Code of Conduct. Atferdskode

Transkript

1 Code of Conduct Atferdskode

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OEN ORD FRA ADMINISTRERENDE DIREKTØR HVA STYRER VÅR ATFERD PERSONERS ATFERD FORRETNINGENS ATFERD SIKRING AV BEDRIFTENS TILGANGER KOMMUNIKASJON INTERESSEKONFLIKT ETTERLEVELSE AV VÅRE REGLER... 24

3 1 NOEN ORD FRA ADMINISTRERENDE DIREKTØR Vårt uppdrag på Fortum är er å skape energi og respekterer ulike kulturer og ulike fremgangsmåter. som vil bedre livene for nåværende og fremtidige Av den grunn er det viktig at vi alle har en felles generasjoner. Bærekraftige forretningsoperasjoner forståelse av hvordan vi driver forretningsvirksomhet. 4 5 ligger i kjernen i strategien vår, og vi mener at vi kan oppnå en konkurransefordel ved å ta tak i miljømessige, økonomiske og sosiale forventninger på en avbalansert måte. Sikkerhet er topprioritert på alle våre operasjonsnivåer. Hos Fortum har våre ansatte betydelig frihet til å utføre arbeidet sitt. Denne friheten innebærer også et stort personlig ansvar. Det er avgjørende at vi alle legger til grunn de samme høye etiske normene uansett hvor vi er i vår virksomhet. Det er her Atferdskoden kommer inn. Vår reviderte Atferdskode er dypt rotfestet i bedriftsverdiene vi deler: ansvarsbevissthet, kreativitet, hensyn og ærlighet. Disse verdiene danner det etiske grunnlaget for alt vårt arbeid i Fortum. Det er ikke nok at vi strengt holder oss til lover og forordninger. Vi må også sørge at våre verdier er synlige i alt vi gjør. Vi engasjerer oss i samfunn over hele verden hver eneste dag. Dette medfører nødvendigvis at vi møter Vår Atferdskode er omhyggelig omarbeidet for å gjøre det enklere å fatte beslutninger ved å gi veiledning i alle etiske spørsmål som måtte oppstå. De beskriver hva vi anser det betyr å handle med integritet, ærlighet og ansvarsbevissthet Det er svært viktig at vi tar fatt i alle bekymringer for mulige tjenesteforsømmelser umiddelbart og på en gjennomsiktig måte. Vi må ikke la noe kompromittere vår ansvarsbevissthet og vår absolutte innsats for våre ærlige og etiske forretningsmetoder. At vi etterlever vår Atferdskode er den beste måten å sikre at interessentene våre kan stole på vår integritet. Å bygge opp tillit på denne måten etablerer et gunstig klima for langsiktig suksess. Jeg har personlig engasjert meg sterkt i denne Atferdskoden, og henstiller til alle som er knyttet til Fortum, om å gjøre det samme. Tapio Kuula President og administrerende direktør Mars 2012

4 2 HVA STYRER VÅR ATFERD? 6 7 Fortums Atferdskode definerer våre generelle prinsipper om hvordan vi behandler andre, hvordan vi engasjerer oss i forretningsvirksomheten og hvordan vi sikrer våre tilganger. Fortum er i global virksomhet, og våre ansatte er borgere av mange, ulike land. Følgelig er våre virksomheter underlagt forskjellige nasjonale og internasjonale lover og forordninger. Som bransjeleder går vi lengre enn kun å adlyde lovverket: Vi tar inn over oss integritetsånden og følger de høyeste normer for etisk forretningsvirksomhet. Vi respekterer menneske- og arbeidervernrettighetene samt internasjonale arbeidervernnormer slik disse er definert i FNs alminnelige menneskerettighetserklæring og de viktigste konvensjonene fra International Labour Organisation (Den internasjonale arbeidsorganisasjonen). Fortums Atferdskode gir uttrykk for denne ånden gjennom å definere våre generelle prinsipper om hvordan vi behandler andre, hvordan vi engasjerer oss i forretningsvirksomhet og hvordan vi sikrer våre tilganger. Våre verdier er grunnlaget for denne Atferdskoden. Alle Fortums ansatte, styremedlemmer og alle andre som representerer Fortum-selskaper, forventes å oppføre seg i tråd med denne Atferdskoden. I tillegg skal krav som fremgår av lokale regler og forskrifter også etterleves, men de strider ikke mot denne Atferdskoden. Vi mener det er en klar sammenheng mellom de høye, etiske forretningsprinsippene som er fastsatt i vår Atferdskode og vellykkede forretningsresultater.

