Rutiner og løsninger for å sikre entydig person- og hendelsesidentifikasjon i SYSVAK

Rutiner og løsninger for å sikre entydig person- og hendelsesidentifikasjon i SYSVAK versjon 1.0 1999-02-08 KITH R 1/99 ISBN 82-7846-056-6

KITH-rapport Tittel Rutiner og løsninger for å sikre entydig person- og hendelsesidentifikasjon i SYSVAK Forfatter(e) Jim J. Yang Oppdragsgiver(e) Statens helsetilsyn Rapportnummer R 1/99 ISBN 82-7846-056-6 Godkjent av Bjørn Engum Direktør Sammendrag URL: http://www.kith.no/rapportarkiv/ SYSVAK-Nokkel-v10.PDF Dato 1999-02-06 Antall sider 29 Kvalitetssikret av Torbjørn Nystadnes Kompetansesenter for IT i helsevesenet AS Postadresse Sukkerhuset 7005 Trondheim Besøksadresse Sverresgt 15 Telefon 73 59 86 00 Telefaks 73 59 86 11 e-post firmapost@kith.no Foretaksnummer 959 925 496 Prosjektnummer Gradering Åpen SYSVAK er et nasjonalt melde- og registreringssystem for vaksinasjonsopplysninger. SYSVAK har vært i drift siden 1. januar 1995. Fra 1. januar 1996 ble helsestasjons- og skolehelsetjenesten i hele landet pålagt meldeplikt til det sentrale SYSVAK-registeret om vaksinasjonsopplysninger for barn og unge. Den planlagte allmenne meldeplikten for alle helsetjenesteenheter som vaksinerer, er imidlertid utsatt på ubestemt tid. Dagens SYSVAKløsninger inneholder også en del svakheter, bl.a. at det mangler løsninger for å sikre entydig person- og hendelsesidentifikasjon. Denne rapporten er et resultatet av arbeidet med å foreslå løsninger og rutiner for å sikre entydig person- og hendelsesidentifikasjon i SYSVAK. Forslaget går ut på at personer skal registreres og identifiseres med et fullt fødselsnummer (eller D-nummer) når nummeret er tilgjengelig. Hjelpenummer brukes bare når man er helt sikker på at vedkommende person ikke vil komme til å få et fødsels- eller D-nummer tildelt av norske myndigheter. Rapporten beskriver også krav til manuelle rutiner samt krav til datasystemer for å sikre entydig person- og hendelsesidentifikasjon i SYSVAK. Løsningene vil bli utprøvd sammen med utprøving av EDIFACT-baserte standardiserte SYSVAK-meldinger.

Forord SYSVAK er et nasjonalt melde- og registreringssystem for vaksinasjonsopplysninger. Formålet med SYSVAK er at meldinger om vaksinasjoner skal fremskaffe informasjon til lokale og sentrale helsemyndigheter som grunnlag for å gjennomføre en tilfredsstillende vaksinasjonsdekning på landsbasis og å overvåke vaksinasjonsstatus hos den enkelte. Denne rapporten er et resultat av arbeidet med å foreslå løsninger og rutiner for å sikre entydig person- og hendelsesidentifikasjon i SYSVAK-registeret. Arbeidet har foregått i perioden desember 1998 januar 1999, under ledelse av Statens helsetilsyn, med KITH som sekretær og med aktiv deltagelse av dagens leverandører av SYSVAKløsninger (EDB, Profdoc og Infodoc). Dette arbeidet er også samordnet med utvikling og utprøving av EDIFACT-baserte standardiserte SYSVAK-meldinger slik at løsningene også blir utprøvd sammen med EDIFACT-meldingene. Statens helsetilsyn ved rådgiver Elin Sæther har vært prosjektleder for dette arbeidet og KITH ved sjefsrådgiver Jim J. Yang hovedansvarlig for denne rapporten. KITH vil bruke anledningen til å takke Statens helsetilsyn for oppdraget og alle prosjektdeltagere for et godt samarbeid. i

Innhold 1. INNLEDNING 1 1.1 SYSVAK 1 1.2 Status på meldingsutveksling i SYSVAK 2 1.3 Behov for entydig personidentifikasjon 2 1.4 Målsetting, forutsetninger og avgrensninger 3 1.5 Sammendrag av den foreslåtte løsningen 4 1.6 Organisering av arbeidet 4 1.7 Organisering av rapporten 4 2. LØSNING FOR Å SIKRE ENTYDIG REGISTRERING OG GJENFINNING AV VAKSINASJONSHENDELSER 6 3. LØSNING FOR Å SIKRE EN ENTYDIG PERSONIDENTIFIKASJON 8 3.1 Generelle prinsipper 8 3.2 Rutinebeskrivelse 8 3.2.1 Er personen vaksinert tidligere? 9 3.2.2 Er personen registrert tidligere? 9 3.2.3 Hent ned data om personen 10 3.2.4 Registrer personen og/eller hendelse(r) 11 3.2.5 Er personens fødsels-/d-nummer kjent? 11 3.2.6 Skaff eksisterende eller nytt fødsels-/d-nummer 12 3.2.7 Skaff et SYSVAK-tildelt hjelpenummer 12 4. KRAV TIL ARBEIDSRUTINER FOR Å SIKRE EN ENTYDIG PERSONIDENTIFIKASJON 14 4.1 Fødeavdelinger 14 4.2 Andre sykehusavdelinger inklusive akuttmottak/legevakt 15 4.3 Primærhelsetjenesten 15 4.4 Vaksinasjonskontor 16 4.5 Ved maskin- og/eller programhavari 16 5. KRAV TIL DATASYSTEMER FOR Å SIKRE EN ENTYDIG PERSONIDENTIFIKASJON 18 5.1 Konsekvenser for datasystemene 18 5.2 Krav til sentrale SYSVAK-applikasjoner 18 5.3 Krav til lokale SYSVAK-applikasjoner 19 REFERANSER 20 VEDLEGG A FØDSELSNUMMER, D-NUMMER OG HJELPENUMMER 21 A.1 Offisielle norske nummersystemer 21 A.2 Hjelpenummer (H-nummer) 22 VEDLEGG B DAGENS LØSNING OG PROBLEMER 23 B.1 Dagens løsning 23 B.2 Dagens problemer 24 ii

1. Innledning Dette kapittel gir en kort beskrivelse av bakgrunnen for denne rapporten: vaksinasjonsregisteret SYSVAK, problemstillingen rundt håndtering av identifikatorer (av personer og hendelser tilknyttet personene som registreres) i SYSVAK, den overordnede målsettingen for dette arbeidet, samt oppbygging av denne rapporten. 1.1 SYSVAK SYSVAK et nasjonalt registrerings- og meldesystem SYSVAK er et nasjonalt registrerings- og meldesystem for vaksinasjonsopplysninger. Formålet med SYSVAK er at meldinger om vaksinasjoner skal fremskaffe informasjon til lokale og sentrale helsemyndigheter som grunnlag for å gjennomføre en tilfredsstillende vaksinasjonsdekning på landsbasis og å overvåke vaksinasjonsstatus hos den enkelte. Sentralt register Sentral Registreringsenhet Andre registre f.eks. Folkereg. Registreringsenhet Registreringsenhet......... Vaksinasjonsenhet Vaksinasjonsenhet Vaksinasjonsenhet Vaksinasjonsenhet Vaksinasjonsenhet... Figur 1: Overordnet arkitektur for SYSVAK. Informasjonsutveksling i SYSVAK Figur 1 er hentet fra "SYSVAK Kravspesifikasjon" [1] og illustrerer følgende hovedprinsipper for utveksling av vaksinasjonsopplysninger i SYSVAK, som er relevante for dette arbeidet: 1

