MØTEINNKALLING Formannskapet Dato: 16.01.2012 kl. 9:00 Sted: Arkivsak: 11/01198 Arkivkode: Forfall meldes snarest til servicetorget telefon 770 99 000. Vararepresentanter innkalles etter nærmere avtale. SAKSKART Side 1/12 11/01198-22 Saker til behandling Godkjenning av protokoll fra formannskapets møte 9.12.2011 3 2/12 11/01454-1 Permisjonsreglement 4 3/12 12/00013-2 Samhandlingsreformen Samarbeidsavtale UNN HF og Ibestad kommune 6 4/12 11/01565-2 Søknad om tilskudd markedsundersøkelse 16 5/12 11/01296-4 Søknad om tilskudd forprosjekt Sørrollnes båtforening 18 6/12 11/01068-14 Søknad om tilskudd Astrids oase 20 7/12 12/00015-1 Folkevalgtes innsynsrett i saksdokumenter 22 8/12 11/01469-1 Tilstandsrapport for grunnskolen i Ibestad 2010-11. 24 9/12 11/01244-7 Søknad omdisponering av fritidstomt g.nr. 103, b.nr. 119 til boligtomt 25 10/12 12/00021-1 Folkehelsekoordinator 28 11/12 11/01033-15 Ibestad golfklubb Garanti for spillemidler 30 12/12 11/01412-12 Budsjett 2012 - ansvarsnivå 32 1
Orienteringssaker 1. Personalsak, unntatt offentlighet jfr. off.lovens 13 2. Lesebrett til politikere presentasjon kl. 09.15 fra leverandør 3. Bredbånd 4. Arealplan status og framdrift 5. Oppgjør Årsand boligfelt, unntatt offentlighet, jfr. offlovens 13/forvaltningslovens 13 nr. 2. Drøftingssaker 1. Ti på TOPP i Ibestad 2. Mandat prosjektgruppe fritidsrenovasjon 3. Valg av representanter til prosjektgruppe fritidsrenovasjon 4. Sykefravær rådmannen presenterer et opplegg for arbeid med dette (kl. 12.00) Hamnvik, 09.01.2012 Dag Sigurd Brustind ordfører 2
Saker til behandling 1/12 Godkjenning av protokoll fra formannskapets møte 9.12.2011 Arkivsak-dok. 11/01198-22 Arkivkode. Saksbehandler Roald Pedersen Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet 16.01.2012 1/12 Forslag til vedtak/innstilling: Protokoll fra formannskapets møte 9.12.2011 godkjennes. Vedlegg:. Saksframstilling: 3
2/12 Permisjonsreglement Arkivsak-dok. 11/01454-1 Arkivkode. Saksbehandler Roald Pedersen Saksgang Møtedato Saknr 1 Administrasjonsutvalget 11.11.2011 20/11 2 Formannskapet 16.01.2012 2/12 3 Kommunestyret Administrasjonsutvalget har behandlet saken i møte 11.11.2011 sak 20/11 Møtebehandling Det ble enighet om følgende: Permisjonsreglement for ansatte i Ibestad kommune tilrådes med følgende endringer: Pkt. 1.3, første setning: Seksjonsleder endres til Rådmann. Pkt. 2.2, siste setning: Fast ansatte kan innvilges endres til Fast ansatte skal innvilges. Pkt 3.1, tredje kulepunkt: Konferansetimer i skole/barnehage endres til Konferansetimer i grunnskole/barnehage. Pkt 3.3, fjerde linje: Setningen som starter med Det samme gjelder [ ] strykes. Pkt 4.3.5: Første avsnitt skal være som følger: For amming kan det gis permisjon i inntil 2 timer pr dag med lønn. Jfr. AML 12-8 og HTA kap. 1 8 pkt. 8.3.4. Administrasjonsutvalget ber kommunestyret vurdere spesielt pkt 7. Votering Enstemmig vedtatt Vedtak Permisjonsreglement for ansatte i Ibestad kommune tilrådes med følgende endringer: Pkt. 1.3, første setning: Seksjonsleder endres til Rådmann. Pkt. 2.2, siste setning: Fast ansatte kan innvilges endres til Fast ansatte skal innvilges. Pkt 3.1, tredje kulepunkt: Konferansetimer i skole/barnehage endres til Konferansetimer i grunnskole/barnehage. Pkt 3.3, fjerde linje: Setningen som starter med Det samme gjelder [ ] strykes. Pkt 4.3.5: Første avsnitt endres til: For amming kan det gis permisjon i inntil 2 timer pr dag med lønn. Jfr. AML 12-8 og HTA kap. 1 8 pkt. 8.3.4. Administrasjonsutvalget ber kommunestyret vurdere spesielt pkt 7. 4
Saksfremlegg Forslag til vedtak/innstilling: Permisjonsreglement for ansatte i Ibestad kommune godkjennes Vedlegg: 1. Permisjonsreglement for ansatte i Ibestad kommune. 2. Referat fra drøftingsmøte 25.08.2011. Saksframstilling: Ibestad kommune har igangsatt et arbeid med å revidere kommunens personellreglement. En del er allerede utarbeidet og iverksatt, andre gjenstår. Permisjonsreglementet for ansatte i Ibestad kommune er en del av dette arbeidet. Gjeldende permisjonsreglement er fra 1996,og er utdatert og det er et sterkt behov for et oppdatert reglement. Nytt permisjonsreglement inneholder ingen vesentlige endringer med unntak av at permisjon nå skal avgjøres av seksjonsleder. I tillegg er forutsetninger for å få velferdspermisjoner mer spesifisert enn det har vært tidligere. Øvrige endringer er hovedsakelig oppdatering av henvisninger til lovverket. Vedlegg til sak 5
3/12 SAMHANDLINGSREFORMEN - SAMARBEIDSAVTALE UNN HF OG IBESTAD KOMMUNE Arkivsak-dok. 12/00013-2 Arkivkode. Saksbehandler Helge Høve Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet 16.01.2012 3/12 2 Kommunestyret Forslag til vedtak/innstilling: 1. Ibestad kommunestyre godkjenner forslag til Overordnet samarbeidsavtale mellom UNN og Harstad kommune Tjenesteavtale 1 Helse- og omsorgsoppgaver partene har ansvar for og tiltak partene skal utføre. Tjenesteavtale 3 Retningslinjer for innleggelse i sykehus Tjenesteavtale 5 Retningslinjer for samarbeid om utskrivningsklare pasienter som antas å ha behov for kommunale tjenester etter utskrivning fra sykehus. Tjenesteavtale 11 Omforente beredskapsplaner og planer for den akuttmedisinske kjeden. 2. Kommunestyret forutsetter at det foretas en fortløpende evaluering av samarbeidet og avtalene. Arbeidet med evalueringen av nevnte avtaler bør starte så snart de resterende tjenesteavtaler er ferdig og senest tidlig høst 2012. Vedlegg: 1. Overordnet avtale mellom UNN og kommunene 2. Tjenesteavtale 1 3. Tjenesteavtale 3 4. Tjenesteavtale 5 5. Tjenesteavtale 11 6. Rutine for melding av avvik Andre saksdokumenter: Prop.91L: Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester. Prop.90L: Lov om folkehelsearbeid. Meld.St.16 (2010-2011): Nasjonal helse- og omsorgsplan 2011-2015. Prop.115S: Kommuneproposisjon 2012. 6
Saksframstilling: Samhandlingsreformen trådte i kraft 1.1. 2012 og som en konsekvens av dette skal det inngås 1 overordnet og 11 tjenesteavtaler mellom helseforetakene og kommunene. I denne sak fremmes forslag til overordnet avtale og 4 tjenesteavtaler mellom UNN og kommunene. Rådmannen har ved flere anledninger informert formannskap og kommunestyret om samhandlingsreformen. I St. meld. nr. 47 (2008-2009) er det presentert enkelte grep og overordnede prinsipper som skal sikre en fremtidig helse- og omsorgstjeneste som svarer på pasientens behov for koordinerte tjenester, og på de store samfunnsøkonomiske utfordringene ved den demografiske utviklingen og endring i sykdomsbildet. Samlingsreformen skal bidra til en mer effektiv ressursbruk samlet sett, og sikre en bærekraftig utvikling av helse- og omsorgssektoren. Samhandlingsreformens mål kan hovedsakelig oppsummeres slik: Å angi rammene for en ny kommunerolle kommunenes oppgaver skal tydeliggjøres Økt innsats på folkehelse og forebygging Bedre legetjeneste i kommunene Understøtte en klarere pasientrolle/helhetlig pasientforløp Legge til rette for samarbeid mellom spesialisthelsetjenesten og kommunenes helse- og omsorgstjeneste Legge til rette for at spesialisthelsetjenesten kan utvikles slik at den i større grad kan bruke sin spesialiserte kompetanse Samhandlingsreformen består av to nye lover, endringer i 42 lover, opphevelse av 3 lover, samt nasjonal helse- og omsorgsplan for perioden 2011 2015. Det foreslås vesentlige endringer i spesialisthelsetjenesteloven, tilsynsloven, pasientrettighetsloven og helsepersonelloven. Det iverksettes et omfattende gjennomføringsprosjekt frem til 2015. Det er inngått en avtale mellom KS og HOD om gjennomføring av reformen. Det iverksettes et forskningsprosjekt for å følge med gjennomføring av reformen. Sentrale hovedtrekk i lovene oppsummert: Kommunens ansvar Lovforslaget innebærer at det blir en felles lov om kommunale helse- og omsorgstjenester, til erstatning for kommunehelsetjenesteloven og sosialtjenesteloven. Med andre ord oppheves det juridiske skillet mellom helsetjenester og omsorgstjenester. Et hovedgrep som gjøres i lovforslaget, er at kommunens overordnede ansvar for helse- og omsorgstjenesten tydeliggjøres. Med et overordnet sørge-foransvar ønsker departementet å sikre at kommunene innenfor de rammer lov og forskrift setter, selv kan velge hvordan de vil organisere virksomheten og tjenestene ut fra lokale forhold og behov. I forlengelsen av dette ønsker departementet også å lovfeste en overordnet og profesjonsnøytral angivelse av kommunens plikter. Det er departementets vurdering at en slik regulering av kommunens plikter vil være mer dynamisk og anvendbar i forhold til helsefaglig utvikling og nye måter å organisere 7
