Slik får du kontroll på tiden!

Transkript

1 Slik får du kontroll på tiden! OM Å KJØPE, UTVIDE ELLER SKIFTE UT TIDSREGISTRERINGSLØSNING MARK INFORMATION E-BOK 1

2 Innhold: Når er det på tide å investere i et (nytt) tidsregistreringssystem? Slik lager du en brukbar business case Førstehjelp til evaluering av løsning ProMark en fremtidssikker løsning til innsamling av tid og fravær Cases: Hva sier kundene? Slik kommer du videre 2

3 Intro ØKT EFFEKTIVITET OG PRODUKTIVITET STÅR HØYT PÅ DAGSORDENEN FOR MANGE SELSKAPER. DET ER KONKURRANSEEVNE PÅ SPILL. DERFOR HAR MANGE SELSKAPER FOKUS PÅ Å REDUSERE KOSTNADER OG OPTIMALISERE INTERNE PROSESSER. TID ER PENGER, SÅ FÅ MEST MULIG UT AV DEN I denne forbindelse spiller tid en viktig rolle. Tid er ikke bare en av våre mest knappe ressurser, det er også den dyreste ressurse i mange selskaper. Og siden tid er penger, handler det om at få mest muligt ut av den. Skal bedriften din være lønnsom, må timeforbruket være effektivt. Det krever oversikt og pålitelig information. I sanntid! Og her må mange selskaper gi opp, fordi deres nåværende løsning av ulike årsaker ikke støtter bedriftens behov på den mest optimale måten. Er du som andre i en situasjon der du vurderer om det er på tide å utskifte systemet i stedet for å investere i utviklingen av din nåværende løsning, så les videre. GJØR DEN VANSKELIGE BESLUTNINGEN ENKEL Å kjøpe, utvide eller skifte ut tidsregistreringsløsning er vanligvis ikke en enkel beslutning for ledelsen i større bedrifter. Først av alt krever beslutningen en business case som viser besparinger, da investeringen må betale seg. For det andre er markedet for tidsregistreringsløsninger komplekst og ugjennomsiktig med mange typer leverandører. Derfor har vi samlet en rekke gode tips og betrakninger som hjelper deg med å konkretisere business casen og navigere i landskapet av løsninger. Dette sparer deg tid og du har mindre å bekymre deg om

4 Når er det på tide å investere i et (nytt) tidsregistreringssystem? DER KAN VÆRE FLERE ÅRSAKER TIL AT SELSKAPER VURDERER Å INVESTERE I ET NYTT TIDSREGISTRERINGSSYSTEM. OG NOEN ER MER PRESSERENDE ENN ANDRE De tre vanligste årsakene er: Utdatert teknologi eller utfasede produkter Utdaterte brukerflater Funksjonalitetsgap UTDATERT TEKNOLOGI OG UTFASEDE PRODUKTER Programvareprodukter vil på et tidspunkt og av ulike årsaker komme til sluten av deres levetid. Årsaken kan være etterspørsel, teknologisk innovasjon og utvikling, som driver endringer i produktet, eller at produktet ganske enkelt har modnet over tid og skiftes ut med andre produkter som inneholder flere funksjoner. Det betyr, at leverandører ganske enkelt velger å stoppe med å videreutvikle, selge og supportere et spesifikt produkt. Det vil ofte få bedrifter til å vurdere hvordan dette påvirker deres prosesser, integrasjoner, nettverk osv. En slik situasjon utgjør ofte en brennende plattform for selskapet som oppmuntrer til en rask beslutningsprosess. Den nye løsningen må være på plass på et bestemt tidspunkt for å sikre kontinuitet i registreringene. Mangel på støtte og utvikling av eksisterende system hos DOGGY AB betydde at det ble mer og mer tungvint å kjøre lønn med en stor mengde manuelt arbeid og stort tidsforbruk i alle ledd. 4

