Styret legger i denne sak fram forslag til reviderte vedtekter for Mørvika vel. Endringene må vedtas av årsmøtet og krever 2/3 av de avgitte stemmer

Transkript

1 Mørvika Vel Årsmøtet FORSLAG TIL REVIDERTE VEDTEKTER FOR MØRVIKA VEL Sammendrag Styret legger i denne sak fram forslag til reviderte vedtekter for Mørvika vel. Endringene må vedtas av årsmøtet og krever 2/3 av de avgitte stemmer På årsmøtet i 2016 ble styrets fullmakt til å foreta disposisjoner økt til kr , og vedtektene ble endret tilsvarende. Samtidig ble foreslått at det utarbeides årsbudsjett som forelegges årsmøtet til godkjenning. Styret er enig i dette, og mener at årsmøtets behandling av budsjett bør fremgå av vedtektene. Ved at velet har et budsjett kan styrets fullmakter forenkles og bedre presiseres. Styret valgte samtidig å gjennomgå alle paragrafer i vedtektene for å sikre at disse er i tråd med dagens praksis og at de er entydige og presise. Styret fant at mange formuleringer er noe uklare, at en del formuleringer med fordel kan sløyfes mens andre, som i dag er spredd på flere paragrafer, kan samles. Endringene i forslaget er knyttet til følgene: Formålsparagrafen ( 1) forenkles Det vedtektsfestes at velet også ivaretar fellesinteresser knyttet til hovedatkomstveier ( 2) (som i dag tilligger styret, men ikke fremgår av vedtektene). Dersom det vedtas å etablere et felles veilag utgår dette, og tekst merket med (*) endres. Det vedtektsfestes at velet ikke har ansvar for vann- og avløpssystem ( 2), og at det også tas inn tilsvarende formulering dersom det blir etablert et felles veilag (jfr. Punktet ovenfor) og et eventuelt «bryggelag». Dagens bestemmelser om at medlemskap også omfatter familiemedlemmer foreslås fjernet idet medlemskap er knyttet til eierskap. Tilsvarende foreslås begrensning om at styrets leder kun kan gjenvelges for tre perioder fjernet. Det foreslås en ny paragraf ( 3) som fastslår at årsmøtet er velets øverste myndighet, samt styrets overordnede ansvar. Samtidig foreslås det at paragrafen knyttet til årsmøtets myndighet kommer før paragrafen om styrets myndighet. Krav til behandling av et budsjett vedtektsfestet som en oppgave for årsmøtet ( 4) Styrets fullmakter presiseres bedre og endres som følge av et budsjett ( 5). Det presiseres samtidig at styret ikke har fullmakt til å ta opp lån. Side 1 av 9

2 Det foreslås at antall skriftlige fullmakter begrenses til to per møtende medlem ( 4) Vedtak om oppløsning av velforeningen foreslås endret fra ¾ av fremmøte medlemmer til 2/3 av samtlige medlemmer. I tillegg foreslås det å vedtektsfeste prosedyre for hvordan en eventuell oppløsning skal gjennomføres ( 7). I tillegg til disse endringer har styret foreslått en del språklige endringer (eks. formann erstattes med leder). Saksbehandlingsregler knyttet til årsmøtet er samlet og tatt inn først i 4, bl.a. ved å samle og presisere bestemmelser opplistet under dagsorden for årsmøtet og bestemmelser i nåværende 7 og 6. Forslag til reviderte vedtekter I dette kapitel redegjør styret for sitt forslag til reviderte vedtekter. Hele forslaget til reviderte vedtekter er tatt inn i neste kapitel: Forslag til vedtak. Nåværende vedtekter følger som vedlegg til dette saksframlegg. Styret foreslår at vedtektene får følgende syv paragrafer: 1 Formål 2 Virkeområde og medlemskap 3 Organisering 4 Årsmøtet 5 Styret 6 Mislighold 7 Oppløsning Kort beskrevet inneholder de enkelte paragrafer følgende: Velets formål ( 1) forenkles til kun å fastslå at vi er opprettet for å ivareta fellesinteresser for hytteeiere på Mørvikodden hyttefelt, som er den betegnelse kommunen har satt på området gjennom vedtatt reguleringsplan. Bestemmelser knyttet til hvilket område og til medlemskap fremgår av 2. Velet ivaretar i dag veivedlikehold av hovedatkomstveien på området samt at styret oppnevner en representant til Malla Varpet. Felles interesser knyttet til hovedatkomstveien bør derfor fremgå av vedtektene. For at det ikke skal være uklarheter om velets ansvar for f.eks. vann og avløp bør det fremgå av vedtektene at dette ansvaret er lagt til andre. Dersom det blir opprettet et felles veilag og eventuelt et eget «bryggelag» bør det også tas inn i denne paragraf. Vi tror at dette vil gjøre det enklere for gamle og nye hytteeiere å se hva velet faktisk har og ikke har ansvaret for. Selv om velet vil ivareta interessene til alle bør medlemskapet knyttes til eier(e) av hytter, og passus om at medlemskapet omfatter alle familiemedlemmer foreslås fjernet. Side 2 av 9

