Lier kommune. INNKALLING TIL MØTE I Administrasjonsutvalget Kl 15:15 på Glitra. Politisk sekretariat TEMAMØTE:

Transkript

1 Lier kommune Politisk sekretariat INNKALLING TIL MØTE I Administrasjonsutvalget Kl 15:15 på Glitra TEMAMØTE: «Nytt blikk det store heltidsvalget» Orientering v/ kommunalsjef Synnøve Tovsrud og prosjektleder Elin Kvarekval Edvardsen. Eventuelt forfall meldes til Servicetorget, telefon eller servicetorg@lier.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Før møtet settes gis publikum anledning til å stille spørsmål. 1

2 SAKSLISTE: Saksnr 1/2018 Godkjenning av protokoller fra møter og /2018 Status tiltaksplan mot sosial dumping og arbeidslivskriminalitet 3/2018 Meldinger 1/2018 Rekruttering av mannlige rektorer 2/2018 Melding om nærvær og fravær: Årsrapport /2018 Deltakelse i partssamarbeid om digital kompetanse 2

3 Lier kommune SAKSFREMLEGG Sak nr. Saksmappe nr: 2017/47 Arkiv: Saksbehandler: Anne K. Olafsen Til behandling i: Saksnr Utvalg Møtedato 1/2018 Administrasjonsutvalget Godkjenning av protokoller fra møter og Forslag til vedtak: Protokoller fra møter og godkjennes. Rådmannens saksutredning: Vedlegg: Protokoll fra møte Protokoll fra møte Utredning: 3

4 Lier kommune Møteprotokoll Utvalg: Administrasjonsutvalget Møtested Haugestad Dato: Tidspunkt: 15:30 15:40 Følgende medlemmer møtte: Navn Funksjon Repr Vara Gunn Cecilie Ringdal Leder H Søren Falch Zapffe Nestleder H Gunnar Nebell Medlem A Janicke Karin Solheim Medlem MDG Brynhild Heitmann Medlem KRF Åse Karin Killingberg Brørvik Medlem FF Aina Sjøøsten Nilsen Medlem FF Eva Andersen Medlem UTD Følgende fra administrasjonen møtte: Navn Stilling Synnøve Tovsrud Fung.rådmann Sikke Næsheim Kommunalsjef Diverse tatt opp under møtet: Anne K. Olafsen Utvalgssekretær 4

5 SAKSLISTE: Saksnr 24/2017 Rådmann - rekruttering 5

6 24/2017 Rådmann - rekruttering Administrasjonsutvalgets vedtak: Bente Gravdal ansettes som rådmann i Lier kommune. Administrasjonsutvalgets behandling: Innstillingsutvalgets forslag til vedtak ble fremmet og vedtatt enstemmig. 6

7 Lier kommune Møteprotokoll Utvalg: Administrasjonsutvalget Møtested Glitra Dato: Tidspunkt: 15:30 16:10 Følgende medlemmer møtte: Navn Funksjon Repr Vara Gunn Cecilie Ringdal Leder H Søren Falch Zapffe Nestleder H Gunnar Nebell Medlem A Janicke Karin Solheim Medlem MDG Brynhild Heitmann Medlem KRF Åse Karin Killingberg Brørvik Medlem FF Aina Sjøøsten Nilsen Medlem FF Eva Andersen Medlem UTD Følgende fra administrasjonen møtte: Navn Stilling Bente Gravdal Rådmann Sikke Næsheim Kommunalsjef Karin Dramdal Klæbo HR-sjef Diverse tatt opp under møtet: Anne K. Olafsen Utvalgssekretær 7

8 SAKSLISTE: Saksnr 25/2017 Godkjenning av protokoll fra møte /2017 Meldinger 13/2017 Nærværsrapport oktober

9 25/2017 Godkjenning av protokoll fra møte Administrasjonsutvalgets vedtak: Protokoll fra møte godkjennes. Administrasjonsutvalgets behandling: Protokoll fra møte ble godkjent enstemmig. 26/2017 Meldinger 13/2017 Nærværsrapport oktober 2017 Administrasjonsutvalgets vedtak: Melding nr. 13: Nærværsrapport oktober 2017, tas til orientering. Administrasjonsutvalgets behandling: Meldingen ble tatt til orientering. 9

10 Lier kommune SAKSFREMLEGG Sak nr. Saksmappe nr: 2017/3362 Arkiv: Saksbehandler: Karin Dramdal Til behandling i: Saksnr Utvalg Møtedato 2/2018 Administrasjonsutvalget Status tiltaksplan mot sosial dumping og arbeidslivskriminalitet Rådmannens forslag til vedtak: Melding om status for arbeidet med tiltaksplan mot sosial dumping og arbeidslivskriminalitet tas til orientering. Neste rapportering til administrasjonsutvalget blir 26. april Rådmannens saksutredning: Bakgrunn I administrasjonsutvalgets møte 28. august 2017, ble det vedtatt at Lier kommune skal utarbeide en tiltaksplan mot sosial dumping og arbeidslivskriminalitet. Status Lier kommune som arbeidsgiver ivaretar og følger opp ansatte i tråd med arbeidsmiljøloven, tariffavtalen, arbeidsgiverpolitisk plattform, etiske retningslinjer og intern personalpolitikk. Alle ansatte skal ha egen arbeidsavtale. Medvirkning og medbestemmelse ivaretas gjennom interne strukturer som lokale medbestemmelsesutvalg (LMU), medbestemmelsesmøter og i annen dialog med arbeidstakerorganisasjonene. Kommunen likebehandler ansatte, både faste og midlertidige, etter gjeldende lov- og avtaleverk, samt ved interne personalordninger og lønnspolitikk som på flere områder har bedre vilkår. Kommunen er også en stor oppdragsgiver innenfor flere tjenesteområder og mot mange leverandører av varer og tjenester. Det innebærer ofte store summer når kontrakter inngås. Kommunen er ansvarlig for at også våre leverandører har fullt forsvarlige arbeidsforhold og arbeidsvilkår, og at de er vernet mot sosial dumping og arbeidsmarkedskriminalitet. Dette ansvaret ivaretas gjennom de kravene vi stiller i kravspesifikasjoner og anbudsprosesser, samt gjennom kontroller og annet oppfølgingsarbeid. 10