= = = = = Vaksinasjoner foretas ved vaksinasjonsenhetene (f.eks. helsestasjon, legekontor, etc.). Vaksinasjonsopplysninger registreres ved registreringsenhetene (som kan være sammenfallende med vaksinasjonsenheter). Registrering av vaksinasjonsopplysninger kan også inngå som en del av f.eks. journalsystem for helsestasjonstjenesten. Registrerte vaksinasjonsopplysninger meldes til det sentrale SYSVAK-registeret. Vaksinasjons- og registreringsenhetene kan spørre/søke i det sentrale SYSVAK-registeret og hente ned vaksinasjonsopplysninger om enkeltpersoner. Brukerne kan i dag også bestille fra det sentrale SYSVAKregisteret ulike typer statistikker som f.eks. dekningsgrad. 1.2 Status på meldingsutveksling i SYSVAK Meldeplikt Noen faktatall om SYSVAK Fra 1. januar 1996 ble helsestasjons- og skolehelsetjenesten i hele landet pålagt å melde til det sentrale SYSVAK-registeret vaksinasjonsopplysninger om barn og unge. En allmenn meldeplikt for alle typer helsetjenesteenheter som vaksinerer, er vurdert innført på landsbasis. Innføringen ble imidlertid utsatt på ubestemt tid. Per 1. oktober 1998 er det i SYSVAK-registeret registrert ca. 1.136.500 personer og ca. 10.920.000 vaksinasjoner. I løpet av de 8 første månedene av 1998, ble det registrert 109.515 nye personer, 1.175.080 vaksinasjoner hvorav 135.800 (dvs. 11,56%) på papirskjemaer. I løpet av en 3 års periode har det med andre ord vært en utvikling fra 100% papirskjemaer ved 1. januar 1995, til nå med ca. 88% EDI-meldinger. EDI-meldingene som i dag er i drift er imidlertid basert på proprietære ASCII-format, som bl.a. medfører dårlig datakvalitet. Det foregår derfor i skrivende stund et parallelt arbeid med å utvikle og utprøve standardiserte SYSVAK-meldinger. 1.3 Behov for entydig personidentifikasjon Det blir litt etter hvert oppdaget svakheter ved personidentifikasjon i dagens SYSVAK-løsninger. Ettersom SYSVAK inneholder personrelaterte data, er det absolutt nødvendig med en entydig personidentifikasjon. Mangel på løsninger for entydige personidentifikasjoner har også ført til dårlige løsninger for identifikasjon av vaksinasjonshendelser. Oppdatering av opplysninger Entydig personidentifikasjon trengs ved: = Oppdatering av person- og/eller vaksinasjonsopplysninger i SYSVAK-registrene. Det er viktig at vaksinasjonsopplysninger 2

Spørring/søking etter opplysninger = som er sendt inn fra en vaksinasjons-/registreringsenhet blir registrert på den rette personen. Det er også viktig at den samme personen blir registrert bare en gang i registeret. Spørring/søking etter vaksinasjonsopplysninger om enkeltpersoner. Med den entydige personidentifikasjonen tilgjengelig vil søking/spørring kunne resultere nøyaktige treff 1 som er en viktig forutsetning for å få tak i vaksinasjonsopplysninger om den rette personen. 1.4 Målsetting, forutsetninger og avgrensninger Målsetting Entydig personidentifikasjon Forutsetning Avgrensning Dette arbeidet har som mål å komme frem til løsninger og rutiner som sikrer entydig identifikasjon av personer og vaksinasjonshendelser knyttet til personene i SYSVAK-registeret. Med en entydig personidentifikasjon ønsker man å: 1. unngå at person- og/eller vaksinasjonsopplysninger blir registrert på feil person, 2. unngå at samme person blir registrert flere ganger med eller uten overlappende person- og/eller vaksinasjonsopplysninger. Denne prosjektgruppen forutsetter at vaksinasjonsopplysninger ikke er tidskritiske data, slik at man med hensyn til å få best mulig datakvalitet vil kunne velge å vente noen dager med å rapportere data inn til det sentrale SYSVAK-registeret, for personer som mangler et gyldig identifikasjonsnummer. Denne rapporten og løsningene som er presentert i rapporten tar utgangspunktet i helsestasjons- og skolehelsetjenesten som står bak hoveddelen av vaksineringen av barn og unge. Løsningene og rutinene vil også i første omgang bare bli testet ut mot helsestasjons- og skolehelsetjenesten. Ved å få etablert løsninger og rutiner for entydige person- og hendelsesidentifikasjoner for helsestasjons- og skolehelsetjenesten, samt å beskrive eventuell anvendelse av løsningene i andre deler av helsetjenesten, ønsker man allikevel å få etablert løsninger for entydige person- og hendelsesidentifikasjoner i SYSVAK-systemet på en generell basis. 1 Det kan imidlertid være dubletter som gjør at man ikke får tak i alle opplysninger om den aktuelle personen ettersom personen er blitt registrert to eller flere ganger med ulike identifikasjoner, selv om søket resulterer i ett nøyaktig treff. 3

1.5 Sammendrag av den foreslåtte løsningen Den foreslåtte løsningen kan kort oppsummeres som følger: 1. Alle personer skal identifiseres primært ved hjelp av fullt fødselsnummer, sekundert D-nummer og tertiært SYSVAK-tildelt hjelpenummer. Det understrekes at det ikke er ønskelig at hjelpenummer tas i bruk slik at fullt fødselsnummer eller D-nummer skal brukes der det er mulig. 2. Registreringsenhetene er ansvarlige for elektronisk innrapportering av person- og vaksinasjonsopplysninger til det sentrale SYSVAK-registeret og skal benytte personidentifikasjon som angitt under punkt 1 ovenfor. 3. Man skal vente med elektronisk innmelding til det sentrale SYSVAK-registeret for personer som mangler gyldig identifikasjonsnummer, til det foreligger et gyldig identifikasjonsnummer som angitt under punkt 1 ovenfor. 4. Det ikke er behov for et eget nummersystem for identifikasjon av vaksinasjonshendelser. En vaksinasjonshendelse skal kunne registreres og gjenfinnes entydig ved hjelp av kombinasjonen av personidentifikasjon, type vaksinasjonshendelse, vaksinekode og hendelsesdato. 1.6 Organisering av arbeidet Prosjektgruppen Arbeidet er samordnet med utvikling og utprøving av standardiserte SYSVAK-meldinger og bruker den samme prosjektgruppen, som består av følgende personer: = = = = = Elin Sæther (leder), Arnt Ole Ree, Statens helsetilsyn Jim J. Yang (sekretær), Edgar Glück, KITH Liv Engelstad, Terje Aastorp, EDB Svein Olav Hoff, Roger Hansen, Profdoc Håkon Buvig, Infodoc 1.7 Organisering av rapporten Denne rapporten er videre organisert som følger: Kap. 2 beskriver løsningene for å sikre entydig registrering og gjenfinning av vaksinasjonshendelser. Kap. 3 beskriver løsningene for å sikre en entydig personidentifikasjon. Kap. 4 beskriver krav til manuelle rutiner for å sikre en entydig personidentifikasjon. 4

