NY KOMMUNESTYREPERIODE: POLITISK STYRINGSSTRUKTUR OG ANTALL REPRESENTANTER I KOMMUNESTYRET

Transkript

1 Saksbehandler: Eli Eriksrud Arkiv: Arkivsaksnr.: 14/735 NY KOMMUNESTYREPERIODE: POLITISK STYRINGSSTRUKTUR OG ANTALL REPRESENTANTER I KOMMUNESTYRET Vedlegg: Kommunestyresak 0004/06, møte : Helhetlig styring og ledelse tilråding fra nedsatt styringsgruppe (lagt ut tidligere) Evaluering av kommunens politiske styringsstruktur, til sammen 8 referat fra intervju (lagt ut tidligere) Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Diverse lover Sammendrag: Styringsgruppe politisk styringsstruktur legger fram forslag til politisk styringsstruktur og antall representanter i kommunestyret gjeldende fra oppstart av ny kommunevalgperiode. Delegasjonsreglementet skal endelig vedtas av kommunestyret etter innstilling fra styringsgruppen, høsten Som grunnlag i denne saken er det lagt til grunn at omfanget av delegering til rådmannen videreføres på tilnærmet samme nivå. Utover lovbestemte organ foreslår styringsgruppen videreføring av planutvalget. Det foreslås at ordningen med saksutvalg til forberedende behandling av saker og til å utføre særskilte verv med hjemmel i kommunelovens 10, punkt 5 blir innført. Kriterier for sammensetning av saksutvalg avklares høsten Dagens komiteer (permanente) som er hjemlet i kommunelovens 10 a foreslås nedlagt. Kommunens praksis med politisk valgte byggekomiteer foreslås å opphøre. For større byggeprosjekt settes det ned saksutvalg som utarbeider forslag til skisseprosjekt. Administrasjonsutvalget videreføres i hht kommunelovens 8. Separate råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne mm og eldre videreføres. Ungdomsråd videreføres. Utvalgsledere og rådmannen forutsettes å ha fokus på tilrettelegging av prosesser i utvalgene som sikrer nødvendig og god dialog mellom politikere, administrasjon og tillitsvalgte. Flertallet i styringsgruppen (6 av 10) foreslår videreføring av 25 medlemmer i kommunestyret i valgperioden Mindretallet på 4 stemte for 21 medlemmer. Med utgangspunkt i vedtatt politisk styringsstruktur legger styringsgruppen delegasjonsreglementet fram til behandling i kommunestyret i løpet av høsten Saksutredning: Bakgrunn I K-sak 78/13 i møte fattet kommunestyret følgende vedtak:

2 1. Kommunestyret vedtar iverksetting av en bred prosess for å evaluere og foreslå eventuelle endringer i kommunens politiske styringsstruktur. 2. Formannskapet med tillegg av representanter fra SV, KrF, Uavhengig og V er styringsgruppe. Rådmannen er sekretær. 3. Prosessen starter i januar 2014 og resultatet av arbeidet legges fram for kommunestyret i juni Prosessen skal omfatte politisk styringsstruktur, antall representanter i kommunestyret og tilhørende delegasjonsbestemmelser. I denne saken innstiller styringsgruppen på politisk styringsstruktur og antall medlemmer i kommunestyret gjeldende fra kommende valgperiode. Delegasjonsbestemmelsene legges fram høsten Gjennomført prosess Styringsgruppen har hatt tre møter: o : Opplegget for evaluering av kommunens politiske styringsstruktur ble besluttet. Det var planen at deler av evalueringen skulle foregå på kommunestyresamlingen i januar. Dette lot seg ikke gjennomføre i praksis, samtlige evalueringer er derfor foretatt i ettertid. o : Resultatet av gjennomførte evalueringer ble lagt fram for styringsgruppen. Planen for seminar for kommunestyrets medlemmer, virksomhetsledere og rådmannens ledergruppe ble lagt. o : Styringsgruppen innstiller på politisk styringsstruktur og antall representanter i kommunestyret. Den 12. mai ble det gjennomført et seminar for kommunestyrets medlemmer, virksomhetsledere og rådmannens ledergruppe med to eksterne innledere. Leder av Kommunenes Sentralforbund sin folkevalgtopplæring - Dag Henrik