11 Lier kommune skal gjennomgå disse prosessene, kvalitetssikre leveransene og vurdere ressursbehov ved en ny innkjøpsstrategi. På bakgrunn av denne gjennomgangen vil prosedyrer og dokumentasjon bli utarbeidet. Dette arbeidet skal sikre at lov- og avtaleverk følges, og at sosial dumping og arbeidskriminalitet ikke skal forekomme hos kommunens leverandører eller deres underleverandører. Telemarksmodellen, som det vises til i administrasjonsutvalgets behandling av saken, har høye og detaljerte krav til leverandører. Modellen vil være en del av utgangspunktet for arbeidet med ny innkjøpsstrategi. 11

12 3/2018 Meldinger 12

13 Lier kommune MELDING Saksmappe nr: 2018/449 Saksbehandler: Kari-Ann Dale 1/2018 Administrasjonsutvalget /2018 Grunnskole-, barnehage- og kulturutvalget Rekruttering av mannlige rektorer Mannlige rektorer: hvorfor ansetter vi bare kvinner? Hva gjør vi og hva kan vi gjøre for å øke rekruteringen blant menn? Bestilt i administrasjonsutvalget av Søren Falch Zapffe (H). Lier kommune er opptatt av likestilling og balansert kjønnsfordeling i alle tjenesteområder, da det ansees som bra både for brukere/elever, for ansatte og arbeidsmiljøet. Primært er vi opptatt av kvalifikasjonsprinsippet; å ansette den best kvalifiserte kandidaten på bakgrunn av formell kompetanse, realkompetanse, ferdigheter og egnethet. Liers arbeidsgiverpolitiske plattform forankrer prinsippet «Kvalitet gjennom mangfold». Det innebærer at våre ansatte skal gjenspeile mangfoldet i befolkningen, og alle skal ha like muligheter. I rekrutteringsprosesser ser vi etter menn til kvinnedominerte virksomheter og omvendt. Aktuelle søkere blir da innkalt til intervju. Positiv særbehandling er å behandle kjønnene ulikt for å fremme likestilling mellom kvinner og menn. Moderat kjønnskvotering er en form for positiv særbehandling. Det er generelt tillatt å særbehandle kvinner til stillinger og utdanninger der de er i mindretall for å oppnå likestilling jf. Likestillingslovens 3 a. Adgangen til å særbehandle menn er begrenset og regulert i egen forskrift, Forskrift om særbehandling av menn fra Moderat kvotering av menn er tillatt i stillinger der hovedoppgaven er: Undervisning av barn Omsorg for barn I opptak til utdanning til slike stillinger Hensikten med forskriften er å fremme kontakt mellom menn og barn, samt å motvirke et svært kjønnssegregert arbeidsmarked. I et samfunn der likestilling mellom kjønnene er en grunnleggende verdi, er det uheldig om barn i oppveksten lærer at det er egne oppgaver for kvinner og menn. Flere menn i omsorgs- og undervisningsyrker kan bidra til å endre kjønnsstereotypiske rolleforventninger om at det bare er kvinner som utfører omsorg for barn. 13

14 Tiltak må settes inn tidlig for å øke tilfanget av menn i utdanningene både til barnehagelærere og lærere. Dette er et pågående arbeid på nasjonalt nivå som vi ikke kjenner effekten av så langt. De fem siste ansettelsene av rektorer Det er ansatt fem rektorer i lierskolen fra 2015 og frem til i dag. Dette gjelder Nordal, Egge, Gullaug, Sylling og Lierbyen skole. Tabellen under viser antall søkere totalt og antall kvalifiserte menn og kvinner. Stilling Antall søkere Antall kvalifiserte menn Antall kvalifiserte kvinner Rektor Lierbyen skole 9 3 * 6 Rektor Sylling skole Rektor Gullaug skole Rektor Egge skole Rektor Nordal skole *En trakk seg under prosessen da han fikk en annen stilling. Gjennomgang av de fem siste ansettelsene viser at det er flest kvalifiserte kvinner som søker rektorjobbene i Lier kommune. Dette må ses i sammenheng med at det er flest kvinner som søker seg til lærerutdanningen og som underviser i skolene. Mens andelen menn er 17 prosent på lærerutdanning for trinn, er den 37 prosent på lærerutdanning for trinn. Slik har det vært siden allmennlærerutdanningen ble delt i to i Det er ikke noe enkelt svar på hvorfor kjønnsbalansen er som den er. Dette handler om generell samfunnsutvikling, lønnsutvikling, skolens rolle i samfunnet og hvordan arbeidslivet ellers ser ut ifølge professor Thomas Dahl, som har ledet et arbeid om lærerrollen. 263 kvinner og 77 menn jobber som lærere ved de 12 skolene i Lier, altså er 23,6% av lærerne menn. På landsbasis er det ca 25% menn i grunnskolen. I ledergruppene på skolene er det totalt 25 kvinner og 8 menn, en andel menn på 24,2%. Hvilke kvalifikasjoner søker vi etter når vi skal ansette nye ledere i skolen? Vi søker primært etter personer som har skolelederutdannelse og ledererfaring. Personlig egnethet er viktig. Dette er egenskaper som å være tydelig, målrettet og utviklingsorientert, ha gjennomføringsevne og stort fokus på elevenes læringsutbytte, evne til å skape tillit, engasjement, fremme samarbeid og å se løsninger og ha gode relasjons- og kommunikasjonsferdigheter. Hva kan vi gjøre for å øke rekrutteringen blant menn? Når vi ansetter lærere tilstreber vi å ansette mannlige søkere. Man trenger ofte et visst antall mannlige lærere på en skole for å få menn til å trives. Skoleledere rekrutteres i all hovedsak fra skolesektoren, og da er lederutdanning et viktig tiltak. Utdanningsdirektoratet tilbyr 14

