Økonomiavdelingen

Transkript

1 ÅRSHJULET ØKONOMIOMRÅDET Den politiske behandlingen av sakene er forutsatt i forhold til årshjulet og gjeldende møteplan. Det tas forbehold om eventuelle endringer i møteplanen i løpet av året. Årshjulet illustrerer de faser og prosesser som legges til grunn i økonomistyringen i løpet av ett budsjett/regnskapsår og gjenspeiler de rammer og forutsetninger for økonomistyring som fremgår av Hole kommunes økonomireglement. På kommunens intranettsider under Økonomi og i Compilo (under arbeid) finner man beskrivelse av avdelingens ansvar og oppgaver, kontaktpersoner, gjeldende reglementer, strategidokumenter, rutiner, veiledere, skjemaer mv. for alle prosesser innen Økonomiavdelingens ansvarsområder (regnskap, KOSTRA-rapportering, fakturering og innfordring kommunale krav, lønn, innkjøp, budsjettprosess, økonomirapportering og finans). Årshjulet Vedtaksfase Analysefase Konkretiseringsfase Strategifase Ytre sirkel milepæler i strategisk økonomiarbeid Analysefasen regnskapsavslutning, årsrapport og KOSTRA-rapportering Strategifase - revurdering av måltall, rammer mm i forhold til budsjett Konkretiseringsfase - utarbeidelse av detaljerte tallbudsjett/smål Vedtaksfase - politiske prosess - utredninger og analyser, effekt av ulike tiltak som kommer frem i den politiske prosess. Indre sirkel økonomistyring og kontrollrutiner Tjenestestedenes løpende økonomistyring og oppfølging økonomi Rammer og retningslinjer for økonomirapportering og avviksoppfølging 1

2 Årsregnskap og årsberetning (årsrapport) 2017 Senest 15. februar Økonomiavdelingen - frist for årsregnskap og noter til revisjonen Fra ca 22. februar Tjenesteledernes rapportering økonomi bidrag til rådmannens 12. mars årsberetning 2017 Innen 31. mars Rådmannens årsberetning (pliktig del) skal oversendes revisjon og kontrollutvalget og følge behandlingen av regnskapet. 15. april Revisjonen frist for revisjonsberetningen KU Kontrollutvalget behandler årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning FS 6. juni Formannskapet avgir innstilling om årsregnskap og årsrapport herunder evt inndekning av underskudd forslag til disponering av overskudd KS 18. juni Kommunestyret vedtar årsregnskap og årsrapport Innen 1. august Oversendelse av årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning til fylkesmannen og statistisk sentralbyrå 2

3 KOSTRA-rapportering 2017 Innen 1. januar KOSTRA-koordinator sender ut plan for KOSTRA-rapportering med skjema-ansvarlig. Registrere de personer som skal ha tilgang til å sende inn persondata til SSB kfr NAV-leder og IT-avd. Innen 15. januar Rapporteringsansvarlig - frist for innsending av tjenestedata basert på personinformasjon (sosial og barnevern) + pleie og omsorg. Innen 15. februar Rapporteringsansvarlige frist tjenestedata til Statistisk sentralbyrå øvrige områder. Økonomiavdelingen - Frist for innsending av regnskapstall 15. mars Statistisk sentralbyrå publiserer foreløpige nøkkeltall for kommuner og fylkeskommuner Fra 15. mars Utarbeidelse av KOSTRA-rapport for Hole kommune ved bruk av verktøyet FRAMSIKT Innen 10. april Rapporteringsansvarlige og Økonomiavdelingen kontrollerer foreløpige KOSTRA nøkkeltall og sender inn evt korrigerte tjeneste og regnskapstall. 15. april Frist for innsending av korrigerte regnskaps- og tjenestedata til Statistisk sentralbyrå 15. juni Statistisk sentralbyrå publiserer endelige KOSTRA-tall 3