5 VÅRE VERDIER ANSVARSTAGANDE Vi kjenner våre kunders og andre samarbeidspartneres behov. KREATIVITET Vi tar egne initiativ og oppfordrer hverandre til å finne innovative løsninger. LOVLYDIGHET Det finnes en rekke nasjonale og internasjonale lover og 8 forordninger som regulerer aktivitetene til Fortum og Vi tar ansvar for hva vi Fortums ansatte, og mange av normene som er fastsatt gjør og strekker oss etter Vi utvikler oss i denne Atferdskoden, er basert på lovbestemte krav. beste mulige resultat. 9 kontinuerlig og er åpne for endring. Alle Fortums ansatte forventes å handle i samsvar med alle relevante lover og forordninger som gjelder i deres land og for deres stilling. Vi skal forstå at ikke å etterleve lover og forordninger, kan ha alvorlige konsekvenser både rettslig og for vårt omdømme. Fortums ansatte må blant annet alltid etterleve lover og forskrifter som gjelder følgende: HENSYN Vi setter pris på og støtter hverandre. Vi deler vår kunnskap. Vi samarbeider og diskuterer på en åpen måte. ÆRLIGHET Vi opptrer med høy etikk og integritet. Vi er pålitelige og leverer det vi lover. Helse og sikkerhet Arbeidsmiljø Ytre miljø Konkurranselover og antitrustlover Antibestikkelser Verdipapir- og energimarkeder

6 3 PERSONERS ATFERD SLIK BEHANDLER VI ANDRE MED RESPEKT OG VERDIGHET Fortum tillämpar prinsippene om rettferdige ansettelsesprosesser og respekterer internasjonalt godtatte menneske- og arbeidervernrettigheter og arbeidervernnormer. Vi verdsetter mangfold og fremmer rettferdig behandling og like muligheter når det gjelder rekruttering, godtgjøring, utvikling og forfremmelse for de ansatte, uansett rase, religion, politisk oppfatning, kjønn, alder, nasjonal opprinnelse, språk, seksuell orientering, sivilstand eller funksjonshemming. Vi er opptatt av å etterleve alt lovverk knyttet til foreningsfrihet, personvern, kollektive forhandlinger, arbeidstid, fast og timeavregnet lønn samt lovverk som forbyr tvungent og obligatorisk arbeid, barnearbeid og ansettelsesdiskriminering. Fortum bestreber seg på å sørge for en trygg og sunn arbeidsplass for alle ansatte. Fortum er en rusmiddelfri arbeidsplass. Vi er opptatt av å ha like muligheter når det gjelder alle våre ansettelsesmetoder, -prinsipper og -prosedyrer. Vi investerer hele tiden i personlig og yrkesrelatert opplæring og utvikling for våre ansatte, og vi oppmuntrer våre ansatte til å leve balanserte personlige og yrkesrelaterte liv.

7 12 Vi respekterer vår ansattes rett til personvern i relasjon til personlig informasjonskonfidensialitet. Fortum håndterer all personlig informasjon konfidensielt og i samsvar med gjeldende lover og forordninger om personvern. For å sikre tilgjengelighet, korrekthet og konfidensialitet når det gjelder forretningsvirksomhetsinformasjon og for å sikre kontinuitet i forretningsvirksomheten, forbeholder 13 Fortum seg retten til å begrense og overvåke bruken av forretningsvirksomhetsinformasjon og -systemer i samsvar med gjeldende lover og forordninger om personvern. Vi verdsetter mangfold, fremmer rettferdig behandling og like muligheter og bestreber oss på å sørge for en trygg og sunn arbeidsplass. OFFENTLIG UTTRYKK FOR PERSONLIGE MENINGER TRAKASSERING OG MOBBING Vi har nulltoleranse for enhver form for mishandling, trakassering eller mobbing på alle arbeidsplasser, overfor ansatte, underleverandører, leverandører, kunder og andre. Alle typer seksuell trakassering er forbudt hos Fortum. Dette gjelder også alle former for såkalt passiv trakassering på arbeidsplassen som strider mot konvensjonelle anstendighetsnormer. Eksempler på slikt er vulgære bilder og vulgær språkbruk, fornærmende skriv og skitne vitser. Vi forstår at trakassering i de fleste tilfellene er en subjektiv, personlig opplevelse, og derfor respekterer vi til fulle opplevelsen av personlig følt trakassering. Fortum erkjenner den grunnleggende rettigheten til ytringsfrihet samt rettighetene ansatte har til på en ordentlig måte å delta som enkeltpersoner i de politiske prosessene i alle land, basert på lokale lover og forordninger. Som Fortum-ansatte forstår vi at meninger og uttalelser kommunisert som ansatt, kan skade allmennhetens oppfatning av Fortum, og at det er vårt ansvar å unngå situasjoner som skader Fortums offentlige profil. Vi forstår at hvis vi deltar som en enkeltperson i politiske aktiviteter, skal det gjøres klart at oppfatningene som meddeles, er personlige og ikke representerer Fortums oppfatninger. Det samme gjelder for andre personlige meninger som uttrykkes offentlig.

