KVALITETSHÅNDBOK Horten kommune Felles/virksomhet/seksjon/enhet Teknisk/Byggmiljø/Bygningsdrift Inngår i kapittel KAP-6000, ANSVAR-8200 Dokumentnavn: Byggmiljø - Styrende dokument for overnatting i kommunale bygg med vedlegg Utgave: Gyldig dato Godkjent av: Ansvarlig: 11/1363-2 STYRENDE DOKUMENT FOR OVERNATTING I KOMMUNALE BYGG, SKOLER, BARNEHAGER (Ikke institusjoner) MÅL Ivareta god rutine for sikker overnatting og avdekke begrensninger (risikoforhold) i det enkelte bygg. KVALITETSKRITERIER Alarmanlegg skal ha tilknytning til 110 sentral Rutinen forutsetter våken ansvarlig brannvakt i hver etasje, av personer over 18 år. Leietaker har signert mottak av relevante instrukser og tegninger Brannvernrunde: Leietaker har signert og har blitt gjort kjent med tekniske, fysiske og organisatoriske brannverntiltak på en omvisning før overnattingen finner sted. Mulige tilrettelegginger og tiltak som øker sikkerheten, skal vurderes i det enkelte tilfelle, bl.a. begrensning av antall personer som overnatter. Dette skal fremgå av brannverndokumentasjonen. Skjema for standardavtale Overnatting på skoler er utarbeidet og tilgjengelig på WebSak. ANVENDELSE OG ANSVAR Enhetsleder har ansvar for at avtaleskjema i henhold til kvalitetskriteriene blir utfylt og underskrevet. Leietaker har ansvar for å melde fra til Brannvesenet om tid og sted for overnattingen, ansvarlig leder, kontaktmulighet på mobiltelefon og antall personer i bygget. Leietaker representeres av én ansvarlig leder over 18 år med totalansvar for hele leieforholdet i hele perioden. Enhetsleder kan bemyndige stedfortreder for utleie. HANDLING Enhetsleder vurderer om overnatting etter denne beskrivelsen er mulig og forsvarlig og beslutter eventuelt begrensninger og tiltak for å øke sikkerheten. Brannvernrutiner og branninstruks er kjent og følges Signert avtale må inneholde viktige avkrysningspunkter som sikrer at ansvarlig leietaker og vakter har satt seg inn i nødvendige rutiner og dokumentasjon BRANN og plikter seg å etterleve dette. REGISTERINGER Enhetsleder oppretter sak i WebSak for avtale og øvrige dokumenter i saken REFERANSER OG VEDLEGG - Behovsavklaring overnatting - Mal for avtale Brannsikkerhet - Sjekkliste, Brannverndokumentasjon med logg for vernerunde for overnatting - Mal Branninstruks - Melding til brannvesenet
Side 2 av 9 Behovsavklaring for overnatting Forespørsel mottatt av: Navn: Dato SØKNAD/BEHOVSAVKLARING VED ØNSKE OM OVERNATTING I KOMMUNALE BYGG Tidspunkt for ønsket overnatting Innmeldt fra søker/leietaker Bekreftet/akseptert av Eiendomssjef Ønsket overnattingsbehov (antall) Ønsket adresser (skoler eventuelt andre kommunale bygg) 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 Kontaktperson hos leietaker / Horten kommune Tilbakemelding til Leietaker Annet Navn Mobtlf Epost Rutiner og forutsetninger Antall vakter Pris Annet, beskrives Navn Mobtlf Epost Dato og Signatur
