FRØYA KOMMUNE HOVEDUTVALG FOR DRIFT Møtested: Møtedato: Kl. Beinskaret 08.09.2015 09.00 Møteinnkalling Saksliste Medlemmene innkalles herved til overnevnte møte. Forfall må straks meldes til informasjonen, Tlf 72 46 32 00 eller til postmottak@froya.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere beskjed. NB: Møtet starter på Beinskaret kl. 09.00 med en kort befaring og orientering ved Avd.leder Ann Karin Sæther Sakliste: Saksnr. Arkivsaksnr. Innhold 38/15 15/1228 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL 18.08.15 39/15 14/161 BRUK AV GJENSTÅENDE MIDLER TIL OPPRUSTING AV DYRØY OPPVEKSTSENTER 40/15 15/1225 SØSKENMODERASJON I SFO 41/15 15/1227 EVALUERING AV SOMMER-SFO 42/15 15/1203 EVALUERING AV SAMARBEIDSAVTALE - SAMHANDLING I ØYREGIOEN FRØYA OG HITRA KOMMUNER 43/15 15/1229 ORIENTERINGER/SPØRRERUNDE Sistranda, 02.09.15 Helge Borgen Ordfører Siv-Tove Skarshaug Sekretær Saksdokumentene er lagt ut til offentlig ettersyn på følgende steder: Frøya herredshus og www.froya.kommune.no.
Saknr: 38/15 FRØYA KOMMUNE Hovedutvalg for drift Møtedato: 08.09.2015 Saksbehandler: Siv-Tove Skarshaug Arkivsaksnr: 15/1228 Arkivkode: Møtebok Sak nr: 38/15 Gradering: Saken skal behandles i følgende utvalg: 38/15 Hovedutvalg for drift 08.09.2015 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL 18.08.15 Forslag til vedtak: Protokoll fra møte 18.08.15 godkjennes som framlagt. Vedlegg: Protokoll fra møte 18.08.15.
Saknr: 39/15 FRØYA KOMMUNE Hovedutvalg for drift Møtedato: 08.09.2015 Saksbehandler: Arvid Hammernes Arkivsaksnr: 14/161 Arkivkode: Møtebok Sak nr: 39/15 Gradering: Saken skal behandles i følgende utvalg: 39/15 Hovedutvalg for drift 08.09.2015 BRUK AV GJENSTÅENDE MIDLER TIL OPPRUSTING AV DYRØY OPPVEKSTSENTER Forslag til vedtak: Hovedutvalg for drift godkjenner at resterende midler på 0,5 mill. kr til opprusting av Dyrøy oppvekstsenter brukes til innkjøp av lekeapparater og smartboard. Vedlegg: Skissetegning av eksisterende planløsning Skissetegning av planløsning med barnehagen integrert i skoledelen Kostnadsoverslag av 10.02.15 Oppsett på forslag til lekeapparater inkl. prisanslag, mail av 07.05.15 Saksopplysninger: Saken gjelder bruken av gjenstående midler til opprusting av Dyrøy oppvekstsenter. Det ble i 2013 bevilget 1 mill. kr til tiltaket. Regnskapstall viser at det er gjort tiltak for 0,5 mill. kr. Pengene er brukt til ny kjøkkeninnredning, nye wc-rom inkl. handicap-wc, ny papptekking, utbedring av elektriske installasjoner og noe utskifting av gulvbelegg i gang. Det har lenge vært snakk om å bruke resterende midler til utskifting av gulvbelegg og innvendige dører. Samtidig er det sett på hvordan vi kan løse barnehagens og skolens plassbehov på en bedre måte enn det som er tilfellet i dag. Barnehagen holder til i brakker som ikke har en god bygningsteknisk standard, bl.a. er det dårlig gulvisolering. Et annet forhold er at brakkene gir plassproblemer hvis antall barn blir over 10. Det er av den grunn sett på om barnehagen kan inn i eksisterende skolelokaler i og med at bygningens areal er for stort i forhold til elevtallet. Arkitekt Otto Falkenberg på tekniske tjenester har laget en skisse som viser at det er mulig å integrere skolen og barnehagen i eksisterende bygning ved at det foretas ombygging. Skissen er godt mottatt av oppvekstsenteret, men det er ønskelig med bearbeiding. Et spørsmål er om barnehagens areal kan økes ved å ta av skolens areal. Vi ser for oss å arbeide mer med forslaget slik at vi har et grunnlag for videre behandling med tanke på budsjett og økonomiplan.
