Årsberetning for 2018 Høgfjellia Vel

Transkript

1 Side 1 av 3 SAK 2 Årsberetning for 2018 Høgfjellia Vel Høgfjellia Vel, stiftet 26. august 2007, er registrert i Enhetsregisteret med org. nr Styret og andre tillitsverv - Organisering Styret valgt på årsmøte 29. mars 2018 har hatt denne sammensetning og oppgavefordeling: Leder: Styremedlem: Styremedlem: Styremedlem: Stig W. Asplin Bjørn Sandelien Anne Sofie Knoph Even Chiodera - Hovedkontakt vann- og avløpsaker - Sekretær, kontakt mot NUV BA* og Nordseter Vel - Hovedkontakt mot regnskapsfører - Hovedkontakt veilagsaker (leder av Høgfjellia Veilag) Redaktøransvar web-siden * Nordseter Utvikling BA har i 2018 endret navn til Lillehammerfjellet Tur- og Løypeselskap BA Chiodera, Knoph og Sandelien har vært Høgfjellia Vels medlemmer i styret for Høgfjellia Veilag. Valgkomité: Revisor: Ketil Lodding og Per Kumle Bjørn Davidsen Eivor Nebben kontakt skigardporter Øyvind Holmeide kontakt GSM-bom 2. Styrets arbeid Styret har hatt fire styremøter. Etter at årsmøtet i Høgfjellia Veilag i fjor bestemte at medlemmene i veilagets styret skulle rekrutteres fra styret i Høgfjellia Vel har utvilsomt belastningen på styremedlemmene blitt større. Det skyldes både innkjøringsproblemer med ny entreprenør for snøbrøyting og veivedlikehold (jf. årsrapporten fra Høgfjellia Veilag) og en betydelig innsats for å følge opp manglende innbetalinger av fakturerte avgifter og stor tidsbruk til kvalitetssikring av kontaktinformasjon (jf. sak 4). Kommunikasjon i styret har i stor grad skjedd ved e-post og telefon. Stig W. Asplin og Bjørn Sandelien har representert Høgfjellia Vel i «Nettverket for regional fjellgrense i Lillehammer, Ringsaker og Øyer» både i et par nettverksmøter og gjennom Bjørns deltagelse i en arbeidsgruppe som er opprettet som en del av nettverket. 3. Resultat- og balanseregnskap for 2018 Styret viser til vedlagte resultat- og balanseregnskap samt erklæring fra vellets revisor. For Høgfjellia Veilag vises til særskilt regnskap, beretning og revisjonserklæring. Regnskapet pr viser et regnskapsmessig underskudd på kr , mot et resultat (overskudd) forrige år på kr Dette skyldes fordeling av inntekter mellom Vel og Vei. Styret bestemte en annen fordeling for 2018 enn det var i Derfor blir det vanskelig å sammenligne et år mot et annet, når fordelingen av inntektene varierer. En annen årsak til underskudd er jo selvfølgelig at noen kostnadsposter har økt. Dette medfører at egenkapitalen reduseres fra kr ,- (2017) til ,- (2018).

