Rapport fra arbeidsgruppe for digitalisering og formidling av kommunalt arkivtilfang

Rapport fra arbeidsgruppe for digitalisering og formidling av kommunalt arkivtilfang

Rapport fra Arbeidsgruppe for digitalisering og formidling av kommunalt arkivtilfang 1. Innledning Arbeidsgruppa for digitalisering og formidling av kommunalt arkivtilfang ble nedsatt av ABM-utvikling i september 2008. Gruppa skulle ha fokus på møtebøker etter formannskap, kommunestyre og bystyre, og blant annet komme frem til standarder og presentere god praksis. 1.1. Bakgrunn Kommunale arkiv er viktig dokumentasjon både for kommunene og innbyggerne. De forteller om kommunal virksomhet og kommunale vedtak, og om kultur, miljø og mennesker før og nå. De dokumenterer interesser, rettigheter og plikter. Samtidig er de ofte lite tilgjengelige for bruk, selv for kommunen i kommunens egen virksomhet. Arkivene er rike kilder til lokal og regional historie, og de er også for lite benyttet som ressurs for undervisning, kunnskap og opplevelse. De siste 20 årene har byarkiv, interkommunale arkiv, fylkesarkiv og andre kommunale arkiv gjort et stort arbeid for å ordne og sikre disse arkivene. Tiden er inne for å se på hvordan en mer systematisk digitalisering av kommunalt og fylkeskommunalt arkivmateriale kan gjennomføres for å gi enda lettere tilgang til disse kildene. Da må man i første omgang velge ut sentrale serier. Møtebøkene for bystyre, kommunestyre og formannskap peker seg ut, sammen med tilsvarende serier fra fylkeskommunene. Det er allerede gjennomført flere digitaliseringsprosjekt knyttet til disse seriene som kan være nyttig erfaringsgrunnlag. ABM-utvikling mente at man burde gjennomføre et utredningsarbeid før man gikk videre med større prosjekter på dette feltet, blant annet for å komme frem til standarder og få på plass retningslinjer og god praksis. Dette er bakgrunnen for opprettelsen av arbeidsgruppa. 1.2. Mandat Arbeidsgruppa har hatt følgende mandat: 1. Gruppa skal ha hovudfokus på arbeidet med møtebøker etter bystyre, formannskap/kommunestyre frå 1837. 2. Laga kort oversyn som viser kva som er gjort og kva retningsliner som har vore nytta. 3. Gje råd om tekniske løysingar, format til lagring og formidling, bruk av metadata for digitaliserte protokollar og digitaliserte sider/dokument og anna som kan vera god praksis i arbeidet. 4. Gjera framlegg om felles mal/skjema for registrering av saker i kommunale møtebøker. 5. Vurdera Asta som viktig verktøy i produksjonsprosessen, sjå om det er trong for tilpassingar i Asta og gje råd om mogelege støtteverktøy. Korleis få til 2

rasjonelle og gode koplingar mellom katalogane i Asta og dei digitale kopiane av det registrerte materialet. 6. Gje råd om korleis materialet kan formidlast og gjerast kjent, gjerne retta mot særlege brukargrupper. 7. Korleis kopla dette tilfanget med anna materiale i ABM-sektoren, og korleis bevara historisk kontekst for dei nye kjeldene. 8. Gje råd til ABM-utvikling om korleis rapporten frå gruppa bør fylgjast opp vidare. Gruppa har oppfattet mandatet som relativt klart, og har ikke hatt behov for å gjøre avgrensninger eller presiseringer. Gruppa har lagt til grunn at mal/skjema for registrering av saker i pkt 4 er ment som det metadatasettet som er nødvendig i forbindelse med digitalisering av møtebøker og registrering av sakene i dem. Arbeidet har altså ikke vært begrenset til felt som er nødvendig i forbindelse med registrering av saker, slik det begrepet er brukt ellers i rapporten, jf. avsnitt 1.3. Selv om arbeidet skulle avgrenses til kommunale møtebøker, har gruppa oppfattet det som viktig å se en sammenheng med andre materialtyper og annet digitaliseringsarbeid. Møtebøkene er knyttet tett sammen med annet kommunalt materiale, og det har vært et viktig hensyn å velge løsninger som gjør det mulig å ivareta denne sammenhengen. Erfaring fra annen digitalisering av arkivmateriale, både i og utenfor kommunal sektor, har vært trukket inn. Blant annet når det gjelder prosess og god praksis er det i liten grad spesielle behov knyttet til kommunale møtebøker i forhold til annet arkivmateriale, og det har da vært viktig å velge løsninger som kan fungere godt for alle typer materiale. Sammenhengen med arbeid i LLPs digitaliseringsutvalg og et prosjekt i ABMutvikling og Riksarkivet som arbeider med standarder etc for digitalisering av arkivmateriale generelt har vært ivaretatt gjennom at enkeltmedlemmer i gruppa har jobbet med flere av prosjektene parallelt. 1.3. Begrepsavklaringer Med digitalisering menes her i samsvar med vanlig språkbruk den prosessen hvor opprinnelig analogt materiale konverteres til digital form. Digitalisering av typisk arkivmateriale (skriftlige dokumenter) kan gjøres enten ved skanning eller digital fotografering, hvor det opprinnelige dokumentet gjengis i form av et bilde som lagres som en digital bildefil. Digitaliseringen kan også skje ved transkribering, hvor teksten i det opprinnelige dokumentet skrives av og lagres som en digital tekstfil. Med metadata menes data som beskriver andre data. I vårt tilfelle kan det være både data om innholdselementer i møtebøkene, som for eksempel de sakene som er beskrevet der, og data om de fysiske objektene, som for eksempel protokollen eller den digitaliserte siden. Med registrering av metadata menes her den prosessen hvor metadata knyttes til det aktuelle objektet eller innholdet. Med registrering av saker menes her å trekke ut metadata om saker som er beskrevet i møtebøkene, og lagre dem i digital form. 3

1.4. Arbeidsgruppa Arbeidsgruppa har hatt følgende medlemmer: Ranveig Gausdal, ABM-utvikling, leder Synne Stavheim, ABM-utvikling, sekretær Wenche Risdal Lund, IKA Kongsberg Snorre D. Øverbø, Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane Stig Narve Brunstad, Bergen Byarkiv Pål Mjørlund, Fylkesarkivet i Oppland Ståle Prestøy, IKA Trøndelag Kristian Hunskaar, Riksarkivet Arne Skivenes, LLP Ole Myhre Hansen, Stiftelsen Asta Henning Grimstad, Horten kommune Arbeidsgruppa hadde sitt første møte 30. september 2008 og har hatt til sammen tre møter. Mellom møtene har det vært kontakt om arbeidet på e-post. Rapporten ble levert til ABM-utvikling 15. mai 2009. Rapporten er ført i pennen av Synne Stavheim og Ranveig Gausdal, basert på diskusjon i møtene og notater fra medlemmer i arbeidsgruppa. Lars Nygaard, Riksarkivet, har bidratt med tekstene i vedlegg 2 og 3. 4

