Utleieregler leie av lokaler i nytt bygg, rutiner og leieavtale

Transkript

1 Buggeland bhg SA Buggelandsbakken Sandnes Buggeland Februar 2016 Utleieregler leie av lokaler i nytt bygg, rutiner og leieavtale 1. Søknad: Søknad om å leie lokale skal være skriftlig og sendes/overleveres til daglig leder. Lokalet leies ut etter «første mann til mølla» prinsippet. Unntaket er: Konfirmasjonshelger i april/mai og i september. Her er det det felles søknadsfrist 1. oktober året før. Personal og andelshavere har prioritet. Daglig leder foretar trekning. Det kan kun søkes for lørdag eller søndag. De som trekkes disponerer lokalet inntil 24 timer. I søknad skal det fylles ut hvor mange personer/deltakere som forventes. Lokalet er rigget og godkjent for inntil 72 pers til bespisning. For utleie uten faste sitteplasser kan det være opp til 150 pers (gjør oppmerksom på at det i lokalet kun er 72 stoler + ca 20 plasser i sofagrupper. Vi har imidlertid inntil 50 ekstra stoler som kan lånes ved behov) Ingen arrangementer tillates uten at det er innmeldt og bekreftet av daglig leder. 2. Arrangementansvarlig: Alle arrangementer skal ha en ansvarlig. Den ansvarlige er den som signerer og inngår leieavtale. Den ansvarlige må være tilstede under hele arrangementet. Fremleie tillates ikke. Den ansvarlige er inneforstått med hele reglementet ifm leie av lokale. 3. Utleiesatser og tider Følgende satser gjelder: Personal/andelshavere Andre 0-4 timer Kr 500,- 0-4 timer Kr 1000, timer Kr 1500, timer Kr 2500, timer Kr 2500, timer Kr 4000 Leietiden regnes fra man har tatt lokalet i bruk til det er ferdig ryddet og vasket. Depositum på kr 1000,- må innbetales jmf leieavtalen. Det utstedes faktura for depositum og for leien (se leieavtale). Arrangementer skal avsluttes innen kl i ukedager og kl i helger. 4. Bruk av utstyr og uteområde kan brukes dersom det fremkommer i avtale: Av-utstyr. Dette gjelder prosjektor, lerret og lyd. Flippover, overhead og separat høyttaler m/mic kan lånes på forespørsel. Kjøkken. Fult utstyrt. Uteområde. Gjelder hele tomten. 5. Erstatningsplikt: Dersom et arrangement påfører lokaler, eiendeler og eller uteområder skade på grunn av uaktsomhet etter uaktsom opptreden, eller er mangelfullt renholdt og ryddet, er det den ansvarliges ansvar å gjøre bot for skaden. Ansvarlig må da levere rapport på omfang og hendelsesforløpet. Ansvarlig vil måtte erstatte alle kostnader forbundet med retting i sin helhet. Erstatning/dekning av kostnader ifm utrykking fra alarmselskap ved mangelfull stenging av lokale vil også den ansvarlige måtte dekke.