3 Nåværende vedtekter har ingen paragraf som fastslår den overordnede organisering av velet. Det foreslås at organisering tas inn i en egen paragraf ( 3), og at det fremgår at årsmøtet er velets øverste beslutningsorgan. Av paragrafen fremgår det også hva som er styrets hovedansvar. Nåværende innhold i 5 om årsmøtet videreføres, men styret mener det er riktig at årsmøtets oppgaver kommer før styrets oppgaver. Paragrafen blir derfor 4 i styrets forslag. Foruten at bestemmelser knyttet til innkalling og saksbehandling er samlet først i paragrafen er det foretatt en realitets endring. Dette er et krav om at årsmøtet skal behandle styrets forslag til budsjett for kommende år. I tillegg har vi også presisert at årsmøtet i tillegg til kontingent også vedtar veiavgift (ved etablering av et felles veilag utgår dette). Styrets oppgaver og myndighet, foruten den overordnede myndighet som fremgår av 3, er samlet i 5. Det foreslås en presisering om hvorledes frafall av et styremedlem skal håndteres frem til nytt medlem kan velges av årsmøtet, og at det er styret selv som fordeler vervene. Det er slikt det praktiseres, men nåværende vedtekter er uklare om det er årsmøtet eller styret som har dette ansvar. I tillegg foreslås det å fjerne begrensningen på at styrets leder kun kan gjenvelges for tre perioder. I nåværende vedtekter sies det «Styret kan ikke uten spesiell fullmakt forplikte medlemmene utover kontingenten», og «Styret kan ikke foreta disposisjoner utover kr Den siste ble endret fra ,-i årsmøtet Begge passusene er svært uklare. Når styret nå foreslår å vedtektsfeste kravet til et budsjett, bør styrets fullmakter knyttes til et slikt budsjett. Styret forslår derfor følgende nye tekst: «Styret skal behandle saker som hører inn under velets formål og virkeområde og sikre at de vedtak årsmøtet fatter blir gjennomført. Styret skal utøve sin virksomhet i.h.t budsjett vedtatt av årsmøtet. Styret har fullmakt til å omdisponere inntil kr , mellom budsjettposter for å sikre løpende drift, fremdrift i tiltak samt møte uforutsette hendelser.. Styret har ikke fullmakt til låneopptak uten forutgående vedtak av årsmøtet» Selv om det vedtas et budsjett kan det / vil det oppstå situasjoner hvor det er behov for å omdisponere midler. Det vil være uhensiktsmessig å innkalle til ekstraordinært årsmøte for å vedta slike omdisponeringer, derfor foreslås at å vedtektsfeste at styret har en slik fullmakt. Styret har foreslått at grensen settes som nå til kr Dagens vedtekter har ingen bestemmelser om hvem som forplikter styret, dvs. at hele styret i dag må underskrive på endringer i bankkonti etc. Det foreslås at det er styrets leder og kasserer som forplikter velet ved sine underskrifter. Bestemmelsen om mislighold er videreført fra nåværende vedtekter, men lagt i til en egen paragraf ( 7). Dersom velet vedtas oppløst mener styret at et vedtak skal fattes av 2/3 av samtlige medlemmer og ikke som i dag av ¾ av frammøtte medlemmer. Styret mener også at bestemmelsen om at velets midler ved en oppløsning skal tilfalle velets formål ikke er presis nok. Styret mener at det bør vedtektsfestes en prosedyre for oppløsning bl.a. gjennom valg av et avviklingsstyre med fullmakt til å forberede og foreta avviklingen. Slike bestemmelser er inntatt i 9. Side 3 av 9