4 Økonomikontroll og oppfølging 2018 Basert på Økonomireglement for Hole kommune Lederkontrakter Årsbudsjett 2018 og økonomiplan vedtatt av kommunestyret Budsjettinformasjon for 2018 med vedtatte budsjettrammer Forventninger til økonomistyring og kontroll i Hole kommune for alle ledere med delegert budsjettansvar: Følge opp regnskap og budsjett kontinuerlig gjennom året Bistå til å periodisere budsjettet best mulig slik at månedsresultatet i størst mulig grad kan gjenspeile reelle avvik. Rapportere månedlig status og prognose, dvs dersom man er kjent med forhold som forventes å få effekt på årsresultatet (både positive og negative) skal det komme tydelig frem av rapporten. Beskrive og iverksette tiltak dersom det ser ut til at budsjettet overskrides jf ovenfor. Melde eventuelle avvik som ikke kan håndteres innenfor rammen også utenom rapporteringssyklusen. Vesentlig avvik skal rapporteres umiddelbart til rådmann/kommunalsjef. Tidsfrist Månedlige kontrollrutiner og frister aaktiviteter Alt grunnlag for endringer lønn (arbeidsavtaler, endringsmeldinger, timelister) skal være mottatt på lønningskontoret innen den 25. i mnd for utbetaling neste måned. Kontrollere konteringslister fra lønn rapportere tilbake til lønn i tråd med fastsatt rutine Riktig grunnlag for fakturering av kommunale gebyrer, refusjoner og andre kommunale krav skal være klart innen den 20. i mnd (egen kjøreplan) Innkjøp og fakturabehandling rutiner for å følge opp innkjøp fra bestilling, mottak av varer og tjenester, kontroll av faktura og godkjenning innen forfall. I forbindelse med momsoppgjør (frister knyttes til fakturadatoer og ikke forfall.. )og årsoppgjøret følge frister og opplegg fra økonomiavdelingen 4

5 Tidsfrist Økonomirapportering Tertialsvis pr april og pr august Innen utgangen av året (bidrag til at årsregnskapet blir riktig og kan fremlegges innen fristen) aaktiviteter Budsjettansvarlige går igjennom rapporter for sitt ansvarsområde (elektronisk i Visma): o Kontrollere nøyaktigheten og påliteligheten av regnskapsmessige data o Rapporterer i forhold til status hittil i år og prognose for årsresultatet. Det skal rapporters månedlig status for vedtatte omstillingstiltak. Ved prognose avvik i forhold til budsjett skal det gjøres rede for tiltak for å søke å redusere avviket. Ved vesentlige endringer i forhold til forutsetningene i budsjettet skal nærmeste leder orienteres umiddelbart. Tjenesteleder skal i tillegg til økonomi rapportere månedlig status for bruker- og ansattperspektivet etter fastsatt mal. Tjenesteledernes rapportering legges til grunn for rådmannens faste statusrapport for formannskapet og kommunestyret Rådmannen utarbeider en mer omfattende rapport for økonomi og pr tertial basert på rapport fra tjenestelederne til behandling i formannskap og kommunestyret. Dersom økonomirapportering viser prognose for merforbruk skal rådmannen foreslå korrigerende tiltak og beskrive konsekvenser. Behov for budsjettkorrigeringer skal vurderes. Det skal i tillegg rapporteres status måloppnåelse i forhold til en, bruker-, medarbeider og samfunnsperspektivet. Pr tertial rapportere på investeringstiltak og verbale vedtak. Sikre at alle timelister, reiseregninger m.v. som gjelder regnskapsåret blir oversendt lønningskontoret etter fastsatt frist Sikre at alle refusjonskrav sendes faktureringsansvarlige innen gitte frister Gjennomgå evt øremerkede prosjekter, sikre at alle utgifter som skal henføres prosjektet er regnskapsført i tråd med plan - dokumentere rapportere internt og eksternt i tråd med frister. Søke om evt overføring av ubrukte midler til neste regnskapsår. Godkjenne fakturaer fortløpende bistå til å skille mellom regnskapsår (f.eks. årsavgifter, kontingenter som kommer i desember som skal på neste regnskapsår og det kan være fakturaer eller refusjoner/inntekter som kommer i januar/februar nest år som skal være med på inneværende regnskapsår). Jf anordnings-prinsippet for kommuneregnskapet. Sikre at grunnlag for oppgjør mot andre kommuner og private som kommer i januar blir regnskapsført på riktig år (legevakt, barnehageplasser m.v.) 5