tjenestetilbudet på. Overordnet og profesjonsnøytral lovgivning vil understøtte tjenesteytelse på tvers av fagprofesjoner og samarbeid mellom deltjenester. Lovforslaget viderefører gjeldene ansvar og oppgaver som kommunen har i dag etter sosialtjenesteloven og kommunehelsetjenesteloven. Dette gjelder både med hensyn til forebygging for å dempe behovet for helse- og omsorgstjenester og med hensyn til at større deler av pasientforløpet kan håndteres i kommunens helse- og omsorgstjeneste i stedet for i spesialisthelsetjenesten. Finansieringsordningene i samhandlings-reformen, blant annet kommunal medfinansiering og finansiering av utskrivningsklare pasienter, vil legge til rette for økt aktivitet i kommunene ved at større deler av pasientbehandlingen kan finne sted i kommunene. Det foreslås imidlertid lovfestet to nye oppgaver for kommunene. Den ene oppgaven er innføring av en plikt for kommunen til å sørge for tilbud om døgnopphold til pasienter og brukere med behov for øyeblikkelige helse- og omsorgstjenester. Den andre oppgaven er at kommunene skal medvirke til og tilrettelegge for forskning for den kommunale helse- og omsorgstjenesten. Videre tydeliggjør lovforslaget kommunens ansvar for helsefremmende og forebyggende arbeid. Kommunen er den sentrale arenaen for folkehelse-, forebyggende- og helsefremmende arbeid, og departementet ønsker å tydeliggjøre dette arbeidet. Et annet sentralt grep i lovforslaget er å tydeliggjøre kommunens virksomhetsansvar for å tilby forsvarlige tjenester. Kommunens ansvar for å yte eller tilby forsvarlige tjenester er i dag indirekte og fragmentert regulert sammenlignet med spesialisthelsetjenesten. Det foreslås derfor en ny lovbestemmelse som presiserer at helse- og omsorgstjenester som tilbys eller ytes i henhold til loven skal være forsvarlige. I forlengelsen av dette foreslås det også et lovbestemt krav om at alle virksomheter i den kommunale helse- og omsorgstjenesten og spesialisthelsetjenesten skal drive systematisk kvalitetsforbedrings- og pasient- og brukersikkerhetsarbeid. Pasienter og brukere, samt personell Lovforslaget innebærer at pasient- og brukerrettigheter knyttet til helse- og omsorgstjenester i all hovedsak videreføres, men samles i pasientrettighetsloven. I lovforslaget foreslås en plikt for kommunene til å oppnevne en koordinator for pasienter og brukere med behov for langvarige og koordinerte tjenester. Videre foreslås det at Fylkesmannen skal være felles klage- og tilsynsinstans for alle tjenester etter den nye loven. Det foreslås at helsepersonelloven i all hovedsak skal gjelde for alt personell som yter tjenester som omfattes av loven. Forslaget innebærer at personell som i dag yter tjenester etter sosialtjenesteloven i utgangspunktet vil omfattes av helsepersonellovens bestemmelser, herunder bestemmelser om krav til forsvarlig yrkesutøvelse og krav til taushetsplikt. Samhandling mellom kommunene og helseforetakene Et av hovedgrepene for å bedre samhandlingen er forslaget om å innføre et lovpålagt avtalesystem mellom kommuner og helseforetak/regionale helseforetak. I lovforslaget foreslås det å gi departementet myndighet til å stille krav om at dokumentasjon og kommunikasjon av helseopplysninger skal skje elektronisk. 8
Finansiering Et nytt grep om finansiering i lovforslaget er forslaget om å innføre kommunal medfinansiering av spesialisthelsetjenesten. Videre foreslås det at kommunen skal ha ansvaret for utskrivningsklare pasienter fra dag én. Lovpålagte krav om lokale avtaler mellom kommuner og helseforetak I gjeldende lovverk finnes en del enkeltstående bestemmelser om samarbeid mellom spesialisthelsetjenesten og de kommunale helse- og omsorgstjenestene. Men det er ikke gitt pålegg om å drive med systematisk samarbeid eller å utarbeide avtaler om samarbeid på systemnivå. Avtalene mellom kommuner og foretak er ulikt utformet. Enkelte avtaler har en ensidig fokusering på håndtering av utskrivningsklare pasienter, mens andre regulerer en rekke forhold. Avtalene etablerer gode rutiner for informasjonsoverføring, gode samarbeidsrutiner for innleggelse og utskrivning. Noen avtaler regulerer også veiledning og kompetanseoppbygging. I loven er det pålagt et avtalesystem som skal bidra til å iverksette og understøtte samhandlingsreformen. Lovteksten: 6-1 Plikt til å inngå samarbeidsavtale Kommunestyret selv skal inngå samarbeidsavtale med det regionale helseforetaket i helseregionen eller med helseforetak som det regionale helseforetaket bestemmer. Kommunen kan inngå avtale alene eller sammen med andre kommuner. Samarbeidet skal ha som målsetting å bidra til at pasienter og brukere mottar et helhetlig tilbud om helse- og omsorgstjenester. Pasient- og brukererfaringer skal inngå i vurderingsgrunnlaget ved utarbeidelsen av avtalen. Pasient- og brukerorganisasjoner skal medvirke i forbindelse med utarbeidelse av avtalene. 6-2 Krav til avtalens innhold Det skal i tillegg til Overordnet avtale etableres avtaler innenfor flg 11 områder: 1. Enighet om hvilke helse- og omsorgsoppgaver forvaltningsnivåene er pålagt ansvaret for og en felles oppfatning av hvilke tiltak partene til enhver tid skal utføre. 2. Retningslinjer for samarbeid i tilknytning til innleggelse, utskrivning, habilitering, rehabilitering og lærings- og mestringstilbud for å sikre helhetlige og sammenhengende helse- og omsorgstjenester til pasienter med behov for koordinerte tjenester. 3. Retningslinjer for innleggelse i sykehus. 9
4. Beskrivelse av kommunens tilbud om døgnopphold for øyeblikk hjelp etter 3-5 tredje ledd. 5. Retningslinjer for samarbeid om utskrivningsklare pasienter som antas å ha behov for kommunale tjenester etter utskrivning fra institusjon. 6. Retningslinjer for gjensidig kunnskapsoverføring og informasjonsutveksling og for faglige nettverk og hospitering. 7. Samarbeid om forskning, utdanning, praksis og læretid. 8. Samarbeid om jordmortjenester. 9. Samarbeid om IKT-løsninger lokalt. 10. Samarbeid om forebygging. 11. Omforente beredskapsplaner og planer for den akuttmedisinske kjeden. Når det avtales samarbeidstiltak, må avtalen klargjøre ansvarsforholdene, herunder må arbeidsgiveransvaret avklares. Videre må det avtales hvordan samarbeidstiltaket skal organiseres og finansieres. 6-3 Frist for inngåelse av avtale Departementet kan fastsette en frist for når avtale som nevnt i 6-1 skal være inngått. Det kan settes ulik frist for de forskjellige kravene etter 6-2. 6-4 Innsending av avtaler til Helsedirektoratet De regionale helseforetakene skal sende avtaler som nevnt i 6-1 til Helsedirektoratet innen en måned etter at de er inngått, og senest en måned etter utgangen av frist fastsatt med hjemmel i 6-3. 6-5 Endring og oppsigelse av avtaler Avtalepartene skal årlig gjennomgå avtalen med sikte på nødvendige oppdateringer eller utvidelser. Avtalen kan sies opp med ett års frist. Når en av partene sier opp avtalen, skal det regionale helseforetaket varsle Helsedirektoratet. I denne saken behandles avtaler i hht pkt 1, 3, 5 og 11 over. Utdrag fra proposisjonen: Departementet mener at lovpålagte samarbeidsavtaler er et egnet virkemiddel for å oppnå samhandling mellom kommuner og spesialisthelsetjenesten for å kunne tilby pasienter og brukere koordinerte tjenester og helhetlige pasientforløp når de har behov for det. Samarbeidsavtalene vil være av både praktisk og prinsipiell betydning for kommunens oppfyllelse av det lovpålagte ansvaret for den kommunale helse- og omsorgstjenesten. Ansvaret for at det lovpålagte ansvaret for å inngå samarbeidsavtaler oppfylles, bør derfor legges på øverste politiske nivå i 10
