IKAF Interkommunalt Arkiv Finnmark IKAF ble - opprettet i 1997 som en samarbeidsordning (kml 27) mellom kommuner formål bevare arkiv i kommunene. Finansiert gjennom tilskudd fra kommunene basert på folketall, og et fast beløp. Fra 1.1.2008 opprettet kommunene felles arkivdepot i Lakselv, med 4 ansatte. Det er vedtatt 5 stillinger, men den siste stillingen er utsatt som følge av prosessen som pågår. 20 deltakere: 19 kommuner og Finnmark fylkeskommune Arkivloven og Arkivforskriften fra 2001 forskrifter fra Riksarkivaren + særlover, hjemler forvaltningen av arkiv i off sektor.
Formålet med IKAF bygger på arkivloven 1. Føremålet med denne lova er å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida. 6. Arkivansvaret. Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.
Oppgaver -Tjenestetilbud Arkivdepot for eldre og avsluttet arkivoffentlige og privatarkiv Depot for elektronisk arkiv og fagsystemer Ordning og katalogisering av eldre arkiv. Oppbevarer og betjener klientarkiv og personregistre Betjener innsyn i arkivene ved å finne frem dokumentasjon, kopierer og sender til kommunene, enkeltpersoner Formidler informasjon fra arkiv til publikum IKAF = Kulturarvinstitusjon for arkiv
Kommunenes arkivdepot -3 kilometer arkiv. Arkivforskriften pålegger kommunene å ha godkjente arkivlokaler og innen 31.12.2011 for sine eldre arkiv.
Kostnader ved etablering av kommunalt arkivdepot i en kommune med 10 000 innbyggere - beregninger utført av IKA Kongsberg - januar 2010 Etablering av arkivlokaler Godkjente arkivlokaler - 100 m2 500 000 Kontor og lesesal - investering 100 000 Arkivmagasin og reoler - 700 hyllemeter 500 000 Spesialmagasin for elektroniske arkiv og foto 200 000 1 300 000 Datautstyr og programvare Papirarkiv: Asta + KulturIT 50 000 Digitalisering - bokskanner, A0-skanner, A4-skanner 500 000 Rettighetsdokumentasjon - sikkerhet 100 000 Elektronisk arkiv: Programvare, data, fiber 500 000 Sikkerhetsmagasin 100 000 1 250 000 Investering totalt 2 550 000
Kostnader ved etablering av kommunalt arkivdepot i en kommune med 10 000 innbyggere - beregninger utført av IKA Kongsberg - januar 2010 Drift av arkivdepot Kapitalutgifter/husleie til lokaler og datautstyr: herav avdrag lån, renter, kapitalkostnader inkludert oppgraderinger 280 000 Driftsutgifter: Kompetanseutvikling 50 000 Energi - magasin og kontor - sommer/vinter 100 000 Renhold - magasin og kontor/lesesal 50 000 Sikkerhet i magasin 20 000 Årlig lisenser dataprogram: Asta, KulturIT, Dex ++ 150 000 1 stilling papirdepot (mottak, ordning, registrering, digitalisering) 500 000 0,5 stilling elektronisk depot (uttrekk, testing, sikkerhet og vedlikehold) 300 000 0,5 stilling formidling (lesesal, saksbehandling, tilbakelån) 250 000 Estimert årlig utgift for en kommune på ca 10000 innbyggere 1 700 000
www.advokatv Fremtidig organisering av IKAF Tjenestemodell Kontingent Organisering
Hvorfor dette møtet? Informere medlemskommunene om prosessen som stoppet opp i 2009 med bakgrunn i Altas vedtak om å melde seg ut, og Hva som har skjedd etter den tid? Viktig for IKAF at Alta er med videre i arkivsamarbeidet i Finnmark Styret har fulgt opp med eierseminar og referansegruppe Gi argumenter som gir grunnlag til ny innstilling til kommunestyrene/fylkesting høsten 2010
Viktigheten av samlet deltakelse i IKAF: Ønske om å samle Finnmarks historie på en plass dvs felles arkivdepot. Anbefaling om interkommunalt samarbeid innen arkiv fra Riksarkivaren For å styrke IKAF og for bedre kunne i vareta arkiv for medlemskommunene God erfaring med interkommunale arkiv nasjonal gjennom 30 år trenden: Større arkiv (fylkesvis) Elektronisk arkiv sikring av digitalt arkivmateriale - utfordring Alta har som den største kommune i fylket en rolle som toneangivende kommune signaleffektene av at de går ut av IKAF
