Møteinnkalling Kontrollutvalget Skiptvet

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Skiptvet Møtested: Skiptvet kommune, møterom Lund Tidspunkt: kl. 09:00 Eventuelle forfall meldes til Anita Rovedal, telefon , e-post Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Skiptvet, Pål Simensen Leder (sign.) -1-

2 Kontrollutvalget Skiptvets møte Sakliste U.off. PS 15/21 Protokoll fra kontrollutvalgets møte PS 15/22 PS 15/23 Endring av vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjonsprosjekt "Spesialundervisning", Skiptvet kommune Eventuelt -2-

3 Saksnr.: 2015/16184 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: /2015 Klassering: 510/127 Saksbehandler: Casper Støten Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Skiptvet /21 Protokoll fra kontrollutvalgets møte Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes Rakkestad, Indre Østfold kontrollutvalgssekretariat IKS Vedlegg Protokoll fra kontrollutvalgets møte Vurdering Protokoll fra kontrollutvalgets møte legges frem for godkjenning. -3-

4 Møteprotokoll Kontrollutvalget Skiptvet Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 09:00 til kl. 09:45 Møtested: Skiptvet kommune, møterom Lund Fra til saksnr.: 15/18 15/20 MEDLEMMER MØTT VARAMEDLEMMER Pål E. Simensen, leder X Jorunn Lilleng X Torleif Olsen X Gry Bjerketvedt Moen X Per Hjalmar Espenes X Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra revisjonen: Rita Elnes Møtende fra kontrollutvalgssekretariatet: Casper Støten... Pål E. Simensen Jorunn Lilleng Torleif Olsen.. Gry Bjerketvedt Moen Per Hjalmar Espenes Merknader Kontrollutvalget Skiptvets møte Sakliste U.off. PS 15/18 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte PS 15/19 PS 15/20 Informasjon fra revisjonen Eventuelt -4-

5 PS 15/18 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes Rakkestad, IØKUS IKS Kontrollutvalget Skiptvets behandling : Protokollen legges frem for godkjenning. Kontrollutvalget Skiptvets vedtak/innstilling : Sekretariatets innstilling vedtas. PS 15/19 Informasjon fra revisjonen Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Informasjon fra revisjonen tas til orientering Rakkestad, IØKUS IKS Kontrollutvalget Skiptvets behandling : Distriktrevisor Rita Elnes informerte om nye arbeidsmetoder innen regnskapsrevisjonen. Ved å fokusere på samme områder i flere kommuner samtidig ønsker revisjonen å øke produktiviteten og kvaliteten innen regnskapsrevisjon. Forvaltningsrevisjonen går i gang med rapport om spesialundervisning og estimerer at denne vil bli behandlet i november. Rita Elnes informerte også på forespørsel fra utvalget om bemanningssituasjonen i IØKR IKS, og uttalte at den var god, men sårbar ved sykefravær. Utvalgsleder Pål E. Simensen tok opp til orientering situasjonen rundt ressursgjennomgangen i IØKR IKS. Rita Elnes informerte om fremgangen i saken og bekreftet at saken for revisjonens del nå er avsluttet. Kontrollutvalget Skiptvets vedtak/innstilling : Sekretariatets innstilling vedtas. -5-

6 PS 15/20 Eventuelt Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges frem uten innstilling Rakkestad, IØKUS IKS Kontrollutvalget Skiptvets behandling : Utvalgsleder tok opp til diskusjon sin bekymring for fremtidige kontrollutvalgslederes godtgjørelse, og var av den oppfatning at denne burde likestilles med andre utvalgslederes godtgjørelse. Utvalget sa seg enig i at for lav godtgjørelse relativt til andre kunne føre med seg et demokratisk problem i kommunen, gjennom å ha en negativ innvirkning på kontrollutvalgets anseelse og legitimitet som kommunens viktigste verktøy for egenkontroll. Kontrollutvalget Skiptvets vedtak/innstilling : -6-

