Ny kommune, i ny tid - endringar og moglegheiter

Transkript

1 Ny kommune, i ny tid - endringar og moglegheiter

2 Programorganisering

3 Faseinndeling i programmet og i prosjekta

4 Mobiliseringsfasen august 2017 mars 2018 avslutta Fellesnemnda konstituert august 2017 Tilsett-treff for Eid Selje gjennomført hausten 2018, felles leiarmøte blir fast praksis Fellesnemnda sine møter lagt til ulike stadar i den nye kommunen, gjennomført bedriftsbesøk Etablert programstruktur med samfunnsmål, verdiar og strategiar Sentrale dokument utarbeidd: budsjett, prosjektplanar, styringsdokument, milepelar, mandat Rekruttert prosjektleiarar til sju hovudprosjekt brukt haust og vinter på å bli kjende, få felles forståing for utfordringsbiletet og bli samde korleis vi skal skape den nye kommunen Fellesnemnda hadde studietur til Ålesund i mars Felles kommunestyremøte gjennomført i mars Starta arbeidet med felles kommunedelplan for strategisk utvikling med bu, besøke og drive næring som satsingsområde kartlegging av næringslivet gjennomført Har hatt opplæringsdag i prosjektleiing og fått på plass eit felles digitalt styringsverkty Har deltatt på ulike nettverkssamlingar Har starta arbeidet med tenesteutvikling, knytt opp mot KS sin «Tenestedesign» Har starta opp politiske prosjekt og har hatt «avspark» for fornying og utvikling av lokaldemokratiet i ny kommune

5 Samfunnsmålet «Stad er eit livskraftig og trygt samfunn der vi alle dreg i lag»

6 Utfordringsbilete - som ligg til grunn for val av samfunnsmål Stad kommune vil møte utfordringar som kommunen ikkje kan løyse ålene derfor må vi bruke ressursane i samfunnet betre, på tvers av tradisjonelle skilje demografi økonomi aukande grad av komplekse utfordringar utan kjende løysingar innbyggarane sine behov og forventningar i endring Vi må tenke nytt både om korleis oppgåvene skal løysast, kven som skal vere med å løyse dei, og korleis tenestene skal organiserast gjennom samspel mellom ulike yrkesgruppe og omgjevnadane.

7 Våre verdiar Respekt Likeverd Medverknad Tillit Ansvar Inkludering «Verdiar seier noko om kva som er ønskjeleg og godt, noko som ein verdset og som ein er opptatt av å ivareta og fremje.»

8 1) Vi skal samskape samordne og samarbeide I Stad kommune skal vi samarbeide, mobilisere og skape verdiar på tvers av organisasjonsog sektorgrenser, styrke samspel med familie, lokalsamfunn, frivillige, ideelle og private verksemder. Ved å setje saman kunnskap, ressursar og kompetanse frå innbyggjarane, sosiale entreprenørar, foreiningar og verksemder skal vi samskape og utvikle felles løysingar saman med dei involverte innbyggjarane og aktørane. I dette ligg det ikkje berre eit organisasjonseller næringslivs fokus, men også eit individfokus. Innbyggarane skal i alle livsfasar oppleve sjølvråderett og livskvalitet, og i størst mogeleg grad vere aktive, ta ansvar sjølve og kunne meistre liva sine. Stad kommune må etablere effektive og samordna tenester basert på dette verdigrunnlaget. Å samskape krev samordning og samarbeid. Kvaliteten på samordning er avhengig av system, tid, rutinar og rolleavklaringar. Kvaliteten på samarbeid er avhengig av menneska som deltek.

9 2) Vi skal tilby heilskapleg og effektiv tenesteyting Tenestene skal drivast effektivt og innovativt med utgangspunkt i innbyggjarane sine behov. Vi vil skape ein enklare kvardag for folk flest gjennom å forenkle, fornye og forbetre offentleg sektor; først og fremst gjennom å ta i bruk nye løysningar, ny teknologi og nye metodar. Ved å sette innbyggjaren i sentrum har vi betre føresetnader for å forstå behova. Ved å sjå tenestetilbodet frå innbyggjaren sitt perspektivet kan vi lettare utvikle og organisere meir heilskapelege, effektive og samanhengande tenester som støttar den enkelte si livsmeistring. Utfordringar skal ikkje løysast isolert, men må sjåast i samanheng med eksisterande og komande løysningar - og utviklast i samråd med innbyggjarane. Gjennom å fornye, forenkle og forbetre tenestene og forvaltninga skal vi bruke offentlege midlar meir målretta, gjere samfunnet mindre byråkratisk og auke vår evne til gjennomføring.

