LEKA KOMMUNE Vår saksbehandler Anne Stöckert Hagen Dato: SAKSFRAMLEGG 6.9.2011 Unntatt offentlighet: Referanse Offentlighetslovens Kommunelovens Saksgang: Utvalg Møtedato ADMINISTRASJONSUTVALG 14.09.11 FORMANNSKAP 14.09.11 KOMMUNESTYRE 29.09.11 Saknr. Tittel: 52/11 Prosjektstilling servicetorg Formannskapets innstilling til VEDTAK: En prosjektstilling forskutteres som arkivkonsulent og servicetorg-administrator. Stillingen forskutteres fra 1.1.2012 og legges inn i budsjett 2012 med nedtrapping i økonomiplan frem til 2015. Kostnaden i 2011 tas av bundet fond- offentlig servicekontor 2 5100 411. Det utarbeides prosjektbeskrivelse før prosjektleder utlyses. LEKA KOMMUNE Reidun Helmersen Ass. rådmann Leka kommune, 7994 Leka Telefon: 743 87 000 Telefaks: 743 87 010 post@leka.kommune.no 1
Dokumenter i saken, ikke vedlagt: K.sak 19/11 Trainee Dokumenter vedlagt: Prosjektbeskrivelse servicetorg Saksopplysninger: Som følge av rapport fra Stene & Skorstad ble det i K.sak 30/01 vedtatt en betydelig nedbemanning innenfor stab/støtte. Forutsetningen for dette var at man skulle ta i bruk post- /arkivsystem samt saksbehandlersystem ephorte. Opplæring ble halvert i forhold til det anbefalte og man hadde vanskeligheter med å få på plass en hovedansvarlig til samordning og fremdrift av innføringa. Man kom ikke lenger enn til å ta i bruk post- /arkivsystemet, og heller ikke dette ble utnyttet fullgodt. Dette resulterte i at man ikke fikk den effektiviseringa man forventet, men nedbemanninga ble allikevel foretatt. Med bakgrunn i manglende kapasitet er oppgaver lagt på vent eller skjøvet ut i tid, blant annet fornyelse og forbedring av kommunens hjemmesider, opprettelse av servicetorg og gode rutiner for post/arkiv. Som nevnt i K.sak 19/11 står vi ovenfor store utfordringer i det at flere av medarbeiderne innen området stab/støtte nærmer seg pensjonsalderen. Det er også signalisert at det fremover kan bli ønske om redusert arbeidstid. Realkompetansen blant disse er stor og det er viktig med kompetanseoverføring. Vi forsøkte å finne ut om det var aktuelle søkere til KS sitt trainee program. Vi fikk inn en kandidat, men etter at fristen var satt og KS måtte ha kandidatene klar. Vi har imidlertid mulighet til å bli med i neste runde. Vi kan også melde opp allerede ansatte personer med rett studiekompetanse, til neste trainee-program. Det er foreløpig ukjent når det eventuelt vil starte. 100 % stilling med høgskoleutdanning med 10 års ansiennitet har pr i dag en minstelønn på kr. 381 500,-. Økte lønnskostnader til prosjektstilling legges inn i budsjett for 2012 og innarbeides i økonomiplan for perioden 2012-2015. Vurderinger: Der er satt av midler til etablering av servicetorg uten at det har kommet på plass. Arkiv er nedprioritert da tidligere kompetanse ikke har blitt erstattet. Ny kompetanse må på plass snarest. Stillingen/forskutteringen kan opprettes som en prosjektstilling. Hovedoppgaven i prosjektstillingen blir å få etablert et servicetorg, bygge opp digitalt arkiv, utarbeide rutinebeskrivelser og prosedyrer, opplæring i bruk av ephorte arkiv/ saksbehandlerprogram, vurdere fremtidig oppgavefordeling og bemanningsbehov innen området stab/støtte. Viser til vedlagt prosjektbeskrivelse. Tilråing: Det lyses ut 100 % prosjektstilling med oppstart 1.1.2012 med mulighet for fast ansettelse. Prosjektperioden varer inntil tre år, men prosjektleder vil i samråd med rådmann underveis vurdere varighet av prosjektet. Formannskapets behandling i møte 14.09.11: Formannskapet vedtok enstemmig administrasjonsutvalgets vedtak som formannskapets innstilling til kommunestyret. Leka kommune, 7994 Leka Telefon: 743 87 000 Telefaks: 743 87 010 post@leka.kommune.no 2
PROSJEKTBESKRIVELSE Tilrettelegging servicetorg Lekatun Det lyses ut prosjektstilling for oppbygging av servicetorg i Leka kommune, med oppstart 01.01.2012 og inntil 3 år med mulighet for fast ansettelse. Prosjektleder vil få som oppgave å: bygge opp et servicekontor i Leka kommune få post/arkiv ajour, bygge opp digitalt arkiv få på plass rutinebeskrivelser og prosedyrer opplæring av ansatte i bruk av ephorte arkiv og saksbehandlerprogram fysisk plassering, oppbygging og oppgaveplassering for derigjennom å kunne vurdere bemanningsbehov og oppgavefordeling innen området stab/støtte prosjektleder vil i samråd med rådmann underveis vurdere varighet av prosjektet Avlønning i hht tariff, minstelønn for stilling med krav om høgskoleutdanning med 10 års ansiennitet er pr tiden kr. 381 500. Lønnsmidler legges inn i budsjett for 2012 og innarbeides i økonomiplan for perioden 2012-2015. Prosjektleder må ha høgskoleutdanning relevant praksis kan kompensere for manglende utdanning god kompetanse innen kommunal forvaltning god kompetanse innen arkiv, arkivlov god kjennskap til ephorte gode datakunnskaper ledererfaring god sosial kompetanse gode samarbeidsegenskaper kunne jobbe selvstendig være kvalitetsbevisst serviceinnstilt kreativ og motiverende Det er verken den mest intelligente eller den fysisk sterkeste som overlever, men den som er dyktigst til å mestre endring. (Charles Darwin) Leka kommune, 7994 Leka Telefon: 743 87 000 Telefaks: 743 87 010 post@leka.kommune.no 3
