Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat (FIKS) Rapport om selskapskontroll Vestby kommune Forvaltningen av kommunens eierinteresser 29. april 2014 Sekretariat: Follo Interkommunale KontrollutvalgsSekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen 29 Telefon: 64 96 20 59 Telefon (m): 92 01 64 09 E-post: FIKS@as.kommune.no 1
1. Formål Denne selskapskontrollen baserer seg på kommunestyrets plan for selskapskontroll 2013 2016, vedtatt av kommunestyret 11. februar 2013. Selskapskontrollen er et middel for å påse at forvaltningen av kommunens eierinteresser fungerer tilfredsstillende i henhold til kommunestyrets vedtak og i henhold til aktuelle lover og regler. Sentralt i selskapskontrollen, avgrenset til eierskapskontroll som denne rapporten omfatter, er en vurdering av om eierne har etablert tilfredsstillende rammer for styring, og at virksomheten faktisk opererer i tråd med formålet. I henhold til planen for selskapskontroll skal denne i 2013 fokusere på kommunens egen oppfølging av sine eierinteresser. Planen for selskapskontroll omfatter kommunalt heleide selskaper som er organisert som interkommunalt selskap (IKS) eller aksjeselskap. Siden planen ble vedtatt, er tre av de aktuelle selskapene enten solgt, er under avvikling eller gått over i en annen organisasjonsform som gjør at de faller utenfor selskapskontrollen, jf. vedlegg 1. 2. Vurderingskriterier Kommunens eiermelding, vedtatt av kommunestyret første gang 18. mai 2009 og revidert 5. september 2011. Follorådets melding om eierstyring i de interkommunale selskapene i Follo 2012 2016. Saksutredninger til komiteinnstilling til kommunestyret og kommunestyrevedtak. 3. Metode Ordfører er, dersom kommunestyret ikke fatter et annet vedtak, kommunens eierrepresentant alene eller sammen med andre i storparten av de selskapene som er underlagt denne kontrollen. Vi har derfor basert en stor del av årets kontroll på et intervju med ordfører John A. Ødbehr. Vi har også stilt et spørsmål til rådmannen. Ellers har vi gått igjennom sakspapirer og protokoller fra kommunestyremøter og dokumenter fra representantskapsmøter eller generalforsamlinger i selskapene. Kontrollen er utført av Jan T. Løkken i FIKS. 4. Kontrollen FIKS sendte ordføreren i e-post av 1. oktober 2013 noen spørsmål vedr. selskapskontrollen som vi ba om svar på, via et intervju eller skriftlig. Et intervju med ordføreren ble holdt den 12. mars 2014. Et utkast til rapport ble forelagt ordfører og rådmann til uttalelse i e-post av 9.4.2014. Rådmannen svarte i e-post av 25. april: «Ved en rask gjennomgang kan jeg ikke se faktafeil av betydning. 2
Til orientering har fellestjenesten lagt revidert versjon av eiermeldingen ut på kommunens hjemmeside. Revisjon av gjeldende eiermelding vil bli gjort før sommeren med sikte på politisk behandling etter ferien.» Ordføreren svarte den 29. april på høringen via telefon og han meldte at han ikke hadde noen vesentlige merknader til rapporten. 4.11 Eiermeldingen Vurderingskriterium: Eiermeldingen s. 22: «Ordfører har ansvar for at eiermeldingen rulleres minimum i hver valgperiode. Rådmannen har ansvar for at en til enhver tid oppdatert versjon av eiermeldingen er tilgjengelig via kommunens web. «Kommunestyret vedtok den 5.9.11 en revisjon av eiermeldingen gjeldende for 2011 2015. Dette var ett år før utløpet av den forrige meldingen. Det avtroppende kommunestyret bør få anledning til å oppsummere sine erfaringer med eierskapspolitikken. For at det nye kommunestyret skal få et «eierforhold» til meldingen, bør det meldingen også legges fram ved starten av neste kommunestyreperiode. Disse hensynene kan også ivaretas ved at meldingen rulleres hvert annet år. Pr. 9. april 2014 lå ikke eiermeldingen revidert 5.9.11, ute på kommunens internettside (under «Planer og styringsdokumenter). Eiermeldingen for 2009 2012, lå fortsatt ute. Se rådmannens høringsuttalelse av 25. april d.