Kap. 5 beskriver krav til datasystemer for å sikre en entydig personidentifikasjon. Vedl. A beskriver kort fødselsnummer, D-nummer og hjelpenummer, som et kort utdrag av KITH rapport R 11/98 "Hjelpenummer for personer uten kjent fødselsnummer" ([2]). Vedl. B gir en kort presentasjon av dagens løsninger for personog hendelsesidentifikasjon og problemene rundt det. 5

2. Løsning for å sikre entydig registrering og gjenfinning av vaksinasjonshendelser Dette kapittelet beskriver løsninger og rutiner for å sikre entydig registrering og gjenfinning av vaksinasjonshendelser. Løsningene beskrevet i dette kapitlet er basert på at entydig personidentifikasjon blir sikret ved hjelp av løsninger presentert i kapitlene 3, 4 og 5. Forutsatt at entydig personidentifikasjon sikres Personidentifikasjon + hendelsestype + hendelsesdato + vaksinekode Ukjent hendelsesdato? "Urimelige" tidsintervall mellom to vaksinasjoner Denne prosjektgruppen mener at dagens problemer som har oppstått rundt hendelsesidentifikasjonen, hovedsakelig skyldes av at det manglet entydige personidentifikasjoner. For at vaksinasjonshendelser skal kunne entydig registreres og gjenfinnes, er det derfor viktig at entydige personidentifikasjoner sikres ved hjelp av løsningene som er beskrevet i kapitlene 3, 4 og 5, samt at databaseløsningene sikrer at vaksinasjonshendelsene blir knyttet til den tilhørende personen. Basert på forutsetningene nevnt ovenfor, mener denne prosjektgruppen at det ikke er behov for egne identifikatorer for vaksinasjonshendelser. En vaksinasjonshendelse skal kunne entydig registreres og gjenfinnes ved hjelp av kombinasjonen av personidentifikasjon, hendelsestype (vaksinasjon, vaksinasjonsreaksjon eller kontraindikasjon), hendelsesdato (eks. vaksinasjonsdato) og vaksinekode (eks. BCG01). Dette fordi det ikke vil være tilfelle at vaksinasjon av samme type blir gitt samme person flere enn en gang på samme dag. I praksis vil dessuten de fleste typer vaksiner ikke bli gitt den samme personen flere dager etter den forrige vaksinasjonen. I tilfeller hvor hendelsesdatoen er ukjent ved registreringen (f.eks. enkelte utenlandske vaksinasjonskort har utelatt vaksinasjonsdato), er det allerede i dagens SYSVAK foreslått å bruke personens fødselsdato. Er det flere hendelser av samme type med ukjent dato, velges påfølgende datoer etter fødselsdato som fiktive hendelsesdatoer. SYSVAK-applikasjonene skal derfor kunne sjekke "urimelighet" når det gjelder hendelsesdato, f.eks. å gi brukeren en advarsel hvis det blir registrert/rapportert inn flere vaksinasjoner med samme vaksinekode, gitt til samme person, men med for korte intervaller mellom vaksinasjonsdatoene. Hva som er rimelige tidsintervaller mellom etterfølgende vaksinasjoner av samme type er imidlertid avhengig av bl.a. vaksinetype og om det er fiktive hendelsesdatoer som beskrevet ovenfor. 6

Kriterier og algoritmer for rimelighetssjekking er dessuten utenfor omfanget av dette arbeidet. Oppdatering av vaksinasjonsopplysninger Når det gjelder oppdatering av vaksinasjonsopplysninger, er det hovedsakelig følgende to tilfeller hvor vaksinasjonsopplysninger skal oppdateres: 1. En eller flere av hendelsesdato, hendelsestype og vaksinekode var feil: Vi foreslår følgende sekvens av operasjoner når slike feil skal rettes opp: a) send til det sentrale SYSVAK-registeret en melding (SYSVOPPD) om å slette den feilregistrerte hendelsen (som kjennetegnes og dermed gjenfinnes ved hjelp av: personidentifikasjon + den opprinnelige hendelsesdato + den opprinnelige hendelsestype + den opprinnelige vaksinekode); b) send deretter til det sentrale SYSVAK-registeret en annen melding (SYSVOPPD) om å legge inn en nyregistrering av en vaksinasjonshendelse (denne gangen med: personidentifikasjon + den korrekte hendelsesdato + den korrekte hendelsestype + den korrekte vaksinekode, samt andre opplysninger som tilhører denne hendelsen). Denne sekvensen av operasjoner er den mest logiske fordi den feilregistrerte vaksinasjonshendelse hadde aldri eksistert og må derfor slettes før man legger inn den korrekte hendelsen. Denne sekvensen av operasjoner vil også sikre at vårt forslag om å bruke kombinasjonen av "personidentifikasjon + hendelsesdato + hendelsestype + vaksinekode" vil kunne fungere. 2. Feil opplysninger i andre felter enn de som er nevnt under forrige punkt: Det sendes til det sentrale SYSVAK-registeret en melding (SYSVOPPD) om å oppdatere opplysninger om en gitt vaksinasjonshendelse (som kjennetegnes ved kombinasjonen av "personidentifikasjon + hendelsesdato + hendelsestype + vaksinekode"). Det gjøres også oppmerksom på at når registrerte vaksinasjonsopplysninger inngår i et journalsystem, gjelder vanlige journalforskriftskrav som f.eks. krav til at registrerte/lagrede data ikke skal kunne endres, at historiske data skal kunne gjenskapes, etc. 7