8 4 FORRETNINGENS ATFERD SLIK INVOLVERER VI OSS MED VÅRE PARTNERE, KUNDER OG I SAMFUNNET Fortum utøver god forretningsvirksomhetsatferd i alle sine forretningsoperasjoner. Vi konkurrerer på rettferdig vis og unngår alle situasjoner der våre privatinteresser vil kunne komme i strid med Fortums interesser. Fortum forbyr upassende betalinger samt enhver form for utpressing eller korrupsjon, herunder bestikkelser og tilretteleggingsutbetalinger til eller fra Fortum, Fortums ansatte eller styremedlemmer. Fortum er opptatt av å etterleve pengehvitvaskingslovverket samt å hindre skatteunndragelser, og å drive forretninger kun med leverandører og forretningspartnere som følger alt gjeldende lovverk og oppfyller formaliserte Fortum-krav til motparter. Prosedyrer for å filtrere og godkjenne forretningspartnere, er implementert for å redusere farene. Vi fremmer gjennomsiktigheten i våre operasjoner og unngår bruken av mellommenn uten legitime, forretningsmessige årsaker. Strukturen i alle de forretningsforhandlinger Fortum er involvert i, skal være gjennomsiktige og økonomisk sunne.

9 ARBEID MED OFFENTLIGE FUNKSJONÆRER OG POLITISKE BESLUTNINGSTAKERE FORHOLDET TIL LEVERANDØRER Fortums forhold til leverandørene er basert på ærlighet og tillit. Denne Atferdskoden og våre regler for leverandøratferd legger grunnlaget for alt samvirke. Vi forventer at leverandørene våre følger de samme reglene for god forretningsatferd som vi følger, og at de etterlever alle gjeldende lover og forordninger. I leveringskjeden vår tilskynder vi at leverandørene oppfyller de ti prinsippene i FNs Global Compact (globale standarder), og vi forventer at leverandørene våre forbyr enhver form for korrupsjon, at de respekterer menneskerettighetene og internasjonale arbeidervernnormer og fremmer miljøansvar. Vi etterlever fullt ut alle lover og forordninger vedrørende samspill med offentlige funksjonærer og politiske beslutningstakere på kommunale, regionale, landsspesifikke og internasjonale (for eksempel EU) nivåer, herunder lobbyvirksomhet, og respekterer prinsippene og retningslinjene enkeltstående institusjoner kan ha tatt i bruk når det gjelder samarbeid med forretningsvirksomheter. Når vi samvirker med offentlige organer og kontrollører, gjelder landsspesifikke instrukser GAVER OG UNDERHOLDNING Gjennomsiktighet i operasjonene og etterlevelse av de gode forretningsprinsippene er grunnlaget for alt samspill. Vi godtar aldri, og vi gir aldri, gaver av mer enn nominell verdi eller gaver som er mer enn hva som er ansett som rimelig gjestfrihet i den vanlige forretningsvirksomheten. Landsspesifikke regler og forskrifter om gaver kan muligens gjelde og skal også tas i betraktning. Vi godtar aldri, og vi gir aldri, pengegaver, inkludert gaver som er kontanter eller verdipapirer. Vi godtar aldri, og vi gir aldri, gaver som kan skade omdømmet eller tiltroen til Fortum eller Fortums ansatte eller forretningspartnere. Heller ikke godtar vi gaver løpende gitt av de samme personene eller organisasjonene. Deltakelse i eksterne begivenheter organisert av en leverandør eller en annen forretningspartner er akseptabelt forutsatt at det er en sunn og dokumentert forretningsrelatert grunn til deltakelsen. I slike tilfeller anbefales det at reise- og innkvarteringsutgiftene dekkes av Fortum.