å. vedr. eiermeldingen på kommunens hjemmeside og revisjon av eiermeldingen. 4.12 Representasjon under generalforsamlinger og representantskapsmøter. Vuderingskriterium: Eiermeldingen (s. 19): «Etter delegeringsreglementet har ordfører fullmakt til å representere kommunestyret som eier under generalforsamling/representantskap hvis ikke annet er fastsatt av kommunestyret selv. I de selskap hvor ordfører etter fullmakt alene har fungert som selskapets generalforsamling, vil det fra og med valget høsten 2011 innføres en ordning hvor ordfører suppleres med varaordfører og leder av opposisjonen.» Ordføreren utgjorde alene generalforsamlingen i Vestby næringstjenester AS den 21.mai 2012. Spørsmålet om representasjon var ikke til behandling i kommunestyret før møtet. 3
Dersom eiermeldingens hovedregel om representasjon skal gjelde generelt, antar vi at delegeringsreglementet må endres tilsvarende. Det bør da også vurderes om regelen også skal gjelde representantskapsmøter i de interkommunale selskapene. 4.13 Styreoppnevning til selskapene Vurderingskriteria: Fra eiermeldingen (s. 10): «Ved utvelgelsen av kandidater til styreverv i selskaper Vestby kommune har eierinteresser, skal følgende punkter vektlegges: Hva sier valgkomiteens mandat for dette selskapet? Hvilken kompetanse må styret kompletteres med i denne perioden? Er det en bestemt type erfaring som er viktig for selskapet nå og i nær framtid?» Follorådets melding om eierstyring i de interkommunale selskapene i Follo 2012 2016 (følger vedlagt) (s.4): «Det skal være et mål at styret blir sammensatt på en slik måte at styret samlet sett sikrer høy og relevant kompetanse i forhold til den enkelte bedrifts særpreg. Styret skal settes sammen på en slik måte at det sikrer kompetanse innenfor områdene fag, økonomi og organisasjon.» Hvordan ble eiermeldingens mål for sammensetningen av selskapsstyrene mht. til kompetanse fulgt opp ved valgene for inneværende periode? Kommunestyret nominerte godt kompetente kandidater til styrene ved siste oppnevning. Nominasjonene samordnes via Follorådet og repskapene/generalforsamlingene i selskapene gjør det endelige valget. Etter min vurdering ble det oppnevnt gode styrer, som delvis ivaretar kompetansekravene i eiermeldingen til kommunen. Nominasjonene som starter ved at hvert kommunestyre oppnevner to kandidater er ikke optimal i forhold til ønsket om en god, faglig bredde i styrene. Jeg kunne derfor tenke meg en framtidig ordning med en felles valgkomite mellom kommunene som innstiller om sammensetningen av styrene og som kommunestyrene godkjenner til slutt. Det er viktigere å få et kompetent styre enn at hver kommune får sine kandidater valgt inn. Kommunenes eierinteresser skal uansett primært ivaretas gjennom repskapene/generalforsamlingene. Kompetansen til de enkelte styremedlemmer som ble nominert fra kommunestyret i inneværende periode ble ikke dokumentert ved kommunestyrets behandling. Vi er usikre på i hvilken grad nominasjonene som helhet ivaretok kompetansebehovene i det enkelte styre. Ved framtidige nominasjoner bør dette vektlegges mer, både av hensyn til selskapene og for sikre transparens og etterprøvbarhet. Ordførerens forslag om en felles valgkomite mellom kommunene er i tråd med Follorådets strategi og forutsetter at kandidatene legger fram sine CVer i valgprosessen. Vestby har en praksis for at styremedlemmer til selskapene nomineres via vedtak i kommunestyret. Vi kan ikke se at dette ble gjort ved nominasjonen til styret i Krise- 4