Sandbakken - innledet om alternative modeller for politisk styringsstruktur og om antall medlemmer i kommunestyrene. Ordfører i Løten kommune presenterte sin kommunes modell og delte erfaringer med oss, Løtens modell er en av mange mulige løsninger. Etter innledningene ble det gjennomført partivise drøftinger. Partigruppenes tilbakemelding om foreløpige tanker ble notert og er formidlet i referatform til styringsgruppen. De politiske partiene ble ved mail fra ordføreren 13. mai 2014 oppfordret til å legge til rette for partipolitiske prosesser fram mot innstillingsmøtet i styringsgruppen. Fakta Politisk styringsstruktur Lovverkets bestemmelser I hht Kommunelovens 8 velger kommunestyret selv formannskap med minimum fem medlemmer. I tillegg skal det i alle kommuner opprettes ett eller flere partssammensatte utvalg administrasjonsutvalget for behandling av saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte. Administrasjonsutvalg kan erstattes med andre ordninger dersom dette får tilslutning fra minst tre fjerdedeler av de ansatte ( 25, punkt 1).

3 I hht Kommunelovens 10 kan kommunestyret selv opprette faste utvalg for kommunale formål eller for deler av den kommunale virksomhet. Slike utvalg skal ha minst tre medlemmer med varamedlemmer. Kommunestyret fastsetter selv området for de faste utvalgs virksomhet. Slike utvalg kan tildeles avgjørelsesmyndighet i alle saker hvor ikke annet følger av lov. Faste utvalg er ment å bestå fra år til år og oppgavene forutsettes å være av varig karakter. I hht Kommunelovens 10, punkt 5 kan kommunestyret opprette komiteer til forberedende behandling av saker og til å utføre særskilte verv. Slik komite kan også tildeles myndighet til å avgjøre enkeltsaker som har direkte tilknytning til komiteens oppdrag. I hht 10 a kan kommunestyret selv opprette kommunestyrekomiteer som saksforberedende organ for kommunestyret. Komiteene kan ikke gis avgjørelsesmyndighet. Slike komiteer skal også ha minst tre medlemmer. Det er ikke krav om varamedlemmer i kommunestyrekomiteer. I hht Kommunelovens 11 kan kommunestyret selv opprette eget styre for kommunale institusjoner o.l., slike styrer skal ha minst tre medlemmer. Et slikt styre kan tildeles myndighet til å treffe avgjørelser som angår virksomhetens drift og organisering. I hht Kommunelovens 77 velger kommunestyret et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne, utvalget skal ha minst tre medlemmer. I hht lov om utnytting av rettar og lunnende mm i statsallmenningane (fjellova) 3 skal det i hver kommune der det er statsallmenning være fjellstyre. Fjellstyret skal ha fem medlemmer med personlige varamedlemmer. I hht lov om råd eller anna representasjonsordning i kommunar og fylkeskommunar for menneske med nedsett funksjonsevne m.m. og lov om kommunale og fylkeskommunale eldreråd skal kommunene opprette råd eller annen representasjonsordning for mennesker med nedsatt funksjonsevne og eldreråd. Kommunene kan vedta felles råd eller annen representasjonsordning for mennesker med nedsatt funksjonsevne og eldre. Flere kommuner kan vedta å opprette felles råd eller annen representasjonsordning for mennesker med nedsatt funksjonsevne. I hht lov om barnehager 4 skal hver barnehage i tillegg til foreldreråd, ha et samarbeidsutvalg. Barnehagens eier kan delta i samarbeidsutvalget etter eget ønske, men ikke med flere representanter enn hver av gruppene foreldre/foresatte og ansatte i barnehagen. I hht 5 kan kommunen bestemme at det skal være felles samarbeidsutvalg for kommunal barnehage og grunnskole. I hht lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova) 11-1 skal det være et samarbeidsutvalg ved hver grunnskole. I samarbeidsutvalget skal kommunen ha to representanter hvorav den ene skal være rektor ved skolen.

