Code of Conduct. Etiske retningslinjer

Transkript

1 Code of Conduct Etiske retningslinjer

2 1

3 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 MELDING FRA KONSERNSJEFEN HVA STYRER VÅR OPPTREDEN? OPPTREDEN INTERNT I SELSKAPET OPPTREDEN EKSTERNT BESKYTTELSE AV SELSKAPETS INTERESSER OG EIENDELER KOMMUNIKASJON INTERESSEKONFLIKTER OVERHOLDELSE AV VÅRE ETISKE RETNINGSLINJER

4 1 Melding fra konsernsjefen 3 Kjære kollega! Jeg har gleden av å presentere vår nye utgave av de etiske retningslinjene for Fortum. I vår internasjonale forretningsdrift er ikke etiske standarder et valg det er en nødvendighet. Dagens forretningsmiljø er sammensatt og i stadig endring, og Fortum endrer seg også. I løpet av de siste årene har vi foretatt betydelige oppkjøp og investert i ny forretningsvirksomhet og nye markeder. Vi har ekspandert fra energivirksomhet til sirkulær økonomi. Vi har vokst og er nå Nordens største strømleverandør, vi har lansert helt nye, smarte energiløsninger for kundene våre og den sterke utviklingen fortsetter. Det vi imidlertid ikke ønsker å endre, er vårt engasjement for redelighet og integritet i alt vi gjør. Ved å følge tydelige, etiske retningslinjer har vi skapt en solid bedrift og et godt arbeidsmiljø. Vi er også blitt en god og pålitelig investering. Vi har tro på at oppførselen vår har betydning. Det er viktig å gjøre det som er rett og opptre korrekt. Vi har alle et personlig ansvar for å beskytte Fortums forretningsvirksomhet og omdømme. Vi må være nøye med å følge våre retningslinjer om nulltoleranse for korrupsjon og svindel. De etiske retningslinjene dekker grunnleggende etiske standarder og kjerneverdier som gjelder for oss alle hele tiden. Disse etiske retningslinjene er en påminnelse om hvordan vi bør oppføre oss mot hverandre internt i Fortum og hvordan vi bør forholde oss

5 til kunder, leverandører, partnere, myndigheter og samfunnet forøvrig. Hver og en av oss må selvfølgelig handle i tråd med gjeldende lover og forskrifter, men vi må også overholde våre egne etiske retningslinjer. Våre etiske retningslinjer inneholder grunnleggende etiske standarder og kjerneverdier- som nysgjerrighet, ansvarlighet, integritet og respekt. Retningslinjene en en veiledning. Den forteller hvordan vi bør utføre vårt arbeid og våre oppgaver, men kan selvfølgelig ikke svare på alle spørsmål og dekke alle situasjoner. Hvis du er usikker på hva du skal gjøre i en bestemt situasjon, eller er bekymret for at loven, reglene, retningslinjene eller forskriftene brytes, må du si fra. Kontakt din overordnede, eller bedriftens ledelse. Alternativt kan du benytt vår anonyme varslingskanal. Et problem kan ikke løses dersom det ikke først blir identifisert og rapportert. Alle spørsmål vedrørende overholdelse av retningslinjene blir gjennomgått i henhold til en etablert prosess som også beskytter alle ansatte som rapporterer hendelser mot represalier. 4 Jeg er overbevist om at våre ansattes kvaliteter og vårt engasjement for god etikk og god forretningsskikk, ikke bare vil hjelpe oss med å oppnå suksess i dag, men også vil gjøre denne suksessen bærekraftig på lang sikt. Jeg har tro på at et samarbeid basert på disse etiske retningslinjene ikke bare vil gjøre at vi oppnår våre mål, men at vi også vil kunne fortsette å være stolte av hvordan vi oppnår dem. Les dette heftet og diskuter betydningen av Fortums etiske retningslinjer med avdelingen og kollegaene dine. Takk! Pekka Lundmark Konsernsjef

6 5 Fortums etiske retningslinjer definerer våre generelle prinsipper for hvordan vi behandler andre, hvordan vi driver virksomheten og hvordan vi beskytter selskapets interesser og eiendeler.

