Seccom Flex Brukermanual

Seccom Flex Brukermanual 1 Om kommunikasjonstjenesten Flex Kommunikasjonstjenesten Flex er en ende-til-ende sikret kommunikasjonstjeneste basert på den NATO-godkjente plattformen Silentel. For å bruke tjenesten Flex må appliksjonen Silentel installeres på brukerens smarttelefon, nettbrett eller Windows PC. Tjenesten kan brukes på iphone, ipad, de fleste Android telefoner/nettbrett, BlackBerry 10.x og Windows XP, Vista, 7 og 8, og omfatter tale, tekstmeldinger, mail og chat (avhengig av hva din virksomhet har valgt). Flex er en lukket kommunikasjonstjeneste mellom registrerte brukere som kan benyttes til intern kommunikasjon i virksomheten, eller mellom virksomheter som har innført tjenesten. Både sender og mottaker må ha en Flex konto og applikasjonen installert. Kommunikasjonen er internettbasert og kan benytte 2/3/4G mobildata, WiFi, fastnett eller satelittbasert internettforbindelse. All kommunikasjon er ende-til-ende kryptert med AES256 og RSA2048, og tilfredstiller sikkerhetskrav på nivå NATO Restricted. Det benyttes engangs krypteringsnøkler som etableres ved Diffie-Hellmanmetoden for hver ny samtale og tekstmelding. Det er teknisk ingen mulighet for å gi tilgang til kommunikasjonen for andre enn sender og mottaker verken for Seccom eller andre instanser. 2 Komme i gang med Flex 1. For å kunne installere Silentel må Android-brukere ha en Google-konto og ios-brukere en Apple ID. Dette har alle som allerede har installert app er på telefonen. Se https://play.google.com/ eller https://appleid.apple.com/ 2. Installer Silentel på -Android telefon eller nettbrett fra Google Play -iphone eller ipad fra Appstore -PC fra http://www.silentel.com/support/windows S i d e 1

3. Start applikasjonen og angi Username samt Silentel server som du har mottatt enten pr e- post fra Seccom Support eller fra din virksomhets Flex Superuser: Silentel server: silentel.ntsnorway.no NB! Dette MÅ endres i nedlastet applikasjon! Brukernavn og passord er det samme for alle plattformene, og de kan brukes om hverandre, men bare på en enhet av gangen. 4. Klikk Connect og passordvindu vises. Angi Password og klikk OK: S i d e 2

Dersom det er første innlogging (eller ved skifte mellom enheter) vil den spørre om å generere eller importere User token (privat nøkkel til bruk for tekstmeldinger og mail). Klikk Generate new / Generate. 5. Hovedvindu med kontaktliste vises: Bruker er online på mobil/nettbrett Bruker er online på PC Bruker er offline. Ikke tilgjengelig for telefonsamtaler eller chat, kun meldinger og mail S i d e 3

3 Silentel funksjoner 3.1 Telefonsamtaler For å ringe, klikk på en kontakt og deretter Call / Make call: Vent til varseltonen ender og samtalen er satt opp. Det er kun mulig å sette opp og motta anrop når brukeren er pålogget. Tapte anrop vises med et symbol i statuslinjen til telefonen og under Notifications i applikasjonen. 3.2 Tekstmeldinger og mail For å sende en tekstmelding eller mail klikk på en kontakt og på Send message: S i d e 4

Mail-brukere kan legge ved bilder, video eller filer (filer kun for Android og Windows PC da ios ikke har tilsvarende filhåndteringssystem). Det kan settes livslengde (Lifespan)på tekstmeldinger/mail under Expiration. Dersom denne endres fra Never vil meldingen automatisk slettes etter angitt tidsperiode uansett om mottaker har lest meldingen eller ikke. Dersom mottaker ikke leser meldingen før den går ut på tid vil han kun motta en Notification om at han har mottatt en melding som har gått ut på tid. Tekstmeldinger og mail er ikke lagret på den mobile enheten, men på Flex-serveren kryptert med nøkler som kun finnes hos sender og mottaker. Dette betyr at tilgang til den mobile enheten ikke gir tilgang til lagrede meldinger dersom brukeren en avlogget, og at informasjon lagret på serveren ikke kan leses av andre enn sender og mottaker. Tekstmeldinger kan kun sendes når sender er pålogget, men det kan sendes meldinger også til brukere som er avlogget. De får tilgang til tekstmeldingene når de logger seg på. For å sende samme melding til flere mottakere markeres først alle mottakerne i sirkelen ute til venstre i kontaktlisten, klikk på en av de markerte kontaktene og velg Send message. 3.3 Mottatte meldinger - Inbox Mottatte meldinger varsles med et symbol i telefonens statuslinje og i applikasjonen. Gå inn på Messages og Inbox for å lese mottatte meldinger. Sender vil kunne se at meldingen er mottatt og lest i sin Sent-mappe. 3.4 Sendte meldinger - Sent Sendte meldinger lagres under Sent, og det er mulig å se om mottaker har mottatt og lest meldingene. En hvit, lukket konvolutt viser at meldingen ikke er levert til mottaker, dvs at mottaker ikke har vært logget på etter at meldingen ble sendt. En rød, lukket konvolutt viser at meldingen er levert til mottaker, men at den ikke er lest. En rød klokke i høyre side viser at det er satt opp tidsbestemt automatisk sletting Lifespan. S i d e 5