4 Någjeldende politiske styringsstruktur Kommunens någjeldende politiske styringssstruktur bygger på prinsippene fra «helhetlig styring og ledelse» fra 2006, vedlagt. Strukturen har ligget fast i 8 år. I tillegg til kommunestyre har kommunen formannskap, planutvalg, fordelingsutvalg og to komiteer. Andre faste utvalg er administrasjonsutvalg/partssammensatt utvalg, kontrollutvalg, eldreråd, råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne og ungdomsråd. Med hjemmel i lov om eigedomsskatt til kommunane er opprettet «Sakkyndig nemnd» og «Klagenemnd». Til samarbeidsutvalgene ved barnehagene og skolene er valgt et kommunestyremedlem med vara. Kommunens andre representant i samarbeidsutvalget ved skolene er skolens rektor. Ved de aller fleste byggeprosjekter innenfor kommunal eiendomsforvaltning fra slutten av 1970-tallet har kommunestyret valgt å sette ned byggekomiteer til å gjennomføre et mandat om et spesielt byggeprosjekt. Byggekomitéene eller nemdene har vært valgt for bestemte perioder eller de har vært valgt for enkeltprosjekt. Komitéene har i de fleste tilfeller hatt med seg en person fra administrasjonen til å ivareta ulike administrative funksjoner som sekretærfunksjon, byggeledelse, prosjektledelse og økonomioppfølging. Det finnes eksempler på at byggekomitéens leder har ivaretatt alle disse funksjonene. I vann- og avløpssektoren, der det også har vært gjennomført betydelige investeringer har ikke anleggsprosjektene vært organisert med særskilte bygg-/anleggskomiteer. Evaluering av dagens organisering er gjennomført ved intervju med medlemmene i åtte kommunale styringsorgan, disse er Formannskapet, Planutvalget, Komite 1 og 2 (felles), Fordelingsutvalget, Ungdomsrådet, Rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne mm, Eldrerådet. I tillegg er en administrativ gruppe sammensatt av ansatte som har hatt saksbehandleransvar overfor komiteer, intervjuet. Evalueringene er vedlegg til saken. Det er mange innspill og vurderinger i intervjumaterialet. I denne sammenhengen trekkes fram to hovedfunn. Det uttrykkes stort behov for dialogarenaer både fra politikerne og fra administrasjonen, dette er arenaer for drøfting av viktige tema der det gis muligheter for å gå «i dybden» på temaet. Det er også poengtert at enkelte temaer/saker bør sikres modningstid ved at temaet/saken hentes opp igjen i påfølgende møter. Både politikere og virksomhetsledere er opptatt av arenaer der de møtes for å drøfte viktige tema tilknyttet hver enkelt virksomhet. Brukerrådene er ikke obligatoriske, for tiden er det bare virksomhet pleie og omsorg som har og bruker ordningen det stilles spørsmål ved hvordan sikre tilstrekkelig kontakt med brukergruppene. Det er stor enighet om at komitemodellen ikke har fungert optimalt. Komitemedlemmene oppgir at de ikke har noen sterk opplevelse av økt politisk innflytelse og påvirkning, at komiteene mer har hatt preg av å være en læringsarena. Manglede respekt fra enkelte komitemedlemmer i form av manglende oppmøte uten at forfall er meldt, er også trukket fram i intervjuene. De fleste mener det er utført mye godt planarbeid i komiteene, selv om det er en utfordring at plansakene skaper store forventninger som det ikke er mulig å innfri. Planarbeid er viktig og nødvendig, selv om ikke alle handlingsplaner lar seg gjennomføre, det er imidlertid viktig å balansere planene slik at det oppnås en rimelig grad av realisme.