4 FORSLAG TIL VEDTAK: Følgende reviderte vedtekter vedtas som vedtekter for Mørvika Vel: 1 Formål Mørvika vel har som formål å ivareta fellesinteresser for hytteeiere på Mørvikodden hyttefelt 2 Virkeområde og medlemskap Velets virkeområde er begrenset til hyttetomter utskilt fra eller festet fra grn 23 bnr. 17 i Halden kommune samt fellesområdene på Mørvikodden hyttefelt og hovedadkomstveier (*) til hyttefeltet. Eiere av hytter på hyttefeltet kan være medlemmer av velet. Medlemskapet er frivillig. Alle hytteeiere må betale for veivedlikehold for å få adgang til å benytte felles adkomstveier (*). Medlemskapet følger kalenderåret, og må skriftlig sies opp innen utgangen av året. Medlemmer over 18 år er valgbare til velets styrende organer. Velet skal ivareta god kontakt med grunneier av gnr. 23 bnr. 17 i Halden kommune og kommunens styrende organer. Tvister mellom grunneier og enkelt medlemmer er velet uvedkommende. Dersom tvisten er av almen karakter anses den som en del av velets formål, og skal ivaretas av velet. Tvister mellom medlemmer kan behandles av styret dersom de berørte medlemmer ønsker det. Velet har ikke ansvar for drift av felles vann- og avløpssystem, som ivaretas av Mørvika Vann- og Avløpsforetak. (*) 3 Organisering Velets øverste besluttende myndighet er årsmøtet. Den daglige virksomhet ledes av et styre valgt av årsmøtet. Styret har fullmakt til å opptre på samtlige medlemmers vegne i alle forhold som går inn under velets formål. Styret ivaretar også det løpende samarbeid med Mørvika Vann-og Avløpsforetak (*). 4 Årsmøtet Årsmøtet avholdes 2. søndag i juli. Innkalling sendes medlemmene pr. mail senest 14 dager før møtet. Ekstraordinært årsmøte innkalles når styret finner det nødvendig eller når minst 2/3 av medlemmene skriftlig forlanger det. Dersom tidspunkt for møter må endres skal styret melde dette til medlemmene senest innen en måned før møtet. Saker som medlemmene ønsker fremmet for årsmøtet må være styret i hende senest en måned før årsmøtet. Side 4 av 9

5 Saker som tas opp under eventuelt på dagsorden kan drøftes, men ikke realitetsbehandles på årsmøtet. Årsmøtet kan vedta at saken oversendes styret for videre behandling. Hvert medlem (hver hytte) har kun 1 stemme. Skriftlige fullmakter kan gis, begrenset til to pr. medlem. Vedtektsendringer krever 2/3 flertall av avgitte stemmer. Øvrige saker avgjøres med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet avgjøres saken med møteleders stemme. Når det foreligger forslag på flere kandidater til styret eller ved stemmelikhet skal valget skje skriftlig. Årsmøtet ledes av styrets leder eller den han/hun bemyndiger. Årsmøtet skal behandle: 1 Godkjenning av dagsorden og merknader til innkallingen 2 Valg av to medlemmer til å underskrive protokollen 3 Styrets beretning 4 Årsregnskap og revisors beretning 5 Ansvarsfritak for styret 6 Styrets forslag til budsjett for kommende år, herunder forslag til årskontingent og veiavgift (*) 7 Øvrige saker som nevnt i innkallingen 8 Valg av styrets leder, styremedlemmer, 2 varamedlemmer, revisor og 2 medlemmer til valgkomiteen 9 Informasjon og eventuelt Årsmøteprotokollen underskrives av møteleder og 2 medlemmer valgt av årsmøtet. 5 Styret Velet ledes av et styre på 5 fem - medlemmer Styrets leder velges av årsmøtet for ett år om gangen, de øvrige medlemmer for to år av gangen. Varamedlemmer velges for ett år om gangen. For å sikre kontinuitet er kun to av styrets medlemmer årlig på valg. Ved frafall av styremedlem trer varamedlem inn som fast styremedlem, inntil årsmøtet velger nytt styremedlem for resten av vedkommende valgperiode. Styrets leder, medlemmer og varamedlem kan gjenvelges. Styret fordeler selv vervene som nestleder, sekretær og kasserer. Styret er beslutningsdyktige når minst tre medlemmer er til stede. Ved stemmelikhet er lederes stemme avgjørende. Styret fører protokoll for sine møte. Styret skal utpeke et av styrets medlemmer til styremedlem i Malla Varpet (*) Styret skal behandle saker som hører inn under velets formål og virkeområde og sikre at de vedtak årsmøtet fatter blir gjennomført. Styret skal utøve sin virksomhet i.h.t budsjett vedtatt av årsmøtet. Side 5 av 9