15 rektorutdanning av god kvalitet. Rektorutdanningen skal bidra til at skoleledere blir bedre kvalifisert til å ivareta lederoppgavene i skolen. I perioden har 17 kvinner og 6 menn i Lier kommune tatt rektorskolen. Skolelederutdanningen inkluderer inspektører og potensielle fremtidige ledere i lierskolen. Å utvikle fremtidige ledere er en viktig oppgave for kommunen, og videreutdanning er et ledd i dette. For å rekruttere flere menn til rektorstillinger kan skoleeier oppfordre mannlige lærere til å ta lederutdanning. Aktuelle tiltak: Danne intern fokusgruppe for å se på hva som er bakgrunnen for at menn ikke velger skole og lederstilling i skolen i Lier Samarbeide med arbeidstakerorganisasjonene om problemstillingen Konkretisere behov for mannlige søkere i utlysninger Positiv kvotering av menn i lederstillinger i skolen (prioriteres når kvalifisert og på linje med beste kvinnelige søker) Vurdere talentutvikling i Lier kommune, spesifikt rettet mot målgrupper, her menn i skole Tiltak for å styrke og synliggjøre Lier kommune som attraktiv arbeidsgiver målrettes mot menn 15

16 Lier kommune MELDING Saksmappe nr: 2017/275 Saksbehandler: Kaare Stenseng 2/2018 Administrasjonsutvalget Melding om nærvær og fravær: Årsrapport 2017 Som en del av nærværsrapportering for Lier kommune, leveres her årsrapport for 2017 til Administrasjonsutvalget. Rapporten gir oversikt over: - Akkumulert nærvær Akkumulert nærvær per måned Utvikling de siste fem årene, basert på Kostra-tall fra KS - Fraværstall per virksomhet i 2017, inkl status for virksomheter ift måltallet på 7,5% - Kommentarer til nærværsarbeidet - Registrerte HMS-avvik og skader med kommentarer Akkumulert nærvær Akkumulert nærvær 2017, fordelt etter fraværstyper Figur 1: Akkumulert nærvær 2017, fordelt etter fraværstype Akkumulert nærvær 2017, per måned Figur 2: Akkumulert nærvær 2017, per måned 16

17 Akkumulert nærvær, grafisk, sammenlignet med 2016 Figur 3: Akkumulert nærvær 2017 Utvikling siste 5 år i.f.t. sammenlignbare Kostragruppe 13 -kommuner Snitt Kostra 13 10,20 9,90 9,70 9,70 10,40 9,90 Lier kommune 11,8 11,5 10,4 10 9,9 9,7 Differanse: -1,60-1,60-0,70-0,30 0,50 0,20 Figur 4: Utvikling Lier kommunes sykefravær i forhold til sammen. OBS KS sine tall ligger generelt over kommunenes egenrapporterte fraværstall, også Liers. Kommentarer Tallene for hver månedsrapportering hentes den 20. i påfølgende måned. Dette skal sikre at alle sykemeldinger er ferdig registrert for den perioden det rapporteres for. Tallene i fig. 1 og 2 viser akkumulert fravær og nærvær for 2017, basert på planlagte dagsverk. Fig. 2 viser utviklingen på tjenestenivå, gjennom året. Tall i rosa viser nærvær lavere enn 90 %, tall i gult viser nærvær mellom 90 % og 95 % nærvær, mens grønne tall viser nærvær over 95 %. Figur 2 viser det akkumulerte nærværet per måned, og fig 3 viser akkumulert nærvær for 2017 sammenlignet med Tallene i fig.4 er hentet fra KS` årlige statistikk. KS rapporterer tall som ligger rundt 1 % høyere enn tall kommunene selv rapporterer. KS` årsrapport foreligger ikke ennå. «Kostra 13» som det refereres til i tabellen er sammenlignbare kommuner, ut i fra økonomi, innbyggertall, antall ansatte og tilknytning til større nabokommuner. Lier kommune har redusert sykefraværet hvert år, de siste fem årene. Dessuten har kommunen nådd et internt mål om å ligge under snittet i sammenlignbare kommuner. 17

