SØGNE KOMMUNE KONTROLLUTVALGET ÅRSMELDING FOR 2013
ÅRSMELDING FRA KONTROLLUTVALGET FOR 2013 1. Innledning Kontrollutvalget avgir med dette en samlet årsmelding for 2013. Denne skal gi et bilde av utvalgets formelle rolle, instruks, forholdet til revisjonen og sekretariatet og de viktigste saker som er behandlet i året med kommentar. Kontrollutvalget avgir hvert år uttalelse til kommuneregnskapet, adressert til kommunestyret. Etter forskrift for kontrollutvalg, skal kontrollutvalget årlig rapportere om resultatet av gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroll. Bestemmelsen må ses i sammenheng med vedtatte planer og presenteres på denne måten for året 2013. 2. Kontrollutvalgets medlemmer Etter forslag fra kontrollutvalget vedtok kommunestyret i møte den 28.02.13 å utvide antall medlemmer i kontrollutvalget fra 3 til 5. Kommunestyret valgte etter dette følgende medlemmer og varamedlemmer: Medlemmer: Varamedlemmer: -Asle Jonas Holmen (AP), leder Peder Johan Pedersen (SV) For Holmen,Moi og Meiholt -Brytteva Litleré Moi (V) Audun Hinna Øvrebø (AP) d.s -Marianne Bakke Meiholt (AP) Gordon Øydna (V) d.s -Bjarne Bentsen Lieng (SP), nestleder Erik Spieler (H) For Lieng og Flor -Astrid Tordis Flor (FRP) Tom Jørgensen (FRP) d.s. Sara Nordbø Pettersen (FRP) d.s. Kontrollutvalget tilstreber åpenhet, og ønsker å spre informasjon om de saker som er til behandling i utvalget. Innkalling, saksliste og saksutredning og møteprotokoller legges derfor ut på kommunens hjemmesider. Kontrollutvalgenes møter ble åpne etter forskriftsendring av 1.7.2013 3. Kontrollutvalgets formelle stilling Etter Kommuneloven er kommunestyret pålagt å opprette et eget kontrollutvalg som skal forestå det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltning og de folkevalgte organ som kommunestyret har opprettet. Tilsynet og kontrollen skjer på vegne av kommunestyret. Regler for valg av medlemmer til kontrollutvalget er fastsatt i egen forskrift. Det er strenge begrensninger i hvem som er valgbare til utvalget. 4. Opplæring og kurs Det stilles stadig større krav og forventninger til kontrollutvalgets kompetanse, både fra det politiske miljø og kommunens innbyggere. Endret regelverk gjør det nødvendig å legge til rette for opplæring og kursvirksomhet for alle medlemmer av kontrollutvalget. Kunnskap om kontrollutvalgets rolle, oppgaver og lovverk er nødvendig for å utføre de oppgaver som fremgår av lov og forskrift. Slik opplæring og kursvirksomhet kan skje lokalt eller gjennom sentrale tilbud. Kontrollutvalget inviteres blant annet årlig til landskonferanse for kontrollutvalg i regi av Norges kommunerevisorforbund (NKRF). Dette er en viktig samling for å tilføre kontrollutvalgets medlemmer ny kunnskap, og er en arena der kontrollutvalgsmedlemmer fra hele landet møtes og drøfter saker og arbeidsmetoder. I regi av sekretariatet og revisjonen hadde utvalget en lokal kursdag hvor en gjennomgikk kontrollutvalgets rolle og oppgaver. 2
5. Intern og ekstern kontroll Fra og med 01.07.04 er kommunelovens bestemmelser om kontrollutvalg noe endret, og det er gitt ny forskrift for kontrollutvalget med virkning fra samme dato. Forskriften er gitt i medhold av kommuneloven og er bindende. I forskriften er det tatt inn utførlige regler om saksbehandlingen i utvalget. Etter kommuneloven er ansvaret for internkontrollen tillagt kommunen selv v/rådmannen. Dette omfatter både kontroll med forvaltning av kommunens midler, legalitetskontroll og saksbehandlingsrutiner. Denne internkontrollen utøves av administrasjonen. Kontrollutvalget skal på vegne av kommunestyret påse at dette fungerer. Revisjonen skal i henhold til revisjonsforskriften se etter at den revisjonspliktige har ordnet den økonomiske internkontrollen