Servicetorg hva er det. Servicetorget skal være publikums første møte med kommunen, og har som målsetting å gi innbyggere og andre den hjelpen de trenger i sitt møte med kommuneorganisasjonen. Dette betyr enten å gi informasjon, veiledning og tjenester der og da, eller å sørge for at publikum kommer i kontakt med den fagpersonen de har behov for. Servicetorget skal kunne hjelpe publikum med alle mulige spørsmål og henvendelser og har en rekke søknadsskjemaer, faktaopplysninger og tjenestebeskrivelser tilgjengelig. EN DØR ETT TELEFONNUMMER Servicetorgets oppgaver: Førstelinjetjeneste Hovedekspedisjon Sentralbord Post, arkiv Informasjon om alle kommunale tjenester, gebyrer, regelverk, rutiner, lovverk Turistinformasjon om attraksjoner, servicetilbud mm på flere språk Veiledning, bistand skjema, søknader Ajourhold digitalt arkiv gjeldende planer, reglementer, vedtekter, kriseplaner mm Valg forhåndsstemmegivning Løpende oppdatering på kommunens hjemmesider Ressurssenter i krisesituasjoner Servicetorget: Skal eies av hele kommunen, men være en selvstendig enhet. Må bemannes med flere i delt/kombinasjonsstillinger for å sikre fleksibilitet rundt ferieavvikling/vikar ved sykdom m.v. men med en hovedansvarlig. Må ha nødvendig informasjons- og kommunikasjonsutstyr. Skal være avlaster for fagavdelingene. Skal til enhver tid ha oppdaterte tjenestebeskrivelser og det er viktig at ansvarsforholdene rundt dette er tydelig plassert. Skal bestrebe seg på mest mulig avsluttet saksbehandling. I de tilfeller det ikke går, skal saksoppfølging prioriteres. Skal ha tilgjengelig informasjonsmateriell, svare på spørsmål. Oppfordres til at det arbeides mot døgnåpen forvaltning, gjennom bl.a. bruk av elektroniske skjemaer. Leka kommune, 7994 Leka Telefon: 743 87 000 Telefaks: 743 87 010 post@leka.kommune.no 4
Rett person på rett plass er uten tvil det viktigste element for at servicetorget skal bli en suksess. Ansatte må gis status i organisasjonen. De må gis god opplæring og mulighet for kompetanse-utvikling i årene fremover. Det er også viktig at arbeidsforholdene legges til rette for de som skal ha sin arbeidsplass der. Disse forhold sammen med at det stilles til disposisjon riktige tekniske løsninger som må være oppegående fra første dag. Servicetorget plasseres som en stabsfunksjon direkte under rådmann, lederen for servicekontoret inngår i ledergruppa. Dette for: å markere at servicetorget er et viktig satsningsområde at det er avgjørende med forankring hos rådmannens ledergruppe for å sikre servicetorgets anerkjennelse og underbygge fremtidig plass og autoritet at servicetorgets drift blir mer synlig for linjelederne at serviceleder gis status i organisasjonen at lederen gis mulighet til å påvirke beslutninger at ledergruppa er et viktig nettverk for å skaffe seg tilgang til nyttig informasjon at her utveksles oppdatert førstehåndsinformasjon I de fleste krisesituasjoner små eller store vil det være behov for et sentralt sted i kommunen hvor publikum kan ta kontakt for å få informasjon, råd eller henvisning til rett hjelpeinstans. Det er derfor viktig å definere servicetorgets posisjon og ansvar sett i lys av kommunens overordnede kriseledelse og beredskap. Generalistkompetanse og kommunikasjonsevner i front Kompetansebehovet i front er et viktig tema. Man må ha personer som er lære- og endringsdyktige og som liker utfordringer. Generalistkompetanse og gode kommunikasjonsevner er viktig. Medarbeidere i front skal kunne takle et hektisk arbeidsmiljø og klare å håndtere flere oppgaver samtidig. De skal mestre stress, ha empati med brukerne og allikevel kunne formidle det som er mindre hyggelig på en profesjonell måte. Kompetanseutvikling og delegering av myndighet skaper entusiasme, større effektivitet og selvstendige medarbeidere. Forankring hos lederne Servicemedarbeidernes ansvarsområder må forankres godt i ledernivå. Leder av servicetorget har et ansvar for å skape felles forståelse for hvorfor frontoppgavene skal prioriteres. Ansatte med spesialkompetanse må bestrebe seg på å være gode lagspillere. Samarbeide mellom ledere og medarbeidere i resten av organisasjonen er en forutsetning. Fysiske forhold en utfordring Servicetorgets lokaler skal være tilrettelagt for alle typer publikum. Lokalene må også fungere som et godt arbeidsmiljø, ha god akustikk, ventilasjon og lysforhold, teleslynge. Leka kommune, 7994 Leka Telefon: 743 87 000 Telefaks: 743 87 010 post@leka.kommune.no 5
LEKA KOMMUNE Vår saksbehandler Anne Stöckert Hagen Dato: SAKSFRAMLEGG 6.9.2011 Unntatt offentlighet: Referanse Offentlighetslovens Kommunelovens Saksgang: Utvalg Møtedato ADMINISTRASJONSUTVALG 14.09.11 FORMANNSKAP 14.09.11 KOMMUNESTYRE 29.09.11 Saknr. Tittel: 53/11 Prosjektstilling turistnæring Formannskapets innstilling til VEDTAK: En tre-årig prosjektlederstilling i 100 % knyttet til reiselivsutvikling i Leka opprettes. Det forutsettes at prosjektlederstillingen fullt ut finansieres med eksterne midler. LEKA KOMMUNE Reidun Helmersen Ass rådmann Leka kommune, 7994 Leka Telefon: 743 87 000 Telefaks: 743 87 010 post@leka.kommune.no 6