18 Oppsummering: Lier kommunen har redusert fraværsprosenten fra 8,3 % i 2016 til 8,0 % i 2017, en nedgang på 0,3 %. Nærværet totalt sett i 2017 er altså forbedret, mens det akkumulerte nærværet i desember 2017 har gått ned. Oversikt over akkumulert fravær 2017 per måned i de enkelte virksomhetene: Virksomhet Ant. ansatte: Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember Linnesstranda barnehage 15 11,4 12,1 14,0 12,9 13,4 16,1 14,6 13,7 13,4 13,5 15,8 16,8 Dambråtan barnehage 19 9,5 7,1 8,7 7,3 5,7 7,9 7,3 6,8 6,8 6,8 6,7 7,6 Hennummarka barnehage 19 19,2 19,5 19,9 18,4 17,6 15,9 14,0 14,2 14,2 15,7 16,4 16,1 Barnehager Gullaug skole 34 4,5 5,7 6,8 7,6 7,1 6,9 6,4 5,7 5,3 5,1 5,1 5,2 Hegg skole 73 8,9 8,9 8,3 7,8 7,4 8,0 7,8 8,1 8,1 7,9 7,9 8,0 Egge skole 24 3,8 3,8 2,9 2,7 2,1 2,5 2,4 3,3 2,4 2,8 4,0 4,6 Oddevall skole 17 15,1 15,1 10,7 8,9 7,7 6,6 6,2 5,3 5,3 5,2 5,0 5,1 Nordal skole 13 6,1 4,8 4,3 3,8 5,0 5,0 4,8 4,1 3,7 3,4 3,2 3,3 Hallingstad skole 49 9,5 12,0 12,5 12,4 12,4 12,4 12,5 12,9 12,6 12,1 11,8 11,8 Hennummarka skole 56 8,4 7,0 6,6 6,3 6,0 6,2 5,7 5,5 5,1 5,0 5,3 5,3 Heia skole 41 3,0 2,4 3,3 3,9 3,7 4,2 3,9 4,5 4,4 4,6 5,0 5,8 Lierbyen skole 33 9,2 7,8 6,3 5,4 4,4 4,7 4,5 4,3 4,4 4,3 4,4 4,5 Tranby skole 55 8,5 9,9 9,8 9,7 9,0 8,9 8,9 8,1 8,3 8,3 8,7 8,7 Høvik skole 135 8,3 8,8 8,2 7,5 6,6 6,2 6,1 5,9 5,9 5,8 6,3 6,6 Sylling skole 51 5,2 6,1 5,7 5,5 6,0 6,2 6,0 5,7 6,1 6,3 7,3 7,6 Kulturskolen 27 4,1 2,7 3,1 2,5 2,1 2,1 1,8 1,6 1,6 1,6 1,6 1,4 PP-tjenesten 24 4,8 5,4 5,2 4,4 5,2 6,2 6,2 5,5 5,6 5,4 5,2 5,8 Oppvekst Lege, legevakt og samhandlingsreformen 5-25,2 19,2 14,7 11,5 9,9 8,7 7,6 7,4 7,0 6,6 7,3 Hjemmetjenesten ,9 13,6 12,3 12,1 12,2 12,0 11,9 11,6 12,2 12,1 12,0 12,3 Nøstehagen 88 4,5 4,7 5,2 4,7 4,2 4,2 4,4 4,6 5,5 6,0 6,6 7,4 Liertun 90 7,0 7,7 10,3 10,2 10,2 9,6 9,0 9,1 8,7 8,6 8,4 8,3 Sentralkjøkken 16 5,2 4,2 3,9 3,1 2,3 2,2 1,9 1,8 1,7 2,0 3,3 3,7 Bofellesskap Bratromveien 7/9/ ,7 23,0 21,7 21,0 19,9 19,3 18,6 19,2 19,0 19,1 19,0 19,1 Fosshagen sykehjem 12-1,1 0,8 2,4 2,7 2,4 2,1 1,9 1,8 1,7 1,7 1,7 Fosshagen - Dagsenter 7 12,7 13,4 16,8 17,5 16,3 13,5 12,9 11,6 13,0 15,4 15,6 17,4 Fosshagen - Rehabiliteringsavdeling 38 3,3 2,4 2,1 1,9 2,8 3,4 3,6 3,5 4,1 4,3 4,5 4,7 Fosshagen - Korttids/ skjermingsavdeling 31 12,4 15,8 17,7 16,6 14,5 14,6 13,9 13,9 14,1 14,5 14,9 15,0 Fosshagen - Langtidsavdeling 22 4,6 6,4 4,7 4,1 4,1 4,6 4,8 5,0 4,7 4,5 5,0 6,3 Fosshagen - Bofellesskap 22 16,1 14,4 14,0 14,2 13,4 12,7 11,8 10,2 9,5 8,7 8,1 8,2 Helse og omsorg Helsetjeneste barn og unge 40 3,0 2,1 2,2 2,5 2,8 2,7 2,5 2,3 2,6 2,5 2,7 2,8 Tjenester til barn og ungdom med funksjo 60 10,6 9,4 7,9 8,1 7,3 7,4 7,3 6,4 6,7 6,2 6,7 7,0 Psykisk helse og rus - Tjenester til vok 43 8,8 8,3 8,2 9,2 9,4 9,5 9,7 10,8 11,1 11,3 11,2 11,1 EMI - Tranby bofellesskap 12 1,2 1,3 1,8 1,9 1,5 2,6 4,7 6,6 6,0 7,3 8,9 10,1 EMI - Regnbuen bofellesskap 15 1,5 2,9 4,7 5,0 7,2 10,9 11,1 13,1 12,7 13,0 14,5 15,2 Barnevernstjenesten 26 4,7 9,6 10,1 9,8 8,6 8,8 8,6 8,1 8,1 8,5 8,8 8,9 NAV 32 8,0 9,3 9,7 8,4 7,1 7,1 6,7 7,8 9,2 9,0 10,0 10,5 Flyktningetjenesten 11 4,5 23,9 22,3 18,6 15,7 14,5 12,7 12,6 12,3 11,4 11,1 11,6 Praktisk bistand org. som BPA og utadret 58 7,5 8,2 8,7 9,6 10,3 10,6 11,0 10,8 10,3 10,0 9,2 9,2 Ytre Lier bofellesskap for funksjonshemm ,0 14,6 13,6 13,3 13,2 11,6 10,9 10,7 10,1 9,9 10,1 10,4 Øvre Lier bofellesskap for funksjonshemm 73 11,5 12,3 11,9 10,8 10,0 8,9 8,1 7,9 8,6 9,6 10,0 10,1 Voksenopplæringen 25 4,3 4,4 5,8 6,0 5,6 5,8 5,8 5,6 5,4 5,2 5,1 5,2 Velferd Rådmannsteamet 14 5,9 5,5 3,8 3,1 2,3 1,8 1,7 1,4 1,4 1,2 1,1 1,1 Rådmannsteamet Kemnerkontoret 9 9,7 8,9 8,4 7,1 6,7 6,7 6,7 6,0 5,5 5,4 5,4 5,2 IKT enheten 10 12,9 14,3 13,1 13,3 12,3 12,8 11,7 10,3 10,6 10,2 10,8 10,3 Økonomi, Innkjøp, Statistikk og Rapporte 11 5,8 5,7 6,4 7,8 8,1 9,9 9,0 13,6 12,1 11,3 10,3 11,1 Service, Informasjon og Dokumentenhete 13 19,1 22,8 23,1 23,0 21,4 20,4 18,1 16,4 15,7 15,8 16,9 17,4 HR enheten 64 5,7 4,7 4,2 4,3 3,5 3,6 3,6 3,1 2,8 2,5 2,5 2,3 Lier Eiendomsselskap KF 10-1,2 0,7 0,5 0,4 0,3 1,4 1,3 2,4 3,5 4,2 5,7 Konserntjenester og styring Vedtakskontor 16 2,3 2,5 5,1 4,8 3,8 3,7 3,3 3,1 4,3 4,5 5,4 6,2 Rådgivningsenheten 17 5,3 5,1 5,8 5,4 7,2 7,2 6,6 5,1 5,3 5,4 5,8 5,9 Tjenester Lier Bibliotek 8 0,7 0,4 0,2 0,8 0,6 0,5 0,5 0,8 0,7 0,7 0,7 0,7 Kultur og fritid - Kultur 20-0,2 0,2 0,1 0,1 0,1 0,3 0,4 0,4 0,7 1,0 1,0 Kultur og fritid - Park og idrett 8-11,2 11,1 11,2 10,9 10,5 10,1 9,6 8,8 8,1 7,5 6,9 Planseksjonen 25 2,8 2,0 1,5 1,7 1,4 1,2 1,2 1,2 1,5 1,7 2,1 1,9 Spredt avløp 5 1,0 2,1 3,1 3,2 2,7 5,6 6,1 8,7 9,5 10,4 11,6 12,8 Landbruksforvaltningen 8-2,1 1,4 1,0 0,9 0,8 0,7 1,1 0,9 0,8 1,2 1,1 Sektor Samfunn 14-0,3 0,2 1,5 4,0 4,8 5,9 5,1 7,0 6,4 7,5 7,5 Samfunn Figur 5: Fravær virksomheter i Lier kommune 18