7 Saksnr.: 2015/16184 Dokumentnr.: 3 Løpenr.: /2015 Klassering: 510/127 Saksbehandler: Casper Støten Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Skiptvet /22 Endring av vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjonsprosjekt "Spesialundervisning", Skiptvet kommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Forvaltningsrevisjonsprosjekt som er vedtatt for 2015 «Spesialundervisning» avsluttes. Forvaltningsrevisjonsprosjekt som er vedtatt for «Kjøp og salg av tjenester» fremskyndes til Nytt prosjekt for 2016 behandles på et senere tidspunkt. Rakkestad, Indre Østfold kontrollutvalgssekretariat IKS Sammendrag Forvaltningsrevisjonsprosjekt «Spesialundervisning» som ble vedtatt i kontrollutvalget i Skiptvet , og i kommunestyret i Skiptvet , kolliderer med et tilsyn fra fylkesmannen som også inkluderer tilsyn med feltet spesialundervisning i kommunen. Vedlegg VS: forvaltningsrevisjonsprosjekt (Mailkorrespondanse mellom forvaltningsrevisjonen og virksomhetsleder oppvekst Johan Søfteland) Angående tilsyn i Skiptvet (Mail fra forvaltningsrevisjonen til sekretariatet) Varsel om tilsyn Skiptvet kommune (Fylkesmannen) Vedlegg 1 - Informasjon til elever og foreldre (Fylkesmannen) Vedlegg 2 - dokumentasjonskrav (Fylkesmannen) -7-

8 Saksopplysninger Forvaltningsrevisjonen har fått en forespørsel fra oppvekstleder i kommunen om å utsette prosjekt «Spesialundervisning». Fylkesmannens tilsyn bør normalt vike for egenkontrollen, men i lys av at fylkesmannens tilsyn allerede har blitt utsatt i ett år kommer fylkesmannen ikke til å vike i dette tilfellet. Forvaltningsrevisjonen ser det som lite hensiktsmessig at to relativt like tilsyn blir gjennomført parallelt, og ber derfor kontrollutvalget om å ta stilling til dette for å komme frem til en løsning. Vurdering Sekretariatet ser seg enig i revisjonens konklusjon om at det er lite hensiktsmessig å gjennomføre parallelle tilsyn både av hensyn til ressursbruk i forvaltningsrevisjonen og tilsynsbyrden det ville påføre skolesektoren i Skiptvet kommune. Sekretariatet ber kontrollutvalget merke seg at det finnes mulighet både for å utsette eller avslutte prosjektet, og det vil også være mulighet for å be om at fylkesmannens rapport blir lagt frem for kontrollutvalget når denne foreligger. Det vil være hensiktsmessig å vurdere om man skal fremskynde eller vedta et annet forvaltningsrevisjonsprosjekt, for å sikre at forvaltningsrevisjonens ressurser blir utnyttet i denne perioden. -8-

9 -9- file:///c:/ephorte/pdfdocproc/ephortefk/ _fix.html Side 1 av Fra: Rønningen Anita[rona@fredrikstad.kommune.no] Dato: :53:44 Til: Støten Casper Tittel: VS: Forvaltningsrevisjonsprosjekt Fra: Ødegård Lene Sendt: 15. september :01 Til: 'Johan Søfteland' Kopi: Rønningen Anita Emne: SV: Forvaltningsrevisjonsprosjekt Hei, Takk for rask tilbakemelding på epost. Fint om du tar kontakt med fagansvarlig forvaltningsrevisor Anita Rønningen på onsdag, for en prat vedrørende din forespørsel. Du treffer henne på tlf: Med vennlig hilsen Lene Ødegård Forvaltningsrevisor Telefon: Mobil: lenode@fredrikstad.kommune.no Fra: Johan Søfteland [mailto:johan.softeland@skiptvet.kommune.no] Sendt: 14. september :24 Til: Ødegård Lene Emne: Re: Forvaltningsrevisjonsprosjekt Prøvde å ringe deg i dag. Utfordringa vår er at me har eit stort nasjonalt tilsyn i skulane i Skiptvet i haust, og vil gjerne utsette forvaltningsrevisjonen til neste år. Eg vil gjerne snakke med deg om dette, er i Skottland nå, men attende på jobb på onsdag. Kan me snakkast då og avklare dette? Mvh Johan Søfteland Sendt fra min ipad Den 14. sep kl skrev Ødegård Lene <lenode@fredrikstad.kommune.no>: Hei, I forbindelse med forvaltningsrevisjonsprosjektet vi skal gjennomføre i deres kommune har jeg prøvd å kontakte deg per telefon. Da jeg ikke får tak i deg, sender jeg deg denne mailen med ønske om at du tar kontakt med meg så snart du har mulighet for å avtale tidspunkt for et oppstartsintervju. Med vennlig hilsen Lene Ødegård Forvaltningsrevisor