5 UTDATERTE BRUKERFLATER Mange bedrifter bruker fortsatt fysiske timelister, Excel eller andre manuelle prosesser for å holde oversikt over timer, oppgaver og å legge vaktplaner. Det er ikke bare tidkrevende, men dette kan også resultere i feil. I tillegg gir det ofte en rekke utfordringer for analyse og rapportering fordi data ikke er lett tilgjengelig for de som trenger tilgang. Og med en stadig mere mobil arbeidsstyrke som reiser eller jobber i felten, blir etterfølgende masseregistreringer, unøyaktigheter og forsinkelser ofte en del av hverdagen. DOKKA FASTENERS brukte manuelle stemplingsur til komme/gå-registreringer. Det forårsaket ikke bare feil og stort tidsforbruk i lønnsbehandlingen, men betydde også mangel på oversikt over medarbeidernes mønstringstid, sykefravær og ferier samt 14 dagers forsinkelse med status på lønn, overtid etc. FUNKSJONALITETSGAP Beslutningen om å bytte system kan også drives av et ønske om å få tilgang til funksjonalitet som ikke er tilgjengelig i den nåværende løsningen. Automatisering av administrative prosesser er en av de viktigste ønsker, som ofte veier tungt. Det samme gjelder krav til bedre og raskere statistikk og ledelsesrapportering. Men det kan også være et ønske om å kunne registrere tid på enten prosjekter eller jobb/ ordrer i produksjonen for oppfølging og optimalisering av den daglige planlegging. Eller et ønske om fleksibel planlegging og replanlegging av arbeidsstyrken for å unngå dyre overtidspenger eller overflødig arbeidskraft. SUPERGROS ønsket et gjennomsiktig system med integrasjon til lønn, fraværsregistrering for administrative medarbeidere og automatisk rapportering via mail. I tillegg var det et stort ønske om å involvere arbeidslederne mere i avvik fra det planlagte tidsforbruket, spesielt i relasjon til overtidsarbeid. 5

6 Slik lager du en brukbar business case FORDELENE VED Å DIGITALISERE OG AUTOMATISERE MANUELLE PROSESSER SYNES ÅPENLYSE. MEN HVORDAN BEREGNER MAN DEN KONKRETE VERDIEN AV INVESTERINGEN? Når bedrifter overveier å investere i tidsregistreringsløsning til fortløpende registrering og rapportering av organisasjonens arbeidstid og fravær samt arbeidsoppgaver, er formålet oftest ledelsens ønske om: Å effektivisere de administrative beregningsprosesser for lønn Å oppnå høyere produktivitet i hele organisasjonen Å få bedre oversikt og innsikt i selskapet og dets ressurser INVOLVER DE SENTRALE INTERESSENTENE Det er viktig å involvere de mest sentrale interessentene i organisasjonen og forstå hvordan en ny løsning kan skape verdi innen deres felt. Men hvem er de sentrale interessentene i organisasjonen? Og hvordan sikrer bedriftens ledelse at de adopterer og bruker løsningen mest hensiktsmessig i forhold til bedriftens mål, prosesser og strategi? 6

7 THE 5C STAKEHOLDER WORKFORCE MANAGEMENT MATRIX Bedrifter kan med fordel bruke The 5C Stakeholder Workforce Management matrix for å konkretisere business casen og lage en plan for forandring og vellykket implementering. Modellen er en oversiktlig matrise som matcher 5 viktige Workforce Management temaer med 5 sentrale interessentgrupper i organisasjonen. HVA ER WORKFORCE MANAGEMENT? Workforce Management (WFM) omfatter alle nødvendige aktiviteter for å sikre at bedriften har effektive medarbeidere. Essensen av Workforce Management handler om å planlegge de riktige ressursene til rett tid og til rett opgave. På denne måten kan det sikres at bedriftens jobb- og aktivitetsbehov er dekket, og at ressursene lønnes korrekt i forhold til gjeldende tariffavtaler og lokale avtaler på den mest effektive måten. EXECUTIVES FINANCE OPERATIONS HR/PAYROLL EMPLOYEES CAPABILITY CAPACITY COST CONNECTION COMPLIANCE The 5C Stakeholder Workforce Management matrix Med modellen kan bedriften få oversikt over hvordan de 5 viktigste temaene innvirker på de 5 sentrale interessentene, samt hvilken rolle en Workforce Management-løsning bør innta for å maksimere effektivitet og produktivitet i organisasjonen med minst mulig risiko. Hør Workforce Management-analytikeren Mollie Lombardi forklare, hvordan dere kan finne vei til Workforce Management-skatten i deres organisasjon og konkretisere business casen med bruk av The 5C Stakeholder Workforce Management matrix. Samtidig gir modellen mulighet for å velge ut og prioritere de innsatsområdene man mener gir størst resultat. 7