på en betryggende måte og med forsvarlig kontroll. Fylkesmannens eksternkontroll omfatter begrenset tilsyn med kommunens økonomiplaner/ forvaltning, foretar behandling av lovlighetsklager og tar stilling i klagesaker. Fylkesmannen kan dessuten på eget initiativ ta opp saker han blir kjent med. 6. Kontrollutvalgets forhold til revisjonen og sekretariatet Utvalget skal føre tilsyn med og holde seg orientert om revisjonens arbeid. Kontrollutvalget er med og prioriterer de oppgaver (herunder forvaltningsrevisjonsoppgaver og selskapskontroll) som revisjonen skal utføre i løpet av året. Samspillet med revisjonen har vært viktig. Forholdet mellom kontrollutvalget og revisjonen er godt, og utvalget har fått tilgang på de opplysninger som det har vært behov for. Fra og med 01.01.05 har sekretærhjelp og saksforberedelse til kontrollutvalget vært kjøpt fra Arendal Revisjonsdistrikt IKS. Dette har sammenheng med at forskrift for kontrollutvalg ble endret, med den følge at kommunens utøvende revisor ikke lenger kunne være sekretær for utvalget. Den praktiske løsningen som er valgt for Søgne, har fungert tilfredsstillende i 2013. I løpet av 2013 er det igangsatt et arbeid med å etablere en ny sekretariatsordning. Et forslag ventes framlagt for kontrollutvalget og kommunestyret i 1. halvår 2014. Arendal revisjonsdistrikt IKS leverer sekretariatstjenester til kontrollutvalget inntil nyordningen er på plass. Normalt vil kontrollutvalget få saker fremmet av revisjonen og sekretariat, men utvalget kan også ta opp saker av eget initiativ eller etter anmodning/pålegg fra kommunestyret. 7. Kontrollutvalgets arbeid og oversikt over behandlede oppgaver/prosjekter I 2013 har kontrollutvalget hatt 5 møter og behandlet 30 saker. I årsmeldingen gis en oversikt over planlagte forvaltningsrevisjonsprosjekter i 2013 og kommentarer til disse. Likeledes en skjematisk oversikt over planlagte/gjennomførte selskapskontroller. Rapporter for gjennomførte prosjekter og selskapskontroller legges frem for kontrollutvalget, og oversendes kommunestyret til behandling, evt. administrasjonen for oppfølging. Enkelte av sakene i årsplanen er så omfattende at de ikke vil kunne bli avsluttet i løpet av året. Slike saker vil bli fulgt opp året etter, og vil utgjøre samlede prosjekter i 4-årsperioden. Utover spesifiserte prosjekter og selskapskontroller, inneholder årsmeldingen også en oversikt over andre saker som har vært til behandling i kontrollutvalget. Kontrollutvalget har gjennom året blitt løpende orientert om utviklingen i kommunens økonomi ved at rådmann/økonomisjef har møtt i kontrollutvalget. 8. Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon. Planen skal vedtas av kommunestyret selv, men kommunestyret kan delegere til kontrollutvalget å gjøre endringer i planperioden. 3
Kontrollutvalget behandlet i møte 28.11.12 overordnet analyse/plan for forvaltningsrevisjon for Søgne kommune for perioden 2011-2015 utarbeidet av Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS. Planen er godkjent av kommunestyret i møte 31.01.13. 9. Skjematisk oversikt over forvaltningsrevisjonsprosjekter Prosjekt KU - behandlet KU vedtak Kommentarer Overordnet analyse/plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015 Behandlet i KU 27.11.12, sak 23/12 ---------------------- Offentlige anskaffelser i Søgne kommune ------------------- Prosjektplan behandlet den 22.1.13 Sak 03/2013 --------------- Rapporten behandlet den 24.9.13 Sak 21/2013 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i Søgne kommune for 2012-2015 legges frem for kommunestyret til godkjenning. Kontrollutvalget ber om fullmakt av kommunestyret til å foreta endringer i planen. ---------------------------------------------- Prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet: Offentlige anskaffelser i Søgne kommune godkjennes og legges til grunn for revisjonens arbeid med prosjektet. ---------------------------------------------- Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten Etterlevelse av lov og forskrift om offentlige anskaffelser i Søgne kommune til etterretning. Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å gjøre følgende vedtak: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Etterlevelse av lov og forskrift om offentlige anskaffelser i Søgne kommune til etterretning og ber rådmannen gi kontrollutvalget tilbakemelding innen 31.01.2014 om hvordan anbefalingene blir fulgt opp. Oversikt over forvaltningsrevisjonsprosjekter i planen: Overordnet: Beredskap/sikkerhet/klimatilpasning Økonomisektoren: Innkjøp Om kommunen følger reglene for offentlige anskaffelser ved innkjøp av varer og tjenester. Seksjon for helse- og omsorg: Behandlings- og oppfølgingstilbud til personer/pasienter med psykiske lidelser og/eller rusrelaterte problemer. Oppvekstsektoren: Sikre at alle elever har et godt, likeverdig og tilpasset opplæringsbehov Teknisk sektor -Sikre gode vann- og avløpstjenester. Kommunestyret godkjente planen i møte 31.01.13 sak 3/13. Kommunestyret behandlet rapporten i sitt møte den 31.10.2013 og fattet følgende vedtak: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Etterlevelse av lov og forskrift om offentlige anskaffelser i Søgne kommune til etterretning og ber rådmannen gi kontrollutvalget tilbakemelding innen 31.1.2014 om hvordan anbefalingene blir fulgt opp. 4
10. Selskapskontroll Kommunen har eierinteresser i følgende selskaper : Heleide aksjeselskaper (direkte eller gjennom annet heleid AS) - Songvaar Vekst AS - Søgne Industriselskap AS - Salemsveien 24 AS Heleide aksjeselskaper med kun offentlige eierinteresser: - Avfall Sør AS - Avfall Sør Husholdning AS - Avfall Sør Bedrift AS - Mjåvannsveien 23 AS - Returkraft AS Interkommunale sammenslutninger: - Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder IKS - Tronstadvann Interkommunal Vannverk IKS - Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS - Vest-Agder-Museet IKS - Kristiansand brann og redning IKS - Knutepunkt Sørlandet (KL 27) - Midt-Agder Friluftsråd (KL 27) - Sandripheia Fritidspark (KL 27) - Renovasjonsselskapet for Kristiansandsregionen DA Aksjeselskaper/andre selskaper som også har private eierinteresser (kan omfattes av kontroll) - Agder Energi AS - Varodd Industrier AS - Torvmoen AS Selskapskontrollen i selskapene blir utført i samsvar med den plan som er vedtatt av kontrollutvalget og som følger årsplanen. Resultatet av selskapskontrollen rapporteres til kommunestyret. Det er gjennomført selskapskontroll i IKAVA IKS og i RKR AS før 2009, og utvidet selskapskontroll i RKR AS i 2009. I 2011 er det gjennomført utvidet selskapskontroll i Returkraft AS av Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS. Revisjonens rapport er lagt frem og behandlet i kontrollutvalgets møte 13.12.11. og i kommunestyret 26.01.12. Revisjonen har i 2012 og 2013 brukt betydelige ressurser i oppfølging av selskapskontrollen i Returkraft AS og har holdt kontrollutvalget løpende orientert. Plan for selskapskontroll for inneværende valgperiode ble lagt frem for kontrollutvalget i møte 22.01.13. Planen ble godkjent av kommunestyret i møte den 31.01.2013 sak 4/13. Kontrollutvalget har fullmakt til å prioritere hvilke selskaper som skal kontrolleres. I planen ligger følgende selskaper til prioritering: o Kristiansandsregionen brann og redning IKS o Vest-Agder-Museet IKS o Avfall Sør AS m/datterselskapene o Returkraft AS o Songvaar Vekst AS 5