En grå, åpen konvolutt viser at meldingen er lest av mottaker. En binders i høyre side indikerer at det er et vedlegg til meldingen. Dersom meldingen sendes til flere mottakere vil det ligge en kopi av meldingen i Sent-mappen for hver mottaker slik at det er mulig å følge leverings/lest status for den enkelte mottaker. 3.5 Chat Det kan opprettes flere parallelle chat-sesjoner for ubegrenset antall deltakere. Dette kan benyttes til instant messaging til hele gruppen samt direkte filoverføring. Velg deltakere fra kontaktlisten og velg Create chat. Angi navn på chat-sesjonen og klikk Create chat. Chat-sesjonen er aktiv inntil brukeren selv melder seg ut av chat-sesjonen eller logger seg ut av applikasjonen. For å melde deg ut av chat-sesjonen velg Menu, Leave chat på Android. På iphone velg Info og Leave. S i d e 6

3.6 Notifications Tapte anrop (både når brukeren er pålogget og avlogget) vil vises under Notifications sammen med oversikt over meldinger som ikke ble lest før de ble automatisk slettet ved bruk av Lifespanfunksjonen. 3.7 Høyttalende funksjon og Blåtann/Bluetooth Høyttalende funksjon og Blåtann for tilkobling av ekstern høyttaler eller håndfri er ikke ordinært tilgjengelig på Silentel. Dette skyldes at det ville virke mot sin hensikt å ha en kommunikasjonskanal som er maksimalt sikret samtidig som talen ville kringkastes ved endepunktene. Blåtann vil kringkaste signalet 30 meter eller mer fra mottakende enhet, og er ikke tilstrekkelig kryptert til at det kan anbefales brukt sammen med Silentel. Det finnes sikre Blåtann-løsninger, og spesialversjoner av Silentel-applikasjonen kan leveres i tilfelle at dette er nødvendig. Bruk av høyttalende funksjon åpner for at begge parter i samtalen vil fanges opp ved romavlytting og anbefales brukt med forsiktighet. På PC eller nettbrett vil høyttalende funksjon støttes da dette ofte er eneste mulighet for lydgjengivelse. Nettbrett anbefales benyttet som en erstatning for høyttalende telefon ved behov. 3.8 Bruk av Flex Guest account Alle Flex-brukere har muligheten for å disponere en personlig gjestekonto som en tilleggstjeneste. Denne er spesielt beregnet for ad-hoc ekstern kommunikasjon med personer som ikke er ordinære Flex-brukere. Dette er en konto som kun kan bli oppring eller motta tekstmeldinger fra eieren av den personlige gjestekontoen. Bare denne ene Flex-brukeren kan se sin egen gjestekonto og når gjesten logger seg på. Flex-brukeren kan da ringe opp gjesten eller sende en tekstmelding. Eventuelle tekstmeldinger og filer vil automatisk slettes når en ny gjest logger seg på gjestekontoen. S i d e 7

