PLAN FOR GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT 2008-2011 - LEKA KOMMUNE - 2008
Innholdsfortegnelse 1 Bakgrunn og formål med forvaltningsrevisjon... 2 2 Om planlegging av forvaltningsrevisjon... 2 3 Hvordan analysen er utført identifisering av risikoområder... 2 3.1 Eksempler på risiki... 2 3.2 Identifisering av risikoområder... 3 3.3 Kriterier for valg av prosjekt... 3 4 Risikoområder i Leka kommune forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekt... 3 4.1 Kommunen som arbeidsgiver... 3 4.2 Barn og unge... 4 4.3 Pleie - omsorg og helse... 4 4.4 Gjennomgang av kommunale avgifter VAR-området... 5 4.5 Vedlikehold kommunal eiendom... 5
1 Bakgrunn og formål med forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon er et viktig verktøy for å føre tilsyn og kontroll med kommunens forvaltning og de resultater som oppnås. Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Forvaltningsrevisjon blir satt i gang for å redusere risiko for avvik, peke på utfordringer og eventuelt gi forslag til forbedringer på utvalgte områder. Vår ambisjon er å levere forvaltningsrevisjonsprosjekt som har nytteverdi for politikerne, administrasjonen og innbyggerne. 2 Om planlegging av forvaltningsrevisjon Ifølge forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 10, skal det minst én gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeides en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. KomRev Trøndelag IKS har gjennomført en overordnet analyse av Leka kommunes virksomhet og presenterer på bakgrunn av denne forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2008-2011. Plan for forvaltningsrevisjon skal vedtas av kommunestyret. Ifølge forskriften kan kommunestyret delegere til kontrollutvalget å gjennomføre endringer i planen i løpet av planperioden. Vi anbefaler at kontrollutvalget blir delegert slik myndighet. I forbindelse med opprettelsen av KomRev Trøndelag IKS ble begrepet minimumsrevisjon utredet. Dette innebærer at det ble laget et anslag på antall timer revisjon, inkl. forvaltningsrevisjon, per kommune per år. For Leka kommunes vedkommende er det lagt opp til et estimat på 160 timer til forvaltningsrevisjon per år. Avhengig av omfanget på prosjektene, innebærer dette normalt 1 prosjekt i året. Det betyr at man innenfor planperioden ikke nødvendigvis vil gjennomføre alle prosjektene som er foreslått i avsnitt 4 i planen. Forvaltningsrevisjonsprosjekt i selskaper hvor kommunen har eierinteresser blir ikke omtalt i denne rapporten, men omtales i en egen plan for selskapskontroll. 3 Hvordan analysen er utført identifisering av risikoområder Plan for forvaltningsrevisjon bygger på en overordnet analyse av kommunens virksomhet, ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Selve begrepet overordnet analyse indikerer at analysen må ta utgangpunkt i kommunens virksomhet på et overordnet plan. Hensikten er å identifisere områder der det er risiko for vesentlige avvik når det gjelder måloppnåelse, produktivitet, økonomi og regelverk. 3.1 Eksempler på risiki Eksempler på risiki kan være: Risiko for at kvaliteten på en tjeneste ikke er god nok Risiko for at kommunen på et område ikke tilfredsstiller lovpålagte krav Risiko for at ressursene ikke utnyttes godt Risiko for at kommunen ikke oppfyller mål fastsatt av kommunestyret Risiko for at økonomistyringen ikke er tilfredsstillende 2
3.2 Identifisering av risikoområder Identifisering og utvelgelse av forvaltningsrevisjonsprosjekt er viktig slik at ressursene settes inn på de riktige områdene, og kommunen får prosjekt med høy nytteverdi. For å identifisere risikoområder har vi gått fram på følgende måte: Kontrollutvalget er bedt om å komme med innspill til prosjekt/områder vi bør se nærmere på. Vi har analysert kommunens nøkkeltall i KOSTRA-databasen og sammenliknet disse med nøkkeltall for andre kommuner, samt utvikling over tid. Vesenlige avvik i forhold til sammenliknbare kommuner eller store svingninger over tid, er faktorer vi tar hensyn til når vi anbefaler områder for nærmere revisjon. Sentrale kommunale dokumenter (økonomiplan, budsjett, årsmelding, driftsrapporter, saker til kommunestyret) er gjennomgått. Vi har gjennomført samtale med rådmannen om hvilke utfordringer og mulige risiki kommunens virksomhet står overfor. Samtidig er rådmannen gitt anledning til å komme med innspill til konkrete prosjekt. Erfaringer fra tidligere forvaltningsrevisjon og regnskapsrevisjon ligger til grunn for våre vurderinger om hvilke prosjekt som bør gjennomføres fremover. 