STYRINGSHJUL 2015 FOR GJØVIK KOMMUNE. Rådmannen, 3.desember 2014.

Transkript

1 STYRINGSHJUL 2015 FOR GJØVIK KOMMUNE Rådmannen, 3.desember 2014.

2 1 STYRINGSHJULET OVERSIKT Kommunens styringshjul (årshjul) sammenstiller den politiske og administrative aktiviteten som inngår den systematiske og helhetlige forberedelse, gjennomføring og oppfølging av kommunens sentrale plan-, analyse-, budsjetterings- og rapporteringsprosesser. Figuren under oppsummerer elementene i det overordnede styringshjulet: Som en del av styringshjulet legges det hvert en møtekalender for kommunens sentral styrer, råd og utvalg. Krav til framdrift og vedtak i prosessene i styringshjulet gir føringer for på hvilke møter de ulike delene skal drøftes og behandles. Opp mot den politiske styringen legges det mer detaljerte administrative arbeidsplaner. Disse angir rammen for tjenesteområdenes interne styrings-, plan- og budsjetteringsprosesser, med opplegg og frister for videre bidrag og rapportering til rådmannen, samt for KOSTRA-rapportering. Det helhetlige kommunale kvalitets- og styringssystemet som er innarbeidet i styringshjulet innhenter styringsinformasjon gjennom bl.a. medarbeider-, bruker- og innbyggerundersøkelser. Styringshjulet rulleres hvert halvår (i løpet av mai og november), med normalt 1 års perspektiv for fastlegging av møtekalendere for kommunestyret, formannskapet, utvalgene og ulike råd. Gjennom oppfølgingen av delprosessene i løpet av det første halvåret kan det gjøres mindre justeringer i de administrative prosessfrister uten av styringshjulsdokumentet oppdateres som dokument. Møtekalenderen holdes løpende oppdatert på kommunens nettsider. (Dvs. ikke i dette dokumentet )

3 2 FASENE I STYRINGSHJULET Skjematisk oversikt over årets delprosesser. Årlige tilpassning av datoer vs. ferieuker og statsbudsjett. OPPSUMMERING EVALUERING RAPPORTERING: Januar-februar: interne oppsummeringsprosesser i tjenesteområdene, Januar, februar: KOSTRA-rapportering inn til Statistisk sentralbyrå (SSB), Mars: administrativ sammenstilling med evaluering av måloppnåelse og økonomisk status, Mars/april: rådmannens framlegg og presentasjon av årsrapport og årsregnskap, Januar, mai, september: rådmannens statusrapportering pr. tertial (forenklet for 3.tertial). DATAINNSAMLING ANALYSE UTREDNING: Hele året: innhenting av innbygger-, bruker- og medarbeidertilbakemeldinger, Mai-august: sammenstilling og analyse av styringsdata: nøkkeltall og tilbakemeldinger, Mai-august: innhenting av synspunkter til handlingsdelen for kommuneplanens samfunnsdel, Mai-august, oktober-november: utredning rundt eventuelle politiske bestillinger. STATUSVURDERING MÅLDRØFTING PRIORITERING: Januar, mai, september: behandling av statusrapporteringer pr. tertial (forenklet for 3.tertial). April: årsrapportbehandling; drøfting av resultat og utfordringer for tjenesteområdene i utvalgene, April: erfaringsseminar med utvidet formannskap rundt kommunens årsrapport og årsregnskap, Mai-juni: gjennomgang og drøfting av status og utfordringer for tjenesteområdene i formannskapet, August/september: budsjettseminar med utvidet kommunestyre, med innspill fra utvalgsdrøftingene og vurdering av økonomisk status, mål og aktuelle prioriteringer for neste års styringsdokument. September: drøfting av mål og prioriteringer for tjenesteområdene i utvalgene BUDSJETTERING PLANLEGGING: Juni: presentasjon av konsekvensjustert budsjett etter framlegget av kommuneøkonomiproposisjon med revidert nasjonalbudsjett i mai, Oktober: presentasjon av analyse av forslag til statsbudsjett, Oktober: framlegg av rådmannens forslag til budsjettgrunnlag for styringsdokument, Oktober/november: politiske spørsmål og administrative svar rundt budsjettgrunnlaget, November: rådmannen legger fram forslag til styringsdokument, inkl. betalingssatser, November: framlegg av partipolitiske endringsforslag før behandlingen av styringsdokumentet, November-desember: formell politisk behandling og vedtak av styringsdokumentet, Desember: administrasjonen fastlegger årsbudsjettet for neste år. FORPLIKTELSE IVERKSETTING: Januar: inngåelse av årets lederavtale mellom rådmannen og tjenesteområdelederne, Januar/februar: ajourføring av administrative virksomhetsdokumenter programmering av tiltak.