Vedlegg: Søknad om skjønnsmidler Saksopplysninger: Store arbeidsmengder er pålagt kommunen gr. forvaltning av utvalgte kulturlandskap. Dette er forsøkt tatt innen ledig tid på utviklingsavdelingen og medført stort arbeidspress. Fylkesmannen har innvilget skjønnsmidler på kr. 400.000,- for inneværende år. Dersom det opprettes en prosjektstilling som viser gode resultat er det gitt tilsagn på tilsvarende beløp i ytterligere to år. Det bør også regnes inn reiseutgifter samt annen drifting som promoterer kommunen. Kommunens egenandel foreslås til 200.000,- pr år. Prosjektstilling - "utvikling av turistnæring" 100% stlling med krav om høyskoleutdanning 381 500 386 200 59 861 22 749 468 810 3-årig prosjekt for utvikling av turist- og reiseliv Tilsagn om kr 400 000,- for 2011 og lovnad om tilsvarende -400 000 for ytterligere 2 år dersom prosjektet kan gi resultater Drifting og reiser -131 190 Vurderinger: En treårig prosjektstilling bør opprettes innen utvikling av turistnæring i kommunen. Med våre utmerkelser har det fulgt mye merarbeid. Fylkesmannen har nå gitt oss en sjans til å få planene realisert. Jobbe videre med stier og tilrettelegging Skei området. Skilting Utrede mulighetene og realisere dem. Finne midler fra eksterne kilder for å realisere planene. Det er viktig å vise at kommunen også er interessert i å delta. At vi mener dette er viktig for utviklingen av kommunen. At prosjektet får ett treårig løp avhenger av hvor vellykket starten blir. Formannskapets behandling: Administrasjonsutvalgets vedtak enstemmig vedtatt som formannskapets innstilling til kommunestyret. Leka kommune, 7994 Leka Telefon: 743 87 000 Telefaks: 743 87 010 post@leka.kommune.no 7
Leka kommune, 7994 Leka Telefon: 743 87 000 Telefaks: 743 87 010 post@leka.kommune.no 8
Leka kommune, 7994 Leka Telefon: 743 87 000 Telefaks: 743 87 010 post@leka.kommune.no 9
Leka kommune, 7994 Leka Telefon: 743 87 000 Telefaks: 743 87 010 post@leka.kommune.no 10
Leka kommune, 7994 Leka Telefon: 743 87 000 Telefaks: 743 87 010 post@leka.kommune.no 11
LEKA KOMMUNE Vår saksbehandler Flaviu Borlea Dato: SAKSFRAMLEGG 05.09.11 Unntatt offentlighet: Referanse Offentlighetslovens Kommunelovens Saksgang: Utvalg Møtedato FORMANNSKAP 14.09.11 KOMMUNESTYRE 29.09.11 Saknr: Tittel: 54/11 Fiber over Lekafjorden Formannskapets innstilling til VEDTAK: Prosjekt Fiberkabel over Lekafjorden utføres ved bruk av kr 1.050.000 som tilskudd fra fylkeskommune og kr 1.050.000 som kommunens egenandel. Egenandel finansieres ved bruk av disposisjonsmidler og/eller opptak av lån. LEKA KOMMUNE -------------------------------------- Reidun Helmersen Ass. rådmann Leka kommune, 7994 Leka Telefon: 743 87 000 Telefaks: 743 87 010 post@leka.kommune.no 12
Vedlegg: Dokumenter i saken, ikke vedlagt: Hjemmel for behandling: Saksopplysninger: 1. Bakgrunn og begrunnelse for prosjektet: Øykommune Leka ligger ytterst og nordligst i fylke og ble i år 2010 kåret til Norges geologiske nasjonalmonument. Skei område er dessuten kåret til en av Norges 22 utvalgte kulturlandskap. Kommunen har et stabilt innbygertall og reise- og næringslivsutvikling er nå noe som foregår på mange plan, blant ulike næringer, og blant mange ulike aktører, over hele regionen. Det er viktig at Leka er med på denne utviklingen. Øya Leka har pr. i dag mobil bredbåndsløsning med svært begrenset kapasitet (betydelig mindre enn regjeringens målsetning) og telenorkunder sliter med båndbredden som tilbys. Leka ligger svært gunstig i forhold til tilgang til kystfiber som nasjonal infrastruktur en av de få grensesnitt i Helgeland er i Nord-Gutvik. 2. Mål med prosjekt: Fase 1: Fase 2: Målgruppe: Etablere bredbåndstilkobling med fiberkabel over Lekafjorden fra kystfibergrensesnitt i Nord-Gutvik til Skei på øya Leka. Etablere bredbåndstilknytning til målgruppen. kommuneadministrasjon, skole, helse- og legesenter, næringsliv, husstander. Det ble søkt fylkeskommunen om tilskuddsmidler til utbygging av bredbånd i Nord- Trøndelag i 2011 om midler til gjennomføring av fase 1. Denne fasen er helt grunnleggende for gjennomføring av fase 2. Planlegging av fase 2 vil igangsettes i det øyeblikk at finansiering av fase 1 er sikret. Det ble søkt om maksimal fylkeskommunal støtte. 3. Forventede resultat og effekter etter prosjektavslutning, og på lenger sikt: Forbedret kommunikasjon via ulike nettløsninger: - at næringsaktører kan etablere nye virksomheter og drive effektivt - ivaretakelse av beredskapshensyn mht forventet økt trafikk i helsenett - forventet økt bredbandsbehov for skole og elever - at alle elever/husstander kan delta på læringsplattformer. - mulighet for videokonferanser (møte) - økt deltakelse i nettbaserte studier - styrke muligheten for økt samarbeid på ulike fagområder mellom kommunene i regionen 4. Prosjektperiode: Fase 1: 2011 2012. 5. Dekningsanalyse: Fiberkabel over fjorden til Leka vil gjøre det mulig å nå fram til 230 husstander på øya Leka, i tillegg til offentlige aktører (skole, barnehage, helsesenter, sykestue, kommuneadministrasjon) samt næringsliv. I tillegg har vi 40 husstander i Gutvik. Leka kommune, 7994 Leka Telefon: 743 87 000 Telefaks: 743 87 010 post@leka.kommune.no 13