3.3 Kriterier for valg av prosjekt Følgende kriterier er lagt til grunn for valg og prioritering av prosjekt: Der det er størst risiko for at kommunen ikke fungerer optimalt i forhold til måloppnåelse, produktivitet, økonomi, regelverk osv. Forhold av stor konsekvens og sannsynlighet (økonomisk, samfunnsmessig, menneskelig, miljømessig osv.). Tiltak som begrenser risikoen (f. eks der fylkesmannen har tilsyn eller at kommunen selv har gode interne kontrollrutiner). Ved en konkret utvelgelse av prosjekt har vi også vurdert nytteverdien i forhold til forventet ressursbruk ved å gjennomføre prosjektet. Der vi har funnet flere likhetstrekk mellom flere kommuner vi reviderer, er de foreslått likelydende prosjekt/tema. 4 Risikoområder i Leka kommune forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekt Vi gir i dette avsnittet en utfyllende begrunnelse for foreslåtte prosjekt. Det er opp til kontrollutvalget å prioritere rekkefølgen på prosjektene. Vi gjør også oppmerksom på at kontrollutvalget og kommunestyret står fritt til velge prosjekt som ikke er listet opp i denne planen. 4.1 Kommunen som arbeidsgiver Leka kommune har i sin årsmelding for 2007 listet opp en del hovedsatsningsområder under kapitlet om politiske målsettinger for 2007. Disse satsningsområdene er bare delvis gjenfunnet i de ulike etatenes/avdelingenes årsmeldinger for 2007. Blant annet så har 3
kommunen i årsmeldingen for 2007 skrevet at det ikke er iverksatt spesielle tiltak med tanke på likestilling mellom kjønnene. Det er en helt klar målsetting fra politisk hold at det arbeidet skal prioriteres. Mulige innfallsvinkler eller problemstillinger innen dette området kan være; Arbeider kommunen sammen om felles mål, og er målformuleringene tydelige nok? Har tiltak som er satt in for å redusere sykefraværet fungert etter målsettingen? Har kommunen avdelinger/enheter eller sektorer hvor det oppleves at kompetansen kunne/burde være bedre eller oppdatert? Her bør det eventuelt velges en eller to enheter som vurderes mer inngående. 4.2 Barn og unge Kommunen opplever en nedgang i antall innbyggere under 16 år. Skolesektoren har forholdsvis høye nette driftsutgifter pr elev. Andelen ansatte med førskolelærerutdanning i barnehagene har økt mye (fra 11,1 % i 2006 til 28,6 i 2007). Kommunen har ikke rapportert inn tall til KOSTRA om hvor mye som brukes på tilrettelagte tiltak for barn i barnehage, men har en ganske stor andel av barn i barnehage som får ekstra ressurser (tilrettelagte tiltak). Mulige innfallsvinker/problemstillinger innen denne sektoren kan være; Er skolesektorens ressurser riktig dimensjonert i forhold til antall barn i kommunen? Her kan det være at det er hensiktsmessig å velge en eller et fåtall spesialområder å vurdere mer inngående. For eksempel om kommunen dimensjonerer den spesialtilpassede undervisningen i forhold til antall brukere Hvilke satsningsområder har barnehage/skolesektoren valgt å satse på i forhold til de politiske føringene som er lagt i årsmeldingen? Hvordan har disse satsningsområdene blitt valgt fremfor andre? 4.3 Pleie - omsorg og helse I årsmeldingen for 2007 har PLO et eget kapittel. Kapitlet gjengis for en stor del nedenfor, med revisjonens merknader i kursiv. Målsettinger for 2007 Stimulere og iverksette tverrfaglig fagteam i hht psykiatriplan. - Er ikke kommet i mål med dette. Satt som mål også i 2008. Tilrettelegge for IPLOS-rapportering - PROFIL - gjennom bruk av program og opplæring. - Dette er oppnådd. IPLOS rapportering er på plass og opplæring er gjennomført. - Alle brukerne innen hjemmetjenestene er IPLOS registret. Dermed er det naturlig nok ikke med for 2008, men det kan kontrolleres at det fungerer. Minske sykefraværet. - Tiltak her har vært bruk av fysioterapeut og bruk av massasjestol i arbeidstiden. Dette målet om å minske sykefraværet har ikke blitt med for 2008. Det er mulig å sjekke om sykefraværet er kommet ned til ønsket nivå? Forsøke å gjennomføre en brukerundersøkelse. - Målet med gjennomføring av en brukerundersøkelse er ikke nådd. Men det er videreført til 2008. Revisjonen har verktøy for å hjelpe kommunen med denne konkrete arbeidsoppgaven. 4