10 5 SIKRING AV SELSKAPETS TILGANGER Alle Fortums tilganger og ressurser er viet og handelshemmeligheter, og som faller i gale til Fortums forretningsmål og til å sikre at vi har hender, vil kunne ha negative virkninger for Fortums vedvarende suksess. Som Fortum-ansatte sikrer vi konkurranseposisjon og forårsake økonomisk tap og disse tilgangene og ressursene og forstår at Fortums tap av tiltro hos våre partnere og allmennheten. tilganger, herunder immaterielle eiendomsrettigheter, 18 ressurser, fasiliteter, bygninger og kontorutstyr, er 19 Det er vårt ansvar å sikre Fortums tilganger og ressurser og garantere at all forretningsvirksomhetsinformasjon er konfidensiell. ment for forretningsformål. Vi forstår også at vi aldri skal bruke bedriftens tilganger eller ressurser til ulovlige, ikke-samsvarende eller uetiske formål eller for å støtte politisk aktivitet. Det samme gjelder eventuell eiendom betrodd i vår varetekt av våre forretningspartnere. Videre respekterer Fortum andres rettigheter og tolerer ikke ulovlig bruk av annen parts tilganger eller immateriell eiendomsrettighet som del av Fortums forretningsvirksomheter. INFORMASJONSKONFIDENSIALITET Fortum er opptatt av å sikre konfidensialiteten til våre egne og våre forretningspartneres handelshemmeligheter samt all annen konfidensiell, forretningsrelatert informasjon som vi blir kjent med mens vi driver vår virksomhet. Vi er oppmerksomme på at alle konfidensielle dokumenter som inneholder forretningsrelatert informasjon DONASJONER OG SPONSING Fortum har et konsernomfattende sponsor-program som styres av Corporate Relations and Strategy-funksjonen (bedriftens funksjon for bedriftsrelasjoner og bærekraft). Alle kontrakter godkjennes kun ut fra skriftlig søknad. Donasjoner vurderes og innvilges én gang hvert år innenfor det rammeverket som er fastsatt i Companies Act (aksjeloven). Fortum som selskap støtter ikke, verken direkte eller indirekte, opp om noe politisk parti, enkeltstående politikere eller andre politiske organisasjoner. Selskapet deltar heller ikke i finansieringen av partiers eller kandidaters valgkampanjer. Fortum støtter ikke opp om saker som er religiøse, av radikal natur eller har personlig interesse for ansatte eller deres familiemedlemmer, og støtter ikke opp om saker eller aktiviteter som setter miljø eller sikkerhet i fare.

11 6 KOMMUNIKASJON Fortum streber etter å bidra til at samfunnet utvikler seg i en mer bærekraftig retning. Derfor engasjerer Fortum seg i den offentlige debatten, samarbeider med en rekke interessenter bak initiativer som tjener samfunnet, og tilbyr sin ekspertise for å få til politisk og legislativ være i samsvar med lovverket i Finland som regulerer offentlig noterte selskaper, reglene og forordningene for aksjebørsen samt andre gjeldende forordninger fastsatt av EU. Selskapsinformasjon offentliggjøres samtidig til alle interessentene. Videre kommenterer vi ikke våre konkurrenters anliggender, 20 beslutningstaking der det passer. 21 I henhold til Fortums overordnede kommunikasjonsprinsipper, herunder lobbyvirksomhet, er selskapets meldingsformidling fremtidsrettet, gjennomsiktig og objektiv i sitt innhold og oppdatert samt meningsfylt og relevant for alle målgruppene. Med denne innstillingen har Fortum som mål å fremme troverdighet, ansvarsfølelse og tillit blant sine interessenter og å støtte effektiv implementering av selskapets misjon og strategi. Fortum presenterer sine produkter og tjenester sannferdig i alle sine markedsførings- og kommunikasjonsmaterialer. Vi kommer ikke med falske påstander, og vi følger strengt retningslinjene for ansvarsfull markedsføringskommunikasjon. Påstander om miljøsaker følger all egnet lovgivning relatert til miljømessig markedsføring. Da Fortums aksjer er notert på aksjebørsen i Helsingfors (NASDAQ OMX Helsinki), må alle våre kommunikasjoner og økonomirapporteringer og vi spekulerer ikke i og kommenterer ikke markedsrykter. Kun særskilt oppnevnte talspersoner tillates å komme med offentlige erklæringer om Fortum. Vi har som mål å fremme troverdighet, ansvarsfølelse og tillit blant interessentene våre.

