Helse Stavanger HF SUS2023 Nytt Universitetssykehus i Stavanger Kvartalsrapport 2K 2018

Transkript

1 Helse Stavanger HF SUS2023 Nytt Universitetssykehus i Stavanger Kvartalsrapport 2K 2018 Oppdrag/Prosjekt: SUS2023 Nytt Universitetssykehus i Stavanger Ansvarlig utgiver: Lene Ruså Solvi Dokument nr.: SUS2023-BH-PROS-AD-0008 Oppdragsgiver: Helse Stavanger HF Godkjent av: Kari Gro Johanson Dokument Dato:

2 Kontrakt: K000- Generelt dokument Side: 2 av 7 Innholdsfortegnelse 1. Kvartalssammendrag Entrepriser Utbygging av offentlig infrastruktur Reguleringsarbeid Erverv av grunn Prosjektorganisasjon Prosjektstyring Plan og kostnadsstyring Risikostyring Kvalitet Dokumentkontroll HMS Kostnadssammendrag Brukermedvirkning Samarbeid SUS2023 og SUS2023 organisasjonsutvikling OU Informasjonsarbeid Hovedaktiviteter neste kvartal...6 Vedlegg...6

3 Kontrakt: K000- Generelt dokument Side: 3 av 7 1. Kvartalssammendrag 1.1 Entrepriser I løpet av andre kvartal 2018 har det vært kunngjort flere konkurranser for å bli pre-kvalifisert som tilbydere. Videre er tilbud mottatt og evalueringer foretatt. Hittil er tre kontrakter inngått, hvorav to ble inngått i andre kvartal 2018; K2001 Parkeringshus ansatte - BVP (Best Value Procurement -prosess) - Kruse Smith Entreprenør AS er tildelt kontrakt for utførelsen av entreprisen (totalentreprise). Kontrakten ble signert 9.august 2018 og første spadetak er planlagt til 3 september K7801 Infrastruktur- Entreprise 1 hvor Stavanger kommune er byggherre (anleggsbidragsmetoden), og hvor Risa AS er tildelt kontrakt for utførelsen av entreprisen. Planlagt oppstart er 13. august Begge kontraktene har en kontraktsverdi som er innenfor kostnadsestimatet som lå til grunn i forprosjektet. Tilbud er mottatt og evaluering pågår for fire entrepriser hvor pre-kvalifisering fant sted i første kvartal; K2301/2302 Fasader, K3901 Vertikale sjakter, K6501 Tøy- og avfallssug samt K6801 Sengevask. Kontraktstildeling ventelig i løpet av tredje kvartal. I parallell pågår flere konkurranser for å bli pre-kvalifisert som tilbydere; K6201 Varelagerheis, K6203 Sengelagerheis, K6301 Rørpost, samt K3902 Felles teknisk opphengssystem, hvorav de fleste har tilbudsfrist i og vil bli evaluert i tredje kvartal (se vedlegg 1 for entrepriseplanen). Som kjent var det ingen selskaper som søkte om å bli pre-kvalifisert til råbyggs-entreprisen ved utlysningen i første kvartal. Prosjektet lyste ut ny konkurranse om pre-kvalifisering i andre kvartal, og flere tilbydere søkte om og ble pre-kvalifisert til å kunne gi tilbud på K2201/K2202 Råbygg-entreprisen. Tilbudsfrist er satt til 27. september Tilbudskonferanser blir avholdt i etterkant av utlysing av de fleste konkurransene for å bli prekvalifisert. Det ble avholdt tilbudskonferanser for følgende entrepriser i andre kvartal 2018; Råbygg, Teknisk opphengssystem, sengelagerheis og varelagerheis. 1.2 Utbygging av offentlig infrastruktur Første infrastrukturentreprise (K7801 Infrastruktur - Entreprise 1) hvor Stavanger kommune ved Plan og anlegg som nevnt er byggherre, har kontrahert Risa AS for utførelse av entreprisen. Mandag 13. august startet de opp arbeidet. Stavanger kommune har gitt igangsettelse for permanente VA anlegg og midlertidige anleggsveier som inngår i første entreprise. Tillatelse til å etablere midlertidig anleggsadkomst via Madlaveien ble gitt av Statens vegvesen 10. juli Stavanger kommune har sendt ut informasjon til naboer om oppstart av anleggsarbeidet. 1.3 Reguleringsarbeid Forslaget til detaljregulering av første byggetrinn for nytt sykehus ble vedtatt i bystyret den Planforslag til detaljregulering av Kristine Bonnevies vei og adkomst til sykehuset er under utarbeidelse i samarbeid med Statens Vegvesen og Sola kommune.