Saknr: 39/15 Det har i den senere tid kommet ønske om at det kjøpes inn lekeapparater til Dyrøy oppvekstsenter. Vi har laget et oppsett som viser at de valgte lekeapparatene har en samlet kostnad på kr 290.000,- inkl. mva.. Det er da forutsatt at montering og grunnarbeid gjøres i egen regi. En annen ting som har dukket opp er at oppvekstsenteret ikke har smartboard som fungerer, og at det er en utfordring å finne penger til formålet. Smartboard har en svært viktig funksjon for læring. Det ønskes innkjøp av 2 smartboard til en samlet kostnad på kr 100.000,- inkl. mva. Vurdering: Vår anbefaling er at resterende midler til opprusting av Dyrøy oppvekstsenter, og dvs. 0,5 mill. kr, brukes til innkjøp av lekeapparater samt 2 stk. smartboard da dette er sterkt ønsket. Det er lite hensiktsmessig å bruke midlene til utskifting av gulvbelegg og innvendige dører nå ut fra ovennevnte planer om ombygging. Vi ønsker at ombyggingsplanene når de er ferdig bearbeidet, tas som en egen bevilgning.
Saknr: 40/15 FRØYA KOMMUNE Hovedutvalg for drift Møtedato: 08.09.2015 Saksbehandler: Roger Fredheim Arkivsaksnr: 15/1225 Arkivkode: Møtebok Sak nr: 40/15 Gradering: Saken skal behandles i følgende utvalg: 40/15 Hovedutvalg for drift 08.09.2015 SØSKENMODERASJON I SFO Forslag til vedtak: Hovedutvalg for drift godkjenner at det iverksettes et tilbud om søskenmoderasjon på 30% for barn i SFO i Frøya kommune og timebasert betaling gjeldende fra 1/1-2016. SFO-vedtektene endres iht vedtatte endringer. Vedlegg: Brev fra SU Nabeita oppvekstsenter Ny tabell for timebetaling av SFO-plass Saksopplysninger: Det har kommet innspill til administrasjonen i Frøya kommune om å se på kostnadsnivået for SFO i Frøya kommune (se vedlegg SU Nabeita). Rådmannen orienterte om saken i siste HFD, der sammenlignbare tall fra 5 andre kommuner ble lagt fram. Prisnivået varierer fra kommune til kommune, men det går fram av kartleggingen at Frøya kommune ligger noe over i pris på heltidsplass og noe under på redusert tilbud. Flere kommuner tilbyr også søskenmoderasjon, samt et mer fleksibel timebarert tilbud. Det ble derfor gitt et oppdrag om å se på mulighetene for å redusere kostnadsnivået, med et klart overordnet mål om at flere foresatte benytter et godt pedagogisk og inkluderende tilbud. Vurdering: Det er rådmannens oppfatning at fleksibiliteten i dagens ordning praktiseres noe ulikt ved de enkelte skolene, som regel med utgangspunkt i en ulik skolestart pga skoleskyss. Ved å innføre betaling pr. time opphold og ikke innenfor tre store kategorier oppholdstid, vil man få en mer rettferdig og lik ordning. Ved innføring av søskenmoderasjon, så åpner man også for at flere familier ønsker å benytte tilbudet. Når det gjelder vurdering av mulig kostnadsreduksjon, så er rådmannen av den oppfatning at den ikke er veldig sannsynlig. Basert på tilbakemeldinger fra de største skolene, vil man tvert i mot kunne se for seg en mulig inntekstsøkning, i all hovedsak basert på at - Flere benytter seg at tilbudet når timeprisen slår ut rettferdig - Eldre søsken som er tatt ut pga kostnadsnivået, tas inn igjen og benytter et tilbud pr. time som inkluderer en søskenmoderasjon