7 2 Hva bestemmer vår opptreden? 6 Fortum er en global virksomhet, og våre ansatte bor i ulike land. Driften vår er derfor underlagt ulik nasjonal og internasjonal lovgivning. Som en ledende aktør i bransjen tar vi ansvar utover lovkrav. Vi setter integritet i høysetet og opprettholder de høyeste standarder for etikk i virksomheten. Vi respekterer grunnleggende arbeidsrettigheter, menneskerettigheter og internasjonale arbeidsstandarder, som definert i FNs verdenserklæring om menneskerettigheter samt i den internasjonale arbeidsorganisasjonens (ILO) kjernekonvensjoner. Fortums etiske retningslinjer underbygger dette ved å definere våre generelle prinsipper for hvordan vi behandler andre, hvordan vi driver virksomhet og hvordan vi beskytter selskapets interesser og eiendeler. Verdiene våre danner grunnlaget for disse etiske retningslinjene. Alle Fortums ansatte, styremedlemmer og andre som representerer selskaper i Fortum-konsernet, skal opptre i overensstemmelse med disse etiske retningslinjene. I tillegg må alle krav i lokale lover og forskrifter overholdes, og de skal ikke være i konflikt med disse etiske retningslinjene. Vi mener at det er en klar sammenheng mellom de høye etiske forretningsstandardene som er fastsatt i de etiske retningslinjene våre, og gode økonomiske resultater.

8 Våre verdier Nysgjerrighet Vi setter spørsmålstegn ved det som allerede er på dagsorden og har mot til å utforske nye ideer. Energisektoren er i stadig utvikling, og vi utforsker nye muligheter, fortsetter å tilegne oss kunnskap og samarbeider om utvikling av løsninger for en renere verden. Ansvar Vi har sterk ansvarsfølelse. Vi tar ansvar både for eget arbeid og vår kollektive påvirkning på samfunnet. Vi utvikler bærekraftige løsninger basert på kunnskap som vi tilegner oss gjennom dialog med våre interessenter. Sikkerhet på arbeidsplassen kommer alltid først. Integritet Vi har tro på åpenhet. Vi driver vår virksomhet på en etisk måte som avdekker alle utfordringer, all medgang og alle milepæler. Vi har ingen skjult agenda og følger de etiske retningslinjene i vårt daglige virke. Respekt Vi verdsetter hverandre og alle våre interessenter, herunder våre kunder og partnere. Vår suksess kan tilskrives en mangfoldig og inkluderende bedriftskultur der alle kan trives og nå sitt potensiale.

9 JURIDISK SAMSVAR Det finnes en rekke nasjonale og internasjonale lover og forskrifter som styrer Fortums aktiviteter og selskapets ansatte. Mange av føringene som angis i disse etiske retningslinjene, er basert på juridiske krav. Alle Fortums ansatte skal være kjent med og opptre i samsvar med lover og forskrifter som gjelder for landet eller stillingen deres. Vi skal også være kjent med at manglende overholdelse av lover og forskrifter kan få alvorlige konsekvenser, både i juridisk sammenheng og for omdømmet vårt. Fortums ansatte skal blant annet alltid overholde lover og forskrifter knyttet til: Helse og sikkerhet Ansettelse Miljø Konkurranse og ulovlig prissamarbeid Antikorrupsjon Verdipapirer og energimarkeder

10 9

11 3 Opptreden internt i selskapet Hvordan vi behandler andre med respekt Fortum har en rettferdig ansettelsespraksis og respekterer internasjonalt anerkjente arbeidsog menneskerettigheter. Vi verdsetter mangfold og står for rettferdig behandling og like muligheter hva angår ansettelser, lønn, utvikling og forfremmelser av ansatte. Dette, uavhengig av rase, religion, politiske meninger, kjønn, alder, nasjonal opprinnelse, språk, seksuell legning, sivilstand eller funksjonshemning. Vi forplikter oss til å overholde alle lover som angår organisasjonsfrihet, personvern, kollektive forhandlinger, arbeidstid, lønn og godtgjørelser, samt lover som forbyr tvangsarbeid, barnearbeid og ansettelsesdiskriminering. Fortum bestreber seg på å skape en sikker arbeidsplass for alle ansatte. Fortum er et rusfritt arbeidssted. Vår ansettelsespraksis er basert på like muligheter for alle. Dette kommer klart til uttrykk i våre retningslinjer. Vi investerer hele tiden i opplæring og utvikling av våre ansatte, og vi oppmuntrer våre ansatte til å finne en god balanse i livet, både yrkesmessig og privat. Vi respekterer våre ansattes personvernrettigheter. Fortum behandler alle personopplysninger konfidensielt og i overensstemmelse med gjeldende lover og forskrifter om personvern. For å sikre tilgjengelighet, riktighet og konfidensialitet av bedriftsinformasjon og for å opprettholde kontinuitet, forbeholder Fortum seg retten til å begrense og/eller overvåke bruken av bedriftsinformasjon og -systemer i overensstemmelse med gjeldende lover og forskrifter om personvern. 10