3. Løsning for å sikre en entydig personidentifikasjon Dette kapittel tar utgangspunktet i elektronisk registrering og innmelding av person- og vaksinasjonsopplysninger. Kapittelet beskriver den overordnede skissen til løsningen og rutinene som skal brukes når en person og/eller vaksinasjonshendelser tilknyttet personen skal registreres og innmeldes til det sentrale SYSVAK-registeret. Se også kapittel 4 og 5 om krav til arbeidsrutiner og krav til datasystemer for at denne løsningen skal fungere. 3.1 Generelle prinsipper Følgende generelle prinsipper legges til grunn for løsningen som foreslås her i dette kapitlet: 1. Enhver melding til det sentrale SYSVAK-registeret for oppdatering av person- og/eller vaksinasjonsopplysninger, må inneholde et gyldig identifikasjonsnummer for personen meldingen gjelder. 2. Det er et lokalt ansvar å sikre datakvaliteten ved innmelding av person- og vaksinasjonsopplysninger til det sentrale SYSVAKregisteret. Dette inkluderer også et gyldig identifikasjonsnummer til personen meldingen gjelder. Løsningene og rutinene som er beskrevet i dette kapitlet kan også oppsummeres til følgende krav: a) Alle personer skal identifiseres primært ved bruk av fullt fødselsnummer, sekundært D-nummer og tertiært et SYSVAKtildelt hjelpenummer. b) Vaksinasjons-/registreringsenheten er ansvarlig for å innrapportere person- og vaksinasjonsopplysninger og skal benytte personidentifikasjon som angitt under punkt a ovenfor. 3.2 Rutinebeskrivelse Figur 1 viser et beslutningstre som illustrerer rutinen for håndtering av personidentifikasjon i forbindelse med registrering av en person og/eller hendelse(r) tilknyttet personen. Situasjonene/handlingene til venstre i figuren er de mest vanlige. 8

De enkelte skrittene som er illustrert i figuren blir beskrevet nærmere i dette kapittel hvor nummeret i figuren tilsvarende avsnittsnummer i dette kapittel (eks. skritt 1 i figuren blir beskrevet i avsnitt 3.2.1). (1) Er personen vaksinert tidligere? Ja, Vet ikke Nei (2) Er personen registrert tidligere? Ja Nei (5) Er personens fødsels-/d-nr kjent? (3) Hent ned data om personen Ja Nei (6) Skaff eksisterende eller nytt fødsels-/d-nr Funnet off. id-nr. Mislykkes (7) Skaff et SYSVAK-tildelt hjelpe-nr. (4) Registrer personen og/eller hendelse(r) Figur 2: Overordnet skisse til rutiner for håndtering av personidentifikasjon. 3.2.1 Er personen vaksinert tidligere? Formål: Hvis en person er vaksinert tidligere, er det stor sjanse for at personen er registrert i systemet, spesielt når det gjelder vaksinering av barn og ungdommer. Rutine/metode: Spør personen eller familie (f.eks. mor eller far) om personen er vaksinert tidligere. Kommentar: ingen. 3.2.2 Er personen registrert tidligere? Formål: Når en person har vært vaksinert tidligere, er det stor sannsynlighet for at vedkommende allerede er registrert i SYSVAK. For å unngå duplisering av personer i SYSVAK og å unngå at samme opplysninger registreres flere ganger, skal det søkes i SYSVAKsystemet om personen allerede finnes registrert. Rutine/metode: Når personen ikke finnes lokalt, søkes det i det sentrale SYSVAK-registeret ved å bruke den elektroniske spørremeldingen SYSVSPØR. 9

Kommentar 1: I skrivende stund er spørremeldingen (SYSVSPØR) under utvikling. I forbindelse med utvikling og utprøving av spørremeldingen vil det senere i prosjektet bli utarbeidet veiledninger for bruk av denne spørremeldingen for å få mest mulig nøyaktige treff ved spørring mot det sentrale registeret. Kommentar 2: For å unngå dubletter bør man søke med ulike (kombinasjoner av) kriterier, hvis man ikke får treff ved første forsøk. Det er ikke gitt at et fullt fødselsnummer alltid ville gi det rette svar. Eksempelvis vil en person som har fått endret sitt identifikasjonsnummer (eks. ved overgang fra D-nummer til fødselsnummer, eller ved endring av fødselsdato som medfører et nytt fødselsnummer), ikke blitt gjenfunnet i registrene hvis man bruker det nye fødselsnummer siden personen var blitt registrert med det forrige identifikasjonsnummer. Vi anbefaler derfor at man foretar flere ulike søk i registrene når det gjelder personer i årskullene fra og med 1980, da disse med stor sannsynlighet allerede er registrert i SYSVAK. Kommentar 3: Gitt at spørrekriteriene er hensiktsmessig utformet (se også kommentar 3), vil søkingen/spørringen resultere i enten at personen allerede finnes registrert eller at personen ikke finnes registrert. Når personen allerede er registrert i systemet, har personen allerede fått et entydig identifikasjonsnummer og dette nummeret skal brukes til å registrere ytterligere opplysninger om personen, med mindre dette nummeret skal oppdateres som beskrevet i kommentar 2 i avsnitt 3.2.4. 3.2.3 Hent ned data om personen Formål: Hvis personen allerede finnes registrert i det sentrale registeret, skal data om personen hentes ned fra det sentrale registeret og lagres i det lokale registeret før nye opplysninger registreres. Dette ikke bare for å unngå at samme opplysninger registreres flere ganger, men ikke minst viktig også med hensyn på den medisinske kvaliteten at det lokale SYSVAK-registeret skal ajourholdes med innholdet i det sentrale SYSVAK-registeret. Rutine/metode: Ved eksakt treff og ved rett opsjon/kommando 2 oppgitt i spørremeldingen SYSVSPØR, vil man få returnert opplysningene om de(n) personen(e) som det søkes etter, i svarmeldingen SYSVSVAR fra det sentrale SYSVAK-registeret. Kommentar 1: I skrivende stund er både spørremeldingen SYSVSPØR og svarmeldingen SYSVSVAR under utvikling. I forbindelse med utvikling og utprøving av SYSVAK-meldingene, vil det se- 2 Søk etter person med vaksinasjonsopplysninger for å få returnert vaksinasjonsopplysninger. 10

nere bli utarbeidet veiledning for hvordan spørremeldingen brukes til å hente data om bestemte personer. Kommentar 2: Hvordan evt. "konflikter" mellom data lokalt og data som er hentet ned fra det sentrale SYSVAK-registeret løses, er utenfor omfanget av dette arbeidet. 3.2.4 Registrer personen og/eller hendelse(r) Formål: Registrering av person- og/eller vaksinasjonsopplysninger, med entydig identifikasjon til personen. Rutine/metode: Ved å bruke registreringsprogram/modul som finnes installert på det lokale SYSVAK-systemet, samt oppdateringsmeldingen SYSVOPPD for innmelding av registrerte vaksinasjonsopplysninger til det sentrale SYSVAK-registeret. Kommentar 1: Registreringen skal bare kunne foregå når det finnes et lovlig identifikasjonsnummer for personen (offisielt fødselsnummer eller D-nummer, eller hjelpenummer). Se ellers avsnitt 3.2.5 "Er personens fødsels-/d-nummer kjent?", 3.2.6 "Skaff eksisterende eller nytt fødsels-/d-nummer" og 3.2.7 "Skaff et SYSVAK-tildelt hjelpenummer". Kommentar 2: Hvis en person tidligere er blitt registrert ved hjelp av et hjelpenummer (jfr. avsnitt 3.2.7 om tildeling av hjelpenummer) og når man på et senere tidspunkt får tilgang til det endelige fødselsnummeret (eller D-nummeret), skal endringen meldes til det sentrale SYSVAK-registeret som oppdatering av personopplysninger. Dette gjelder også overgang fra et D-nummer til et fødselsnummer. 3.2.5 Er personens fødsels-/d-nummer kjent? Formål: For å undersøke om personens fødsels- eller D-nummer er tilgjengelig/kjent. Hensikten er at fødsels- eller D-nummer, i den rekkefølge, skal brukes når dette er mulig. Rutine/metode: Ved å spørre personen/pårørende, ved å bruke tilgjengelige papirer om personen, eller ved å søke i Folkeregisteret. Kommentar 1: Se vedlegg A om fødselsnummer og D-nummer. Kommentar 2: Hvordan det lokale SYSVAK-systemet sjekker mot Folkeregisteret for å finne ut om en person har et gyldig fødselsnummer eller D-nummer er utenfor omfanget av dette arbeidet og skal løses av leverandøren til det lokale SYSVAK-systemet. 11