2 6. Kontrakt, nøkkel og gjennomgang av lokale Leiekontrakt fylles ut og signeres før arrangement avholdes. Leiekontrakten finnes i to eksemplarer, et til hver av partene. Nøkkel leveres ut til ansvarlig dagen tidligst dagen før arrangementet, men fortrinnsvis samme dag. Engangskode og kodeord til alarmsystem medfølger. Opplæring ventilasjon, av-utstyr og gjennomgang reglement og rutiner gjennomgås. Nøkkel skal leveres ved oppmøte påfølgende dag (evt første virkedag). Da lokale brukes på dagtid alle virkedager har utleier gått gjennom lokale og område ute for å sjekke om det er orden og renhold er tilfredsstillende utført, samt sjekke evt skader. Eventuelle feil og mangler dokumenteres med bilder. Leietaker kan delta på dette. Tidspunkt avtales. 7. Alarm og stenging Ansvarlig skal påse at lokale lukkes og låses ved arrangementslutt. Alarm skal aktiveres. Rutine gjennomgås ved avhenting av nøkkel. Se også punkt 5, andre avsnitt, erstatning. 8. Bruk av alkohol, røyking og snus Det tillates bruk av alkohol i lukkede selskaper, men salg eller omsetning kan/skal ikke forekomme. Glass og glassflasker tillates ikke brukt ute. Ansvarlig har evt ansvar for at alt avfall ifm dette blir fjernet og ryddet. Personer under 18 år skal ikke under noen omstendigheter nyte alkohol. Det er totalforbud mot røyking inne. Røyking tillates ute. Det henstilles til at man oppretter en plass hvor det brukes egnede «dunker» for aske og sneiper. Dette må medbringes av ansvarlig. Ansvarlig har ansvar for at alt avfall fra sigaretter blir fjernet på en forsvarlig måte (skal ikke kastes i restavfallet). Sigaretter skal ikke stumpes på treplattinger. Det er totalforbud mot å «spytte» snus på uteområde. Søppel skal benyttes. For første til tredje avsnitt vises til punkt 5, første avsnitt, erstatning. 9. Sko/fottøy Det skal ikke brukes sko/støvler inne, hverken fritids- eller fin-sko. Må tas av i grovgarderobe. Innendørs «tøfler» godtas. 10. Sikkerhetsutstyr Det finnes et komplett førstehjelpsskrin i gang. Dette skal kun brukes i nødstilfeller. Brannslange er lokalisert på samme sted. Ifm lager v/kjøkken er det montert et skumapparat. Det er ansvarliges ansvar at ubrukt sikkerhetsutstyr er i stand ved utgått leie. Det vises til punkt punkt 5, første avsnitt, erstatning. 11. Parkering Parkering skal skje på oppmerkede og anviste felter. Alle kjøretøy som brukes i forbindelse med arrangementer skal være borte i god tid før vanlig åpningstid mandag til fredag kl Det vil heller ikke være mulig å parkere før etter kl i ukedagene. 12. Orden/søppelhåndtering Arrangementansvarlig skal påse at arrangementet gjennomføres uten forstyrrelser, hinder eller til ulempe for beboerne i område rundt lokalet. Søppelhåndtering helg: Alt søppel i lokalet og på uteområde skal håndteres og og kastes i søppeldunker. Dersom det ikke er plass i søppeldunker må dette tas med/fjernes for egen regning. Søppelhåndtering ukedager: Det kan kun kastes inntil 1 full svart sekk i søppeldunker. Dersom det er mer søppel må dette tas med/fjernes for egen regning. Sigarettavfall og snus: Viser til punkt 8 avsnitt 2-3. Lokale og uteområde skal være ryddet og stilt tilbake i sin opprinnelige stand ved utleieslutt. Mangelfull orden og søppelhåndtering vil bli bekostet arrangementansvarlig. Viser til punkt 5, første avsnitt, erstatning.

3 13. Renhold og rydding (skal renhold være obligatorisk? Uansett? Differensieres på type selskap? vil koste ca 600,- i tilfelle- tekst nedenfor må endres) Arrangementansvarlig er ansvarlig for at lokalet ryddes og rengjøres. Dette skal sjekkes mot sjekkliste, som levers ved tilbakelevering av nøkkel. Støvsuger og vaskeutstyr finnes i bøttekott. Husk at også uteområde må gås over og ryddes. Ved behov må det kostes og spyles. Ikke tilstrekkelig og mangelfullt renhold og rydding vil bli bekostet arrangementansvarlig. Viser til punkt 5, første avsnitt, erstatning. 14. Klager Klager på sanksjoner eller andre forhold skal gjøres skriftlig og rettes til daglig leder. Klager blir behandlet i eierstyret. 15. Bekjentgjøring av reglement Reglementet inngår i regelverket for Buggeland bhg. Arrangementansvarlig er kjent med hele reglementet ifm leie av lokalet.