2. Formidling Utvalg av materiale for digitalisering henger nært sammen med målet for prosjektet. Målet vil gjerne henge sammen med behov hos én eller flere sluttbrukere. Når man velger å digitalisere kommunale møtebøker fremfor annet arkivmateriale, bør det derfor være knyttet til klare planer for tjenester for ulike typer brukergrupper. Møtebøkene er en unik, men hittil lite utnyttet kilde til lokalhistorien. Det er en kilde til informasjon om politiske prosesser, dagligliv og til personer som levde i lokalmiljøet tidligere. Digital tilgang til møtebøkene vil øke publikums muligheter til å bruke materialet i ulike sammenhenger, og et omfattende formidlingsopplegg er ikke alltid nødvendig for å få til dette. Originalkilden kan presenteres i tilknytning til en problemstilling, og elever og andre målgrupper kan få en inngang til materialet ved at de først setter seg inn materialet som handler om en konkret sak. Materialet kan også brukes i nye sammenhenger som undervisning i skolen, reiseliv og omdømmebygging. Brukergrupper og bruksmåtene for materialet vil være avhengige av hvor langt fram i tid møtebøkene blir digitalisert og lagt ut på nettet. Det nyeste materialet vil kunne ha høy bruksfrekvens både hos publikum og hos kommunens egne saksbehandlere. Kommunene får enkel tilgang til kommunale vedtak gjennom de digitaliserte møtebøkene, og kan bruke tjenesten som en ressurs innen egen forvaltning. Møtebøkene kan brukes av personer som ønsker tilgang til kommunale vedtak, for eksempel vedtak om eiendomsforhold (kommunens kjøp og salg av eiendom), vedlikeholdsansvar, vannledninger og reguleringsplaner. Kommunens tekniske saker har generelt høy bruksfrekvens, og økt allmenn tilgang til dette materialet er derfor både samfunnsnyttig og arbeidsbesparende. Digital tilgang vil korte ned saksbehandlingstiden i mange saker. Møtebøkene inneholder viktige elementer til lokalhistorien. Skoleelever er en aktuell brukergruppe. Som kilde til lokalhistorien kan møtebøkene bli en viktig ressurs i undervisningen i norsk, samfunnsfag og historie i grunnskolen, særlig på ungdomstrinnet. 8. klassingene skal for eksempel studere hendelser som har vært med på å utforme dagens Norge og reflektere over hvordan samfunnet kunne blitt hvis disse hendelsene hadde utviklet seg annerledes. Møtebøkene er en førstehånds kilde til utviklingen av lokaldemokratiet. Materialet gir også gode muligheter til å sette den lille historien i sammenheng med den store. Elevene kan finne igjen navn på sine egne familiemedlemmer eller andre familier de kjenner og dermed få en ny inngang til historien ved å lære mer om forholdene i sitt eget lokalområde. Gjennom formidlingstiltak som for eksempel Skulestova.no www.skulestova.no (Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane), kan man velge ut enkeltdokumenter eller saker fra møtebøkene som handler om begivenheter som egner seg særlig med tanke på formidling til ungdom. Her er det viktig å komme opp med gode eksempler som viser styrken til kildematerialet. Møtebøkene vil i mange tilfeller være håndskrevet. Dette 5

kan innebære en terskel for de yngre elevene, som ikke har samme trening som eldre generasjoner i å lese håndskrift. Det bør derfor velges eksempler som er tydelige, slik at elevene kan øves opp i å lese håndskrift. Møtebøkene tilfører viktig informasjon som kan supplere de tradisjonelle kildene som brukes av slektsforskere. Ofte er det detaljerte gjengivelser av hvem som var til stede på møtene og hvem som var involvert i de ulike sakene. Slik informasjon er viktige brikker til bildet av hvordan lokalsamfunnet fungerte i tidligere perioder. Det blir mulig å finne fram til opplysninger om hvordan forfedrene levde og hvilke saker som var viktige i lokalmiljøet de levde i. Når man kombinerer flere kilder, blir studiet av slekta langt mer enn bare navn og årstall. Tilgjengeligheten til materialet vil variere med hvordan protokollsidene gjengis. Det er viktig å ha et bevisst forhold til dette i formidlingssammenheng. En bildefil basert på skanning av protokollsiden gir en gjengivelse av siden slik den ser ut i protokollen. Dette gir ingen søkbarhet, og tilgjengeligheten avhenger av i hvilken grad brukeren er i stand til å lese skriften på siden. Teksten kan videre bearbeides gjennom en transkripsjon, som gir en fulltekstversjon som vil være både søkbar og lesbar. For trykte og maskinskrevne tekster er OCR-behandling aktuelt. Også OCR-behandling gir søk- og lesbar fulltekst. Dette øker anvendeligheten av materialet radikalt. For kommunene selv kan publisering og tilgjengeliggjøring av møtebøkene bli en viktig del av kommunenes omdømmebygging. I forbindelse med dette kan det også lages nettutstillinger og fysiske utstillinger som belyser saker som er viktige i profileringen av kommunen. Det å kunne vise til at dette materialet er bevart og tilgjengeliggjort for alle, vil også være en styrking av omdømmet. Den digitaliserte møteboka gir imidlertid ikke tilgang til hele sakskomplekset omkring et vedtak. Brukeren må derfor kontakte den enkelte arkivinstitusjonen for å bestille kopier av dokumentene i saken. Men når brukeren selv kan orientere seg i møteboka, vil arkivarene ved institusjonen kunne få en presis bestilling og ofte bruke kortere tid på å hente fram de opplysningene brukeren trenger. Dette er en stor fordel i den interne saksbehandlingen i kommunen. Som tidligere nevnt vil man måtte kombinere flere kilder/arkivserier fra kommunearkivet for å dekke hele sakskomplekset for et vedtak. Relasjonene mellom arkivserier er også viktige å ta vare på og presentere i et formidlingsperspektiv. Uten forståelse for relasjonene mellom ulike serier, vil det ikke være mulig å finne fram i arkivmaterialet. Dette gjelder også i digitale versjoner/presentasjoner av forskjellige serier som er relatert til hverandre. I dette tilfellet dreier det seg om journal, kopibok, register, møtebok (forhandlingsprotokoll) og journalsaker. Journalnummer vil av og til finnes i forhandlingsprotokollen (møteboka), men ikke alltid. Lenking og framfinning av dette materialet vil derfor ofte måtte gjøres av en arkivar. En digitalisering av alle seriene som står i relasjon til hverandre og formidling av dette materialet i ett søk er teoretisk mulig, men det vil være en svært resursskrevende prosess som vi ikke vil gå nærmere inn på å drøfte her. Digital tilgang til alle dokumentene i en sak vil være av vesentlig verdi for brukeren av de kommunale møtebøkene. I presentasjonene av de digitaliserte møtebøkene er det imidlertid viktig at det legges arbeid i gode seriebeskrivelser, beskrivelser av relasjoner mellom serier og beskrivelser av hvordan brukerne skal finne fram til alle 6