8 PRIORITER DE VIKTIGSTE FUNKSJONENE Et godt råd er også å undersøke hva bedriftens eksisterende systemer kan, og hvordan de gjør det i forhold til selskapets mest kritiske behov og ønsker. TRE SPØRSMÅL ER VIKTIG Å DISKUTERE: 1 Hvordan og hvor enkelt samles nødvendig planleggings- og arbeidstidsdata blant de ansatte i organisasjonen? 2 Med 3 Hvordan, hvilken grad av automatisering, nøyaktighet og hastighet beregnes og behandles de innsamlede dataene og i hvilke systemer? hvor og hvor raskt gjøres de innsamlede dataene synlige og nyttige for mellomledere, toppledere, HR og ansatte? Med en grundig kartlegging av de nåværende (as is) arbeidsflyter i forhold til registrering av tid med input fra alle interessenter, får bedriften god oversikt over de mest forretningskritiske behov og ønsker. Og dermed verdifull input til kravspesifikasjonen for den fremtidige (to be) løsning. 8

9 EKSEMPLER PÅ VERDISKAPELSE: TIDSSVARENDE OG SKALERBAR løsning med gode utviklingsmuligheter MINDRE TIDSFORBRUK på dobbeltregistrering av timelister, kontroll og feilrettelser. Det vil især gi en stor tidsbesparelse i lønnsadministrasjonen, hvor bedrifter kan forvente å kunne halvere brukt tid ROBUST IT-STØTTE av lønnsprosessen BEDRE OVERBLIKK OG FLERE DETALJER, da statistikker og rapporter vil bli tilgjengelige raskere AUTOMATISK PROSESS FOR GODKJENNING med mulighet for å sette opp flere godkjenningsnivåer og definere stedfortredere (kan spare 0,5-1,0 time om uken) BEDRE KVALITET I REGISTRERINGENE da registreringer kun kan foretas på aktive saksnumre, og løsningen selv beregner overtid og avrundinger. Det letter registreringen for medarbeiderne og reduserer behovet for oppfølging og rettelser (med opptil 50%) 9

10 Førstehjelp til evaluering av løsning NÅR DEN STRATEGISKE ARGUMENTASJONEN OG POTENSIELLE GEVINSTER VED INVESTERINGEN ER PÅ PLASS, ER NESTE SKRITT Å SE PÅ HVILKEN LEVERANDØR SOM KAN TILBY DEN RETTE LØSNINGEN. Som nevnt er markedet for Workforce Management løsninger fragmentert og komplekst med mange typer leverandører, som hver for seg tilbyr ulike løsninger, teknologier og tjenester. Det kan derfor være tidkrevende å kartlegge de mange typer løsninger og leverandører på markedet. Men heldigvis er det god hjelp å hente! Det anerkjente analyseselskapet Gartner har nemlig udarbeidet en guide, Market Guide for Workforce Management Applications *, som hjelper bedrifter med å navigere i landskapet av løsninger og leverandører. BEGRENSE LEVERANDØRFELTET Guiden gir oversikt over 22 leverandører og gir innsikt i: Løsningens funksjonalitet Geografisk omfang Bransjekunnskap Partnerskaper Integrasjonsmulighetene * Kan lastes ned fra Gartners nettsted mot betaling Guiden kan derfor bidra til å begrense leverandørfeltet til 3-4 potensielle leverandører, som lever opp til deres mest forretningskritiske behov og ønsker. Mark Information er for andre påfølgende år inkludert i guiden med vår ProMark-løsning. Mange selskaper er i et dilemma om hva man skal velge som en Workforce Managementløsning. Vi ser derfor stadig oftere at selskapene bruker Gartners rapporter som en del av evaluerings- og beslutningsprosessen. 10