4 Leieavtale 1. Se vedlegg til dette reglement. Rutine ved brann 1. Aktiver brannalarm 2. Evakuer bygg sjekk at alle er kommet ut. 3. Varsle brannvesenet (110) 4. Varsle alarmselskap (Nokas ) oppgi kodeord. 5. Start slukking dersom mulig Slange i gang og skumapparat på kjøkken. 6. Ta oppstilling på p-plass Tell over alle. 7. Meld fra til først annkommet befal om evt savnede og annen relevant informasjon. 8. Varsle daglig leder ( ) Rutine ved personskade 1. Gi nødvendig førstehjelp førstehjelpsskrin i gang. 2. Ring/varsle ambulanse ved behov (113) 3. Ved større ulykker (alvorlig skade) skal politi tilkalles (112) 4. Varsle daglig leder ( ) Rutine ved innbrudd/hærverk 1. Varsle daglig leder ( ) 2. Varsle alarmselskap (Nokas ) oppgi kodeord. Rutine for opplåsing 1. Lås opp og gå inn 2. Slå på lys og slå av alarm med kode + av 3. Skulle alarmen gå må alarmselskap ringes (Nokas ) for å melde falsk alarm oppgi kodeord. 4. Sjekk at lokalet er i orden 5. Kontakt daglig leder dersom du lurer på noe ( ) Rutine for låsing 1. Alle punkter i sjekkliste er signert ut. 2. Lukk alle innvendige dører. 3. Tast inn kode + på 4. Ved feilmelding utfør som det står i display kontakt evt alarmselskap (Nokas ) oppgi kodeord. 5. Slukk lys og gå ut. 6. Lukk dør og lås. Rutine ventilasjonsanlegg 1. Gå inn på teknisk rom 2. Juster tidsuret etter hvor mange timer man skal være i lokalet Tidsur er merket «tidsur». 3. Dersom tidsuret ikke har nok timer må det etterjusteres under arrangementet. Rutine ved automatisk vannstopp 1. Det er montert vannstoppfølere på toaletter og under vask på kjøkken. Dersom disse blir våte stoppes vanntilførsel. Følere må tørkes av og vanntilførsel resettes. Dette gjøres i Teknisk rom. Det er merket med «oppskrift».

5 Sjekkliste renhold: Endres dersom det skal være tvunget renhold Kjøkken: Dato Signer Komfyr er avslått Kaffetrakter og vannkoker er av trekk ut kontakter Alt servise og kjøkkenutstyr er rengjort og ryddet på rett plass Alle overflater er rengjorte Gulv vasket Alt boss er tømt og kastet Kjøl-/fryseskap er ryddet og rengjort Alt av medbrakte ting, mat etc er ryddet bort og tatt med igjen Festlokale Av-utstyr er slått av Bord og stoler er rengjort og stablet på traller Øvrig inventar er rengjort og satt på rett plass Ved avtalt renhold gulv/toaletter etc Alle gulv skal være kostet/moppet med tørrmopp for å fjerne smuss etc. Gulv er rengjort VIKTIG-IKKE BRUK MYE VANN OG SÅPE- FUKTIG MOPP FØRST-SÅ TØRRMOPP. FLEKKER FJERNES MED FUKTIG KLUT IKKE MYE VANN Toaletter Toaletter (3 stk) er vasket og rengjort ihht normal hygienestandard Gulv og evt vegger er vasket Evt flekker er fjernet og vasket Garderobe/fellesområder Ryddet og vasket Uteområde Hele det benyttede uteområde skal gås over og ryddes Ved behov skal det kostes og spyles (utstyr i bod) Hele bygget Alt boss er tatt ut/med Alt er ryddet og satt på rett plass igjen Lokale skal være ryddet og rengjort inne utløpet av leietiden. Lys og vinduer er slukket og lukket. Lås og aktiver alarm Opplys/gi beskjed om skader ved nøkkelinnlevering Opplys/gi beskjed om påfylling av dispensere ved nøkkelinnlevering Annet du ønsker å opplyse/gi beskjed om ved nøkkelinnlevering