og incestsenteret i Follo IKS foran representantskapsmøtets valg den 3.2.12. Innstillingsretten til styrer i selskap bør vurderes presisert i delegeringsreglementet og eiermeldingen. 4.14 Hvem bør velges til selskapsstyrer? Vurderingskriterium: Sak K-52/11 Revisjon av kommunens eierpolitikk. Eiermelding 2011-2015.: «Det har også vært diskusjon i komiteen om hvem som bør velges til selskapsstyrer. På dette punktet har ikke komiteen blitt enige, så det foreslås ingen endrigner i dokumentet. Til orientering foreligger det imidlertid tre ulike syn. Dagens praksis er at det ikke legges begrensninger med hensyn til slike valg. En mellomløsning er at ordfører og varaordfører ikke velges til selskapsstyrer. En tredje løsning er at ingen aktive politikere velges. Ordfører vil innhente dokumentasjon om hvordan dette er løst i kommuner som har valgt en restriktiv linje.» Eiermeldingen (s. 13): Habilitet. Rolleklarhet blant folkevalgte og offentlige tjenestemenn er viktig om innbyggerne skal ha tillit til kommunene. Uklarhet i roller kan stille spørsmål ved vedkommendes nøytralitet og vedtakets gyldighet. Det har vært ønskelig med støtte klarhet med hensyn til hvilke interesser enkeltpersoner ivaretar når saker vedrørende et aktuelt selskap skal behandles i kommunen.» Follorådet melding (s. 4). «I henhold til endring i lovgivningen om skjerpede habilitetsregler fvl. 6 bør ikke ordfører inneha styreverv, det samme gjelder kommunens øverste administrative leder.» Follorådets melding (s. 4): «Innskjerpingen av habilitetsreglene medfører at folkevalgte og ansatte ikke kan behandle en sak i kommunen som gjelder et offentlig eid selskap der de selv har en ledende stilling eller sitter i styret/representantskapet. Dette gjelder ikke ved behandling av budsjettene i egen kommune.» Er ditt styreverv i Movar IKS forenlig med din rolle som ordfører? Jeg kan se de prinsipielle motargumentene, men kommunestyret mente det var viktig at ordføreren sitter i dette styret. Ordfører, en representant for administrasjonen og flere kommunestyrerepresentanter er valgt inn i selskapsstyrer etter innstilling fra kommunestyret eller etter forslag fra kommunens eierrepresentanter. Etter det FIKS har oversikt over blir ikke ordfører og medlemmer av kommunestyrene i de andre Follo-kommunene lenger valgt inn i de aktuelle selskapsstyrer. Ordføreren bør i god tid før kommunestyret neste gang skal nominere medlemmer av selskapsstyrene legge fram en sak for kommunestyret om disse spørsmålene. 5
4.15 Budsjettstyring Vurderingskriteria: Kommunens eiermelding (s. 14): Kommunestyret i eierkommunene bestemmer hvor store summer som skal overføres til drift av det enkelte selskap hvert år. Det er altså ikke slik at selskapene uavhengig av dette vedtaket kan sende «regningen» til den enkelte kommune. Det er derfor viktig å etablere en budsjettprosess i samspill mellom selskapene og kommunen representert ved rådmannen, hvor begge deler blir tatt hensyn til før den aktuelle sum blir innarbeidet i rådmannens budsjett forslag.» Fra Follorådets eiermelding (s. 5): «Det er kommunestyret i eierkommunene som bestemmer hvor store summer som skal overføres til drift av det enkelte selskap.» Follrådets melding angir en milepælplan for samordningen av selskapenes og kommunenes budsjettprosesser. Spørsmål til rådmannen: Vi ber om rådmannens vurdering av hvordan denne prosessen har forløpt i forhold til de hensyn som skal ivaretas. Rådmannens svar: Når det gjelder interkommunale selskaper i