19 Kommentar til administrasjonsutvalgets måltall på 7,5%: Av fig 5 fremgår at i alt tjuefire virksomheter/avdelinger har mer enn 7,5 % fravær per desember Disse er markert med oransje. Av de 24 virksomhetene/avdelingene, har ti redusert fraværet siden årsskiftet, mens fjorten har økt fravær. Likevel har flere av virksomhetene som har redusert fraværet, redusert såpass mye at det slår ut positivt på tjenesteområdet samlet. Følgende virksomheter har hatt størst forbedring i løpet av året: Hennummarka barnehage har redusert fraværet med 3,1% Oddevall skole har redusert fraværet med 10% Fosshagen bofellesskap har redusert fraværet med 7,9% Tjenester for barn og unge med funksjonsnedsettelser har redusert med 3,6% Ytre Lier bofellesskap for voksne med funksjonsnedsettelser har redusert med 5,6% Kemneren har redusert med 4,5% Forbedringen er et resultat av systematisk oppfølging av de enkelte sykemeldte, oppfølging av rutiner fastsatt i HMS/IA-planen og tydelig lederskap i virksomhetene. I løpet av 2017 er kurs i obligatorisk funksjonsvurdering for alle virksomhetene implementert. Tretten virksomheter har så langt gjennomført kurset. De resterende virksomhetene skal ha gjennomført kurset i løpet av Når det ikke lenger er mulig å tilrettelegge for den enkelte sykemeldte i egen virksomhet, skal kommunen vurdere arbeidsutprøving i andre virksomheter. Slik intern arbeidsutprøving er styrket gjennom samarbeid mellom HR og ledere i aktuelle virksomheter. Det legges opp til utprøvinger basert på den enkelte sykemeldtes funksjonsnivå og restarbeidsevne. HR-enheten deltar aktivt med å følge opp avdelingsledernivået i fraværsarbeidet, slik at den enkelte sykmeldte følges opp tettere og mest mulig effektivt. I løpet av 2017 opplever HRenheten en tydelig økning i henvendelser fra ledere som ønsker støtte i oppfølging av deres sykemeldte. Eksterne samarbeidspartnere: NAV Arbeidslivssenter bistår ledere i enkelte virksomheter med stort fravær. Det kan være oppfølging i kompliserte enkeltsaker eller som støtte i arbeidet med psykososialt arbeidsmiljø. Bedriftshelsetjenesten benyttes aktivt, og det er psykologisk bistand som er det mest brukte området bedriftshelsetjenesten blir engasjert i. Det utarbeides planer for helseundersøkelser for alle ansatte som jobber nattarbeid, samt medarbeidere som utsettes for mye støy. Dette skal også være med å redusere fravær blant turnusansatte og medarbeidere i SFO og barnehager. Bedriftshelsetjenesten, Synergi helse, har forelagt rapport for arbeidet i I hovedoppsummeringen står det følgende om Lier kommune: «Bedriftshelsetjenestens inntrykk er at det gjennomgående jobbes godt med det systematiske HMS arbeidet i Lier kommune. Dette inntrykket er basert på presentasjoner i AMU, kontakt med ledere ute i virksomhetene, overordnet planarbeid og HMS-kartlegginger ute i enkeltvirksomheter». 19

20 Høyest fravær i helse og omsorg og barnehagene: I løpet av høsten 2017 ble det iverksatt særlige tiltak opp mot ovennevnte tjenesteområder. I barnehagene settes det opp ekstra samtaler med medarbeidere med stort eller hyppig fravær. Tiltakene opp mot barnehager ferdigstilles innen første kvartal Det samme vil bli gjennomført i virksomhetene med høyest fravær i helse og omsorg i løpet av Samlet vurdering: Det systematiske nærværsarbeidet i Lier kommune forsetter i økende grad og det er virksomheter hvor HMS/IA-planen følges opp at man ser tydeligst resultater. Det er reduksjon i fraværet i forhold til foregående år. Det er viktig å fastholde at det må holdes fokus på langsiktige planer og at spesielle tiltak settes inn på enkelte sykemeldte og ikke på hele virksomheter. HMS-avvik og skader akkumulert 2017 Figur 6: HMS-avvik Kommentarer til HMS-avvik: Tallene i fig.6 er hentet fra avvikssystemet og viser antall registreringer fra modulene: HMSavvik, Skade og Småskade. Oversikten er ikke renset for feilregistreringer eller avviste registreringer, men skal gi et bilde av at avviksregistreringene øker fremdeles, noe som igjen gir godt grunnlag for å arbeide konkret med HMS i virksomhetene. Det arbeides kontinuerlig for å øke avviksregistreringen gjennom kompetanseheving og holdningsarbeid. Det er også mye forbedringspotensial når det gjelder selve avviksbehandlingen og årsaksanalyser. Her må det også jobbes med å heve kompetanse og fremheve viktigheten av systematisk HMS-arbeid. Alle registreringer av småskader er vold eller trusler. Virksomhetene registrerer dette for å ha oversikt over mengden avvik i tjenester med utagerende brukere. Disse registreringene dreier seg i hovedsak om brukere som er utagerende og som har vedtak knyttet til dette. Det har vært kommunisert til virksomhetene at utagering fra brukere mot ansatte skal registreres som avvik uavhengig av hvilke vedtak som er for de enkelte brukerne. Dette for å gi oversikt over hvor mange slike hendelser som faktisk forekommer, forebygge og sikre god oppfølging med tiltak. 20