kommunen, hos kommunestyret, slik at politikerne blir orientert om og engasjert i samarbeidet med spesialisthelsetjenesten. Forslaget om å legge ansvaret for å vedta avtalene på kommunestyret, er ikke til hinder for at kommunestyret overlater til administrasjonen å utarbeide og fornye avtalene. Det er inngått avtaler mellom helseforetakene og kommunene på grunnlag av den nasjonale rammeavtalen om samhandling på helse- og omsorgsområdet som er inngått mellom Helse- og omsorgsdepartementet og KS. Det forutsettes at de foreslåtte lovpålagte avtalene skal bygge videre på disse avtalene. Dessuten skal Helsedirektoratet i samarbeid med KS utarbeide et veiledningsopplegg, herunder standardavtaler og maler til samarbeidsavtaler. Dette vil antakelig føre til at avtalene over hele landet blir relativt like. Det vil være hensiktsmessig at partene i forbindelse med avtaleinngåelsen arbeider med å etablere en felles forståelse for hverandres ansvar og oppgaver, og dermed avdekker eventuell uenighet, misforståelser og eventuelle ulike oppfatninger eller tolkningstvil når det gjelder oppgavefordelingen. I avtalene skal det inngå et eget punkt som beskriver øyeblikkelig hjelp-tilbudet i kommunene. På den måten oppfordres partene til å se øyeblikkelig hjelptilbudene sine i sammenheng, og bli enige om løsninger som er hensiktsmessige både for kommunene, helseforetakene, og ikke minst pasientene. Dersom kommuner og foretak etablerer et samarbeid som skal legge til rette for alternative tiltak til innleggelse av pasienter i sykehus, for eksempel med kommunale senger for observasjon og behandling, vil det også være behov for et samarbeid om kriterier for når det ikke er nødvendig med sykehusinnleggelse, det vil si når det er forsvarlig at pasienten tas hånd om av kommunehelsetjenesten. Dersom det er ønskelig å benytte institusjonelle tiltak, finnes det mange eksempler på hvordan dette kan gjøres. Det kan opprettes kommunale team eller kompetansesentre, lavterskeltilbud, tverrfaglige ambulante team, brukerstyrte døgnplasser, forsterkede sykehjemsavdelinger, distriktsmedisinske sentre, osv. Avtalene er et viktig virkemiddel for å understøtte samhandling mellom kommunene og spesialisthelsetjenesten. Det er derfor nødvendig å legge til rette for at avtalene kommer på plass og at de fungerer godt. Dessuten er det viktig å unngå at det gjennom avtalene utvikles ubegrunnede forskjeller innenfor helseog omsorgstjenesten. På bakgrunn av høringsinstansenes argumentasjon, har departementet kommet til at det bør etableres en ordning med et eget, nasjonalt organ som håndterer uenighet mellom avtalepartene. Dette for blant annet å sikre likeverdighet mellom avtalepartene og mest mulig like løsninger. Samarbeid med UNN UNN HF og kommunene i Ofoten/Troms har siden 2008 hatt en overordnet samarbeidsavtale med tilhørende underavtaler og retningslinjer. Avtalene ble i perioden 2008 til 2010 behandlet og vedtatt i styret ved UNN og i 29 av de 31 kommunene. Avtalene har vært retningsgivende for det overordnede og kliniske samarbeidet mellom partene. Avtalene mellom UNN og kommunene har fram til 1.1.12 ikke vært lovpålagt. Som nevnt over har hvert kommunestyre fra 2012 plikt til å inngå samarbeidsavtale med det regionale helseforetaket eller med det helseforetak som det regionale helseforetaket bestemmer. Helse Nord (HN) har bestemt at avtalene skal inngås 11
mellom helseforetaket og kommunene, for Troms/Ofotens del mellom UNN HF og 31 kommuner. Behandling i OSO Overordnet samarbeidsorgan (OSO) har 1 representant fra hvert regionråd samt 1 representant fra Tromsø kommune totalt 6 representanter samt 6 representanter fra UNN. I tillegg er det 1 brukerrepresentant i OSO. Representantene velges for 4 år. OSO vedtok i møte 22.09.11 å sette ned et klinisk samarbeidsutvalg (KSU) med mandat: 1. Gruppa får i oppdrag å utarbeide forslag til overordnet samarbeidsavtale mellom kommunene og UNN som legges fram for OSO i møte 16.11.2011 2. Til OSO møtet bes gruppa også legge fram en plan for arbeidet med tjenesteavtaler i 2012 På nytt møte 16.11.2011 utvidet OSO samarbeidsutvalgets mandat: 1. OSO gir sin tilslutning til at KSU-et får utvidet frist til å ferdigstille avtaleforslaget 2. OSO gir sin tilslutning til at mandatet til KSU-et også utvides til å gjelde 4 tjenesteavtaler 3. Frist for utsendelse av nytt forslag settes til 2. desember 4. Kommunenes Sentralforbund Troms får i oppdrag å arrangere en høringskonferanse for kommunene 9. desember 5. Det arrangeres et ekstra møte i OSO 19.desember Prosessen Det har hele veien vært et ønske fra Helse Nord og i tråd med veilederens anbefalinger at det oppnås størst mulig grad av regional likhet i struktur og innhold i avtaleverket. Helse Nord har i perioden hatt en gruppe som har utarbeidd en regional mal for avtalene. Dette arbeidet pågikk parallelt med KSU ets arbeid. Dette har vært utfordrende, men har sikret en betydelig gjensidig innflytelse på utforminga av avtaleforslaget. Det ble tidlig bestemt i KSU-et at førsteutkastet til den regionale avtalen skulle danne grunnlag for gruppas videre arbeid med den lokale avtalen. 2.november ble et første avtaleutkast sendt til høring. Det kom inn innspill fra blant annet 21 kommuner. Materialet ble drøftet i arbeidsgruppa og noe ble også videreformidlet til Helse Nord sin avtalegruppe. 15. november ble avtalene drøftet i brukerutvalget v/unn. 18. november kom Forskriften om kommunal medfinansiering av spesialisthelsetjenesten og kommunal betaling for utskrivningsklare pasienter. Gruppa fikk dermed tilpasset tjenesteavtalene til forskriften. 2. desember ble avtalesettet oversendt kommunene og andre interessenter i arbeidet. 9.desember var KS høringskonferanse for kommunene. 12
På KS sin høringskonferanse 9.12. ble noen sentrale forhold påpekt: Halvøyeblikkelig hjelp: Kommunene påpeker at noen pasienter henvises med behov for en rask avklaring/behandling, uten at de direkte kan defineres som øyeblikkelig hjelp. Sykehuset har pr i dag ikke gode nok systemer for å kunne differensiere ventetiden og det påpekes at dette burde bli ivaretatt av tjenesteavtale 3. KSU et viser til at OSO har satt ned et eget KSU (sak 02/11) som jobber med dette og som vil komme med forslag til retningslinjer på nyåret. Det kan bli aktuelt å innarbeide disse i en senere revisjon av tjenesteavtale 3 og/eller 5. Avklaring av ansvar for pasienter som venter på plass på UNN: Kommunene påpeker at de i enkelte tilfeller har betydelige utfordringer med å ta ansvar for helsetilbudet til pasienter som må vente på plass Ved UNN. Dette gjelder særlig innenfor rus og psykiatri. KSU et foreslår overfor OSO at partene i 2012 utarbeider en egen avtale som kan regulere samarbeid og avklare ansvar knyttet til disse pasientene. Eventuelt kan dette forholdet vies særlig oppmerksomhet i utarbeidelsen av tjenesteavtale nr 2 Retningslinjer for samarbeid i tilknytning til innleggelse, utskrivning, habilitering, rehabilitering og lærings- og mestringstilbud for å sikre helhetlige og sammenhengende