10 -10- file:///c:/ephorte/pdfdocproc/ephortefk/ _fix.html Side 2 av Telefon: Mobil: lenode@fredrikstad.kommune.no

11 -11- file:///c:/ephorte/pdfdocproc/ephortefk/ _fix.html Side 1 av Fra: Rønningen Anita[rona@fredrikstad.kommune.no] Dato: :01:33 Til: Rovedal Anita; Støten Casper Kopi: Elnes Rita; Klavestad Svend-Harald Tittel: Angånde tilsyn i Skiptvet Hei! Det er vedtatt i kontrollutvalg og kommunestyre i Skiptvet kommune at det skal gjennomføres et forvaltningsrevisjonsprosjekt som omhandler Spesialundervisning i grunnskolen, i Nå er det slik at fylkesmann også skal inn på et tilsyn som omhandler blant annet spesialundervisning. Oppvekstleder i kommunen har derfor bedt oss om å utsette prosjektet. I utgangspunktet er det slik at fylkesmann skal vike for kommunens egenkontroll, men fylkesmann viser til at deres tilsyn har blitt utsatt ett år, etter kommunens ønske, og at de nå ikke kan utsette det videre. Forvaltningsrevisjonen ser det som lite hensiktsmessig at det skal gjennomføres to relativt like tilsyn på samme virksomhet, samtidig. Dette også på grunn av tilsynsbelastningen for virksomheten. Vi ber derfor kontrollutvalget ta stilling til om de ønsker å utsette vårt forvaltningsrevisjonsprosjekt, evt avslutte det, og i stedet velge et annet prosjekt. Hvis vi i forvaltningsrevisjonen skal få utnyttet våre ressurser effektivt ser vi det som hensiktsmessig at det blir gjort et vedtak så snart som mulig i kontrollutvalget. Til informasjon: kontrollutvalget kan be om å få forelagt fylkesmannens tilsynsrapport for området, når den foreligger. Viser for øvrig til mailutveksling mellom fylkesmann og revisjon nedenfor. Vedleggene til denne mail, er tilsynsdokumentene til fylkesmann. Ta gjerne kontakt hvis spørsmål. Med vennlig hilsen Anita Rønningen Fagansvarlig forvaltningsrevisor Telefon: Mobil: rona@fredrikstad.kommune.no Fra: Åsheim, Karianne [mailto:fmoskas@fylkesmannen.no] Sendt: 15. september :54 Til: Rønningen Anita Kopi: Haugerud, Trond Skarsgard Emne: SV: Angånde tilsyn i Skiptvet Hei, tilsynet med Skiptvet kommune var et tilsyn vi hadde planlagt å gjennomføre høsten 2014, men etter kommunens ønske ble dette utsatt til høsten Dette ble det orientert om ved det statlige koordineringsmøte hos Fylkesmannen Planen var at tilsynet skulle gjennomføres i august, men