2 Side 2 av 3 Styret i vellet anser økonomien som tilfredsstillende. Inntekst og kostnadsfordeling Inntekter og kostnader blir hvert år fordelt mellom Vel og Vei etter instruks fra styret. I 2018 er regnskapskostnadene fordelt 35 % Vel og 65 % på Vei. Styremøtekostnader er fordelt 50/50. Inntekter og kostnader for 2018 er fordelt slik styret har bestemt Dette er hensyntatt og reflekteres i årsregnskapet for På grunn av at dette ble avklart i 2019 er det ført mellomværende mellom Vel og Vei (Vei har penger til gode fra Vel iht. til regnskapet for 2018). Kommentar til noen poster i regnskapet Langsiktig gjeld dette er gjeld til «veilaget» på grunn av fordeling av inntekt og kostnader. Kostnader: Annen driftskostnad har økt med kr i forhold til Løypepreparering økt med kr Vann og avløp økt med kr Regnskapshonorar økt med kr Årsmøtekostnader/styremøter minket med kr Bank gebyr økt med kr 367 Regnskapsfører Kostnader til ekstern regnskapsfører økte totalt med kr ,- (samlet for Vel og Veilag). Hovedårsaken til denne økningen er ekstraarbeid tilknyttet innkrevingsprosessen av årsavgifter og kontingenter i 2018 som tok 80 dager. Kundefordringer Det er ingen åpne poster pr Leverandørgjeld Det er 3 åpne poster pr Disse er betalt i januar Sauetiltak I forkant av årsmøtet i fjor utarbeidet styret et oppdrag til Gausdal Skigard AS, som omfattet diverse mindre tiltak for å hindre sau i å komme inn i hytteområdet (jf. omtale på forrige årsmøte). På grunn av sykdom måtte firmaet frasi seg oppdraget i fjor. Styret tok derfor kontakt med andre firma, men uten å få noe tilbud. På grunn av kapasitetsproblemer har Gausdal Skigard AS heller ikke funnet å prioritere oppdraget i vår/sommer. Vi har derfor bedt firmaet utføre oppdraget til høsten. Tiltakene er forutsatt finansiert av skigardfondet. Styret har ellers undersøkt muligheten for å forlenge dagens ferister i vegens lengderetning, siden feristene er viktige lekkasjepunkter, der sauer enten går eller hopper over. Vi har søkt råd hos Lonbakken AS, som har levert dagens ferister. Firmaet, som er Norges ledende feristprodusent, har antydet at utformingen av dagens ferister burde vært endret, slik at de blir vanskeligere å balansere på. Firmaet ser dette som et utviklingsprosjekt og er derfor villig til å ta en del av kostnadene for en utbedringsløsning. Firmaet vil etter en befaring og nærmere vurdering komme med et kostnadsberegnet tiltaksforslag. Tiltak er mest aktuelt ved feristene mot Skihyttevegens område. Tiltak forutsettes også her finansiert av skigardfondet.

3 Side 3 av 3 5. Arealplanlegging som berører Høgfjellia Med støtte i vedtaket på årsmøtet i 2017 om behovet for umiddelbar oppstart av et arbeid med en interkommunal plan for fjellområdet mellom Nordseter og Sjusjøen har Høgfjellia Vel har gitt tilslutning til det arbeid som nå pågår i «Nettverket for regional fjellgrense i Lillehammer, Ringsaker og Øyer». Det er et initiativ for å få de tre kommunene til å samarbeide om en plan for fjellområdet. Forum for Natur og Friluftsliv Oppland har en sekretariatsfunksjon for nettverket. Styret ser med uro på grunneierforslag om videre utbygging av fritidsbebyggelse sørøstover fra Høgfjellia på begge sider av Skogsløypa mot Heståsen. Forslagene er spilt inn til Lillehammer kommunes pågående kommuneplanarbeid og vil bli tatt opp til politisk behandling som en del av en områdeplan for Nordseter med planlagt oppstart i år. Områdeplanen vil avklare utbyggingsområder, friluftsområder/naturområder og infrastruktur herunder veger, løyper og stier. Etter diskusjonen om skiløyper og sykkeltrillesti på årsmøtet i fjor har styret mottatt konstruktivt innspill til arbeidet. Vårt videre arbeid med saken er nå er stilt i bero i påvente av kommunens arbeid med områdeplanen, som vi vil gi bidrag til, når arbeidet kommer i gang. 6. Andre tema Eiendomsskatt Lillehammer kommune har uten nærmere begrunnelse avslått vellets klage på retakseringen av grunnlaget for eiendomsskatt. Droneflygning På bakgrunn av generende droneflygning i hytteområdet har styret bedt alle hytteeiere og deres gjester om å avstå fra droneflygning i hytteområdet. Vi har informert om gjeldende retningslinjer for bruk av droner og at disse må følges ved eventuell droneflygning. VA-anlegget Et par kummer har ikke vært tilstrekkelig sikret mot frost og medført lokal stopp i vannforsyningen. Styret har foreløpig ikke sett behov for å opprette en serviceavtale for løpende service og vedlikeholdsarbeider på vårt VA-anlegg tilsvarende den avtalen Skihyttevegen Hytteeierforening har med GK-Rør AS for sin del av VA-anlegget. Oslo, 3. april 2019 Even Chiodera Styremedlem (sign) Anne Sofie Knoph Styremedlem (sign) Bjørn Sandelien Styremedlem (sign) Stig W. Asplin Styreleder (sign)

