Notat Går til: Styremedlemmer Føretak: Helse Førde HF Dato: 25.03.2014 Frå: Administrerande direktør Sakhandsamar: Saka gjeld: Jan Petter Sæbø Plan for oppfølging av læringspunkt etter beredskapssituasjonar i Helse Førde 2013/2014 Administrerande direktør si orientering pkt. 1 Styresak 016/2014 O Styremøte 03.04.2014 Beredskapssituasjonar i Helse Førde 2013 og 2014 I Sogn og Fjordane har det frå august 2013 til og med januar 2014 vore fleire alvorlege hendingar der helseberedskapen har vore satt på prøve: Brann i Gudvangatunnelen, måndag 5. august 2013 Bussulykke i Fardal, måndag 12. august 2013 Bussdrap på Valdressekspressen i Årdal, måndag 4. november 2013 Brann i Lærdal, laurdag 18. januar 2014 Det har vore gjennomført evaluering av hendingane for å identifisere læringspunkt, slik at vi kan bli endå betre når vi skal handtere krevjande situasjonar i framtida. Evalueringane har vore løyst gjennom interne- og eksterne fyrsteinntrykksamlingar, skriftlege tilbakemeldingar, gjennomgang av logg og samtalar med tilsette. Dette notat tek opp dei viktigaste læringspunkta. Ein er kjent med at avdelingar/seksjonar har avdekka mindre læringspunkt som ikkje er teke med i denne oppfølgingsplanen. Desse læringspunkta må ein og ta meg seg i det vidare forbetringsarbeidet. Øvelse Tyr 2013 Den 30. oktober 2013 deltok Helse Førde i politiet sin årlege nasjonale samvirke- og innsatsøvinga «TYR». Hovudmålet med øvinga var å vidareutvikle samvirke mellom beredskapsaktørane i redningstenesta, klargjere ansvars- og rolleforståinga og betre krisehandteringsevna. Øvinga gjekk føre seg i Ytre Sogn der scenarioet var ein kollisjon mellom ei ferje og ein hurtigbåt på Sognefjorden. Vi hadde følgjande øvingsmål; varsling, kommunikasjon, beredskapsleiing av HF, prehospitalt arbeid, hospital beredskap FSS og leiing og organisering av pårørandesenter på FSS. Det vart lagt ned ein stor innsats av tilsette både i planlegging og gjennomføring av øvinga.
Dessverre gjekk ikkje øvinga heilt som planlagt frå politiet si side, noko som førte til at vi fekk øvd lite på nokre øvingsmål. Dei viktigaste læringspunkta som kom fram etter øvinga er innarbeida i dette notatet. Politihøgskulen er i gang med å utarbeida ein felles evalueringsrapport etter øvelse TYR som er planlagt ferdig i mars 2014. Eventuelle nye læringspunkt frå denne rapporten vil bli lagt inn i dette notatet. Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) si evaluering av hendinga på Valdressekspressen 4. november 2013. Etter bussdrapa på Valdressekspressen fekk Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap i oppdrag frå Justis- og beredskapsdepartementet å evaluere beredskapsaktørane si handterings- og beredskapsevne. Rapporten var ferdigstilt 3. mars 2014. Følgjande aktørar har vore omfatta av evalueringa: Årdal kommune, Fylkesmannen i Sogn og Fjordane, Helse Førde AMK, Politi, Brann, Utlendingsdirektoratet, Årdal mottak driftsoperatør Hero. Dei læringspunkt som er kome fram i DSB sin evalueringsrapport er innarbeida i dette notatet. Fylkesmannen sitt tilsyn av AMK-sentralen i Helse Førde etter hendinga på Valdressekspressen 4. november 2013 Den 8. november 2013 oppretta Fylkesmannen i Sogn og Fjordane tilsynssak av AMK/legevaktsentralen sitt system og rutinar for trippelvarsling til andre naudetatar, varsling til primærhelsetenesta og oppkalling av kommunale ekstraressursar ved alvorleg hendingar. Fylkesmannen sin tilsynsrapport var ferdigstilt 24. mars 2014. Dei læringspunkt som er kome fram i Fylkesmannen sin evalueringsrapport er innarbeida i dette notatet. Sentrale områder for god krisehandtering Ei god krisehandtering er avhengig av ulike faktorar, men sentrale områder for god handtering av ein kritisk situasjon vil likevel alltid omfatte følgjande forhold: Leiing Varslingsrutinar Ansvar og roller intern i organisasjonen, mellom anna; pasientreiser, Sjukehusapoteka Vest, Helse Vest IKT Ansvar og roller i forhold til eksterne samarbeidsaktørar, mellom anna; politi, kommune, lokalt e-verk. Om planverket er relevant og blir brukt Intern/ekstern informasjon og kommunikasjon Intern og ekstern kritisk infrastruktur Omsorg for skadde, pårørande og tilsette Organisering, koordinering og samvirke intern og mellom ulike beredskapsaktørar Overgang til normalsituasjon Oppfølgingsplan Med utgangspunkt i læringspunkta frå hendingane er det utarbeida ein oppfølgingsplan for helseføretaket. Planen er delt inn i prioriterte oppfølgingsområde frå 1 til 6 og viser ansvarsfordeling, tiltak, status og tidplan. Det er satt ein frist for når tiltak skal vere gjennomført. Under «kommentar oppfølging» skal ein kort gje opp kva som er gjort/kva som skal gjerast. Under «status» skal det markerast om oppgåva er «ikkje starta», om den er «under arbeid» ev. «under planlegging» eller om den er «utført»
Ansvaret for å følgje opp aktivitetar og tiltak ligg i linja. Fleire av læringspunkta er alt følgt opp, men rapporteringa skal omfatte alle punkt. Planen har følgjande oppfølgingsområde: 1. Organisering koordinering samvirke 2. Varsling og situasjonsrapportering 3. Ansvar og roller 4. Leiing 5. Omsorg for skadde, pårørande og tilsette 6. Informasjon og kommunikasjon Oppfølgingsplanen kan bli supplert dersom det i oppfølgingsarbeidet kjem opp nye læringspunkt, eller det blir avdekka nye læringspunkt frå øvingar, tilsyn eller beredskapshendingar. Rapportering Innan utgangen av kvar månad skal det rapporterast til beredskapssjef på kva som er gjort ev. kva som skal gjerast og status. Beredskapssjef skal rapportere status på oppfølgingsplanen til beredskapsutvalet ein gong i månaden.
Oppfølgingsplan for Helse Førde Ansvars- og oppgåvefordeling Planen viser ansvarsfordeling, tiltak, status og tidplan. Det er satt ein frist for når tiltak skal vere gjennomført. Under «kommentar oppfølging og status» skal ein kort gje opp kva som er gjort/kva som skal gjerast. Under «status» skal det markerast om oppgåva er «ikkje starta», om den er «under arbeid» ev. «under planlegging» eller om den er «utført». Oppfølgingsområde 1: Organisering koordinering - samvirke Helseføretaket skal ha eit oppdatert planverk som sikrar ressursdisponering, kritisk infrastruktur og omlegging av drift ved interne og eksterne hendingar og skal samordne sine beredskapsplanar internt, med andre helseføretak, Helse Vest IKT, Sjukehusapoteka Vest (SAV) og med andre beredskapsaktørar bl.a. anna kommunar, fylkesmann, politi, mv. Helseføretaket sin beredskapsplan har slik oppbygging: Overordna plan Sjølvstendige delplanar innanfor ulike område Institusjon og avdelingsvise beredskapsplanar Oppretta Ansvarleg Tiltak Kommentar oppfølging Tidplan Status 1.3.2014 BEREDSKAPSSJEF Gjennomgå og sikre oppdatere overordna beredskapsplanar. MEDISINSK KLINIKK Gjennomgå og sikre oppdatere beredskapsplanar for hospital beredskap. Gjennomgå og sikre oppdatere beredskapsplanar for prehospital og hospital beredskap ved kriser, ulykker og katastrofar. Gjennomgå og sikre beredskapsplanar for psykososial omsorg og støtte for pasientar på sjukehus ved kriser, ulykker og katastrofar. Gjennomgå og sikre beredskapsplanar for psykososial omsorg og støtte til kommunar ved kriser, ulykker og katastrofar. DRIFT OG EIGEDOM Gjennomgå og sikre beredskapsplanar for vatn og straumforsyning for Førde sentralsjukehus, Lærdal sjukehus og Nordfjordeid sjukehus. Utarbeide tiltakskort/sjekkliste både for førebyggande tiltak og tiltak ved utfall av straum og vatn. Ta initiativ ovanfor vertskommune og lokalt e-verk for å sikre felles beredskapsplanar for forsyning av vatn og straum.