Saknr: 41/15 FRØYA KOMMUNE Hovedutvalg for drift Møtedato: 08.09.2015 Saksbehandler: Roger Fredheim Arkivsaksnr: 15/1227 Arkivkode: Møtebok Sak nr: 41/15 Gradering: Saken skal behandles i følgende utvalg: 41/15 Hovedutvalg for drift 08.09.2015 EVALUERING AV SOMMER-SFO Forslag til vedtak: Hovedutvalg for drift er orientert om gjennomføring av sommer-sfo, og innstiller ikke på en videreføring av tilbudet i 2016. Saksopplysninger: Det er sommeren 2014 og 2015 gjennomført en forsøksordning med sommer- sfo. I 2014 ble dette gjennomført for elever ved Sistranda skole, og i 2015 ble dette tilbudet gitt til alle elever i Frøya kommune og gjennomført på Sistranda skole. I 2014 registrerte rådmannen at Sistranda skole bemmannet ut fra en relativt lav påmelding. Ved gjennomføring viste det seg at tallet på elever som faktisk møtte ikke oversteg 4 elever i noen av ukene. Kostnader til bemanning ble da vesentlig større enn nødvendig. Kostnader til gjennomføring ble oversteget med i overkant av 10 000,- over budsjettert ramme Samme tendens ser vi også i 2015. Her ble utgiftene ca 30 000 høyere enn budsjettert. Følgende tilbakemelding er gitt rådmannen fra virksomhetsleder Sistranda skole: Det virker som at behovet i utgangspunktet er større enn det i realiteten er, ut fra at så få møter i forhold til påmelding. Dette koster en del, og når behovet ikke er større enn det tallene viser, mener jeg at tilbudet ikke skal gis. Det som også må tenkes på er at dette er ferietid, noen må ha hovedansvaret, foruten den ansvarlige ansatte på SFO, dersom noe skjer. Det må være noen tilgjengelig for den ansvarlige SFO ansatte. Dette gjelder både om noe spesielt skjer, ulykker osv. og mht sykefravær dersom vikarer må settes inn. Vurdering: Med utgangspunkt i erfaringer fra gjennomføring i 2014 og 2015, er det rådmannens vurdering at behovet ikke er til stede og at det ikke videreføres.
Saknr: 42/15 FRØYA KOMMUNE Hovedutvalg for drift Møtedato: 08.09.2015 Saksbehandler: Beathe Sandvik Meland Arkivsaksnr: 15/1203 Arkivkode: Møtebok Sak nr: 42/15 Gradering: Saken skal behandles i følgende utvalg: 16/15 Felles folkevalgt nemnd for Frøya og Hitra 07.09.2015 42/15 Hovedutvalg for drift 08.09.2015 EVALUERING AV SAMARBEIDSAVTALE - SAMHANDLING I ØYREGIOEN FRØYA OG HITRA KOMMUNER Forslag til vedtak: Rådmannens innstilling følger rapporten, når denne ettersendes fredag 04.09.15 Vedlegg: Overordnet samarbeidsavtale Spørreskjema Rapport- ettersendes Saksopplysninger: Frøya og Hitra kommuner inngikk i 2013 en overordnet samarbeidsavtale om interkommunalt samarbeid på en rekke tjenesteområdet innen helse- og omsorgsområdet. Den overordnede samarbeidsavtalen (vedlagt) beskriver rammer og strukturer for det interkommunale samarbeidet. Samarbeidet er organisert som en vertskommunemodell med folkevalgt nemnd for de lovpålagte tjenester og administrativ vertskommunemodell for de ikke-lovpålagte tjenestene. Vertskommunemodellen innebærer at en kommune utfører tjenester og oppgaver på vegne av samarbeidskommunen. Evaluering av det interkommunale samarbeidet skal gjennomføres etter to år, jamfør overordnet samarbeidsavtale og deltjenesteavtalene. Denne saken er et resultat av denne evalueringen. Evalueringen omfatter brukere, et utvalg av ansatte, administrativt og politisk nivå i begge kommuner. Spørreskjema ble valgt som metode (etter godkjenning av nemd 15.06.15) Spørreskjema ble sendt ut 26.06.15 med svarfrist 05.08.15. Etter fristens utløp var det få svar som var kommet inn at ny endelig frist ble satt til 24 august. Pga kort tid siden fristens utløp og møte i IK nemd vil den endelige rapporten fra spørreunderøskelsen, med oppsummering og anbefalinger bli ettersend 04.09.15
