Møteprotokoll Kontrollutvalget Skiptvet

Transkript

1 Møteprotokoll Kontrollutvalget Skiptvet Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 09:00 til kl. 11:00 Møtested: Skiptvet kommune, møterom Lund Fra til saksnr.: 15/24 15/27 MEDLEMMER MØTT VARAMEDLEMMER Herman Foss, leder Pål E. Simensen Jorunn Lilleng Birgit Marie Hedenskog Meldt forfall Odd Øyvind Lund Ikke møtt Antall stemmeberettigede fremmøtte 3 av 5. Møtende fra revisjonen: Anita Rønningen, Rita Elnes og Sven Harald Klavestad Møtende fra kontrollutvalgssekretariatet: Anita Rovedal og Casper Støten... Herman Foss Pål E. Simensen Jorunn Lilleng.. Birgit Marie Hedenskog Odd Øyvind Lund Merknader Kontrollutvalget Skiptvets møte Sakliste U.off. PS 15/24 Kontrollutvalgets innstilling til budsjett for kontroll og tilsyn 2016 PS 15/25 Kontrollutvalget i Skiptvet møteplan for 1. halvår 2016 PS 15/26 PS 15/27 Informasjon fra revisjonen Eventuelt

2 PS 15/24 Kontrollutvalgets innstilling til budsjett for kontroll og tilsyn Budsjett for kontroll og tilsyn for 2016 med en kostnadsramme på kr , vedtas 2. Budsjettet for kontroll og tilsyn 2016 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter 18 i «Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner» Vedlegg Forslag til budsjett for kontroll og tilsyn i Skiptvet kommune 2016 Saksopplysninger I henhold til forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, gjeldende fra , omhandler 18 budsjettbehandlingen. I nevnte paragraf sies det at kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Videre sies det at kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Indre Østfold Kontrollutvalgssekretariat tolker forskriften slik at utgifter til kontrollutvalgets egen virksomhet og utgifter til kjøp av revisjons- og sekretærtjenester skal innarbeides i forslaget. Budsjettets enkelte elementer: Løpende utgifter til kontrollutvalgets ordinære drift. Disse tallene er bla. innhentet fra kommunen og innarbeidet i forslaget. Utgifter til kjøp av revisjonstjenester. Utgifter til kjøp av sekretærtjenester. Budsjettallene for sekretariatet og revisjonen er vedtatt i de respektive representantskap. Vurdering Da utvalget er nyvalgt vurderer sekretariatet det som hensiktsmessig og nyttig at så mange som mulig av utvalgets medlemmer kan dra på NKRF,s kontrollutvalgskonferanse i februar. Konferansen pleier å ha en deltakermengde på , det er en fin arena for å knytte nettverk til andre kontrollutvalg og ikke minst få mye nyttig stoff og innspill til arbeidet i utvalget. Vedlegg:

3 Forslag til budsjett for kontroll og tilsyn 2016 Skiptvet Ansvar Art Tekst Budsjett 2015 Regnskap 2014 Forslag til budsjett 2016 Evt. kommentar 080 Møtegodtgjørelse , pers x 6 møter a 590,- leder bør ha det samme 080 Ledergodtgjøring som hovedutvalgsledere 080 Tapt arbeidsfortjeneste Arbeidsgiveravgift , Bevertning , Kurs/opplæring , alle til KU-konferansen 160 Kjøregodtgjørelse , kjøp av revisjonstjenester fra IØKR IKS , Kjøp av sekretariat tjenester fra IØKUS IKS , Overføringer til andre Sum , innbyggertall er justerte til tall Leder innledet om saken. Sekretariatet redegjorde for budsjettforslaget. Det ble oppdaget at arbeidsgiveravgiften ikke var korrekt regulert i forhold til møtegodtgjøring. Dette ble rettet i møtet. 1. Budsjett for kontroll og tilsyn for 2016 med en kostnadsramme på kr , vedtas 2. Budsjettet for kontroll og tilsyn 2016 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter 18 i «Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner» PS 15/25 Kontrollutvalget i Skiptvet møteplan for 1. halvår 2016 Med forbehold om endringer fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for sin virksomhet 1. halvår 2016: 1. møte: onsdag 17. februar kl. 09:00 2. møte: onsdag 4. mai kl. 09:00 3. møte: onsdag 8. juni kl. 09:00

4 Utvalget og sekretariatet diskuterte mulige alternativer for møtetider. Leder fremmet følgende forslag til møteplan: 1. møte: onsdag 17. februar kl.15:00 2. møte: tirsdag 3. mai kl. 14:00 3. møte: onsdag 8. juni kl. 15:00 Med forbehold om endringer fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for sin virksomhet 1. halvår 2016: 1. møte: onsdag 17. februar kl.15:00 2. møte: tirsdag 3. mai kl. 14:00 3. møte: onsdag 8. juni kl. 15:00 PS 15/26 Informasjon fra revisjonen Informasjon fra revisjonen tas til orientering Rakkestad, Revisjonen informerte om: - Regnskapsrevisjon(RR); progresjonen er god og ingen vesentlige avvik er avdekket foreløpig. - Forvaltningsrevisjon(FR); Starter med overordnet analyse. Forvaltningsrevisjonsprosjekt for 2015 «Kjøp av tjenester» i Skiptvet kommune; FR har som mål å få sendt prosjektet til verifisering innen enden av året. - FR og RR jobber sammen om plan for selskapskontroll og har som mål at planen skal behandles på neste møte i kontrollutvalget. Informasjon fra revisjonen tas til orientering.

5 PS 15/27 Eventuelt Saken legges frem uten innstilling Sekretariatet bestiller servering til kontrollutvalgsmøtene og gir Jorunn Lilleng beskjed så hun kan hente før møtet.