6 Styret har fullmakt til å omdisponere inntil kr mellom budsjettposter for å sikre løpende drift, fremdrift i tiltak samt møte uforutsette hendelser. Styret har ikke fullmakt til låneopptak uten forutgående vedtak av årsmøtet. Styret skal føre separate regnskaper for Mørvika vel og veivedlikehold (*) Styret forplikter velet ved underskrift av leder og kasserer 6 Mislighold Årskontingent og veiavgift (*) vedtatt av årsmøtet forfaller til betaling forskuddsvis. Styret avgjør hvorvidt et medlem, som etter purring, ikke betaler skyldig kontingent strykes som medlem. 7 Oppløsning Oppløsning av Mørvika vel kan kun behandles av årsmøte og krever 2/3 flertall blant velets medlemmer. Avstemmingen skal skje skriftlig. Ved oppløsning skal årsmøtet velges et styre på tre medlemmer med fullmakt til å forberede og å gjennomføre oppløsningen. Ved oppløsning skal Velets midler benyttes til tiltak som er i tråd med velets formål. Dersom det opprettes ett nytt organ for å ivareta fremtidige fellesinteresser for hytteeiere overføres midlene til dette organ. Dersom et slikt organ ikke etableres må årsmøtet vedta hvorledes midlene skal benyttes herunder om de skal tilbakeføres medlemmene iht en nærmere spesifisert fordelingsnøkkel vedtatt av årsmøtet. Når det valgte avviklingsstyre har forberedt oppløsningen legges saken fram for årsmøtet til endelig beslutning. Endring av forslaget dersom det etableres et felles veilag Det vises til egen sak til årsmøtet med forslag om å etablere et felles veilag. Dersom et slikt veilag blir vedtatt må styrets forslag til vedtekter endres på følgende punkter: 2 1. avsnitt. «og hovedatkomstveier til hyttefeltet» utgår 2 2. avsnitt. Setningen «Alle hytteeiere må betale for veivedlikehold for å få adgang til å benytte felles adkomstveier» endres til «Alle hytteeiere må betale årsavgift til Mørvikvegen Veilag for å få adgang til å benytte felles adkomstveier» 2 5. avsnitt endres til «Velet har ikke ansvar for drift av felles vann- og avløpssystem eller hovedatkomstvei, som ivaretas av h.h.v. Mørvika Vann- og avløp og Mørvikvegen Veilag» 3 2. avsnitt. Setningen «Styret ivaretar også det løpende samarbeid med veilagene knyttet til felles adkomstveier» endres til «Styret ivaretar også det løpende samarbeid med Mørvikvegen Veilag og Mørvika Vann- og avløpsforetak». 4 Under punkt 6 i hva årsmøtet skal behandle utgår «veiavgift» 5 4. avsnitt. Setningen «Styret skal utpeke et av styrets medlemmer til styremedlem i Malla Varpet» endres til «Styret velger et medlem til styret i Mørvikvegen Veilag». Side 6 av 9

7 5 8. avsnitt. Setningen «Styret skal føre separate regnskaper for Mørvika vel og veivedlikehold» utgår 6 1. avsnitt. «og veiavgift» utgår Mørvika, Cato Rød Styrets leder Knut Egger Varamedlem VEDLEGG: GJELDENDE VEDTEKTER FOR MØRVIKA VEL Side 7 av 9