Follo, lages det felles budsjettrundskriv med frister og forventninger til hva selskapene skal levere. Brevet utarbeides av økonomisjef i en av kommunene. Brevet drøftes i rådmannskollegiet og forankres i Follorådet. Det er også etablert samarbeid med Movar. Det er fortsatt et potensial for bedre prosesser og raskere rapportering fra selskapene, men jeg opplever at fokus på forbedringer er tilfredsstillende. Rådmannens svar viser at samordningen av budsjettprosessen via Follorådet har vært positiv, men det forteller også at det fortsatt er nødvendig at både eierrepresentantene og Follorådet fortsatt holder ett trykk på selskapene budsjettarbeidet. 4.13 Selskapsstrategier Vurderingskriteria: Kommunens eiermelding s. 6: «I Vestby kommune vil eierstrategiene utgjøre den politikk kommunen har overfor de ulike selskapene for å sikre at selskapene ivaretar de målsettingene som eierne har satt. Kommunens eiermelding s. 21: «Uavhengig av hvilken organisasjonsform som velges for organisering av tjenester utenfor den tradisjonelle tjenesteproduksjonen, skal hvert selskap etablere og utvikle en egen selskapsstrategi. Selskapsstrategien skal eksempelvis inneholde selskapets visjon, mål, forholdet til brukere (kunder), forholdet til medarbeidere og økonomi. I tillegg skal hvert enkelt selskap utarbeide 6
handlingsplaner som forteller eierne hvordan selskapet skal gå fram for å nå målene og de konkrete tiltak i selskapsstrategien. I Vestby menes at å utvikle strategier for selskapene er et styreansvar.» Hvordan fungerer kommunens eiermelding som verktøy for eierstyring av selskaper? Jeg mener den har fungert bra. Jeg skulle ønske den skulle hatt et større fokus på eierstrategier i forhold til de selskaper hvor dette er aktuelt, bl.a. Follo kvalifiseringssenter, Krise- og incestsenteret og Movar. Vi mener en forutsetning for reell eierstyring er at selskapene har en vedtatt strategi for hvordan de skal nå sine mål. Eiermeldingen mener at ansvaret for å ta initiativ til dette ligger hos selskapsstyrene. Etter det vi kan se, har selskapene i liten grad vedtatt slike strategier. Det bør vurderes å sette i gang et arbeid i samarbeid med selskapene for at dette temaet kan få en plass ved neste revisjon av eiermeldingen. 4.14 Follorådets plass Vurderingskriterium: Follorådets eiermelding ble vedtatt av Follorådet (den gang ordførermøtet) 23. mars 2010 og revidert 28. mars 2012. Follorådets melding skal gjelde fram til 2016. Meldingen følger vedlagt. Hva er forholdet mellom kommunens og Follorådets eiermelding? Er sistnevnte melding forankret i kommunen? Follorådet er en viktig arena for kommunenes samordning av sine eierinteresser, men Rådet kan ikke binde kommunene gjennom sine vedtak. Follorådets eiermelding er ikke behandlet i kommunestyret. Den er et sammendrag av kommunenes eiermeldinger. Kravene i Follorådets melding er formidlet til selskapene. Follorådet avgir også uttalelser om ulike spørsmål som angår Folloregionen. Follorådets formannskapsmøter er viktig for å forankre dets arbeid i kommunene, men deltakelsen fra Vestby har vært dårlig. Ordføreren rapporterer generelt ikke direkte til kommunestyret om arbeidet i Follorådet og viser til at informasjon gis på Follorådets egne nettsider. Unntatt fra dette er konkrete forslag fra Follorådet som sendes til behandling i kommunestyrene. Follorådets eiermelding synes å ha stor betydning for samordningen av eierkommunenenes interesser i forhold til de interkommunale selskapene i Follo. Det bør derfor vurderes å forankre Rådets arbeid bedre i kommunestyret. Dette kan skje ved en jevnlig rapportering fra ordføreren og ved å integrere Follorådets melding som en del av kommunens eierskapspolitikk i eiermeldingen. 7