10 3) Vi skal bli fleire Vi skal prioritere lokalt tilflyttingsarbeid for å rekruttere nye innbyggjarar. Vi skal auke andelen innbyggjarar mellom år, og vi skal ha tilflytting til alle delar av kommunen. Tilflyttingsarbeidet skal bidra med relevante tiltak som hjelper folk til å få, behalde eller utvikle ei flyttelyst, ta ei avgjerd om å flytte og gjennomføre det. Vi skal legge til rette for at folk skal kunne ha eit rikt, trygt og meiningsfullt liv i Stad kommune. Stad kommune skal vere eit naturleg fyrsteval å bu og flytta til fordi det er ein region med mangfald, karrieremoglegheiter, gode oppvekstvilkår, trivsel og flotte opplevingar. Vi skal ha relevante og interessante jobbar, tenestetilbod, kommunikasjonar og moglegheiter til å finne bustad. I tilflyttingsarbeidet skal vi gje informasjon, kunnskap og perspektiv som treff dei som synest eit liv i distriktet er attraktivt. Vi har som mål å få fleire til å ville ha eit slikt liv i ein fase eller for alltid.

11 4) Vi skal vere nyskapande For å bidra til eit livskraftig og trygt samfunn må vi utforme nye løysningar ved å mobilisere samfunnet sine samla ressursar. Vi skal ta i bruk ny teknologi, nye faglege metodar og støtte lokalt innovasjonsarbeid. Vi skal jobbe målretta med kompetanse- og leiarutvikling i organisasjonen. Vi skal gje handlingsrom for eldsjeler og innovatørar både i offentleg sektor, privat næringsliv og i sivilsamfunnet. Vi skal ha ein fleksibel organisasjon og eit opent samfunn som evnar å gripe dei gode moglegheitene som byr seg. Vi skal handtere reglar det er krav om, ha god situasjonsforståing og snu oss raskt for å få sett i gang tenlege tiltak.

12 Korleis bruke strategiane som eit utgangspunkt for å skape betre tenester? Vi må tenke nytt - om korleis oppgåvene skal løysast - om kven som skal vere med å løyse dei - om korleis tenestene skal organiserast Vi må skape eit samspel mellom tenesteytar og tenestemottakar.

13 Omstillingsutvalet er etablert «Kommunane skal ikkje lyse ut eller tilsette i ledige nøkkel- /leiarstillingar innanfor administrasjon og leiing og innanfor ikkje stadbundne tenester i de andre tenesteområda/sektorane, før ledige stillingar er handsama i felles omstillingsutval. Døme på ikkje- stadbunde tenester er administrasjon, slik som administrativ leiing og administrative stabs- og støttefunksjonar og spesialiserte ikkje-stadbundne tenester, til dømes barnevern, plan- og byggesaksbehandling, PPT og andre forvaltningsfunksjonar som i stor grad er knytt til rolla som utøvar av mynde». Omstillingsutvalets medlemmar: Ingunn Rotihaug, organisasjonssjef Eid Margunn Myklebost, personalkonsulent Selje Ragna Haaland, kommunalsjef helse og omsorg Selje Elin Leikanger, kommunalsjef teknisk og samfunn Eid Barbro Os Noste, HTV Fagforbundet Eid Mirjam Bruvoll, HTV Utdanningsforbundet Eid Sissel Solheim, HTV Fagforbundet Selje Laila Bødal, HTV Delta Selje

14 Omstillingsprosjektet starta opp - prosess med organisering, tilsetjing og innplassering av tilsette i Stad kommune». Vi ynskjer å oppnå at dei tilsette opplever at det har vore gjennomført ein god og ryddig prosess for å organisere, tilsetje og innplassere tilsette i Stad kommune.