Side 3 av 9 BRANNSIKKERHET - ved overnatting i kommunale bygg - tilknyttet varslingsanlegg med direkte kontakt med 110 alarmsentral Byggets/enhetens navn: Adresse på bygget: Navn, Enhetsleder som disponerer bygget: Navn på Eiendom, bygg brannansvarlig: Maks antall personer i.h.t. brannperm: Maks antall personer for overnatting: Ansvarlig leier: Adresse: Instruks: 1. Leier skal ha en voksen person som brannansvarlig. Personen skal ha ansvaret for at brukerne av bygget blir orientert om nødutganger, slokkeutstyr, varslingsrutiner, samlingsplass ved evakuering og nødvendig brannvakthold. Navn på brannansvarlig: 1. Det skal alltid være en våken, voksen brannvakt pr. 50 personer, og minst en vakt pr. etasje. plan skal fremgå av melding til alarmsentralen. Det skal gås kontrollrunder minimum hver time. 2. Rømningsveiene må være frie ikke blokkert med møbler, utstyr m.m. 3. Det er ikke lov å bruke åpen ild inne i bygningen. 4. Hver person skal minimum disponere 4 kvadratmeter, inkl soveplass. Eks: Et klasserom på 60 kvm kan benyttes av 15 personer. 5. Deltakerne informeres om når og hvordan eventuell rømning skal foregå. Samt samlingsplass ved evakuering. Rømningsplaner og branninstruks skal være oppslått. 6. Ved overnatting skal melding sendes til 110-sentralen senest 3 uker før overnatting finner sted. Telefaks: 32 89 13 19 eller e-post: 110@v110.no ( klikk for eget skjema med plan for brannvakt ). Leietaker er ansvarlig for at melding sendes. Kopi leveres enhetsleder. 7. Dette skjema oppbevares i hele perioden hos enhetsleder for bygget, og leietaker. Kopi til telefaksnr: 33 08 55 15 eller e-post: post.drift.anlegg@horten.kommune.no 8. Meldinger om feil på bygningen, utenfor arbeidstid, meldes til Securitas AS på tlf.: 90893765 9. Ved brann meldes dette på telefonnr. 110 10. Avtalen tilrettelegges for at lokalene etterlates av leietager ryddet og rengjort i den stand ved ankomst. Leier/låners representant og utleier avtaler tidspunkt for felles
Side 4 av 9 kontroll av lokalene. Lokalene forventes ryddet og gulvene tørrmoppes for sand/støv som fjernes. Toalettpapir og tørkepapir gjøres tilgjengelig og inngår i leien. Mangler eller skader, vil bli etterfakturert fra kommunens side. Signaturer er på neste side.
Side 5 av 9 Dato og sted Signatur Eier, enhetsleder/brannvernleder... Signatur brannansvarlig leietaker Gjenta med blokkbokstaver... Gjenta med blokkbokstaver Bekreftelse av Bruker, enhetsleder/brannvernleder Gjenta med blokkbokstaver Signaturer bekrefter at overnattingen kun skjer i forhåndsgodkjente rom og er i tråd med de instrukser og tegninger som er utlevert av eier. Funksjon og virkemåte til brannalarmanlegget, rømningsveier og slokkeutstyr er forevist og eventuelt risikoreduserende tiltak er vurdert. Signert kopi sendes sentralarkiv og arkiveres i saken. Fakturagrunnlag Foreningens navn Navn kontaktperson Adresse Postnummer Sted Pris: Grunnpris Personpris Totalsum til fakturering 3000,- Inntil 30 personer 100,- Antall over 30 personer
Side 6 av 9 SJEKKLISTE FOR Å AVGJØRE OM LOKALET ER EGNET TIL OVERNATTING Sjekklisten fylles ut av Horten kommunes brannvernleder i Eiendomsdrift. Sjekkpunkt som må være tilfredsstilt Ja Nei 1. Er kravet til minimum 4 m2 inklusiv soveplass pr. person ivaretatt? 2. Har alle overnattingsrom direkte utgang til det fri eller åpningsbare vinduer? 3. Er det fra overnattingsrom atkomst til korridor som leder videre til 2 separate trapperom, eller utganger til det fri? 4. Avstand i eventuelle blindkorridorer til nærmeste trapp eller utgang er under 7 meter? 5. Har dører ut fra overnattingsrom lysåpning større enn 0,9 m? 6. Er bredder i rømningsveier og dører i rømningsveier større enn 1,2 m? 7. Slår dørene det rømmes gjennom ut i rømningsretningen? 