Det er lagt et godt grunnlag for gjennomføring av fase 2 ved at det vil bli lagt trekkrør i forbindelse med avløpsprosjekt på Skei i 2011. Dette er fra ilandføring av kabel og til første administrasjonsbygg i Leka kommune. Alle kommunale bygg er allerede knyttet sammen med fiber av stor kapasitet. Halvparten av husstandene er innen nær rekkevidde fra kommunale bygg på Skei-Husby-Leknes (innen radius på 3 km). I forbindelse med asfaltering av FV vil det bli lagt trekkrør for fiber. 6. Prosjektets hovedaktiviteter/tiltak: Fase 1: kabel over fjorden NTE har (Gjennom NTE Bygdefiber prosjekt) utarbeidet kostnadsoverslag på fiberkabel fra Gutvik til Leka. Kostnaden er stipulert til kr. 2,1 mill. Eks mva. Utarbeidelse av finansieringsløsninger. Dersom finansiering går i orden vil videre prosjektering foregå i et samarbeid med NTE. Gjennomføring/ etablering av fiberkabel over Lekafjorden. Fase 2: bygdefiberprosjekt Samarbeid med NTE jf. NTEs bygdefiberprosjekt (beskrevet i Håndbok for bygdefiber, dat. 10.02.2010). 7. Kostnadsoverslag for prosjektet: Hva: Beløp: (i Nkr, ekskl. mva.) Fiberkabel over fjorden 2.100.000,- Totalt: 2.100.000,- 8. Finansieringsplan for prosjektet: Vi har foreslått følgende finansieringsplan for fase 1 av prosjektet: Hva: Beløp: (Nkr, ekskl. mva.) RUP, Kystutviklingsmidler 1.050.000,- NTFK, tilskudd til bredbåndsutbygging 525.000,- Leka kommune, egeninnsats/lån 525.000,- Totalt: 2.100.000,- Fylkeskommune har behandlet søknaden som del av sak nr. 11/102: Vurderinger: Søknaden er innenfor retningslinjer for bredbåndsstøtte. Leka kommune har søkt om Kr 525 000 i bredbåndstilskudd til et prosjekt med en total kostnad på kr 2 100 000. Fylkeskommunen støtter prosjektet men kan ikke bidra med en høyere støtteandel en 50 % av prosjektets totale kostnad. Prosjektet er tenkt finansiert med kr 1 050 000 i kystutviklingsmidler. Disse midlene inngår i fylkeskommunens 50 %. Prosjektet innvilges derfor en støtte på kr 1 050 000 i kystutviklingsmidler forutsatt at kommunene som bestemmer hvordan kystutviklingsmidlene skal brukes prioriterer prosjektet. Tilråing: Prosjekt Fiberkabel over Lekafjorden utføres ved bruk av kr 1.050.000 som tilskudd fra fylkeskommune og kr 1.050.000 som kommunens egenandel. Egenandel finansieres ved bruk av disposisjonsmidler og/eller opptak av lån. Formannskapets behandling: Rådmannens forslag enstemmig vedtatt som formannskapets innstilling til kommunestyret. Leka kommune, 7994 Leka Telefon: 743 87 000 Telefaks: 743 87 010 post@leka.kommune.no 14
LEKA KOMMUNE Dato: SAKSFRAMLEGG Referanse Vår saksbehandler Reidun Helmersen Unntatt offentlighet: Offentlighetslovens Kommunelovens Saksgang: Utvalg Møtedato FORMANNSKAP 14.09.2011 KOMMUNESTYRE 29.09.2011 Saknr: Tittel: 55/11 Økonomimelding 2. tertial 2011 Formannskapets innstilling til VEDTAK: Økonomiavmelding 2. tertial tas til etterretning. Teknisk område ansv./tj. 410 413 tilføres kr 220 000,- for inntak av skoleungdom og ekstrahjelp for å dekke tjenesteytingsavtalen med Leka sokn. Dette dekkes ved bruk av buffer konto 1495.132.180 med kr 131 000,- og bruk av disposisjonsfond konto 2 5600 801 med kr 89 000,- LEKA KOMMUNE -------------------------------------- Reidun Helmersen Ass. rådmann Leka kommune, 7994 Leka Telefon: 743 87 000 Telefaks: 743 87 010 post@leka.kommune.no 15
Vedlegg: Økonomiavmelding fra områdene Saksopplysninger: Den 18.08., ble det sendt påminnelse til områdene om å foreta budsjettkontroll, med frist for avmelding innen 01.09. Ved fristens utløp manglet tilbakemelding fra 2 mindre områder. Vurderinger: Økonomiområdet ansv./tj.132: Innenfor området er det heller ikke i år budsjettert med inntektsføring på premieavvik pensjon, da dette ikke er reelle inntekter og vil bli foreslått avsatt til fond når man har fått avklaring på beløpet. På 1475.132.390 - overføring til Leka sokn - vil man få en overskridelse på kr 194 000,- som gjelder lønn kirkegårdsarbeider 2010 og våren 2011, hvor Leka kommune ikke har hatt kapasitet til å oppfylle sin del av tjenesteytingsavtalen. Det ser ut til å bli mindre inntekter enn beregnet innenfor økonomiområdet, men totalt vil man kunne finne dekning innenfor ansv./tj. 132 - økonomi. Ansv./tj. 144 IKT-tjenester fikk en tilleggsbevilgning på kr 150 000,- ved 1. tertial til kjøp/fornying av gammelt IKT-utstyr. Det ser nå ut til at nye innkjøp er kommet i tillegg. Viser her til egen sak fra budsjettansvarlig. Pleie-omsorg Ansv./tj. 371-384 har delvis store avvik innenfor de enkelte områder. Dette har bakgrunn i blant annet en del lønnsfordelinger mellom områdene som foretas ved slutten av året, i tillegg kommer tiltak som er gått ut (ansvarsreformen), tilsetting i 50% økt hjemmehjelp og økt inntekt på pasientvederlag. Området som helhet ser ut til å kunne komme ut med mindreforbruk, men det viser seg ofte at antallet brukere øker ut over høsten. Kommunale bygg Ansv./tj. 410. Et stipulert merforbruk på ca kr 400 000,-. Det meste av dette skyldes beregnet merforbruk på strøm, noe som ikke trenger å slå til for fullt da en rekke energiøkonomiseringstiltak er gjennomført. Det vil i tillegg bli ompostert en del lønnsutgifter i henhold til reelt bruk av mannskaper. Det er tatt inn skoleungdom på sommerjobber for ca kr 80 000,-, og ekstrahjelp i forbindelse med tjenesteyting til Leka sokn uten at dette er fulgt opp med tilføring av midler til sektoren. Teknisk område, administrasjon ansv./tj. 411. Området er belastet for mye lønnsutgifter og kan bidra med ca kr 160 000,- til å dekke merforbruk på ansv./tj. 410. Samferdsel ansv./tj. 413 viser et stipulert merforbruk på kr 43 000,-, noe som selvfølgelig er svært vanskelig å si sikkert da dette er svært avhengig av værforholdene til vinteren. Brannvern ansv./tj. 414. Det er budsjettert med opplæring brannmannskap for kr 200 000,-, dersom dette blir noe redusert vil området kunne komme ut med et mindreforbruk på ca kr 100 000,-. Budsjettansvarlig for områdene 410, 411, 413 og 414 henstilles til å iverksette mulige sparetiltak for å redusere områdets merforbruk så mye som mulig og foreta interne budsjettreguleringer. For øvrig vises til budsjettområdenes økonomiavmelding økonomiavmeldinger. Tilråing: Som innstilling til vedtak. Formannskapets behandling i møte 14.09.11: Rådmannen la fram endret innstilling i møtet. Rådmannens endrede forslag enstemmig vedtatt som formannskapets innstilling til kommunestyret. Leka kommune, 7994 Leka Telefon: 743 87 000 Telefaks: 743 87 010 post@leka.kommune.no 16