helse- og omsorgstjenester til pasienter med behov for koordinerte tjenester Dokumentasjon som skal følge pasienten ut av sykehuset er i mange tilfeller mangelfull og kommer for sent: Kommunene mener at det må være et ufravikelig krav når avtalene skal inngås at UNN ved utskrivning av pasienter er i stand til å sende med epikrise eller tilsvarende informasjon slik at helsepersonell i kommunene kan gi pasienten forsvarlig oppfølging. Det stilles krav om at dokumentasjonsplikten knyttes til betalingsplikten for utskrivningsklare pasienter. KSU et har innarbeidet denne forpliktelsen i tjenesteavtale 5, pkt 5. Helseforetaket framholder at forskriften ikke lovfester at dokumentasjonskravet skal knyttes til betalingsplikten, i likhet med kommunens dokumentasjonskrav ved innleggelse. Helseforetaket påpekte også i forhandlingene at den samme utfordringa gjelder enkelte pasientgrupper som legges inn på sykehus. For å sikre likebehandling av partene og pasientenes sikkerhet også ved innskrivning har derfor tjenesteavtale 3 pkt. 4 1e avsnitt tatt inn forslag til en tilsvarende forpliktelse for kommunene, da med frist innen 1. januar 2013. KSU-et vil presisere at dette arbeid bør få høy prioritet. Når dette er gjennomført vil pasientsikkerheten bli betydelig forbedret og helsepersonell i kommunene og på UNN vil bli spart for mye ekstraarbeid. KSU la fram forslag til overordnet samarbeidsavtale og fire tjenesteavtaler for OSO i møte 19.12.2011. Avtalene bygger på avtaleutkastet i departementets veileder, Helse Nord sitt forslag samt dagens avtaler og rutinene mellom UNN og de 31 kommunene som har UNN som lokalsykehus. OSO fattet i møte 19.12.2011 flg vedtak: 13
1. OSO gir sin tilslutning til forslag til Overordnet Samarbeidsavtale og fire Tjenesteavtaler mellom kommunene og UNN HF, med de endringer som fremkom i møtet, og tilhørende rutine for avvikshåndtering. OSO anbefaler styret ved UNN HF og kommunestyrene å inngå avtalene innen 31.januar 2012 2. OSO anbefaler partene å igangsette en oppfølgingsprosess etter avtaleinngåelse som sikrer bred deltakelse, kvalitetssikring av rutiner og implementering av avtalene i organisasjonene. OSO ber partene om å rapportere status innen 1. mai 2012 3. OSO gir KSU-et mandat til å videreføre arbeidet med å utarbeide de gjenstående tjenesteavtalene og tilhørende rutiner. Nasjonale/regionale føringer skal danne utgangspunkt for arbeidet. KSU-et står fritt til å organisere sitt arbeid, herunder også sørge for at arbeidet forankres tilstrekkelig hos partene. KSU-et rapporterer til OSO innen 1.mai 2012. KSU-et får også i oppgave å følge opp og kvalitetssikre overordnet samarbeidsavtale med de fire første tjenesteavtalene. Ved behov skal disse legges fram for OSO til revisjon 4. KSU-et skal innen 1.mai 2012 utarbeide et forslag til effektiv avtaleforvaltning for partene 5. Som verneting for behandling av tvist til disse avtalene anbefaler OSO at partene bruker verneting der kommunen har sitt hjemting 6. OSO legger til grunn at organisasjonene arbeider i henhold til innholdet i avtalene fra 1. januar 2012. Avtalene trer i kraft fra 1.februar 2012 7. Videre drift av etablerte og nye øyeblikkelighjelps - døgntilbud i kommunene tas opp i neste OSO møte 18. januar 2012 Vurdering Ved at kommunene og UNN har hatt samarbeid i flere år gjennom OSO, eksisterte det en struktur på samarbeid mellom helseforetaket og kommunene i Troms og Ofoten regionen. Samtidig fikk en bistand av KS til å etablere høringskonferanse i Tromsø 9. desember. Gjennom dette arbeidet fikk kommunene gi direkte innspill i arbeidet med Overordnet avtale og de fire tjenesteavtaler. I alle slike forhandlinger må man gi noe for å oppnå noe på andre områder. Det har vært et press mht å komme fram til anbefalt avtale innen de fastsatte tidsfrister. Rådmannen synes man er kommet fram til en avtale vi kan godta og anbefaler derfor at kommunestyret godkjenner avtaleforslaget. Det gjenstår ennå arbeid med 7 tjenesteavtaler som skal være ferdig til 1. juli 2012. Ut fra erfaringene som har vært i samarbeidet med UNN, er det godt håp om å få til anbefalte forslag på disse også. Det er vanskelig å si i forkant hvordan erfaringene med avtalene vil bli, da kommunene vil få et større ansvar enn tidligere. Det er derfor viktig at det foretas en 14
fortløpende evaluering av avtalene og dette bør starte i løpet av høsten slik at en eventuell justering av avtalene kan skje i 2013. Det er to avtaler som har spesiell økonomisk betydning for kommunene: Tjenesteavtale 3; Retningslinjer for innleggelse i sykehus Tjenesteavtale 5: Retningslinjer for utskrivningsklare pasienter Ved innleggelse på sykehus vil kommunene ha et medfinansieringsansvar på 20 % av kostnadene (enkelte behandlinger er unntatt fra dette). Totalt har Ibestad kommune fått tilført ca 3 mill. kroner fra staten til å finansiere disse 20 %. Usikkerheten er om dette vil dekke medfinansieringsansvaret. Kommunene måtte tidligere dekke kostnadene til utskrivningsklare pasienter over 10 døgn. Fra 1. januar 2012 må kommunene dekke kr 4 000 pr døgn for utskrivningsklare pasienter fra dag 1. For å dekke dette er det bevilget ca 300.000 kroner til Ibestad kommune. Det er derfor viktig å kunne ta imot pasienter så snart de er utskrivningsklar. Kommunestyret vedtok å redusere antall plasser på sykehjemmet fra 36 til 34 fra 2011. I første halvår 2011 var det i perioder opp til 37 pasienter. Sist høst har pasienttallet gått ned og i store deler av perioden vært langt lavere enn 34. Ved slutten av året var pasienttallet 29. Etter nyttår har pasienttallet økt igjen. Det bør likevel ligge til rette for å ta i mot utskrivningsklare pasienter fortløpende. Situasjonen kan imidlertid endre seg. Rådmannen er bekymret for at sykehusene av økonomiske årsaker endrer utskrivingspraksis ved at de skriver ut pasienter tidligere enn før. Det kan medføre at det blir større press på sykehjemsplasser, og at vi får pasienter som vil ha større medisinsk og oppfølgingsbehov enn tidligere. Dette skal følges opp fortløpende for å sikre at kravene som kommer fra helseforetaket er i samsvar med avtaler. For å sikre dette legges ansvaret for oppfølgingen på leder PRO som rapporterer til rådmann. Rådmann vil rapportere til formannskapet om erfaringer med samhandlingsreformen. 15
4/12 Søknad om tilskudd markedsundersøkelse Arkivsak-dok. 11/01565-2 Arkivkode. 223 Saksbehandler Roald Pedersen Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet 16.01.2012 4/12 Forslag til vedtak/innstilling: 1. I henhold til Retningslinjer for kommunale utviklingsfond i Troms innvilges Ibestad Bygg og Skipsservice as, et tilskudd på inntil 33 % av støtteberettiget kostnader til markedsundersøkelse med formål å vurdere mulighetene for å utvide deres slip i et samarbeid med firma Seaworks Slip as. Tilskuddet utgjør inntil kr. 133.000.- og utbetales kun mot dokumenterte kostnader. 2. Støttebeløpet klassifiseres som bagatellmessig i henhold til retningslinjer for kommunale utviklingsfond, søker plikter å oppgi støttebeløpet ved søknad om annen bagatellmessig støtte i løpet av den påfølgende treårsperioden etter tildeling. Vedlegg: Søknad fra Ibestad bygg- og skipsservice AS Saksframstilling: Søknaden gjelder en markedsundersøkelse med formål å utrede mulighetene for et samarbeid med bedriftene Ibestad Bygg og Skipsservice as og firmaet Seaworks slip as i Harstad. Disse to bedriftene har inngått en intensjonsavtale om samarbeid på bakgrunn av at Seaworks Slip as mangler arealer for ekspansjon mens Ibestad Bygg og Skipsservice har ledig kapasitet og arealer. Som en effekt av dette vil de samlet ha mulighet for å betjene et større marked, dvs. større båter og kunne tilby et bredere produktspekter for et større marked. Målet er å bli en ledende regional bedrift innenfor sliptjenester for fartøyer opp mot 90 meter. En vesentlig del av prosjektets formål er å avklare markedsmessige forhold og eksterne rammebetingelser som blant annet: Marked og konkurranseforhold Økonomi og risiko Teknologisk utvikling/fartøymarked Offentlige/politiske rammebetingelser. Markedsundersøkelsen er kostnadsberegnet og vil besørges av Transportutvikling as og beløper seg til kr. 400.000.- ex mva. 16