MEDISINSK KLINIKK Sikre koordinerte og felles delplanar for forsyning av legemiddel og medisinsk utstyr internt i helseføretaket og mellom helseføretaket og Sjukehusapoteka Vest. Internt utarbeide tiltakskort. DRIFT OG EIGEDOM Gjennomgå og sikre rutinar for kontroll med pasientar, pårørande, media mv. til Førde sentralsjukehus. (Skalsikring). Internt utarbeide tiltakskort. LÆRDAL SJUKEHUS Gjennomgå og sikre rutinar for kontroll med pasientar, pårørande, media mv. til Lærdal sjukehus. (Skalsikring). Internt utarbeide tiltakskort. NORDFJORDEID SJUKEHUS Gjennomgå og sikre rutinar for kontroll med pasientar, pårørande, media mv. til Nordfjordeid sjukehus. (Skalsikring). Internt utarbeide tiltakskort. 1.3.2014 IT-SJEF Sikre koordinerte og felles beredskapsplanar i samarbeid med Helse Vest IKT mv. for å redusere risikoen for utfall av elektronisk kommunikasjon, elektroniske datasystem, fastnett og mobil, samt utarbeide planar for alternative løysingar når kommunikasjonane sviktar. Intern utarbeide tiltakskort både for førebyggande tiltak og tiltak ved utfall av kommunikasjon og system. 1.3.2014 Utviklingsdirektør FAG- OG UTVIKLINGSAVDELING Gjennomgå rutinar for registrering av pasientar i DIPS i ein beredskapssituasjon. Vurdere om det bør vere eit eige registreringsområde i DIPS ved masseskadesituasjon. Vidare gjennomgå tilgangsnivå og grensesnitt mellom klinikkar. 1.3.2014 BEREDSKAPSSJEF Ta initiativ overfor kommunane, fylkesmannen og naudetatane om å utvikle felles planar for evaluering på operativt og strategisk nivå etter beredskapshendingar. 1.3.2014 HR-DIREKTØR Sikre oversikt på tolketenester i ein beredskapssituasjon. Vurdere om eigne tilsette som kan fleire språk kan bidra som tolk i ein beredskapssituasjon.
Oppfølgingsområde 2: Varsling og situasjonsrapportering Helseføretaket skal ha rutinar for varsling og vidareformidling av oppkalling til andre naudetatar, innsatspersonell, legevaktsentralar, eventuelt HRS, andre AMK sentralar, mv. og intern varsling i beredskapssituasjonar, medrekna reserveløysing for varsling. Vidare skal det vere etablert rutinar som sikrar situasjonsrapportering/ informasjonsdeling intern og ekstern. Alle institusjonar skal ha rutinar for varsling av eige personell. Dokumentere velfungerande rutinar for trippelvarsling. 1.6.2014 Gjennomgå og sikre rutinar for varsling av innsatspersonale, legevaktsentralar, kommuneleiing, andre AMK sentralar, beredskapsleiing mv. 1.6.2014 Gjennomgå og sikre rutinar for situasjonsrapportering og informasjonsdeling internt i AMK og mellom naudetatane, AMKsentralar og anna innsatspersonale. 15.4.2014 10.3.2014 Klinikkdirektør Styrkje kompetanse- og erfaringsgrunnlaget til dei tilsette og samhandlinga med brann og politi gjennom felles øvingar. eige personell og at det er etablert reserveløysingar når dei ordinære kommunikasjonane sviktar. MEDISINSK KLINIKK eige personell og at det er etablert reserveløysingar når dei ordinære kommunikasjonane sviktar. psykososial kriseteam og at det er etablert reserveløysingar når dei ordinære kommunikasjonane sviktar. DRIFT OG EIGEDOM eige personell og at det er etablert reserveløysingar når dei ordinære kommunikasjonane sviktar.
INTERN SERVICE eige personell og at det er etablert reserveløysingar når dei ordinære kommunikasjonane sviktar. 1.3.2014 BERESKAPSSJEF Avklare bruk av UMS, HelseCIM og Nødnett mv. i samband med varsling. Oppfølgingsområde 3: Ansvar og roller Alle som har ei rolle i ein beredskapssituasjon skal ha kunnskap om sitt ansvar og sine oppgåver og det skal utarbeidast tiltakskort for alle roller. Vidare skal ein ha kunnskap om helseføretaket sitt planverk og korleis beredskapen er organisert. Ein skal og ha kjennskap til andre beredskapsaktørar sitt ansvarsområde. 1.3.2014 BEREDSKAPSSJEF Gjennomgå og tydeleggjere ansvar og rolle i beredskapsleiing, stab, taktisk og lokal beredskapsleiing 1.3.2014 BEREDSKAPSSJEF Sikre identifisering av funksjonar (roller) i ein beredskapssituasjon. Gjennomgå og sikre at helsepersonell har kompetanse innanfor sin rolle og sitt ansvar på skadestad (KO) og kunnskap om dei andre beredskapsaktøranes ansvar og rolle.