LEKA KOMMUNE Dato: SAKSFRAMLEGG Referanse Vår saksbehandler Reidun Helmersen Unntatt offentlighet: Offentlighetslovens Kommunelovens Saksgang: Utvalg Møtedato FORMANNSKAP 14.09.2011 KOMMUNESTYRE 29.09.2011 Saknr: Tittel: 55/11 Økonomimelding 2. tertial 2011 Formannskapets innstilling til VEDTAK: Økonomiavmelding 2. tertial tas til etterretning. Teknisk område ansv./tj. 410 413 tilføres kr 220 000,- for inntak av skoleungdom og ekstrahjelp for å dekke tjenesteytingsavtalen med Leka sokn. Dette dekkes ved bruk av buffer konto 1495.132.180 med kr 131 000,- og bruk av disposisjonsfond konto 2 5600 801 med kr 89 000,- LEKA KOMMUNE -------------------------------------- Reidun Helmersen Ass. rådmann Leka kommune, 7994 Leka Telefon: 743 87 000 Telefaks: 743 87 010 post@leka.kommune.no 17
Vedlegg: Økonomiavmelding fra områdene Saksopplysninger: Den 18.08., ble det sendt påminnelse til områdene om å foreta budsjettkontroll, med frist for avmelding innen 01.09. Ved fristens utløp manglet tilbakemelding fra 2 mindre områder. Vurderinger: Økonomiområdet ansv./tj.132: Innenfor området er det heller ikke i år budsjettert med inntektsføring på premieavvik pensjon, da dette ikke er reelle inntekter og vil bli foreslått avsatt til fond når man har fått avklaring på beløpet. På 1475.132.390 - overføring til Leka sokn - vil man få en overskridelse på kr 194 000,- som gjelder lønn kirkegårdsarbeider 2010 og våren 2011, hvor Leka kommune ikke har hatt kapasitet til å oppfylle sin del av tjenesteytingsavtalen. Det ser ut til å bli mindre inntekter enn beregnet innenfor økonomiområdet, men totalt vil man kunne finne dekning innenfor ansv./tj. 132 - økonomi. Ansv./tj. 144 IKT-tjenester fikk en tilleggsbevilgning på kr 150 000,- ved 1. tertial til kjøp/fornying av gammelt IKT-utstyr. Det ser nå ut til at nye innkjøp er kommet i tillegg. Viser her til egen sak fra budsjettansvarlig. Pleie-omsorg Ansv./tj. 371-384 har delvis store avvik innenfor de enkelte områder. Dette har bakgrunn i blant annet en del lønnsfordelinger mellom områdene som foretas ved slutten av året, i tillegg kommer tiltak som er gått ut (ansvarsreformen), tilsetting i 50% økt hjemmehjelp og økt inntekt på pasientvederlag. Området som helhet ser ut til å kunne komme ut med mindreforbruk, men det viser seg ofte at antallet brukere øker ut over høsten. Kommunale bygg Ansv./tj. 410. Et stipulert merforbruk på ca kr 400 000,-. Det meste av dette skyldes beregnet merforbruk på strøm, noe som ikke trenger å slå til for fullt da en rekke energiøkonomiseringstiltak er gjennomført. Det vil i tillegg bli ompostert en del lønnsutgifter i henhold til reelt bruk av mannskaper. Det er tatt inn skoleungdom på sommerjobber for ca kr 80 000,-, og ekstrahjelp i forbindelse med tjenesteyting til Leka sokn uten at dette er fulgt opp med tilføring av midler til sektoren. Teknisk område, administrasjon ansv./tj. 411. Området er belastet for mye lønnsutgifter og kan bidra med ca kr 160 000,- til å dekke merforbruk på ansv./tj. 410. Samferdsel ansv./tj. 413 viser et stipulert merforbruk på kr 43 000,-, noe som selvfølgelig er svært vanskelig å si sikkert da dette er svært avhengig av værforholdene til vinteren. Brannvern ansv./tj. 414. Det er budsjettert med opplæring brannmannskap for kr 200 000,-, dersom dette blir noe redusert vil området kunne komme ut med et mindreforbruk på ca kr 100 000,-. Budsjettansvarlig for områdene 410, 411, 413 og 414 henstilles til å iverksette mulige sparetiltak for å redusere områdets merforbruk så mye som mulig og foreta interne budsjettreguleringer. For øvrig vises til budsjettområdenes økonomiavmelding økonomiavmeldinger. Tilråing: Som innstilling til vedtak. Formannskapets behandling i møte 14.09.11: Rådmannen la fram endret innstilling i møtet. Rådmannens endrede forslag enstemmig vedtatt som formannskapets innstilling til kommunestyret. Leka kommune, 7994 Leka Telefon: 743 87 000 Telefaks: 743 87 010 post@leka.kommune.no 18
Leka kommune, 7994 Leka Telefon: 743 87 000 Telefaks: 743 87 010 post@leka.kommune.no 19
Leka kommune, 7994 Leka Telefon: 743 87 000 Telefaks: 743 87 010 post@leka.kommune.no 20
LEKA KOMMUNE Vår saksbehandler Anne Stöckert Hagen Dato: SAKSFRAMLEGG 6.9.2011 Unntatt offentlighet: Referanse Offentlighetslovens Kommunelovens Saksgang: Utvalg Møtedato KOMMUNESTYRE 29.09.11 Saknr: Tittel: 56/11 Høring: Samhandlingsreformen forslag til forskriftsendringer og nye forskrifter som følge av ny Lov om Kommunale helse- og omsorgstjenester - Høringsfrist 6. oktober 2011 Rådmannens forslag til VEDTAK: Kommunestyret slutter seg til rådmannens tilrådning til høringsuttalelse. LEKA KOMMUNE -------------------------------------- Reidun Helmersen Ass. rådmann Leka kommune, 7994 Leka Telefon: 743 87 000 Telefaks: 743 87 010 post@leka.kommune.no 21