11 ProMark en fremtidssikker løsning til innsamling av tid og fravær PROTIME ER ET ONLINE TIDSREGISTRERINGSSYSTEM SOM PASSER FOR ALLE TYPER BEDRIFTER OG TIL BÅDE FUNKSJONÆRER OG TIMELØNNEDE ANSATTE. ProTime er ProMarks grunnmodul, der varetar alle funksjoner knyttet til medarbeidernes komme/gåregistreringer og fravær. Fra online registrering gjennom godkjenning til avslutning på lønnsperiode samt dokumentasjon og overføring til lønnssystemet. ProMark har standardintegrasjon til de mest brukte lønnsystemene i Norge. Registreringer kan gjøres via terminaler, PC og mobile enheter. Og bedriften bestemmer hvordan de ansatte skal identifisere seg (kort, biometri, brikker eller bare med en kode). FORENKLET RAPPORTERING OG ADMINISTRASJON Når bedriftens avtaler og overenskomster er lagt inn i systemet, er det lett å vedlikeholde data som for eksempel medarbeidernes stamopplysninger, regler for møteregistrering, godkjenningsprosedyrer, rapportering og lønnsoverføring. I tillegg til ProTime tilbyr ProMark en rekke andre moduler til blant annet jobb- og aktivitetsregistrering, bemanningsplanlegging, utvidet rapportering og Business Intelligence, forskjellige brukerflater, integrasjon til andre forretningssystemer samt utvidede tjenester til drift av systemet. ProTime håndterer alle overenskomstregler for overtidsberegning, tillegg, fravær, avrundninger, saldoer m.m. og forhindrer for eksempel at en medarbeider kan holde mer ferie enn det som er opptjent. Medarbeideren registrerer selv alle daglige hendelser, som er relatert til komme/gå-registrering og fravær, og alle fortløpende saldoer for arbeidstid, ferie, fleksitid og avspasering kan presenteres for medarbeideren på PC og/eller registreringsterminal. 11

12 PROMARK FORENKLER RAPPORTERING OG ADMINISTRASJON GJENNOM: Spart tid på administrasjon, registrering og tid til godkjennelse Minimering av manuelt arbeide med inntasting av arbeidstider og fravær Brukervennlige og intuitive skjermbilder Bedre oppfølging på ikke-produktiv arbeidstid Raskere faktureringsgrunnlag Standardisert integrasjon til ditt HR, lønnssystem eller ERP-system 12

13 Erfaringene viser at ProTime kan REDUSERE DE ADMINISTRATIVE OMKOSTNINGENE MED OPPTIL 3% gjennom automatisering av de manuelle prosessene, færre forespørsler til lønnsadministrasjon og automatisering av godkjenningsprosedyre for ledere. I tillegg er det mulig å REDUSERE FRAVÆR MED HELT OPPTIL 25% gjennom målrettede prosesser via økt innsikt i fravær på tvers af medarbeiderkategorier, geografiske lokasjoner med mere. Avhengig av den spesifikke bedrifts situasjon kan løsningen ofte TJENE SEG SELV INN I LØPET AV ET ÅR. I DENNE VIDEOEN KAN DU SE HVORDAN EN INVESTERING I PROMARK WORKFORCE MANAGEMENT PROGRAMVAREN GIR KONKRETE FORDELER FOR: HR- og lønnsadministrasjonen samt Shared Service Centers Mellomledere som eksempelvis avdelings- og produksjonssjefer Økonomisjefer og andre toppledere Medarbeidere på alle typer overenskomst og lokalavtale 13

14 ProTime kan suppleres med en rekke undermoduler som forenkler og effektiviserer lønnsadministrasjonen ytterligere og sikrer korrekt lønn i tide: AUTOMATISK OVERFØRING AV UTGIFTER OG KJØREGODTGJØRELSE ProMileage anvendes til å rapportere kjøregodtgjørelse, reiseutgifter og/eller andre reiseregninger i forbindelse med en konkret oppgave. Modulen støtter alle utgiftsrefusjoner i én løsning og har en integrert prosedyre for godkjenninger. Og utbetalingsgrunnlaget overføres automatisk til lønnssystemet. Det reduserer ikke bare administrasjon for alle i organisasjonen, men sikrer også at geldende regelverk og dokumentasjonskrav oppfylles. NOTIFIKASJONER SIKRER RIKTIG LØNNSGRUNNLAG I TIDE ProNotify tilbyr automatiske notifikasjoner til medarbeidere, brukere eller godkjennere om spesifikke hendelser eller manglende hendelser. Det kunne for eksempel være manglende registreringer, kvitteringer for lønnsperiode og/eller godkjennelser. Proaktive notifikasjoner gjør at lederne ikke trenger å bruke unødvendig tid på å lete etter avvik. De er også med til å sikre, at registreringer og nødvendige godkjenninger utføres i tide innen lønnsperiodens avslutning, og det skaper mindre tidspress i lønnsbehandlingen. STRUKTURERT OPPFØLGING PÅ FRAVÆR OG OVERTID I tillegg er det mulig å utnytte den informasjonen om fravær og overtid som allerede ligger i systemet til å fastlegge rutiner for sykefraværssamtaler og annen oppfølging på medarbeidernes balanse mellom arbeid og fritid. ProAbs er verktøyet for å få overblikk over medarbeidernes fraværs- og overtidsmønstre samt å få varslinger ved uregelmessigheter. Systemet hjelper med å administrere lovpålagte sykefraværssamtaler og annen oppfølging. 14