12 -12- file:///c:/ephorte/pdfdocproc/ephortefk/ _fix.html Side 2 av etter kommunens ønske er det utsatt til november Fylkesmannen har ikke anledning til nok en gang å utsette dette tilsynet, men er positive til at kommunerevisjonen deltar på vårt formøte Vedlagt ligger opprinnelig varsel. På grunn av utsettelse fra august til november er datoene nå som følger: Formøte: 8. oktober Frist for innsendelse av dokumentasjon: 28. oktober Tilsynsbesøk: 17. og 18. november Sluttmøte: 10. desember Tilsynsleder ved dette tilsynet er Trond Skarsgard Haugerud. Ved evt. videre kontakt er det fint om dere avtaler direkte med han på tlf , e-post fmostsh@fylkesmannen.no. Med vennlig hilsen Karianne Åsheim seniorrådgiver Fylkesmannen i Østfold, Barnehage- og utdanningsavdelingen Tlf: E-post: fmoskas@fylkesmannen.no Vi gjør oppmerksom på at dette ikke er en privat e-postadresse; både inngående og utgående e-post blir vurdert for ev. journalføring i Fylkesmannens saksbehandlingssystem. Fra: Rønningen Anita [mailto:rona@fredrikstad.kommune.no] Sendt: 14. september :53 Til: Åsheim, Karianne Kopi: Elnes Rita; Klavestad Svend-Harald; Rovedal Anita Emne: Angånde tilsyn i Skiptvet Hei! Vi skal gjennomføre et forvaltningsrevisjonsprosjekt som omhandler spesialundervisning i grunnskolen, i Skiptvet kommune nå. Prosjektet hadde forventet oppstart i august/ september. Vi har fått oppnevnt Oppvekstleder Johan Søfteland som kontaktperson. Han har i dag opplyst oss om at kommunen ønsker at vi skal utsette forvaltningsrevisjonsprosjektet, fordi fylkesmann nå skal ha et tidkrevende tilsyn hos dem. Jeg har sett på deres hjemmeside at dere skal starte et tilsyn i november i Skiptvet. Er dette blitt fremskyndet? Det er jo slik at de statlige tilsynene skal vike for egenkontrollen, og vi vurderer det slik sett ikke som hensiktsmessig at vi skal trekke/ utsette forvaltningsrevisjonsprosjektet som er vedtatt skal gjennomføres av kommunens eget kontrollutvalg og kommunestyre. En mulighet er at vi eventuelt tar felles oppstartsmøte etc, med dere, for å minske tilsynsbelastningen. Veldig fint om vi får en tilbakemelding, så vi sammen blir enige om felles løsning. Med vennlig hilsen Anita Rønningen Fagansvarlig forvaltningsrevisor Telefon: Mobil: rona@fredrikstad.kommune.no

13 -13- file:///c:/ephorte/pdfdocproc/ephortefk/ _fix.html Side 3 av

14 «MOTTAKERNAVN» «KONTAKT» «ADRESSE» «POSTNR» «POSTSTED» «UTLANDSADRESSE» Barnehage- og utdanningsavdelingen Deres ref.: «REF» Vår ref.: 2015/4646 TSH Vår dato: Varsel om tilsyn etter opplæringsloven med Skiptvet kommune - Felles nasjonalt tilsyn Etter opplæringsloven, lov 17. juli 1998 nr. 61 om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa, 14-1 første ledd har Fylkesmannen hjemmel til å føre tilsyn med at kommunen oppfyller de plikter den er pålagt i opplæringsloven kapittel 1 til 16. Kommuneloven kapittel 10A gir også hjemmel for statlig tilsyn med kommunen. Tilsynsmyndigheten skal ha tilgang til skoleanlegg og dokumentasjon, jf. kommuneloven 60c. I perioden skal det gjennomføres et felles nasjonalt tilsyn med skoler og skoleeiere. Tema for tilsynet er elevens utbytte av opplæringen. Tilsynet er inndelt i tre undertemaer: Skolens arbeid med elevenes utbytte av opplæringen, Forvaltningskompetanse (saksbehandling) og Skolebasert vurdering. I begynnelsen av februar 2014 gjennomførte vi informasjons- og veiledningsdager for alle skoleeiere og alle rektorer i Østfold fylke på temaene som det felles nasjonale tilsynet omhandler. Det kan føres tilsyn med temaene enten enkeltvis, eller i kombinasjon. Dette varsel om tilsyn med Skiptvet kommune gjelder skolens arbeid med elevenes utbytte av opplæringen, jf. opplæringsloven kapittel 1, 2 og 5 og forskrift til opplæringsloven kapittel 1 og 3, og skolebasert vurdering, jf. forskrift til opplæringsloven 2-1. Hovedpunkter i tilsynet vil være: 1. Skolens arbeid med elevenes utbytte av opplæringen på følgende områder: Skolens arbeid med opplæringen i fag, jf. opplæringsloven 1-3, 2-3 og 3-4 og forskrift til opplæringsloven 1-1 og 1-3 Individuell underveisvurdering i fag, jf. forskrift til opplæringsloven 3-1, 3-2 og 3-11 til 3-13 Spesialundervisning, jf. opplæringsloven 5-1, 5-4 og 5-5 Særskilt språkopplæring, jf. opplæringsloven 2-8 Statens hus Postboks Moss Telefon: Telefaks: Besøksadresse: Vogtsgate 17 e-post: fmospostmottak@fylkesmannen.no