Med den sentrale plass som Follorådet har fått på dette området, bør det også vurderes å la Follorådet bli omfattet av selskapskontrollen.. 4.15 Eierstyring av andre selskaper Vurderingskriterium: Kommunens eiermelding generelt. Hvordan ivaretas eierstyringen av selskaper som eventuelt ikke er samordnet via Follorådet? På den samme måten som de øvrige selskapene. 4.16 Informasjon til selskapene Vurderingskriterium: Eiermeldingen (s.6): «Eiermeldingen.skal bidra til at det stilles konkrete krav til styrene og at det etableres rutiner for å evaluere styrenes arbeid, samt bidra til at selskapene kjenner den posisjon og de holdninger kommunen har som eier.» På hvilken måte er selskapene blitt informert om kommunens eiermelding? Eiermeldingen ble sendt til alle selskapene etter at den var vedtatt første gang i 2009. I tillegg har Follorådet hatt eierdager for selskapene. Daglig leder for Follorådet sekretariat opplyser i brev av 19. 9.13 til FIKS at Follorådets eiermelding er sendt til selskapene v/styreleder og daglig leder for sekretariatet. Vi mener det er positivt at Follorådet formidler informasjon om eiernes krav til selskapene. Dette fratar likevel ikke kommunenes for eget ansvar for å informere om sine vedtak direkte overfor selskapene. Den reviderte eierskapsmeldingen av 2011 bør derfor sendes selskapene og kravene reises i representantskapsmøtene. I vår gjennomgang av protokollene fra representantskapsmøtene/generalforsamlingene finner vi lite spor av at eiermeldingenes krav er reist fra eiernes side. 4.17 Kommunestyret som øverste eierorgan Vurderingskriteria: Eiermeldingen (s. 18): «Det er kommunestyret som kompetent, kollegialt organ som fatter flertallsbeslutninger som eierorgan og hvordan eierstyringen skal behandles,...» 8
«Kommunestyret skal fatte vedtak i saker som omhandler økonomiske disposisjoner og forhold knyttet til selskapenes resultater.» «Av hensyn til ryddighet og forutsigbarhet for selskapenes situasjon, skal Vestby kommunestyre behandle eierspørsmål i et møte før selskapenes generalforsamling/representantskap. Dette skal fortrinnsvis skje i kommunestyrets februarmøte. Sakene til generalforsamling/representantskap ssendes ut til kommunestyrets medlemmer samtidig med at sakene sendes generalforsamlings- /representantskapsmedlemmer.» Eiermeldingen (s. 19): Det er kun kommunestyret som ivaretar formelle eierinteresser. 1. Er eiermeldingens mål om at kommunestyret skal behandle saker til generalforsamlinger/representantskap og gir fullmakt til representantene fulgt opp? Vanligvis blir sakene til disse møtene behandlet av kommunestyret i forkant. 2. Er eiermeldingens mål om et eierseminar for kommunestyret hvert fjerde år fulgt opp. Et seminar ble avholdt i 2009. Noe tidspunkt for et nytt seminar er ikke fastsatt. Formen på et slikt seminar vil bli vurdert. Noen av selskapene har i perioden har vært invitert til å gi informasjon i kommunestyret eller formannskapet. 3. Hvilke saker forelegges kommunestyret og er saker delegert til andre organer? Hjemmelen for eventuell delegasjon? Det er ikke vedtatt noen delegasjon. I noen saker har det vært drøftinger i formannskapet før kommunestyrets behandling. 4. Hvordan blir kommunens folkevalgte organer orientert om selskapene og representantskapsmøtene/generalforsamlingene? Ordføreren sender disse til politiske sekretariat for utlegging under «referatsaker» til kommunestyret. Kommunestyret har jevnlig fått til behandling saker vedr. endringer i selskapsavtale for enkelte selskap og tatt stilling til forslag om salg og nedleggelser av selskap.. Kommunestyret har behandlet forslag til styremedlemmer i selskapene og noen 9