8 GJELDENDE VEDTEKTER FOR MØRVIKA VEL 1 Mørvika vel har til formål å verne om: -Stedets interesser og sørge for god skikk og orden - Medlemmenes og fellesskapets rettigheter -Vei og vedlikehold Velet skal ha god kontakt med grunneier og Halden kommunes styrende organer. Velet er upolitisk 2 Vellets virkefelt er begrenset til områder som er utskilt som kjøpte eller bygslete hyttetomter på og under gnr. 23 brn. 17 I Halden kommune, herunder friarealer Vei og vedlikehold administreres av Mørvika Vei ved styret. Årsavgiften fastsettes av årsmøtet. 3 Medlemskap kan hytteeiere ha som har kjøpet eller bygslet grunn innenfor ovennevnte område. Medlemskapet omfatter også familiemedlemmer. Medlemmer over 18 år er valgbare til vellets forskjellige tillitsverv. Medlemsåret er kalenderåret. Årskontingentene betales forskuddsvis. Alle hytteeiere er forpliktet til å betale for veivedlikehold. Ved ikke å betale den årlige veiavgift, mister en retten til å kjøre på veien. Eventuelle utmeldelse av velet må skje skriftlig før årets utgang. Styret avgjør hvorvidt et medlem, som etter purring ikke betaler skyldig kontingent, strykes som medlem. 4 Vellet ledes av et styre på 5 leder, nestleder, sekretær, kasserer og styremedlem. Det velges også 2 varamedlemmer som har møteplikt. Styret velges av årsmøtet for 2 år av gangen. Unntak kan gjøres for kontinuitet, slik at minst 2 av styremedlemmene ikke er på valg. Leder ved særskilt valg og for maks 3 perioder Valget skal skje skriftlig når forslag på flere kandidater eller ved stemmelikhet. Gjenvalg er tillatt. Styret er beslutningsdyktig når minst 3 medlemmer er tilstede. Ved stemmelikhet er lederens stemme avgjørende. Styret fører protokoll for sine møter. Styret kan ikke uten spesiell fullmakt forplikte medlemmene utover kontingenten Styret velger internt 1 medlem som observatør til styret i Malla Varpet. Styret tar opp til behandling saker som hører innunder formålsparagraf og som reises av medlemmene Tvist mellom grunneier og hytteeier er velet uvedkommende. Tvist av allmen karakter tar velet seg av. I saker som har karakter av tvist mellom medlemmer innbyrdes, skal styre straks gjøre oppmerksom på at en ikke kan behandle saken med mindre begge parter ønsker at styret skal uttale seg. Det føres separate regnskaper for veivedlikehold og Mørvika vel. Side 8 av 9

9 Styret, ved leder, gir fullmakt til kasserer ved disposisjon av bankkonti. Styret kan ikke foreta disposisjoner utover kr Årsmøtet avholdes 2. søndag i juli hvert år så sant mulig. Kunngjøring skjer med oppslag til medlemmene med minst 14 dagers varsel. Eventuelle endringer kan kun skje ved minimum 1 måneds skriftlig varsel enkeltvis til medlemmene. Årsmøtet ledes av styremedlemmene. Årsmøtet behandler 1. Innkalling, merknader 2. Styrets beretning 3. Årsregnskap/revisors godkjennelse 4. Ansvarsfritak for styret 5. Protokoll underskrives av 2 medlemmer av velet 6. Valg av: 1 leder, 4 styremedlemmer, 2 varamedlemmer, 1 revisor, 2 medlemmer til valg komiteen 7. Fastsettelse av kontingent 8. Øvrige saker. Saker som medlemmene ønsker å fremme må være styret i hende senest 1 måned før årsmøtet skal holdes 9. Eventuelt. Det kan ikke fattes beslutning i saker som tas opp under dette punkt uten alminnelig flertall av fremmøte medlemmer. Bare saker som kan være retningsgivende for kommende styre kan tas opp. Ved avstemming har hvert medlem (hytteeier) kun 1 stemme. Skriftlig fullmakt kan gis.. Alle saker avgjøres med alminnelig flertall blant fremmøtte medlemmer. Ved stemmelikhet er leders stemme avgjørende. Årsmøteprotokollen underskrives av møteleder og 2 medlemmer valgt av årsmøtet 6 Innkallelsen skal inneholde saksliste og redegjørelse for de saker som skal behandles. Ekstraordinært årsmøte innkalles med minst 14 dagers varsel. 7 Vedtektsendringer kan kun skje på årsmøtet og krever 2/3 av avgitte stemmer. 8 Oppløsning av Mørvika vel kan kun behandles av årsmøte og krever ¾ av de avgitte stemmene. Avstemmingen skal skje skriftlig. 9 Ved oppløsning av Mørvika vel tilfaller alle midler vellets formål i henhold til 1 Side 9 av 9