15 2 2. Skolebasert vurdering: skolens jevnlige vurdering av egen virksomhet og måloppnåelse. Med vurdering av egen virksomhet menes at skolen skal vurdere organisering, tilretteleggingen og gjennomføringen av opplæringen, jf forskrift til opplæringsloven 2-1 Formål med tilsynet Det overordnede formålet med tilsynet er å bidra til at alle elever i grunnskolen og videregående skoler får et tilfredsstillende utbytte av den opplæringen som gis. Målet med tilsynet er å bidra til en styrking av kommunens og skolenes etterlevelse av regelverk og styringsgrunnlag. Gjennom kontroll med skolenes overholdelse av de rettslige kravene skal eventuell lovstridig praksis avdekkes og rettes opp. Alle elevgrupper er omfattet av tilsynet, og tilsynet er innrettet for å kontrollere skolenivå. Det er kommunen som har det overordnede ansvaret for at kravene i opplæringsloven etterleves, jf. opplæringsloven første ledd. Tilsynet skal bidra til at kommunen som skoleeier sørger for at elevene får kjennskap til og opplæring i de målene som gjelder for opplæringen elevene får tilbakemeldinger og involveres i eget læringsarbeid for å øke sitt utbytte av opplæringen elevenes utbytte av opplæringen blir vurdert kontinuerlig elevene blir fulgt opp og får nødvendig tilrettelegging når utbyttet av opplæringen ikke er tilfredsstillende skolene har gode kilder og relevant informasjon om elevenes måloppnåelse skolene avdekker årsaken til manglende måloppnåelse og gjennomfører endringer skolene sikrer en bred medvirkning i gjennomføringen skolene gjennomfører vurderingen jevnlig Elevvurdering, skolebasert vurdering og nasjonal vurdering skal ses i sammenheng. De ulike formene for vurdering skal samlet sett utfylle hverandre og medvirke til at den enkelte eleven blir motivert til å ta i bruk sine evner og anlegg, og at de nasjonale målene for opplæringen styrer arbeidet i skolen. Gjennomføring av tilsynet Det blir ført tilsyn med Skiptvet kommune i egenskap av kommunens to skoler: Kirkelund skole Vestgård skole Tilsynet vil ta for seg følgende fag ved disse skolene: 1. Matematikk 2. Norsk hovedmål 3. Kunst og håndverk -15-

16 3 Tilsynet utføres ved gjennomgang av innhentet dokumentasjon, egenvurderingsskjema og intervjuer. Vi ber om at lærergruppene som fyller ut egenvurderingsskjemaene representerer de 3 utvalgte fagene. Tilsynet med disse skolene er en del av Fylkesmannens planlagte tilsyn i Dette er et stedlig tilsyn. Dersom vi avdekker lovbrudd, vil Skiptvet kommune motta forhåndsvarsel om vedtak i henhold til forvaltningsloven 16, og få anledning til å uttale seg i saken. Skiptvet kommune vil deretter få rimelig frist til å rette forholdet ved de aktuelle skolene, før vi vedtar et eventuelt pålegg om retting. Tilsynet åpnes gjennom dette brevet. Foreløpig tidsplan er som følger: Formøte veiledning og avklaring om tilsynet (se nederst ang detaljer om formøtet) Frist for å sende inn dokumentasjon og egenvurderingsskjema til Fylkesmannen Intervjuer med ledelse og ansatte ved Vestgård skole og ledelse, ansatte elever ved Kirkelund skole Foreløpig tilsynsrapport med evt. forhåndsvarsel om vedtak sendes ut Sluttmøte Kommunens frist for å uttale seg i saken Uke 46 Endelig tilsynsrapport med evt. frist for retting sendes ut Fylkesmannen tar forbehold om endringer i planen. Plan for intervju blir satt opp etter formøtet. Intervjuplan blir sendt skolen før det stedlige tilsynet. Følgende personer/funksjoner fra skolene vil det i utgangspunktet være aktuelle å intervjue: Rektor Inspektør Kontaktlærere 4. trinn Faglærer 4. trinn Faglærere 7. trinn Faglærere 9. trinn Faglærere 10. trinn Spes.ped lærere 4, 7, 9 og 10. trinn Lærere særskilt språkopplæring 4, 7, 9 og 10. trinn Elever 4. trinn (gruppeintervju) Elever 7. trinn (gruppeintervjuer) Elever 9. trinn (gruppeintervjuer) Elever 10. trinn (gruppeintervjuer) -16-

