Beredskapsplan for informasjon og kommunikasjon ved kriser. Juni 2013

Transkript

1 Beredskapsplan for informasjon og kommunikasjon ved kriser Juni 2013

2 Innhold Innhold Når skal denne planen anvendes? Informasjonsberedskap under streik og lockout Mål for informasjon og kommunikasjon ved kriser Organisering Varsling Fordeling av informasjonsansvar Målgrupper for informasjon Oppgaver i krisekommunikasjonsstab Kontakt med massemedier og andre aktører Avlasting/organisering av 1. linjetjenesten Oppdatering av planen Viktige navn og telefonnummer... 5 Nødnummer... 5 Politi... 5 Fylkeskommunens ledelse... 5 Hedmark Trafikk... 5 Sikkerhetsansvarlig... 5 Informasjonsansvarlige... 5 Rektorer... 6 Viktige massemedier... 6 Fylkesmannen i Hedmark... 6 Offentlige etater av relevans... 6

3 1. Når skal denne planen anvendes? Denne planen klargjør ansvar og beskriver roller og rutiner for strategisk krisekommunikasjon, samt rutiner for organisering og etablering av en eventuell kriseledelse i Hedmark fylkeskommune. Først og fremst er planen ment som et verktøy i en informasjonskrise for Hedmark fylkeskommune, det vil si en situasjon hvor informasjonsbehovet fra media/publikum er betydelig større enn normalt. Se også punkt 6 Fordeling av informasjonsansvar. Fylkesdirektøren avgjør når tiltakene i denne planen skal iverksettes. 2. Informasjonsberedskap under streik og lockout Hedmark fylkeskommune har en egen beredskapsplan for arbeidskonflikter. Under slike situasjoner gjelder Beredskapsplan for arbeidskonflikter i Hedmark fylkeskommune, datert 5. mai Mål for informasjon og kommunikasjon ved kriser Prinsipper for krisehåndtering Ansvar: Den virksomheten som har ansvar for et fagområde i en normalsituasjon har også ansvaret for å håndtere ekstraordinære hendelser på området Nærhet: Kriser skal organisatorisk håndteres på lavest mulig nivå Likhet: Den organisasjonen man opererer med til daglig skal være mest mulig lik den organisasjonen man har under kriser De overordnede målene for kommunikasjonen: Kommunikasjonen skal bidra til å forhindre skader på mennesker, miljø og materiell, samt skader på virksomhetens renommé Befolkningen må få nødvendig informasjon slik at de kan verne seg selv, sine nærmeste og sin eiendom på en best mulig måte Informasjon til berørte, pårørende og befolkningen skal prioriteres for å redusere frykt og uro så mye som mulig Det skal informeres raskt, aktivt og regelmessig for å sikre at målgrupper og befolkningen får korrekt og relevant informasjon og for å unngå rykter Det skal legges vekt på å kommunisere handlekraft slik at tilliten til virksomheten opprettholdes Forholdene skal legges til rette for et godt samarbeid med mediene under krisen. Vær aktiv overfor mediene slik at virksomheten oppfattes som en relevant informasjonskilde 4. Organisering Fylkesdirektøren/kriseledelsen vurderer omfanget av informasjonskrisen i samråd med kommunikasjonsleder, og håndtering legges til rett nivå. Kommunikasjonsleder oppretter en krisekommunikasjonsstab (se punkt 8) og representerer denne hos fylkesdirektør/ kriseledelsen. 2

4 5. Varsling Ved en ekstraordinær hendelse skal øverste leder og informasjonsansvarlig varsles umiddelbart. Ta kontakt med nærmeste overordnede ved tvil. Etter varsling internt, sørg for å varsle relevante samarbeidsparter. Når det er påkrevet, skal politi, brannvesen og/eller lege/sykehus varsles først. 6. Fordeling av informasjonsansvar Politiet Politiet har ansvaret for liv/helse og etterforskning, og uttaler seg om omfanget av krisen: Årsak Antall skadde evt. døde Frigir navn Etterforskning Eventuelle straffbare forhold Fylkesmannen Om en krise har oppstått hvor fylkesmannen utøver sitt koordinerende ansvar, vil fylkets øverste kriseledelse ligge hos denne. Dette er typisk for kriser av stort omfang med samfunnsmessige konsekvenser. Fylkesmannen leder fylkesberedskapsrådet, og informasjonsarbeidet skal da gjøres i samråd med dette organ. Ledelsen i Hedmark fylkeskommune Fylkesdirektør og fylkesrådet, eller en person/enhet utpekt av disse, er ansvarlig for uttalelser til media. I denne sammenheng er det viktig å vise omsorg for involverte individer, både publikum og egne ansatte. Det bør også legges vekt på å utvise at man har kontroll og tar ansvar i situasjonen. Statens vegvesen Informasjons- og kommunikasjonsansvaret i forbindelse med hendelser på det fylkeskommunale vegnettet skal Statens vegvesen utøve på normal måte innenfor egne, fastsatte rutiner. Det er viktig at fylkeskommunens representant i kriseledelsen i Statens vegvesen Region Øst, avdeling Hedmark tidlig informerer fylkesrådet, fylkesdirektøren og kommunikasjonsleder ved særlig alvorlige hendelser på fylkesvegnettet. Se punkt 2 Mål for informasjon og kommunikasjon ved kriser. 7. Målgrupper for informasjon Følgende er en generell inndeling av målgruppene for kommunikasjon ved kriser: Pårørende og etterlatte Innbyggere Ansatte Medier 3