12 7 INteressekoNFLIKT Vi må unngå mulige konfliktsituasjoner der personlige interesser strider mot selskapets interesser. En interessekonflikt er en omstendighet eller situasjon der direkte eller indirekte interesser av personlig art strider mot selskapets forretningsinteresser. En interessekonflikt oppstår hvis en ansatt eller et av hans/hennes familiemedlemmer har økonomisk interesse i et selskap som direkte eller indirekte er i virksomhet som leverandør til, kunde av eller underleverandør til Fortum, eller som oppnår fordeler når man samvirker med et slikt selskap. Som Fortum-ansatte forstår vi at alt arbeid vi påtar oss for Fortum, må utføres til beste for Fortum og på en måte som er uten interessekonflikter. Vi innser at en interessekonflikt også vil kunne oppstå som følge av personlige forbindelser med våre forretningspartnere eller medarbeidere. I slike tilfeller passer vi på å avstå fra relevante beslutningstakingsposisjoner og å informere våre overordnede om situasjonen. Derfor må et personlig forhold mellom en sjef og en underordnet meddeles de overordnede, i tilfeller der det kan oppstå interessekonflikt. Vi forstår også at en interessekonflikt vil kunne påvirke vår evne til å beskytte bedriftens tilganger. Som en generell regel, bør vi unngå alt som forårsaker potensielle konfliktsituasjoner. Hvis man har en bistilling, er leder eller direktør hos en annen forretningsvirksomhet eller har ulønnet styremedlemsstilling, må dette meddeles de overordnede hvis det finnes en mulig forbindelse til Fortums forretningsvirksomhet. I tillegg skal krav som fremgår av lokale regler og forskrifter også etterleves, men de strider ikke mot denne Atferdskoden.

13 8 ETTERLEVELSE AV VÅRE REGLER Alle Fortum-ansatte må etterleve Atferdskoden. I tillegg er vi ansvarlige for å hindre og rapportere mulige krenkelser gjennom de tilgjengelige kanalene på en betimelig måte. Det er ledernes ansvar å sørge for at alle ansatte er godt kjent med disse kanalene. Men disse kanalene skal ikke kunne brukes for falsk rapportering. Alle etterlevelsesbekymringer som reises hos Fortum, kontrolleres i samsvar med den fastsatte prosessen. Hvis man gir uttrykk for bekymring om etterlevelsen av forretningsetikken, skal det ikke føre til negative, arbeidsrelaterte konsekvenser. Under undersøkelsene av etterlevelsesbekymringer sørger vi for konfidensialitet og iverksetter ikke disiplinærtiltak mot personer beskyldt for tjenesteforsømmelse eller manglende etterlevelse før undersøkelsesprosessen er fullført. De som krenker Atferdskoden, vil bli gjenstand for passende disiplinærtiltak. Det er enklere å hindre en krenkelse enn å måtte ta følgene. Av den grunn bør alle Fortum-ansatte anstrenge seg til det ytterste for å fremme en etterlevelseskultur. Vi er alle ansvarlige for å hindre og rapportere mulige krenkelser.

14 SLIK OPPLYSER DU OM EN BEKYMRING Hvis du har spørsmål om, eller er bekymret over hva som er behørig atferd, eller hvis du mistenker at Atferdskoden krenkes, skal du kontakte din nærmeste overordnede, annen leder eller internrevisjonen. Du kan også opplyse om en bekymring på våre internettsider Corporation > Corporate governance > Code of Conduct. Fortum anser at misbruk av disse kanalene er uakseptabelt. Du kan finne ytterligere materiell og informasjon på intranett: Vårt selskap > Atferdskode

15 Fortum Corporation Keilaniementie 1, Espoo POB FORTUM FINLAND tlf faks nor