Dersom du har en personlig gjestekonto til disposisjon vil du ha en oppføring i adresselisten som heter «Guest Ditt navn». Dersom du har behov for en slik konto kan din Flex Superbruker bestille dette for deg. 3.9 Passord Det er opp til kunden selv å pålegge brukerne krav til passord utover minimumskrav for Flextjenesten: Minimum lengde på passord er 3 tegn. Anbefalt lengde er minst 8 tegn. Det settes ikke krav til store/små bokstaver, tall eller spesialtegn, men det anbefales å benytte dette for å sikre tilgangen tilstrekkelig Det anbefales at alle brukerne endrer passordet allerede ved første gangs pålogging! Det anbefales at passord til Flex Guest account IKKE endres! Kontoen kan ikke misbrukes på noen måte, og å holde passordet uendret forenkler administrasjonen. Standardpassordet står oppført på ditt Flex User card. 3.10 PIN kode Den enkelte Flex-bruker må velge seg en PIN kode til identifisering ved kommunikasjon med Seccom. Denne må benyttes til midlertidig stenging av Flex-kontoen eller ved resetting av passord til aktiveringspassordet. PIN koden er kun kjent av brukeren selv og Seccom Support, og består av minst 4 tegn eller siffer. Denne PIN koden må i de fleste tilfeller oppgis over en usikret kommunikasjonskanal, og det anbefales derfor at det ikke benyttes sensitiv informasjon som PIN kode. Ved glemt PIN kode kan deres Flex Main Administrator utføre blokkering av konto eller resetting av passord på vegne av Flex-brukeren. 3.11 Flex User card Hver bruker får tildelt et Flex User card. Dette distribueres enten personlig ved brukerkurs, direkte til brukeren pr post eller via Flex Main Administrator. Flex User card inneholder følgende informasjon: Ditt personlige Flex ID number Brukernavn og passord for din personlige Flex gjestekonto (tilleggstjeneste) Seccom Support telefonnummer Seccom Support e-post adresse S i d e 8

Instruksjoner for blokkering av konto eller resetting av passord Flex Grid card (for verifisering av rett Flex server) Flex ID number blir benyttet sammen med PIN koden til identifikasjon ved kommunikasjon med Seccom. Kortet inneholder ingen konfidensiell informasjon som alene kan misbrukes, men det inneholder viktig praktisk informasjon for brukeren. Det anbefales derfor at brukeren alltid har kortet tilgjengelig når Silentel benyttes. 3.12 Verifisering av Flex-serveren ved hjelp av Flex Grid Card På baksiden av ditt Flex User card er det en 4x4 tabell som benyttes til å verifisere at rett Flex server er tilkoblet. Silentel-applikasjonen beregner en verdi fra serverens digitale sertifikat som det ikke er mulig å kopiere eller forfalske og gir garanti for at den rette serveren benyttes for kommunikasjonen. Dette er det ikke nødvendig å verifisere ved hver pålogging da applikasjonen selv vil gi advarsel dersom det ikke er samsvar mellom digitale sertifikater på brukerens enhet og serveren. Det anbefales å verifisere serveren ved første gangs pålogging og senere med jevne mellomrom. Dette gjøres i innloggingsbildet før passord angis: S i d e 9

Verdien i angitt rute på kortet må stemme med verdien som applikasjonen viser. Dersom dette ikke stemmer overens kan ikke Silentel benyttes og dette må snarest meldes til Seccom Support! 3.13 Bruk på flere enheter og User token Til kryptering av tekstmeldinger og mail benyttes det en privat nøkkel (lagret i et såkalt User token) som er lagret på enheten som ble benyttet ved første gangs innlogging. Dersom User token ikke finnes på den benyttede enheten er det ikke mulig å få tilgang til lagrede meldinger. Dersom User token slettes eller det genereres et nytt User token vil alle meldinger lagret på Flex serveren slettes. For å kunne benytte Silentel vekselvis på flere enheter uten å slette lagrede meldinger er det nødvendig å eksportere User token fra applikasjonen på den opprinnelige enheten og importere User token på de andre enhetene. 3.14 Eksport og import av User token Android og PC På en Android-enhet kan User token eksporteres eller importeres direkte i Silentel-applikasjonen ved å gå inn på Menu, Settings, Export token / : User token blir lagret som en fil som kan overføres til en annen enhet eller PC på vanlig måte og importeres i Silentel-applikasjonen som over. På PC eksporteres User token på tilsvarende måte ved å gå inn på Options, User token og velge Export token / Import token. 3.15 Eksport og import av User token iphone og ipad Apple s operativsystem ios håndterer filer på en annen måte enn Android og PC, og programmet itunes må benyttes i forbindelse med eksport og import av User token. Start itunes, koble til iphone/ipad og klikk på enheten i itunes. Velg deretter Apps, Silentel under File sharing, Silentel.tkn under Silentel documents og Save to / Add for å eksportere / importere User token. S i d e 10