dokumentene i en sak ved å kombinere oppslag i de ulike seriene. Det finnes allerede felter i Asta som dekker serie/serieomtale. Informasjonen som legges inn i disse feltene kan brukes i denne sammenhengen. Det kan være en viktig del av formidlingen av materialet at det legges til rette for at publikum kan gi sine kommentarer til materialet og det som er omtalt der, eller til og med registrere visse typer metadata. En slik mulighet skaper engasjement for materialet og for arkiv generelt. Det vil dessuten kunne tilføre materialet vesentlig verdi og være ressursbesparende for institusjonene. Løsningen kan være alminnelig tilgjengelig for alle som ser materialet, eller man kan begrense i alle fall muligheten til registrering av metadata til brukere med bestemt tilgang som man knytter til seg i forbindelse med mer organisert frivillig innsats i registreringsarbeidet, jf. også avsnitt 5.4. Det er uansett viktig at det tydelig fremgår hvem som har gjort hva. Det bør tas høyde for slike muligheter ved utforming av brukergrensesnitt. 2.1. Publisering Den primære kanalen for publisering av de digitaliserte møtebøkene er arkivinstitusjonenes og kommunenes egne hjemmesider. I tillegg bør det være mulig å søke i denne informasjonen gjennom viktige publiseringskanaler for digital arkivinformasjon. Det er avgjørende å komme fram til publiseringssteder der materialet kan brukes av mange. Det bør være mulighet til å søke på tvers av digitaliserte møtebøker for hele landet hvis man vil finne informasjon om en bestemt type saker i en gitt periode. Per i dag finnes det ikke en slik nasjonal publiseringskanal for digital arkivinformasjon. Men det finnes ulike alternativer som har ambisjoner og ønsker om å kunne bli slike publiseringskanaler på Internett. Digitalarkivet.no er Arkivverkets publiseringskanal for digitale kilder. Digitalarkivet har ambisjoner om å bli et nasjonalt nettsted for publisering av digitale arkivkilder. Dette forutsetter en videreutvikling av Digitalarkivet i samarbeid med miljøer utenfor Arkivverket. Den planlagte Arkivportalen.no er et annet av disse alternativene. Det er ikke tatt noen avgjørelser på hvordan Arkivportalen.no skal fungere som publiseringskanal eller hvem som skal drifte nettstedet. I tillegg til å publisere katalogdata, ser man for seg at man skal kunne gå direkte fra katalogdata til det digitaliserte materialet. Det legges til grunn at ett av elementene i portalen skal være en felles søketjeneste for alle arkivmiljøer i Norge. Felleskatalogen for Arkivverket, slik den er kjent i dag, skal erstattes av en felles katalog for hele arkiv-norge. For å få til en slik bred felles publisering av kataloger, må datastrukturen være standardisert. Så lenge det finnes en rekke andre produkter som vil kunne brukes i forbindelse med digitalisering av ulike typer materiale, er det ikke realistisk at alt materiale vil bli produsert eller importert i Asta. Det er derfor avgjørende viktig at Arkivportalen legges opp slik at søk derfra kan gå videre ikke bare til data som ligger i Asta, men også til andre system som har aktuelle data, så lenge de ligger i samme struktur. I tillegg til å legge til rette for publisering av og søk i katalogdata skal Arkivportalen.no tilby en bestillingstjeneste. Tjenesten skal fungere både som et verktøy på lesesalen og via Internett. Det skal også bli mulig å bestille digitale kopier av originalmateriale fra den enkelte arkivinstitusjonen. 7

Høsten 2008 åpnet nettstedet for europeisk kulturarv, Europeana. Det ligger allerede over to millioner digitale objekter på Europeana, og innholdet i basen øker hver eneste dag ved at arkiv, bibliotek og museer over hele Europa legger inn mer innhold. Europeana er en felles, flerspråklig inngang til de europeiske abm-institusjonene. Brukeren skal kunne finne fram til digitale objekter som filmklipp, lydopptak, foto, malerier, skulpturer, kart, manuskripter, bøker, aviser, arkivmateriale, kunsthistoriske og arkeologiske gjenstander på tvers av arkiv, bibliotek og museum. Bak Europeana ligger det et nettverk av 145 kulturinstitusjoner, blant disse er ABMutvikling og Nasjonalbiblioteket. Det er innholdet i de sektorvise basene i hvert land som er grunnlaget for innholdet i Europeana-basen. Informasjon om innhold fra arkiv, bibliotek og museum kan dermed deles på tvers av landegrensene. Europeana skal formidle informasjon om innholdet. Det ligger derfor pekere som bringer brukeren tilbake til institusjonen som har registrert materialet og mer informasjon om det brukeren er interessert i. ABM-utvikling er sammen med Sogn og Fjordane fylke partner i et av Europeanas støtteprosjekter, EuropeanaLocal. Gjennom dette prosjektet skal en arbeide for at kilder i lokale og regionale ABM-institusjoner i hele Europa også skal bli en del av Europeana og sikre bredde og representasjon i tilbudet til brukerne. Gjennom Europeana vil norske brukere også finne stoff om Norge fra andre land. Slik vil tilfanget av informasjon vokse. De digitaliserte møtebøkene vil etter hvert også bli publisert gjennom Europeana og EuropeanaLocal. 2.2. Begrensninger for tilgjengeliggjøring på nettet Publisering på nettet innebærer at materialet blir mer åpent for innsyn, og opplysninger om navngitte enkeltpersoner vil dermed bli mer utsatt for uheldig bruk. Søkbare databaser gjør det enklere å sammenstille informasjon om enkeltpersoner. Dette bør derfor være med i betraktningene når man vurderer hvilke søkefunksjoner som utvikles for det publiserte materialet. Ved publisering av bildefiler som ikke er søkbare på navn, er det ikke samme mulighet til å akkumulere slik informasjon like raskt. Her må brukeren lese side for side, på samme måte som i den originale protokollen. Det er meldeplikt til Datatilsynet etter personopplysningsloven før behandling av personopplysninger med elektroniske hjelpemidler. Denne meldeplikten vil inntre for møtebøkene hvis de legges inn i en database som er søkbar på navn, og opplysningene er yngre enn 60 år eller gjelder personer som fortsatt er i live. Når møtebøkene publiseres på nett, må opplysningene vurderes opp mot personopplysningsloven, forvaltningsloven og særlover etter vanlig innsynspraksis ved arkivinstitusjonene. For noen formål må vi skille mellom taushetsplikt etter forvaltningsloven og plikt til behandling etter personopplysningsloven. Opplysninger som er taushetsbelagte, skal naturligvis ikke legges ut på nett, verken som søkbare opplysninger eller som bilder. Hvis opplysningene som legges ut er søkbare på navn, og personene det gjelder kan antas å være i live, må opplysningene vurderes opp mot det gjeldende lovverket før de eventuelt kan legges ut på nettet. For at taushetsplikten skal kunne ivaretas, kan det være en fordel om det legges inn en funksjon i programmet for digitalisering av 8

møtebøkene som gjør det mulig for eksempel å blanke ut deler av en tittel eller andre felt som kan tenkes å inneholde taushetsbelagte opplysninger. 9