21 Lier kommune MELDING Saksmappe nr: 2017/5605 Saksbehandler: Sikke Næsheim 3/2018 Administrasjonsutvalget /2018 Formannskapet Deltakelse i partssamarbeid om digital kompetanse Kommunal- og moderniseringsdepartementet, KS og forhandlingssammenslutningene signerte 5. september 2017 en avtale om et nytt utviklingsprosjekt som skal bidra til økt digitalisering i kommunene. Prosjektet skal gi innsikt og forståelse for hva det betyr at «framtiden er digital». Hvilke nye muligheter det gir for å utvikle framtidsrettet og bærekraftige tjenester, og hvilke nye kompetanser og ferdigheter kommunens medarbeidere og ledere må tilegne seg i det nye arbeidslivet. Involvering og forankring av medarbeiderne skal sikres gjennom lokalt partssamarbeid. Kommunene ble ved brev datert 20. november 2017 (vedlegg 1 - Informasjon om samarbeidsprosjekt) invitert til å søke om å bli med i prosjektet og rådmannen søkte om slik deltakelse (vedlegg 2 Søknad fra Lier kommune). Ved brev datert 1. februar i år (vedlegg 3 Invitasjon fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet) meddelte Kommunal- og moderniseringsdepartementet at Lier kommune inviteres med i prosjektet med inntil 5 personer. Det forventes deltakelse fra folkevalgte, administrasjonen og tillitsvalgte. Rådmannen legger opp til følgende representasjon fra Lier Kommune: En folkevalgt To fra ansattes organisasjoner To fra administrasjonen KS har ansvar for gjennomføring av møteplassene, og Lier kommune vil få tilbud om ulike typer møteplasser for kunnskapsheving og erfaringsutveksling. I tillegg vil det tilbys en digital kunnskapsplattform. Involvering og forankring av medarbeidere skal sikres gjennom lokalt partssamarbeid. Lier kommune er nå i gang med å utarbeide digitaliseringsstrategi og skal også sette digitalisering tydeligere på kartet gjennom «Digital dialog» som en av hovedprioriteringene i HP Det er rådmannens vurdering at deltakelse i dette prosjektet blir en god arena for å sikre medvirkning i det arbeidet som ligger foran oss. Vedlegg: Vedlegg 1 Informasjon om samarbeidsprosjekt Vedlegg 2 Søknad fra Lier kommune Vedlegg 3 Invitasjon fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet 21

22 Til ordførere, rådmenn og tillitsvalgte Deres ref Vår ref 15/ Dato 20. november 2017 Invitasjon til deltakelse i partssamarbeid om digital kompetanse i kommunene Kommunal- og moderniseringsdepartementet, KS og forhandlingssammenslutningene signerte 5. september en avtale om et nytt utviklingsprosjekt som skal bidra til økt digitalisering i kommunene. Prosjektet skal gi innsikt og forståelse for hva det betyr at «framtiden er digital». Hvilke nye muligheter det gir for å utvikle framtidsrettet og bærekraftige tjenester, og hvilke nye kompetanser og ferdigheter kommunens medarbeidere og ledere må tilegne seg i det nye arbeidslivet. Involvering og forankring av medarbeiderne skal sikres gjennom lokalt partssamarbeid. Kommunene inviteres med dette til å søke om å bli med i prosjektet. Les mer om avtalen her Om prosjektet Målet med prosjektet er å stimulere til digitalisering av kommunesektoren, og skape en forståelse for og gi støtte til organisasjonsutviklingen og omstilling en slik digitalisering medfører for alle aktører i kommunen. Postadresse Postboks 8112 Dep 0032 Oslo postmottak@kmd.dep.no Kontoradresse Akersg Telefon* Org no Avdeling Saksbehandler Ina Kathrine Ruud

23 Prosjektet skal bidra til gode prosesser lokalt. Gjennom partssamarbeid skal prosjektet styrke og videreutvikle den digitale kompetansen i kommunene. Prosjektet skal støtte de endringsog omstillingsprosessene som digitaliseringen medfører, og tilby verktøy for tjenesteutvikling og gode utviklingsprosesser. Samarbeidet skal bygge på prinsippene om lokalt styringsansvar og frihet til organisere virksomheten slik at den best møter lokale behov. Partene legger vekt på lokale løsninger og kommunal forankring av arbeidet med digitalisering og kompetanse, og at folkevalgte, administrasjonen og tillitsvalgte/medarbeiderne skal delta i arbeidet. Deltakerkommunene velger selv innretning og organisering av arbeidet. Partene vil samarbeide om å tilby kunnskap og arenaer for lokalt utviklingsarbeid innenfor temaet digitalisering og kompetanseutvikling. Med utgangspunkt i avtalen, skal kommunene få et tilbud som skal gi kunnskap, innsikt og forståelse om organisasjonsutvikling og omstilling som følger av kommunenes digitaliseringsarbeid. Hva tilbys Kommunene vil få tilbud om ulike typer møteplasser for kunnskapsheving og erfaringsutveksling. I tillegg vil det vil det tilbys en digital kunnskapsplattform. Involvering og forankring av medarbeiderne skal sikres gjennom lokalt partssamarbeid. Samlinger Det blir tilbud om felles oppstarts- og avslutningskonferanse for alle deltakerkommuner. Oppstartkonferansen vil være en dagskonferanse som blir arrangert våren Den vil handle om at framtiden er digital, og om hvordan digital omstilling vil påvirke kommunal sektor. Andre aktuelle temaer vil være utfordringer knyttet til ledelse, medvirkning og kompetanse. Kommunene tilbys to regionale workshops underveis i prosjektperioden, som planlegges å vare fra lunsj til lunsj. Målgruppen for alle samlingene er folkevalgte, administrasjon og tillitsvalgte i kommunene. Kostnader for konferanser og workshops dekkes for inntil 5 deltakere fra hver kommune. Reise og opphold må dekkes av kommunene selv. Side 2 23