5 Antall representanter i kommunestyret I hht Kommunelovens 7, punkt 2 skal kommunestyrets medlemstall være et ulike tall, i kommuner med over 5000, men ikke over innbyggere, minst 19. Endring av medlemstallet vedtas av kommunestyret senest 31. desember i nest siste år av valgperioden, med virkning for kommende valgperiode. Kommunestyret i Øyer har inneværende valgperiode 25 medlemmer. De tilbakemeldingene som er gitt før kommunestyrets innstillingsmøte tilsier en videreføring av 25 medlemmer. Det argumenteres med at innbyggertallet er økende og at færre medlemmer har en negativ konsekvens i forhold til kommunestyrets representativitet, det er viktig å sikre mest mulig mangfold. Vurdering: Målet er å ha en politisk organisering som gjør kommunen godt rustet til å o ivareta rollen som lokalpolitisk institusjon o yte gode kommunale tjenester o drive samfunnsutvikling o utøve myndighet. Det er mange hensyn å ta ved valg av politisk organisering. De lovpålagte organene med hver sine roller må sikres innflytelse og brukes på en hensiktsmessig måte, dette gjelder både de organene som er sammensatt av direkte folkevalgte og øvrige råd, f.eks. eldrerådet. Med utgangspunkt i Øyers spesifikke utfordringer, må vi stille oss spørsmålet hvorvidt det er hensiktsmessig å ha faste utvalg eller komiteer, dvs ordninger utover det lovpålagte. Det er også viktig å balansere ambisjonsnivået i forhold til at alle kommunestyrets medlemmer unntatt ordføreren, er deltidspolitikere. Både styringsstrukturen inkl omfanget av delegering av myndighet, og administrasjonens tilrettelegging av saker til politisk behandling, må gjøre det mulig å skjøtte rollen som kommunestyremedlem innenfor en akseptabel tidsbruk. Prinsippet om gjennomgående representasjon, ved at kommunestyrets medlemmer fyller funksjonene i andre kommunale organ videreføres. Dette prinsippet trenger ikke nødvendigvis innebære at alle kommunestyremedlemmene fyller en funksjon i tillegg til å sitte i kommunestyret. Tvert imot, det er viktig at kommunestyret er mest mulig representativt. For enkelte, typisk småbarnsforeldre som er i krevende jobber, kan nettopp muligheten for være medlem i kommunens øverste politiske organ uten å ha andre krevende funksjoner i tillegg, være utslagsgivende i forhold til å stille på sikker plass på listene til kommunevalget. Delegasjonsreglementet skal forberedes av styringsgruppen og legges fram til endelig vedtak i kommunestyret høsten Ved vurderingen av den politiske organiseringen legges det til grunn at omfanget av delegering til administrasjonen videreføres tilnærmet på samme nivå som i dag. Dette er en viktig føring i vurderingen av den framtidige politiske organiseringen. Faste utvalg ( 10)

6 Formålet med faste utvalg er å avlaste kommunestyret og formannskapet, utvalgene kan delegeres avgjørelsesmyndighet i alle saker hvor ikke annet følger av lov. Utvalg i hht 10 kan ha en eller flere sektorer som saksområde. Faste utvalg gir mulighet for å utnytte og utvikle sakkunnskapen hos de folkevalgte. Kommunestyremedlemmene har ansvar for den helhetlige styringen av kommunen. Dersom saksområdet for et fast utvalg er for smalt/snevert kan sektorfokuset overskygge helhetsansvaret. Det må tas stilling til hvorvidt planutvalget skal bestå eller om formannskapet skal ivareta planutvalgets funksjoner. Evalueringen viser at planutvalget fungerer godt, det blir imidlertid også i planutvalget pekt på at det er behov for mer dialog mellom administrasjonen og planutvalget. Øyer kommune er i en situasjon der utbyggingspresset for tiden er stort med en