3. Skjema for registrering av kommunale møtebøker I mandatet blir gruppa bedt om å gjera framlegg om felles mal/skjema for registrering av saker i kommunale møtebøker. Gruppa har valgt å tolke oppdraget som en bestilling av forslag til felt for registrering av alle de metadata som er nødvendige for å beskrive selve protokollen, eventuelle digitaliserte sider i den og saker som er omtalt der. Spesielt i denne sammenhengen er det viktig å kommentere at ikke alle møtebøker følger samme format. De fleste er ført med ett referat pr møte, med opplysninger om tid, sted, tilstedeværende etc for møtet, etterfulgt av saksfremstilling og vedtak for den enkelte saken. Skjemaet er utarbeidet først og fremst med tanke på disse. Det finnes likevel varianter, og det gjør det ikke alltid enkelt å operere med et felles skjema. Noen møtebøker mangler for eksempel sakstittel og forslag til vedtak, slik at man må inn i journal og kopibok for å finne dette. Det finnes også varianter som er fyldigere enn standarden, for eksempel ved at de har med referat av debatten i tillegg til vedtakene. I noen tilfeller har møtebøkene kommet til ved at enkeltdokumenter med innstilling, vedtak osv. er bundet sammen til en protokoll i ettertid. Når man skal skanne og beskrive møtebøker, må man kunne beskrive både de fysiske arkivenhetene og innholdselementene i dem. Fysisk sett inngår møteboka og sidene i den i følgende hierarki (det kan være flere felt knyttet til hvert av elementene, jf. nedenfor): Protokollserie protokoll side. 3.1. Beskrivelse av de fysiske arkivenhetene De feltene som inngår i det fysiske hierarkiet, samsvarer med vanlig standard arkivbeskrivelse og er med få unntak dekket i Asta i dag. Skjema over mulige felt og bruk av dem knyttet til møtebøker, basert på Asta, ser etter gruppas forslag ut som vist nedenfor. Det er gruppas oppfatning at felt merket med * bør være obligatoriske å fylle ut ved registrering av protokoller og saker. De utgjør slik sett en minimumsstandard for registreringen. Feltnavn Status i Asta Bruk knyttet til møtebøker Eksempel på utfylling Arkivskaper* Finnes i Asta Navn på arkivskaper Bergen kommune. Formannskapet Arkivsignatur* Finnes i Asta Kode fra allment A-0003 arkivskjema Lokal signatur* Finnes i Asta Institusjonens signatur i BBA Asta Fylke* Finnes i Asta Fylke velges fra Hordaland nedtrekksmeny Kommune* Finnes i Asta Kommune velges fra Bergen nedtrekksmeny Arkiv* Finnes i Asta Navn på arkiv Bergen kommune. Formannskapet Serie* Finnes i Asta Navn på serie Møtebøker 10

Seriekode* Finnes i Asta Institusjonens kode for serien Omtale* Finnes i Asta Omtale av seriens innhold Arkivenhet Finnes i Asta Type arkivstykke Protokoll Stykkenummer* Finnes i Asta Nummer på stykke 7 innenfor serie Fra år* Finnes i Asta Årstallet for protokollens første innførsel 1873 Til år* Finnes i Asta Årstallet for protokollens siste innførsel Originalens format Skrift Finnes i Asta Finnes ikke i Asta Angi skrifttype i protokollen Klausulering Finnes i Asta Brukes til å markere unntak fra offentlighet, inkludert hjemmel Aa Møtebøkene inneholder referat fra møter i Bergen formannskap og bystyre (representantene) 1878 Folio Gotisk håndskrift Sidetall* Finnes ikke i Henvisning til 126a Asta paginering i møteboka Fil* Finnes ikke i Opplysninger om fila Asta Registrert av Finnes i Asta Navn på den som har Ola Nordmann registrer Registrert dato Finnes i Asta Dato for registrering 12.12.2009 Nei Kommentarer til noen av feltbeskrivelsene: Omtale: I Asta kan man bruke feltet omtale både knyttet til arkivet, til serien og til det enkelte arkivstykket. I alle fall de to øverste nivåene vil være aktuelle å bruke knyttet til beskrivelse av møtebøker. Beskrivelse av relasjoner mellom ulike serier i samme arkiv tas gjerne inn i serieomtalen. Fra år og til år: Disse feltene finnes både for serie og protokoll og bør brukes begge steder i forbindelse med beskrivelse av møtebøker. Klausulering: Det bør være mulig å angi klausulering med tilhørende hjemmel både for serie, arkivstykke og side. Fil: I tillegg til å gi henvisning til fila bør det være mulig å gi opplysninger om filtype, filstørrelse og eventuelle ulike versjoner av fila. På samme måte som Asta i dag er godt egnet til en fysisk basert beskrivelse av møtebøkene, vil de samme feltene kunne brukes til fysisk beskrivelse av relaterte serier. 11

3.2. Registrering av innholdselementer Det innholdmessig interessante i møtebøkene vil ofte ikke fremgå av de dataene som gjelder den fysisk baserte arkivbeskrivelsen slik den er satt opp i avsnitt 3.1. De viktigste innholdselementene er knyttet til sakene som er beskrevet i møtebøkene, fordi de er utgangspunkt for alle emnebaserte søk inn i materialet. Gruppa foreslår følgende felt for registrering av saker, der felt merket med * etter gruppas oppfatning bør være obligatoriske å fylle ut ved registrering av protokoller og saker (de utgjør en minimumsstandard for registreringen): Feltnavn Bruk knytta til møtebøker Eksempel på utfylling Møtedato* Dato da møtet ble avholdt 13.10.1876 Organ Navn på organ som hadde møtet (ulike kommunale organ kan bruke samme Bergen Bystyre (formenn og representanter) protokoll) Saksnummer* Original nummerering 47/1876 Original sakstittel Beskrivelse av saken* Behandling av saken i møtet Originale henvisninger til andre serier Emneord Stikkord Stedsnavn Georeferanse Klausulering Tittel slik den fremstår i protokollen Kort resymé, eventuell normalisering av sakstittel, tilknytning til dagens stedsnavn osv. Hva slags opplysninger finnes? Ble saken fullført? Utsatt? Henvisning til jnr, kopibok, arkivnøkkel osv. Emneord fra fast emneordsystem Frie stikkord om innhold i saken Stedsnavn nevnt i saken, fritekst Koordinater for plassering i kart Brukes til å markere unntak fra offentlighet, inkludert hjemmel Oparbejdelse af en Forbindelsesgade mellem Skottegaden og Munkebæksmuget Forbindelse mellom Skottegaten og Munkebekksmuget over 6. rode nr 22a og 44b. Nordnes. Forslag til vedtak. Vedtak. Ingen henvisninger Gater Nordnes, Skottegaten, Munkebekksmuget Ingen Kommentarer til enkeltfelt: 12