15 Cases: Hva sier kundene? EN REKKE KUNDER FORTELLER HER HVILKE FORDELER DE OPPLEVER MED PROMARK. LES FLERE KUNDECASES PÅ VÅR HJEMMESIDE: 15

16 KUNDECASE PROMARK EN KOSTNADSEFFEKTIV ERSTATNING FOR DET GAMLE TIMELISTESYSTEMET Doggy AB er den største produsenten av hunde- og kattemat i Sverige med over hundre års erfaring i produksjon av dyrefor. Fabrikken er en av de mest moderne i Europa. Doggy AB opplevd, at det ble stadig vanskeligere å kjøre lønn med mye manuelt arbeid og omfattende tidsforbruk i alle leddene. I tillegg var det ingen støtte og utvikling av det eksisterende systemet. Doggy AB implementerte ProMark med moduler til tidsregistrering og bemanningsplanlegging samt oppfølging og styring. ProMark-løsningen omfatter 95 ansatte ved hovedkontoret og to fabrikker. Det kan jo lett bli litt kaotisk når man gjør endringer på noe som har med lønningene å gjøre og vi hadde regnet med en del spørsmål, men de ansatte har nesten ikke trengt hjelp i det hele tatt. De har mer eller mindre automatisk satt seg inn i systemet. Alt har gått veldig bra, faktisk over all forventning. MARGARETA LARSSON, HR-SJEF, DOGGY AB DOGGY AB HAR OPPNÅDD FØLGENDE RESULTATER: Lønningskontoret har alene frigjort ti timer per måned. Medarbeiderne kan nå selv se deres balanser i sanntid og har dermed bedre kontroll over egen arbeidstid og kan blant annet planlegge ferie på egen hånd. Arbeidsledernes og ledernes administrasjon når det gjelder tidsrapportering er effektivisert og forenklet. 16

17 KUNDECASE MINDRE TIDSFORBRUK OG BETYDELIG FÆRRE FEIL I LØNNSBEHANDLINGEN Dokka Fasteners er spesialprodusent av skruer og festemidler til for eksempel vindmøller, borerigger, kraner og stålkonstruksjoner. Bedriften sysselsetter 115 ansatte. Dokka Fasteners ønsket å redusere tid brukt på komme/gå-registreringer uten å påvirke kvaliteten og samtidig skape bedre oversikt over mønstringstid, sykefravær og ferier. I tillegg opplevde de 14 dages forsinkelse med status på lønn, overtid etc. og hadde dermed ikke overblikk i sanntid. Med ProMark har de manuelle prosessene blitt automatisert, og det gir en markant bedre kvalitet i lønn. Tidsforbruk i lønnsbehandling og kontroll er redusert med 3-4 dager i måneden, og antallet feil er minimert drastisk. I tillegg har Dokka Fasteners med data i sanntid fått kontroll over virksomhedens tidsforbruk og bemanning. ProMark har fjernet bruken av manuelle stemplingsur og eliminert veldig mange manuelle rutiner. Vi har nå en oppdatert oversikt over hvem som har vært på jobb og når. ProMark er meget brukervennlig og lett å bruke for produksjonen. GRETHE ROGNSTAD, PERSONALEKOORDINATOR, DOKKA FASTENERS 17