Kommentar 3: Det er naturligvis kun to utfall: personens fødsels-/dnummer er kjent eller ikke kjent. 3.2.6 Skaff eksisterende eller nytt fødsels-/d-nummer Formål: For å skaffe det eksisterende fødsels-/d-nummer for personen, eller et nytt fødsels- /D-nummer når personen ikke tidligere har fått tildelt et slikt nummer. Rutine: Søk i folkeregisteret for å skaffe det eksisterende fødsels- eller D-nummer. Forespørsel til Sentralkontoret for tildeling av fødselsnummer (eller D-nummer) når det ikke allerede eksisterer et slikt nummer. Kommentar 1: I henhold til Lov om folkeregistrering, 4 ([6]), får enhver som er bosatt i Norge et fastsatt fødselsnummer og for andre personer kan det fastsettes enten et fødselsnummer eller et D-nummer når det foreligger et begrunnet behov for det. Kommentar 2: I henhold til Forskrift om D-nummer, 3 ([8]), er det den registreringsenhet som har behov for D-nummer som skal rekvirere D-nummer fra Sentralkontoret. Kommentar 3: Det er naturligvis kun to utfall: forsøket med å skaffe et eksisterende eller nytt fødsels-/d-nummer lykkes eller mislykkes. Det understrekes at SYSVAK-tildelt hjelpenummer bare skal brukes for personer som ikke får tildelt fødsels- eller D-nummer, noe som er svært sjeldent når det gjelder SYSVAK og spesielt når det gjelder registrering av barn og unge som vaksineres. 3.2.7 Skaff et SYSVAK-tildelt hjelpenummer Formål: For å skaffe et hjelpenummer som det entydige identifikasjonsnummeret til en person som skal registreres i det sentrale SYSVAK-registeret og som ikke får tildelt et fødselsnummer eller D- nummer. Rutine/metode: Ved skriftlig å henvende seg til det sentrale SYSVAK-registeret for å få tildelt et hjelpenummer. Kommentar 1: Bruk av SYSVAK-tildelt hjelpenummer bør unngås. Hvis det senere viser seg at det er et klart behov for hjelpenummer, bør det søkes om forskriftsendring slik at SYSVAK (eller helsevesenet generelt) får dekket sine behov for entydig å registrere personer ved hjelp av fødsels- og D-nummer. 12

Kommentar 2: Det vil senere i prosjektet bli utarbeidet rutiner for hvordan institusjonene skal henvende seg for tildeling av hjelpenummer. 13

4. Krav til arbeidsrutiner for å sikre en entydig personidentifikasjon Dette kapittelet beskriver de viktigste kravene til manuelle rutiner (samt bruk av datastøttede rutiner), for å sikre entydig personidentifikasjon i forbindelse med registrering av person- og/eller vaksinasjonsopplysninger. 4.1 Fødeavdelinger Vaksinering av nyfødte (BCG og Hepatitt B) Barn av innvandrerforeldre fra land med høy tuberkulosesykelighet blir tilbudt BCG-vaksinasjon rett etter fødselen. Hepatitt B vaksine gis til nyfødte barn når foreldre/familie er smittebærere av hepatitt B. Nyfødte barn har som regel ikke fått sitt eget fødselsnummer før de forlater fødeavdelingen første gang. Dessuten kommer de som regel ikke til å komme i kontakt med fødeavdelingen igjen etter at de neon måneder etterpå har fått tildelt sitt eget fødselsnummer. Dette gjør det vanskelig for fødeavdelingen å kunne registrere vaksinasjonsopplysninger på barnet med barnets egen entydige identitet. Det å bruke pårørendes identitet er heller ingen fullgod løsning. Vaksinasjon av nyfødte registreres av helsestasjon/primærlege Vi foreslår derfor at ansvaret for elektronisk registrering og innmelding av opplysninger om vaksinasjoner som er foretatt på fødeavdelingen, blir tillagt helsestasjonstjenesten, eller til primærhelsetjenesten 3 for de få familier som ikke bruker helsestasjonstjenesten. Hvordan vaksinasjonsopplysninger om nyfødte blir sendt fra fødeavdelingen til helsestasjonen eller primærlegen 4 er utenfor omfanget av dette arbeidet. På denne måten vil vaksinasjonsopplysninger om nyfødte bli registrert ettersom så å si alle nyfødte vil bli tatt hånd om av enten helsestasjonstjenesten eller primærhelsetjenesten i den nærmeste tiden etter fødselen. Det er dessuten medisinsk forsvarlig å vente et par eller tre måneder med registrering av slike vaksinasjoner, ettersom nyfødte normalt vaksineres ikke igjen før etter 3 måneder etter fødselen. 3 Forutsetter allmenn meldeplikt. 4 F.eks. familien får med seg nødvendige papirer fra fødeavdelingen og tar med til helsestasjonen/primærlegen ved første kontakt etter fødselen; fødeavdelingen sender direkte til helsestasjonen/primærlegen; etc. 14