Klausulering: Systemet bør kunne foreslå skjerming av opplysninger, for eksempel i tittelfelt, med utgangspunkt i opplysninger om klausulering og hjemmel. Georeferanse: Systemet bør gi muligheter til både å oppgi et punkt i terrenget og en linje/strekning (vei, rør osv.). Systemet må ha en løsning for å knytte saken til riktig side i protokollen, og en løsning for å vise til eventuell riktig fil med digitalisert side. Systemet må generelt sørge for relasjoner mellom fysisk beskrivelse og innholdselementer. En del brukere av kommunalt arkivmateriale er interessert i selve det aktuelle organet (kommunestyret, formannskapet, utvalget osv.), og medlemmene i det. Dette vil imidlertid være opplysninger man ikke finner i selve møtebøkene, men i relaterte serier. Dette er også opplysninger som det vil være rimelig for de fleste digitaliseringsprosjekter å prioritere lavere enn opplysningene om selve protokollen og sakene i den. Den samme prioriteringsrekkefølgen må gjelde verktøyutviklingen. Opplysninger som det kan være aktuelt å registrere om organet, vil være organets navn, funksjonstid, henvisning til forretning/vedtak hvor organet ble oppnevnt og møtested. Tilsvarende for medlemmene vil kunne være medlemmets navn, funksjon (leder, sekretær osv.), partitilknytning og funksjonstid. Når det gjelder utvikling av verktøy for beskrivelse av organ, medlemmer i organ, tilknytning til parti og forhold til arkivskaper og tilhørende arkivmateriale, kan det være en løsning å bygge på begrepet Aktør og muligheter for å skape relasjoner mellom aktører i Asta. 3.3. Emneordsstandard I forbindelse med registrering av saker bør det etableres en fast emneordsstandard. Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane har brukt innholdsfortegnelsen i Liv Mykland og Kjell-Olav Masdalen: Administrasjonshistorie og arkivhistorie: kommunene til å utvikle et system med såkalte MM-koder. Fylkesarkivet mener disse fungerer greit til søk nettopp fordi de er relativt overordna, men har ingen kunnskap om hvordan brukerne oppfatter kodene, eller om de er i bruk. Slik søkebildet er utformet i dag, fremgår det ikke hvor kodene er hentet fra. Dette er en svakhet som enkelt kan utbedres. Arbeidsgruppa innvender imidlertid at MM-kodene i en del tilfeller vil være et for grovt system til å gi en god emneklassifisering. Dette vil særlig gjelde dersom man skal søke i store mengder saker. Gruppa mener K-kodene kan være et alternativt utgangspunkt for en emneordsstandard. Fylkesarkivet har testet dette ut på en stor del av de sakene som er registrert hos dem, og er mer usikker på verdien. Dette fordi K- kodene er tilpasset dagens oppgaver i kommuner/fylkeskommuner, slik at historiske begreper og sakstyper mangler. K-kodene blir dessuten endret relativt ofte. For noen kommuner vil det kanskje være aktuelt å bruke lokale arkivnøkler. Men på samme måte som med K-kodene, vil det kunne være en utfordring at nøklene er nyere enn mye av materialet, slik at relevante historiske begreper og sakstyper vil mangle. Det er tatt kontakt med Bibliotekavdelingen i ABM-utvikling om hvordan klassifikasjonssystem fra bibliotekverdenen som Dewey Decimal Classification vil 13

kunne egne seg i denne sammenhengen. Dette ble vurdert til å passe i mindre grad, fordi de er utarbeidet for å dekke litteratur og ikke historiske, politiske beslutningsprosesser i kommunene. Arbeidsgruppa oppfatter det som en for omfattende oppgave, mandat og tidsfrister tatt i betraktning, å gjøre den analysen som skal til for endelig å velge system. Det må da arbeides en del med å drøfte formål samt å analysere det materialet hvor noen av systemene har vært brukt. Det er gruppas anbefaling at det gjøres en slik utredning parallelt med at det utvikles verktøy til bruk i digitaliseringsarbeidet. Arbeidsgruppa vil imidlertid sterkt anbefale at det satses på klassifikasjonssystemer/emneordslister som allerede er utviklet, og vil sterkt fraråde at det lages noe nytt system. 14

4. Verktøyutvikling Med tanke på å skaffe institusjonene en hensiktsmessig verktøykasse til bruk ved digitalisering, er det fortsatt en rekke mangler ved den programvaren som er tilgjengelig i dag. Det er behov for produksjonsløsninger som gjør effektiv massedigitalisering mulig, det må tilrettelegges for effektiv import av data og filer til Asta fra andre systemer, og det må være mulig å registrere alle nødvendige data i hensiktsmessige felt. Asta er en felles nasjonal standard for registrering, distribusjon og fremfinning av arkivdata. Asta er det dominerende katalogsystemet når det gjelder arkivbeskrivelse i norske arkivinstitusjoner. Systemet brukes av rundt 100 virksomheter. Det kan brukes av offentlige så vel som private virksomheter som tar vare på arkivmateriale. Gruppa er av den oppfatning at det er rasjonelt å konsentrere verktøyutvikling om et så begrenset antall miljøer som mulig. Verktøyutvikling for arkivsektoren bør derfor knyttes til Asta når det er økonomisk og praktisk forsvarlig. De feltene som angår det fysiske hierarkiet slik det er beskrevet i avsnitt 3.1, samsvarer med vanlig standard arkivbeskrivelse og er med få unntak dekket i Asta i dag. På det området skulle det derfor være lite akutt behov for utvikling. Videre tilpasning og justering bør åpenbart skje innenfor rammen av Asta. Feltene i skjemaet for beskrivelse av innhold, jf. 3.2, er i større utstrekning spesielt knyttet til kommunale møtebøker og relaterte serier (men ikke utelukkende). Det oppstår dermed et behov for utvikling av verktøy spesielt til disse seriene. Gruppa mener at også slik spesialutvikling så langt som mulig bør gjøres innenfor rammen av Asta. Gruppa mener Stiftelsen Asta kan benytte seg av kommersielle produkter i tilknytning til nåværende programvare, og viser til verktøy hvor man kan lage nye skjema for hver materialtype i det samme verktøyet, og slik relativt enkelt definere nye databaser for å registrere innhold for ulike materialtyper/serier. En annen mulighet er å utvikle en importløsning basert på xmp-standarden hvor det enkelt kan endres hva slags metadata som følger med filene avhengig av hva slags innholdstyper det er snakk om. I begge tilfeller vil ulike spesialtilpasninger kunne bygge på hverandre og på samme verktøy, og ansvaret for drift og vedlikehold vil kunne plasseres ett sted. Dette vil være ressursbesparende. Én utfordring vil være om Stiftelsen Asta vil kunne stå for utvikling av spesialløsninger i stort nok tempo dersom mange ulike miljøer vil i gang med å digitalisere ulike materialtyper. Dette kan være et argument for at spesielle løsninger kan utvikles i tilknytning til de prosjektene hvor behovene oppstår. Når slik utvikling skal skje i andre miljøer, er det uansett avgjørende viktig at det samarbeides tett med Stiftelsen Asta på en måte som gjør at verktøyene kan brukes i sammenheng, og slik at man unngår dobbeltarbeid. Det er også viktig at miljøer som påtar seg slike spesialoppdrag, kan dokumentere forpliktene og varige løsninger for vedlikehold og drift over tid. Gruppa er kjent med at både Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane (på vegne av 12 kommunale arkivinstitusjoner) og Stiftelsen Asta har fått prosjektmidler fra ABMutvikling til å utvikle verktøy til bruk ved digitalisering og registrering av kommunale 15