Av dette dekkes kr. 70.000.- ex mva av bedriftenes eget arbeid med undersøkelsen, kr. 60.000.- ex mva er bedriftenes egenkapital i undersøkelsen. Det søkes om kr. 270.000.- ex mva i tilskudd fra Ibestad kommune. VURDERING: Det er klart positivt at to bedrifter kan samarbeide og derigjennom styrke seg og bli i stand til å kunne betjene et større marked. Dette gir ringvirkninger med økt aktivitet, økt bransjekunnskap og et større inntjeningspotensial. Dersom ekspansjonen skulle bli en realitet vil arbeidsplasser og lokalisering tilfalle Ibestad. En fornuftig deling på risiko i forundersøkelsene kan være en tre-deling av kostnadene fordelt på Ibestad Bygg og Skipsservice as, Seaworks Slip as og Ibestad kommune. 17
5/12 Søknad om tilskudd forprosjekt Sørrollnes båtforening Arkivsak-dok. 11/01296-4 Arkivkode. 243 Saksbehandler Roald Pedersen Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet 16.01.2012 5/12 Forslag til vedtak/innstilling: Søknad fra Sørrollnes båtforening om tilskudd fra næringsfondet innvilges ikke. Vedlegg: 1. Søknad av 14.06.2011 2. Søknad av 28.06.2011 Saksframstilling: Sørrollnes båtforening trenger bistand for finansiering av forprosjekt i forbindelse med lukking og utvidelse av Sørrollnes havn, jfr. søknad av 14.06.2011 med vedlegg. Første del av prosjektet er en geoteknisk undersøkelse av bunnforholdene for å få undersøkt om det teknisk er mulig med en lukking av havna. Båtforeningen har innhentet tilbud på geoteknisk undersøkelse fra firma Multiconsult. Tilbudet er på kr. 296.500 inkl. mva. Båtforeningen søker om kr. 150.000.- i tilskudd fra næringsfondet. Totalkostnaden for prosjektet er beregnet til 5. 502. 625,- kroner. I finansieringen er det forutsatt foruten tilskudd fra næringsfondet på 150.000 kroner, et tilskudd fra Ibestad kommune på 1 mill. kr og 2,45 mill. kr fra Kystverket. Denne kommunale delen er ikke en del av denne søknaden. Det framgår ikke fra søknaden om hvor langt foreninga er kommet med søknad om tilskudd fra Kystverket. Det er sendt søknad med ikke mottatt svar innen 28.06.2011. Det samme gjelder søknad fra Troms fylkeskommune. Ut fra hjemmesiden til Kystverket er det ikke mulig å få tilskudd fra Kystverket til private fritidsbåthaver det kan gis tilskudd til fiskerihavner. I følge regelverket for Tilskudd til kommunale fiskerihavnetiltak krever tilskudd fra Kystverket en kommunal egenfinansiering av minst 50 % av prosjektkostnadene. Det er opplyst at det er mulig å bruke overskuddsmasse fra Statens Vegvesens arbeid på fv. 848. Dette vil kunne medføre betydelig rimeligere utbygging. Båtforeninga ønsker derfor å få foretatt en grunnundersøkelse så snart som mulig for å være klar til utbygging når første etappe av vegutbyggingen starter. I søknaden er det påpekt at en havn vil vitalisere Sørrollnes og Ibestad kommune og gi lyst til bosetting på Sørrollnes. Det vil også bedre vilkårene for eksisterende næringsliv som oppdrett 18
og motivere til fiskeri, turisme, skyssbåttrafikk mm. Prosjektet vil samlet sett gi økt bokvalitet for dagens og framtidige beboere og besøkende til Sørrollnes. Etablering av Naturlekeparken på Sørrollnes vil kunne ha en positiv effekt for bruk av havna både fra besøkende og ny aktivitet. Rådmannens vurdering: For at kommunen skal gi et tilskudd fra næringsfondet må det være til et formål som stimulering av næringsutvikling, nye arbeidsplasser, nyskaping. Arbeidsplasser for ungdom og kvinner skal prioriteres. Tilskudd til en fritidsbåthavn faller utenfor regelverket til næringsfondet. Det er lite konkret i søknaden utover at det er 21 interessenter for båtplass. Det er ingen registrerte fiskefartøyer med fiske som hovedinntektskilde på Sørrollnes, havna vil derfor primært være havn for fritidsbåter/besøkshavn og mulig basehavn for oppdrettsanlegg. Det haster med å få foretatt grunnundersøkelser for å kunne utnytte overskuddsmasse fra vegutbyggingen på fv. 848. Dersom båtforeninga ikke klarer å fullfinansiere havneutbygginga i denne omgang, så vil det bli flere muligheter for å benytte overskuddsmasse da vegutbygginga vil skje i flere etapper. En fritidsbåthavn på Sørrollnes vil utvilsom være en fordel for både stedet og kommunen. Sjørelatert friluftsliv øker stadig, og ettersom de øvrige havner for fritidsbåter i kommunen er mer eller mindre full, er det behov for flere fritidsbåtplasser. Rådmannen har likevel ved flere tidligere anledninger påpekt at bygging av fritidsbåthaver ikke er en kommunal primæroppgave. Rådmannen vurderer søknaden som ikke direkte stønadsberettiget ut fra formålet med næringsfondet med hensyn til å skape arbeidsplasser. Søknaden kan muligens være stønadsberettiget ut fra mulige framtidige positiv effekter. Rådmannen er i tvil om det er mulig å oppnå tilskudd på 2,45 mill. kr kystverket basert på de retningslinjer som gjelder. Rådmannen er enda mer i tvil om det kommunale tilskuddet på 1 mill. kr. Etter rådmannens syn er finansieringsplanen høyst usikker. Ut fra at det fortsatt er så mye uavklart med hensyn til finansiering finner rådmannen ikke å kunne tilrå et tilskudd fra næringsfondet på nåværende tidspunkt. Vedlegg til sak 19
6/12 Søknad om tilskudd Astrids oase Arkivsak-dok. 11/01068-14 Arkivkode. 243 Saksbehandler Roald Pedersen Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet 16.01.2012 6/12 Forslag til vedtak/innstilling: 1. I henhold til Retningslinjer for kommunale utviklingsfond i Troms innvilges Astrids Oase ved Astrid Beer-Sist, tilskudd til utbygging av Vikingstua med inntil 25 % av godkjente kostnader på kr. 329.786.- inntil kr.82.446.- 2. Søknad om tilskudd til produksjon av egen markedsførings DVD utsettes til kostnader, produksjonsopplegg og oppfølging i form av distribusjon er klar. 3. Søknad om tilskudd til markedsføringsreise innvilges ikke. Vedlegg: 1. Søknad om tilskudd av 31.12.2011 fra Astrid s Oase 2. Mail av 08.12.2011 fra Astrid s Oase Saksframstilling: Astrids Oase har tidligere søkt om tilskudd til drift/markedsføring. Næringsfondet tillater ikke driftsstøtte slik at søknaden ble derfor i formannskapsmøte 01.12.2011 utsatt, for at søker kunne gis anledning til å presisere formålet med søknaden. Leder PNU og næringsutvikler deltok 5.12.2011 på et møte med Astrid og Uwe Beer- Sist. Her ble planer og det arbeidet som er utført gjennomgått. Bedriften har levert ny søknad datert 31.12.2011, jfr. vedlegg. Basert på søknad og møte med bedriften framkommer 3 søknader. 1. Vikingehytte Astrids Oase fikk i 2008 innvilget et tilskudd på 25 % fra Innovasjon Norge på 448.000.-. Kostnadsoverslaget var 1 792 000-. Her var det planlagt kun et enkelt grillhus med kapasitet på 12-15 stk. Grillhuset var kostnadsberegnet til kr. 142.000-., restaurantdelen var ikke med i kostnadsoverslaget. Etter noen tids drift ble det på bakgrunn av erfaring og tilbakemeldinger fra gjester besluttet å utvide grillhuset til en Vikinghytte, et bygg for 40 spisegjester, dimensjonert for rullestolbrukere og inneholder tilpassede fasiliteter som, dusj, toalett, omkledningsrom, te-kjøkken, badstue, badestamp og overbygd terrasse. For å kunne satse på tilnærmet helårlig drift blir huset også fullisolert. Det er ikke innvilget offentlig tilskudd til denne videreutviklingen. Totalt er det 20