15 Organisasjon og arbeidsgjevar Mål for hovudprosjektet Stad kommune skal vere ein profesjonell organisasjon med tilsette som samarbeider for å utvikle gode tenester til innbyggjarane

16 Organisasjon og arbeidsgjevar Intensjonsavtalen Vi skal legge til rette for stor grad av fleksibilitet i jobbkvardagen for tilsette som ynskjer det men med samla fagmiljø under éi felles leiing på kvart fagområde slik at ein ikkje bygger opp «parallelle organisasjonar» i kvart rådhus.

17 Ny organisasjonsstruktur Den nye organisasjonsplanen skal byggjast trinnvis frå toppen. Mynde til å vedtak organisasjonsstrukturen ligg til rådmannen i Stad kommune. Psu og fellesnemnda skal gje uttale undervegs i prosessen. Rådmannen i Stad kommune skal innan lage eit framlegg/drøftingsnotat av nivå 1 og 2 (kommunalsjefar/stabssjefar) : - kor mange kommunalsjefar kommunen skal ha - kva ansvarsområde kommunalsjefane skal ha - om kommunen skal ha assisterande rådmann - om kommunen skal ha assisterande kommunalsjefar og/eller rådgjevarar direkte under kommunalsjefane - kor mange stabsavdelingar ein skal ha og fordeling av funksjonar mellom de - kva stillingsprofilar og kompetansekrav stillingane skal ha (under arbeid) Den øvste administrative leiarstrukturen - kommunalsjefar og stabsleiarar - skal vere klar innan Den nye organisasjonsstrukturen skal vere klar innan

18 Forslag til drøfting

19 Stad kommune Frå byråkratisk hierarki til nettverkskultur

20 Organisasjon og arbeidsgjevar Mandatet til arbeidsgruppene Lage framlegg til korleis det aktuelle fag- og arbeidsområdet kan organiserast i Stad kommune framlegg til leiarstruktur og bemanningsplan som viser a) oppgåver, b) kompetansebehov, c) stillingsomtaler for leiarar, d) årsverk. Kartlegge oppgåver, kompetanse og tilsette i dei to kommunane kartlegging skal vise vakante og mellombelse stillingar og ei vurdering av om desse kan avsluttast for 2020 få oversyn over stillingar som ein kan tilby som «anna passande arbeid». FRIST:

21 Avdelingar og fagområde som vil få ny organisering i omstillingsprosjektet er: stabsfunksjonane: samfunnsplanlegging, kommunikasjon, økonomi, personal, arkiv reguleringsplan, eigedom, byggesak, næring, teknisk drift brann, beredskap og redning barnevern PPT, spesialpedagogisk oppfølging legeteneste, helsestasjon, førebygging, rehabilitering, psykolog, psykisk helse og rus, psykolog, psykiatriteneste vaksenopplæring, flyktningeteneste, mindreårige flyktningar kultur, frivillig, bibliotek, NAV Avdelingar og fagområde som får vurdert organisasjonsstrukturen etter 2020: Skulane i Eid og Selje Barnehagane i Eid og Selje Heimetenestene i Eid og Selje Interkommunale tenester Nordfjord sjukehus Seljetunet bu- og behandlingssenter Hogatunet bu- og behandlingssenter Bu- og miljøtenesta Eid/vernepleie

22 Organisasjon og arbeidsgjevar Leiarane sitt ansvar Medverke i prosessen bidra i arbeidsgrupper og gje innspel! Informere dei tilsette om prosessen Gjennomføre individuelle kartleggingssamtaler med berørte tilsette! Legge til rette for at dei tilsette kan engasjere seg! Delta i arbeidsgrupper eller gje innspel til arbeidsgrupper Organisasjons- og bemanningsplanen skal vere klar til

23 Organisasjon og arbeidsgjevar Prinsipp for innplassering har rett og plikt til å følgje sine arbeidsoppgåver i den nye kommunen skal behalde noverande løns- og arbeidsvilkår ved overføring til den nye kommunen skal få informasjon om relevante endringar av sin næraste leiar kan be om samtale med sin næraste leiar kan i heile prosessen få bistand av tillitsperson

24 Utfordringsbilete Eid og Selje skal driftast kvar for seg til , på same tid skal vi byggje ein ny kommune Realisering av hovudmålet med eit breiare tenestetilbod - for mindre pengar - krev ei heilt anna og meir effektiv arbeidsform i tenesteproduksjonen der ein optimerer den totale tenesteproduksjonskjeda For å kunne yte kvalitativt gode tenester i framtida må ein jobbe smart innanfor dei økonomiske og ressursmessige rammene.