møtebøker. Gruppa ber om at disse prosjektene blir sett i sammenheng, og i sammenheng med gruppas konklusjoner. Også Riksarkivets verktøy for hurtigregistrering av metadata knyttet til digitaliserte sider bør vurderes i denne sammenhengen, jf. avsnitt*. For at Asta skal kunne være viktig i en infrastruktur for en bred digitalisering av arkivkilder, må systemet bygges ut med en ny produksjonsenhet, spesielt med tanke på hurtig registrering av metadata. Strukturen og databaseteknologien i Asta er et bra grunnlag for en slik utbygging, som også er planlagt i prosjektet Arkivportalen, som drives av Stiftelsen Asta. En mulig videreutvikling av Asta som verktøy for digitalisering, kan være å bygge en løsning hvor man kan opprette objekter på samme nivå uten å måtte mellomlagre. Det bør bli mulig å kopiere felles data fra én registrering til et valgt antall objekter uten å måtte mellomlagre. Det er et sterkt ønske i arkivmiljøet om at det blir lagt til rette for import av strukturerte data fra andre kilder. En slik funksjonalitet bør også kunne importere tilknyttede filer. I sammenheng med dette er det behov for at Asta kan tilby gode løsninger for å knytte metadata til de digitaliserte bildene. Når det gjelder produksjon og redigering av tilknyttede filer legger Asta til rette for at det beste programmet tilgjengelig redigerer filene. Asta er ikke et multiredigeringsprogram, men redigeringen av filene foregår utenfor systemet på temporære versjoner av den opplastede filen. Etter opplasting regnes den tilknyttede filen som en arkivfil. Ønsker man å endre filen, må den erstattes av en ny versjon via sletting av original og opplasting av en ny fil. Gjennom prosjektet Arkivportalen.no arbeider Stiftelsen Asta blant annet med etablering av et nettsted for felles søk og presentasjon av arkivinformasjon i Norge. Selv om programvaren Asta utvikles til et mer hensiktsmessig verktøy for massedigitalisering, og det utvikles gode muligheter for import av filer og metadata skapt i andre verktøy, må man likevel ta høyde for at relevante data og filer ikke alltid vil være skapt i eller bli importert i Asta. Det er viktig at Asta og Arkivportalen.no legger til rette for søk også i slikt materiale. Søk i arkivmateriale kan tenkes innenfor en rekke applikasjoner. Det er derfor en viktig forutsetning at Asta og eventuelle andre verktøy oppfyller standarder til datasett som innebærer at for eksempel europeiske bibliotek kan hente ut data på nettet og gjøre disse søkbare for sitt publikum. I all verktøyutvikling knyttet til arkivsektoren må det vurderes hva det er aktuelt å utvikle fra bunnen av og hva som kan utvikles av andre eller kjøpes av ferdig hyllevare. Arbeidsgruppa vurderer det slik at det allerede er lagt ned store ressurser i utviklingen av Asta som felles katalogiseringsstandard og verktøy, og at det derfor er naturlig å bygge videre på dette arbeidet i digitaliseringssammenheng. På bakgrunn av dette, vil arbeidsgruppa gi råd om at Asta settes i stand til å kunne omfatte massedigitalisering av papirmateriale. 16

5. Prosess og god praksis For dette kapitlet gjelder det at svært lite av innholdet er spesielt for kommunale møtebøker. Det har like stor relevans for digitalisering av andre typer arkivmateriale og kan med forankring i et bredere miljø enn arbeidsgruppa danne utgangspunkt for en mer generell veiledning. I tillegg til diskusjon og erfaringer i gruppa, er mye av innholdet basert på Good practices handbook utarbeidet av EU-nettverket Minerva (Ministerial Network for Valorising Activities in Digitisation). Noe er også basert på ABM-skrift nr. 1, Digitalisering av fotosamlinger. 5.1. Planlegging Et digitaliseringsprosjekt bør ha klare mål og retningslinjer, og et godt forprosjekt er derfor viktig. Punktene nedenfor kan være et utgangspunkt for de spørsmålene som bør avklares. De fleste berøres nærmere i andre deler av rapporten: Hva skal vi gjøre? o Hvilket materiale skal digitaliseres? Møtebøker fra hvilke kommuner, hvilke organer og hvilke perioder? Skal annet relatert materiale også digitaliseres? Det er viktig at omfanget er realistisk med hensyn til tilgjengelige ressurser. Hvorfor skal vi gjøre det? o Hva er prosjektets mål, hva ønsker institusjonen å oppnå med digitalisering av møtebøkene? For hvem skal vi gjøre det? o Finnes det sluttbrukere som er interessert i det materialet som er valgt ut? Hvordan må kommunale møtebøker tilrettelegges for å være interessante for ulike brukergrupper? Hvem skal gjøre det? o Har institusjonen nok personalressurser? Har institusjonen den riktige kompetansen som skal til for å håndtere teknisk utstyr, programvare osv? Bør noen av tjenestene kjøpes? Hvor skal det gjøres? o Det må etableres lokaler/arbeidsplasser med hensiktsmessig miljø Når skal vi gjøre det? o Det må settes opp en tidsplan som er realistisk med hensyn til utvalg og tilgjengelige ressurser. Kanskje bør prosjektet avgrenses annerledes hvis det trekker for langt ut i tid? Kan man publisere deler av materialet underveis? Hvordan skal det gjennomføres? o Hva slags opplysninger skal registreres? Skal selve protokollsidene skannes? Det må beskrives en produksjonsløype og etableres rutiner for alle deler av prosessen. Som en del av arbeidet med produksjonsløype og rutiner må det velges utstyr, programvare mv., og man må sikre seg at det kommer på plass en løsning for lagring og sikring av det digitale materialet. Resultatet av forprosjektet må nedfelles i retningslinjer som skal være styrende for prosjektet og bidra til å dokumentere det i ettertid. 17

