Sakshandsamar, innvalstelefon Eirik Lyssand. 55 57 21 11, Vår dato Dykkar dato Vår referanse 2012/13117 Dykkar referanse Rapport frå tilsyn med Familievernkontoret i Fana Adressa til verksemda: Østre Nesttunsvei 6 - Nesttun Tidsrom for tilsynet: 13.november 2012 Kontaktperson i verksemda: Kristine Skjælaaen 1. Samandrag Det vart ikkje funne grunnlag for avvik eller merknader innanfor tema for tilsynet. Fylkesmannen finn det dokumentert at kontoret har stort arbeidspress noko som igjen gjer det vanskeleg å halde tidsfristane for tildeling av timar. Forventa utadretta oppgåver blir av den grunn nedprioritert. Eirik Lyssand Revisjonsleiar Birthe Lill Christiansen Revisor 1
2. Innleiing Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med Familievernkontoret i Fana 13.11.2012. Tilsynet går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i Hordaland dette året Fylkesmannen i Hordaland har fullmakt til å føre tilsyn med familievernkontora i fylket etter heimel i lov om familievernkontor av 19.6.1997 3. Barne- Likestillings- og Inkluderingsdepartementet (BLD) har gitt føring om at Fylkesmannen skal gjennomføre minst eit tilsynsbesøk ved kvart av familievernkontora, så ofte det er nødvendig, og minimum kvart tredje år. BLD har i skriv av 22.1.2009 gitt retningslinjer for Fylkesmannen sitt tilsyn med familievernkontora. Siste tilsyn var i 2009. Føremålet med tilsynet er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga. Revisjonen omfatta å undersøkje om: kva tiltak verksemda har for å sikre at det ikkje skjer brot på lovverket innanfor dei tema tilsynet omfattar. tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte. Tilsynet vart utført i samsvar med retningslinjer frå BLD gjennom å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar. Rapporten handlar om den praksis verksemda har ved arbeid med gjeldande tilsynstema. Det er i tillegg gjort ei kort tilstandsoppsummering av verksemda basert på rapporteringar. Fylkesmannen sine konklusjonar etter tilsynet blir berre gitt som avvik eller merknad. Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsett i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynet finner grunn til å peike på betringspotensiale. 3. Omtale av verksemda - spesielle forhold Familievernkontoret i Fana har dekka to bydelar i Bergen samt kommunane Fusa, Granvin, Kvam, Modalen, Os, Ulvik, Vaksdal og Voss. Terapeutar har fast utekontor dag på Voss Kontoret har 19.000 innbyggjarar pr. saksbehandlar. Framlagt dokumentasjon syner at kontoret har eit kapasitetsproblem på fleire område. Det er til dømes eit mål at mekling skal igangsetjast innan tre veker. I perioden 1.1.12-31.10.12 vart dette oppnådd i ca. 65 % av meklingane. Kontoret har arbeidd spesielt med barnegrupper. I samarbeid med Bjørgvin vart det arbeidd med å arrangere fellesmøte med domstolen og Advoktatforeningen vedkomande samarbeid i saker med høgt konfliktnivå. Kontoret deltar i tverrfagleg konsultasjonsteam. I desember skal kontoret samorganiserast og samlokaliserast med Familiekontoret i Straume til Bergen og omland familiekontor. 4. Gjennomføring Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar: 2
Melding om tilsyn vart sendt 6.9.2012. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Opningsmøte vart halde 13.11.2012. I tillegg til orientering om tema for tilsynet vart dette møtet og utvida til og å omfatte ei generell drøfting av status for tenesta sitt arbeid med ventelister orientering av kontoret sitt arbeid Intervju Fire personar vart intervjua. Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Sluttmøte vart halde 13.11.2012. 5. Kva tilsynet omfatta Tilsynet omfatta to hovudtema: 1. Klientens rett til innsyn i klientjournal jf. lov om familievern 12 Tilsynet hadde som mål å kartleggja kontoret sin praksis ved spørsmål om innsyn. Regelen skal sikre at alle har rett til innsyn i dei opplysingane som gjeld ein sjølv. Innsyn ut over dette krev samtykke frå den eller dei opplysningane direkte gjeld. Innsyn kan nektast ved spesielle høve. Foreldre har i utgangspunktet innsynsrett i opplysningar som gjeld barnet når det er under 16 år. Fagpersonalet kan nekte innsyn i opplysningar som gjeld barn mellom 12 og 16 år, dersom barnet av grunnar fagpersonalet meiner bør respekterast, ikkje ønskjer at opplysingane blir gitt. 2. Om klientens plikt til å møte til mekling meklingsforskrifta 7 Foreldra pliktar å møte samtidig for meklar. Meklar har høve til å vurdere unntak frå denne regelen. Tilsynet hadde som mål å kartleggja at praksis var i tråd med gjeldande krav om sterke eller tvingande grunnar for å gjere unntak. Det vart i tillegg gitt ei orientering om status for kontoret og rapportering om verksemda sitt arbeid vart lagt fram. Det vart tatt stikkprøve i to saksjournalar 6. Funn. Det vart ikkje funne grunnlag for avvik eller merknader innanfor dei reviderte områda. 7. Fylkesmannen har merka seg. Det vart dokumentert manglande forståing av forvaltningslova sine reglar om saksbehandling (jf. forvaltningslova 21) om ein nektar innsyn. Det vart likevel ikkje dokumentert svikt då kontoret ikkje hadde hatt saker der innsyn vart nekta 3
8. Regelverk - Lov av 19.6.1997 om familievernkontorer - Forskrift av 20.12.2007 om føring av klientjournal og meklingsprotokoll ved familievernkontorene. - Forskrift av 18.12.2006 om mekling etter ekteskapsloven og barnelova - Lov av 10.2.1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) 9. Dokumentunderlag Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som vart sendt over ved førebuing av tilsynet: Organisasjonskart Mal for samtykke til utskrift av eigen journal Mal for samtykke til å kontakte eksterne instansar Dokumentasjon som vart gjennomgått: Meklingsrapport familievern 1.1.2012 31.10.2012 Aktivitetsrapport heile 1.1.2012 fram til 31.10.2012 To klientjournalar Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen i Hordaland: Varsel om tilsyn datert 6.9.2012 Diverse e-postar 10. Deltakarar ved tilsynet Tabellen under gir ein oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som vart intervjua. Namn Funksjon / stilling Opningsmøte Intervju Sluttmøte Kristine Skjælaaen Leiar X X X Hanna Råkli Familieterapeut X X X Mette Garmannslund Familieterapeut X X Signe Ose Familieterapeut X X Ingeborg Huglen Familieterapeut X X Anne Grete Aadland Sætre Familieterapeut X X Elisabeth Johannesen Familieterapeut X Britt E, Hauge Jørgensen Førstekonsulent X X Anne-Beth Grøndal Familieterapeut X Frå Fylkesmannen deltok: Birthe Lill Christiansen og Eirik Lyssand med sistnemnde som revisjonsleiar. 4
5