3.16 Tap av mobil enhet Dersom uvedkommende får aksess til brukernavnet og passordet til en bruker vil dette alene IKKE gi tilgang til tekstmeldinger lagret på serveren fordi disse er kryptert med brukerens private krypteringsnøkkel. Denne nøkkelen er lagret i kryptert form på brukerens enhet (User Token), og uten denne vil tekstmeldinger ikke være mulige å dekryptere og lese. For å få tilgang til lagrede meldinger må en ha tilgang til både brukernavn og passord samt selve den mobile enheten. Dersom brukeren er logget inn på Silentel når enheten blir tapt, vil det være tilgang til lagrede meldinger fra den tapte enheten inntil brukeren logger seg inn fra en annen enhet eller brukerkontoen blokkeres. Ved tapt enhet er det enkleste å logge seg inn fra en annen enhet på den aktuelle kontoen, generere nytt User Token og endre passord. Da er all uautorisert tilgang blokkert. Ved etablering av nytt User Token gjøres opprinnelig privat nøkkel ugyldig og alle tekstmeldinger vil slettes fra serveren. Dette kan IKKE reverseres og slettede meldinger og filer kan ikke rekonstrueres på noen måte! 3.17 Midlertidig blokkering av Flex-kontoen Send en SMS eller e-post med teksten BLOCK til Seccom Support for å stenge din Flex konto midlertidig. Meldingen må inneholde følgende informasjon: Ditt Flex ID number Din PIN kode Meldingen kan sendes fra ett hvilket som helst telefonnummer eller e-post adresse så lenge korrekt Flex ID number og PIN kode blir angitt. Dette vil ikke påvirke meldinger lagret på din Flex konto. S i d e 11

For å åpne din Flex konto igjen, send en SMS eller e-post med teksten UNBLOCK til Seccom Support og angi Flex ID number og PIN koden. 3.18 Resetting av passord Seccom har ingen kjennskap til passord satt av brukeren etter aktivering eller teknisk mulighet til å identifisere dette. Seccom vil ikke legge inn passord for konti for å sikre at passordet ikke er kjent for andre enn Flex-brukeren selv. Seccom Support kan resette passordet til det forhåndsdefinerte aktiveringspassordet, og brukeren kan etterpå selv endre sitt passord i Silentel-applikasjonen. For å resette passordet, send en SMS eller e-post med teksten RESET til Seccom Support sammen med følgende informasjon: Ditt Flex ID number Din selv-valgte PIN kode Meldingen kan sendes fra ett hvilket som helst telefonnummer eller e-post adresse så lenge korrekt Flex ID number og PIN kode blir angitt. Seccom vil sende ut aktiveringspassordet til den registrerte e-post adressen til brukeren. MERK: PASSORDET SOM VAR SATT FØR RESETTING ER NØDVENDIG FOR Å FÅ TILGANG TIL LAGREDE MELDINGER! DERSOM PASSORDET GLEMMES ER DET INGEN MULIGHET FOR Å LESE DISSE! 4 Hvordan sikre din Flex-konto best mulig Selve Flex kommunikasjonstjenesten og plattformen Silentel tilbyr sikker kommunikasjon på aller høyeste nivå, og det er selvsagt viktig å sikre tilgangen til din Flex-konto ved enkle tiltak: 1. Velg et passord på minst 8 tegn bestående av store og små bokstaver, tall og spesialtegn 2. Definer en PIN kode for kommunikasjon med Seccom 3. Sikre tilgang til din mobile enhet med de muligheter som telefonen tilbyr 4. Eksporter User token fra Silentel-applikasjonen og lagre på et sikkert sted slik at denne kan importeres på en ny enhet ved tap av mobil/nettbrett. Dette sikrer at meldinger ikke går tapt. Det kan være hensiktsmessig at virksomhetens Flex Main Administrator ivaretar dette. 5. Om mulig ta i bruk en Mobile Device Management løsning som hindrer installasjon av uønskede programmer på enheten som benyttes til Flex for å unngå skadelig spyware. 6. Ikke la enheten som benyttes til Flex være tilgjengelig for uvedkommende på noe tidspunkt. Dersom mobil/nettbrett må legges utenfor møterommet bør SecBag forseglingsposer benyttes for å sikre at enhetene ikke kan manipuleres av uvedkommende. 7. For vanlig bruk anbefales det at den enkelte bruker stadig er innlogget for å øke bruksgraden av Silentel. Det anbefales at en logger seg ut av Silentel i situasjoner der en kan forvente at uvedkommende kan få tilgang til enheten, f.eks. ved sikkerhetskontroll på flyplasser, for å forhindre urettmessig tilgang til lagrede meldinger. S i d e 12