investert for 5,4 millioner i anlegget. Innovasjon Norge har ikke bevilget lån eller tilskudd utover tilskuddet på 448.000. Kostnad Vikinghytta: Materialer ifølge bilag: 337.036.-, eget arbeid: 385 timer a 350 kr/t= 134.750. Totalt kr. 471.786.- Tidligere innvilget tilskudd fra Innovasjon Norge til grillhytten kr. 142.000 trekkes fra, slik at tilskuddsgrunnlaget blir kr. 329.786.-. Tilskudd fra næringsfondet inntil 25 % utgjør 82.446.-. 2. Markedsføringsfilm Astrids Oase planlegger også en oppfølger til Ibestad-filmen som ble laget i 2008. Denne DVD-en vil til forskjell fra Ibestad-filmen konsentrere seg om hva Astrids Oase kan tilby. DVD-en er kostnadsberegnet til ca. 100.000.-. Astrids Oase har utover en kort sekvens i Ibestad-filmen samt en enkel brosjyre ikke noe reklame-materiell. I hovedsak er det kun face book som er formidlingskanalen. I forbindelse med innsalg hos ferieoperatører og særforbund som eksempelvis Handikapforbundet ser bedriften fordelen med å kunne tilby en DVD-presentasjon. Denne kan da også spres på sosiale medier. En slik film vil kunne være stønadsberettiget som markedsføringstiltak. Før formannskapet skal ta stilling til et tilskudd må kostnader, produksjonsopplegg og oppfølging i form av distribusjon være tilstede. Jeg kan derfor ikke tilrå tilskudd i denne omgang. 3. Markedsføringstur I mail av 08.12.2012 fremmer bedriften en søknad om tilskudd til en markedsføringsreiser som ble foretatt i mars i 2011, jfr. vedlegg. Rådmannen vil være tilbakeholden med å tilrå tilskudd til slike reiser der både opplegg og effekt vil være særdeles vanskelig å måle. Jeg kan derfor ikke tilrå og gi tilskudd til markedsføringstur Vedlegg til sak 21
7/12 Folkevalgtes innsynsrett i saksdokumenter Arkivsak-dok. 12/00015-1 Arkivkode. 080 Saksbehandler Helge Høve Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet 16.01.2012 7/12 2 Kommunestyret Forslag til vedtak/innstilling: Forslag til reglement for folkevalgtes innsynsrett i Ibestad kommune vedtas. Vedlegg: 1. Reglement for folkevalgtes innsynsrett med departementets merknader. 2. Generelle regler for veiledningsplikt og innsynsrett Saksframstilling: I reglement for folkevalgte i Ibestad kan jeg ikke finne regler for folkevalgtes innsynsrett i saksdokumenter. Jeg er heller ikke kjent med at det finns eget reglement for dette. Uansett betyr det at det er påkrevd med nytt reglement. Norsk Presseforbund gjennomførte i 2011 en undersøkelse om samtlige norske kommuners forhold til åpenhet. Ibestad kommune kom ikke godt ut av undersøkelsen. Rådmannen vil følge opp dette slik at vi kan komme bedre ut. Det er flere forhold vi kan bli bedre på. Dersom vi får postjournalen på hjemmesida vil vi score på flere punkter i undersøkelsen. Når leder for servicetorget er på plass, vil dette være en oppgave for henne. Vi scoret dårlig på responstid på innsynsbegjæring. Der kan vi bli bedre gjennom å forbedre våre rutiner. Vi kan blant annet legge ut mer info med kontaktadresser til politikere på hjemmesida. Kontrollutvalget i Ibestad har ikke vedtatt at møtene i utvalget skal være åpne noe vi ikke scoret på. Kontrollutvalgene kan selv bestemme om møtene skal gå for åpne dører, men dette er en sak rådmannen overlater til kontrollutvalget selv å vurdere. I denne sak vil jeg foreslå reglement for folkevalgtes innsynsrett som vi også scoret dårlig på i undersøkelsen. I 2000 utarbeidet Kommunaldepartementet en veiledning om praktiseringen av taushetsplikten for folkevalgte i kommuner med forslag til reglement. Det er dette reglement med departementets kommentarer jeg foreslår som Ibestad kommunes reglement. Rådmannen har også laget en informasjon om veiledningsplikt og innsynsrett for allmenheten, for parter i saker og for folkevalgte, som et vedlegg til reglementet. 22
Vedlegg til sak 23
8/12 Tilstandsrapport for grunnskolen i Ibestad 2010-11. Arkivsak-dok. 11/01469-1 Arkivkode. B Saksbehandler Dag Indresand Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet 16.01.2012 8/12 2 Kommunestyret Forslag til vedtak/innstilling: Rapporten for grunnskolen i Ibestad kommune tas til etterretning. Vedlegg: Tilstandsrapporten. Saksframstilling: Opplæringslovens 13-10 stiller krav om at skoleeier, dvs. kommunestyret er orientert om tilstanden i skolen. Denne paragrafen sier bl.a. flg. om ansvarsomfang: Kommunen/fylkeskommunen og skoleeieren for privat skole etter 2-12 har ansvaret for at krava i opplæringsloven og forskriftene til loven blir oppfylte, under dette å stille til disposisjon de ressurser som er nødvendig for at kravene skal kunne oppfylles..som en del av oppfølgingsansvaret skal det utarbeides en årlig rapport om tilstanden i grunnskoleopplæringa og den videregående opplæringa, knyttet til læringsresultatet, frafall og læringsmiljø. Den årlige rapporten skal drøftes av skoleeier dvs kommunestyret, fylkestinget og den øverste ledelsen ved de private skolene. Med bakgrunn i denne lovformuleringa og at det ligger en rekke statistikker og dokumentasjoner, har Utdanningsdirektoratet utviklet en mal for rapport som kommunen har brukt som grunnlag for tilstandsrapporten. Rapporten gir dermed orientering om tilstanden i Ibestadskolene til skoleeier, og i tillegg seksjonens vurderinger rundt de områdene som rapporteres. Rådmannen har i tillegg valgt å ta med et punkt om spesialundervisning for å belyse ressursbruken lokalt og sammenlignet med andre sammenlignbare kommuner. Tilstandsrapportens innhold er ment å gi skoleeier en oversikt over nivået på spesifikke områder i skolen. Informasjon som kommer fram i tilstandsrapporten gir skoleeier en god anledning å sette seg inn i innholdet i Ibestadskolen, og sette fokus på kvalitet i skolen. Noen opplysninger fra små enheter kan inneholde direkte identifiserbare opplysninger, og er derfor tatt ut av enkelte tabeller. Dette for å ivareta den enkelte elevs personvern. 24
9/12 Søknad omdisponering av fritidstomt g.nr. 103, b.nr. 119 til boligtomt Arkivsak-dok. 11/01244-7 Arkivkode. 103/119 Saksbehandler Helge Høve Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet 16.01.2012 9/12 Forslag til vedtak/innstilling: 1. Ibestad formannskap gir dispensasjon etter pbl. 19-2, jfr. 1-8 for oppføring av en 2-mannsbolig på gnr. 103 bnr. 119 på Ånstad. Begrunnelse: Formannskapet kan ikke se at naturområdet og den frie ferdsel langs sjøen vil bli berørt i noen større grad av utnyttelsen av byggetomten bnr. 119. Samfunnsmessig er det av større betydning at Ibestad Eiendom får føre opp en tomannsbolig på tomten. 2. Byggetillatelse skal ikke igangsettes før egen byggesøknaden er godkjent etter pbl. 20-1 a. 3. Samtlige naboer skal tilskrives og gjøres kjent med vedtaket og sin klagerett. Vedlegg: 1. Kart over området 2. Søknad av 17.02.11 fra tiltakshaver fra Kristian Homlund - Ånstad 3. 6 klager fra naboer 4. Vedtak i formannskapet sak 101/11 den 07.09.11. 5. Fylkesmannens vedtak i brev av 29.11.11. Saksframstilling: Søknad fra eier Kristian Homlund - 9454 Ånstad Bakgrunn for saken Søknaden utløses ved at Ibestad Eiendom AS ønsker å føre opp en 2-mannsbolig på denne tomten. Saken har vært behandlet tidligere som dispensasjonssak fra 1-8 bygging i strandsonen innenfor 100 meters belte og som omdisponering/klagesak etter Plan og bygningslovens 20. i f.sak 101/11 den 07.09.2011. Formannskapet tok ikke klage til følge. Klagesaken ble oversendt fylkesmannen til behandling. Fylkesmannen opphevet Ibestad kommunes vedtak i saken og returnerte saken til ny behandling i kommunen. Fylkesmannen mener saken ikke er betryggende vurdert etter pbl. 19-2 som dispensasjonssak. 25