4

5

6

7

8

9 Post 3: Årskontingent og felleskostnader Vellet endelig fastsetting for 2019 Årsmøte 2019 Til beslutning : kolonne NOK 2019 Forslag til vedtak : ingen endringer Endelig fastsettelse iht. vedtak årsmøte 2018 Hovedbok Vellet Beskrivelse VA avgift - for vann og avløp Løypekontingent NOK 2019 Årlig avgift 200 Adm. avgift 200 Hvem gjelder avgiften for Hytter i bruk i Høgfjellia + Skihytteveien i Nedre Høgfjellia som er tilknyttet skal betale 600 Alle bebodde hytter i Høgfjellia Alle tomter i Høgfjellia Brøyting areal til privat disposisjon 1000 Totalt 2000 Alle bebodde hytter i Høgfjellia og SHV som benytter tilførselsvei og areal til privat disposisjon i Nedre Høgfjellia

10 Årsmøte 2019 Post 4 : Forslag til bedre faktureringsprosess Innledning : Erfaringer faktureringsprosessen 2018 Status innbetalinger Åpne poster Fordeling sene betalere Kommentarer oppfølgingsprosessen Fakturagrunnlag 149 stk. 8 stk. betalt faktura 2 g Betalingsfrist 31. august 78 % innbetalt innen forfall 33 stk. 22 % sene betalere Oppfølgingsrunde #1 10. sept. /10 dager etter forfall 28 stk. 19 % sene betalere 32 % Høgfjellia 68 % Skihyttevegen Oppfølgingsrunde #2 1. oktober/30 dager etter forfall 7 stk. 28 % Høgfjellia 72 % Skihyttevegen Oppfølgingsrunde #3 31. oktober/60 dager etter forfall 3 stk. 1 stk. Høgfjellia 2 stk. Skihyttevegen 10. september - 1. oktober Utsendelse av gjentatte purringer på mail Svare på mail henvendelser 4. oktober Utsendelse av 7 inkassovarsel Flere ringe- og SMS runder Tidkrevende prosess å komme i kontakt med 2 stk. Oppfølgingsrunde #4 2 siste innbetalinger Betalt den 13. nov o g 19. nov 1 stk. Høgfjellia 1 stk. Skihyttevegen 19. november - ingen åpne poster Fakta: Har manglende kontaktopplysninger for Skihyttevegen, særlig svært få tlf.nr. Salg av hytter fanges ikke opp av styret Høgfjellia spesielt utfordrende Skihyttevegen Hytteeiere med ukjent tlf.nr. vanskelig å få tak i Generelt endringer i kontaktopplysninger: tlf./ mailadresser. Erfaringer 2018 : Regnskapsfører og frivillig styrerepresentanter Tidskrevende å kvalitetssjekke kontaktopplysninger (finne tlf.nr./ukjent tlf.nr./nye adresser) salg av hytter o Styrerepresentant bruker kveld /helg på arbeidet o Dagens oppfølgingspraksis øker kostnader for Vellet, regnskapsfører bruker tid Regnskapsfører registrere at det er noen gjengangere sene betalere Sen betaler innbetaler uten renter og gebyr Ikke alle er like hyggelige når de blir kontaktet på tlf. og eller mail Alle har en eller annen unnskyldning på hvorfor de er sene betalere D Dagens prosess må endres, vennlig hilsen oss som i 2018 har brukt 80 dager på å inndrive fakturaer!