5 Mulige tekniske problemer og utbedringer 5.1 Problemer med innlogging Dersom det oppleves problemer med å logge seg på Silentel bør følgende sjekkes: Er feltet Server i innloggingsbildet satt til silentel.ntsnorway.no? Merk.no og ikke.com! Benyttes WiFi som internettforbindelse? Dersom virksomheten benytter en brannmur for å beskytte det trådløse nettverket er mest sannsynlig de portene som Silentel benytter til datakommunikasjon stengt. Dette er vanligvis ikke noe problem å få åpnet av IT-avdelingen (se kapittel 5.4 Innstillinger Brannmur), men tar noe tid og må håndteres av IT-administrator. For å omgå dette problemet anbefales det i første omgang å skifte til mobildata (2/3/4G fra mobiloperatøren) for siden å få åpnet de nødvendige portene i brannmuren. 5.2 Problemer med forsinkelse på lyden eller ekko i samtaler Implementeringen av Android operativsystemet i enkelte telefonmodeller kan gi en forsinkelse på overføring av talen i Silentel. Dette merkes ved at deltakerne snakker i munnen på hverandre. Dette kan variere med hvilken internettforbindelse som benyttes (mobildata 2/3/4G eller WiFi). Dersom en slik forsinkelse oppleves anbefales det å forsøke å skifte internettforbindelse. Hvis dette ikke utbedrer problemet må en annen mobil enhet benyttes. Denne typen forsinkelse kan være kumulativ slik at den øker over samtalens varighet. I slike tilfeller kan det være nødvendig å legge på og ringe opp igjen for å nullstille forbindelsen. Ekko kan oppleves ved bruk av enkelte Android modeller og ved spesielt dårlig internettforbindelse. Dersom problemet vedvarer må en annen mobilenhet benyttes. Vennligst rapporter problemet samt detaljert modellbetegnelse til Seccom Support slik at feilen kan forsøkes utbedret. 5.3 Hurtig utlading av batteri Vanlig bruk av Silentel skal ikke gi merkbare endringer i batteritid, men enkelte Android-modeller kan oppleve at bruk av Silentel-applikasjonen tapper batteriet kraftig. Dersom dette er tilfelle må en annen mobilenhet benyttes. Vennligst rapporter problemet samt detaljert modellbetegnelse til Seccom Support slik at feilen kan forsøkes utbedret. 5.4 Innstillinger Brannmur Dersom Silentel skal brukes på PC på et LAN eller via WiFi bak en brannmur kan det være nødvendig å åpne enkelte porter i brannmuren for at Silentel skal fungere. Dette testes meget enkelt ved å koble seg til det aktuelle nettverket og forsøke å logge seg på Silentel og sette opp en samtale. Dersom dette er mulig vil det ikke være nødvendig å gjøre innstillinger på brannmuren. Dersom det ikke er mulig å logge seg på og ringe må en åpne for følgende porter for at kommunikasjonen skal fungere mot Flex -serveren: 5063 TCP SIP Listen port (mellom Silentel-applikasjonen og Flex kommunikasjonsserveren) S i d e 13

8080 TCP nedlasting av CRL (Certificate Revocation List fra Certificate Authority) til verifisering av sertifikater 15060 16060 UDP RTP porter (til talekommunikasjon) Hele intervallet mellom 15060 og 16060 må åpnes. Source IP address: port Destination IP address: port Protocol any: any 46.226.8.132: 5063 TCP 46.226.8.132: 5063 any: any TCP any: any 46.226.8.132: 15060-16060 UDP 46.226.8.132: 15060-16060 any: any UDP Silentel-serveren som Flex-tjenesten driftes på har domenet silentel.ntsnorway.no med IP-adresse 46.226.8.132. Porter må derfor åpnes mot denne IP-adressen. 6 Seccom Support Du kan kontakte Seccom Support på følgende måter: SMS/telefon: +47 400 51 085 E-post: support@seccom.no Flex: Seccom Support (NTS Support) Åpningstid support er 08:00-17:00 CET. S i d e 14