17 4 Vi ber om at det blir lagt til rette for å gjennomføre formøte og sluttmøte i kommunens lokaler. Vi ber også om at det legges til rette for gjennomføring av intervjuer i Vestgård skoles lokaler og i Kirkelund skoles lokaler Vi gjør oppmerksom på at tilsynsrapporter er offentlige, jf. offentlighetsloven 3. Endelige tilsynsrapporter vil bli publisert på Fylkesmannens nettsted. Vedlagt oversendes også brev med informasjon til elever og foreldre om innholdet i det felles nasjonale tilsynet Foreldrene er ikke en del av tilsynet med Skiptvet kommune, Vestgård og Kirkelund skole i denne omgang. Kommunen og skolene velger selv hvordan elever og foreldre gis den informasjonen som er vedlagt, før tilsynet. Krav om innsending av dokumentasjon Skiptvet kommune og de utvalgte skolene plikter å sende inn den dokumentasjonen som fremgår av vedlegg til dette brevet. Vi ber om at dokumentasjonen fra skolene samordnes på kommunenivå, før oversendelse. Vi ber om at det utarbeides en oversikt over dokumentasjonen som oversendes, for eksempel ved bruk av innholdsfortegnelse. Plikten til å sende inn slik informasjon følger av opplæringsloven 14-1 første ledd jf. kommuneloven 60c Frist for innsendelse er Hvilken dokumentasjon som vil være relevant for tilsynet avklares ytterligere på formøtet. Egenvurderingsskjemaene vil også kunne sendes inn elektronisk, via RefLex ( Mer informasjon om dette vil bli gitt på formøtet. Vi ber om at det blir oppnevnt en kontaktperson i kommunen for dette tilsynet, og at vi får tilsendt kontaktinformasjon for denne personen. Dokumentasjonen som etterspørres, kan unntas fra offentlighet i den grad dette er hjemlet i offentlighetsloven. Kommunen har rett til innsyn i sakens dokumenter, jf. forvaltningsloven 18 flg. Formøtet Formøte Aktuelle deltakere på formøtet: Kommunenivå Skoleledelsen ved Vestgård skole og Kirkelund skole Lærere ved Vestgård skole og Kirkelund skole Det er ønskelig å kunne legge til rette for at så mange som mulig i lærergruppen kan delta. Vi ber om at det blir lagt til rette for å gjennomføre dette formøtet i kommunens lokaler, og vi ønsker en tilbakemelding på om det er projektor tilgjengelig i disse lokalene. I formøtet vil det bli orientert om tilsynets gang og tema, og vi oppfordrer de som skal intervjues, til å delta. Skiptvet kommune oppfordres til også å invitere andre aktuelle deltakere på kommunalt nivå til formøtet. Det vil kunne bidra til erfaringsspredning og regelverksetterlevelse på tilsynets temaer. -17-

18 5 Spørsmål om tilsynet kan rettes til Trond Skarsgard Haugerud, tlf , eller e-post I vår planlegging av tilsyn arbeider vi for å samordne de statlige tilsynene, samtidig som vi ikke har en fullstendig oversikt over alle tilsyn som er rettet mot kommunene i Østfold. Vi ber om en snarlig tilbakemelding dersom tilsynet ikke lar seg gjennomføre på de oppgitte dagene. Med hilsen Dette dokumentet er elektronisk godkjent av Kjersti Utnes Borgaas e.f. fungerende utdanningsdirektør Trond Skarsgard Haugerud seniorrådgiver Saksbehandler: Trond Skarsgard Haugerud Vedlegg 1 Informasjon til elever og foreldre 2 Dokumentasjonsliste -18-