Agenda Hva utfører IKAF og til hvilken pris? Tjeneste modeller Kontingent Organisering Selskapsavtale
Hva utfører IKAF og til hvilken pris? Ny tjenstemodell fleksibel: inngår i basis og utenom basis
Oppgaver i basis Arkivplan for kommunen El arkiv /systemer Tjenestemodell oppgaver i basis Beskrivelse, oppgaven Lovpålagt hjemmel Ikafs rolle Kommunens rolle Utarbeide Arkivf. 2-2 Veilede,deltar Pålagt krever ressurser,utføre kartlegge Arkivf. 2-6 x Arkiv/arkivserier kartlegge Arkivf. 2-14 x inngår x Rutiner/ instrukser Arkivplan web Verktøy tilgjengelig Depottjenester Papirarkiv 25-30 år utarbeide Arkivf. 2-2 x utarbeide og publisere Godkjente arkivlokaler Arkivf. godkjente lokaler Systematisere Arkivkatalog utfører x Innsyn og utlån. formidling Finne frem dokumentasjon utfører x x x
Tjenestemodell - oppgaver i basis Oppgaver i basis Beskrive oppgaven Lovpålagt hjemmel Ikaf s rolle Kommunens rolle inngår Depot for elektronisk arkiv Datauttrekk fra arkivsystem, dokumentere. Depot for langtidslagring, Arkivf. 3-17, 5-2, 5-4 Depot, veilder / tar datauttrekk Kvalitetssikrer kontrollere Pålagt å ha, utføre utrekk, dokumentere x Sikringsdepot Sikringsdepot for arkivdepot Ny forskrift i 2010/11 Samarbeider om sikringsdepot Vil bli pålagt x Depot for Sensitive Personopplysninger Oppbevare personopplys Betjene innsyn POL, Personoppl Datatilsynet Oppbevaring og betjening iht lovverket Sikre sensitive opplysninger x Arkivkurs Grunnlegg kunnskap og for tjenester Kurs, opplæring og veiledning Arkivfors. Utføre x
Tjenester utenom basis Oppgaver utenom basis Arkivplansamling Arkivplan på nett Kartlegging av arkiver og elektroniske systemer Periodisering bortsetting av arkiv Kurs i periodisering og bortsetting av arkiv Beskrivelse av oppgaven Lovpålagt hjemmel Kommunenes rolle Kan betale, ev. hvor mye workshop nei bestiller 800 kr per dag eks reise /opph Inngå i nei workshop feltarbeid ja bestiller 800 kr per dag eks reise /opph feltarbeid ja bestiller kr 500 pr time eks reise /opph For arkivarer/saks Behandlere ja bestiller 800 kr per dag eks reise /opph
Tjenester utenom basis Oppgaver utenom basis Innbinding av protokoller Ordning av eldre arkiv som skal til depot 25-30 år og eldre arkiv Oppbevaring nyere arkiv etter 1980 Feltarbeid i arkivlokaler Arkivkurs etter avtale /behov Beskrivelse av oppgaven skal bindes inn ved bortsetting Arkivene skal være ordnet, listeført, lagt i arkivbokser og påført innhold Kommuner som vil leie bortsetting Rydding, ordning mm arkivarer/saks behandlere Lovpålagt hjemmel Kommunenes rolle Kan betale, ev. hvor mye ja bestiller 300 kr pr protokoll ja Bestiller 12000 kr pr hm ja bestiller 25000 kr årlig pluss 1000 kr pr hm ja bestiller kr 700 pr time eks reise /opph bestiller 800 kr per dag eks reise /opph
Kontingent modell
Ny prismodell forslag ble lagt frem på eiermøtet i mai i år En fast sum for alle deltakerne kr 40000,- (tidl. kr 50000,-) Vekting av innbyggertall : 1-4000 =100% 4001-10000 =60% 10001 - > = 30% Betale pr. bruk arkivdepot Hyllemeter depot kr 150,- Resultat : modell hvor de store kommuner får mest reduksjon og mindre kommuner liten økning i kontingent