Saknr: 43/15 FRØYA KOMMUNE Hovedutvalg for drift Møtedato: 08.09.2015 Saksbehandler: Siv-Tove Skarshaug Arkivsaksnr: 15/1229 Arkivkode: Møtebok Sak nr: 43/15 Gradering: Saken skal behandles i følgende utvalg: 43/15 Hovedutvalg for drift 08.09.2015 ORIENTERINGER/SPØRRERUNDE
SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Siv-Tove Skarshaug Arkivsaksnr.: 15/1228 Arkiv: Saken skal behandles i følgende utvalg: Hovedutvalg for drift GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL 18.08.15 Forslag til vedtak: Protokoll fra møte 18.08.15 godkjennes som framlagt. Vedlegg: Protokoll fra møte 18.08.15.
SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Arvid Hammernes Arkivsaksnr.: 14/161 Arkiv: Saken skal behandles i følgende utvalg: Hovedutvalg for drift BRUK AV GJENSTÅENDE MIDLER TIL OPPRUSTING AV DYRØY OPPVEKSTSENTER Forslag til vedtak: Hovedutvalg for drift godkjenner at resterende midler på 0,5 mill. kr til opprusting av Dyrøy oppvekstsenter brukes til innkjøp av lekeapparater og smartboard. Vedlegg: Skissetegning av eksisterende planløsning Skissetegning av planløsning med barnehagen integrert i skoledelen Kostnadsoverslag av 10.02.15 Oppsett på forslag til lekeapparater inkl. prisanslag, mail av 07.05.15 Saksopplysninger: Saken gjelder bruken av gjenstående midler til opprusting av Dyrøy oppvekstsenter. Det ble i 2013 bevilget 1 mill. kr til tiltaket. Regnskapstall viser at det er gjort tiltak for 0,5 mill. kr. Pengene er brukt til ny kjøkkeninnredning, nye wc-rom inkl. handicap-wc, ny papptekking, utbedring av elektriske installasjoner og noe utskifting av gulvbelegg i gang. Det har lenge vært snakk om å bruke resterende midler til utskifting av gulvbelegg og innvendige dører. Samtidig er det sett på hvordan vi kan løse barnehagens og skolens plassbehov på en bedre måte enn det som er tilfellet i dag. Barnehagen holder til i brakker som ikke har en god bygningsteknisk standard, bl.a. er det dårlig gulvisolering. Et annet forhold er at brakkene gir plassproblemer hvis antall barn blir over 10. Det er av den grunn sett på om barnehagen kan inn i eksisterende skolelokaler i og med at bygningens areal er for stort i forhold til elevtallet. Arkitekt Otto Falkenberg på tekniske tjenester har laget en skisse som viser at det er mulig å integrere skolen og barnehagen i eksisterende bygning ved at det foretas ombygging. Skissen er godt mottatt av oppvekstsenteret, men det er ønskelig med bearbeiding. Et spørsmål er om barnehagens areal kan økes ved å ta av skolens areal. Vi ser for oss å arbeide