Saksopplysninger: Helse og omsorgsdepartementet har sendt på høring forslag til endringer i eksisterende forskrifter og forslag til nye forskrifter som følge av at Stortinget 17. juni 2011 vedtok ny lov om kommunale helse og omsorgstjenester. Det ble også gjort endringer i en rekke andre lover i samme forbindelse. De nye forskriftene skal tre i kraft fra 1. januar 2012, samtidig med at samhandlingsreformen innføres. Høringsfristen er 6. oktober 2011. I høringsnotatet foreslår departementet blant annet: - Ny forskrift om kommunal betaling for utskrivningsklare pasienter - Ny forskrift om kommunal medfinansiering - Endringer i Pasientregisterforskriften - Endringer i forskrifter knyttet til fordeling av kostnader mellom kommuner, vederlag og institusjoners disposisjonsrett over kontantytelser fra folketrygden - Ny forskrift om hva som skal anses for institusjon i den kommunale helse og omsorgstjeneste - Ny forskrift om helsepersonellovens anvendelse for personell som yter tjenester omfattet av helse- og omsorgstjenesteloven - Ny forskrift om rett til helse og omsorgstjenester til personer uten fast opphold i riket - Endringer i forskrift om individuell plan, herunder bestemmelser om koordinator, og forskrift om habilitering og rehabilitering - Forskrift om oppjustering av driftsavtalehjemler for fysioterapeuter - Samt en rekke endringer i eksisterende forskrifter KS i Nord Trøndelag har satt ned en arbeidsgruppe bestående av prosjektledere som arbeider med samhandlingsreformen og representanter fra KS for å lage et drøftingsnotat knyttet til høringen. Dette saksframlegget/tilrådning bygger på de kommentarene arbeidsgruppen har lagt fram som et forslag til uttalelse fra KS. Grong kommune har vært representert i denne arbeidsgruppen med Helse og omsorgslederen. Leka kommune følger vurderingene som er gjort i Grong og arbeidsgruppen til KS. Med dette som bakgrunn tilrår Rådmannen følgende høringsuttalelse fra Leka Kommune: Generelt På generelt grunnlag er det viktig at de nye forskriftene ivaretar de uttalelser som ble gitt til den høringen som omfattet de nye helselovene som ble vedtatt den 17. juni 2011. Vi mene blant annet som en forutsetning at de nye helselovene skulle fremme samhandling mellom første- og andrelinjetjenesten også innad i kommunen og med andre kommuner i regionen. En annen forutsetning var at de nye lovene skulle bidra til et likeverdig forhold mellom spesialist- og kommunehelsetjeneste. Økonomi var også et sentralt punkt i den forrige høringen. Leka kommune vil legge de samme forutsetningene til grunn ved denne høringen. For at samhandlingen skal fungere som forutsatt i nye helselover og forskrifter er det en forutsetning at kommunikasjonslinjene mellom helsenivåene fungerer slik at informasjon om pasienter følger pasientforløpet. Det innebærer at man må få fortgang i arbeidet med IKT samordningen mellom alle nivåene i helsetilbudet. Dagens manglende samordning av informasjon mellom helsenivåer, og innenfor de enkelte nivåer, kan bidra til uheldige situasjoner for enkelte pasienter. Leka kommune, 7994 Leka Telefon: 743 87 000 Telefaks: 743 87 010 post@leka.kommune.no 22
Uttalelse til noen av de nye forslag til forskrifter: 1. Forslag til ny forskrift om kommunal betaling for utskrivningsklare pasienter: Forskriften dekker i hovedsak behovet for klare regler for området Kommunal betaling for utskrivningsklare pasienter, med unntak av følgende: 3 pkt a) Innen 24 timer etter innleggelse skal det gjøres en vurdering av hvor lenge innleggelsen antas å vare, og om pasienten enten må skrives ut til helse- og omsorgstjenester i hjemmet eller til en kommunal institusjon i helse- og omsorgstjenesten. Høringsinnspill: Slik det framstilles her kan det virke som om at det er spesialisthelsetjenesten som bestemmer hvilket nivå i kommunehelsetjenesten skal skrives ut til. Det bør framkomme at de er kommunen som bestemmer det videre forløpet. I tillegg kan det være problematisk å kunne gi beskjed til kommunen om at pasienter er utskrivningsklare i perioder av døgnet hvor man ikke er bemannet. Dersom man får en innleggelse på fredag ettermiddag er det umulig å motta varsel om utskrivning før mandag morgen. Et slikt varsel må gis til ledere av hjemmesykepleie eller institusjoner, og ikke til ansatte som er på vakt kveld/natt/helg. En innleggelse på sykeheim, eller overføring til hjemmesykepleie medfører som regel at det må foretas en ressursomdisponering. En slik disponering kan bare gjøres av ledende personell. Dersom dette opprettholdes vil det kunne medføre at man må etablere en vaktordning av ledelse på tider av døgnet hvor det ikke er normal åpningstid. 4 Vilkår for at en pasient skal anses som utskrivningsklar. 