forholdsvis stor saksmengde til politisk behandling, i denne situasjonen foreslås planutvalget videreført i neste kommunevalgperiode. Det neste spørsmålet er hvorvidt det skal opprettes flere faste utvalg; driftsutvalg og utviklingsstyre har vært nevnt som aktuelle alternativ. Behovet for å komme tettere på virksomhetene har vært nevnt som et argument for opprettelse av driftsutvalg. Med forutsetningen om videreføring av tilnærmet samme omfang av delegering til rådmannen, er det rådmannen ved virksomhetslederne som innenfor vide fullmakter, sørger for at innbyggerne får fastlagte tjenester. Formannskapet gjør det politiske grunnarbeidet og innstiller i økonomiplan-/budsjettsammenheng. For å gjøre formannskapet i stand til å ivareta økonomiplan- og budsjettprosessen på en betryggende måte kreves god tilrettelegging av prosesser i formannskapet. Et viktig element i prosessen er god dialog mellom rådmannen, virksomhetslederne, tillitsvalgte og formannskapet. Med utgangspunkt i argumentasjonen ovenfor foreslås det ikke å opprette ytterligere faste utvalg. Komitemodellen ( 10 a) Komitemodellens ideelle utgangspunkt er at politikerne skal styre saksbehandlingsprosessen fra oppstart til innstilling overfor kommunestyret. Modellen er krevende både når det gjelder tidsbruk og ivaretakelse av rollene som saksordfører og saksbehandler. Intensjonen med modellen forutsetter at saksordfører tar styringsrollen både overfor saksbehandler og i drøftingene i komiteen. Saksbehandlerrollen her skiller seg betydelig fra den tradisjonelle saksbehandlerrollen, der saksbehandler styrer utredningen fram til innstilling. Dersom komitemodellen skal videreføres forutsetter det større fokus på å bygge kompetanse på rolleutøving både politisk og administrativt. Lykkes ikke politikerne i styringsrollen, faller grunnlaget for modellen bort. Det er nødvendig med en bevisst prioritering av saker som egner seg for komitebehandling og som forsvarer den tidsbruken modellen krever. Dersom komitemodellen skal videreføres må det tas stilling til hvorvidt det skal være en eller to komiteer og hvorvidt det skal være varamedlemmer i komiteene. På grunnlag av evalueringen og signalene fra partigruppene legger styringsgruppen til grunn at komitemodellen ikke videreføres.

7 Saksutvalg ( 10, punkt 5) Flere kommuner, eksempelvis Lom og Jevnaker, har innført ordning med opprettelse av saksutvalg (ad hoc) for utredning og innstilling i enkeltsaker. I Lom kan både kommunestyret og formannskapet opprette slike utvalg. Leder av utvalget må være medlem i kommunestyret og fungerer som saksordfører. Lom-varianten for saksutvalg ligner arbeidsformen i en komite, og vil slikt sett være utfordrende for saksordfører og saksbehandlerrollen. Den store fordelen med en saksutvalgsordning er at den er fleksibel, den kan tilpasses de til enhver tid aktuelle utfordringer. I enkelte perioder kan det være flere enkeltsaker som bør utredes i tett samarbeid mellom politikere og administrasjon, mens i andre perioder kan behovet være lite. Det er også en fordel at interesse og engasjement kan tas hensyn til ved sammensetning av saksutvalgene. Dersom denne ordningen innføres er det en forutsetning at alle utredningsoppdrag har et tydelig mandat inkl en frist for framlegging i det utvalget som har opprettet saksutvalget. Det er mange godt argumenter for ordningen med saksutvalg, ordningen forslås innført. Det foreslås at både kommunestyre, formannskap og planutvalg kan benytte seg av ordningen med saksutvalg. Kriteriene for sammensetning av saksutvalg drøftes av styringsgruppen høsten