i alle år vært oppfattet å være en god organisering av revisjonsvirksomheten for Akershus og Østfold fylkeskommuner. Den har bidratt til at fylkeskommunene har en revisjonsvirksomhet som er fleksibel overfor oppdragsgiverne og som er tydelig til stede i organisasjonene med sin kontrollaktivitet. Tilbakemeldingene fra eierne er at samarbeidet mellom de to fylkene om felles revisjonsordning har fungert godt. Organisasjonen AØF har lavt sykefravær, medarbeiderundersøkelsen som gjennomføres annet hvert år viser gode tilbakemeldinger om trygge og forutsigbare rammer for arbeidsutførelsen. Det bygger opp under at AØF har et godt arbeidsmiljø hvor de ansatte trives med arbeidet. Dette er viktig å opprettholde, og det vises i den forbindelse til omstillingsdokumentets sterke fokus på arbeidsmiljøet for de ansatte som er en del av virksomhetsoverdragelsen. Tilbakerapporteringen fra eierne til Akershus og Østfold fylkesrevisjonen på utført arbeid, tilsier at de også er fornøyd med de tjenestene som er levert fylkeskommunene innenfor tildelte ressurser. For å utnytte kompetansen til AØFs medarbeidere best mulig i Viken fylkeskommune, synes det naturlig at de får utføre revisjonstjenester for den nye fylkeskommunen. Det vil være verdifullt å ha med den erfaringen og SIDE 24

78 kunnskapen om de tidligere fylkeskommunene som dagens revisjonsordninger har. Dersom budsjettet til AØF opprettholdes på dagens nivå, ca. 12 mill. kroner, vil det kunne gi rom for at også de revisjonsressursene som i dag benyttes til oppdraget Buskerud fylkeskommune (2-3 stillinger), kan innlemmes i en egen revisjon for Viken fylkeskommune. Ansatte i Buskerud kommunerevisjon IKS er dog ikke omfattet av omstillingsdokumentet for Viken, og de har således ingen automatisk rett til stillinger i Viken fylkeskommune, slik som de fast ansatte revisorene i Akershus og Østfold har. SIDE 25

79 Saksnr.: 2018/34 Løpenr. 121/2018 Klassering: 412 Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Møtebok - Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget /2018 Prosjektplan - Østfold fylkeskommunes rolle og ansvar overfor Østfold kunstsenter. Vedlegg 1 Oversendelsesbrev fra fylkesrevisjonen datert Prosjektplan - Østfold fylkeskommunes rolle og ansvar overfor Østfold kunstsenter Bakgrunn for saken I kontrollutvalgets bestillinger for 2018 er forvaltningsrevisjon hos Østfold kunstsenter med oppstart høsten 2018 bestilt. Østfold kunstsenter(øks) er en selvstendig organisasjon som drives i samarbeid mellom Østfold Bildende kunstnere og Norske Kunsthåndverkere i Sørøst-Norge. For 2018 var fylkeskommunes driftsstøtte på ca. 2,3 mill. kroner mens Fredrikstad kommune bevilget driftsstøtte på kroner. Kommunen subsidierer i tillegg husleien. Prosjektet er planlagt ferdigstilt to uker før møtet i kontrollutvalget den Problemstillinger Følgende problemstillinger er foreslått undersøkt i prosjektet. 1. Hvilken rolle og hvilket ansvar har Østfold fylkeskommune overfor Østfold kunstsenter? 2. Hvilke krav stiller fylkeskommunen til ØKS for bruk av tilskuddene? 3. Hvordan blir tilskuddene og bruken av disse faktisk fulgt opp fra fylkeskommunens side? 4. Hvordan har fordelingen av driftstilskuddene til ØKS vært i perioden ?

80 2 Sekretariatslederens forslag til vedtak Prosjektplan Østfold fylkeskommunes roller og ansvar overfor Østfold kunstsenter godkjennes. Sarpsborg, 3.desember 2018 Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder

81

82

83

84

85

86 Saksnr.: 2013/9 Løpenr. 119/2018 Klassering: 412 Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Møtebok - Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget /2018 Utkast til plan for forvaltningsrevisjon 2019, Østfold fylkeskommune Bakgrunn for saken Kommuneloven med tilhørende forskrift om kontrollutvalg krever at det minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at fylkestinget er konstituert, skal utarbeides en plan for forvaltningsrevisjon. Planen skal vedtas av fylkestinget selv, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Fakta I henhold til vedtak i kontrollutvalgets møte , sak 6/2018 Kontrollutvalgets bestilling av overordnet analyse (forvaltningsrevisjon) for Østfold fylkeskommune 2019, fikk Akershus og Østfold fylkesrevisjon oppdraget med å utarbeide overordnet analyse for Østfold fylkeskommune Ved behandling av overordnet analyse 2018 (sak 26/2018, møte ), bestilte kontrollutvalget et utkast til plan for forvaltningsrevisjon for 2019 hos Akershus og Østfold fylkesrevisjon til behandling i kontrollutvalgets møte Fylkestinget kan behandle planen i sitt møte I samsvar med 10 i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner har overordnet analyse blitt lagt til grunn for planen for forvaltningsrevisjon. I forrige valgperiode ønsket kontrollutvalget å dele planperioden i to, hver periode av to års varighet. Dette viste seg å gi gode og nyttige planer basert på oppdaterte behov og god fleksibilitet. Det viste seg ved den nye valgperiodens begynnelse at behandlingstiden for det nyvalgte kontrollutvalget ble veldig knapp. Viken fylkeskommune skal fra 2020 bestå av det som i dag er fylkene Akershus, Buskerud og Østfold. Prosjektene må ta hensyn til de store endringene som regionreformen medfører. Derfor vil planen kun gjelde for Akershus og Østfold fylkesrevisjon har på bakgrunn av den fremlagte analysen og innspill fra kontrollutvalget i ovennevnte møte utarbeidet utkast til plan for forvaltningsrevisjon 2019.

87 2 Tabellen under viser de 6 prosjektskissene som presenteres i kapittel 2. Rekkefølgen angir ingen forslag til prioriteringer. Nummereringen er gjort for å lette arbeidet med henvisninger til de ulike prosjektskissene. Kontrollutvalget kan ved sin behandling av utkast til plan for forvaltningsrevisjon sette prioriteringen i kolonnen Kontrollutvalgets prioritering. Gjennomføringstidspunkt for de ulike prosjektene vil bli avklart ved kontrollutvalgets bestilling av prosjektene. Prosjekttema KUs prioritering 1. Håndtering av fraværssystemet i de videregående skolene 2. Innføring av personvernlovgivningen GDPR 3. Oppfølging av klima- og energiområdet i fylkeskommunen 4. Foranalyse om oppfølging av psykisk helse i folkehelsearbeidet Reserveprosjekter 5. Gjennomføring av skoleskyssen i Østfold 6. Bypakke Nedre Glomma Sekretariatslederens vurdering Den overordnet analyse 2018 og det fremlagte utkast til plan for forvaltningsrevisjon gir kontrollutvalget et omfattende og godt grunnlag for å velge ut nyttige prosjekter til plan for forvaltningsrevisjon i Sekretariatslederens forslag til vedtak På grunnlag av det fremlagte utkast til plan for forvaltningsrevisjon og kontrollutvalgets innspill utarbeider fylkesrevisjonen plan for forvaltningsrevisjon 2019 til neste møte i januar Sarpsborg, 3. desember 2018 Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder

88