11. Skjematisk oversikt over gjennomførte og planlagte selskapskontroller Selskap KU behandlet KU - vedtak Kommentarer Returkraft AS Utvidet selskapskontroll Behandlet i KU 13.12.11, sak 39/2011. Kontrollutvalget tar Gjennomført selskapskontroll i Returkraft AS revisjonsrapport til etterretning og anbefaler kommunestyret i Søgne å gjøre følgende vedtak: Kommunestyret tar Gjennomført selskapskontroll i Returkraft AS revisjonsrapport til etterretning og ber om at selskapet følger opp anbefalingene i revisjonens rapport: Rapporten og kontrollutvalgets vedtak er oversendt kommunestyret til behandling. Kommunestyret har møte 26.01.2012 sluttet seg til kontrollutvalgets vedtak. Revisjonen har brukt betydelige ressurser til utarbeidelse og oppfølging av denne selskapskontrollen. Selskapet bør tilpasse virksomheten slik at mottak og behandling av restavfall fra husholdningene utgjør virksomhetens hovedaktivitet i samsvar med vedtektene, og iht. Skattedirektoratets vurdering. Selskapet bør sikre at alle anskaffelser blir gjennomført i samsvar med bestemmelsene i lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Returkraft AS bør samle dokumentasjon som selskapet iht. arkivloven har ansvar for å ta vare på i eget arkiv. Alternativt bør det inngås avtale med ekstern konsulent som sikrer at dokumentasjon blir tatt godt vare på og gjort tilgjengelig iht. bestemmelsene i arkivloven. Som grunnlag for beregning av skatt bør selskapet utarbeide et regnskapsmessig skille mellom den ervervsmessige og den ikkeervervsmessige delen av virksomheten. I møte 4.9.12 ble kontrollutvalget orientert om selskapets kommentarer til rapporten og deres forslag til tiltak. Selskapskontrollen ligger til videre oppfølging. Kommunestyret ber selskapet gi tilbakemelding til kontrollutvalget innen 01.06.2012 om hvordan de omtalte forhold i rapporten er fulgt opp. 12. Oversikt over saker I 2013 har kontrollutvalget behandlet en rekke saker utover de oppgavene som er kommentert over: Sak 02/2013: Økning av antall medlemmer i kontrollutvalget Sak 04/2013: Revisors egenvurdering av uavhengighet Sak 09/2013: Kontrollutvalgets rolle og oppgaver Sak 13/2013: Årsregnskapet for Søgne kommune for 2012 Sak 14/2013: Årsrapport 2012 Søgne kommunes forvaltningsfond Sak 15/2013: Årsrapport for 2012 fra Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS Sak 16/2013: Behov for ny sekretærordning for kontrollutvalget fra 2014 Sak 18/2013: Kommuneplan for Søgne kommune 2007-2016 Området Eik-Sangvik 6
Sak 22/2013: Budsjett 2014 for den samlede kontrollvirksomhet Sak 23/2013: Endelig innberetning i sak fra revisor (unntatt offentlighet) Sak 28/2013: Kontrollutvalgets årsplan for 2014 Utover dette så har revisjonen og sekretariatet gitt informasjon i møtene om aktuelle saker. Revisjonen gir på hvert møte informasjon om sin virksomhet som et ledd i kontrollutvalgets påseansvar overfor revisjonen. 13. Arbeidsfordeling i kontrollutvalget Kontrollutvalgets medlemmer har også i 2013 fått henvendelse fra politikere og privatpersoner om saker som ønskes vurdert i utvalget. I 2013 har kontrollutvalget opprettholdt den praksis at kontrollutvalgets medlemmer ønsker å følge med i hva som skjer i kommunens politiske organer. Oppgaven omfatter oppfølging av vedtak, og forutsetter at innkalling, saksliste og protokoll etter møtene blir sendt til utvalgets medlemmer. Dokumentene og ansvar for oppfølging blir således fordelt på alle. 14. Konklusjoner og avsluttende kommentarer Kontrollutvalgets årsmelding for 2013 legges med dette frem for kommunestyret til orientering. Ved å sammenligne årsplan og årsmelding for 2013, kan kommunestyret se om de vedtatte oppgaver og målsetting for kontrollutvalget er eller blir fulgt opp. Søgne, 6. mai 2014 Asle Jonas Holmen Leder Steinar Johansen Sekretær 7