Det er en viktig del av forprosjektet å undersøke om andre har gjennomført tilsvarende eller lignende prosjekter tidligere, eller eventuelt er i ferd med å gjøre det. Det kan være mye å hente i andres erfaringer. Dette gjelder ikke minst for arbeid med kommunale møtebøker, hvor det allerede er gjort en del erfaringer, jf. kapittel 6. 5.2. Originalmaterialet Å ordne og tilrettelegge originalmaterialet er en viktig del av forberedelsene til digitalisering. Så lenge det er snakk om innbundne møtebøker, er dette mindre krevende enn det vil være for serier med løse dokumenter i varierende grad av ordning. Dersom materialet ikke befinner seg der hvor digitaliseringen skal foregå, må det ordnes med trygg transport fra magasin, og man må sørge for oppbevaringsforhold som gir tilstrekkelig sikkerhet og ivaretar krav til klima mens digitalisering foregår. Det bør også gjøres en vurdering av materialets tilstand for å forsikre seg om at selve digitaliseringen ikke vil skade det. Når det gjelder håndteringen av originalmaterialet, bør man rådføre seg med konserveringsfaglig personale. 5.3. Fullstendig skanning av objektet Med tanke på bevaring av autentisitet, kontekst og muligheten for opplevelse av arkivstykket som sådan, bør alle delene av møteboka skannes. Det vil si at ytterpermer, rygg, innerpermer, vedlegg, snittflater osv. skal med, i tillegg til protokollsidene. Blanke sider/oppslag må skannes eller antall blanke sider/oppslag markeres på annen måte. Det er viktig ikke å beskjære på en måte som reduserer gjengivelsen av objektet. 5.4. Flyt Når man skal velge utstyr og programvare for skanning og beskrive produksjonsløype, er det viktig å ha tenkt gjennom kapasiteten i forskjellige ledd. Hvis ikke kan man risikere at man ikke får utnyttet kapasiteten i tilgjengelig utstyr eller personalressurser, eller det kan oppstå uheldige flaskehalser i prosessen. Det er for eksempel viktig at verdifullt utstyr ikke blir stående fordi man ikke har personalressurser til å betjene det. Det er viktig at det er samsvar mellom hastighet for skanning, filoverføring fra skanner til datalager, konvertering til ønsket format og endelig lagringsplass på disk/tape. Store TIFF-filer kan for eksempel fort fylle opp den lokale disken knyttet til skanneren, og hvis man ikke har kapasitet til den videre prosessen, kan det så gi full stopp i skanningen. Forholdet i tidsbruk mellom skanning og for- og etterarbeid vil variere, men det er viktig å presisere at det som regel ikke er skanningen som tar mest tid. Digitalisering av kommunale møtebøker og annet kommunalt arkivmateriale må også betraktes innenfor rammen av det nasjonale løftet som må gjøres for å få digitalisert norsk kulturarvsmateriale generelt. For å få opp tilstrekkelig tempo og volum i denne prosessen, er det viktig med samordning og fellesløsninger. I dette perspektivet er det uhensiktsmessig at alle institusjoner skaffer seg utstyr og kompetanse til å digitalisere 18

i stor skala. Investeringene vil ikke bli tunge nok til at kvalitet på utstyr etc gir en effektiv produksjonsprosess eller god nok kvalitet på resultatet. Kultur- og kirkedepartementets stortingsmelding om digital bevaring og formidling av kulturarv, som kom i april 2009, sier noe om modeller for organisering og samordning av arbeidet. Det vises til denne på dette punktet. I beskrivelse av produksjonsløyper og vurdering av flyt er det også viktig å tenke gjennom forholdet mellom eventuell skanning, registrering av nødvendig metadata og registrering av andre opplysninger i materialet, jf. kapitlet om skjema for registrering av kommunale møtebøker. I forbindelse med skanning må fila få med seg det minimum av metadata som er nødvendig for å sikre at den kan identifiseres. Når Asta i nær fremtid får på plass en løsning for import av slike filer med tilhørende metadata, bør denne importen gjøres, og opplysninger knyttet til den fysiske beskrivelsen av siden og protokollen bør registreres. Når dette er på plass, kan materialet i og for seg publiseres. Man kan så velge å registrere opplysninger om innhold i ettertid. Fordelen med denne rekkefølgen er at registreringen av innholdsopplysninger kan gjøres med utgangspunkt i den digitale fila, slik at man ikke er avhengig av tilgang til protokollen. Det betyr at arbeidet kan fordeles til flere, også for eksempel til frivillige utenfor institusjonen, og at flere kan registrere materiale i samme protokoll samtidig. Andre vil kanskje velge å registrere ulike opplysninger først, og så kanskje sette bort en digitalisering og gjøre en import av de digitaliserte filene i ettertid. 5.5. Valg av skanner/kamera og annet utstyr Før institusjonen velger å investere i utstyr til et spesielt prosjekt, bør det undersøkes om alle eller deler av de nødvendige tjenestene kan kjøpes av andre. Det bør da også tas i betraktning at prosjektet kan kreve spesialisert kompetanse som kan være bedre tilgjengelig i andre institusjoner. På den andre siden vil kjøp av tjenester hos tredjepart ikke føre til heving av institusjonens kompetanse på samme måte som hvis man utfører digitaliseringsjobben selv. Mye arkivmateriale vil kunne legges flatt mot en glassplate i forbindelse med digitalisering, og da vil i teorien en flatbedskanner være egnet. Dette går imidlertid for sakte til å være en god løsning ved digitalisering av store mengder materiale. Da vil en bokskanner være mye bedre egnet. For innbundne møtebøker vil det alltid være nødvendig med en skanner med bokvugge. Bokvuggen sikrer at sidene ligger i plan under digitaliseringen uten at bokrygg og innbinding blir belastet og skadet. (Når man skal gjøre en vurdering av ulikt utstyr, er det også en viktig faktor om materialet egner seg for massedigitalisering med dokumentmater. Dette er imidlertid ikke aktuelt for møtebøker.) Det er viktig at skanneren er utformet slik at den ikke skader originalmaterialet eller avgir skadelig lys og varme. Det er viktig at det gjøres en vurdering av de formatene skanneren skal håndtere. For mye arkivmateriale, også kommunale møtebøker, vil det være tilstrekkelig med A2. Om det er nødvendig å investere i en skanner som håndterer A1, avhenger av hvor mye materiale som er større enn A2 som er aktuelt for digitalisering. Kanskje kan det lønne seg å kjøpe akkurat de digitaliseringsjobbene som en tjeneste fra andre? Uansett bør man unngå å måtte gjøre flere skanninger for å dekke ett og samme oppslag. 19