Signaler som styringsgruppen tar med seg er bred representasjon, avspeile styrkeforholdet i kommunestyret, samtidig som det tas hensyn til de små partigruppene. Organisering av byggeprosjekter Det er hensiktsmessig at den politiske styringen videreføres på skisseprosjektstadiet, dette gir politisk forankring på et tidlig stadium i prosessen. Politikerne vil på denne måten være sentrale når det gjelder fastsetting av utbyggingsomfang og den økonomiske rammen. Alternativet til politisk valgte byggekomiteer er administrativ prosjektledelse. En prosjektleder utpekt av rådmannen, vil være ansvarlig for framdrift og aktiviteter i prosjektledelsen. Virksomhetsleder ved den virksomheten det bygges for deltar i prosjektledelsen, vedkommende har ansvar for ei hensiktsmessig sammensatt referansegruppe og er bindeleddet til de utøvende tjenestene i bygget. Ansvarlig for forvaltning, drift og vedlikehold må delta, det samme må eventuell byggeleder (store prosjekt). Prosjektlederen rapporterer jevnlig til formannskapet. Politisk valgte byggekomiteer gir stor grad av politisk involvering og eierskap til prosjektet. Å ha oppfølgingsansvar for store byggeprosjekter er imidlertid tidkrevende og graden av engasjement varierer mellom de politisk valgte medlemmene. Medlemmene har varierende grad av kompetanse på gjennomføring av byggeprosjekter. Nødvendige avklaringer tar normalt lenger tid når de skal gjøres i en politisk valgt komite enn i en administrativt sammensatt prosjektgruppe. Prosjektledelse er et eget fag der utøverne må ha fokus både på betryggende prosesser og innhenting av den til enhver tid riktige fagkompetansen. Det er mange argumenter som taler for at administrasjonen som for vann- og avløpsprosjekter, leder øvrige byggeprosjekt innenfor faglige og økonomiske rammer gitt av kommunestyret. Egne styrer på virksomheter ( 11) Det foreslås ikke opprettet styrer på virksomheter utover det lovpålagte.

8 Avstemning i styringsgruppen: Punktene 1, 3, 4 og 5 enstemmig innstilling. Punkt 2: Anne Aronsveen fremmet forslag om 21 medlemmer i kommunestyret. Ved alternativ votering stemte 6 for 25 medlemmer, 4 stemte for Anne Aronsveens forslag. Styringsgruppens innstilling: 1) Kommunestyret legger til grunn at omfanget av delegering til rådmannen videreføres på tilnærmet samme nivå i valgperioden Styringsgruppen legger delegasjonsreglementet fram til behandling i kommunestyret i løpet av høsten ) Kommunestyret vedtar at det skal være 25 medlemmer i kommunestyret i valgperioden ) Kommunestyret vedtar følgende politiske styringsstruktur gjeldende fra neste kommunevalgperiode: a. Ordningen med komiteer i hht kommunelovens 10 a opphører b. Planutvalget opprettholdes som fast utvalg i hht kommunelovens 10 c. Administrasjonsutvalget videreføres i hht kommunelovens 8 d. Ordningen med saksutvalg innføres. Både kommunestyret, formannskapet og planutvalget kan opprette saksutvalg innenfor sine respektive ansvarsområder e. Separate råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne mm og eldre videreføres f. Ungdomsråd videreføres g. Det opprettes ikke styrer på virksomhetene utover det lovpålagte. 4) Utvalgsledere og rådmannen forutsettes å ha fokus på tilrettelegging av prosesser i utvalgene som sikrer nødvendig og god dialog mellom politikere, administrasjon og tillitsvalgte. 5) Ved framtidig organisering av byggeprosjekter legges til grunn administrativ prosjektledelse. For større byggeprosjekt settes det ned saksutvalg som utarbeider forslag til skisseprosjekt. Mari Botterud Leder av styringsgruppe politisk styringsstruktur