12 Vi setter pris på mangfold, står for rettferdig behandling og like muligheter og bestreber oss på å skape et trygt og godt arbeidssted. 11 TRAKASSERING OG MOBBING Vi har nulltoleranse for utnytting, trakassering og mobbing, på alle arbeidssteder i selskapet, enten det er mot ansatte, kontraktspartnere, leverandører, kunder eller andre. Alle former for seksuell trakassering er forbudt i Fortum. Dette omfatter alle former for trakassering på arbeidsplassen som kan anses som støtende ut fra konvensjonelle normer for anstendighet. Eksempler på dette er vulgære bilder og vulgært språk, fornærmende meldinger og grove vitser. Vi er innforstått med at trakassering i de fleste tilfeller er en subjektiv og personlig opplevelse. Derfor baseres vurderingen på opplevelsen til personen som føler seg trakassert. Å GI OFFENTLIG UTTRYKK FOR PERSONLIGE MENINGER Fortum anerkjenner den grunnleggende retten til ytringsfrihet samt de ansattes rett til å delta som privatpersoner på den politiske arenaen i de ulike landene i overensstemmelse med lokale lover og forskrifter. Som ansatte i Fortum er vi innforstått med at meninger og uttalelser som uttrykkes som ansatte, kan skade allmennhetens oppfatning av Fortum og at det er vårt ansvar å unngå situasjoner som kan skade Fortums omdømme. Vi forstår at når vi deltar i politiske aktiviteter som privatpersoner, skal det være tydelig at synspunktene som forfektes, er personlige og ikke representerer Fortums synspunkter. Det samme gjelder for ansatte som gir uttrykk for personlige meninger soffentlig.

13 12

14

15 4 Opptreden eksternt Hvordan vi forholder oss til partnere, kunder og samfunnet for øvrig Fortum utøver god forretningsskikk i alle sine aktiviteter. Vi konkurrerer på en rettferdig måte og unngår alle situasjoner der våre private interesser kan komme i konflikt med Fortums interesser. Fortum forbyr urettmessige betalinger samt enhver form for utpressing eller korrupsjon, inkludert bestikkelser til eller fra Fortum og Fortums ansatte eller styremedlemmer. Fortum forplikter seg til å overholde antikorrupsjonslovgivningen, forhindre skatteunndragelse og bare gjøre forretninger med leverandører og partnere som følger alle gjeldende lover og overholder våre krav til samarbeid. For å redusere risikoene er prosedyrer for å sjekke og godkjenne forretningspartnere implementert. Vi fremmer åpenhet rundt vår drift og unngår bruk av mellomledd, så sant dette ikke vurderes som nødvendig. Alle forretningsavtaler Fortum er involvert i, skal være basert på åpenhet og økonomisk soliditet.

16 SAMARBEID MED OFFENTLIGE TJENESTEMENN OG POLITISKE BESLUTNINGSTAKERE Vi overholder alle lover og forskrifter vedrørende samarbeid med offentlige tjenestemenn og politiske beslutningstakere på kommunalt, regionalt, nasjonalt og internasjonalt (f.eks. EU) nivå, inkludert lover og forskrifter om lobbyvirksomhet, og vi respekterer retningslinjene som kan gjelde i indsividuelle institusjoner hva angår samarbeid med bedrifter. Landsspesifikke forskrifter styrer hvordan vi skal forholde oss til offentlige myndigheter og kontrollorganer. 15 FORHOLD TIL LEVERANDØRER Fortums forhold til leverandører er basert på ærlighet og tillit. Disse etiske retningslinjene og våre etiske retningslinjer for leverandører danner grunnlaget for vårt samarbeid. Vi forventer at våre leverandører holder samme Åpenhet rundt driftsoperasjonene og opprettholdelse av gode forretningsstandarder danner grunnlaget for alt samarbeid.