Som følge av fylkesmannens vedtak må kommunen starte saksbehandlingen på nytt. Saksutredning Tomten ble godkjent fradelt i 1989 til fritidsformål og et hvert tiltak på tomten skal vurderes på nytt i dag - jfr. pbl. 21-9. Kommunen har ingen godkjent arealdel til kommuneplanen å støtte seg til hva angår bruken av områdene rundt Vardhågen. Området er heller ikke regulert slik at kommunen må foreta en vurdering etter pbl. 19-2 og gi et begrunnet dispensasjonsvedtak for bygging i et LNF område hvor den fradelte tomt bnr. 119 ligger i strandsonens 100-meters belte. Ved første gangs behandling kom det klager fra naboene. Det er derfor særs viktig at et positivt svar på søknaden blir tilsendt samtlige naboer med underretning om klageadgang og klagefrist. Nabo og klager Laila Hanssen har nå solgt sin eiendom i ettertid. Utnyttelsen av tomten som byggetomt til en 2-mannsbolig skal vurderes opp mot PBL 19-2 dispensasjon og 1 8 forbud mot tiltak mv. langs sjø og vassdrag. Deler av Vardhågen er bebygd fra gammelt av med 3 bolighus. En felles privat adkomstveg går over området. Dette var den gamle sjøveien til havna og naustene fra den ovenfor beliggende bebyggelse på gården Ånstad. Ibestad Eiendom AS har kontaktet eieren av bnr. 119 Kristian Homlund da de ønsker å kjøpe den utparsellerte tomten bnr. 119. Eiendomsselskapet skal føre opp en 2-mannsbolig på Ånstad og er ute etter en attraktiv byggetomt. Styret mener at denne tomten har sentral beliggenhet i forhold til nærbutikk og barnehage. Dette sammen med den nære beliggenheten til sjøen og havna med en praktfull utsikt gjør tomta attraktiv. Saken dreier seg om å gi dispensasjon til å tillate bygging nærmere 100 meter fra sjøen for en 2 mannsbolig på en tomt som i sin tid ble fradelt til bygging av fritidshus på. I en slik sak skal fordeler og ulemper vurderes opp mot hverandre. Skal formannskapet gi dispensasjon må fordelene være klart større enn ulempene. Siden naboer har hatt anledning til å klage både etter mottakelse av nabovarsel, 1. og 2. gangsbehandling, er alle brev fra klagere vedlagt saken. Det er flere konkrete forhold det klages på: Bygging vil forringe naboeiendommene økonomisk Tap av utsikt Tap av solforhold Økt trafikk forbi husene Tap av parkeringsplass Tap av friområde Som følge av utvikling vil det selv i mindre bygder bli oppført nye bygg som vil innvirke på naboer på en eller annen måte. Det er de færreste som kan forvente at det ikke skal skje endringer i nabolaget som kan få konsekvenser for eks. utsikt, solforhold og trafikk. Rådmannen mener det ikke kan ha avgjørende hensyn at naboer får noe innskrenket utsikt. Alle forhold som det klages over, vil på en eller annen måte har medført de samme ulemper dersom det ble ført opp en fritidsbolig med dagens standard. At naboene får mindre utsikt kvalifiserer/ hjemler ikke til at en skal nekte byggetillatelse. 26
Området er lite brukt som friluftsområde. Som situasjonskartet viser ligger tomten bnr. 119 ca. 40 meter fra flomålet målt i horisontalavstand. Boligen vil komme ca. 50 meter i fra sjøen, og området mellom tomten og sjøen vil fortsatt være et friareal for den alminnelig frie ferdsel og naturbruk. Ut fra pbl. 1-8 kan jeg ikke se at lovens intensjon i dette tilfelle tilsidesettes. Selger av bnr. 119 har rettigheter i felles gårdsveg slik at det momentet ikke gir klagegrunn. Kommunen har ikke godkjent arealdel til kommuneplanen å støtte seg til i vurderingen. Området er fra før av er privatisert og bebygd med 3 eldre bolighus. Situasjonen kan ikke sies å bli noe verre om der bygges en 2-mannsbolig på bnr. 119. Som landbruksjord er også området uten interesse med fjell i dagen. Det er få andre boligtomter i bygda, men som er ansett som lite attraktive. Det er mangel på boliger i Ibestad kommune og derfor har kommunestyret anmodet Ibestad Eiendom AS som kommunens organ for boligforvaltning å føre opp inntil 10 boenheter i kommunen. Det er derfor samfunnsmessig viktig for kommunens utvikling at det oppføres boliger med attraktiv beliggenhet. Vedlegg til sak 27
10/12 Folkehelsekoordinator Arkivsak-dok. 12/00021-1 Arkivkode. Saksbehandler Roald Pedersen Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet 16.01.2012 10/12 Forslag til vedtak/innstilling: Ibestad kommune oppretter en 50 % stilling som folkehelsekoordinator. Vedlegg: Stillingsbeskrivelse folkehelsekoordinator Saksframstilling: Ibestad kommune har nå fått ansvar for utskrivningsklare pasienter og må bidra til betaling av medisinske konsultasjoner og sykehusinnleggelser. Kommunen får midler for å dekke kostnadene dette ansvaret fører med seg. Midlene blir overført som frie midler fastsatt i statsbudsjettet. Ettersom vellykket forebygging på sikt kan redusere kommunens utgifter bør kommunen legge til rette for at det blir billigere å behandle dem i kommunale tilbud enn på sykehus. I stortingsmelding nr 16, del 8 sammen for folkehelsen er målet definert som et systematisk, forpliktende og helhetlig folkehelsearbeid. Målet er at kommune, fylkeskommune og stat i samarbeid med næringsliv, arbeidsliv, frivillige organisasjoner, høyskoler og universiteter skal være samarbeidsparter som jobber for et felles mål. Det lokale leddet er det viktigste i en slik folkehelsekjede og kommunen er den viktigste aktøren som planmyndighet, samfunnsutvikler og tjenesteyter. Det er her folkehelsearbeid, og aktuelle tiltak må settes ut i livet. Ettersom påvirkningsfaktorer på helse befinner seg i alle deler av samfunnet må folkehelsearbeid og helsefremmende holdninger forankres på alle nivåer, ikke bare i helsesektoren. Erfaringer viser at dersom tverrsektorielt arbeid skal kunne fungere må det være noen som har ansvar for å koordinere arbeidet. En folkehelsekoordinator skal fungere som lim i det lokale folkehelsearbeidet ved å bidra til å utløse lokalt engasjement, gi drahjelp til lokale aktiviteter, tverrsektorielt arbeid og koordinere ulike aktørers innsats. En folkehelsekoordinator skal altså markere feltets tyngde på denne måten og er en svært viktig del av det lokale folkehelsearbeidet. Kommuner og fylkeskommuner som har kommet langt med sitt folkehelsearbeid er kjennetegnet av et bredt, tverrsektorielt arbeid som er forankret i plansystemene. På denne måten blir ikke folkehelsearbeidet tilfeldig og avhengig av ildsjeler, men kontinuerlig og systematisk. Slike kommuner har også prioritert å ha en folkehelsekoordinator. 28
Samhandlingsreformen skal gjennomføres over tid fra 1. januar i år. Dersom Ibestad kommune lykkes med helsefremmende og forebyggende arbeid på helsefeltet, vil vi kunne få økonomisk fordel av det. Tilsvarende vil vi, dersom vi ikke får dette til på en god måte få større økonomiske utfordringer. Innenfor knappe økonomiske rammer blir det derfor viktig å prioritere forebygging. Rådmannen ser derfor viktigheten at Ibestad kommune oppretter en 50 % stilling som folkehelsekoordinator. Rådmannen vil i denne sammenheng peke på prosjektet Trygg og tilgjengelig som kommunestyrets vedtok i siste møte. Prosjektet har en handlingsplan som må følges opp. Mange av tiltakene er ikke kostnadskrevende, men krever en personellressurs til å følge opp tiltakene. Her vil folkehelsekoordinatoren være en avgjørende faktor for at tiltak blir fulgt. Erfaringen hittil har vist at det ikke finnes ressurser i den daglige drift til å følge opp folkehelsearbeidet. Det vil bli dannet et tversektorielt råd bestående av representanter fra alle kommunens seksjoner, og ønskelig fra stat ved NAV og politi, og ikke minst fra private organisasjoner som idrettslag og pensjonistforeninger. Dette råd vil få en aktiv rolle i å utforme og iverksette folkehelsetiltak i kommunen. Vedlegg til sak 29