8. Har rømningsveiene nødlys, og er det markeringslys over dører som leder til trapperom eller til det fri? 9. Har rømningsveiene begrenset brennbar kledning? 10. Er rømningsveiene uten brennbare materialer? 11. Har bygget automatisk brannalarmanlegg tilknyttet brannvesenets alarmsentral? 12. Har bygget oppdaterte rømningsplaner? 13. Besitter nøkkelpersoner hos leietaker (de som skal overnatte) som skal ivareta sikkerheten tilstrekkelig kompetanse til å ivareta sine funksjoner? 14. Er avvik etter tilsyn fra brannvesenet lukket? 15. Adgang med nøkler/kort og alarm er tilrettelagt? 16. Moppestativ, mopper og toalettartikler er satt tilgjengelig? 17. Er håndtering av avfall foretatt og containere lokalisert? I trebygninger aksepteres det kun overnatting i 1. etasje (det planet som har direkte utgang på terreng) Aktuelt Uaktuelt Lokalet er egnet til overnatting under følgende arrangement: Dato og Signaturer Leietaker Stedlig brannvern/enhetsleder Brannvernleder Eier Gjenta med blokkbokstaver
Side 7 av 9 RUTINE FOR BRANNVAKTER BRANNVAKTEN SKAL HA KUNNSKAP OM FØLGENDE: Brannsentralens plassering og virkemåte, samt plassering av brannmeldere (røde manuelle brannmeldere som iverksetter brannalarm) Plassering og virkemåte av brannslanger og slokkeapparater. Utganger og nødutganger, (inkludert funksjon for nødåpnere for låste rømningsdører). Samlingsplass ved evakuering BRANNVAKTEN SKAL VÆRE UTSTYRT MED REFLEKSVEST, OG LOMMELYKT. KONTROLLOPPGAVER/HANDLINGSPLANER Brannvakten skal hver time gå kontrollrunde i de deler av bygningen som brukes til overnatting. Uvedkommende skal vises bort. Kontrollrundene gjennomføres hver time i tidsrommet 23.00 07.00. Kontrollrundene skal loggføres, i logg nedenfor. Sørge for å holde rømningsveier ryddige og frie for hindringer. Branntilløp, nestenulykker og andre forhold som har betydning for brannsikkerheten skal rapporteres til Horten kommune. INSTRUKS VED BRANN Ved brann skal byggets gjeldende instruks følges. (Vedlegges i nødvendig antall kopier.) Denne skal være hengt opp på godt synlige steder i lokalet og være kjent på forhånd. Ha ansvaret for at evakuering av lokalene kan foregå rolig og velorganisert til bygningens samlingsplass, foreta opptelling og sørge for at de evakuerte forblir der inntil annen ordre blir gitt. Bistå brannvesenet LOGG FOR BRANNVAKTER OG BRANNRUNDER BRANNVAKTER BLOKKBOKSTAVER 23 00 01 02 03 04 05 06 07
Side 8 av 9 Horten kommune Branninstruks For Leietaker ved overnatting på skoler og barnehager. Rutine i rom ved overnatting EVAKUERING ALLE FORLATER ROMMET RASKEST MULIG. BRANNVAKTER VISER VEI BRANNVAKT SJEKKER FØR DØR LUKKES: o ALLE HAR FORLATT ROMMET o ALLE VINDUER ER LUKKET OPPSTILLING ALLE STILLER OPP VED HOVEDVEG INN PÅ OMRÅDET _ BRANNVAKT TELLER OPP ANTALL AVVIK PÅ ANTALL MELDES BRANNVESENETS ANKOMST. Instruksen, gjøren kjent og henges opp godt synlig for alle deltagere.
Side 9 av 9 MELDING OM OVERNATTING Navn og adresse på bygning/område: Kommune: HORTEN Eier: Telefon: Adresse: 3308 5500 BROMSVEIEN 29 Ansvarlig melder: Telefon: Adresse: Type arrangement meldes det om: Dato: Fra Til Nærmere beskrivelse av arrangementet, antall personer osv. Kontaktpersoner Navn Telefon Ansvarlig person