4 Kontrakt: K000- Generelt dokument Side: 4 av Erverv av grunn Forhandlingene mellom Ipark Eiendom AS og Helse Stavanger HF ad erverv av grunn til BT1, førte ikke frem. Partene er i etterkant enige om å inngå avtale om rett til forhåndstiltredelse av nødvendig grunn til utbygging av nytt sykehus, og fastsettelse av vederlaget ved avtaleskjønn. Prosjektet forbereder videre skjønnet for Kristine Bonnevies vei 1, som er berammet til september Prosjektorganisasjon I begynnelsen av august startet tre personer (innleie etter offentlig anskaffelseskonkurranse) i prosjektorganisasjonen; HMS-leder (ledergruppen), sr rådgiver offentlig anskaffelse (rapporterer til PL anskaffelser) og tre (av i alt 17 innleide) byggeledere. Byggelederne rapporterer til PL Bygg, de øvrige 14 byggelederne vil fases inn suksessivt etter oppsatt plan. I neste kvartal vil følgende personer starte i prosjektet; Risiko- og kvalitetsleder (ansatt i Sykehusbygg) og en innleid planlegger (innleie etter konkurranse). SUS2023 har videre utlyst stillinger som Sr. rådgiver Kommunikasjons- og samfunnskontakt (vil bli ansatt i Helse Stavanger HF og inngå i ledergruppen), sr. logistikkmedarbeider (ansettes i Helse Stavanger HF og rapportere til PL logistikk) samt IKT planlegger fra Helse Vest RHF (rapporterer til PL IKT). Prosjektorganisasjonen er nå foreløpig fulltallig (inklusive byggelederne). Det gjenstår å rekruttere noen ressurser innenfor prosjektstyring noe senere i prosessen, estimert totalantall ressurser i prosjektet er inkludert i prognosen. Totalt antall innleide/ansatte utgjorde 29 pr august. 2. Prosjektstyring 2.1 Plan og kostnadsstyring I løpet av andre kvartal har prosjektstyring utarbeidet og detaljert de ulike fremdriftsplanene i prosjektet. Videre er det utarbeidet dokumentasjon rundt prosessen med å forberede og gjennomføre prognose- og planoppdateringen. Kutt-dato for prognoseoppdateringene er siste søndag i august og prosjektet vil begynne rapportering mot ny såkalt «baseline» i september. Prognoseoppdateringen utføres halvårlig. Prosess og verktøy for endringsstyring er etablert i Pims365. I tredje kvartal 2018 vil man ha opplæring av brukerne. 2.2 Risikostyring Prosjektet har etablert en «ti-på-topp» risiko-liste som er vedlagt i rapportens vedlegg 3. Risiko- og kvalitetsleder starter i begynnelsen av september og risikostyring og risikoregister vil bli oppdatert når vedkommende er startet. Hovedintensjonen er til enhver tid å ha oversikt over de største utfordringene til prosjektet og definere og iverksett tiltak/aksjoner for å minimere konsekvensene. Det vil også fokuseres på områder hvor det er forbedringspotensiale/oppsider og sikre aksjoner for å kunne utnytte disse på best mulig