25 Nytt tankesett i Stad2020 Vi vil skape ein enklare kvardag for folk flest gjennom å forenkle, fornye og forbetre offentleg sektor; først og fremst gjennom å ta i bruk nye løysningar, ny teknologi og nye metodar. Vi må skaffe oss innsikt i dei tenestene vi yt i dag- og innsikt i korleis vi kan arbeide smartare i den nye kommunen. Vi skal sette innbyggaren i sentrum Vi må tenke annleis

26 Strategiar - Korleis nå samfunnsmålet? 1) Vi skal samskape - samordne og samarbeide 2) Vi skal tilby heilskapleg og effektiv tenesteyting 3) Vi skal bli fleire 4) Vi skal vere nyskapande

27 Korleis bruke strategiane som eit utgangspunkt for å skape betre tenester? Ein strategi kan definerast som kunsten å utnytte ein organisasjon sine ressursar for å oppnå dei mål ein har sett seg, og dei er avgjerande i leiing og utvikling av organisasjonar. Innbyggjaren må involverast meir enn det vi gjer i dag. Han er både ein tenestemottakar og ein bidragsytar

28 Strategiane kva har dei til felles? Strategiane er hensiktsmessige handlingar og val for å nå eit mål. Dei krev: samarbeid samspel samskaping involvering av innbyggjar, besøkande og næringsliv

29 Overordna milepælar for delprosjekt Digitalisering Milepæl Ansvarleg Frist 1 KONSEPT/FORSTUDIE Mandatet er ferdig, delprosjekta er definerte og arbeidsgruppene er etablerte 2 FORPROSJEKT/PLANLEGGE/HOVEDPROSJEKT KARTLEGGING OG MÅLBILDE Prosjektplan godkjend Utføre overordna kartlegging, etablere felles forståing for no-situasjonen og moglegheitsrommet. Gjeld infrastruktur, dekkingsgrad for fiber, breiband og mobildekning i heile kommunen. Få komplett oversikt over kommunane sine noverande fagsystem Utarbeide felles mål for digital samanslåing, utarbeide plan for den digitale samanslåinga Få oversikt over avtaleporteføljen gjennom å kartlegge kjende investeringskostnader, antyde kostnader i prosjektperioden. Evaluere Selje og Eid sine digitale løysingar på alle tenesteområde og anbefale framtidige løysingar for ny kommune. Avklare for alle område og system ift kva som bør vidareførast og kva som bør endrast Anne Ruth Bjørlo Prosjektgruppa, delprosjekta HOVEDPROSJEKT PLANLEGGING OG ANSKAFFING, Prosjektgruppa,

30 Få oversikt over avtaleporteføljen gjennom å kartlegge kjende investeringskostnader, antyde kostnader i prosjektperioden. Evaluere Selje og Eid sine digitale løysingar på alle tenesteområde og anbefale Overordna framtidige milepælar løysingar for for delprosjekt ny kommune. Digitalisering Avklare for alle område og system ift kva som bør vidareførast og kva som bør endrast 3 HOVEDPROSJEKT PLANLEGGING OG ANSKAFFING, OPERASJONALISERE Prosjektgruppa, delprosjekta Etablere ny digital organisasjon- utvikle nye tenester Etablere ikt infrastruktur og leveransemodell for IKT tenester på bakgrunn av organisatorisk omstilling, nye tilpassa tenester og arbeidsprosessar Slå saman prioriterte IKT system og digitale tenester Integrasjonar Opplæring 4. DRIFT I NY KOMMUNE drift, utvikling og kontinuerlig Heile organisasjonen forbetring OVERGANGSSFASE Fortsetje utvikling av digitale tenester etter godkjend plan for overgangsfasen(3-5 år)

31 Prosjektgruppa Begge kommunane har sine eigne sett med fagsystem og lisensar på ulik programvare. For å kunne gjere gode val arbeider prosjektgruppa no med eit omfattande innsiktsarbeid- for å arbeide fram eit avgjerdsgrunnlag. Dette gjeld både på system og avtalenivå- vi er to kommunar som skal bli ein kommune. I dette arbeidet må ein også ta omsyn til reglane for offentlege innkjøp.