24 Tidspunkt Aktivitet Tema Tidlig mars Oppstartskonferanse Hva innebærer det at framtida er digital? - Hva betyr digital transformasjon? - Hvilke muligheter og utfordringer ser vi? - Digitalisering i et kompetanse- og omstillingsperspektiv 2018 Vår Lokalt arbeid Forberedelse til workshop gjennom felles kunnskapsplattform Høst Workshops Hva betyr det at «framtida er digital «i vår kommune? Hvilke muligheter og utfordringer ser vi? Aktuelle tema: organisasjonsutvikling og omstilling, medvirkning, implementering og gevinstrealisering. Vinter Lokalt arbeid Forberedelse til workshop gjennom felles kunnskapsplattform 2019 Vår Workshops Tema og innhold fastsettes på et senere tidspunkt, blant annet med utgangspunkt i deltakernes behov. Høst Avslutningskonferanse Felles digital kunnskapsplattform En felles digital kunnskapsplattform blir tilgjengelig for alle kommuner. Plattformen vil være en kunnskapsbase og et verktøy hvor kommunene kan hente kunnskap og inspirasjon i forkant av workshops. Materiellet som legges ut på kunnskapsplattformen kan brukes i hele kommunen, slik at flere enn deltakerne på samlingene får ta del i kunnskapen. Søknad For å bli vurdert for å bli med i prosjektet ber vi om en kortfattet søknad (maks 2 A4 sider) som inneholder følgende: Status for digitalisering i kommunen Beskrivelse av aktuelle digitaliseringsprosjekter/-planer Politisk forankring Partssamarbeidet i prosjektet/arbeidet Behov og motivasjon for å delta Utviklingsprosjektet har som formål å understøtte pågående utviklings- og omstillingsarbeid lokalt. Utvelgelse av deltakerkommuner vil gjøres etter en helhetlig vurdering av søknadene. Det gis ikke tilskudd til kommunene for prosjekter. Det vil derfor heller ikke være noen rapportering gjennom prosjektet, og det settes heller ikke krav om hva slags type prosjekter/tiltak kommunene skal gjennomføre. Side 3 24

25 Søknadsfrist 15. desember Søknad sendes til og merkes med: Søknad: Samarbeid om digital kompetanse i kommunene Spørsmål vedrørende søknad kan rettes til KMD ved Ina Ruud, ikr@kmd.dep.no, eller Sandro Melgalvis, sandro.melgalvis@kmd.dep.no Spørsmål vedrørende samlinger kan rettes til KS ved Eva Margrethe Kvalvaag, emk@ks.no Med hilsen Mari Jacobsen (e.f.) avdelingsdirektør Ina Kathrine Ruud fagdirektør Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer Side 4 25

26 Søknad fra Lier kommune - Deltagelse i partssamarbeid, ref 15/ Status for digitalisering i Lier kommune Lier kommune har i liten grad digitalisert sine tjenester. Tilnærmingen til digitalisering har så langt skjedd ved at behov for fornyelse og forbedringer er generert ut fra myndighetskrav, eller ved at nye smarte løsninger er tilgjengeliggjort på markedet og «solgt inn» fra ulike enheter eller ildsjeler i administrasjonen til vår IKT investeringsplan. Det foreligger pr i dag ingen overordnet helhetlig strategi som gir retning for arbeidet med digitalisering i kommunen. Hva Lier kommune skal satse på innen digitalisering, hvor og på hvilke områder, er følgelig ikke besluttet. Det foreligger følgelig ikke et overordnet grunnlag for prioritering av ressurser og investeringsmidler til digitalisering for de nærmeste årene. En rekke prosjekter innen digitalisering er likevel igangsatt. En utfordring er at disse prosjektene, som i seg selv er hensiktsmessige, ikke er tuftet på en overordnet strategi, ikke innehar mål for hvilke gevinster prosjektene skal realisere og effekten skal tas ut, og i varierende grad er forankret hos tillitsvalgte. Dette er etter rådmannens skjønn ikke en bærekraftig måte å jobbe med digitalisering på i fortsettelsen. Det forventes at våre digitaliseringsprosjekter vil stille krav til både omstillingsvilje- og evne, både med hensyn til kompetanse til å meste nye arbeidsform/verktøy og i arbeidet med organisasjonsutvikling. 2. Politisk forankring Lier kommune er ikke omfattet av kommunesammenslåing. Kommunestyret vedtok imidlertid i juni 2017 at også Lier kommune skal foreta en gjennomgang av kommuneorganisasjonen på folkevalgt og administrativt nivå. Det ble i tilknytning til dette vist til endrede rammebetingelser over tid, kommunereformen, regionreformen og de betydelige utviklingsoppgaver Lier kommune står overfor. Digitalisering, sett i forhold til lokale behov for økt kvalitet og produktivitet kombinert med det å sikre en robust kommuneøkonomi, blir et naturlig og viktig tema i dette organisasjonsutviklingsarbeidet. Kommunestyret besluttet i møte den 12. desember «Digital dialog» som en av tre hovedprioriteringer i Lier kommunes handlingsprogram for perioden , herunder at «Lier kommune skal sikre god digital dialog med innbyggerne, brukere og medarbeidere gjennom bruk av smarte digitale løsninger i hele kommuneorganisasjonen». Det foreligger følgelig en klar forventning om at denne føringen skal legges til grunn i arbeidet innen de ulike hovedområdene i handlingsprogrammet. Disse hovedområdene er: Lier som egen kommune, samfunn, tjenesteområdene, organisasjon og medarbeidere og økonomi og investeringer. 3. Beskrivelse av aktuelle digitaliseringsprosjekter/-planer Prosjekter som er under oppstart eller igangsatt: Lier kommune er i planleggingsfasen i sitt arbeid med helhetlig strategi for digital kommunikasjon med innbyggere og næringsliv. Gjennom strategien skal Lier kommune etablere grunnlag for økt kvalitet, forenkle og forbedre arbeidsprosesser og styrket dialog med innbyggere og næringsliv. Involvering av medarbeidere og tillitsvalgte et viktig suksesskriterium for implementering. Arbeid med organisasjonskultur og kompetanse er et viktig fokusområde for 2018 som må gå i takt med arbeidet med digitalisering. Dette for å sikre at medarbeidere ser mulighetene i ny teknologi og evner å ta den i bruk. Løsning for å svare innbyggerne elektronisk til deres digitale postkasse («SvarUT), er under innføring innen området Velferd. Tas gradvis i bruk i Lier, eksempelvis ved å benytte Digisos. Id-porten brukes der det er relevant og er i bruk gjennom f. Visma Flyt Skole, Kommune 24:7- skjemaer. ID porten vil tas i bruk i andre løsninger når og der det er naturlig. Lier kommune er i ferd med å ta i bruk FIKS. Det er opprettet kobling til sikker digital post (SDP). Løsningen leverer elektronisk til Altinn (innbyggere/bedrifter), Digital postkasse (innbyggere) samt ordinær brevpost til innbyggere som har reservert seg eller ikke åpner post i Altinn. 26