Den tiden skanneren bruker fra skanningen av et bilde starter til bildet er lagret og systemet er klart til neste opptak, er et viktig moment med hensyn til en hensiktmessig organisering av arbeidet, utnyttelse av personalressurser m.v., jf. avsnittet om flyt ovenfor. Riksarkivet har utarbeidet en kravspesifikasjon for innkjøp av A2-skanner. Den bygger på tilsvarende fra Nasjonalbiblioteket og svenske MKC. Den illustrerer en lang rekke problemstillinger forbundet med innkjøp av skannere og ligger derfor vedlagt her som et innspill til nyttige avveininger i tilsvarende prosesser, jf. vedlegg 1. Bildefangsten kan også gjøres ved hjelp av digitalkamera. Dette er en rimeligere løsning. Den vil kunne gi tilstrekkelig kvalitet, men en skanner vil som regel være å foretrekke om man ønsker et best mulig resultatet. Det er viktig at man i alle fall velger det kraftigste kameraet man har råd til. Kameraet plasseres på stativ over bord med tilhørende belysning. En datamaskin med stor lagringskapasitet må kobles til utstyret for midlertidig lagring og bearbeiding av de filene som skapes. Det er viktig at utstyret settes opp i et lokale som er egnet til arbeidet. Man må ha hensiktsmessige hyller og bord for å kunne håndtere originalmaterialet og plassere utstyret, og møbler, lys, klima og arbeidsforhold for øvrig må skape en god situasjon for både originalmaterialet og den som skal betjene utstyret. Oppstillingen bør være permanent gjennom prosjektet. Man bør unngå omgivelser der det er mye støv, for eksempel arbeidsplasser som brukes til ordning. 5.6. Programvare For institusjoner som ønsker å digitalisere kommunale møtebøker, er det behov for en produksjonsløsning som gjør effektiv massedigitalisering mulig. Det er videre behov for programvare til bruk for fysisk basert beskrivelse av møtebøkene og sidene i dem, og for registrering av innholdsopplysninger, særlig knyttet til sakene. Her finnes det ikke helhetlige og greit tilgjengelige løsninger i markedet i dag, og det er dermed et utviklingsbehov. Dette er behandlet i kap. 3 og 4. Det følger i regelen egen programvare med skannerne til bruk i selve digitaliseringen. Det er imidlertid ikke alltid at dette er beregnet til masseskanning, og man bør derfor vurdere om det bør kjøpes inn annen programvare. Mange dyrere skannere har likevel god nok programvare også til masseskanning. I tillegg er det bruk for et bildebehandlingsprogram som kan åpne og håndtere store filer, eksportere dem til ulike format, korrigere farger, fjerne støy fra bildet mv. Det finnes gratis programvare som har denne funksjonaliteten, men det bør gjøres en vurdering av om investering i et kommersielt produkt kan gi uttelling for eksempel når det gjelder ressursbruk og dokumentasjon. Riksarkivet har utviklet programmer for hurtigregistrering av metadata knyttet til digitaliserte sider fra kirkebøker, tinglysingsmateriale og lensregnskaper, og skal i 2009 utvikle tilsvarende programmer for skiftemateriale og tingbøker. Programvaren, slik den nå foreligger, er nærmere beskrevet i vedlegg 2. Det vil være relativt enkelt 20

og lite tidkrevende å tilpasse metadatabasen og disse indekseringsprogrammene til nye materialtyper, f.eks. formannskapsprotokoller. Indekseringen kan enten gjøres over Internett mot en av Arkivverkets servere, eller på andre institusjoners webservere med Linux operativsystem (kanskje også Windows). Riksarkivet vil trolig stille programvaren til disposisjon for slike digitaliseringsprosjekter. Arbeidsgruppa anbefaler at Riksarkivets programvare vurderes gjenbrukt i forbindelse med utvikling av verktøy til digitalisering av kommunale møtebøker. 5.7. Svart/hvitt, gråtone eller farge Originalmaterialets beskaffenhet og bruken av det digitale materialet bør avgjøre om man skal digitalisere i svart/hvitt, gråtoner eller farger. Så lenge materialet er håndskrevet, vil digitalisering i farger gi en mest mulig autentisk gjengivelse av dokumentets utseende. (Men det er også viktig å få frem kontraster, og noen ganger kan det være nødvendig med gråtoner el. svart/hvitt for å få det til.) Det er ikke noe poeng i å digitalisere laserutskrifter med sort skrift på hvitt ark i farger. Mellom disse to ytterpunktene vil det finnes varianter, og man må gjøre avveininger der tap av informasjon, autentisitet, lesbarhet og opplevelse er viktige faktorer. Filene blir tyngre og mer ressurskrevende å lagre ved digitalisering i farger enn i gråtoner, og tyngre ved digitalisering i gråtoner enn i svart/hvitt. 5.8. Punktoppløsning Punktoppløsning måles i punkter (dots) per tomme (inch), forkortet dpi. Punktoppløsningen definerer hvor nøyaktig filen gjengir detaljinformasjon i originalmaterialet. Hvis oppløsningen blir for lav i forhold til det formatet man ønsker å vise bildet i, vil detaljene bli lite synlige og bildet vil virke grumsete og uklart. 300 dpi er en vanlig anbefaling for digitalisering av arkivmateriale i 1:1 og gir som regel mulighet for gjengivelse av motivet i fotografisk kvalitet. 5.9. Toneoppløsning Toneoppløsning, også kalt bitdybde, måles i bit. Toneoppløsningen avgjør hvordan den digitale filen klarer å gjenskape toneomfanget i det originale materialet. En toneoppløsning på 24 bit har fått betegnelsen fotografisk kvalitet og vil som regel være tilstrekkelig. 5.10. Fargestyring Siden verden har et ubegrenset antall fargenyanser, og det er begrenset hvor mange farger en kan lagre i en bildefil, må en velge et fargerom som viser de viktigste fargene som er brukt. Fargerommet må også være kjent, slik at de samme fargene kan bli vist når bildefilen åpnes igjen. I tillegg må avfotograferingsutstyret (kamera og skanner) samt visningsutstyret (skjerm og skriver) kalibreres og få egne fargeprofiler som gjengir bildene så korrekt som mulig. Det er anbefalt å lagre bildene med Adobe RGB fargeprofil. Det er viktig å kjøpe gode skjermer i digitaliseringsstudioet for å få best mulig kvalitetskontroll. Mange skjermer har dessverre ustabilt bilde og endrer 21