19 Elever og foreldre Barnehage- og utdanningsavdelingen Deres ref.: Vår ref.: Vår dato: Informasjon til elever og foreldre om det felles nasjonale tilsynet Fylkesmannen i hvert fylke fører tilsyn med skolene. Tilsynet kontrollerer om kommunen og skolene gir elevene den opplæringen som regelverket sier at de har krav på. Fra 2014 til 2017 skal fylkesmennene over hele landet føre tilsyn med kommuner og skoler på et felles tema. Temaet for dette tilsynet er elevenes utbytte av opplæringen. For å kontrollere elevenes utbytte av opplæringen, vil Fylkesmannen undersøke: Skolens arbeid for at elevene skal få utbytte av opplæringen. Saksbehandlingen på de områder der elevene ikke får utbytte av den vanlige opplæringen Skolens vurdering av sin egen virksomhet og måloppnåelse De bestemmelsene som regulerer opplæringen står i opplæringsloven med forskrifter. Målet med tilsynet er dermed å kontrollere om skolen følger opplæringsloven med forskrifter. Tilsynet gjelder bare noen av de bestemmelsene som står i opplæringsloven, ikke alle. Du som er elev eller forelder kan få spørsmål om å delta på intervju under dette tilsynet. Du vil få informasjon om dette fra skolen. Elever og foreldre blir ofte intervjuet i grupper når de er med i et tilsyn. Dersom du blir valgt ut til å være med på et intervju, vil det være i en gruppe med andre elever som du kjenner. Du vil kun få spørsmål på de områdene som er gjelder for din egen opplæring. Spørsmålene i intervjuet kan blant annet handle om: Særskilt språkopplæring for elever fra språklige minoriteter Elever som ikke har norsk eller samisk som morsmål har rett til særskilt norskopplæring. Elevene har da rett til særskilt norskopplæring helt til de kan nok norsk til å følge den vanlige opplæringen på skolen. Noen av elevene kan også ha rett til opplæring i sitt eget morsmål eller opplæring i fag på to språk eller begge deler. Kommunen kan gi opplæring for nye elever i egne grupper, klasser eller skoler. Foreldrene må være enig i og gi samtykke om at de ønsker slik opplæring. Opplæringen i egne grupper, klasser eller skoler kan ikke vare lenger enn i 2 år. Opplæring i og på tegnspråk, og opplæring i punktskrift og bruk av nødvendige hjelpemidler Elever som har tegnspråk som førstespråk, har rett til opplæring i og på tegnspråk. Elever som er sterkt svaksynte eller blinde, har rett til nødvendig opplæring i punktskrift og bruk av nødvendige tekniske hjelpemidler. Statens hus Postboks Moss Telefon: Telefaks: Besøksadresse: Vogtsgate 17 e-post: fmospostmottak@fylkesmannen.no

20 2 Spesialundervisning Elever som ikke får et tilfredsstillende utbytte av den vanlige opplæringen i skolen, har rett til spesialundervisning. Skolen har ansvaret for å vurdere om elever har behov for spesialundervisning, men både foreldrene og eleven selv (fra 15 år) kan kreve at skolen gjør nødvendige undersøkelser for å finne ut om eleven trenger spesialundervisning. Det er den pedagogisk-psykologiske tjenesten i kommunen som utreder og utarbeider en sakkyndig vurdering som skal vise om eleven har behov for spesialundervisning, hva slags opplæring som bør gis og hvor mye. Før skolen ber om en sakkyndig vurdering skal eleven eller foreldrene være enige i det og gi samtykke. Elevenes opplæring skal være i samsvar med Læreplanverket for Kunnskapsløftet. Alle fag i grunnskolen har en læreplan. Hvert fag er delt inn i hovedområder og inneholder kompetansemål og fem grunnleggende ferdigheter. Kompetansemål i fag sier hva elever skal mestre etter f.eks. 2., 4., 7. og 10. trinn. Kompetansemålene sier hva elevene skal kunne etter disse trinnene. Skolene skal lage mer detaljerte planer for hva elevene skal jobbe med. Tilpasset opplæring Skolen har plikt til å tilrettelegge opplæringen slik at alle elever får faglige utfordringer og får brukt sine evner og forutsetninger, for å få best mulig utvikling både faglig og personlig. Vurdering Alle elever har rett til å få jevnlig vurdering. Vurderingen skal gis underveis i året og når det nærmer seg slutten av opplæringen i faget. Vurderingen underveis skal gi lærer og elev informasjon om elevens faglige fremskritt og ståsted, øke elevenes læring og gi grunnlag for tilpasset opplæring. Sluttvurdering skal gi informasjon om nivået til eleven ved avslutningen av opplæringen i faget. Sluttvurderingen gis i form av standpunktkarakterer og eksamenskarakterer. Elevene skal også vurdere seg selv. Dette skal gjøres som en del av underveisvurderingen. Elevene skal delta aktivt i vurderingen av eget arbeid, kompetanse og faglig utvikling. Klage Elever som har rett til å få enten spesialundervisning, tegnspråkopplæring, punktskriftsopplæring eller særskilt språkopplæring, skal ha et vedtak om dette. Vedtaket sier noe om rettighetene til eleven i den opplæringen som skal gis. Det er klagerett på alle disse vedtakene. Dersom en skal klage på et vedtak, så må klagen være skriftlig og den bør begrunnes. Fylkesmannen i ditt fylke er (normalt) klageinstans, men klagen skal sendes til den som har gitt vedtaket, som så skal sende den videre. På vedtaket skal fristen for å klage stå. Lurer du på hvordan du går fram for å klage, kan du spørre skolen din. Det finnes mer informasjon om elevenes rettigheter og plikter i Utdanningsdirektoratets veiledningsmateriell til det felles nasjonale tilsynet, og i brosjyren «Informasjon til foreldre om regelverket i grunnskolen»: Med hilsen Dette dokumentet er elektronisk godkjent av Dag Løken e.f. utdanningsdirektør Unn E. West seniorrådgiver -20-