18 KUNDECASE NØKKELFERDIG LØSNING SOM ER FULL AV KRAFT SuperGros A/S er en grossist til dagligvaremarkedet samt kiosker og nærbutikker og har ca ansatte ved 3 terminaler. SuperGros ønsket et gjennomsiktig system med integrasjon til lønn, ensartet håndtering av data på tvers av virksomheten, fraværsregistrering for administrative medarbeidere og automatisk rapportering via mail. I tillegg var det et stort ønske om å få lederne tettere på avvik fra det planlagte bemanningsforbruket, spesielt overtidsarbeid. Med ProMark og moduler til notifikasjon og rapportering innførtes nye online godkjenningsrutiner. Datagrunnlaget til lønnskjøringer er blitt likt og oppfølgingen på avvik har fått et markant løft. Det har ikke bare redusert tidsforbruk og forbedret kvalitet i lønnsbehandlingen, men også gitt full oversikt over KPI er blant annet på fravær pr. avdeling. ProMark erstattet en annen tidsregistreringsløsning; det var både en særdeles verdiskapende aktivitet for SuperGros og en virkelig god opplevelse for brukerne. ProMark er en super brukervennlig løsning. HENRIK AGERSKOV, PROSJEKTLEDER, SUPERGROS A/S 18

19 Slik kommer du videre HAR DU RÅD TIL IKKE Å GJØRE DET? Maksimal utnyttelse av tid blir stadig viktigere for bedrifter innen alle bransjer. Med en moderne, digital tidsregistreringsløsning kan du eliminere en rekke manuelle og tidkrevende arbeidsflyter. Det sparer ikke bare betydelig tid for både ansatte og administrasjon, men reduserer også risikoen for feil. Og med sanntidsdata har bedriften alltid fingeren på pulsen og er garantert et solid og faktabasert beslutningsgrunnlag. Vi har i denne guiden beskrevet noen av de betraktninger du bør gjøre deg, hvis du står i en situasjon der dagens system ikke lenger er tilstrekkelig. Vi håper at den inspirerte deg til å forstå hvordan du kan gå frem når dere ska velge et nytt system. VI ER KLAR TIL Å HJELPE DEG Hvis du trenger ytterligere råd eller veiledning før investering, utskifting eller utvidelse av Workforce Management-løsning, er du velkommen til å tage kontakt. Vi samarbeider gjerne med deg om å utarbeide en business case, hvor den spesifikke verdien ved å implementere ProMark og avkastningen på investeringen (ROI) klassifiseres i mer detalj. Erfaring viser, at besparelsespotensialet er stort, så har du råd til ikke å gjøre det? Kontakt oss i dag via telefon eller info.no@mark-info.com. 19

20 PROMARK WORKFORCE MANAGEMENT TID OG FRAVÆR Registrering av arbeidstid, fravær og avviksårsaker validert mot regelverk og avtaler til generering av det rette lønnsgrunnlag. JOBB OG AKTIVITET Jobb-, prosjekt- og prosessregistrering foredler ERP-data til oppfølging på produksjonsressurser og produktivitet. PLANLEGGING Planlegging og bemanning til effektiv bruk av bedriftens ressurser. BUSINESS INTELLIGENCE Verktøy til analyse av realtids- og historiske data til måling av produktivitet, fravær og besparelser. BRUKERFLATER Brukertilgang via smartphones, portal og terminaler til innsamling, forespørsler og godkjenning av tid, jobb- og aktivitetsdata. INTEGRASJON Standardintegrasjon mot lønn-, HR- og ERPsystemer gir besparelser gjennom automatisering av administrative prosesser. TJENESTER Kundeservice, superbrukerservice, private cloud, applikasjonsforvaltning og hardwareservice som forenkler den daglige driften av ProMark. MARK INFORMATION Mark Information er en innovativ programvareleverandør som tilbyr Workforce Management-løsninger fra kontorer i Danmark, Norge, Sverige, Storbritannia og Romania. Mark Informations Workforce Management-løsning ProMark hjelper kundene med å optimalisere produktiviteten, samt oppnå besparelser ved planlegging av de rette ressurser til rett tid til den rette oppgaven og sikrer at ressursene avlønnes korrekt på den mest effektive måten. Mark Information betjener internasjonale virksomheter og har mer enn 1000 installasjoner og brukere. Les mer på MARK INFORMATION NORGE DRONNING EUFEMIAS GT OSLO INFO.NO@MARK-INFO.COM