Før allmenn meldeplikt: meldeansvar tillegges helsestasjons- og skolehelsetjenesten Inntil en allmenn meldeplikt blir innført på landsbasis, foreslår vi imidlertid at ansvaret for elektronisk registrering og innmelding av vaksinasjonsopplysninger om barn og unge, bare blir tillagt helsestasjons- og skolehelsetjenesten. Dette forutsetter også at resten av helsevesenet (sykehusavdelinger og primærhelsetjenesten) samt publikum er informert om dette ansvaret. 4.2 Andre sykehusavdelinger inklusive akuttmottak/legevakt Som del av behandlingstiltak Før allmenn meldeplikt: meldeansvar tillegges helsestasjons- og skolehelsetjenesten Andre sykehusavdelinger enn fødeavdelingen kan også gi vaksiner til pasienter i forbindelse med operasjoner/behandlinger. Slike vaksinasjoner er derfor som regel en del av tiltaket sykehuset iverksetter. Vi antar her at sykehuset med hensyn på refusjon fra folketrygden uansett vil trenge å kunne identifisere pasienten entydig med fødselsnummer eller D-nummer. Vaksinasjonsopplysninger kan dermed også meldes til SYSVAK med det samme identifikasjonsnummer som sykehuset bruker mot folketrygden. Her anbefaler vi at man venter med å melde vaksinasjonsopplysninger til det sentrale SYSVAK-registeret til man har fått et entydig identifikasjonsnummer (fødselsnummer eller D- nummer). Inntil en allmenn meldeplikt blir innført på landsbasis, foreslår vi imidlertid at ansvaret for elektronisk registrering og innmelding av vaksinasjonsopplysninger om barn og unge, blir tillagt helsestasjons- og skolehelsetjenesten, på tilsvarende måte som beskrevet i avsnitt 4.1 om Fødeavdelinger. 4.3 Primærhelsetjenesten Vent med å melde vaksinasjonsopplysninger til SYSVAK til man har tilgang til fødsels- eller D-nummer Før allmenn meldeplikt: meldeansvar tillegges helsestasjons- og skolehelsetjenesten Det er sjeldent tilfelle at en pasient hos primærhelsetjenesten ikke har eller ikke kommer til å få et gyldig fødselsnummer eller D-nummer. For personer som ennå ikke har fått sitt eget fødselsnummer eller D- nummer (f.eks. nyfødte barn), foreslår vi at man venter med å melde inn vaksinasjonsopplysninger til man har fått tilgang til gyldig identifikasjonsnummer (fødsels- eller D-nummer) til vedkommende. Inntil en allmenn meldeplikt blir innført på landsbasis, foreslår vi imidlertid at ansvaret for elektronisk registrering og innmelding av vaksinasjonsopplysninger om barn og unge, blir tillagt helsestasjons- og skolehelsetjenesten, på tilsvarende måte som beskrevet i avsnitt 4.1 om Fødeavdelinger. 15

4.4 Vaksinasjonskontor Ferievaksinasjoner Bortsett fra influensavaksine eller lignende som ikke er meldepliktige i SYSVAK-systemet, foretar vaksinasjonskontorene hovedsakelig "ferievaksinasjoner". Dette betyr at de som får vaksine på vaksinasjonskontoret som regel er personer som oppholder seg i Norge og som dermed har fått (eller som oppfyller krav til å få) et offisielt identifikasjonsnummer (fødselsnummer eller D-nummer). Opplysninger om ferievaksinasjoner er heller ikke tidskritiske slik at det godt kan ventes med å melde inn fra vaksinasjonskontoret om ferievaksinasjoner, til fødselsnummer eller D-nummer blir tilgjengelig. Prosjektgruppen foreslår også at vaksinasjonskontorene krever at folk skal oppgi sitt fødselsnummer eller D-nummer i forbindelse med vaksinering. For de som mot formodning ennå ikke har fått sitt eget fødsels- eller D-nummer, anbefaler vi å vente med å melde inn vaksinasjonsopplysningene til det sentrale SYSVAK-registeret, til fødsels- eller D-nummer blir tilgjengelig. Før allmenn meldeplikt: meldeansvar tillegges helsestasjons- og skolehelsetjenesten Inntil en allmenn meldeplikt blir innført på landsbasis, foreslår vi imidlertid at ansvaret for elektronisk registrering og innmelding av vaksinasjonsopplysninger om barn og unge, blir tillagt helsestasjons- og skolehelsetjenesten, på tilsvarende måte som beskrevet i avsnitt 4.1 om Fødeavdelinger. 4.5 Ved maskin- og/eller programhavari Havarier alene skaper ikke problemer med personidentifikasjoner hvis rutinene følges Ta sikkerhetskopi (backup) og logg Maskin- eller programhavarier vil ikke alene skape problemer for personidentifikasjoner, hvis man følger rutinene som er skissert i kapittel 3 at man søker i det sentrale SYSVAK-registeret og henter ned personog vaksinasjonsopplysninger for de personene som allerede er registrert i det sentrale SYSVAK-registeret. Det er på den annen side vanlige driftskrav og -rutiner at det med jevne mellomrom foretas sikkerhetskopi ("backup") av all data. Ved eventuelle havarier av maskinen og/eller programvaren (journalsystem, SYSVAK-program, etc.), kan sikkerhetskopiene brukes til å bringe tilbake så mye som mulig av data som allerede er blitt registrert. I tillegg til sikkerhetskopi bør det foretas logg av hvilke personer/vaksinasjoner som er blitt innrapportert til det sentrale SYSVAKregisteret ved hvilken dato. Loggen skal oppbevares på andre steder enn SYSVAK-systemet. Ved gjenoppretting ("restore") av sikkerhetskopiene, er det hensiktsmessig at man søker (jfr. avsnitt 3.2.2) i det sentrale SYSVAKregisteret etter de personene som man utfra loggen vet allerede er blitt rapportert og hente ned data for disse personene (jfr. avsnitt 3.2.3), før 16

man foretar nye registreringer. Deretter skal man følge de rutinene som er beskrevet i kapittel 3 for nyregistreringer. Kort oppsummert, for å kunne overleve fra eventuelle maskin- og/eller programhavarier, skal man: 1. Alltid ta sikkerhetskopi med jevne mellomrom (det vanlige er daglig sikkerhetskopi) og oppbevare sikkerhetskopiene på et sikkert og brannsikkert sted. 2. Alltid logge registreringer og innmeldinger av vaksinasjonsopplysninger til det sentrale SYSVAK-registeret. 3. Gjenopprette fra sikkerhetskopiene når uhell er ute. 4. Etter en gjenoppretting fra en sikkerhetskopi og før nye registreringer, ved behov søke i det sentrale SYSVAK-registeret etter de aktuelle personene og hente ned data for disse personene. 5. Følge ellers de rutinene som er beskrevet i kapittel 3 for nyregistreringer. 17

5. Krav til datasystemer for å sikre en entydig personidentifikasjon Dette kapittelet beskriver kort konsekvensene av den foreslåtte løsningen for, samt de viktigste kravene til, datasystemene som brukes i forbindelse med registrering og innmelding av vaksinasjonsopplysninger. Det er imidlertid ikke et mål for dette prosjektet å utarbeide en fullstendig, detaljert og systematisk kravspesifikasjon. Dette kapittelet kan derfor bare brukes som en sjekkliste/huskelist for evt. arbeid med kravspesifikasjon/tilpasning av datasystemene. 5.1 Konsekvenser for datasystemene I forhold til de fleste SYSVAK-løsningene som i dag er i drift, er de viktigste konsekvensene av den foreslåtte løsningen som følger: 1. Systemene skal kunne håndtere endring av identifikasjonsnummer (eks. overgang fra et D-nummer til et fødselsnummer). Som vanlige journalføringskrav, skal historiske data dessuten kunne gjenskapes. I vårt tilfelle vil dette bety at det skal være mulig å vite hvilket identifikasjonsnummer som en gitt person var registrert med i et gitt tidspunkt. Hvordan dette implementeres i applikasjonene er imidlertid utenfor omfanget av dette arbeidet. 2. Enhver vaksinasjonshendelse skal være tilknyttet personen (vaksinanden) hendelsen gjelder. Det skal være mulig med automatisk sjekk av "rimelighet" av intervaller mellom vaksinasjonsdatoer for vaksinasjoner av samme type registrert på samme person. 3. Oppdateringsmeldingen (SYSVOPPD) skal kunne brukes til å oppdatere personidentifikasjonen (som f.eks. i tilfelle overgang fra et D-nummer til fødselsnummer). 5.2 Krav til sentrale SYSVAK-applikasjoner Viktigste krav til sentrale SYSVAK-applikasjoner er: 1. (Antatt at hjelpenummer tildeles fra det sentrale SYSVAKregisteret) Automatisk (eller påkrevd) søk gjennom registeret et- 18