11 Post 4 : Forslag til bedre faktureringsprosess Til beslutning: Retningslinjer faktureringsprosess f.o.m Årsmøte 2019 Begrunnelse : Dagens oppfølging av senere betalere er tidskrevende og kostnadsdrivende Tiltak - Gjeldende for hytteeiere i Høgfjellia og Skihyttevegen med adkomstvei Høgfjellia 1. Hytteeiere er ansvarlig for å: Oppgi endringer til det sittende styret i Høgfjellia Vel v/styrets leder evt. regnskapsansvarlig hogfjellia.vel@gmail.com Gi beskjed om ny adresse, mailadresser, ny eier/salg av hytte osv. Hvis noen selger sin hytte og mottar faktura/brev bør de oppfordres til å ta kontakt med styret, evt. regnskapskontoret med en gang. (ikke prøv å sende faktura videre til ny eier). 2. Styret innfører: Endret praksis når man søker bomtilgang (tlf. / brikke) kontaktskjema må fylles ut av hytteeiere Kartlegging sene betalere med fokus på å fange opp gjengangere sene betalere (dvs. de som mottar purring), slik at Styret kan vurderer ytterligere innstramninger mot denne gruppen 3. Innstramning av fakturainnkrevingsprosessen - forslag til vedtak Raskere prosess med følgende steg: 1. Utsendelse faktura midt august med betalingsfrist 14 dager 2. Purring (1. inkassovarsel) med renter og gebyrer sendes skriftlig ut 14 dager etter opprinnelig forfall med 14 dagers betalingsfrist 3. Brev om betalingsoppfordring varsel før utleggsbegjæring med 14 dager betalings frist Hvis ikke kravet er betalt da, blir saken sendt til Namsmannen ( trekk i lønn) Dette gjelder også ubetalte rente og gebyrer ( det er ikke opp til hytteeier å bestemme om han/hun vil innbetale betale renter og gebyrer) Konsekvenser ved manglende betaling: Bomtilgang fjernes (jf. vedtektene 8-2): Innebærer fjerning av telefonnummer og innlevering av mottatte brikker. Dette gjelder også ved manglende innbetalinger av renter og gebyrer. Dagens utstrakte ekstraservice fra regnskapsfører og frivillig styrerepresentanter for å komme i kontakt med hytteeiere som ikke betaler sin faktura, kan ikke videreføres på lik linje som i dag.

12 Årsmøte 2019 Post 5: Årskontingent og felleskostnader Vellet budsjett for 2020 Til beslutning- kolonne NOK 2020 Innstilling Estimat for årskontingent og felleskostnader for 2020 likt nivå som 2019 Hovedbok Beskrivelse NOK 2020 Årlig avgift VA avgift - for vann og avløp Løypekontingent 200 Hvem gjelder avgiften for Hytter i bruk i Høgfjellia + Skihytteveien i Nedre Høgfjellia som er tilknyttet skal betale 600 Alle bebodde hytter i Høgfjellia Vellet Adm.avgift 200 Alle tomter i Høgfjellia Brøyting areal til privat disposisjon 1000 Alle bebodde hytter i Høgfjellia og SHV som benytter tilførselsvei og areal til privat disposisjon i Nedre Høgfjellia Brøyting areal til privat disposisjon på fellesområder og tilførselsvei Totalt Alle bebodde hytter i SHV tilhørende Nedre Høgfjellia - avgiften brøyting areal til privat disposisjon på fellesområde settes til 70 % av det som er vanlig for øvrige hytteeiere som får brøytet frem til egen hytte,