Oppfølgingsområde 4: Leiing Det skal gå fram av beredskapsplanen korleis beredskapsleiinga er organisert i helseføretaket. Ansvar og rolle må vere klarlagt og det skal vere utarbeidd tiltakskort for alle roller i beredskapsleiinga og for nøkkelfunksjoner. Beredskapsplanen skal innehalde ein oversikt og kva lokale som skal nyttast i ein beredskapssituasjon og kva nødvendige tekniske løysingar lokale skal vere utstyrt med. Helseføretaket si beredskapsleiing har slik organisering: Strategisk beredskapsleiing Beredskapsstab Taktisk beredskapsleiing Lokal beredskapsleiing lokalsjukehus LÆRDAL SJUKEHUS Etablere lokal beredskapsleiing på lokalsjukehus, klargjere ansvar og rolle, og utarbeide tiltakskort. NORDFJORDEID SJUKEHUS Etablere lokal beredskapsleiing på lokalsjukehus, klargjere ansvar og rolle, og utarbeide tiltakskort. LÆRDAL SJUKEHUS Definere beredskapsrom ved Lærdal sjukehus for beredskapsleiing. Gjennomgå og sikre nødvendig elektronisk kommunikasjon, elektroniske datasystem, fastnett og mobil. NORDFJORDEID SJUKEHUS Definere beredskapsrom ved Nordfjordeid sjukehus for beredskapsleiing. Gjennomgå og sikre nødvendig elektronisk kommunikasjon, elektroniske datasystem, fastnett og mobil. MEDISINSK KLINIKK DRIFT OG EIGEDOM INTERN SERVICE Sikre at det er utarbeida tiltakskort for nøkkelfunksjonar(roller). Sikre at det er utarbeida tiltakskort for nøkkelfunksjonar(roller). Sikre at det er utarbeida tiltakskort for nøkkelfunksjonar(roller). Sikre at det er utarbeida tiltakskort for nøkkelfunksjonar(roller). Sikre at det er utarbeida tiltakskort for nøkkelfunksjonar(roller).
Oppfølgingsområde 5: Omsorg for skadde, pårørande og tilsette Helseføretaket har ansvar for akuttmedisinsk beredskap og å gi kompetent pasientbehandling for skadde på sjukehus. Det skal vere etablert rutinar for å vareta pårørande til pasientar som er komne til sjukehus. Vidare skal det vere rutinar som sikrar omsorg for involvert personell. Sikre informasjon om psykososial kriseteam sine roller og sitt ansvar i somatiske avdelingar. Oppfølgingsområde 6: Informasjon og kommunikasjon Helseføretaket har ansvar for å gi informasjon i ein beredskapssituasjon i eige helseføretak og formidle relevant informasjon til RHF, fylkesmannen mv. Informasjonsarbeidet må vere planlagt i forhold til eigne tilsette, publikum, pårørande og media. Vidare må det vere klare rutinar for korleis ein skal informere andre beredskapsaktørar og overordna styresmakter. LÆRDAL SJUKEHUS NORDFJORDEID SJUKEHUS Definere lokale for å ta imot media/presse. Gjennomgå og sikre nødvendig elektronisk kommunikasjon og datasystem. Definere lokale for å ta imot media/presse. Gjennomgå og sikre nødvendig elektronisk kommunikasjon og datasystem. 1.3.2014 BEREDSKAPSSJEF Sikre opplæring og bruk av HelseCIM for beredskapsleiing og stedfortredar. 1.3.2014 BEREDSKAPSSJEF Avklare med Helse Vest RHF når, korleis og kva det skal rapporterast på i ein beredskapssituasjon. 1.3.2014 KOMMUNIKASJONS- SJEF Gjennomgå og sikre rutinar for informasjon og kommunikasjon til eigne tilsette, til publikum og media. 1.3.2014 BEREDSKAPSSJEF Ta initiativ overfor kommunane om å utvikle koordinerte og felles beredskapsplanar for å sikre gjensidig varsling, informasjon og vurdering av bistand av kvarandre både på operativt og strategisk nivå.