17 høye forretningsetiske standard som oss, og at de overholder alle gjeldende lover og forskrifter. I leverandørnettverket vårt oppfordrer vi våre leverandører til å overholde de ti prinsippene i FNs Global Compact, og vi forventer at de avviser enhver form for korrupsjon, at de respekterer vern om menneskerettigheter og internasjonale arbeidsstandarder, og at de tar miljøansvar. GAVER OG SOSIALE ARRANGEMENTER Vi tar aldri imot eller gir gaver som har mer enn en symbolsk verdi eller gaver som overskrider det som anses som akseptabelt i vanlig forretningssammenheng. Det kan foreligge landsspesifikke regler og retningslinjer for gaver, og man skal i så fall også ta hensyn til disse. Vi tar aldri imot eller gir pengegaver, inkludert kontanter eller verdipapirer. Vi tar aldri imot eller gir gaver som kan skade omdømmet eller tilliten til Fortum eller Fortums ansatte eller forretningspartnere. Vi tar heller ikke imot gaver som tilbys av de samme personene eller organisasjonene på fast basis. 16 Deltakelse på et eksternt arrangement som organiseres av en leverandør eller annen forretningspartner, er akseptabelt, så sant det finnes en gyldig og dokumentert forretningsmessig begrunnelse for deltakelsen, arrangementskostnadene er innenfor en rimelig grense og opptredenen ikke bryter med Fortum-konsernets forbud mot bestikkelser eller andre lokale retningslinjer. I så fall skal reise- og overnattingskostnadene dekkes av Fortum. Samtykke til deltakelse og dekning av reisekostnader skal alltid innhentes fra en overordnet. Rådfør deg med den juridiske avdelingen hvis du har spørsmål i forbindelse med dette.

18 17 Det er vårt ansvar å verne om Fortums interesser, eiendeler og ressurser og sikre taushetsplikten for all bedriftsinformasjon.

19 5 Beskyttelse av selskapets aktiva Alle Fortums aktiva og ressurser skal benyttes for å sikre Fortums forretningsmål og bidra til å sikre selskapets suksess på lang sikt. Som ansatte i Fortum ivaretar vi disse aktivaene og ressursene, og vi er innforstått med at Fortums aktiva, inkludert åndsverk, ressurser, anlegg, bygninger og kontorutstyr, er beregnet på forretningsbruk. Vi er også innforstått med at vi aldri skal bruke forretningsaktiva eller ressurser til noe som helst ulovlig eller uetisk formål, formål som bryter med retningslinjene eller til støtte for politisk aktivitet. Det samme gjelder for eiendom som er overlatt i vår varetekt av forretningspartnere. Fortum respekterer dessuten rettighetene til andre og tillater ikke ulovlig bruk av en annen parts aktiva eller åndsverk som en del av Fortums forretningsaktiviteter. INFORMASJONSKONFIDENSIALITET Fortum forplikter seg til å opprettholde konfidensialiteten vedrørende våre egne og våre forretningspartneres forretningshemmeligheter samt all annen forretningsrelatert informasjon som vi får tilgang til i forbindelse med driften av virksomheten. Vi er oppmerksomme på at alle konfidensielle dokumenter som inneholder forretningsrelatert informasjon og forretningshemmeligheter, som havner i feil hender, kan få en negativ innvirkning på Fortums konkurransefortrinn og at de kan forårsake økonomiske tap samt tap av tillit mellom våre partnere og allmennheten. DONASJONER OG SPONSING Fortum har et konsernomfattende sponsorprogram. Donasjoner eller sponsorater godkjennes bare etter skriftlig søknad. Donasjoner vurderes og innvilges én gang årlig innenfor rammeverket som er fastsatt i «Companies Act». Fortum som selskap støtter ikke, verken direkte eller indirekte, politiske partier, enkeltstående politikere eller politiske organisasjoner. Selskapet deltar heller ikke i finansieringen av partiers eller kandidaters valgkampanjer. Fortum støtter ikke saker som er religiøse, radikale av natur eller av personlig interesse for ansatte eller deres familiemedlemmer, eller aktiviteter som setter miljø eller sikkerhet i fare. 18

20 6 Kommunikasjon 19 Fortum søker å bidra til at samfunnet utvikler seg i en mer bærekraftig retning. Derfor engasjerer Fortum seg aktivt i offentlig debatt, samarbeider med en rekke interessenter om tiltak som er til nytte for samfunnet, og tilbyr sin ekspertise for å styrke politisk og lovgivende beslutningstaking, der dette er hensiktsmessig. I henhold til Fortums overordnede kommunikasjonsprinsipper, inkludert den for lobbyvirksomhet, er selskapets budskap proaktivt, åpent og objektivt hva angår innhold, og oppdatert samt meningsfylt og relevant for alle målgrupper. Gjennom denne innfallsvinkelen forsøker Fortum å fremme troverdighet, ansvar og tillit blant interessentene, og i siste instans støtte en effektiv implementering av selskapets målsetning og strategi. Fortum presenterer sine produkter og tjenester sannferdig i alt markedsføringsog kommunikasjonsmateriale. Vi kommer ikke med falske påstander, og vi følger strengt retningslinjene for ansvarsfull markedsføringskommunikasjon. Påstander i miljøsaker skal følge all gjeldende lovgivning hva angår miljørelatert markedsføring. Ettersom Fortums aksjer er notert på børsen i Helsingfors (Nasdaq Helsinki), må all kommunikasjon og finansrapportering være i overensstemmelse med lovverket i Finland som regulerer offentlig noterte selskaper, reglene og bestemmelsene for børsen samt andre gjeldende bestemmelser som er fastsatt av EU. Selskapsinformasjon offentliggjøres samtidig til alle interessenter. Videre kommenterer vi ikke våre konkurrenters anliggender, og vi spekulerer heller ikke i, eller kommenterer, markedsrykter. Kun særskilt oppnevnte talspersoner kan komme med offentlige uttalelser om Fortum. Vi er opptatt av å fremme troverdighet, ansvar og tillit blant våre interessenter.