11/12 IBESTAD GOLFKLUBB - GARANTI FOR SPILLEMIDLER Arkivsak-dok. 11/01033-15 Arkivkode. 243 Saksbehandler Annie Mikalsen Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet 16.01.2012 11/12 2 Kommunestyret Forslag til vedtak/innstilling: 1. Ibestad kommune gir garanti for at golfbanen på Ånstad driftes i inntil 20 år 2. Ibestad kommune bevilger kr 58 000 i støtte til opparbeidelse av golfbane på Ånstad under forutsetning av innvilget spillemiddelsøknad 3. Midlene belastes kontoen støtte til enkelttiltak Vedlegg: Kopi av bestemmelser om tilskudd til anlegg for idrett og fysisk aktivitet. Infoside fra www.goflsiden.no Ibestad Golfklubb Søknad om kommunal garanti. F-sak 37/11 den 02.03.2011 Ibestad Golfklubb garanti for spillemidler. Fylkesmannen i Troms svar på søknad om godkjenning av vedtak. Saksframstilling: Ibestad Golfklubb søker spillemidler for etablering av golfbanen på Ånstad. De totale kostnadene for idrettsanlegget er på kr 6 114 200,-. Det søkes om spillemidler på kr 2 600 000,-. Videre søker klubben om kommunal støtte på kr 58 000,-. Når søkesummen for et anlegg overstiger kr 2 000 000,- kreves det kommunal garanti for driften av anlegget på 20 år jf. bestemmelser om tilskudd til anlegg for idrett og fysisk aktivitet 2011. Videre kreves det vedtak av et kompetent organ i kommunen samt en godkjenning fra fylkesmannen. Anleggseier plikter å holde anlegget åpent for allmenn idrettslig aktivitet i 40 år fra ferdigstillelse av anlegget. Dette innebærer plikt til å drive på årsbasis eller for idretter som har sesonger, på sesongbasis. Kravet er i utgangspunktet drift i 40 år, mens kommunen garanterer drift i 20 år. Stopper driften opp i mer enn 6 måneder kan departementet kreve inn spillemiddelstøtten. Garantien pålegger kommunen å se til at anlegget driftes i hht overnevnte bestemmelser. Det betyr blant annet at dersom anlegget går konkurs så har kommunen et ansvar for å overta driften eller få andre til å overta anlegget/driften. Anlegget som har mottatt spillemidler skal ikke omdannes til fortjeneste for private aktører. Dette for å sikre at en eventuell fortjeneste går til idrettslige formål. Se for øvrig vedlagte kopi av kommunal garanti og krav til driften av anlegget. 30
Det er dyrt å drive golfbaner i Norge, sesongen er kort og klima vanskelig. Gjennom media har vi registrert at golfanlegg går konkurs og medlemstallet synker. Dette er i tråd med info hentet fra www.golfsiden.no. Siden følger vedlagt. Kravet om kommunal garanti kom opp i forbindelse med søknaden om spillemidler i 2011 fra Ibestad Golfklubb. I F-sak 37/11 den 02.03.2011 vedtar Formannskapet at Ibestad kommune skal gi Ibestad Golfklubb garanti for drift i 20 år. Det ble søkt til fylkesmannen om godkjenning av vedtaket. I brev datert 05.04.2011 fra fylkesmannen blir vedtaket godkjent. Det forutsettes at denne garantien fortsatt gjelder. Ibestad Golfklubb har i sin søknad tatt høyde for et kommunalt tilskudd på kr 58 000. Det må foreligge en godkjennelse på dette tilskuddet. Rådmannens vurdering Slik rådmannen vurderer dette kan det bli en utfordring å drifte en golfbane i Ibestad kommune. Pr i dag har vi et begrenset golfmiljø og denne sporten vil kanskje ikke være for alle, da det er en dyr sport. Et golfanlegg vil kreve en betydelig arbeidsinnsats i form av vedlikehold. Arbeidskraften er dyr og spillere/medlemmer må betale for dette samt en del av driften. På den andre siden så vil et golfanlegg også kunne berike kommunen. Dette er en sport som har sin toppsesong i den lyse årstiden og dermed kanskje gir en positiv innfallsvinkel til turismen i kommunen. Det vil klart være en risiko for kommunen å gi en slik garanti. Resultatet kan bli at kommunen sitter med driftsansvar for de resterende årene av driftsavtalen dersom ingen andre er interessert i driften eller betale tilbake spillemidlene. Dersom foreslått kommunale tilskuddet ikke innvilges får ikke golfklubben sin søknad godkjent. Tidligere praksis er at midler til slike tilskudd ble tatt fra kontoen støtte til enkelttiltak. For 2012 er støtte enkelttiltak budsjettert med kr 60 000. Det betyr at dersom denne kontoen benyttes til dette formålet så er det kun kr 2 000 til fordeling til andre som søker enkelttiltak i 2012. Rådmannen ser ulempen, men forslår likevel at det kommunale tilskuddet på kr 58 000 belastes kontoen støtte til enkelttiltak. Rådmannen har i sin vurdering tatt med de politiske signaler som er gitt ved å flytte golfbanen opp på 1. plass ved rullering av handlingsplan for idrettsanlegg. Ut fra de politiske føringer som er gitt gjennom denne prioritering, vil jeg derfor innstille på at garanti gis. Dersom det ikke gis kommunalt garanti, medfører det at anlegget ikke får spillemidler og alt arbeid som er nedlagt vil være forgjeves. Både den kommunale garantien og det kommunale tilskuddet gis under forutsetning av at Ibestad Golfklubb får innvilget sin søknad om spillemidler for 2012. 31
12/12 Budsjett 2012 - ansvarsnivå Arkivsak-dok. 11/01412-12 Arkivkode. 151 Saksbehandler Helge Høve Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet 16.01.2012 12/12 Forslag til vedtak/innstilling: Rådmannens forslag til budsjett 2012 på ansvarsnivå vedtas Vedlegg: 1. Budsjett på ansvarsnivå Saksframstilling: Kommunens økonomireglement bestemmer at kommunestyrets vedtar budsjett på seksjonsnivå og formannskapet på ansvarsnivå og rådmannen innenfor ansvar på postnivå. Ved en feil fra rådmannens siden vedtok ikke formannskapet budsjettet på ansvarsnivå i november. Et annet forhold er at kommunestyret gjorde en del budsjettendringer. Rådmannen har foretatt noen endringer av teknisk art som medfører endringer fra det opprinnelige budsjett. Alle disse endringer medfører at det likevel vil være et behov for å vedta budsjettet på nytt på ansvarsnivå. Kommunestyret vedtok følgende endringer: Reduserte kostnader: Helse 200.000 kr Helsekoordinator 50 % (avsettes til fond) PRO 350.000 kr Miljøarbeidertjenesten (feilbudsjettering) PNU 120.000 kr FDV (feilbudsjettering) (Til sammen 670.000 kr) Økte kostnader: Helse 200.000 kr Disposisjonsfond samhandlingsreformen Oppvekst 90.000 kr Støtte kulturmidler (60.000; aktivitetsstøtte 40.000/ enkelttiltak 20.000) Ungdomsråd (30 000) PRO 80.000 kr Aktivitør, 20 %, Rolla aktivitet Rådmann 115.000 kr Tilskudd til Ibestad fellesråd (100.000) 32
PNU 200.000 kr Ånstad skole - drift i gymsal, kjøkken og frokostrom (80.000) Strøm Ånstad barnehage/kommunale bygg ikke budsjettert (120.000) (Til sammen 670.000 kr) Disse endringer er lagt inn. Bevilgning til Ånstad skole og barnehage er fordelt med 35.000 kr i strøm til Ånstad barnehage, 135.000 kr til strøm til Ånstad skole og 30.000 kr til renhold av de lokaler i skolen som ikke disponeres av barnehagen. Feilbudsjettering på PNU (FDV-tjenesten) er korrigert som i kommunestyrets vedtak. I tillegg er resterende feilbudsjettering under samme ansvar på ca 87.000 kr overført til styrkning av veivedlikeholdet. Feilbudsjettering Miljøarbeidertjenesten har medført at andre ansvar er styrket med følgende beløp: 1.510 PRO-tjenesten 650.000 kr (overtid/vederlag pasienter) 1.511 Ibestad sykehjem 432.000 kr (fler mindre poster) 1.512 Hjelpeordninger for hjemmene 90.000 kr Det medfører at Miljøarbeidertjenesten er styrket med 680.000 kr. Rådmannen har også foretatt en endring av ansvarsstrukturen i PRO som hittil har vært lite oversiktlig og med store ansvar som det er en utfordring å ha god oversikt over. Det er opprettet et nytt ansvar for kjøkken og så er alle utgifter vedrørende hjelpeordninger for hjemmene samlet i et ansvar. Samtidig med dette har seksjonsleder delegert budsjettansvar til mellomledere som dermed får klarere ansvar å forholde seg til. Disse endringer har ikke endret formålet med budsjettpostene, men er en teknisk flytting/opprydding for å få et mer hensiktsmessig budsjett. Rådmannen har også som følge av ansvarsfordeling, flyttet lønn og driftsmidler psykiatrisk sykepleie fra PRO til Helse. Vedlegg til sak 33