5 Kontrakt: K000- Generelt dokument Side: 5 av 7 måte. En totalgjennomgang av risikolisten vil bli foretatt når ny person er på plass, og en oppdatert liste vil bli presentert i neste kvartalsrapport. 2.3 Kvalitet Utarbeidelse av en overordnet beskrivelse av hvordan prosjektet jobber (styringssystemet) har hatt stor fokus i andre kvartal SUS2023 skal etablere et styringssystem som beskriver prosesser og arbeidsflyt for alle områder. I løpet av andre kvartal ble rammen til styringssystemet etablert og i neste kvartal vil fokus være å fylle det med innhold. I tillegg har det vært jobbet med å etablere en omforent plan innad i prosjektet for implementeringen av de avtalte modulene i Pims365 (som er prosjektstyringsverktøyet som SUS2023 skal bruke). Styringssystemet sier noe om hvordan vi jobber og Pims365 er verktøyet vi trenger for å gjøre selve jobben. I tredje kvartal vil prosjektstyring teste og klargjøre verktøyet innenfor de enkelte områder som skal tas i bruk. 2.4 Dokumentkontroll Dokumentkontroller i prosjektet jobber sammen med Sykehusbygg og de store prosjektene i Sykehusbygg for å sikre at Pims365 er tilpasset prosjektenes behov. 3. HMS HMS leder startet i begynnelsen av august. Vedkommende er innleid etter forutgående konkurranse. HMS-leder vil få ansvaret for utarbeidelse av SHA plan for utførelse, etablering og implementering av HMS rutiner, sikre HMS krav i konkurranseunderlag, etablere HMS kurs til byggeplass, kontaktpunkt mot Arbeidstilsynet, A-krim, LO mm. HMS-leder vil være koordinator for utførelse (KU) som innebærer samordning av HMS arbeidet mellom de forskjellige leverandørene og oppfølging av SHA plan og HMS risiko på byggeplass. 4. Kostnadssammendrag Styringsrammen og kostnadsrammen er uendret i forhold til godkjent budsjett fra forprosjektet B4. Det er påløpt 49,2 millioner kroner i andre kvartal 2018, og totalt 290 millioner kroner fra start forprosjektfasen. (tidspunktet for start aktivering av kostnader). Totale forpliktelser er millioner kroner. Se vedlegg 2 for en oversikt over totale påløpte kostnader og prognose.

6 Kontrakt: K000- Generelt dokument Side: 6 av 7 5. Brukermedvirkning I andre kvartal har 3D studio blitt brukt aktivt. Det avholdes løpende presentasjoner for ulike grupperinger og avdelinger ved SUS. De fleste klinikker har fått en gjennomgang i 3D studio og neste kvartal vil fokuset være på gjennomganger på avdelingssjefsnivå. De fleste ledergrupper vil få muligheten til å delta og bli orientert om hvordan det nye sykehuset kommer til å se ut, og muligheter for å komme med innspill til både arbeidsprosesser og valgte løsninger. 6. Samarbeid SUS2023 og SUS2023 organisasjonsutvikling OU SUS2023 og SUS2023 OU deltar i hverandres ukemøter for å sikre informasjonsutveksling på tvers. I tillegg deltar SUS2023 i prosjekter som OU prosjektet gjennomfører og tilsvarende deltar OU i prosjekter som SUS2023 gjennomfører, som f.eks. forberedelse til anskaffelse av signalanlegg. Det planlegges med en felles ressursgruppe for å bistå ved detaljering av sengeområdene. Gruppen vil erstatte brukergruppen fra funksjonsprosjektfasen. Det har vært avviklet et felles møte for å gjennomgå hovedfunn etter besøk og intervju med Østfoldsykehuset på Kalnes ad. erfaring etter nær tre års drift.. Flere viktige erfaringer som vi tar videre med oss i arbeidet. Forøvrig har det vært møte angående såkalt frivilligkorps i SUS, dette var et fellesmøte SUS 2023 og SUS2023 OU. 7. Informasjonsarbeid I løpet av andre kvartal 2018 sendte kommunikasjonsavdelingen (via pulsen) ut en spørreundersøkelse rettet mot alle ansatte. Det ble stilt spørsmål mht. hvor informerte de ansatte føler seg angående planene for nytt sykehus, i hvilke medier de mottar informasjonen og nærmeste leders rolle i dette arbeidet. Spørsmål ble stilt til hvordan de ansatte ønsker å motta informasjon om det nye sykehuset. Spørsmålene har gitt prosjektet nyttig informasjon knyttet til om informasjonskanalene fungerer, og som en oppfølger vil en planlegge diverse tiltak for å kunne nå ut til enda flere. Flere informasjonskanaler vil bli benyttet. I løpet av tredje kvartal 2018 (slutten av august) vil det avholdes et åpent informasjonsmøtet for naboer, grunneiere og øvrige interessenter på Ullandhaug. Innbydelse i brevs form er utsendt.