4 3 KOSTRA-rapportering PROSESSOVERSIKT 2015 For 2014: : frist for rapportering av sensitive klientdata og barnehage : frist øvrig KOSTRA-rapportering (regnskapsdata og alle andre skjema) : SSB publiserer ureviderte nøkkeltall og grunnlagsdata : frist for oppretting av tidligere innsendte KOSTRA-data : SSB publiserer korrigerte nøkkeltall og grunnlagsdata Pr. 3.desember 2014 Statusrapporter P. 3.tertial 2014: : rådmannen legger ut klargjorte administrative rapporteringsdokumenter : frist for tjenesteområdeleders rapportbidrag til rådmannen : rådmannen legger fram sak og statusrapport pr. 3.tertial 2014 (forenklet rapportering) uke 5 : behandling av statusrapporten i utvalgene ( ) : behandling av statusrapporten i formannskapet : behandling av statusrapporten i kommunestyret Pr. 1.tertial 2015: : rådmannen legger ut klargjorte administrative rapporteringsdokumenter : rapportkjøring av grunnlag (økonomisk) statusrapport : analyse/vurdering av regnskapstall i tjenesteområdene : komplett sykefraværsstatistikk klar (pr ) : frist for tjenesteområdeleders rapportbidrag til rådmannen, : gjennomgang av analyse m/prognose med rådmannen : rådmannen legger fram sak og samlet statusrapport pr. 1.tertial 2015 uke 21* : behandling av statusrapporten i utvalgene ( ) : behandling av statusrapporten i formannskapet : behandling av statusrapporten i kommunestyret Pr. 2.tertial: : rådmannen legger ut klargjorte administrative rapporteringsdokumenter : rapportkjøring av grunnlag (økonomisk) status : analyse/vurdering av regnskapstall i tjenesteområdene : komplett sykefraværsstatistikk klar (pr ) : frist for tjenesteområdeleders rapportbidrag til rådmannen : gjennomgang av analyse m/prognose med rådmannen : rådmannen legger fram sak og samlet statusrapport pr. 2.tertial 2014 uke 39 : behandling av statusrapporten i utvalgene ( ) : behandling av statusrapporten i formannskapet : behandling av statusrapporten i kommunestyret Årsrapport og årsregnskap : rådmannen legger ut klargjorte administrative rapporteringsdokumenter : frist for innlevering av fakturaer, faktureringsgrunnlag og dokumentasjon sykefravær : frist tjenesteområdenes anvisning av regnskapsbilag : frist tjenesteområdenes tilbakemelding vdr. årsoppgjørsdisposisjoner : frist tjenesteområdenes innsending av foreløpig avviksanalyse : rådmannen oversender regnskap m/noter til revisjonen : oppdatering av statistikk/analyse vs. foreløpige KOSTRA-tall for 2014 (SSB legger ut 16.03) : frist for oversending av tjenesteområdeleders årsrapportbidrag til rådmannen (kl ) : rådmannen ferdigstiller og sender ut årsrapport og årsregnskap 2014, inkl. til kontrollutvalget uke 16 : presentasjon og drøfting av årsrapport og utfordringer for hvert tjenesteområde i utvalgene : behandling i kontrollutvalget, med oversending at uttalelse til formannskap/kommunestyre : utvidet erfaringsseminar med gjennomgang og behandling i formannskap : presentasjon og behandling av årsrapport og årsregnskap 2014 i kommunestyret mai-jun : presentasjon og drøfting av utfordringene innenfor for hvert tjenesteområde i formannskap