Ny prismodell Medlemskontingent Folketall 01.01.10 Hyllemeter 1.1.2010 Vektet innbyggertall 2011 Alta 18 680 266 10 204 415 105 Berlevåg 1 044 96,5 1 044 89 668 Båtsfjord 2 070 116,3 2 070 126 242 Gamvik 1 009 73,5 1 009 85 072 Hammerfest 9 724 83 7 434 296 944 Hasvik 934 43,5 934 78 116 Karasjok 2 789 20 2 789 135 346 Kautokeino 2 949 0 2 949 117 587 Kvalsund 1 026 68 1 026 84 804 Lebesby 1 342 15 1 342 87 204 Loppa 1 087 12 1 087 78 402 Måsøy 1 267 34 1 267 87 597 Nesseby 884 18 884 72 653 Nordkapp 3 185 54,8 3 185 153 536 Porsanger 3 991 86,3 3 991 184 660 Sør-Varanger 9 738 52 7 443 292 569 Tana 2 912 71,3 2 912 147 070 Vadsø 6 101 215 5 261 245 547 Vardø 2 124 104 2 124 126 166 FFK 0 12 143 438 712 SUM 72 856 1429,2 71 098 3 343 000 kommuner 20 fastbeløp 40000 per innbygger 32,75
Ny prismodell 2011-2014 Medlemskontingent Folketall 01.01.10 Hylle-meter 1.1.2010 Vektet innbyggertall 2011 2012 2013 2014 Alta 18 680 266 10 204 415 105 438 212 462 467 462 467 Berlevåg 1 044 96,5 1 044 89 668 92 033 94 514 94 514 Båtsfjord 2 070 116,3 2 070 126 242 130 930 135 850 135 850 Gamvik 1 009 73,5 1 009 85 072 87 357 89 755 89 755 Hammerfest 9 724 83 7 434 296 944 313 779 331 451 331 451 Hasvik 934 43,5 934 78 116 80 231 82 451 82 451 Karasjok 2 789 20 2 789 135 346 141 662 148 291 148 291 Kautokeino 2 949 0 2 949 117 587 124 265 131 274 131 274 Kvalsund 1 026 68 1 026 84 804 87 127 89 566 89 566 Lebesby 1 342 15 1 342 87 204 90 243 93 433 93 433 Loppa 1 087 12 1 087 78 402 80 863 83 447 83 447 Måsøy 1 267 34 1 267 87 597 90 466 93 478 93 478 Nesseby 884 18 884 72 653 74 655 76 756 76 756 Nordkapp 3 185 54,8 3 185 153 536 160 749 168 319 148 319 Porsanger 3 991 86,3 3 991 184 660 193 697 203 184 203 184 Sør-Varanger 9 738 52 7 443 292 569 309 423 327 115 327 115 Tana 2 912 71,3 2 912 147 070 153 664 160 586 160 586 Vadsø 6 101 215 5 261 245 547 257 460 269 964 269 964 Vardø 2 124 104 2 124 126 166 130 976 136 025 136 025 FFK 0 12 143 438 712 466 209 495 073 495 073 SUM 72 856 1429,2 71 098 3 343 000 3 504 000 3 673 000 3 673 000 kommuner 20 20 20 20 fastbeløp 40000 40000 40000 40000 per innbygger 32,75 35,02 37,39 37,39
Organisering alternative modeller
Modeller som styret har vurdert Administrativt vertskommunesamarbeid ( 28 b) Samvirkeforetak Interkommunalt selskap (IKS)
Organisering ulike modeller Selskapsforhold Selskapsforhold Kml. 27 Interkom. selskap Kml. 28 Adm vertskommune IKS loven, Interkomm. selskap Samvirkeloven, Samvirkeforetak SA Eget rettsubjekt/ Registrering I Brønnøysreg? Nei/ Org.ledd i vertskomm Nei/ Org.ledd i vertskomm Ja/ registrert i foretaksreg/ enhetsr Ja/ registrert i foretaksreg/ enhetsr Hvem repr. IKAF Styret Adm. sjef vertskommunen Selskapet tegnes og styret repr. Selskapet tegnes og styret repr. Ansvar for kommunen Ubegrenset proatisk ansv Del av vertskommunen Ubegrenset proatisk ansv begrenset
Organisering ulike modeller Deltakerforhold Deltaker forhold Hvem kan delta? Eie andre selskaper? Deltakernes økonomiske ansvar Deltakernes organ Møte- og stemmerett i deltakerorgane 27 Interkom. selskap Kommuner / Fykommuner Nei, vertskommunen 28 adm vertskommune Kommuner / Fykommuner Nei, vertskommunen IKS Interkomm. selskap Kommuner / Fykomm/IKS Ja Fullt ansvar i htl eierandel, IKS-loven 3 Samvirkeforetsak SA Frivillig, åpent medlemskap ja Deltaker hefter ikke for kreditorer Styret Har ingen Repr.skap Årsmøte Gjennom styret Har ingen Valgte repr.skapsmedlemmer Valgte repr til årsmøte, kan representeres med fullmakt