7 Kontrakt: K000- Generelt dokument Side: 7 av 7 8. Hovedaktiviteter neste kvartal Hovedaktiviteter i løpet av tredje kvartal 2018 vil være oppstarten av første entreprise K7801 Infrastruktur 13. august 2018, samt oppstartmøter for K2201 Parkeringshus ansatte. Videre vil en fortsette med kontrahering av en rekke entrepriser; utarbeide konkurransegrunnlag, kunngjøring og evaluering samt planlegging for optimalisering mellom Råbygg og Fasade entreprisene. Etablering av styringssystemet til prosjektet samt teste og implementere deler av pims365 prosjektstyringsverktøyet vil også være viktige aktiviteter i neste kvartal. Se ellers: helse-stavanger.no/om-oss/sus2023 Vedlegg # Vedlegg 1 Entrepriseoversikt 2 Kostnadstabell 3 Risk Topp10

8 Vedlegg 1- Entrepriseoversikt Nr. Entreprise Tentativ dato for utsendelse på DOFFIN K1011 Hoved rigg & drift 3. Kvartal 2018 K2002 Parkeringshus - besøkende 1. Kvartal 2019 K2101 Betongarbeider bygg A, B 3. Kvartal 2018 K2102 Betongarbeider bygg C, D & E 3. Kvartal 2018 K2103 Grunnarbeider 3. Kvartal 2018 K2201 Råbygg bygg A & B 2. Kvartal 2018 K2202 Råbygg bygg C, D & E 2. Kvartal 2018 K2203 Ringen & broer (stål) 4. Kvartal 2018 K2301 Ytterfasader 1. Kvartal 2018 K2302 Innerfasader, lysgård, ringen & broer 1. Kvartal 2018 K2401 Innervegger 2. Kvartal 2019 K2402 Branntetting 3. Kvartal 2019 K2403 Maling 3. Kvartal 2019 K2420 Dører og dørpartier 4. Kvartal 2018 K2421 Ståldører og -porter 4. Kvartal 2018 K2422 Stålprofildører og vegger i glass 4. Kvartal 2018 K2423 Spesialdører 1. Kvartal 2019 K2424 Låser og beslag 3. Kvartal 2018 K2501 Gulvbelegg - Banebelegg 1. Kvartal 2019 K2502 Gulvbelegg - 1. etasjer 1. Kvartal 2019 K2503 Installasjonsgulv 1. Kvartal 2019 K2504 Systemhimlinger 1 4. Kvartal 2018 K2505 Systemhimlinger 2 (korridorer) 4. Kvartal 2018 K2601 Taktekking 1. Kvartal 2019 K2701 Fast inventar 1 (spesialdesign industrialisering - stort antall) 4. Kvartal 2018 K2702 Fast inventar 2 (spesialdesign mindre antall) 1. Kvartal 2019 K2703 Fast inventar 3 (standard) 1. Kvartal 2019 K2704 Skiltløsninger 2. Kvartal 2019 K2801 Metall- og glassarbeider 2. Kvartal 2019 K2901 Prefabrikerte OP stuer 1. Kvartal 2019 K2902 Prefabrikerte Baderom 2. Kvartal 2018 K3001 Intern varme og kjøledistribusjon 4. Kvartal 2018 K3002 Termisk energileveranse 4. Kvartal 2018 K3201 Røranlegg, Bygg A & B 3. Kvartal 2018 K3202 Røranlegg, Bygg C, D & E 3. Kvartal 2018 K3401 Gass & trykkluft 4. Kvartal 2018 K3601 Luftanlegg, Bygg A & B 4. Kvartal 2018 K3602 Luftanlegg, Bygg C, D & E 4. Kvartal 2018 K3901 Vertikale sjakter 1. Kvartal 2018 K3902 Felles teknisk opphengssystem 2. Kvartal 2018 K4001 El anlegg, Bygg A & B 3. Kvartal 2018 K4002 El anlegg, Bygg C, D & E 3. Kvartal 2018