27 Søknad fra Lier kommune - Deltagelse i partssamarbeid, ref 15/ Det arbeides med å hvordan Lier kommune skal organisere (insourcing/outsourcing) IKT driftstjenester slik at organisasjonsmodellen understøtter og gir kraft digitaliseringsarbeidet Det er innført krav om at leverandører skal sende faktura og kreditnota elektronisk i samsvar med EHF standarden Det er tatt i bruk flere skytjenester, og vi vil vurdere overgang til nye løsninger når disse er klare. Innføring av velferdsteknologi er i gang ved at det satses på implementering av løsninger i daglig pasientomsorg. Det arbeides med at eksisterende prosjekt skal gå fra utprøving til drift. Digital dialog er tatt i bruk på et enkeltområde innen Helse og omsorg ved bruk av elektroniske meldinger mellom kommune og sykehus. Prosjekter under planlegging: Av prosjekter som er under planlegging nevnes felles tjeneste for elektronisk signering (esignering), modernisert Folkeregister med nye tekniske grensesnitt og bedre kvalitet, nye saksbehandlingsløsninger via Altinnplattformen knyttet til Bygg og FIKS, og digitalisering av tjenestene (e-helse, en innbygger en journal) og digital dialog. 4. Partssamarbeidet i prosjektet/arbeidet Lier kommune har lang tradisjon for godt samarbeid med ansattes representanter gjennom etablerte fora for dialog og medvirkning. Når Lier kommune nå skal tungt i gang med kommunens arbeid med digitaliseringsstrategi og utviklingsprosjekter med basis i denne strategien, er involvering av ansattes representanter i hele prosessen er svært viktig suksesskriterium for å lykkes med de endringsbehov dette arbeidet måtte resulterer i. Dette gjelder både arbeidet med å fastsette retning og prioriteringer/satsningsområder innen digitalisering og uttak av de mål som settes for gevinstrealisering, med potensielt behov for omstilling og/eller kompetanseutvikling. 5. Behov og motivasjon for å delta Lier kommune har som ambisjon om å være en livskraftig, innovativ og fremtidsrettet kommune. Vi erkjenner at digitalisering vil berøre alle kommunens tjenesteområder, og at forenkling og forbedring gjennom digitalisering og valg av IKT-systemer, er viktige virkemidler for å nå kommunes ambisjon. Muligheten til deltakelse i utviklingsprosjektet, med de møteplasser som etableres, den kompetanse som stilles til rådighet og de verktøy som gjøres tilgjengelig, representerer en unik mulighet for deltakerne. Lier kommune ønsker en økt gjennomføringskraft og økt takt i arbeidet med digitalisering. Dette for å kunne tilby våre innbyggere digitale løsninger som gir dem en enklere hverdag. For å få til dette kreves både organisatorisk kapasitet og kompetanse. Gjennom dette utviklingsprosjektet vil slike ressurser være tilgjengelig samtidig som deltakelse blir en god læringsarne Lier kommune. Det vil også i seg selv være en drahjelp i arbeidet med å skape forståelse for digitalisering og være motiverende i seg selv for de som representerer kommunen. Muligheten til å bygge nettverk og delta på en læringsarena hvor deltagende kommuner lærer av hverandre, både mht hva man har lykkes med og hva som har vært utfordrende, gir en økt sannsynlighet for å velge riktige tiltak og lykkes i implementering av nye løsninger. Økt digitalisering vil utfordre våre etablerte organisasjonsstrukturer, oppgavefordeling, ansvar og myndighet, og stille krav til endrings- og omstillingsevne. Fremtidige digitaliseringsprosjekter vil også stille krav til både omstillingsvilje- og evne, både med hensyn til kompetanse til å meste nye arbeidsform/verktøy og i arbeidet med organisasjonsutvikling. Dette krever involvering av medarbeidere, godt samarbeid med ansattes organisasjoner og forankring hos folkevalgte for å lykkes. Gjennom deltakelse i dette utviklingsprosjektet ser Lier kommune frem til å få kunnskap om gode rammer for samhandling om arbeidet med digitalisering som er et nytt område i kommunen, og som går på tvers av både kommunens verdikjede og stabsfunksjoner. 27

28 Lier kommune PB LIER Deres ref Vår ref 15/ Dato 1. februar 2018 Informasjon om opptak i prosjekt om digital kompetanse i kommunene Viser til søknad fra Lier kommune om å delta i prosjekt om digital kompetanse i kommunene. Det kom inn 74 søknader fra totalt 143 kommuner. Etter en helhetlig vurdering av søknadene er det gledelig å informere om at Lier kommune er med i prosjektet. Oppstartskonferansen arrangeres 5. mars 2018 på Gardermoen. Deltakelse i programmet inkluderer dekning av deltakeravgift for inntil 5 personer. Dette gjelder for både oppstartskonferansen og for de kommende workshoper. Reise og øvrig opphold dekkes av kommunene. Det forventes deltakelse fra folkevalgte, administrasjonen og tillitsvalgte. Det vil også være mulig å følge oppstartskonferansen på streaming. Påmelding til oppstartskonferansen gjøres her: Frist for påmelding: 13. februar. Det jobbes også med utvikling av en kunnskapsplattform. Denne vil presenteres på oppstartskonferansen. Prosjektet er et samarbeid mellom Kommunal- og moderniseringsdepartementet, KS og hovedsammenslutningene i arbeidslivet. KS har ansvar for gjennomføring av møteplassene. Videre kommunikasjon om møteplassene vil derfor gå via KS. Deltakerkommunene må oppgi en kontaktperson fra kommunen. Send derfor navn og e-post til Lisa Neumann- Grue: LNG@ks.no Postadresse Postboks 8112 Dep 0032 Oslo postmottak@kmd.dep.no Kontoradresse Akersg Telefon* Org no Avdeling Kommunalavdelingen Saksbehandler Ina Kathrine Ruud

29 Samarbeidspartene i prosjektet ser frem til å møte dere på oppstartskonferansen. Med hilsen Mari Jacobsen (e.f.) avdelingsdirektør Ina Kathrine Ruud fagdirektør Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer Kopi Kommunesektorens organisasjon Side 2 29