Organisering ulike modeller Samarbeidets organer Samarbeidets organer 27 Interkom. selskap 28 adm vertskommune IKS Interkomm. selskap Samvirkeforetsak SA Øverste forvalter Styret innen virksomhetens drift og organisering Underlagt rådmannens Instruksjon/ myndighet Styret som velges av representantskapet Styret som velges av årsmøte Mulighet til å påvirke forvaltning Gjennom styret og vedtekter Delegasjon kom.styre til adm.sjef, til adm.sjef i vertskommune Korrigere styret på repr.skapsmøte Kaste styret Korrigere styret på årsmøtet Kaste styret Myndighet og ansvar Svært begrenset Adm.sjefen i vertskomm Styret ansvarlig Etter formål, selskapsavtale, budsjett og instruks fra repr skap Styret ansvarlig Etter formål, Vedtekter, forsvarlig forvaltning
Organisering ulike modeller Økonomiske forhold Økonomiske forhold 27 Interkom. selskap 28 adm vertskommune IKS Interkomm. selskap Samvirkeforetsak SA Låneopptak Vedtektene kan bestemme Som for kommunens etater Styret innenfor en ramme som er satt i selskapsavtalen styret Regnskapsprinsipp Komm. regnskapsprinsipp Komm. regnskapsprinsipp Regnskapsloven eller Komm.regnskap prinsipp regnskapsloven
Organisering ulike modeller Personalforhold 27 Interkom. selskap 28 adm vertskommune IKS Interkomm. selskap Personalforhold Samvirkeforetsak SA Ansattelsesforhold Kommune / vertskommune Verts kommunen Selskapet Foretaket Tariffavtale Medl i komm. Gjennom KS/eller selvstendig i KS-bedrift Medl i komm. Gjennom KS/eller selvstendig i KS-bedrift Kan velge fritt Kan velge fritt Formelt Arb.giver ans Kommunen/ fykomm Kommunen/ Fy komm Selskapet ved styret Selskapet ved styret
Administrativt vertskommunesamarbeid 28 b Administrativt vertskommunesamarbeid ( 28 b) - avholdt møte med Porsanger kommune. Dersom IKAF skal organiseres i henhold til kml. 28, må det søkes om dispensasjon fra departementet KRD, fordi at kml. 28 ikke hjemler samarbeid mellom kommuner og fylkeskommuner.
Styrets anbefaling IKS Styrets har vurdert de ulike alternativer Ut fra en helhetsvurdering valgt å anbefale et samarbeid etter IKS-loven Tidligere vedtak i 15 av 19 kommuner og fylkeskommunen.
Revidert selskapsavtale Nytt forslag til formål i selskapsavtalen Bindingstiden Representasjon i selskapet
Nytt forslag til formål i selskapsavtalen Formålet med selskapet er å legge forholdene til rette for eiernes rasjonelle, funksjonsdyktige og effektive gjennomføring av arkivlovens intensjoner og bestemmelser. Selskapet skal fungere som arkivdepot for eierne. Selskapet kan fungere som fylkesarkiv for deltakende fylkeskommuner samt motta, oppbevare og tilgjengeliggjøre privatarkiver. Selskapet kan delta i andre selskap som tjener hovedformålet. I tillegg kan IKAF selge kompetanse og arkivtjenester til andre så lenge dette ikke går utover hovedformålet.
Bindingstiden Bindingstiden er satt til 5 år, jf. utkast til selskapsavtale 11 IKS-loven 30 1. ledd er varsel om uttreden 1 år Forslag: Bindingstiden følger økonomiplanperioden Vedtar ny økonomiplan på representantskapsmøte høsten 2010 for perioden 2010 2014: Forslag til ny tekst: Bindingstiden er satt til 4 år deretter kan en deltaker tre ut med et års varsel.
Representasjon i selskapet etter størrelse Kommuner med innbyggertall 15000 gis 3 stemmer på representantskapet. Finnmark fylkeskommune og kommuner med innbyggertall mellom 9000 til 14999 har 2 stemmer Kommuner med innbyggertall mindre enn 9000 har 1 stemme hver.
Organisering og tidsplan for 2010: Kommunene er bedt om å gi forslag til organisering til IKAF innen 30. september 2010 Deretter utarbeider IKAF innspill i et nytt utkast som sendes kommunene/fylkeskommunen for endelig vedtak innen 31.desember 2010. Takk for oppmerksomheten!