6 Kjøreplan for økonomirapportering elektronisk i Visma Enterprise Rapporterings måned (regnskapsperiode) Start tj.ledere Frist tj.ledere (innen utgangen av dagen) Frist Ø- sjef Muntlig orientering (politiske møter) Møtedato (politisk sak) Mars (1-2) KS FS KS April (1-3) FS KS Mai (1-4) KS FS KS Sak Rapport pr 1. tertial Status for en jf hovedmål budsjettdokument Status verbale vedtak Status investeringer Juni (1-5) August (1-7) September (1-8) KS FS KS FS KS FS KS Rapport pr 2. tertial Status for en Status verbale vedtak Status investeringer Oktober (1-9) November (1-10) Desember (1-11) FS KS FS FS KS Jan

7 Årsbudsjett Økonomiplan Økonomiske mål bærekraftig økonomi: Betale låneavdrag fullt ut Netto driftsresultat 1,75-2,00% av brutto driftsinntekter Avsette 2% av brutto driftsinntekter til disposisjonsfond Vi skal investere må ha egenkapital + rom for å finansiere renter og avdrag Tidsplan Aktivitet 25. april Strategisk ledergruppe oppstartkonferanse (Strategisk ledermøte) - Status og resultater (regnskap, foreløpige KOSTRA-tall, kommmunebaromter, fremtidsbarometer) - Langsiktige utfodringer og satsingsområder de nærmeste 4 årene - Hovedprioriteringer, fastsette økonomisk ramme (planleggingsramme) 2. mai Info-forum (skape felles forståelse og kultur) Info-forum - Status og resultater - Langsiktige utfordringer bærekraftig økonomi og handlingsrom for utvikling og investeringer Frist 31. mai Tjenesteområdene frist budsjettforslag Langsiktige utfordringer og satsingsområder Oppdaterte målekart sammenheng mål og satsinger/aktiviteter Endringsbehov Investeringsbehov fremover Budsjettforslag Mai Regjeringen fremlegger signaler for kommuneopplegget 2019 og revidert nasjonalbudsjett for Juni Kommunestyret - Plan og perspektivmøte Hovedutfordringer i handlingsplanperioden Satsingsområder - mål og strategier Kommuneprp 2019 rammer for kommuneøkonomien Som i 2017 be om tilbakemelding på konkrete problemstillinger. Innen 1. juli Ledergruppa gj.gang plan og perspektiv, oppgavefordeling videre plan Juli/august Arena for tjenestestedene - oppstart August Opplæring/oppfriskning bruk av budsjettverktøy. 23. august Strategisk ledergruppe budsjettkonferanse heldagssamling - Sentrale problemstillinger vedr budsjett 7

8 Tidsplan Aktivitet - Beslutte satsingsområder, mål og tiltak - Salderingsbehov og prosess avklare Innen 22. sept Tjenestelederne frist saldert budsjettforslag Uke 39 Ledergruppa gjennomgår budsjettinnspill, ber om utdypninger, endringsforslag, utredninger med mer Medio oktober Regjeringen fremlegger statsbudsjettet 2019 konsekvenser gjennomgås og innarbeides i budsjettdokumentet Uke Rådmannens forslag til årsbudsjett og økonomiplan grunnlagsdokumentasjon utarbeides, møter med tjenestelederne (egen møteplan) Uke 41 Ledergruppa gjennomgår konsekvenser av STB2019 og revidert budsjettgrunnlag fra tj.lederne Utsendelse av grunnlagsdokumentasjon til fs første møte Informasjon til tillitsvalgte og ansatte 10. oktober Formannskapet heldagsmøte Gjennomgang av rådmannen forslag. Fastsette budsjettrammer. Grunnlagsdokumentet bearbeides Evt endringsforslag konsekvensutredes 17. oktober Informasjon til ledere om rådmannens budsjettforslag Info-forum 14. November Formannskapet avgir innstilling i budsjettsaken (som legges ut til alminnelig ettersyn i minst 14 dager) Evt endringsforslag konsekvensutredes Høringsdokumentet endres i tråd med formannskapets innstilling. Høringsfrist 4. desember. 20. nov 4. des Informasjon til tillitsvalgte og ansatte 4. desember Høringsfrist 5. desember Formannskapet fatter endelig innstilling i budsjettsaken Evt endringsforslag konsekvensutredes 10. Desember Kommunestyret vedtar økonomiplan og årsbudsjett (31.12.) Primo januar Tjenesteledere, tillitsvalgte, ansatte informeres om vedtak Innen 15. januar Fylkesmannen frist oversendelse budsjettvedtak Innen 1. mars Fylkesmannen frist oversendelse økonomiske oversikter 8