9 K4101 Pasientkanaler 1. Kvartal 2019 K4401 Belysning 1. Kvartal 2019 K4601 Nødkraft 4. Kvartal 2018 K4602 Avbruddsfri strømsforsyning, UPS 2. Kvartal 2019 K5401 Brannalarm anlegg 1. Kvartal 2019 K5402 Sikringsanlegg (adgangskontroll) 1. Kvartal 2019 K5403 Pasientsignalanlegg 1. Kvartal 2019 K5501 AV anlegg 4. Kvartal 2019 K5601 Byggautomatisering (SD anlegg) 4. Kvartal 2018 K6201 Varelagerheis 2. Kvartal 2018 K6202 Person og sengeheis 4. Kvartal 2017 K6203 Senglagerheis 2. Kvartal 2018 K6301 Rørpost 2. Kvartal 2018 K6501 Tøy og avfalls sug 1. Kvartal 2018 K6701 AGV 3. Kvartal 2019 K6801 Sengevask 1. Kvartal 2018 K7701 Utomhus (Parker, varegård, helikopterlandeplass) 4. Kvartal 2021 K7702 Utomhus (Gårdsrom og Torg 23b) 4. Kvartal 2020 K7801 Infrastruktur - Entreprise 1 2. Kvartal 2018 K7802 Infrastruktur - Entreprise 2 3. Kvartal 2018 K7803 Infrastruktur - Entreprise 3 4. Kvartal 2018 K7804 Infrastruktur - Entreprise 4 4. Kvartal 2018 K7805 Infrastruktur - Entreprise 5 4. Kvartal 2020 K7806 Infrastruktur - Entreprise 6 3. Kvartal 2021 K7807 Infrastruktur - Entreprise 7 4. Kvartal 2019

10 Vedlegg 2 - Kostnadstabell Forklaring til endring i «1G Reserve for uspesifiserte kostnader»; Reserve for uspesifiserte kostnader 1K Reduksjon av timerater for ansatte i Helse Stavanger Oppdatert bemanningsplan for innleied prosjektledelse Kunst og utsmykking (KORO) Parkeringshus ansatte (-100 parkeringsplasser) Parkeringshus besøkende (+100 parkeringsplasser) Reserve for uspesifiserte kostnader 2K

11 Vedlegg 3- Risk Topp 10 Risk HMS på byggeplass HMS standard = 0 visjonen Aksjoner Etablere hensiktsmessige og tydelige krav og rutiner for SHA Uklare konkurransegrunnlag SUS2023 har brukt grunnlag fra Helse Bergen til konkurransegrunnlag. Alle uklarheter i konkurransegrunnlag er Byggherrens risiko og derfor viktig at konkurransegrunnlagene blir tydelig og klart formulert. Detaljert gjennomgang av konkurransegrunnlag i samarbeid med advokater fra Sands, som også brukes av Helse Bergen. Kontraheringsaktivitet 2018/2019 I løpet av 2018 og 2019 kommer SUS2023 til å gjennomføre de fleste av konkurransene for kontrakter som skal plasseres, og i løpet av høsten 2018 vil det i parallell foregå kunngjøring, optimalisering, evaluering og tildeling av kontrakter. Markedssituasjon Entrepriseestimat er basert på at markedssituasjonen i regionen ligger noe under det nasjonale nivået. Dersom dette ikke er tilfellet kan en i verste fall risikere at en ikke får med alle funksjoner som ønskelig i byggetrinn 1. Dette kan resultere i bruk av prosjektreserven. Kran og løfteaktiviteter Risiko for ulykke, tap av omdømme og forsinkelse som følge av hendelser er en del av bildet for denne aktiviteten og bør vurderes reflektert. Detaljert gjennomgang av entrepriseplanen og flytte de entreprisene som ikke er kritiske ut i tid. Styrket bemanningen med Sr. rådgiver offentlig anskaffelse og tre byggeledere. Skissere arbeidsflyt og systemprosess for omforent forståelse. Innføre elektronisk signering. Vurdering av hvilke entrepriser som skal splittes/slås sammen. Valgt entrepriseform gir stor fleksibilitet mht. mulighet for endring i oppdeling/sammenslåing etter respons fra markedet. Proaktivt arbeid for å legge til rette for disse aktivitetene (sannsynligheten vil dermed reduseres). Erfaren HMS- leder startet 1. august. Kollektivtrasè ikke ferdig til ibruktagelse av sykehuset på Ullandhaug i 2023 Viktig at kollektivaksen fra Jåttå stasjon til universitetsområdet prioriteres i bypakken Nord-Jæren og de pågående forhandlingene. Informere politiske miljø om viktigheten av å ivareta kollektivtrafikk. Påvirket i forkant trasèen er nå under planlegging.