ganger forslag til medlemmer av representantskap/ generalforsamlinger (eierorganene). Eiermeldingen har også som mål at kommunestyret hvert år skal behandle sakene som skal opp i selskapenes eierorganer. FIKS kan ikke se at dette har skjedd i i noen særlig utstrekning. I tillegg skal kommunestyrets medlemmer få tilsendt sakene til eierorganene på forhånd. Ordføreren viser til at disse sakene blir lagt ut under «referatsaker» til kommunestyret. FIKS har ikke hatt anledning til å undersøke omfanget av dette nærmere. Eiermeldingens mål om et eierseminar hvert fjerde år er ikke blitt fulgt opp. Ordføreren peker på at noen selskaper har gitt informasjon til kommunestyret eller formannskapet i perioden. Vi antar et eierseminar vil ha størst verdi dersom det avholdes ved starten av valgperioden. FIKS vil peke på at de fleste kommunene i Follo har problemer med å finne gode ordninger for å trekke kommunestyret inn i arbeidet med eierskapssaker. I de fleste kommuner er det blitt et gap mellom planene og hva en i praksis har maktet å få til. Ved neste rullering av eiermeldingen bør kommunestyret drøfte hvordan disse ordningene kan bli bedre i Vestby. 5 Vurdering og anbefalinger Vurdering Eiermeldingen gir regler for styringen av kommunens eierinteresser i selskaper og stiller en rekke krav til selskapene. Kommunestyret har blitt forelagt de sakene som loven krever at det skal behandle, mens flere av de ordningene som meldingen beskriver for å involvere kommunestyret i det løpende arbeidet i ulike grad er blitt fulgt opp. Kravene til selskapsstyrene om tiltak innen etikk, styreinstruks, plan for styrearbeidet, styrehonorar etc. synes i mindre grad å være fulgt opp av eierrepresentantene overfor selskapene. Anbefalinger. 1. Kommunestyret bør revidere eiermeldingen oftere. 2. Det bør tas initiativ til at selskapene legger større vekt på å utvikle selskapsstrategier. 3. Kommunestyret bør vurdere om ordfører og andre medlemmer av kommunestyret skal ha styreverv i selskapene. 4. Nominasjonsprosessen til styrene bør vurderes i forhold til målet om å få god kompetanse i forhold til selskapets særpreg. 5. Rapporteringsrutinene til kommunestyret om Follorådets arbeid innen bl.a. eierskapspolitikken bør vurderes. Vedlegg: 1. Selskap som er omfattet av selskapskontrollen pr. 9.4.14 2. Vestby kommunes eiermelding 2011 2015, vedtatt av kommunestyret 5.9. 2011. 3. Follorådet: samarbeid om eierstyring i de interkommunale selskapene 2012 2016, vedtatt 28.03.2012 10
Vedlegg 1 Vestby kommune selskap som er underlagt selskapskontrollen pr. 28.4.14 Aksjeselskap Repskap/genforsaml Styre Valg Innstilling Næringstjenester AS 1540 Vestby John A. Ødbehr KST18.3.14 Tor J. Skaflestad - styreleder KST: 18.03.13 Bjørn Skarpnes Johanne D. Hauge Nils Anders Søyland Vestby næringsselskap AS Selskapet er under avvikling, jf. KST vedtak 18.3.13 1540 Vestby Vestby fjernvarme AS Solgt IKS-selskap Krise- og incestsenteret i Follo IKS John A. Ødbehr Bodil Holter (KST 10.9.12 fikk årsrapporten lagt på bordet) Follo Kvalifiseringssenter IKS 1430 Ås (KST 10.9.12 fikk årsrapporten lagt på bordet) Movar IKS 1580 Rygge Søndre Follo Renseanlegg IKS 1540 Vestby Mosseregionens legevakt IKS Peer Gynts vei 84 1535 Moss.John A Ødbehr KST 7.11.11 Tone B. Yrvum Harald Borgerud KST 17.10.11 Kjell Gunnar Bakke Jeanette Hoel Tom Anders Ludvigsen KST 17.10.11 John A. Ødbehr Kjell Meek KST 17.10.11 John A. Ødbehr Kst 17.10.11 Eddy Kobbel Ragnhild Gilberg KST vedtok 19.03.12 å omgjøre legevakten til et 28b selskap. Vertskommune er Moss. 11