1. ledd. En pasient er utskrivningsklar når lege i spesialisthelsetjenesten vurderer at det ikke er behov for ytterligere behandling i spesialisthelsetjenesten. Avgjørelsen skal være basert på en individuell medisinskfaglig vurdering. Høringsinnspill: I de gamle forskriftene var begrepet utskrivningsklar klart definert: En pasient er utskrivningsklar når følgende punkter er vurdert og konklusjonene dokumentert i pasientjournalen: 1. problemstillingen(e) ved innleggelsen slik disse var formulert av innleggende lege skal være avklart, 2. øvrige problemstillinger som har fremkommet skal som hovedregel være avklart, 3. dersom man avstår fra endelig å avklare enkelte spørsmål skal dette redegjøres for, 4. det skal foreligge et klart standpunkt til diagnose(r), samt videre plan for oppfølging av pasienten, 5. pasientens samlede funksjonsnivå, endring fra forut for innleggelse, og forventet fremtidig utvikling skal være vurdert, 6. dersom pasienten har behov for spesialisthelsetjenester som er utenfor den aktuelle avdelingens ansvarsområde, skal det sørges for at relevant kontakt etableres, og plan for denne oppfølgingen beskrives. Disse punktene er erstattet av følgende korte setning: En pasient er utskrivningsklar når lege i spesialisthelsetjenesten vurderer at det ikke er behov for ytterligere behandling i spesialisthelsetjenesten Her har en fjernet innleggende leges henvisningsgrunn, samt kravet om å begrunne avgjørelsen, og ikke minst kravet om en oppfølgingsplan. Det foreligger heller ikke noe krav om at pasientens samlede funksjonsnivå skal være vurdert før utskrivning. Disse endringene gjør det problematisk for kommuner (fastlegene) å kunne etterprøve hvordan beslutningen om at en pasient er utskrivningsklar er fattet. Skrives pasienter ut til kommunen, og fastlegen vurderer at pasienten ikke er utskrivningsklar og må reinnlegges, må da kommunen betale? Leka kommune, 7994 Leka Telefon: 743 87 000 Telefaks: 743 87 010 post@leka.kommune.no 23
Pasientens funksjonsnivå/funksjonsmestring ved utskriving må være tydelig avklart. Kommunene må ha tilbakemelding på oppfølgingsbehovet og grader av behov. Administrative og økonomiske konsekvenser av forslagene Det hevdes i høringsdokumentet at denne forskriften ikke vil ha noen administrative eller økonomiske konsekvenser. Man kan stille spørsmål om det på bakgrunn av følgende: - Kommunenes behov for å bygge opp tjenester rundt registrering, oppfølging og evaluering av ordningen - Behov for å bygge opp alternative tilbud i kommunene for å hindre at utskrivningsklare pasienter blir liggende på sykehusene - IKT løsningene for å ta imot meldinger er ikke på plass i kommunene. Det vil koste mye å rigge det systemet på plass. Det er en forutsetning at de er på plass ( 4 og 5) 2. Forslag til forskrift om kommunal medfinansiering. Høringsinnspill: Forskriften er i samsvar med kommunen sine høringsuttalelser i forhold til Lov om kommunal helse- og omsorgstjenester. Det er likevel noen punkt som bør drøftes: - Reglene og retningslinjene for utregning av betalingsgrunnlaget er ikke klart pr. dato. Dette gjør det vanskelig for kommunene å vurdere forslaget til forskrift. - Det fremgår ikke av forskriften hvordan oppgjøret for medfinansiering skal skje, månedlig, kvartalsvis eller på årsbasis, dette kan ha betydning for enkelte kommuners likviditet sett opp imot når rammeoverføringene skjer. - Det er ennå ikke klart hvordan grunnlagstallene for beregning av medfinansieringen skal presenteres for kommunene. Dette vil ha betydning for o Hvilken kompetanse kommunene må sitte inne med? o Hvilke andre systemer som kommunen må skaffe seg for å kunne jobbe aktivt ut mot allmennlegene for å sikre at de pasientene som kommunen kan gi et tilbud, får dette? Det sies i høringsnotatet at det forventes at kommunene har systemer for mottak av grunnlagsmateriale, samt fakturagrunnlag. Hva betyr dette? o Ny forskrift for fastlegeordningen vil ikke bli iverksatt før tidligst 1. juli 2012, dette kan skape hindringer i forhold til kommunens muligheter for å påvirke allmennlegenes praksis av pasientstrøm sykehus eller kommune? Bør man da vente med å innføre denne forskriften til fastlegeforskriften er på plass, eller bør det lages en midlertidig forskrift? Fastlegenes rolle blir her veldig viktig for kommunal økonomi. Det er en absolutt forventing at gråsonene mellom kirurgi og somatikk blir klargjort gjennom tillegget til DRG (Diagnose Relaterte Grupper) direktiv, og kommunene må få tilsendt den informasjonen. 3. Forslag til endring i Norsk pasientregister forskriften. Endring av forskrift 7. desember 2007 nr. 1389 om innsamling og behandling av helseopplysninger i Norsk pasientregister (NPR-forskriften). Høringsinnspill: Punkt 5 1.2 Er det riktig at det bare skal stå spesialisthelsetjenester og ikke alle helsetjenester, når man skal tenke helhetlig i en framtidig samhandling? Leka kommune, 7994 Leka Telefon: 743 87 000 Telefaks: 743 87 010 post@leka.kommune.no 24
4. Forslag til endringer i forskrifter knyttet til fordeling av kostnader mellom kommuner. 1 Hovedregel Kommunen skal dekke kostnadene ved de helse- og omsorgstjenestene som den har ansvar for å yte eller sette i verk etter helse- og omsorgstjenesteloven. 