Som det fremgår av ovenstående, er det en del mål fra 2007 som ikke ble nådd. Mulige innfallsvinkler kan være; Velge ett av ovenstående mål for 2007 som enten er videreført for 2008, eller er innført i 2007 og kan sjekkes i 2008. Er kommunens overordnede mål tydelige i PLO-området? 4.4 Gjennomgang av kommunale avgifter VAR-området Kommunale avgifter på VAR- området (vann, avløp, renovasjon) er et av kommunens største inntektsområder. Det finnes i tillegg en del regler på dette området mht. selvkost, full inndekning på renovasjon osv. For å sikre fullstendighet, at alle betaler for de tjenester de mottar, kreves det en god internkontroll på området. Dette innbefatter bl.a. måleravlesninger på vannforbruk, et oppdatert eiendomsregister og gode rutiner. Det kan være aktuelt å iverksette et prosjekt som har til formål å påse at kommunen har gode rutiner, samt at regelverket vedrørende selvkost følges. Aktuelle problemstillinger kan være: Har kommunen gode rutiner på området? Oppnås det fullstendighet mht. inntektene? Følges regelverket for selvkost? 4.5 Vedlikehold kommunal eiendom Det kommer fram av årsmeldingen at utviklingsavdelingen område teknisk, har utfordringer på mannskapssituasjonen, og at planlagte oppgaver er større enn bemanningen kan dekke opp. Leka kommune opplever at det generelt er lav investeringstakt. Det kan dermed bli mer aktuelt å prioritere ressursene slik at eksisterende bygningsmasse vedlikeholdes. Et mulig forvaltningsrevisjonsprosjekt er derfor å kartlegge hvordan Leka kommune registrerer vedlikehold og om det foreligger planer i forhold til fremtidig vedlikeholdsbehov. Aktuelle problemstillinger kan være: Har Leka kommune gode systemer og rutiner for planmessig vedlikehold? Er politikernes beslutningsgrunnlag i forbindelse med eiendomsforvaltningen tilstrekkelig? Er oppgave- og ressursfordelingen innenfor utviklingsavdelingen hensiktsmessig? 5
Nr. Prosjektnavn Aktuelle problemstillinger Kommunen som arbeidsgiver Barn og unge Pleie - omsorg og helse Gjennomgang av kommunale avgifter VAR-området Vedlikehold kommunal eiendom Arbeider kommunen sammen om felles mål, og er målformuleringene tydelige nok? Har tiltak som er satt in for å redusere sykefraværet fungert etter målsettingen? Har kommunen avdelinger/enheter eller sektorer hvor det oppleves at kompetansen kunne/burde være bedre eller oppdatert? Her bør det eventuelt velges en eller to enheter som vurderes mer inngående. Er skolesektorens ressurser riktig dimensjonert i forhold til antall barn i kommunen? Her kan det være at det er hensiktsmessig å velge en eller et fåtall spesialområder å vurdere mer inngående. For eksempel om kommunen dimensjonerer den spesialtilpassede undervisningen i forhold til antall brukere Hvilke satsningsområder har barnehage/skolesektoren valgt å satse på i forhold til de politiske føringene som er lagt i årsmeldingen? Hvordan har disse satsningsområdene blitt valgt fremfor andre? Velge ett av ovenstående mål for 2007 som enten er videreført for 2008, eller er innført i 2007 og kan sjekkes i 2008. Er kommunens overordnede mål tydelige i PLO-området? Har kommunen gode rutiner på området? Oppnås det fullstendighet mht. inntektene? Følges regelverket for selvkost? Har Leka kommune gode systemer og rutiner for planmessig vedlikehold? Er politikernes beslutningsgrunnlag i forbindelse med eiendomsforvaltningen tilstrekkelig? Er oppgave- og ressursfordelingen innenfor utviklingsavdelingen hensiktsmessig? 6