mer med forslaget slik at vi har et grunnlag for videre behandling med tanke på budsjett og økonomiplan. Det har i den senere tid kommet ønske om at det kjøpes inn lekeapparater til Dyrøy oppvekstsenter. Vi har laget et oppsett som viser at de valgte lekeapparatene har en samlet kostnad på kr 290.000,- inkl. mva.. Det er da forutsatt at montering og grunnarbeid gjøres i egen regi. En annen ting som har dukket opp er at oppvekstsenteret ikke har smartboard som fungerer, og at det er en utfordring å finne penger til formålet. Smartboard har en svært viktig funksjon for læring. Det ønskes innkjøp av 2 smartboard til en samlet kostnad på kr 100.000,- inkl. mva. Vurdering: Vår anbefaling er at resterende midler til opprusting av Dyrøy oppvekstsenter, og dvs. 0,5 mill. kr, brukes til innkjøp av lekeapparater samt 2 stk. smartboard da dette er sterkt ønsket. Det er lite hensiktsmessig å bruke midlene til utskifting av gulvbelegg og innvendige dører nå ut fra ovennevnte planer om ombygging. Vi ønsker at ombyggingsplanene når de er ferdig bearbeidet, tas som en egen bevilgning.
SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Roger Fredheim Arkivsaksnr.: 15/1225 Arkiv: Saken skal behandles i følgende utvalg: Hovedutvalg for drift SØSKENMODERASJON I SFO/ TIMEBASERT BETALING Forslag til vedtak: Hovedutvalg for drift godkjenner at det iverksettes et tilbud om søskenmoderasjon på 30% for barn i SFO i Frøya kommune og timebasert betaling gjeldende fra 1/1-2016. SFO-vedtektene endres iht vedtatte endringer. Vedlegg: Brev fra SU Nabeita oppvekstsenter Ny tabell for timebetaling av SFO-plass Saksopplysninger: Det har kommet innspill til administrasjonen i Frøya kommune om å se på kostnadsnivået for SFO i Frøya kommune (se vedlegg SU Nabeita). Rådmannen orienterte om saken i siste HFD, der sammenlignbare tall fra 5 andre kommuner ble lagt fram. Prisnivået varierer fra kommune til kommune, men det går fram av kartleggingen at Frøya kommune ligger noe over i pris på heltidsplass og noe under på redusert tilbud. Flere kommuner tilbyr også søskenmoderasjon, samt et mer fleksibel timebarert tilbud. Det ble derfor gitt et oppdrag om å se på mulighetene for å redusere kostnadsnivået, med et klart overordnet mål om at flere foresatte benytter et godt pedagogisk og inkluderende tilbud. Vurdering:
Det er rådmannens oppfatning at fleksibiliteten i dagens ordning praktiseres noe ulikt ved de enkelte skolene, som regel med utgangspunkt i en ulik skolestart pga skoleskyss. Ved å innføre betaling pr. time opphold og ikke innenfor tre store kategorier oppholdstid, vil man få en mer rettferdig og lik ordning. Ved innføring av søskenmoderasjon, så åpner man også for at flere familier ønsker å benytte tilbudet. Når det gjelder vurdering av mulig kostnadsreduksjon, så er rådmannen av den oppfatning at den ikke er veldig sannsynlig. Basert på tilbakemeldinger fra de største skolene, vil man tvert i mot kunne se for seg en mulig inntekstsøkning, i all hovedsak basert på at - Flere benytter seg at tilbudet når timeprisen slår ut rettferdig - Eldre søsken som er tatt ut pga kostnadsnivået, tas inn igjen og benytter et tilbud pr. time som inkluderer en søskenmoderasjon
SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Roger Fredheim Arkivsaksnr.: 15/1227 Arkiv: Saken skal behandles i følgende utvalg: Hovedutvalg for drift EVALUERING AV SOMMER-SFO Forslag til vedtak: Hovedutvalg for drift er orientert om gjennomføring av sommer-sfo, og innstiller ikke på en videreføring av tilbudet i 2016. Saksopplysninger: Det er sommeren 2014 og 2015 gjennomført en forsøksordning med sommer- sfo. I 2014 ble dette gjennomført for elever ved Sistranda skole, og i 2015 ble dette tilbudet gitt til alle elever i Frøya kommune og gjennomført på Sistranda skole. I 2014 registrerte rådmannen at Sistranda skole bemmannet ut fra en relativt lav påmelding. Ved gjennomføring viste det seg at tallet på elever som faktisk møtte ikke oversteg 4 elever i noen av ukene. Kostnader til bemanning ble da vesentlig større enn nødvendig. Kostnader til gjennomføring ble oversteget med i overkant av 10 000,- over budsjettert ramme Samme tendens ser vi også i 2015. Her ble utgiftene ca 30 000 høyere enn budsjettert. Følgende tilbakemelding er gitt rådmannen fra virksomhetsleder Sistranda skole: Det virker som at behovet i utgangspunktet er større enn det i realiteten er, ut fra at så få møter i forhold til påmelding. Dette koster en del, og når behovet ikke er større enn det tallene viser, mener jeg at tilbudet ikke skal gis. Det som også må tenkes på er at dette er ferietid, noen må ha hovedansvaret, foruten den ansvarlige ansatte på SFO, dersom noe skjer. Det må være noen tilgjengelig for den ansvarlige SFO ansatte. Dette gjelder både om noe spesielt skjer, ulykker osv. og mht sykefravær dersom vikarer må settes inn. Vurdering: Med utgangspunkt i erfaringer fra gjennomføring i 2014 og 2015, er det rådmannens vurdering at behovet ikke er til stede og at det ikke videreføres.
SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Beathe Sandvik Meland Arkivsaksnr.: 15/1203 Arkiv: Saken skal behandles i følgende utvalg: Felles folkevalgt nemnd for Frøya og Hitra Hovedutvalg for drift EVALUERING AV SAMARBEIDSAVTALE - SAMHANDLING I ØYREGIONEN FRØYA OG HITRA KOMMUNER Forslag til vedtak: Rådmannens innstilling følger rapporten, når denne ettersendes fredag 04.09.15 Vedlegg: Overordnet samarbeidsavtale Spørreskjema Rapport- ettersendes Saksopplysninger: Frøya og Hitra kommuner inngikk i 2013 en overordnet samarbeidsavtale om interkommunalt samarbeid på en rekke tjenesteområdet innen helse- og omsorgsområdet. Den overordnede samarbeidsavtalen (vedlagt) beskriver rammer og strukturer for det interkommunale samarbeidet. Samarbeidet er organisert som en vertskommunemodell med folkevalgt nemnd for de lovpålagte tjenester og administrativ vertskommunemodell for de ikke-lovpålagte tjenestene. Vertskommunemodellen innebærer at en kommune utfører tjenester og oppgaver på vegne av samarbeidskommunen. Evaluering av det interkommunale samarbeidet skal gjennomføres etter to år, jamfør overordnet samarbeidsavtale og deltjenesteavtalene. Denne saken er et resultat av denne evalueringen. Evalueringen omfatter brukere, et utvalg av ansatte, administrativt og politisk nivå i begge kommuner. Spørreskjema ble valgt som metode (etter godkjenning av nemd 15.06.15) Spørreskjema ble sendt ut 26.06.15 med svarfrist 05.08.15. Etter fristens utløp var det få svar som var kommet inn at ny endelig frist ble satt til 24 august. Pga kort tid siden fristens utløp og møte i IK nemd vil den endelige rapporten fra spørreunderøskelsen, med oppsummering og anbefalinger bli ettersend 04.09.15
Vurdering:
SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Siv-Tove Skarshaug Arkivsaksnr.: 15/1229 Arkiv: Saken skal behandles i følgende utvalg: Hovedutvalg for drift ORIENTERINGER/SPØRRERUNDE