2 Refusjon For den som oppholder seg i institusjon kan kommunen kreve refusjon av den kommunen som var oppholdskommune forut for inntak i institusjonen for utgifter til personlig assistanse, herunder praktisk bistand og opplæring og støttekontakt, jf. helse- og omsorgstjenesteloven 3-2 første ledd nr. 6 bokstav b. Kommunen kan kreve refusjon av den kommunen som var oppholdskommune forut for inntak i institusjonen for utgifter til plass i aldershjem, barneboliger og bolig med heldøgns helse- og omsorgstjenester for rusmiddelavhengige, jf. helse- og omsorgstjenesteloven 3-2 første ledd bokstav c. For tjenester i forbindelse med utskriving og etablering fra institusjon, i den grad behovet for disse tjenestene oppstår før utskrivingen, kan kommunen kreve refusjon for utgifter til følgende tjenester av den kommunen som var oppholdskommune forut for inntak i institusjon: a) personlig assistanse, herunder praktisk bistand og opplæring og støttekontakt, jf. helseog omsorgstjenesteloven 3-2 første ledd nr. 6 bokstav b, b) avlastningstiltak, jf. helse- og omsorgstjenesteloven 3-2 første ledd nr. 6 bokstav d c) omsorgslønn, jf. helse- og omsorgstjenesteloven 3-6 d) brukerstyrt personlig assistanse, jf. helse- og omsorgstjenesteloven 3-8 (Etter utskrivingen fra institusjon kan den kommunen der vedkommende tar opphold kreve refusjon for utgifter til tjenester som nevnt i andre ledd av den kommunen som var oppholdskommune forut for inntak i institusjon.) Krav om refusjon etter bestemmelsene her kan bare fremmes i den grad det er oppnådd enighet med den kommunen som var oppholdskommune forut for inntak i institusjonen. Høringsinnspill: Dette virker fortsatt veldig forvirrende. Vi forstår dette slik at dersom en person hjemmehørende i en annen kommune befinner seg på en hytte i vår kommune, og får behov for hjemmesykepleie (jfr. Lovens 3.2 første ledd nr 6 bokstav b) under hytteoppholdet, kan vi søke refusjon fra bostedskommunen. Det samme gjelder for innleggelse i institusjon. Men hva da om man flytter en pasient fra en institusjon i sin hjemkommune til en institusjon i en tilfyttingskommune. Kan man kreve refusjon for utgifter i slike tilfeller, selv om det er gjort med flyttemelding til folkeregisteret? Og hva betyr det at man må oppnå enighet med den som var oppholdskommune før krav framsettes (siste setning). Hva da om det ikke oppnås enighet kan krav framsettes uansett? Vi synes det er behov for nærmere retningslinjer for å unngå uoverensstemmelser mellom kommunene i forbindelse med hvilke refusjonskrav som kan fremmes. 5. Forslag til endring av forskrift om disponering av kontantytelser fra folketrygden under opphold i institusjon som nevnt i helse og omsorgsloven og felles trivselsordning. Høringsinnspill: Det er en fordel at fylkesmannen i 2012 overtar ansvaret for vergemål, da slipper kommunene vanskene med at enkelte pårørende som verge å kunne bruke pasientpenger feil. Gjeldende ordning i forhold til disponering av beboeres økonomi, har på mange måter overlevd seg selv. Vi kommer til å få gode ordninger gjennom vergemålslovgivningen som bør kunne ivareta dette på en utmerket måte, og dermed fjerne en ordning som for mange ledere og ansatte innen kommunale institusjoner oppleves som tidkrevende og lite hensiktsmessig. Ordningen Leka kommune, 7994 Leka Telefon: 743 87 000 Telefaks: 743 87 010 post@leka.kommune.no 25
kan også medføre uoverensstemmelser med pasienter og pårørende dersom disposisjonsretten utøves på tvers av interesser. Vårt forslag er å gå for det primære forslaget og fjerne hele ordningen. 6. Ny forskrift om helsepersonellovens anvendelse Forskrift om helsepersonellovens anvendelse for personell som yter tjenester etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester 1 Helsepersonellovens anvendelse for mottakere av omsorgslønn Lov 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v. kommer ikke til anvendelse for personer som mottar omsorgslønn etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester 3-6, jf. denne lovens 2-1 andre punktum. 2 Dokumentasjonsplikt for personer som yter tjenester etter helse- og omsorgstjenesteloven som ikke er å anse for helsehjelp Helsepersonelloven kapittel 8 kommer ikke til anvendelse for personer som yter tjenester etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester som ikke er å anse for helsehjelp, jf. helsepersonelloven 3 tredje ledd. Høringsinnspill: Ny lov mangler oversikt over hva som er helsehjelp og hva som er omsorgshjelp. Der for er det viktig at forskriften definerer hva som er hva, så kommunene vet skillet her. Man kan også ta en vurdering om det i det hele tatt er noen skille og kalle alt for helsehjelp. 7. Forslag til forskrift om rett til helse- og omsorgstjenester til personer uten fast opphold i riket Høringsinnspill: Positivt at det blir ryddet opp på dette feltet, slik at helse- og sosialsektoren får klarere regler for håndtering av slike saker. Dette kan imidlertid for noen kommuner få store konsekvenser, som bør følges tett. Konsekvensene må avklares og presiseres. 8. Forslag til endring av forskrift om individuell plan og koordinator etter helseog omsorgslovgivningen. Høringsinnspill: Kravet om egen koordinator for brukere og pasienter vil kunne medføre store økte personellkostnader for kommunene. Ordningen er positiv, men kan bli utfordrende å innføre. Utfordringene ligger i: Den er svært tidkrevende, da det er mange pasienter med komplekse problemer. Den er kompetansekrevende. Den trigger kompetanse hos ulikt fagpersonell for å kunne gjennomføres. Kravet om egen koordinator vil medføre store kostnader for kommunene Forslag i 5 a: Helsepersonell skal snarest mulig gi melding om pasienters og brukers behov for info om rettigheter fra helsepersonell. Pasienten må selv få si noe om sine behov. Rådmannens forslag til vedtak: Kommunestyret slutter seg til rådmannens tilrådning til høringsuttalelse. Leka kommune, 7994 Leka Telefon: 743 87 000 Telefaks: 743 87 010 post@leka.kommune.no 26