5 4 Undersøkelser halvår : Interne tjenester, Barnevern og Hjemmetjenester 2.halvår : Medarbeiderundersøkelse og Bibliotek Konsekvensjustert budsjett 2015 / økonomiplan : framlegging av revidert nasjonalbudsjett 2015 i Stortinget : rådmannen gjennomgår konsekvensjustert budsjett i utvidet kommunestyret Nøkkeltallshefte 2015 mai- : oppstart av administrativ sammenstilling og analyse av nøkkeltall etter aug : administrativ sammenstilling og analyse av KOSTRA-/nøkkeltall etter 2014 (frist 20.08) : rådmannen legger fram Nøkkeltallshefte 2015 Styringsdokument 2016 (m/ HD Samfunn 2016, Økonomiplan , Budsjett 2016) -aug : innhenting av synspunkter til HP samfunn 2016 vs. kommuneplanens samfunnsdel : frist for utsending av materiale til årets budsjettseminar med kommunestyret m.fl : utvidet budsjettseminar for medlemmene i kommunestyre og utvalg, samt ledere i råd uke 39 : drøfting av mål og prioriteringer for tjenesteområdene i utvalgene ( ) uke 41(?) : forslag til Statsbudsjett 2016 legges fram i Stortinget ( innen 6 dager etter åpningen) sep-okt : administrasjonen analyserer signaler og utvikler budsjettgrunnlaget for styringsdokumentet : rådmannen analyserer forslag til statsbudsjett : rådmannen legger fram rådmannens budsjettgrunnlag for styringsdokumentet : rådmannen presenterer framlagt budsjettgrunnlag i utvidet formannskap (etter konst.del) uke 44* : partipolitiske spørsmål til rådmannens budsjettgrunnlag 2016 (*frist torsdag 29.10) : frist for tjenesteområdenes forslag til betalingssatser 2016 til rådmannen, : evnt. vurdering av spørsmålene fra partiene i formannskapet, uke 45* : rådmannens svar på innmeldte partipolitiske spørsmål (*frist torsdag 05.11) : rådmannen sender ut forslag til SD 2016 (m/ bet.satser 2016, HP Samfunn og ØP ) : frist for innsending av partipolitiske forslag til endringer i Styringsdokument : partienes budsjettforslag offentliggjøres (og legges ut på folkevalgtes ipad) uke 48 : utvalgene behandler styringsdokument, m/bet.satser, for tjenesteområdene ( ) : rådmannen ettersender eventuelle adm.merknader til partienes forslag og/eller utvalgenes behandling før sluttbehandlingen i formannskap og kommunestyre : formannskapet behandler og innstiller til vedtak av Styringsdokument : kommunestyret behandler og vedtar Styringsdokument 2016 Kommuneplanarbeid mot Langtidsplan 2017 jan-feb : forberedelse av innbyggerundersøkelse 2015 mars : gjennomføring av innbyggerundersøkelse 2015 mai : ferdigstilling av rapport og analyse av innbyggerundersøkelsen 2015 juni : regjeringens forventingsdokument legges fram jan-okt : kommunal folkehelsestrategi oversikt, analyse og oppfølging apr-sep : evaluering av Langtidsplan 2013 samfunnsdelen og arealdelen aug-nov : kommuneplananalyse 2015 okt-des : rullering av handlingsdelen til kommuneplanens samfunnsdel nov-des : oppstart av revisjon av Kommunal planstrategi til