21 Vedlegg 2 Fylkesmannen i Østfold Dokumentasjon fra Skiptvet kommune Siste årsmelding/årsrapport/tilstandsrapport for kommunen, for skoleområdet Evt. annen dokumentasjon som er relevant for tilsynet Dokumentasjon fra Vestgård skole Egenvurderingsskjema *) Skolens arbeid med elevens utbytte av opplæringen - for skoleledelsen, utfylt av rektor Egenvurderingsskjema *) Skolebasert vurdering - for skoleledelsen, utfylt av rektor Egenvurderingsskjema *) Skolens arbeid med elevens utbytte av opplæringen - for 5 lærergrupper, utfylt av utvalgte lærere: o Ett skjema for faglærere kunst og håndverk 4. trinn o Ett skjema for kontaktlærere matematikk og norsk 4.trinn o Ett skjema for lærere som gir spesialundervisning Egenvurderingsskjema *) Skolebasert vurdering for lærergruppen Oversikt over skolens organisering; team, faggrupper, trinnansvarlig, kontaktlærere, spesialundervisningslærere og assistenter 5 anonymiserte saker (bare elevens navn tas bort) om spesialundervisning (sakkyndig vurdering, vedtak, IOP og årsrapport) Fortrinnsvis vedtak som omhandler avvik fra LK06 Dokumentasjon som underbygger og bekrefter svarene i egenvurderingsskjemaene, jf høyre kolonne i skjemaene Eventuelt andre dokumenter som skolen vurderer som relevant for tilsynet Dokumentasjon fra Kirkelund skole Egenvurderingsskjema *) Skolens arbeid med elevens utbytte av opplæringen - for skoleledelsen, utfylt av rektor Egenvurderingsskjema *) Skolebasert vurdering - for skoleledelsen, utfylt av rektor Egenvurderingsskjema *) Skolens arbeid med elevens utbytte av opplæringen - for 5 lærergrupper, utfylt av utvalgte lærere: o Ett skjema for faglærere kunst og håndverk 7. og 9. trinn o Ett skjema for faglærere matematikk 7. og 10.trinn o Ett skjema for faglærere norsk 9. og 10. trinn o Ett skjema for lærere som gir spesialundervisning Egenvurderingsskjema *) Skolebasert vurdering for lærergruppen Oversikt over skolens organisering; team, faggrupper, trinnansvarlig, kontaktlærere, spesialundervisningslærere og assistenter 5 anonymiserte saker (bare elevens navn tas bort) om spesialundervisning (sakkyndig vurdering, vedtak, IOP og årsrapport) Fortrinnsvis vedtak som omhandler avvik fra LK06 Dokumentasjon som underbygger og bekrefter svarene i egenvurderingsskjemaene, jf høyre kolonne i skjemaene Eventuelt andre dokumenter som skolen vurderer som relevant for tilsynet *) Skjemaene blir sendt skolene elektronisk i Word-format for lettere utfylling -21-

22 Saksnr.: 2015/16184 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: /2015 Klassering: 510/127 Saksbehandler: Casper Støten Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Skiptvet /23 Eventuelt Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges frem uten innstilling Rakkestad, Indre Østfold kontrollutvalgssekretariat IKS -22-