ter personene det søkes om hjelpenummer for (for å unngå dubletter). 2. Ved mottak av melding for oppdateringer om person- og vaksinasjonsopplysninger, automatisk sjekk om fødselsnummer/dnummer/hjelpenummer er utfylt, samt sjekk av kontrollsifre i et slikt nummer. 3. Plass i databasen til å lagre både den gjeldende identifikasjonen (fødselsnummer, D-nummer eller hjelpenummer) og den forrige identifikasjonen (D-nummer, hjelpenummer eller et feilregistrert/korrigert fødselsnummer). Se ellers det generelle krav om å kunne gjenskape historiske data (inkl. identifikasjonsnummer) nevnt under punkt 1 i avsnitt 5.1. 5.3 Krav til lokale SYSVAK-applikasjoner Viktigste krav til lokale SYSVAK-applikasjoner er: 1. Logg: Automatisk logg av meldingene som er sendt til det sentrale SYSVAK-registeret, funksjoner for gjennomgang av loggen, etc. 2. Backup: Funksjoner for sikkerhetskopi av brukerdata, logg og applikasjonsdata, mulighet for automatisk oppstarting av sikkerhetskopiering, rutine/instruks for sikkerhetskopiering og oppbevaring av sikkerhetskopiene, etc. 3. Automatisk datakvalitetskontroll, inklusive: kontroll om fødselsnummer/d-nummer/hjelpenummer er utfylt før melding om person-/vaksinsjonsopplysninger kan sendes til det sentrale SYSVAK-registeret, automatisk sjekk av kontrollsifrene i fødselsnummer/d-nummer/hjelpenummer, etc. 4. Løsning for å håndtere og innmelde endring av identifikasjonsnummer. Se ellers det generelle krav om å ta vare på samt å gjenskape historiske data (inkl. identifikasjonsnummer) nevnt under punkt 1 i avsnitt 5.1. 5. Dublettsjekking: automatisk (med jevne mellomrom) eller manuelt startet rutine for å sjekke om det finnes dubletter (samme person blir registrert to eller flere ganger). 19

Referanser [1] "SYSVAK Spesifikasjon", KITH R 08/93, 30. november 1993. [2] "Hjelpenummer for personer uten kjent fødselsnummer", KITH R 11/98, ISBN 82-7846-051-5, 11.12.98. [3] Informasjonsmodell for elektronisk meldingsutveksling i SYSVAK. KITH R 1/98, ISBN 82-7846-042-6, 23.02.98, http://www.kith.no/rapportarkiv/sysvak_infomod_10.pdf. [4] Implementasjonsguide for overføring av vaksinasjonsopplysninger, KITH R 2/98, ISBN 82-7846-043-4, 23.02.98, http://www.kith.no/rapportarkiv/sysvak_ig_medimr_10.pdf. [5] Implementasjonsguide for overføring av meldingsbekreftelse, KITH R 4/98, ISBN 82-7846-045-0, 5.3.98, http://www.kith.no/rapportarkiv/sysvak_ig_medrsp_10.pdf. [6] Lov om folkeregistrering av 16. januar 1970 Nr. 1 (med senere endringer). [7] Forskrift om folkeregistrering, fastsatt av Skattedirektoratet 4. mars 1994. [8] Forskrift om D-nummer, fastsatt av Skattedirektoratet 14. februar 1995. 20

Vedlegg A Fødselsnummer, D-nummer og Hjelpenummer Dette vedlegget inneholder en kort presentasjon av hjelpenummeret som skal brukes i helsevesenet for personer som ikke har et gyldig offisielt identifikasjonsnummer. Vedlegget er et kort utdrag av KITH rapporten R 11/98 "Hjelpenummer for personer uten kjent fødselsnummer" ([2]). A.1 Offisielle norske nummersystemer Fødselsnummer D-nummer Det finnes i dag to offisielle nummersystem for identifisering av personer i Norge: = = Fødselsnummer: Dagens fødselsnummersystem ble etablert 1. oktober 1964 da oppbyggingen av et sentralt personregister startet. Alle som er eller har vært bosatt i Norge etter dette tidspunktet har fått tildelt fødselsnummer. Det er i dag Skattedirektoratet som er ansvarlig for tildeling av fødselsnummer. Fødselsnummeret er på 11 sifre og har denne oppbyggingen: - Fødselsdato (dag, måned, år): 6 sifre (D 1 D 2 M 1 M 2 Å 1 Å 2 ) - Personnummerdelen: individnummer: 3 sifre (I 1 I 2 I 3 ) kontrollsiffer: 2 sifre (K 1 K 2 ) Fødselsnummersystemet vil holde til år 2054. For en nærmere beskrivelse av fødselsnummer henvises til brosjyren "Fødselsnummeret, oppbygging kontrollsiffer løsning etter år 2000", http://www.skatteeatetn.no/folkeregistrering/902839728.html, fra Skattedirektoratet. D-nummer: For personer som ikke er registrert bosatt i Norge men som likevel er skattepliktige, tok skattevesenet i 1978 i bruk et eget nummersystem kalt D-nummer. D-nummer er konstruert på samme måte som fødselsnummeret bortsett fra at første siffer er tillagt 4, dvs. fødselsdag (i måned) går fra 41 til 71. Det forventes at det for D-nummer vil bli foretatt en tilsvarende endring for tildeling av individnummer som den som er vedtatt for fødselsnummeret, dvs. at individnummer 500-999 blir benyttet for personer født i perioden 2000-2054. D-numre er offisielle, unike identifikasjonsnumre for 21

de personer det gjelder og skal derfor i prinsippet benyttes på lik linje med fødselsnummer. A.2 Hjelpenummer (H-nummer) Et hjelpenummer skal være en viksomhetsintern, unik identifikasjon av en person som ikke har fødselsnummer/d-nummer eller hvor dette ikke er kjent. Oppbygging av et Hjelpenummer Hjelpenummer skal konstrueres på samme måte som fødselsnummeret bortsett fra at det tredje sifferet skal tillegges 4, dvs. måned (i fødselsdatoen) går fra 41 til 52. Individnummertildelingen skal være samme som for fødselsnummer, inkludert håndtering av kjønn og skille mellom århundrene. 22