5 8. Oppgaver i krisekommunikasjonsstab Etablere et egnet sted for stabens arbeid Utføre informasjonsarbeid eksternt og internt Etablere logg over hendelser Logg over mediehenvendelser Bestemme hvor betjening (krisekommunikasjonsstab eller 1. linjetjenesten) av en eventuell krisetelefonlinje skal legges Utføre medieovervåkning Fremskaffe fakta/bakgrunnsinformasjon (faktaark, statistikk, registre m.m.) Oppdatere Internett/intranett. Organisasjonen bør ha en egen kriseside i beredskap. Øremerke lokaler for pressekonferanser o.l. og besørge bevertning m.m. 9. Kontakt med massemedier og andre aktører Prioriter fokuset i kommunikasjonen i henhold til denne rekkefølgen: Mennesker Miljø/omgivelser Materielle verdier Marked/økonomi Se også punkt 2 Mål for informasjon og kommunikasjon ved kriser. 10. Avlasting/organisering av 1. linjetjenesten Det skal legges vekt på å gi servicesenteret/sentralbord informasjonen de trenger for å formidle henvendelser til rett plass i organisasjonen. Dette er svært viktig om det blir mange henvendelser fra media, pårørende, medier og ansatte. Mottaksapparatet i 1. linjetjenesten skal om nødvendig gis mulighet til å henvise frammøtte til et oppholdssted. Avhengig av krisens art skal det vurderes om bevertning og andre fasiliteter skal stilles til disposisjon. Eksempler på steder med god plass: Spiseriet, fylkestingsalen, evt. eksterne steder nær fylkeshuset. 11. Oppdatering av planen Denne planen skal gjennomgås årlig. Oppdatert plan sendes fylkesdirektøren med kopi til sikkerhetsansvarlig innen 1. november. Ansvarlig for dette er enhet for kommunikasjon. 4

6 12. Viktige navn og telefonnummer Nødnummer Brann 110 Politi 112 Medisinsk nødhjelp 113 Politi Hedmark politidistrikt Fylkeskommunens ledelse Fylkesrådsleder Per Gunnar Sveen Fylkesråd Aasa Gjestvang Fylkesråd Anne Karin Torp Adolfsen Fylkesråd Lasse Juliussen Fylkesdirektør Hanne Varhaug Søberg Ass. fylkesdirektør Sigurd Skage Kommunikasjonsleder Erik Johnsen Leder strategisk stab Hans Ove Hjelsvold Økonomileder Steinar Holen Personal- og organisasjonsleder Terje Selnes Fylkessjef for videregående opplæring Tore Gregersen Fylkessjef for kultur, bibliotek og Randi Langøigjelten kompetanse Fylkessjef for næring og nyskaping Birgit Aasgaard Jenssen Fylkessjef for internasjonalt samarbeid Ole Jørn Alfstad Fylkessjef for samferdsel, kulturminner Anders Paulsen og plan IKT-leder Kirsten Norberg Eiendomssjef Arne Schei Fylkestannlege Claes T. Næsheim Hedmark Trafikk Direktør Arne Fredheim Kommunikasjonsleder Kåre Chatrick Østlie Sikkerhetsansvarlig Sikkerhetsansvarlig Frode Hansen Informasjonsansvarlige Kommunikasjonsrådgiver Olav Arne Bjerkelund Kommunikasjonsrådgiver Gaute Moen (P) Kommunikasjonsrådgiver Marit Thobiassen Strande

7 Rektorer Elverum videregående skole Ole Frode Mikkelsgård Hamar katedralskole Stig Johannessen Jønsberg videregående skole Kjell Åge Bjørsrud Midt-Østerdal videregående skole Hanne Didriksen Nord-Østerdal videregående skole Jan Inge Nordeng Ringsaker videregående skole Eva Arnseth Sentrum videregående skole Marianne Bye Skarnes videregående skole Lars Kristian Grosvold Stange videregående skole Alf Aschim Storhamar videregående skole Hildegard Johannessen Storsteigen videregående skole Eivind Aaen Solør videregående skole Eyvind Haarr Trysil videregående skole Liv Johanne Næsheim Øvrebyen videregående skole Hanne Foss Viktige massemedier Arbeidets Rett Glåmdalen Hamar Arbeiderblad Hamar Dagblad Ringsaker Blad Østlendingen Aftenposten Dagbladet Verdens Gang NTB NRK Hedmark og Oppland NRK TV Fylkesmannen i Hedmark Beredskapsavdelingen postmottak@fmhe.no Offentlige etater av relevans Mattilsynet postmottak@mattilsynet.no Folkehelseinstituttet folkehelseinstituttet@fhi.no Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap postmottak@dsb.no