21 20

22 21 Vi skal søke å unngå potensielle konfliktsituasjoner der personlige interesser står i strid med selskapets interesser.

23 7 Interessekonflikt En interessekonflikt er enhver omstendighet eller situasjon der de direkte eller indirekte interessene til en person kan være i konflikt med selskapets forretningsinteresser. En interessekonflikt oppstår når en ansatt eller vedkommendes familiemedlemmer har økonomiske interesser i et selskap som direkte eller indirekte opptrer som leverandør, kunde eller kontraktspartner overfor Fortum, eller når slike personer har utbytte av samarbeid med et slikt selskap. Som ansatte i Fortum er vi innforstått med at alt arbeid vi påtar oss for Fortum, må utføres til beste for Fortum og på en måte som gjør at det ikke kan oppstå interessekonflikter. Vi erkjenner at interessekonflikter også kan oppstå som følge av personlige forbindelser med våre forretningspartnere eller medarbeidere. I så fall skal vi trekke oss ut av den aktuelle beslutningsposisjonen og informere en overordnet om situasjonen. Et personlig forhold mellom en leder og en underordnet må derfor meddeles en overordnet i tilfelle det skulle oppstå en interessekonflikt. Vi er innforstått med at en interessekonflikt også kan få innvirkning på vår evne til å beskytte selskapets interesser og eiendeler. Som en generell regel bør vi unngå alt som kan føre til potensielle konfliktsituasjoner. Hvis en av våre ansatte har en tilleggsjobb, er leder eller direktør i en annen bedrift eller har ulønnet styrearbeid, skal dette meddeles en overordnet hvis det kan finnes en forbindelse til Fortums virksomhet. I tillegg må alle krav i lover og forskrifter overholdes, og de skal ikke være i konflikt med disse etiske retningslinjene. 22

24 8 Overholdelse av retningslinjene 23 Alle ansatte i Fortum må overholde de etiske retningslinjene. I tillegg er vi alle ansvarlige for å forebygge og omgående rapportere mulige brudd på retningslinjene via de tilgjengelige kanalene. Det er de overordnedes ansvar å sørge for at alle ansatte er informert om de ulike varslingskanalene. Kanalene skal ikke brukes til falsk rapportering. Alle henvendelser rundt overholdelse av de etiske retningslinjene i Fortum gjennomgås i henhold til en etablert prosess. Henvendelser i form av varsling vil ikke føre til negative arbeidsrelaterte konsekvenser. Når varslingssaker blir undersøkt, har vi taushetsplikt og disiplinære tiltak vil ikke bli iverksatt mot personen som er beskyldt for tjenesteforsømmelse eller manglende overholdelse av retningslinjene, inntil undersøkelsesprosessen er fullført. Ansatte som bryter de etiske retningslinjene, vil bli underlagt passende disiplinære tiltak. Det er enklere å forebygge brudd på de etiske retningslinjene enn å håndtere konsekvensene av brudd. På denne bakgrunn må alle ansatte i Fortum etablere gode vaner hva angår overholdelse av reglene. Vi er alle ansvarlige for å forebygge og rapportere mulige brudd på retningslinjene.

25 24

26 25 HVORDAN VARSLE Hvis du har spørsmål om hva som er korrekt opptreden, eller hvis du har mistanke om brudd på de etiske retningslinjene, skal du kontakte din nærmeste overordnede eller en annen i ledelsen. Du kan også stille spørsmål på nettsidene våre: Corporation > Corporate Governance > Code of Conduct Fortum anser misbruk av disse kanalene som uakseptabel oppførsel. internal.audit@fortum.com Du finner ytterligere materiale og informasjon på vårt intranett: Company > Code of Conduct

27 26

28 Fortum-konsernet NO