Vedlegg B Dagens løsning og problemer Dette vedlegget gir en kort beskrivelse av dagens løsning for person- og hendelsesidentifikasjon samt problemer som er forbundet med (eller forårsaket av) dette. Oversikt over hovedtyper feil og årsaker til feilene kan brukes som en sjekklist for løsningene som nå foreslås og for senere å unngå samme situasjoner som forårsaker feilene. B.1 Dagens løsning Generering og oppbygging av den sentrale personnøkkelen "Bytting av personnøkkel" Hendelsesnøkler Meldinger for oppdatering av person- og/eller vaksinasjonsopplysninger sendes fra en registreringsenhet til det sentrale SYSVAKregisteret. Når meldingen gjelder en person som første gang registreres, genereres det i det sentrale SYSVAK-registeret en sentral nøkkel for personen. Den sentrale nøkkelen er bygd opp på grunnlag av følgende to verdier: = = RegInstitusjonsNr: dette er nummeret til den institusjonen som første gang registrerer personen. For personer som blir registrert vha. innsendte papirskjemaer, blir institusjonsnummeret til det sentrale SYSVAK-registeret brukt om RegInstitusjonsNr. LoepeNr: dette er et løpenummer til personen, som blir generert lokalt av den institusjonen som første gang registrerer personen, som institusjonen selv må holde styr på. Dersom meldingen gjelder en person som allerede er registrert i det sentrale SYSVAK-registeret, vil det ikke blir generert en ny sentral nøkkel for personen. Den eksisterende sentrale nøkkelen blir returnert til den lokale SYSVAK-applikasjonen i kvitteringsmeldingen, slik at den lokale SYSVAK-applikasjonen skal lagre og bruke den returnerte nøkkelen for senere "henvendelser" til sentralen. Dette kalles "bytting av nøkler" i dagens løsning. Hvordan nøkkelen som er returnert fra sentralen skal lagres lokalt er imidlertid ikke spesifisert. På en helt tilsvarende måte håndteres nøkler til vaksinasjonshendelsene med unntak av at løpenummeret her er et løpenummer for en vaksinasjonshendelse. Det var to hovedgrunner til å ha et eget nøkkelsystem for vaksinasjonshendelser: at dette skulle være en "blåkopi" av personhåndteringen og at systemet var designet med mulighet for bl.a. å kun- 23

ne oppdatere vaksinasjonsopplysninger uten å sende over personopplysninger. B.2 Dagens problemer Svakheter i dagens nøkkelsystem kan kort oppsummeres som følger: 1. Den sentrale personnøkkelen er basert på et løpenummer som er lokalt generert på den institusjonen som første gang registrerte personen. Dette gjør nøkkelen sårbar når nøkkelen er ment også å skulle fungere utenfor denne institusjonen. Selv for den samme institusjonen medfører denne konstruksjonen også problemer når f.eks. applikasjonen bruker samme løpenummerserier på ulike personer (f.eks. etter en maskin-/programhavari, ved overgang fra en applikasjonsversjon til en annen, etc.). 2. Den sentrale personnøkkelen er dessuten basert på nummeret til institusjonen som første gang registrerte personen. Dette gjør nøkkelen sårbar som argumentert ovenfor. Dette medfører dessuten behov for "bytting av personnøkler" når en person som allerede er registrert, av en annen institusjon blir forsøkt registrert som ny person senere. Bytting av personnøkler skaper ekstra kompleksitet i systemet og dermed ekstra feilkilder. 3. Unødig og ekstra kompleksitet oppstår ved bruk av den sentrale hendelsesnøkkelen, som medfører ekstra feilkilder. 4. Den sentrale hendelsesnøkkelen er dessuten basert på det lokalt genererte hendelsesløpenummer. Denne løsningen fungerer kun når dette løpenummeret er unikt på tvers av personene som registreres av den samme institusjonen. Den mest logiske løsningen er derimot at det lokale hendelsesløpenummer bare trenger å være unikt for den samme personen hendelsene gjelder. Problemene rundt nøkkelsystemet i dagens SYSVAK-løsninger kan videre oppsummeres som følger 5 : A. Den lokale personnøkkelen (RegInstitusjonsNr + LoepeNr) endres i lokalt system etter at nøkkelen er blitt "godkjent" og lagt inn som den sentrale personnøkkelen i det sentrale SYSVAK-registeret. Dette kan oppstå f.eks. ved en havari av den lokale applikasjonen/maskinen: etter havarien starter den lokale applikasjonen løpenummerserien på nytt (eller fra en sikkerhetskopien backup), og dermed bruker de samme løpenummere på andre personer enn de som allerede har fått disse numrene og som allerede er blitt lagt inn i det sentrale SYSVAK-registeret. 5 Oppsummering her er hentet fra EDB sitt notat til Helsetilsynet, datert 8. juli 1998, "Anbefaling av endret systemløsning for SYSVAK Sentral samt oversikt over hovedgrupper av feil", med mindre redaksjonelle redigeringer. 24

B. Den sentrale personnøkkelen er brukt på feil person. Dette kan oppstå f.eks. ved en havari som forklart foran. En annen mulig årsak til at dette kan oppstå er bruk av ASCII-formaterte filer for overføringer, hvor linjenummeret spiller en sentral rolle for hvilke opplysninger som hører til hvilke personer. C. Samme løpenummer på flere personer i den lokale databasen. Dette kan oppstå f.eks. ved at flere maskiner (ofte bærbare kontra "stasjonære", muligens også maskiner i samme lokalnettverk) tilhørende samme registreringsenhet bruker samme applikasjon som i sin tur bruker delvis eller helt sammenfallende løpenummerserier. D. To eller flere institusjoner har eller har hatt samme institusjonsnummer (RegInstitusjonsNr) og løpenummerserier (LoepeNr). Dette kan f.eks. skyldes av feil ved installasjon på disse maskinene. E. Den sentrale hendelsesnøkkelen er brukt på feil person i det lokale SYSVAK-registeret. F. Endring av nøkkelen ved overgang fra en applikasjon(-versjon) til en annen. Dette kan oppstå ved f.eks. at den nye applikasjonen/versjonen starter nummerserien på nytt. G. Det lokale systemet har flere enn en hendelse som har det samme løpenummeret men som er knyttet til ulike personer. Dette er egentlig ingen feil av det lokale systemet. Det er derimot feil i oppbyggingen av den sentrale hendelsesnøkkelen, som forklart innledningsvis i dette avsnitt (punkt 4 under svakheter). H. Backupfeil. Se punkt A foran. 25

Filnavn: R01.99-SYSVAK-Nokkel-v10.doc Katalog: K:\KITH-Rapportarkiv\KITH-rapporter\1999 Mal: C:\WINNT\Profiles\yang\Maler\enkeltsidig rapport med kap.nr. og uten vedlegg.dot Tittel: Rutiner og løsninger for å sikre entydig person- og hendelsesidentifikasjon i SYSVAK Emne: Forfatter: Jim J. Yang Nøkkelord: Merknader: Opprettelsesdato: 1/14/99 6:01 Versjonsnummer: 36 Sist lagret: 2/8/99 11:13 Sist lagret av: Jim J. Yang Samlet redigeringstid: 511 minutter Sist skrevet ut: 4/6/00 2:40 Ved siste fullstendige utskrift Antall sider: 29 Antall ord: 7,303 (ca.) Antall tegn: 41,628 (ca.)